Vragen en antwoorden van de informatieavond 12 maart 2013 over oprichting van GR-BAR.
Mevrouw Attema heet de aanwezigen welkom en opent de bijeenkomst. Zij memoreert de zeven doelstellingen van de BAR-samenwerking en geeft het woord aan de gemeentesecretarissen.
1. Juridisch deel (mevrouw Knol)
Conform de Wet gemeenschappelijke regelingen vragen de burgemeesters en de colleges toestemming aan de raden om de BAR-GR op te mogen richten. Juist om de autonomie (doelstelling) van de gemeenteraden te waarborgen.
Over toetreding en uittreding zie presentatie.
Vraag: Moet een intredende gemeente zich ook binden aan een minimum termijn?
Antwoord: Als dat ooit aan de orde komt, dan moeten we daar op dat moment met elkaar afspraken over maken.
Vraag: Wat is het verschil tussen consensus en unanimiteit?
Antwoord:
Consensus voelt naar onze overtuiging meer als een intentie, een stijl: er samen uit willen komen, ook door in voorkomende gevallen te geven en te nemen. Unanimiteit voelt meer als het
resultaat: je bent het eens met elkaar. We hebben in het gebruik van beide termen neergelegd dat wij in onze bestuurscultuur aan zowel de intentie als het resultaat veel belang hechten.
Vraag: Is het juridisch juist om de stemverhouding binnen het AB op deze manier in te richten?
De parallel wordt getrokken met de stemverhoudingen binnen het AB van de GR Nieuw
Reijerwaard. Daarbij was het juridisch onjuist om iedere gemeente in het AB van de GR één stem te geven.
Antwoord: Wij hebben advies ingewonnen en stellen dit daarom voor. Het zou kunnen dat het feit dat de GR Nieuw Reijerwaard een regeling is die door de raden is aangegaan, de reden is dat het dan niet mogelijk is om de stemverhouding in het AB op die wijze te regelen. Voor de
zekerheid gaan we dit nogmaals controleren.
Vraag: Is er ook nagedacht over een scenario waarbij alle deelnemers na een aantal jaren denken, `het was leuk geprobeerd, maar doe toch maar niet?`
Antwoord: Nee, want dat is zeker niet ons uitgangspunt. Dat is meer een worst case scenario waar we dan afspraken over moeten maken. Het vertrouwen in een succesvolle samenwerking blijkt onder andere ook uit het feit dat we afspreken dat er tot en met 2019 geen mogelijkheid is om uit te treden.
Vraag (Gezien de geluiden minister Plassterk over 100.000+gemeenten): Ga je ook iets opnemen over de mogelijkheid van gemeentelijke herindeling?
Antwoord: Nee, want dan is er sprake van een andere bestuurlijke context en moeten er andere afspraken gemaakt worden. Tevens geldt dat we de samenwerking aangaan juist om de
autonomie en de zelfstandigheid van de drie gemeenten te waarborgen. Vervolgens bevat de wet, die de gemeentelijke herindeling in het concrete geval regelt, bepalingen hoe omgegaan dient te worden met het lidmaatschap van de desbetreffende gemeente(n) en haar (hun) verbonden partijen.
2. Financiële verdeelsystematiek (de heer Cats)
De heer Cats legt de begrippen Programmabudgetten en organisatiebudget uit.
De zeggenschap over de Programmabudgetten blijft bij de individuele gemeente(rade)n. Het budget voor de organisatiekosten gaat naar de GR. De taakstelling van 5 miljoen op de organisatiekosten is voorzien in 2015 (éénderde), 2016 (tweederde) en 2017 (totaal).
De verdeling van B:A:R =2:1:2 voor de organisatiekosten is een te grove, inaccurate maatstaf, daar rekenen we dus niet mee. Een afwijking van 1% is immers € 500.000,-. De kosten worden verdeeld naar rato van de ingebrachte organisatiekosten.
Er wordt onderscheid gemaakt in kosten van de basis- en pluspakketten. Criteria voor
verrekening zijn: transparantie, profijtbeginsel, eenvoud en efficiëntie. In het basispakket zitten taken die voor de 3 gemeenten gezamenlijk uitgevoerd worden. Pluspakket zijn taken die uitgevoerd worden voor één of twee van de drie gemeenten.
Voor de verrekening van het basispakket geldt dat de ingebrachte organisatiekosten bepalend zijn voor de verrekening. Voor de verrekening van het pluspakket geldt dat de rekening van de uren voor deze taken rechtstreeks ten laste komen van de betreffende gemeente waar de taken voor uitgevoerd zijn. Op basis van nacalculatie wordt afgerekend.
Vraag: Hoe doe je dat dan na twee jaar?
Antwoord: Het principe van de ingebrachte organisatiekosten blijft ook over twee jaar van kracht.
Immers, elk jaar vraagt de gemeente onder inbreng van de hiermee gemoeide organisatiekosten voor haar het werkpakket uit te voeren. Het toerekenen van de kosten aan elk der gemeente moet zuiver zijn, want niemand wil betalen voor de kosten van een ander. Het bedienen van de tijdschrijfknoppen vraagt discipline van de medewerkers. Hierin hebben zij als professionals een verantwoordelijkheid maar tevens heeft het management hierbij een rol. Daarnaast vinden in de interne controle hierop checks plaats.
Mededeling: De heer Cats deelt mee dat de accountant, Deloitte, zeer te spreken is over dit systeem, omdat het tot een juiste verdeling van de kosten over de drie gemeenten leidt.
Vraag: Hoe gaat de afstemming met de P&C-cycli van de drie gemeenten plaatsvinden?
Antwoord: de P&C-cyclus van de BAR wordt afgestemd op de P&C-cyclus van alle drie de gemeenten. Vooraf aan de begroting van de drie gemeenten komt de begroting van de BAR-GR, die feitelijk de Paragraaf bedrijfsvoering van de huidige Programmabegroting is.
3. Regieteams (de heer Klaucke)
De wet van Lexence:
Goed genoeg is niet goed genoeg.
Je staat er beter voor als je er samen achter staat.
In de BAR samenwerking hebben we onze eigen wet gebaseerd op de drie woorden die op de voorkant staan van de BAR code; vertrouwen, ruimte voor diversiteit en gezamenlijkheid. Deze wet luidt “Vanuit vertrouwen in elkaar geven we ruimte voor diversiteit en tegelijkertijd nemen we in gezamenlijkheid het besluit om ……..In dit geval te gaan werken met regieteams.
Vraag: Hoe regel je dat met de BAR-organisatie?
Antwoord: Het college regelt de samenstelling en grootte van het eigen regieteam.
Verrekening van medewerkers in een regieteam vindt plaats via het pluspakket. Uiteindelijk maakt het voor de kosten niet uit of een medewerker zijn taken verricht vanuit het regieteam of vanuit een domein. Het college is de opdrachtgever en het regieteam ondersteunt het college in zijn opdrachtgevende rol.
Vraag: Wat doen we met leegloop?
Antwoord: Wanneer een functie overbodig wordt, wordt de betrokken medewerker -als het kan- overgeplaatst naar een andere plek in de organisatie waar een aantoonbaar capaciteitsgebrek heerst dan wel wordt de formatie afgebouwd (komt te vervallen). Voor de belangen van de desbetreffende medewerker geldt dat wij de regels van het sociaal statuut in acht nemen.
Vraag: Hoe vaak en hoe worden de raden geïnformeerd?
Antwoord: net als nu via commissie- en raadsvergaderingen op verzoek of uit eigen beweging en via de reguliere producten van de P&C cyclus
Vraag: Hoe gaat de BAR-organisatie gevuld worden?
Antwoord: onder voorbehoud van positieve besluitvorming door de raden, gaat dat gebeuren in twee tranches.
1e tranche omvat de plaatsing van 33 leidinggevenden op de nieuwe leidinggevende functies.
Dat gaat onder andere via een gesprek met de onafhankelijke plaatsingscommissie, die daarna advies aan de drie secretarissen uitbrengt. Vervolgens besluiten de drie secretarissen tot wel of niet plaatsing op de voorgestelde plek.
2e tranche omvat de plaatsing van de leidinggevenden die in de nieuwe organisatie geen leidinggevende functie gaan vervullen en alle andere medewerkers. De laatste categorie wordt zoveel als mogelijk technisch geplaatst (mens volgt taak). Tevens beschikken we in de tweede tranche over een vacaturebank waarin mogelijkheden worden gezocht voor die personen die in eerste instantie niet op een gewenste of geschikte plek geplaatst kunnen worden.
Voor de zomer moet dit proces worden afgerond, want anders kunnen we niet op 1-1-2014 starten.
4. Vervolgproces
Het vervolgproces van plaatsing van personeel en uitwerking van de organisatie is onder voorbehoud dat de raden in april een positief besluit nemen.
Op 13 maart worden de stukken en de presentatie van vanavond aan de raden toegestuurd.
Mevrouw Attema sluit af en stelt dat de Stuurgroep BAR en de drie colleges er van overtuigd zijn dat de BAR-samenwerking het enige juiste antwoord is voor dit gebied, gezien de opgaven waarvoor we als drie gemeenten staan en gezien de discussie vanuit Den Haag omtrent de 100.000 plus gemeenten.
Zij dankt de raadsleden bijzonder voor hun belangstelling en vragen deze avond.
