Jaarverslag 2012
Rekenkamercommissie
Gemeente Voorst Gemeente Brummen
21 maart 2013
(2013 13970)
Colofon
De Rekenkamercommissie Brummen en Voorst
De Rekenkamercommissie voor de gemeente Brummen en de Rekenkamercommissie voor de gemeente Voorst (verder de Rekenkamercommissie) bestaan uit twee externe leden en een externe voorzitter, in beide gemeenten ondersteund door een ambtelijk secretaris.
Brummen en Voorst hebben een samenwerkingsovereenkomst die regelt dat ambtenaren van de ene gemeente het feitelijke onderzoekswerk kunnen doen bij de andere. De Reken kamercommissie heeft een onafhankelijke positie.
Jaarlijks voert de Rekenkamercommissie bij beide gemeenten tenminste één onderzoek uit.
De gemeente Brummen trekt € 22.000, uit voor de Rekenkamercommissie en de gemeen te Voorst € 20.500 (2012). Beide bedragen zijn exclusief de salariskosten van de secretaris sen.
De functie van de Rekenkamercommissie is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. De Rekenkamercommissie doet onderzoek naar de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van de gemeente. Het kan gaan om vra gen als: “Zijn de doelen van het gemeentelijk beleid bereikt?”, “Zijn de voorbereiding en uitvoering van het beleid efficiënt verlopen?”, “Heeft het niet meer gekost dan vooraf was bepaald?”.
Doel van het onderzoek is dat de gemeente lessen trekt uit het verleden. Daarom formu leert de Rekenkamercommissie altijd aanbevelingen aan raad en college. De Rekenkamer commissie kiest zelf haar onderzoeksonderwerpen.
Samenstelling
Voorzitter Dhr. mr. drs. F.W.A.J. Giesbers
Leden Dhr. S.J. Schuijt MPM
Mw. drs. F.A.M. Disselhorst Ambtelijk secretaris Brummen Mw. M. Froger
Ambtelijk secretaris Voorst Mw. D. Vriezekolk Groenewold Contact Brummen
Post Postbus 5
6970 AA Brummen
Telefoon (0575) 568221
E mail m.froger@brummen.nl
Website www.brummen.nl
(gemeenteraad > rekenkamercommissie) Contact Voorst
Post Postbus 9000
7390 HA TWELLO
Telefoon (0571) 279 387
E mail d.vriezekolk@voorst.nl
Website www.voorst.nl
(gemeenteraad > rekenkamercommissie)
1. Inleiding
De Rekenkamercommissie van de gemeenten Brummen en Voorst (RKC) biedt het zevende jaarverslag aan. De Rekenkamercommissie Voorst en de Rekenkamercommissie Brummen zijn twee aparte commissies. Omdat de samenstelling van de commissies identiek is (op de secretarissen na) combineert de RKC zoveel mogelijk de werkzaamheden. Uit praktische overwegingen en om de beide gemeenten te informeren over het geheel van de werkzaam heden is het jaarverslag gecombineerd. De afzonderlijke gemeenten krijgen hierbij aan dacht.
2. Relatie met de gemeenteraden
De aanbevelingen van Berenschot {onderzoek in opdracht van de minister van Binnenland se Zaken en Koninkrijksrelaties naar het functioneren van rekenkamer(commissie)s} waar in het vorige jaarverslag aandacht is besteed zijn in aanwezigheid van de Rekenkamercom missie besproken in de recent ingestelde Auditcommissies van Brummen en Voorst. Onder andere beval Berenschot aan om het contact tussen raad en RKC te versterken en de taak van de RKC breder op te vatten.
Ter verdere versterking van de contacten tussen raad en RKC (eerste aanbeveling) is voor beide gemeenten afgesproken dat de RKC in principe bij de vergaderingen van de Audit commissie aanwezig is en zelf ook agendapunten aandraagt. De Auditcommissie is voor de RKC het contactorgaan voor het actualiseren van het onderzoekprogramma van de RKC en voor het inventariseren van nieuwe onderzoekonderwerpen. De leden van de Auditcommis sies inventariseren bij de respectievelijke fracties. In de Auditcommissie worden de sugges ties besproken en waar mogelijk voorzien van een prioriteit. Verder wordt de Auditcommis sie betrokken bij het opstellen van een onderzoeksopzet. Daarmee wordt bereikt dat de vraagstelling mede wordt getoetst aan hetgeen bij de raad leeft.
De Auditcommissie van Brummen heeft daarnaast een specifieke rol: opstellen van een ad vies aan de raad naar aanleiding van een rapport van de RKC. Ook is in Brummen afgespro ken dat RKC en Auditcommissie afgeronde onderzoeken evalueren.
De al eerdere ingezette bredere taakopvatting (tweede aanbeveling) blijkt uit de in dit jaar verslag opgenomen overige activiteiten.
Er is nu ruim een jaar in de nieuwe setting gewerkt. Dat is nog te kort om conclusies aan de samenwerking met de Auditcommissies te verbinden. De samenwerking met beide Audit commissies ervaart de RKC als constructief en positief. Er is nu meer tijd dan voorheen be schikbaar voor overleg en voor verdieping. De relatie zal zich verder ontwikkelen. Met name zal de komende tijd gewerkt worden aan het breder benutten van de RKC ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Daarbij kan met name gekeken worden naar bredere werking van aanbevelingen uit eerdere onderzoeken.
3. Onderzoeksprogramma en onderzoeksprotocol
Onderzoekprogramma Brummen
Het onderzoekprogramma vanaf 2012 heeft de RKC in mei 2012 vastgesteld na een gesprek met de Auditcommissie in maart 2012. Het gesprek leidde tot nieuwe onderzoeksonderwer pen, het schrappen van een aantal onderwerpen uit het vorige onderzoeksprogramma en een mogelijke prioriteitstelling.
Onderzoekprogramma Voorst
Het nieuwe onderzoekprogramma vanaf 2012 heeft de RKC in mei 2012 vastgesteld na een gesprek met de Auditcommissie in maart 2012. Het gesprek leidde ook in Voorst tot nieuwe onderzoeksonderwerpen, het schrappen van een aantal onderwerpen uit het vorige onder zoeksprogramma en een mogelijke prioriteitstelling.
Onderzoeksprotocol
De bruikbaarheid en actualiteit van het onderzoekprotocol wordt jaarlijks bekeken. In het vorige verslagjaar (november 2011) heeft de RKC het protocol aangepast. De belangrijkste aanpassingen waren:
• De bestuurlijke reactie van het college wordt nu gevraagd op het moment dat een onderzoekrapport aan de raad wordt aangeboden en niet meer vóór het aanbieden aan de raad. Deze opzet past beter in de duale structuur en het rapport kan sneller aan de raad worden aangeboden.
• De Auditcommissie is voor de RKC nu het primaire contact met de raad, met name over het onderzoekprogramma. De behandeling van de uitgebrachte rapporten is na tuurlijk voorbehouden aan de gemeenteraad.
• De op proef ingevoerde volgorde in de onderzoeksrapporten waarbij conclusies en aanbevelingen voor in het rapport staan, is nu als standaard in het protocol opgeno men.
Er was in 2012 geen aanleiding het protocol opnieuw aan te passen. Het protocol is op de website van de beide gemeenten te vinden. Wel is vanwege het zoveel mogelijk papierloos werken (in aansluiting op de werkwijze van de raad van Voorst) afgesproken de onder zoeksdossiers alleen nog digitaal aan te houden.
4. Afgeronde onderzoeken en andere activiteiten in 2012 4.1 Uitvoering onderzoeksprogramma
Centraal stond een gecombineerd onderzoek naar de stand van de dienstverlening: Waar staat de gemeente met de Publieke Dienstverlening?
De centrale onderzoekvraag luidde:
“In hoeverre voldoet de gemeente Brummen/Voorst aan de verplichting van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP), met de voordelen die daarmee zijn beoogd, de normen ten aanzien van publieke dienstverlening en waar staat de gemeente Brummen/Voorst in het traject Overheid heeft Antwoord©?”
Het gecombineerde rapport is op 9 mei 2012 gepresenteerd en aangeboden aan beide ge meenteraden. Vervolgens hebben de colleges van Brummen en Voorst een bestuurlijke re actie gegeven op 12 juni respectievelijk 29 mei 2012. De reacties van beide colleges waren deels in lijn met de aanbevelingen van de RKC maar in belangrijke mate ook niet.
Het was de eerste keer dat een rapport werd aangeboden voordat de bestuurlijke reactie en het eventuele nawoord van de RKC bekend waren. Dat had gevolgen voor het verdere ver loop.
In Brummen hebben de RKC en de gemeentesecretaris namens het college overleg gehad met de Auditcommissie. Vervolgens heeft de Auditcommissie een advies opgesteld aan de raad. De Auditcommissie kon zich in hoofdlijnen vinden in de aanbevelingen maar vond dat het zonder meer overnemen ervan de reeds door het college ingezette ontwikkelingen zou doorkruisen. De Auditcommissie adviseerde de raad om het college uiterlijk in 2013 te vra gen om de raad de kwaliteitsnormen voor de dienstverlening en het bijbehorende budget te laten vaststellen. Daarna heeft in aanwezigheid van de RKC een Forum plaatsgevonden op 6 september 2012 waarna de raad op 20 september conform het advies van de Auditcommis sie heeft besloten.
In Voorst heeft de RKC zoals gebruikelijk een raadsvoorstel aan de raad aangeboden (7 juni 2012). Op 25 juni 2012 vond een ronde tafelgesprek plaats en op 2 juli een raadsde bat. Nu er een raadsvoorstel van de RKC lag om de aanbevelingen over te nemen en een reactie van het college om dat grotendeels niet te doen was de vervolgstap niet duidelijk voor de raadsleden. Omdat er geen unaniem standpunt was is zoals gebruikelijk het besluit in de volgende raadsvergadering genomen; deze vond na het zomerreces op 17 september 2012 plaats. De raad zag toen geen andere optie dan te besluiten de aanbevelingen van de RKC niet over te nemen.
4.2 Onderzoeken met doorloop in 2013 (stand per 1 april 2013)
Gecombineerd onderzoek Brummen/Voorst Sturing en Controle op Verbonden Partij Delta
In september 2012 is gestart met een gecombineerd onderzoek naar Verbonden Partij Del ta, de sociale werkvoorziening voor de gemeenten Bronckhorst, Brummen, Lochem, Voorst en Twello. De RKC presenteerde in september een concept onderzoeksopzet die met beide Auditcommissies is besproken. De RKC heeft besloten dit onderzoek uit te besteden vanwe ge de specifieke benodigde kennis, de gewenste doorlooptijd en de werkdruk bij beide amb telijke organisaties (de samenwerkingsovereenkomst met Brummen biedt die mogelijkheid).
Er werden drie offertes opgevraagd, waarna de keus viel op Necker Van Naem uit Utrecht.
In november 2012 heeft de RKC overlegd met de onderzoekers van Necker Van Naem waarna het besluit viel met dit bureau het onderzoek te doen. Direct daarna werd de defini tieve onderzoeksopzet vastgesteld en toegezonden aan de beide raden en colleges. In de cember 2012 en januari 2013 werd het onderzoek uitgevoerd. Ook was er een raadswork shop in januari 2013 waarin Necker Van Naem de voorlopige uitkomsten toetste aan de aanwezige raadsleden en hen bevroeg op voor het onderzoek relevante thema’s. Het rap port van bevindingen is nu gereed en is begin maart voor technisch wederhoor voorgelegd aan de geïnterviewden. De presentatie van het rapport inclusief conclusies en aanbevelin gen is voorzien op 17 april 2013.
4.3 Overige activiteiten
Brummen
1. Bij brief van 25 april 2012 heeft de Auditcommissie de RKC gevraagd om voorafgaand aan de besluitvorming over de uitbesteding van de Wet werk en bijstand en Wet werken naar vermogen (inmiddels Participatiewet genoemd) te adviseren over de meetinstru menten die in het kader van de uitbesteding zijn gehanteerd en met name over de mate waarin zij SMART zijn. Ook vroeg de Auditcommissie na te gaan of de prestatieafspraken en de risico indicatoren goed in het (bestaande) contract zijn verwerkt. Op 13 juni 2012 kon de RKC advies uitbrengen dat nog bij de raadsbehandeling op 21 juni 2012 werd meegenomen.
2. De raad is per Rekenkamerbrief van 9 juli 2012 geïnformeerd over de aanbevelingen uit het rapport “Beter Verbinden” over Verbonden Partijen van de Rekenkamercommissies van Apeldoorn, Deventer en Zutphen uit april 2007.
3. De raad is per brief van 10 september 2012 geïnformeerd over de uitkomsten van een onderzoek naar de uivoering van het Beleidsplan Wmo bij de gemeente Voorst. Op ver zoek van de Auditcommissie heeft het college een reactie gegeven. De Auditcommissie heeft het college gevraagd om een meer concrete en actuele reactie.
Voorst
1. De raad is per Rekenkamerbrief van 9 juli 2012 geïnformeerd over de aanbevelingen uit het rapport “Beter Verbinden” over Verbonden Partijen van de Rekenkamercommissies van Apeldoorn, Deventer en Zutphen uit april 2007. Het college heeft vervolgens gerea geerd met een raadsmededeling op 4 september 2012 en een aanvullende mededeling op 13 november 2012.
2. Naar aanleiding van vragen die leven in de raad heeft de RKC gekeken naar de wijze waarop de prognoses voor de opbrengsten van de Onroerende Zaakbelasting (OZB) worden geraamd. De RKC kwam tot de conclusie dat een eigen onderzoek niet noodza kelijk was en heeft de Auditcommissie een voorstel gedaan voor een aantal vragen aan het college. De Auditcommissie heeft vervolgens die vragen aan het college gesteld.
3. Naar aanleiding van vragen die in de raad leven over de uitlegbaarheid en klantvriende lijkheid van de uitvoering van de OZB heeft de RKC de Auditcommissie voorgesteld zelf kennis te nemen van het inspectierapport van de Waarderingskamer en het rapport
“Vertrouwen omhoog, bezwaren omlaag” en het college te vragen deze rapporten van een “eigen agenda” te voorzien. Dit voorstel heeft de Auditcommissie overgenomen.
4.4 Niet gerealiseerde plannen 2012
Brummen
Eind 2012 zou gestart worden met een onderzoek naar effecten en effectiviteit van bezuini gingen. Dat onderzoek is nog niet gestart omdat voor een dergelijk onderzoek het jaar 2012 nog onvoldoende informatie zal geven. Een dergelijk onderzoek is in Brummen pas effectief wanneer ook de uitkomsten van 2013 bekend zijn.
Voorst
Eind 2012 zou gestart worden met een onderzoek naar effecten en effectiviteit van bezuini gingen. Dat onderzoek is nog niet gestart omdat de RKC nog onvoldoende capaciteit had voor de voorbereiding van het nieuwe onderzoek. Dit onderzoek wordt nu in 2013 uitge voerd.
5 Overige activiteiten
Kwaliteitsbevordering onderzoekers
De RKC werkt voor de meeste onderzoeken met onderzoekers uit de kring van de beide gemeenten. Zij zijn vaak niet specifiek opgeleid voor het doen van onderzoek. Oud RKC lid Helga Witjes heeft in 2010 twee sessies geleid voor de (potentiële) onderzoekers van beide gemeenten. Na de positieve reacties heeft in 2011 een vervolgsessie plaatsgevonden. Er is stil gestaan bij het onderzoeksprotocol en de plannen van de RKC voor de aanpassingen daarvan, het bestuurlijke traject en de evaluatie van de Rekenkamers door Berenschot.
Gezien de positieve ervaringen was de RKC voornemens de bijpraatsessie ook in 2012 te organiseren. Omdat in dit jaar alleen extern onderzoek is gedaan is afgezien van de bij praatsessie.
6. Communicatie en contacten
Raad
In januari 2012 heeft de gemeenteraad van Brummen afscheid genomen van het per 1 ja nuari 2012 vertrokken RKC lid Helga Witjes. In Voorst heeft dat afscheid eind 2011 plaats gevonden. Lid Stef Schuijt is voor de nieuwe termijn beëdigd in de raadsvergadering van Brummen op 26 januari 2012 en van Voorst op 30 januari 2012. Frida Disselhorst (benoemd als lid per 1 januari 2013) en Eric Giesbers waren al in december 2011 beëdigd voor de nieuwe termijn.
Het jaarverslag 2011 van de Rekenkamercommissie is in aanwezigheid van de voorzitter van de Rekenkamercommissie besproken in een ronde tafelgesprek van Voorst in mei 2012 en in een raadsdebat dezelfde maand. De raad steunde met name het plan om RKC en Au ditcommissie intensief te laten samenwerken.
De raad van Brummen heeft het jaarverslag voor kennisgeving aangenomen.
Auditcommissies
De RKC heeft aan drie vergaderingen van de Auditcommissie Voorst deelgenomen en aan vier van de Auditcommissie Brummen.
Pers/algemeen
Op de gemeentelijke pagina in het huis aan huisblad en in de lokale pers is aandacht aan de rapporten besteed. De RKC heeft geen persconferenties gehouden.
Alle documenten van de RKC zijn te raadplegen op de websites van Brummen en Voorst. De onderzoeksrapporten zijn ook te raadplegen op de website van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR).
Externe contacten
De RKC is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Lid Frida Disselhorst heeft deelgenomen aan het jaarcongres van de NVRR. De voorzitter heeft deelgenomen aan de ledenvergaderingen.
De Kring Oost van de NVRR die de provincies Gelderland en Overijssel omvat is in 2012 tweemaal bijeen geweest. Onze RKC nam aan beide bijeenkomsten deel.
7. Nevenwerkzaamheden
De (neven ) werkzaamheden van de leden van de RKC worden vermeld op de website van beide gemeenten.
8. Nadere gegevens over 2012
De RKC heeft tienmaal voltallig en afwisselend in Brummen en Voorst vergaderd. De finan ciële gegevens zijn te vinden in bijlage 1.
Bijlage 1
Begroting Rekening
Brummen
Leden en voorzitter € 6.000 € 6.000
Reiskosten en diversen € 661
Onderzoek € 16.000 € 7.427
Totaal € 22.000 € 14.088
Voorst
Leden en voorzitter € 6.000 € 6.000
Reiskosten en diversen € 1.000 € 409
Onderzoek € 13.500 € 7.380
Totaal € 20.500 € 13.789
