Verzuimtraining. Basisverzuimtraining voor leidinggevenden

(1)

Basisverzuimtraining voor leidinggevenden

Verzuimtraining

(2)

Leidinggeven

• Met welke uitdagingen heb jij te maken?

• Waarom ben jij

leidinggevende geworden?

(3)

Wat is voor jou het meest belangrijk?

Elke dag gezond en fit zijn

Goede balans houden tussen inspanning en ontspanning

Elke dag blijven leren en ontwikkelen

Letten op de veiligheid van mij en

mijn collega’s

(4)

Programma training

Kennismaken Verzuimaanvraag

Gesprek met medewerker Stappenplan verzuim Denken in mogelijkheden Samenwerking & ondersteuning Contact houden & preventie Afronding

1 2

3 5 4

(5)

MEDEWERKER &

LEIDINGGEVENDE

• Zijn in gesprek

• Kijken naar mogelijkheden

• Maken samen

afspraken en volgen deze op

• Zorgen samen voor re-integratie

(6)

De wet verbetering poortwachter

Deze training gaat in op begin van dit proces

(7)

Wat wil je weten van een medewerker?

(8)

Een voorbeeld

• Wat ging goed?

• Wat kon beter?

(9)

Ziekmelding - door rug gegaan

(10)

Ziekmelding - griep

(11)

‘s Avonds een vent, ‘s ochtends een vent…

• Henk meldt zich maandagochtend ziek met ‘ik voel me niet goed’

• Dit weekend heeft zijn favoriete voetbalclub een belangrijke wedstrijd verloren…

• Hij heeft zich al vaker ziek gemeld, toevallig na een verloren wedstrijd

(12)

Oefening verzuimgesprek

• In groepjes van 3

• één medewerker

• één leidinggevende

• één observator

• 5 minuten verzuimaanvraag

• 5 minuten evaluatie

• Daarna wisselen

(13)

Evaluatie verzuimgesprekken

• Wat ging goed?

• Wat kon beter?

(14)

De Do’s en de Don’ts

(15)

De Do’s en de Don’ts (totaal)

Do’s

ü Toon betrokkenheid & interesse

ü Vraag wat je wil! Alleen geen medische zaken (Vraag eventueel of je mag vragen wat er mankeert) ü Vraag wat de medewerker wél en niet kan

ü Leg verantwoordelijkheid bij de medewerker

ü Laat hem/haar ook zelf receptie bellen als dat kan

ü Indien er mogelijkheden zijn: laat de medewerker eerst zelf komen met oplossingen ü Pas daarna samen zoeken naar mogelijkheden

ü Stiltes laten vallen tijdens het gesprek kan werken

ü Vraag welke werkzaamheden er overgenomen moeten worden ü Vraag naar de verwachte duur

ü Maak ALTIJD een duidelijke vervolgafspraak

ü Hulp nodig? Stem af met R.A. (je mag de aanvraag in beraad nemen en overleggen met R.A.) ü Wens beterschap

DON’TS

² Twijfelen aan de melding – dit bespreek je later, niet aan de telefoon

² Denken in beperkingen

² Gesloten vragen stellen

² Zelf gaan invullen en uitgaan van aannames

² Schuld leggen bij de medewerker

(16)

Privacy : wat mag wel

Interesse en ondersteuning

• Hoe gaat het met je?

• Wat kun jij doen om weer beter te worden?

• Wie kan je hierbij het beste helpen?

• Op welke manier kan ik je het beste helpen?

• Welke ondersteuning vanuit ons bedrijf helpt jou?

Gevolgen voor werk en werkhervatting

• Wat betekent jouw afwezigheid voor je werk en je collega’s?

• Zijn er werkzaamheden die je

collega’s tijdelijk kunnen overnemen?

• Wanneer verwacht je weer (deels) beter te zijn en werkzaamheden te kunnen oppakken?

• Hoe ziet jouw werkhervatting eruit?

• Wanneer hebben we weer contact?

(17)

Privacy

Je mag altijd luisteren naar je medewerker, maar je mag

zelf niet vragen naar gezondheidsgegevens en deze zeker niet registreren

(18)

QUIZ

VERZUIM &

INZETBAARHEID

(19)

Stellingen. Jij mag antwoord geven door

te gaan staan of te zitten QUIZ

Staan = JA Zitten = NEE

(20)

20

Quiz Stelling 1

Alleen de direct leidinggevende mag een

verzuimaanvraag in behandeling nemen

(21)

Quiz Antwoord stelling 1

Alleen de direct leidinggevende mag een verzuimaanvraag in behandeling nemen.

Staan = JA

DUS NIET

• De receptioniste

• De projectleider op de bouw

• De collega die hem zou ophalen

• ….

Receptie/secretariaat mag eventueel wel, ná

jouw gesprek met medewerker, de verzuimmelding in het

systeem zetten

(22)

22

Bij de meeste ziekmeldingen hebben medewerkers oprecht klachten

Stelling 2

(23)

Quiz Antwoord stelling 2

Typeringen Ziek melden Klachten

aanwezig Geen

mogelijkheden %

Wit verzuim X X X 40%

Grijs verzuim X X 55%

Zwart

verzuim X 5%

“Wanneer twee medewerkers dezelfde klacht hebben, kan het zijn dat de één zich ziek meldt terwijl de ander probeert te werken”.

Staan = JA

(24)

Stelling 3

24

Als je twijfelt over de terechtheid van de

ziekmelding moet je dat als leidinggevende direct

uitspreken

(25)

Quiz Antwoord stelling 3

Zitten = NEE

Als je twijfelt over de terechtheid van de ziekmelding kun je dat als leidinggevende beter NIET (meteen) uitspreken

• Je mag niet op de stoel van de bedrijfsarts gaan zitten

• Je belandt snel in een welles/nietes discussie

Ga bij terugkomst van de medewerker

een open gesprek aan over het verzuim

(26)

Stappenplan verzuimgesprek

Medewerker bespreekt verzuimaanvraag met jou als direct leidinggevende, ruim voor aanvang van haar werkzaamheden

Jullie bespreken de verzuimaanvraag telefonisch en maken een vervolgafspraak

• Hoe kunnen we je het beste ondersteunen?

• Zijn er werkzaamheden die overgenomen kunnen worden?

• Wanneer verwacht je weer inzetbaar te zijn?

(27)

Stappenplan verzuimgesprek

• Hoe kunnen we je het beste ondersteunen?

• Zijn er werkzaamheden die overgenomen kunnen worden?

• Wanneer verwacht je weer inzetbaar te zijn?

(28)

Vervolg stappenplan verzuimaanvraag

Jullie bespreken de verzuimaanvraag telefonisch en maken een vervolgafspraak Lijkt het verzuim complex of onduidelijk of weet je niet wat de volgende stap is?

Schakel direct expertise in met onze re-integratieadviseur

(29)

Re-integratieadviseur

• Belt medewerker binnen 3 dagen na verzuimaanvraag

• Is sparringpartner van leidinggevende

• Ondersteunt leidinggevende waar nodig tijdens re-integratie

• Adviseert over inschakelen bedrijfsarts

• Adviseert over inzetten interventies

(30)

Vervolg stappenplan verzuimaanvraag

Lijkt het verzuim complex of onduidelijk of weet je niet wat de volgende stap is?

Schakel direct expertise in met onze re-integratie adviseur Leg de verzuimmelding vast in het verzuimsysteem

(31)

Vastleggen in Verzuimsignaal

• Vragen over gebruik?

• Technische problemen?

Mail naar Helpdesk Verzuimsignaal

helpdeskverzuimsignaal@ttifcompany.nl

(32)

Vervolg stappenplan verzuimaanvraag

Lijkt het verzuim complex of onduidelijk of weet je niet wat de volgende stap is?

Schakel direct expertise in met onze re-integratie adviseur Onderzoek vangnet- en regresmogelijkheden

Leg de verzuimmelding vast in het verzuimsysteem

(33)

Ziek = 100% ziek ?

Wat vraagt een medewerker van jou

en van Unica als hij zich ziek meldt?

“Ik kom niet werken.

Maar dat komt omdat ik

ziek ben, dus ik wil wel

mijn loon”

(34)

Brainstorm: denken in mogelijkheden

Welke

werkzaamheden zijn nog wel

mogelijk?

Hoe kun je werkzaamheden aanpassen zodat medewerker wel aan het werk kan?

Welke ondersteuning kun je bieden zodat

medewerker naar

kantoor kan komen?

(35)

Vervangend werk (totaal)

• Vervoer regelen (taxi/openbaar vervoer) – naar kantoor laten komen (koffie drinken)

• Administratief werk:

• Bestellingen, helpen in magazijn, werkplek inrichten

• Werkbonnen/registratie

• Archiveren

• Opleverdocumenten/OH-Rapportages

• Digitaal – CAS-Formulier nodig (moet wel snel geregeld worden)

• Thuis werken (indien mogelijk - uurstaat bijwerken, wel 1 keer per week naar kantoor)

• Ondersteunen bij werkvoorbereiding (wvb)

• Opname werkzaamheden voor klussen (wvb)

• Werkinstructies/tekeningen maken en ‘finetunen’

• Andere functie/ondersteuning

• Buiten Unica (opmerking trainer: dit is 2^espoor re-integratie, dit gebeurt zeer waarschijnlijk pas in 2^ejaar van verzuim)

• Vrijwilligerswerk bij (sport)club in de buurt – MVO Unica

• Prefab werk

• Ontwikkelen

• Fysiek:

• Zelfde werk met hulpmiddelen/werkplek aanpassingen

• Zelfde werk, meegaan/meerijden met collega

• Meester-Gezel

• Iemand anders helpt bij werkvoorbereiding

• Werk op andere vestiging

• Geestelijk problematiek

• Deadlines wegnemen

• Minder verantwoordelijkheden

• Meer werk buiten, mee de weg op

• Buddy, ervaren medewerker

• Ander administratief werk, hulp bij receptie

• (parkeerplek) schoonmaken

• Transport

• Uitzoekwerk

(36)

(37)

Je volgende contactmoment…

x

(38)

Contact houden

(39)

Iemand is beter, wat nu?!

(40)

Veiligheid

Hoe gaat het met je?

Ja, goed!

Ik durf niet te vertellen dat ik op

mijn tandvlees loop, straks raak ik

mijn baan kwijt

Leidinggevende Medewerker

(41)

Wat wordt verwacht van leidinggevende?

Heb aandacht voor (verzuimende) medewerker

Neem verzuimaanvraag op juiste manier aan en maak vervolgafspraak (blijf in contact)

Leg afspraken vast in het verzuimsysteem

Schakel re-integratie adviseur of HR in waar nodig

Je hoeft de wet dus niet uit je hoofd te kennen.

Weet dat het er is, en dat er verplichtingen

zijn. Maar hier is ondersteuning voor

(42)

Elke dag gezond en fit zijn

Goede balans houden tussen inspanning en ontspanning

Elke dag blijven leren en ontwikkelen

Letten op de veiligheid van mij en mijn collega’s

Hoe sta jij er nu voor?

Hoe wil je er over een

maand voor staan?

Wat ga je doen om je doel te

bereiken?

(43)