MINUTES OF THE (SECOND) GENERAL MEETING
29 OCTOBER 2021
NOTULEN VAN DE (TWEEDE) ALGEMENE VERGADERING
29 OKTOBER 2021
1 Introduction 1 Inleiding
1.1 This document constitutes the minutes of the (second) general meeting of members of European Public Real Estate Association (EPRA) VZW, having its registered office at de Meeûssquare 23, 1000 Brussels, registered with the Crossroads Bank for Enterprises under number 0811.738.560 RLE Brussels (Dutch language division) (the Association).
1.2 The meeting was held with Dominique Moerenhout present at the registered office of the Association and the other participants connected via Zoom, on the date mentioned above at 11.00 a.m.
1.1 Het huidige document bevat de notulen van de (tweede) algemene vergadering van leden van European Public Real Estate Association (EPRA) VZW, met zetel te de Meeûssquare 23, 1000 Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0811.738.560 RPR Brussel (Nederlandstalige afdeling) (de Vereniging).
1.2 De vergadering werd gehouden met Dominique Moerenhout aanwezig op de zetel van de Vereniging en de andere deelnemers aanwezig via Zoom op de hogervermelde datum om 11 u 00
1.3 These minutes (including the original attendance list) and their annexes will be kept in the register of minutes of the general meeting of the Association.
1.3 Deze notulen (met inbegrip van de originele aanwezigheidslijst) en de bijlagen worden bewaard in het register van de notulen van de algemene vergadering van de Vereniging.
2 Attendance, officers and quorum 2 Aanwezigheden, bureau en quorum
2.1 Dominique Moerenhout acted as chairman of the meeting.
Barnaby Coleman acted as secretary of the meeting.
2.1 Dominique Moerenhout trad op als voorzitter van de vergadering.
Barnaby Coleman trad op als secretaris van de vergadering.
2.2 An attendance list specifying the identity and category of each member present or represented, as well as the identity of the directors present or represented, was circulated as the meeting was started.
2.3 The chairman noted that 2 out of 282 full members were present (Schedule 2). The
2.2 Bij de aanvang van de vergadering werd een aanwezigheidslijst verspreid, waarop de identiteit en de categorieën van elk aanwezig of vertegenwoordigd lid, alsmede de identiteit van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders stonden vermeld.
2.3 De voorzitter stelde vast dat 2 werkelijke leden op
European Public Real Estate Association (EPRA) VZW de Meeûssquare 23, 1000 Brussel
0811.738.560 RPR Brussel (Nederlandstalige afdeling) As regards any absent member, the chairman
explained that the convening formalities set out in the Belgian Companies and Associations Code and the articles of association of the Association were duly complied with.
The chairman noted that the applicable quorum requirements (i.e. at least two full members) were met.
van laatstgenoemde leden dient de naleving van de oproepingsformaliteiten niet te worden nagegaan.
Met betrekking tot enig afwezig lid, verklaart de voorzitter dat de oproepingsformaliteiten zoals voorgeschreven door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en de statuten van de Vereniging correct werden nageleefd.
De voorzitter stelde vast dat aan de toepasselijke quorumvereisten (nl. minstens twee werkelijke leden) was voldaan.
2.4 The chairman further noted that each absent director had been duly convened or had waived the convening formalities.
2.4 De voorzitter stelt verder vast dat elke afwezige bestuurder op de hoogte was van deze vergadering of heeft afgezien van de oproepingsformaliteiten.
2.5 The chairman concluded that the meeting was validly constituted and could validly deliberate and resolve on the items on the agenda.
3 Preliminary explanations
3.1 A first general meeting of members was held on 21 September 2021 to resolve on the same agenda but failed to achieve the quorum required to deliberate on agenda item n°5. This second general meeting was therefore convened with the same agenda to deliberate on this item that could not be deliberated during the first general meeting.
3.2 This second general meeting can validly deliberate irrespective of the number of members present or represented provided it is composed of at least two full members in accordance with article 41 of the current articles of association.
2.5 De voorzitter besloot dat de vergadering geldig was samengesteld en geldig kon beraadslagen en besluiten over de agendapunten.
3 Voorafgaande verklaringen
3.1 Een eerste algemene vergadering van leden werd gehouden op 21 september 2021 om te beslissen over dezelfde agenda, maar kon niet de nodige quorumvereisten bereiken om te beraadslagen over agendapunt nummer 5. Deze tweede algemene vergadering werd bijgevolg bijeengeroepen met dezelfde agenda om te beraadslagen over dit agendapunt dat niet kon worden besproken tijdens de eerste algemene vergadering.
3.2 Deze tweede algemene vergadering kan geldig beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, in zoverre ze uit minstens twee werkelijke leden is samengesteld overeenkomstig artikel 41 van de huidige statuten.
4 Agenda
5. Any other business
• Approval of amendments to the articles of association to align them with the provisions of the new Belgian Companies and Associations Code.
• To grant a power of attorney to Loyens &
Loeff to co-ordinate the filing and publication formalities with the clerk’s office of the enterprise court in relation to the amended articles of association.
4 Agenda
5. Alle andere zaken
• Goedkeuring van de wijzigingen aan de statuten om ze in overeenstemming te brengen met het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
• Toekennen van een volmacht aan Loyens &
Loeff om de neerleggings- en publicatieformaliteiten bij de griffie van de ondernemingsrechtbank te vervullen met betrekking tot de gewijzigde statuten.
5 Confirmations and resolutions 5 Bevestigingen en besluiten
5.1 After due consideration, the meeting: 5.1 Na grondige overweging heeft de vergadering:
(a) RESOLVED to align the articles of association of the Association with the Belgian Companies and Associations Code and to adopt a new text of the articles of association, including an amendment to the activities and the governance structure.
The new text of the articles of association shall remain attached hereto as Schedule 1.
(a) BESLOTEN om de statuten van de Vereniging in overeenstemming te
brengen met het Wetboek
vennootschappen en verenigingen en een nieuwe tekst van de statuten aan te nemen, met inbegrip van een wijziging van de activiteiten en de bestuursstructuur. De nieuwe tekst van de statuten zal hieraan gehecht blijven als Bijlage 1.
(b) RESOLVED to grant a special power of attorney to Johan Lagae, Els Bruls and/or any other attorney-at-law or employee of the law firm Loyens & Loeff Advocaten- Avocats CVBA, choosing domicile at Tervurenlaan 2, B-1040 Brussels, each with the power to act alone and with the power to sub-delegate, in order to fulfil (i) any filing and publication formalities that may be necessary or useful in relation to the above resolutions, including the
(b) BESLOTEN om een bijzondere volmacht te verlenen aan Johan Lagae, Els Bruls en/of elke andere advocaat of werknemer van het advocatenkantoor Loyens & Loeff Advocaten-Avocats CVBA, woonplaats kiezende te Tervurenlaan 2, B-1040 Brussel, elk met de bevoegdheid om alleen te handelen en met de mogelijkheid tot subdelegatie, met het oog op het vervullen van (i) alle neerleggings- en publicatieformaliteiten die nodig of nuttig
European Public Real Estate Association (EPRA) VZW de Meeûssquare 23, 1000 Brussel
0811.738.560 RPR Brussel (Nederlandstalige afdeling) formalities with the register of legal
persons as well as with a business counter, that may be necessary or useful to ensure the modification of the Association’s information with the Crossroads Bank for Enterprises, and (iii) any formalities, as the case may be, with the VAT or any other tax administration, the National Bank of Belgium, the social security authorities, pay-roll offices and any other institution, administration, authority or entity, either public or private.
bevoegde ondernemingsrechtbank, (ii) enige formaliteiten (onder andere bij een ondernemingsloket) die nodig of nuttig zouden zijn met het oog op de wijziging van de gegevens van de Vereniging bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, en (iii) alle formaliteiten, indien van toepassing, bij de BTW-administratie en enige andere belastingadministratie, de Nationale Bank van België, de sociale zekerheidsadministratie, sociale secretariaten, evenals enige andere instelling, administratie, overheid of entiteit, zij het openbaar of privaat.
5.2 Each resolution was passed by unanimous vote.
There being no further business on the agenda, the meeting was closed at 11.15 a.m.
5.2 Ieder besluit werd genomen met eenparigheid van stemmen.
Aangezien er geen verdere punten op de agenda stonden, werd de vergadering opgeheven om 11 u 15.
_______________________________________
Name / Naam: Meka Brunel Title / Titel: Chairman / Voorzitter
_______________________________________
Name / Naam: Dominique Moerenhout Title / Titel: CEO
Officers of the meeting / Bureau van de vergadering
_______________________________________
Name / Naam: Dominique Moerenhout
Title / Titel: Chairman of the meeting / Voorzitter van de vergadering
_______________________________________
Name / Naam: Barnaby Coleman Title / Titel: Board Secretary / Secretaris
ATTENDANCE LIST OF THE GENERAL MEETING / AANWEZIGHEIDSLIJST VAN DE ALGEMENE VERGADERNG
29/10/2021
1 Members / Leden
Name and address (registered office) /
Naam en adres (zetel)
Membership category / Lidmaatschaps-
categorie
Number of vote /
Aantal stemmen1 Representative / Vertegenwoordi-
ger
Signature / Handtekening
Cofinimmo, Woluwelaan 58, 1200, Brussels, BE,
FULL 1
Jean-Pierre Hanin
Online
Bouwinvest, PO Box 56045, La Guardiaweg, NL
FULL 1
Timothy Kesseler
Online
Total / Totaal:
2 full members present or represented / 2 werkelijke leden aanwezig of vertegenwoordigd
out of 282 / van 282 full members / werkelijke leden
2 votes / 2 stemmen
out of 2 / van 2 votes / stemmen
1 1 vote for each Full Member. 0 vote for the Associate Members.
2 Directors / Bestuurders
Name / Naam Signature / Handtekening
Dominique Moerenhout Present
Jean-Pierre Hanin Online
Schedule 1 – New text of the articles of association
Bijlage 1 – Nieuwe tekst van de statuten
Schedule 2 – Powers of attorney Bijlage 2 – Volmachten
