Koffiecorner app. Installatiehandleiding. CRM Partners BV Koffiecorner app - Installatiehandleiding

(1)

Koffiecorner app

Installatiehandleiding

(2)

1 Inleiding

De Koffiecorner app, is een Teams-applicatie waarmee collega’s zich kunnen aanmelden voor een praatje in een virtuele koffiehoek. Deze handleiding beschrijft hoe je de app kunt installeren en inrichten.

Dit document gaat uit van basiskennis van Power Apps, Teams en Dataverse (for Teams).

Voor het gebruik van deze app zijn licenties nodig van PowerApps, PowerAutomate Flow en MS Teams, zoals deze vallen onder de Office 365 licenties.

(4)

2 De app installeren

De app wordt geïnstalleerd door een ‘solution’ te importeren in Dataverse. Hiervoor zijn twee opties:

1. De solution kan worden geïmporteerd in een bestaande Dataverse (Dynamics 365 CE / CRM) omgeving. In dit geval kan de standaard werkwijze voor het importeren van solutions worden gevolgd. Dit is niet verder beschreven in deze handleiding.

2. De solution kan worden geïmporteerd in een nieuwe Dataverse for Teams omgeving. We hebben in deze handleiding voor deze optie gekozen.

Ook al is er een bestaande Dataverse omgeving beschikbaar waar dit in zou kunnen, is nog altijd de tweede optie mogelijk. Voordeel daarbij is dat het geen verstoring van een

bestaande omgeving met zich meebrengt.

Let op: in de volgende hoofdstukken werken we vanuit Teams, via de Power Apps studio app in Teams. Als voor optie 1 is gekozen, kunnen alle stappen ook vanuit de Power Apps maker portal (https://make.powerapps.com) worden uitgevoerd.

2.1 Installatie van de app

1. Maak een nieuw team aan (optioneel: het is ook mogelijk om de app toe te voegen aan een bestaand team)

a. In Teams, in het tabblad Teams, klik ‘Join or create a team’

2. Maak een nieuwe app aan in Teams

a. In Teams, open de Power Apps app

b. Maak een nieuwe app aan via de Power Apps studio app, selecteer hierbij het team waarin de Koffiecorner app moet worden geïnstalleerd

(Als het de eerste keer is dat er voor dit team een Power Apps app wordt

aangemaakt, wordt er op dit moment een nieuwe Dataverse for Teams database aangemaakt. Dit duurt enige tijd. Dit is ook de reden waarom deze stap moet worden uitgevoerd: we hebben alleen deze Dataverse for Teams database nodig, de nieuwe app zelf is niet nodig en kan achteraf worden verwijderd.)

(5)

c. Wacht tot de app editor wordt getoond, deze vraagt om een naam op te geven voor de nieuwe app. Geef een (willekeurige) naam op en sluit vervolgens de app editor door het Build tabblad opnieuw te selecteren.

Je komt nu in een overzicht met teams waarvoor apps kunnen worden aangemaakt (waar een Dataverse for Teams database aanwezig is). Het team waarin nu wordt gewerkt is standaard geselecteerd, en aan de zojuist

aangemaakte app wordt hier weergegeven.

3. Importeer nu de Koffiecorner app

a. Klik nu op ‘See all’ om voor het betreffende team naar de Dataverse for Teams studio te gaan.

(6)

b. Klik hier op ‘Import’ om de app daadwerkelijk te installeren, selecteer het .zip bestand in het zijvenster en klik nogmaals op ‘Import’

c. De import-wizard zal nu vragen om ‘Connections’ in te stellen, hiermee krijgt de app toegang tot verschillende applicaties:

i. Common Data Service: dit is de nieuwe Dataverse for Teams database ii. Office 365 Outlook (1): nodig om emails te kunnen versturen en afspraak te

kunnen maken vanuit de Teams app

iii. Office 365 Outlook (2): nodig om emails te kunnen versturen vanuit een Flow

iv. Microsoft Teams (1): nodig om Teams te benaderen vanuit de app v. Microsoft Teams (2): nodig om Teams te benaderen vanuit de Flow Klik bij de eerste connectie op ‘Select a connection’ en vervolgens ‘New connection’. Op dit moment wordt de Power Apps maker portal

(make.powerapps.com) geopend in een browser venster. Hier wordt nu gevraagd om de connectie in te stellen. Hiervoor kun je inloggen met het account waarmee je deze applicaties wilt benaderen.

Let op: de connectie naar Outlook bepaalt vanuit welk mailadres de emails worden verstuurd.

Zodra de connectie in de Power Apps maker portal is ingesteld, kun je terugkeren naar Teams. Hier wordt nu een dialoog getoond om het connectie-overzicht te verversen, klik hier op ‘Refresh’.

Herhaal deze stap voor alle connecties.

d. Klik nogmaals op ‘Import’ om de installatie af te ronden. De import vindt op de achtergrond plaats, ondertussen wordt deze melding getoond:

(7)

Wacht tot de volgende melding wordt weergegeven.

De app is nu succesvol geïnstalleerd.

Hiermee is de app nog niet beschikbaar voor collega’s. Voer eerst de hierna beschreven stappen uit om de app aan te passen en in te richten, en als laatste stap wordt de app beschikbaar gemaakt voor collega’s.

De tijdelijke app die eerder is aangemaakt, kan nu ook worden verwijderd. Open hiervoor het Build tabblad opnieuw in de Power Apps studio app en selecteer het team waarin de app is aangemaakt.

Klik op ‘See all’ onder de lijst van items. In de lijstweergave die nu wordt getoond, selecteer de tijdelijke app en klik ‘Delete’.

(8)

3 De app aanpassen

Om de app te bewerken kun je deze openen in de Power Apps studio app in Teams. Vanuit de voorgaande stap betekent dit dat de lijst van apps opnieuw geladen moet worden, door

bijvoorbeeld in het menu aan de linkerkant het tabblad ‘All’ te selecteren, en vervolgens weer het tabblad ‘Apps’.

Als je de studio had verlaten kun je de app als volgt weer benaderen:

- Open de Power Apps studio app. Als de app hier al weergegeven wordt onder Recent apps, kun je deze direct hier selecteren. Selecteer anders het Build tabblad bovenin.

- Selecteer het betreffende team en kijk in de lijst van items onder dit team.

- Open hier de Canvas App met als naam ‘Here to know your colleagues’.

Tijdens het openen wordt gevraagd om toestemming om Office 365 Outlook en Office 365 Groups te benaderen. Klik hier op ‘Allow’.

De app wordt nu weergegeven in de Power Apps studio, en kan hier worden bewerkt.

3.1 Aanpassen Logo

De App heeft linksboven in beeld een placeholder Logo voor je eigen organisatie. Je kan er voor kiezen om deze aan te passen naar het eigen logo van je organisatie, of deze volledig te

verwijderen. Om hem te verwijderen ga je achtereenvolgens naar de 3 verschillende schermen, selecteer het logo en druk op delete of backspace.

(9)

Om je eigen logo toe te voegen ga je in het zijmenu naar Media, upload je eigen logo, en sleep deze vervolgens op het canvas om hem weer te geven. Zet het logo daarna op de gewenste positie.

3.2 Aanpassen achtergrondafbeelding

Selecteer het scherm waarvoor je de achtergrondafbeelding wilt aanpassen en open het ‘SCREEN’

menu aan de rechterkant. Hier kun je de Background image kiezen (uit de lijst van ‘Media’, voeg eventueel onder ‘Media’ de afbeelding toe).

3.3 Aanpassen teksten

Alle teksten in alle schermen kunnen worden aangepast door het tekstvak te selecteren en in de functiebalk bovenaan een andere tekst in te voeren.

(10)

Verder wordt er bij het aanmelden ook een reserveringsafspraak in de agenda gezet. De tekst hiervoor kan als volgt wordt aangepast:

- Open het scherm ‘Inschrijven’

- Selecteer de knop ‘Knop – Klik hier…’

- Selecteer in de functiebalk bovenaan de ‘OnSelect’ eigenschap, en maak het expressie-vak groter (sleep de onderrand naar beneden).

- In deze expressie staan verschillende teksten die hier kunnen worden aangepast. Let op dat de expressie verder niet wordt gewijzigd.

(11)

4 Match logica aanpassen

Nadat collega’s zich via de app hebben aangemeld, worden deze door een Power Automate Cloud Flow automatisch ‘gematcht’. Hierbij plant de Flow een Teams afspraak in voor ieder duo en stuurt deze een afspraakbevestiging.

De Flow draait elk half uur en kijkt of er binnen twee uur kandidaten voor een koffiemoment zijn.

Het kan voorkomen dat een collega niet gematcht wordt, omdat er een oneven aantal kandidaten is. Hiervan kun je op de hoogte gebracht worden. De e-mail adressen kun je in deze Flow instellen.

Een overblijvende collega krijgt nu een bericht dat deze niet gekoppeld kon worden aan een collega.

Een variant hierop is dat deze wordt toegevoegd aan een bestaand koppel zodat er 1 koppel van 3 personen ontstaat. Dit kan eventueel worden aangepast in de Flow (deze optie wordt niet verder beschreven in deze handleiding).

Om de Flow te bewerken open je weer de Power Apps studio app in Teams, en ga je naar het Build tabblad. Selecteer het betreffende team, en klik op ‘See all’ onder de lijst van items. In de lijst van items die nu wordt weergegeven open je de Cloud flow ‘Match all requests’.

Klik vervolgens op ‘Edit’ om de flow editor te openen.

4.1 Notificatie emailadressen instellen

In de eerste node kun je een lijst met e-mailadressen opgeven die op de hoogte gesteld moeten worden van een eventueel oneven aantal. Dit doe je door een ; gescheiden lijst te maken.

(12)

4.2 Teksten aanpassen voor email en afspraak

In de Flow kun je ook de e-mail teksten en/ of afspraakteksten aanpassen. Open hiervoor in de flow de blokken van de types:

- Send an email

- Create a Teams meeting

(13)

(14)

5 Afspraakmomenten aanmaken

Je kunt zelf vaste momenten als keuze mogelijkheid voor je collega’s aanmaken. We raden aan om twee dagen in de week te doen en een ochtend en een middag moment te maken.

Open hiervoor de tabellen waarin deze gegevens worden opgeslagen:

- Open het Build tabblad in de Power Apps studio app en selecteer het team en click op ‘See all’ in de lijst van items

- Ga naar Tabellen in het menu aan de linkerkant

5.1 Koffietijden instellen

De koffietijden moeten eenmalig worden ingesteld: op welke tijdstippen wil je koffiemomenten aanbieden? Let op: in de volgende stap koppelen we deze tijdstippen aan dagen om de werkelijke koffiemomenten in te stellen.

- Open de tabel ‘Meeting Type’

- Klik ‘Edit data’ om de gegevens te bewerken

- Maak een nieuwe regel voor elk moment dat je mogelijk wilt maken

Let op: standaard staan de Start Time en End Time kolommen in de verkeerde volgorde, waardoor je eerst de End Time invult en daarna de Start Time. Om fouten te voorkomen kun je deze kolommen het beste omdraaien. Je doet dat door de kolomkop te verslepen.

- Voor de Start Time voer je een moment in uren in (10.00 uur voer je in als 1000, 15.30 uur voer je in als 1530)

(15)

- Voor de End Time geldt hetzelfde, maar let er op dat er minimaal een half uur tussen start en End Time moet zitten, dit is een beperking van de Outlook connector. Een afspraak van 15 minuten is niet mogelijk. Een dag-overschrijdende afspraak is ook niet mogelijk. Uiteraard moet de End Time na de Start Time zijn.

5.2 Koffiemomenten instellen

Om de werkelijke koffiemomenten aan te bieden koppel je de koffietijdstippen aan datums. Dit doe je met enige regelmaat: ons advies is om niet teveel koffiemomenten in de toekomst aan te maken om de lijst overzichtelijk te houden.

Koffiemomenten in het verleden worden niet getoond in de app, deze hoeven niet te worden opgeschoond.

Open de tabel Possible Meetings om de daadwerkelijke koffiemomenten in te voeren - Geef een beschrijvende naam op

- Voer Meeting Date in (verplicht)

- Meeting Matched, moet op ‘No’ blijven staan - Selecteer een Meeting Type (verplicht)

(16)

6 App beschikbaar maken in Teams

Als laatste stap moet je de app nog beschikbaar maken aan collega’s.

Ga in Teams naar het team waar je de app wilt toevoegen.

- Klik op het plusje bij de tabs

- Kies PowerApps

- Klik ‘Add’ in het dialoog en zoek de app betreffende appSelecteer de App, klik vervolgens

‘Save’

Zorg dat al je collega’s lid zijn van het team en laat ze weten dat ze zich kunnen aanmelden voor de een koffiepraatje via de app.

(17)

7 Gebruiken van de App

Een gebruiker kan nu in Teams naar het Team navigeren en in het Tabblad de app openen.

Bij eerste keer laden van de app zal er gevraagd worden toestemming te geven voor twee onderdelen.

Koffiecorner app. Installatiehandleiding. CRM Partners BV Koffiecorner app - Installatiehandleiding