Verslag vergadering Medezeggenschapsraad ’t Sterrenpad
Datum: 13 januari 2016, 19:30 – 22:00 Locatie: School
Aanwezig: Bert (voorzitter), Linda (notulist), Isabelle, Helga, Jeffrey, Tamara Afwezig: Sabiena, Judith
Nog openstaande onderwerpen
Onderwerp Samenvatting Wie Gereed
MR Reglement, Huishoudelijk reglement en Statuut
We lopen deze nog één keer door voordat we ze definitief vaststellen. Voorbeelden staan op VOO.nl
Tamara en Linda komen met voorstel laatste versies.
Later
Besluit
Het aantal leden van de MR is door het bestuur vastgesteld op 8.
De officiële documenten over de MR worden door de MR op een later moment vastgesteld.
Andere zaken hebben nu eerst prioriteit.
Oprichting Stichting ‘t Sterrenpad
Het bestuur bereidt de communicatie hierover voor. De MR adviseert hierbij.
MR z.s.m.
Besluit Nog geen
Verzending nieuwsbrief Sterrenstof
De nieuwsbrief wordt sinds kort verzonden vanuit een persoonlijke naam, waardoor de school als afzender niet meer goed herkenbaar is. Ook ontvangen ouders van kinderen van Maricja en Speelster de nieuwsbrief niet meer automatisch en staat in de mail ‘De Kring’ in plaats van het Sterrenpad.
De MR adviseert terug te gaan naar de oude manier van
verzending, totdat de overgang naar een nieuw systeem ‘in één keer goed’ kan.
Update 9-12-2015
Wiljan geeft aan dat de redactie van de Sterrenstof leidend is in de verzending. Het is hun proces. ICT is daar ondersteunend aan.
Wiljan stelt voor een afspraak te plannen tussen ICT, de redactie en hemzelf.
Update 13-1-2016
Niet besproken tijdens deze vergadering: was geen tijd meer voor.
Besluit Nog geen
Verzoek om stukken Jantje (vorige MR) heeft begin van het schooljaar de volgende stukken aangevraagd bij het bestuur:
- Begroting 2016 - Managementstatuut - Schoolplan 2015-2019
Update 9-12-2015
Begroting en statuut nog niet ontvangen:
- Een managementstatuut is het overzicht van
verantwoordelijkheden en mandaten van bestuur en directie. Wiljan gaf aan dat ze aan zo’n overzicht werken (matrix).
- Tamara en Bert kijken naar de begroting.
Update 13-1-2016
Het managementstatuut wordt ook genoemd in de statuten voor de Stichting ’t Sterrenpad. Is de inhoud van de matrix waar bestuur en Wim aan gaan werken inderdaad hetzelfde?
Bestuur
Tamara en Bert
MR controleert
z.s.m.
Nog niet bekend
Wanneer we matrix ontvangen
Besluit Geen
Schoolplan De eerdere versie is aangepast omdat de fusie met Westerwijs niet door ging. De MR heeft instemmingsrecht. Bij voorkeur is het document definitief wanneer de inspectie komt op 1 december.
Update 9-12-2015
1 december is niet gelukt. De MR heeft nog veel vragen over en tips voor het document. Met Wim afgesproken dat wij het huidige document nu afronden voor inspectie (moet voor kerstvakantie) en er daarna een bruikbaar middel voor verschillende doelgroepen van maken. Linda verzamelt opmerkingen, maakt het huidige
document op en stuurt het naar Tineke met briefje Akkoord MR.
Update 13-1-2016
Versie voor Inspectie is afgerond en verstuurd. MR zet het stuk nogmaals op agenda om deze te vertalen naar een geschikt communicatiemiddel voor overige doelgroepen.
Bert Waarschijnlijk
april
Besluit MR komt met voorstel voor geschikt document voor overige doelgroepen.
Toelatingsbeleid Deze ontvingen we in november van het bestuur.
Update 9-12-2015
Bert heeft voor 1 december een terugkoppeling gegeven aan Wim namens het bestuur.
Wim geeft het volgende aan:
Er komt een heldere tekst op de website over toelating:
Bovenbouw, groep 5 t/m 8 is vol – besloten door bestuur, directie en MR.
Het moet helder en transparant zijn en iedereen moet gelijk behandeld worden. Het eerdere document wat de MR ook heeft bekeken gaat van tafel.
Vraag MR: Moet er niet toch ook een formeel beleid komen?
Wim: We gaan jaarlijks dit bekijken. Volgend jaar zijn alle klassen kleiner. Dan ontstaat er een nieuwe situatie. Er is een soort
formule dat als er 25% zorgkinderen zijn (gediagnostiseerd), dan kan ik je weigeren. Die blijft, maar staat los van het andere.
Komt er wel iemand, bijvoorbeeld uit het dorp, dan gaat ‘de procedure’ in werking. Sowieso altijd in overleg met de docent.
Er is nog een bestaand document over het proces, die gaan we weer in gebruik nemen.
Update 13-1-2016
Er staat nog geen tekst op website. Helga gaat dit regelen met Greet en Marieke. Mensen kunnen mailen wanneer ze meer informatie of op de wachtlijst willen. De bestaande procedure zelf komt dus niet op de website, maar kan dan wel worden
toegestuurd.
Sabiena mailt de bestaande procedure nog rond, zodat die ook bekend is bij alle MR-leden (en eventueel nog besproken kan worden).
Helga
Sabiena MR
z.s.m.
z.s.m.
Als nodig Besluit Het toelatingsbeleid bestaat uit een korte heldere tekst op de website. Volgend jaar maken we een
nieuwe inschatting van wat nodig is.
Communicatieplan MR We maken tijd vrij om te bespreken hoe we de communicatie gaan organiseren met de ouders, het personeel, de directie, het bestuur, Stichting Vrienden en de OV. Ook maken we duidelijk wat onze toegevoegde waarde is en wat men van ons mag verwachten.
Update 9-12-2015
- Wim: We (directie en bestuur) hebben Ben Mooibroek, die ook de fusie begeleidde, gevraagd om na mijn begin februari samen met ons een matrix te maken om contactmomenten vast te leggen (met MR, personeel, OV, etc.)
- Wiljan: In de matrix worden de hoofdactiviteiten afgezet tegen de
MR Afhankelijk van
ruimte op agenda
partijen. Wie zijn verantwoordelijk? Wie moet je informeren? Moet er iemand mee besluiten? Etc. Bestuur gaat dit maandelijks bespreken met Wim en volgens de matrix
uitvoeren/communiceren. Zo weet iedereen wat hij kan
verwachten. Deze matrix wordt ook voorgelegd aan het personeel om goed te keuren.
Update 13-1-2016
- De MR vraagt het bestuur elke zes weken een half uur voor de reguliere MR-vergaderingen langs te komen om minimaal twee MR- leden bij te praten over de stand van zaken. Ad hoc mag daarnaast ook altijd van bestuur.
- De MR zal de matrix ook gebruiken als basis voor haar eigen communicatieplan, zodat communicatie zoveel mogelijk geïntegreerd (‘Samen’) plaats kan vinden.
- Qua communicatie ligt al wel vast:
- het bijpraatmoment met bestuur
- notulen direct na vaststelling op website en vermeld in Sterrenstof incl. vergaderdata
Wim, Bestuur
Bert Bestuur
Begin februari
z.s.m.
Besluit Nog geen
Mappen MR Sabiena vraagt de MR multomappen terug van de oude MR-leden, zodat wij die kunnen gebruiken. De meest recente versies van alle documenten slaan we steeds op bij ons Gmail-account.
Sabiena z.s.m.
Besluit Geen
Prioriteiten MR Judith en Tamara maken een jaarplanning op basis van het standaardoverzicht in de MR-multomap. Omdat er meer onderwerpen zijn dan we kunnen behandelen, stellen we
prioriteiten. Voorbeelden hiervan zijn de veiligheid op het plein en de ICT.
Judith en Tamara Begin 2016
Update 9-12-2015
We hebben nog maar 5 vergaderingen. We kunnen misschien beter in subgroepen dingen uitwerken.
Update 13-1-2016
Tamara vraagt extra mensen voor een subgroepje ‘jaarplanning’.
Isabelle (en misschien Sabiena) sluiten woensdag 24/2 om 19:00uur aan.
Opnemen in jaarplanning dat MR initiatief neemt om jaarcijfers t.o.v. begroting te controleren en verantwoording hierover te vragen bij bestuur.
MR
Tamara, Judith, Isabelle, Sabiena
24 februari
Inspectie Wim: Inspectie is geweest en was heel enthousiast. Geeft
deugdelijkheidseisen mee – vanuit de wet. Inspectie komt nog een keer langs om uit te leggen wat ze beoordelen en hoe; wat de nieuwe normen zijn. Dan kunnen we ons tenminste daar op voorbereiden. Communicatie is een aandachtspunt. De haalplicht/brengplicht is niet geheel helder.
Besluit Nog geen
Evaluatie vakantie Wim Wim: als ik er niet ben moet het ook draaien. Het team doet het samen. Het is een zelfsturend team.
Als mensen mij tijdens mijn vakantie veel nodig hebben, doe ik iets verkeerd en dan moeten we dat beter organiseren.
Dat geldt ook voor Greet. Wanneer haar iets gebeurt, moet de boel ook blijven draaien.
Achteraf gaan we evalueren. Zijn er protocollen nodig, dan worden
die samen met Ben opgepakt begin 2016. Wim Begin 2016
Besluit Geen
Nieuwe onderwerpen 13-1-2016
Onderwerp Samenvatting Wie Gereed
Besluit
Doorlopende aandachtspunten
Onderwerp Samenvatting Wie Gereed
Verdelen taken secretaris - opstellen van interne en externe correspondentie - beheren va Mrsterrenpad@gmail.com
- beheren van het digitaal archief/vergaderstukken (in Gmail) - opstellen van de jaarplanning
- plannen van vergaderingen (datumprikker) - opstellen van de agenda
- maken van de notulen
- aanleveren van documenten/tekst voor website en Sterrenstof - opstellen van het jaarverslag
Update 13-1-2016
Groepsmail: app even wanneer je nieuw bericht voor MR stuurt of gezien hebt in inbox.
Linda Sabiena
Bert, Linda, Sabiena Judith en Tamara Judith
Bert roulerend Linda
gezamenlijk, Linda opmaak
allen
doorlopend
dit jaar nog
voor zomervak.
doorlopend Besluit Taakverdeling rond, we helpen elkaar waar nodig.
Communicatie - Wanneer we mondeling informatie ontvangen van een lid van het Bert doorlopend
bestuur, leggen we dit schriftelijk (per mail) vast en versturen dit naar het bestuur ter bevestiging/check.
Update 9-12-2015
- Notulen ook mailen naar bestuur Volgende vergadering: 24 februari, 19:30, op school
