COMMISSIEVOORSTEL Opiniërend
BIJ ZAAKNUMMER: 2017036920
Voorstel voor de vergadering van de Commissie Burgers op 20 november 2017
Agendanummer: 4
Onderwerp: Nieuw gemeenschapshuis Asten: aanbieden onderzoeksresultaten intentiefase aan raads- en
commissieleden ter voorbereiding op het go/no go besluit intentiefase
Opsteller: T.L. Wiersma, team Ruimte Portefeuillehouder: de heer J.C.M. Huijsmans
Datum: 16 oktober 2017
Voorstel: Wensen en bedenkingen meegeven aan college van burgemeester en wethouders over de
onderzoeksresultaten uit de intentiefase en advies uit te brengen aan de raad of met deze informatie de volgende processtap kan worden gezet (behandeling go/no go besluit intentiefase in de raadsvergadering van 12 december 2017)
Presentatie: Ja (technische toelichting)
Bijlage(n)/ter inzage
Bijlagen 3 tot en met 6 zijn vertrouwelijk.
1. Voorgeschiedenis procesverloop nieuw gemeenschapshuis Asten, Team Ruimte, 31 oktober 2017 (AST2017040132).
2. Processchema Nieuw Gemeenschapshuis Asten, versie 2, oktober 2017 (AST2017039652).
3. Alternatievenonderzoek gemeenschapshuis Asten, ICS Adviseurs d.d. 7 november 2017
(AST2017040465).
4. Risicoanalyse Nieuw Gemeenschapshuis Asten, volgnummer 2, Team Ruimte, Financiën, Samenleving en TKC, 7 november 2017
(AST2017037843), inclusief de daarbij behorende adviezen en onderzoeken:
• 4a: Samenvatting Quick Scan financiering nieuw gemeenschapshuis, Baker Tilly Berk, 30 oktober 2017 (AST2017041705).
• 4b: Analyse staatssteun, Team JKZ, juli 2017 (AST2017037620).
• 4c: Voorlopig advies Belastingdienst BTW vooraftrek nieuw gemeenschapshuis Asten, concept brief Belastingdienst, 25 oktober 2017 (AST2017040376).
• 4d: Memo betreffende inbrengwaarde locaties Klepel en Beiaard,
Grondzakendienstencentrum,
26 september 2017 (AST2017037607).
• 4e: Toets investeringsbegroting Patersklooster, toets horeca inbreng Patersklooster en toets kostenraming
uitbreiding bibliotheek; ICS Adviseurs,
Gemeenschapshuis Asten aanvullende vragen, 1 november 2017, AST2017040469).
• 4f: Risicoanalyse planschade functiewijziging klooster Wilhelminastraat, SAOZ,
oktober 2017 (AST2017037603).
5. Draagvlakonderzoek, huidige stand van zaken, bestaande uit:
• 5a: Modelformulier inventarisatie draagvlak gebruikers nieuw gemeenschapshuis Asten, september 2017 (AST2017040385).
• 5b: Tussenstand draagvlakonderzoek nieuw gemeenschapshuis Asten, oktober 2017 (AST2017040386).
6. Memo opties uitplaatsing lokaal gebiedsteam sociaal domein, Team Samenleving, 7 november 2017 (AST2017040422).
Samenvatting
Stichting Gemeenschapshuis Asten en Stichting Beheer de Beiaard hebben het initiatief genomen om te komen tot een nieuw gezamenlijk gemeenschapshuis in Asten. In de periode eind 2014-medio 2016 hebben zij intensief vooroverleg en vooronderzoek
verricht. Op basis hiervan zien zij het Heilig Hart Klooster (Wilhelminastraat 24 Asten) als geschikte locatie. Tevens blijkt uit hun vooronderzoek dat er een financiële bijdrage nodig is om het initiatief haalbaar te maken. Een principevoorstel hierover is u voorgelegd in juni 2017.
De gemeenteraad is bevoegd gezag om te beslissen over het initiatief (locatie, benodigde gemeentelijke bijdrage). Om te komen tot een goed besluit over de locatie voor een nieuw gemeenschapshuis (go/no go) is een processchema opgesteld. Dit schema volgt uit de afspraken die tussen college en raad zijn gemaakt tijdens de raadsvergadering van 27 juni 2017.
Het project bevindt zich op dit moment in de intentiefase. In deze fase hebt u kennis genomen van het vooronderzoek van de stichtingsbesturen. Tevens heeft het college een intentieovereenkomst gesloten. Via een Addendum is deze overeenkomst met de
stichtingsbesturen aangepast en aangevuld. Voorts is in de periode tussen 27 juni 2017 en heden gewerkt aan het afronden van diverse nadere onderzoeken. Conform het processchema betreft het de volgende onderzoeken:
• Onderzoek naar alternatieve locaties voor vestiging van een nieuw gemeenschapshuis;
• Nadere uitwerking van de risicoanalyse;
• Nader onderzoek naar het draagvlak onder gebruikers van het nieuwe gemeenschapshuis.
Deze onderzoeken zijn inmiddels gereed. Hiermee kan de volgende processtap gezet worden: het aanbieden van de onderzoeksresultaten aan raads- en commissieleden ter voorbereiding op het go/no go besluit. U treft de onderzoeksresultaten bij dit
commissievoorstel aan.
In het voorstel wordt achtereenvolgens ingegaan op:
1. De voorgeschiedenis;
2. De stand van zaken in het processchema;
3. Wat willen we bereiken (doel van dit voorstel);
4. Wat gaan we daarvoor doen (opzet besluitvormingsprocedure);
5. Een samenvatting van het alternatievenonderzoek;
6. Een samenvatting van de risico’s;
7. Een samenvatting van het draagvlakonderzoek;
8. Uitplaatsing Steunpunt Guido;
9. Governance;
10. Een beknopt totaalbeeld van de onderzoeksresultaten;
11. Vervolgstappen;
12. Communicatie;
13. Wat mag het kosten.
De commissie wordt gevraagd:
- Wensen en bedenkingen te uiten op de uitkomsten van de onderzoeksresultaten uit de intentiefase (het alternatievenonderzoek, nadere uitwerking risicoanalyse en draagvlakonderzoek);
- Advies uit te brengen aan de raad of met deze informatie de volgende processtap kan worden gezet (behandeling go/no go besluit intentiefase in de raad van 12 december 2017).
Ten behoeve van een goede voorbereiding wordt een technische avond georganiseerd (15 november 2017). Raads- en commissieleden worden op deze avond geïnformeerd over de uitkomsten van het alternatievenonderzoek (presentatie door ICS Adviseurs).
Aansluitend is er gelegenheid tot het stellen van technische vragen over de diverse onderzoeksresultaten.
Inleiding: voorgeschiedenis
Stichting Gemeenschapshuis Asten en Stichting Beheer de Beiaard zijn voornemens te fuseren en als één overkoepelende organisatie verder te gaan in één gebouw. De huidige gebouwen (Klepel en Beiaard) zijn verouderd en zijn niet optimaal bezet. In de Klepel zijn met name avondactiviteiten, de Beiaard is vooral overdag in gebruik. Door samen te werken in plaats van te concurreren beogen de stichtingsbesturen een
toekomstbestendige organisatie in een toekomstbestendig gebouw te worden. Zij hebben hiertoe in de periode 2014-2016 intensief vooroverleg gevoerd en vooronderzoek
gedaan, waarbij onder andere onderzocht is op welke locatie dit nieuwe
gemeenschapshuis zou moeten komen (één van de huidige locaties of elders). Locatie Heilig Hart Klooster (Wilhelminastraat 24) kwam hierbij als geschikte optie uit de bus.
Concrete resultaten van hun vooronderzoek zijn een voorlopig stedenbouwkundig plan (inclusief toedeling van functies aan ruimtes), diverse locatiegebonden vooronderzoeken om de ruimtelijke en financiële haalbaarheid in kaart te brengen (bodem, archeologie, flora en fauna en dergelijke) en een investeringsbegroting/exploitatieopzet. U bent over deze onderzoeken geïnformeerd via het raadsvoorstel van 27 juni 2017
(AST2017009841) en via het commissiememo van 26 september 2017 (AST2017032466).
Vanaf medio 2016 is de gemeente nauw betrokken bij dit initiatief. Zowel college als raad hebben aangegeven een positieve grondhouding te hebben ten aanzien van de fusie en zien de noodzaak van een betere accommodatie voor het verenigingsleven en het sociaal-maatschappelijk cluster in Asten. Er is bereidheid hieraan mee te werken en een financiële bijdrage te leveren.
Echter, voor een principebesluit over de door de stichtingsbesturen voorgestelde locatie en een financiële bijdrage door de gemeente bleek het in de raadsvergadering van 27 juni 2017 te vroeg. De raad gaf aan over onvoldoende informatie te beschikken om een besluit te kunnen nemen en onvoldoende grip te voelen op het proces en de risico’s. Ook wenste te raad meer zicht te krijgen op het draagvlak onder gebruikers. Conclusie van de raadsvergadering van 27 juni 2017 is dat het klooster gezien wordt als mogelijke locatie
voor een nieuw gemeenschapshuis en dat de raad hiervoor een optionele gemeentelijke bijdrage beschikbaar stelt, maar dat er behoefte is aan meer onderzoek om verdere besluiten te kunnen nemen.
Een chronologische weergave van de voorgeschiedenis treft u aan als bijlage 1 (voorgeschiedenis procesverloop nieuw gemeenschapshuis Asten, Team Ruimte, 31 oktober 2017 AST2017040132).
Stand van zaken processchema
Om te komen tot een goede besluitvorming is een processchema opgesteld dat moet leiden tot een go/no go besluit over de locatie van een nieuw gemeenschapshuis. De onderzoeksbehoefte van de raad is vertaald in afzonderlijke elementen in dit
processchema. Verder geeft het schema zicht op de diverse processtappen en op de rol van commissie- en raadsleden hierin. Dit geeft de raad meer grip op het proces.
Het processchema is behandeld in uw commissievergadering van 11 september 2017. In oktober 2017 heeft het college geconstateerd dat de planning in het schema bijgesteld moest worden, omdat het alternatievenonderzoek meer tijd in beslag nam. De benodigde wijzigingen zijn besproken met het Presidium (12 oktober 2017). Een aangepaste versie van het processchema met de nieuwe data treft u aan als bijlage 2 (processchema nieuw gemeenschapshuis Asten, versie 2, oktober 2017 AST2017039652).
Het project bevindt zich aan het eind van de intentiefase. De elementen uit deze fase zijn inmiddels gereed:
• De intentieovereenkomst is aangepast, vastgesteld en ondertekend (na raadpleging van uw commissie op 11 september 2017). Een kopie van het betreffende Addendum is u per mail toegezonden.
• Er is onderzoek uitgevoerd om tot een goede besluitvorming over de intentiefase te komen (go/no go besluit).
1. Onderzoek naar alternatieve locaties voor vestiging van een nieuw gemeenschapshuis (ICS Adviseurs);
2. Nadere uitwerking van de risicoanalyse (intern, inclusief diverse externe onderzoeken en adviezen);
3. Nader onderzoek naar het draagvlak onder gebruikers van het nieuwe gemeenschapshuis (stichtingsbesturen).
U treft de onderzoeksresultaten als vertrouwelijke bijlagen aan (bijlagen 3 t/m 5).
Bijlage 3: Alternatievenonderzoek gemeenschapshuis Asten (ICS Adviseurs 7 november 2017 AST2017040465).
Bijlage 4: Risicoanalyse Nieuw Gemeenschapshuis Asten, volgnummer 2, Team Ruimte, Financiën, Samenleving en TKC, 7 november 2017 (AST2017037843), inclusief:
• 4a: Samenvatting Quick Scan financiering nieuw gemeenschapshuis, Baker Tilly Berk, 30 oktober 2017 (AST2017041705).
• 4b: Analyse staatssteun, Team JKZ, juli 2017 (AST2017037620).
• 4c: Voorlopig advies Belastingdienst BTW vooraftrek nieuw gemeenschapshuis Asten, concept brief Belastingdienst, 25 oktober 2017 (AST2017040376).
• 4d: Memo betreffende inbrengwaarde locaties Klepel en Beiaard, Grondzakendienstencentrum, 26 september 2017 (AST2017037607).
• 4e: Toets investeringsbegroting Patersklooster, toets horecainbreng Patersklooster en toets kostenraming uitbreiding bibliotheek (ICS Adviseurs, Gemeenschapshuis Asten aanvullende vragen, 1 november 2017, AST2017040469).
• 4f: Risicoanalyse planschade functiewijziging klooster Wilhelminastraat, SAOZ, oktober 2017 (AST2017037603).
Bijlage 5: Draagvlakonderzoek, huidige stand van zaken, bestaande uit:
• 5a: Modelformulier inventarisatie draagvlak gebruikers nieuw gemeenschapshuis Asten, september 2017 (AST2017040385).
• 5b: Tussenstand draagvlakonderzoek nieuw gemeenschapshuis Asten, oktober 2017 (AST2017040386).
Naar aanleiding van eerdere behandeling in uw commissie is bovendien onderzocht of steunpunt Guido Asten op een andere plek dan het beoogde nieuwe gemeenschapshuis gehuisvest kan worden (vanuit een financiële overweging: drukken uitbreidingskosten nieuwe gemeenschapshuis en drukken huurlasten gemeente voor huisvesting steunpunt Guido). U treft een memo met de bevindingen aan als vertrouwelijke bijlage 6 (memo inzake uitplaatsing lokaal gebiedsteam sociaal domein, Team Samenleving
7 november 2017, AST2017040422).
De onderzoeksresultaten worden in dit voorstel samengevat.
Nu de onderzoeken ten behoeve van de intentiefase zijn afgerond, kan de volgende processtap gezet worden: het aanbieden van de onderzoeksresultaten aan raads- en commissieleden ter voorbereiding van het go/no go besluit.
Wat willen we bereiken
Wat wij willen bereiken is een goede voorbereiding van de raad op behandeling van het go/no go besluit, opdat dit besluit kan worden genomen in de raadsvergadering van 12 december 2017.
Dit go/no go besluit is geen definitief raadsbesluit over daadwerkelijke realisering van een nieuw gemeenschapshuis, maar markeert de overgang naar de volgende fase. Wel zegt het go/no go besluit iets over de beoogde locatie voor een nieuw
gemeenschapshuis. Een go besluit heeft betrekking op vestiging van een nieuw gemeenschapshuis in de door de initiatiefnemers voorgestelde locatie (go besluit op locatie Heilig Hart Klooster). Bij een no go besluit concludeert de raad dat locatie het klooster niet voldoende geschikt is (no go op locatie het klooster) en wordt verder
gekeken naar een alternatieve locatie. Afhankelijk van de uitkomsten van dit raadsbesluit worden vervolgstappen gepland.
Wat gaan we daarvoor doen
Om de raad goed voor te bereiden op het gevraagde go/no go besluit stellen wij de volgende acties voor:
1. Wij bieden raads- en commissieleden een technische avond (besloten) over de
onderzoeksresultaten aan op 15 november 2017. Tijdens deze technische avond geeft ICS Adviseurs een presentatie over het alternatievenonderzoek en vragen over dit onderzoek te beantwoorden. Tevens zijn diverse ambtenaren aanwezig om technische vragen te beantwoorden over de uitwerking van de risicoanalyse en de huidige stand van zaken van het draagvlakonderzoek.
2. Wij vragen de Commissie Burgers wensen en bedenkingen op de onderzoeksresultaten te uiten op 20 november 2017.
3. Wij vragen de Commissie Burgers om in haar vergadering van 20 november 2017 aan te geven of met deze informatie de volgende processtap gezet kan worden (adviseren raad over behandeling go/no go besluit in de raad van 12 december 2017).
4. Wij doen de raad, met inachtname van de uitkomsten van uw vergadering van 20 november 2017, een voorstel over het gevraagde go/no go besluit ter behandeling in de raadsvergadering van 12 december 2017.
De bijlagen 3 t/m 6 behorende bij dit voorstel zijn vertrouwelijk vanwege de financiële belangen (zowel van gemeente, als van stichtingsbesturen) die door deze bijlagen
beïnvloed kunnen worden. Via de samenvatting van de onderzoeksresultaten in dit commissievoorstel kan een ieder kennis nemen van de hoofdlijnen.
Samenvatting alternatievenonderzoek
Om tot een goed go/no go besluit te kunnen komen heeft de raad opdracht gegeven een alternatievenonderzoek naar 2 alternatieve locaties uit te voeren. ICS Adviseurs heeft hiertoe opdracht van het college gekregen. Het rapport is als bijlage 3 bijgesloten (Alternatievenonderzoek gemeenschapshuis Asten, ICS Adviseurs, 7 november 2017).
In dit onderzoek zijn de volgende scenario’s vergeleken op ruimtelijke inpasbaarheid, financiële haalbaarheid en risico’s.
1. Het Patersklooster (uitwerkingsniveau ontwerp van architect, diverse vooronderzoeken verricht);
2. De Klepel (inpassingsstudie, nog geen ontwerp, nog geen vooronderzoeken);
3. De Beiaard (inpassingsstudie, nog geen ontwerp, nog geen vooronderzoeken);
4. Nieuwbouw (theoretisch model).
Om een goede vergelijking te kunnen maken is de bibliotheek in deze scenario’s buiten beschouwing gelaten:
Het onderzoek is als volgt samen te vatten:
Conclusie en advies van ICS (p. 4-5 rapport):
Scenario nieuwbouw niet verder verkennen vanwege structurele exploitatieverlies en niet benutten beschikbare vastgoed. Verder is er geen potentie in een positievere exploitatie.
Scenario Beiaard niet verder verkennen vanwege het ontbreken van een natuurlijke aanloop gezien de ligging. Daarnaast vraagt de bouwkundige staat en de inpassing om een omvangrijke investering waardoor de financieringslast toeneemt. Een structureel verlies van € 183.000,- wordt verwacht. Ook hiervoor geldt dat het exploitatieverlies naar verwachting zal toenemen.
Het Patersklooster en De Klepel zijn scenario’s die potentie bieden voor het ontwikkelen van het nieuwe gemeenschapshuis in Asten.
De financiële draagkracht van de gebruikers is bij ieder scenario gelijk, terwijl de kosten per scenario afwijken. Het exploitatieresultaat van De Klepel zal zich daarom meer positief onderscheiden (zie regel Verschil met Patersklooster in de matrix), omdat de kostprijs (en hiermee de huurprijs) lager ligt.
De Klepel voldoet door de beperkte ruimte niet aan de parkeernorm; een betaalbare parkeeroplossing op de locatie ontbreekt. Dit sluit niet uit dat er andere
parkeeroplossingen mogelijk zijn. Buiten de uitdaging omtrent het parkeren en de hoofdgroenstructuur is de Klepel kostentechnisch het meest gunstig. Met het oog op de gebiedsontwikkeling en alternatieve aanwendbaarheid van locatie De Klepel is Het Patersklooster de betere keuze.
Matrix beoordeling scenario's Gemeenschapshuis Asten
1. Beiaard 2. Klepel 3. Patersklooster 4. Nieuwbouw
Toekomstige omvang (in m² BVO) 3.812 3.823 5.122 4.107
Toekomstige omvang (in m² FNO) 2.849 2.910 2.738 2.738
Verhouding 1,34 1,31 1,87 1,50
Stichtingskosten
Verwerving locatie € 0 € 0 € 1.537.000 € 0
Stichtingskosten excl. biblio / btw € 5.584.918 € 3.552.433 € 3.908.409 € 7.219.684
Investering inrichting excl. btw € 395.384 € 395.384 € 395.384 € 395.384
Investering keuken (stelpost) € 50.000 € 50.000 € 0 € 50.000
Overige kosten (btw/bouwrente) € 389.557 € 258.259 € 293.395 € 495.163
Totaal netto stichtingskosten € 6.419.859 € 4.256.076 € 6.134.188 € 8.160.231
Dekking investering
Netto resultaat inbreng locaties -€ 153.600 € 58.400 € 634.800 € 634.800
Subsidies en fondsen € 200.000 € 200.000 € 400.000 € 400.000
Totaal te financieren € 6.373.459 € 3.997.676 € 5.099.388 € 7.125.431
Tijdelijke huisvesting (eenmalige kosten) € 377.339 € 377.339 n.v.t. n.v.t.
Kostprijs / huur per m² FNO € 127 € 86 € 117 € 148
Kostprijs servicelast (per m² FNO) € 43 € 42 € 59 € 48
Inkomsten o.b.v. kostprijs € 310.647 € 248.968 € 364.912 € 358.967
Exploitatiekosten per jaar € 493.726 € 382.055 € 496.156 € 546.752
Verschil met Patersklooster € 2.431 € 114.101 -€ 50.596
Exploitatieresultaat o.b.v. huur conform kostprijs -€ 183.079 -€ 133.088 -€ 131.245 -€ 187.785
Functionaliteit Uitstraling
Parkeren n.t.b.
Toekomstbestendigheid n.t.b.
Planologie n.t.b.
Wij concluderen dat alle scenario’s financieel niet dekkend zijn, dat een gemeentelijke bijdrage onvermijdelijk is en dat een gemeentegarantie noodzakelijk is om de
gewenste plannen te financieren. De hoogte van het exploitatietekort, zoals weergegeven in de matrix is slechts een indicatie van het resultaat en kan na draagkrachtonderzoek meer negatief uitpakken.
ICS adviseert met het oog op het uitsluiten van alle parkeeroplossingen voor De Klepel en realisatie van het gemeenschapshuis in De Klepel en het Patersklooster:
Een studie te verrichten naar de parkeergelegenheid en verkeerstromen, om op beide locaties toename in verkeer te toetsen met oog op de omgeving. Wanneer de
oplossingsrichtingen voor De Klepel niet haalbaar worden geacht is dit scenario niet meer relevant en is Het Patersklooster het meest geschikte scenario;
In gesprek te gaan met de gebruikers over de verwachtingen ten aanzien van de ruimten en bijbehorende huurprijzen om een beeld te krijgen van de bereidheid en draagkracht van de gebruikers. Wij adviseren dit te doen alvorens een keuze wordt gemaakt tussen de Klepel of het Patersklooster;
Het horecaconcept verder uit te werken voor meer zicht op de omzetpotentie en winstverwachting;
Een verdieping op het multifunctioneel gebruik van ruimte in overleg met de toekomstige gebruikers. Dit kan leiden tot reductie van de verbouw/nieuwbouw waardoor de investering en exploitatielast worden verkleind;
Het wachten met het ontwerpen van het gemeenschapshuis tot alle financiële kaders helder zijn. Immers, een besluit van de gemeente Asten is nodig om de structurele bijdrage en garantie op de financiering te verkrijgen. Een principebesluit kan worden genomen nadat meer zicht is op de werkelijk te verwachten inkomsten.
Reactie stichtingsbesturen:
De stichtingsbesturen zijn tijdens het opstellen van het alternatievenonderzoek diverse malen geraadpleegd. Samengevat is hun reactie als volgt:
• Zij zien in het rapport een bevestiging van hun conclusie dat het klooster de beste locatie is voor huisvesting van beide gemeenschapshuizen;
• Zij zien grote nadelen aan het verbouwen van de huidige Klepel of Beiaard en geven aan dat huidige problemen zoals geluidoverlast niet met een verbouwing worden opgelost.
Samenvatting risico’s
Om tot een goed go/no go besluit te komen is de risicoanalyse die in juni 2017 in de raad is behandeld nader uitgewerkt. Door diverse aanvullende onderzoeken en adviezen zijn de risico’s zo veel mogelijk geconcretiseerd. Het resultaat vindt u terug in bijlage 4:
Risicoanalyse nieuw gemeenschapshuis Asten (intern document, 7 november 2017).
Sommige risico’s zijn locatie gebonden (specifiek gerelateerd aan locatie klooster, bijvoorbeeld de aankoopprijs), andere risico’s zijn generiek en gelden in meerdere of mindere mate voor elke locatie waar een nieuw gemeenschapshuis gerealiseerd kan worden (BTW-aftrekpercentage, risico’s investeringsbegroting, financieringsvraagstukken en dergelijke).
Financiële risico’s:
Om de financiële risico’s beter in beeld te brengen zijn diverse adviezen ingewonnen bij externe adviseurs. Het gaat onder om nader onderzoek naar het financieringsvraagstuk, een advies over het BTW-aftrekpercentage, een onderzoek naar het
planschaderisicoanalyse voor het klooster, een analyse van het risico op verboden staatssteun en een toets op de investeringsbegroting voor het patersklooster, inclusief analyse van de beoogde horeca inbreng.
Deze zijn als bijlage 4a t/m 4f bij dit voorstel gevoegd.
In onderstaande matrix zijn de risico’s waar mogelijk gekwantificeerd. Onder de matrix is een en ander toegelicht en is weergegeven wat de stand van zaken is van de risico’s die in juni 2017 zijn benoemd.
Nr Matrix risicoanalyse (in euro's)
Risico I/S 1. Beiaard 2. Klepel
3. Paters-
klooster 4. Nieuwbouw
1 Aankoopbedrag Klooster I 0 0 300.000 0
2 Verloop deadline aankoop Klooster 0 0 0 0
3 Rentepercentage financiering S 48.611 30.324 38.971 48.685
4 Risico bij verstrekken geldlening of garantstelling
door gemeente S PM PM PM PM
5 Staatssteun 0 0 0 0
6 BTW 0 0 0 0
7 Annuïtaire lening S PM PM PM PM
8 Inbrengwaarde Klepel en Beiaard 0 0 0 0
9 Risico's investeringsbegroting:
a. Bouwconjunctuur (10%) I
641.986
425.608
613.419
816.023
b. Asbest I PM PM 0 0
c. Aanleg parkeer- en groen voorziening I
42.500
85.000
170.000
170.000
d. Aankoop grond tbv parkeervoorziening I PM PM 0 PM
10 Risico’s exploitatieopzet
a. Huuropbrengst (bezetting) en inzet vrijwilligers S PM PM PM PM
b. Horecaopbrengst S PM PM 22.500 22.500
11
Onduidelijkheid gebruikers/aanvullende
subsidiebehoefte S PM PM PM PM
12 Bibliotheek I/S NVT NVT PM PM
13 Planschade I
Laag PM
Laag PM
Laag 27.000
Onbekend PM
14 Vennootschapsbelasting I/S PM PM PM PM
I/S: Incidenteel of Structureel risico
1. Aankoopbedrag Klooster: als risico was het gat benoemd tussen de vraagprijs van de paters en het bedrag waarmee gerekend is in de investeringsbegroting van de
stichtingsbesturen. De vraagprijs is in oktober door de paters verlaagd naar
€ 1.750.000,= met de aanvullende opmerking dat dit het startbedrag is voor nadere onderhandeling. Het risico is hierdoor verlaagd naar € 300.000,-. Verdere
onderhandelingen volgen nog.
2. Verloop deadline aankoop Klooster: als risico was benoemd het risico dat de paters na 1 juli 2017 het klooster aan andere partijen kunnen verkopen. Dit risico is aanwezig, maar is niet te vertalen in een bedrag. Indien dit risico tot uiting komt houdt optie patersklooster op.
3. Rentepercentage financiering: als risico was benoemd of het rentepercentage over de benodigde lening (2%) realistisch is. Uit een quick scan van Baker Tilly Berk blijkt dat de rekenrente van 2% (voor 30 jaar) haalbaar is in het geval van volledige
garantstelling door de gemeente. Baker Tilly Berk gaat uit van maximaal 3,2%. Om die reden is 1,2% als risico opgenomen (en deze herrekend in de annuïteitenlening).
Zie bijlage 4a Quick Scan Baker Tilly Berk.
4. Verstrekken geldlening of garantstelling door gemeente: de eerder benoemde risico’s ten aanzien van een lening of garantstelling door de gemeente blijven aanwezig. De exploitatie is negatief en niet toereikend om de financiële verplichtingen te dragen
(negatieve vrije kasstroom). Dus o.b.v. de huidige berekeningen is garantstelling door de gemeente risicovol. Zie bijlage 4a (Quick Scan Baker Tilly Berk). Het risico is op dit moment nog niet te waarderen (PM).
5. Staatssteun: onduidelijk was of er sprake is van ongeoorloofde staatssteun als de gemeente een financiële bijdrage levert aan realisatie van een nieuw
gemeenschapshuis. O.b.v. huidige interne beoordeling is er geen sprake van
staatssteun. Zie bijlage 4b (Staatssteunanalyse, intern memo, Team JKZ, juli 2017).
Dit risico is op €0,- gewaardeerd. In de volgende fase (uitwerking financierings- en samenwerkingsvorm) zal dit nog extern gecheckt worden.
6. BTW: als risico was benoemd dat nog niet zeker is of de Belastingdienst instemt met het gehanteerde BTW-aftrekpercentage. Met de Belastingdienst is inmiddels
overeenstemming over het percentage BTW wat in vooraftrek mag geworden gebracht, namelijk 75%. Zodra het gemeenschapshuis in gebruik wordt genomen controleert de Belastingdienst het gebruik in de praktijk. Zie bijlage 4c (voorlopig advies Belastingdienst, brief 25 oktober 2017). Dit risico is op € 0,- gewaardeerd.
Risico op afwijking is laag. In het ICS rapport is met 75% gerekend.
7. Annuïtaire lening: als risico was benoemd dat de keuze voor een annuïtaire lening risico’s met zich meebrengt. Inmiddels is helder dat financiering alleen mogelijk is onder de voorwaarde van volledige garantstelling door de gemeente. Een annuïtaire lening brengt lagere exploitatielasten met zich mee dan een lineaire lening, daarom is voor deze vorm gekozen. Risico hiervan is weinig aflossing in het begin van de lening, waardoor de lener lang met hoge schuld blijft zitten.
8. Inbrengwaarde Klepel en Beiaard: als risico was benoemd dat er gerekend is met een aangenomen inbrengwaarde van € 200,-/m2 voor de vrijkomende locaties Klepel en Beiaard. De inbrengwaarde is inmiddels getoetst door Grondzakendienstcentrum. De opbrengst van € 200,-/ m2 is reëel bij een gemengd woningbouwprogramma. Zie bijlage 4d (Memo betreffende inbrengwaarde gemeenschapshuizen,
Grondzakendienstencentrum, 26 september 2017). Het risico is op € 0,-
gewaardeerd. Echter, er moeten wel passende keuzes in het woningbouwprogramma gemaakt worden (hier moet op gestuurd worden).
9. Risico’s investeringsbegroting: als risico was benoemd dat er veel aannames zijn gedaan in de investeringsbegroting (bijvoorbeeld voor onvoorziene kosten). Er is rekening gehouden met een post onvoorzien van 10-15%, zowel in de ramingen van ICS als in de raming van de stichtingsbesturen voor het klooster. Maar mede door de huidige bouwconjunctuur blijft dit een risico (ingeschat op 10% afwijking). Daarnaast zijn de kosten voor eventuele asbestverwijdering, groenvoorziening en
parkeerplaatsen niet meegenomen. Dit is gewaardeerd in de vorm van 10% risico- opslag op de bouwkosten en benadering van de kosten voor asbest, groen en parkeren. Bij Klepel zit een risico in de benodigde aankoop grond t.b.v. parkeren.
10. Risico’s exploitatieopzet: als risico was benoemd dat onduidelijk was hoe reëel de investeringsbegroting en exploitatieopzet van de stichtingsbesturen voor het klooster is. Inmiddels heeft controle door ICS Adviseurs plaatsgevonden. ICS concludeert dat de investeringsbegroting van de stichtingsbesturen realistisch is voor de gewenste aanpassingen en uitbreidingen. Voorts heeft ICS zelf exploitaties opgesteld (zie bijlage 3: ICS Adviseurs, alternatievenonderzoek). Deze zijn o.b.v. reële
uitgangspunten. Voor het onderdeel horeca geldt het volgende: ICS heeft een second opinion op de aangenomen horeca inbreng in het klooster van € 90.000,- uitgevoerd.
Zie bijlage 4e (ICS Adviseurs, aanvullende vragen). Conclusie is dat de
stichtingsbesturen werken met een hogere ambitie voor het klooster en aangeven dat deze ambitie ook te realiseren is bij nieuwbouw. Volgens kentallen is een opbrengst van € 67.500,- een reële waarde. Dit is als risico van € 22.500,- te vertalen in de risicoanalyse. Voor de posten huuropbrengst en inzet vrijwilligers is ook nog onzeker hoe de exploitatie in de praktijk uitvalt; dit is nog niet te waarderen en is als PM aangeduid.
11. Onduidelijkheid gebruikers: als risico was aangegeven dat er (nog) geen zekerheid is over definitieve deelname van gebruikers. Dit is een generiek risico. Zie verder onder
Samenvatting draagvlakonderzoek. Mogelijk ontstaat er aanvullende
subsidiebehoefte als gevolg van stijgende huurprijzen. Dit is op dit moment niet te waarderen en is als PM-post weergegeven. Hoe lager de kostprijs huur, hoe lager dit risico. Dit betekent dat dit risico het laagst is bij de Klepel. Wordt de kostprijs huur hoger, dan is een hogere subsidiebehoefte te verwachten
12. Bibliotheek: als risico was benoemd of het geraamde bedrag voor kosten van de verplaatsing van de bibliotheek naar het klooster reëel was. Er is een second opinion uitgevoerd door ICS Adviseurs. Zie bijlage 4e (ICS Adviseurs, aanvullende vragen).
De bibliotheek is op dit moment buiten het alternatievenonderzoek gelaten. Indien bibliotheek wel onderdeel wordt van de plannen, dan heeft dit financiële
consequenties. Dit geldt alleen bij de locaties klooster en nieuwbouw (locaties Beiaard en Klepel niet relevant voor verplaatsing bibliotheek).
13. Planschade: aangegeven was dat het planschaderisico beperkt werd geacht bij locatie patersklooster, omdat de functie gemeenschapshuis past in de vigerende bestemming en er alleen planschaderisico is bij die delen die buiten het vigerende bouwblok vallen (aanbouw). Dit is inmiddels door een deskundig bureau onderzocht en becijferd op
€ 27.000 (gering risico). Voor de Klepel en de Beiaard wordt dit risico eveneens laag ingeschat (bestaande gemeenschapshuizen; planschaderisico is alleen gelegen op de benodigde uitbreiding van de panden buiten het vigerende bouwblok). Er is echter nog geen planschadeonderzoek voorhanden (niet mogelijk zonder concreter inpassingsplan). Dit is als zodanig verwerkt in de matrix.
14. Vennootschapsbelasting: Op basis van de wet op de vennootschapsbelasting zijn de stichtingen mogelijk individueel vennootschapsbelasting plichtig geweest, terwijl top op heden geen aangiften vennootschapsbelasting zijn ingediend. BTB adviseert om nader onderzoek te verrichten op gebied van de vennootschapsbelastingplicht, zowel op historisch (individuele stichtingen) als op toekomstig (gezamenlijke stichting) gebied.
De risicoanalyse is een dynamisch document dat per fase wordt aangepast. Na een besluit over de locatie voor het nieuwe gemeenschapshuis zullen diverse zaken verder worden onderzocht.
ICS heeft diverse vervolgacties opgenomen in haar advies (verder overleg met gebruikers tbv draagvlak en draagkracht, uitwerken horecaconcept, verdieping multifunctioneel gebruik, verdere besluiten over financiële bijdragen en
gemeentegarantie).
Reactie stichtingsbesturen op deze risico’s:
• Horeca: de huursom die de stichtingsbesturen hebben gehanteerd in hun investeringsbegroting is inclusief energie en inrichting (geen kale huur).
• Voorbehoud bij de door ICS genoemde huurprijzen; ICS is uitgegaan van een bezettingsgraad van 50%; bij een lagere bezettingsgraad horen hogere huurprijzen.
• Financiering: de stichtingsbesturen doen in deze context opnieuw een beroep op een bijdrage van de gemeente. Zij verwijzen naar de publieke bijdragen die verstrekt zijn ter realisatie van de BMV Heusden en de MFA Ommel en vragen de raad wat zij bereid is bij te dragen aan deze noodzakelijke investering voor Asten.
In algemene zin verzoeken de stichtingsbesturen informatie die betrekking heeft op hun situatie of bedrijfsvoering vertrouwelijk te behandelen.
Samenvatting draagvlakonderzoek
In de periode tot juni 2017 is door de stichtingsbesturen overleg gevoerd met huidige en potentiële gebruikers om een beeld te krijgen van het draagvlak voor een nieuw
gemeenschapshuis op locatie klooster en de programmatische wensen en eisen die
vanuit de gebruikers moeten worden meegenomen. Dit heeft geresulteerd in een
ruimtetoedelingsplan en in een voorstel aan alle gebruikers voor een bepaalde ruimte in het klooster en een beoogde huurprijs. Alle gebruikers hebben de mogelijkheid gekregen de locatie te bezichtigen.
Ten tijde van de raadsbehandeling in juni 2017 is zowel vanuit het college als vanuit de raad aangegeven dat er meer zekerheid moet zijn over dit draagvlak, bij voorkeur in de vorm van meerjarige gebruikersovereenkomsten, voordat er besluiten genomen kunnen worden. Het draagvlakonderzoek is daarom onderdeel gemaakt van de onderzoeksfase in het processchema. De gebruikers zijn opnieuw schriftelijk benaderd en hebben in
september 2017 een formulier ontvangen (inventarisatie draagvlak). Dit formulier is als bijlage 5a bijgevoegd (modelformulier inventarisatie draagvlak gebruikers).
Echter, gebleken is dat het in deze fase moeilijk is om uitspraken van gebruikers te krijgen. Het formulier is dan ook maar door 18 gebruikers ingevuld. Een samenvatting van de resultaten is te vinden in de bijlage 5b Inventarisatie draagvlak vaste gebruikers (september 2017).
Gebruikers willen eerst weten waar ze aan toe zijn voor ze hun intentie verder willen concretiseren. Er is ook weinig bereidheid om nu al een meerjarige
gebruikersovereenkomst aan te gaan. Men weet niet waar men ja tegen zegt en de onduidelijkheid over de te betalen huurprijs is groot. Om hier duidelijkheid over te geven dient er eerst een uitspraak van de raad te komen over locatie en financiële bijdrage. Dit is een risico: de raad wil meer zekerheid over draagvlak voor zij een besluit wil nemen, gebruikers willen juist eerst meer duidelijkheid van de raad.
Hier is sprake van een generiek risico: dit geldt voor alle toekomstige scenario’s voor een nieuw gemeenschapshuis. In elk scenario zullen gebruikers namelijk meer moeten gaan betalen dan nu het geval is, zelfs in de situatie waarin er geen nieuw gemeenschapshuis komt. Daarom is ons voorstel het draagvlak op dit moment geen onderdeel van de besluitvorming te laten uitmaken. Voor de gebruikers is in dit stadium alleen van belang of er een voorziening komt waar zij de ruimte kunnen afnemen die zij nodig hebben tegen een prijs die realistisch is. Om hier uitspraak over te kunnen doen zijn
stichtingsbesturen en gemeente in alle gevallen eerst aan zet.
Geconcludeerd wordt dat er in deze fase onvoldoende extra informatie beschikbaar is gekomen ten opzichte van de informatie die reeds in juni 2017 bekend was. Het is daarom lastig om een uitspraak te doen per scenario over draagvlak, verenigingen
hebben eerst behoefte aan richting. Dit is een generiek risico dat voor alle locaties geldt.
Zoals eerder is weergegeven is de hoogte van dit risico afhankelijk van de kostprijs huur (hoe lager de kostprijs huur, hoe lager het risico).
Reactie stichtingsbesturen ten aanzien van het draagvlakonderzoek:
• De stichtingsbesturen verwachten dat circa 6000 leden gebruik maken van de gezamenlijke gemeenschapsvoorziening (optelsom van de ledenaantallen en verenigingsleden van de huidige Klepel en Beiaard). Ook zal er sprake zijn van overige bezoekers uit de kerkdorpen.
• De open dag die in april 2017 is georganiseerd was druk bezocht door bijna alle beoogde gebruikers en verenigingen. Het enthousiasme was bijzonder groot nu men zelf de mogelijkheden van het klooster kon zien.
• Nu zien de stichtingsbesturen dat negatieve reacties van enkele politieke partijen, de huidige beheerder van de Klepel, enkele gebruikers en eenzijdige berichtgeving van het Eindhovens Dagblad negatief doorwerken. Het doorschuiven van de beslissing zorg voor het weg-ebben van animo om nu opnieuw formulieren in te vullen. Pas nadat de raad een beslissing heeft genomen verwachten de stichtingsbesturen dat gebruikers en verenigingen weer aanhaken.
Uitplaatsing Steunpunt Guido Asten
Vanuit de raad is de vraag gesteld of steunpunt Guido Asten uitgeplaatst kan worden om een stijging van huisvestingslasten als gevolg van verhuizing naar het klooster te
voorkomen. In bijlage 7 is een memo inzake alternatieve opties voor uitplaatsing opgenomen en van de mogelijkheid om het steunpunt onder te brengen in het gemeentehuis of andere centraal gelegen alternatieven. Zie bijlage 6 (memo inzake uitplaatsing lokaal gebiedsteam Sociaal Domein).
Governance
Het is van belang een beslissing te nemen over governance. Kernvraag voor de
gemeente is welke rol wil je als gemeente spelen en wat heb je er (financieel) voor over?
Wat mag de maatschappelijke voorziening de gemeenschap kosten? Wil de gemeente puur een financier zijn (gunstige lening met gemeentegarantie, incidentele bijdrage en structurele subsidie) of wil ze meer regie in aankoop-eigendom, (toekomstig) gebruik en exploitatie van de accommodatie gegeven het feit dat deze maatschappelijke voorziening alleen tot stand kan worden gebracht met een financiële bijdrage vanuit de gemeente.
Het antwoord op deze vraag bepaalt ook hoe de samenwerkingsvorm (en de oprichting van een nieuwe stichting) in afstemming met de beide stichtingsbesturen juridisch wordt vormgegeven. Baker Tilly Berk adviseert om de discussie over governance naar voren te halen.
Totaalbeeld onderzoeksresultaten
Gebaseerd op bovenstaande onderzoeksresultaten is het totaalbeeld als volgt:
Alternatievenonderzoek: Het Patersklooster en De Klepel zijn scenario’s die potentie bieden voor het ontwikkelen van het nieuwe gemeenschapshuis in Asten.
Risicoanalyse: De risico’s zijn zoveel mogelijk geconcretiseerd. Er blijven incidentele- en structurele risico’s bestaan.
Draagvlak: Uitspraken over draagvlak kunnen in deze fase niet gedaan worden.
Verenigingen hebben eerst behoefte aan meer richting.
Financiën: Een nieuw gemeenschapshuis Asten kan alleen tot stand gebracht worden door een financiële bijdrage en garantstelling vanuit de gemeente.
Juridisch / governance: Kernvraag voor de gemeente is welke rol wil je als gemeente in de totstandkoming en (toekomstig) gebruik en exploitatie van een nieuw
gemeenschapshuis in Asten. Dat bepaalt de opzet van een nieuwe stichting(en) en de samenwerkingsvorm.
Vervolgstappen
Besluitvormingsprocedure:
• 15 november: technische avond onderzoeksresultaten (besloten) inclusief presentatie door ICS Adviseurs.
• 20 november: Commissie Burgers, wensen en bedenkingen (onderzoeksresultaten) en adviserend (kan de raad op basis van deze informatie tot behandeling van het go/no go besluit overgaan op 12 december 2017).
• 28 november: college stelt een raadsvoorstel op, met inachtname van de uitkomsten van de commissievergadering, om te komen tot een go/no go besluit (keuze locatie, overgang naar volgende fase).
• 12 december: raad behandelt het voorstel om te komen tot een go/no go besluit.
Vervolgstappen na 12 december 2017:
In geval van een GO besluit: keuze voor locatie klooster.
Indien de raad een go besluit neemt kiest zij voor locatie klooster als meest geschikte locatie voor een nieuw gemeenschapshuis en neemt zij een beslissing over een financiële
bijdrage. Omdat voor locatie het klooster al de nodige vooronderzoeken zijn verricht en de eerste planologische voorbereiding heeft plaatsgevonden kunnen aansluitend
afspraken met de stichtingsbesturen gemaakt worden over de verdere samenwerking (governance), de juridische constructie en de start van de ontwerpfase.
In geval van een NO-GO besluit: keuze voor andere locatie dan klooster (Klepel, Beiaard of onderzoeksopdracht andere alternatieven).
Indien de raad een no-go besluit neemt kiest zij voor een andere locatie dan het klooster en neemt een principebesluit over een financiële bijdrage. Er dienen afspraken gemaakt te worden met de stichtingsbesturen over de vraag of en zo ja hoe de verdere
samenwerking vorm moet krijgen. Omdat er voor alternatieve locaties nog geen
vooronderzoek is verricht of een schetsontwerp door een architect is gemaakt zal bij de keuze voor een alternatieve locatie een stap terug in het proces worden gedaan: er dient een nieuwe intentieovereenkomst te komen en vooronderzoek te worden verricht om de ruimtelijke en financiële haalbaarheid van de alternatieve locatie beter in beeld te krijgen (onderzoek intentiefase). Het rapport van ICS Adviseurs is hier niet geschikt voor.
Reactie stichtingsbesturen:
• Er ligt een onpartijdig rapport van ICS Adviseurs en een advies van de accountant van de gemeente. De stichtingsbesturen geven aan dat nu alle benodigde gegevens op tafel liggen om op 12 december 2017 te beslissen. Zij willen geen uitstel van
besluitvorming meer. Afhankelijk van de uitkomst van de raadsvergadering zullen zij verder reageren.
Communicatie
Algemeen: voorgesteld wordt dit commissievoorstel vooralsnog in vertrouwelijkheid te houden, tot de technische avond van 15 november heeft plaatsgevonden. Dit geeft de meest rustige voorbereiding voor raads- en commissieleden. Na de technische avond van 15 november kan het commissievoorstel worden gepubliceerd en een persbericht worden opgesteld. Na de Commissie Burgers van 20 november beslist het college over
vormgeving van de verdere communicatie.
Een deel van de bijlagen bij het voorstel dient vertrouwelijk te blijven (bijlage 3 tot en met 6). Dit omdat financiële belangen (zowel van de stichtingsbesturen als van de gemeente) door deze bijlagen beïnvloed kunnen worden.
Omwonenden: hoewel in juni vanuit de raad de vraag is gekomen om omwonenden van het klooster verder te informeren over het initiatief wordt voorgesteld hiermee te
wachten tot er meer duidelijkheid vanuit de raad is gekomen, onder andere over de locatie van het nieuwe gemeenschapshuis. Dit past in het procesvoorstel dat u de raad op 27 juni 2017 hebt gedaan om de juiste stap op het juiste moment te zetten; sommige vragen horen in een latere procesfase thuis. Communicatie met omwonenden zal te zijner tijd wederom samen met de stichtingsbesturen worden opgepakt (net als bij de brief aan omwonenden van het klooster uit januari 2017).
Gebruikers: ook hier stellen wij voor de juiste stap op het juiste moment te zetten. Als voor de gebruikers meer duidelijkheid is over waar zij aan toe zijn kan de communicatie weer worden opgepakt. Uitvoering van dit onderdeel ligt bij de stichtingsbesturen, die inmiddels hebben aangegeven dat communicatie met de gebruikers geen zin heeft voordat er een raadsbesluit ligt (zie onder samenvatting draagvlakonderzoek).
Wat mag het kosten
In de begroting 2018 is optioneel een eenmalige bijdrage opgenomen van € 956.200,-.
Daarnaast is rekening gehouden met een structurele bijdrage van optioneel € 18.645,-.
Per saldo is deze structurele bijdrage gelijk aan de huidige structurele bijdrage minus de huurverhoging van steunpunt Guido en onderhoud parkeerplaatsen en tuin.
De gepresenteerde structurele tekorten in het ICS rapport bedragen:
• De Beiaard: - € 183.079,-
• De Klepel: - € 133.088,-
• Patersklooster: - € 131.245,-
• Nieuwbouw: - € 187.785,-
Daarnaast is er bij de Klepel en de Beiaard sprake van kosten voor tijdelijk huisvesting (€ 377.339,- eenmalig) en is er nog sprake van voorbereidingskosten (€ 23.305,- eenmalig). De voorbereidingskosten gelden voor elk scenario en zijn in het ICS rapport niet meegenomen.
Eenmalige bijdrage
In het rapport van ICS is geen rekening gehouden met een eenmalige bijdrage van de gemeente.
In het voorstel van juni 2017 is uitgegaan van een eenmalige bijdrage van € 956.200,-.
Stel dat het structurele tekort, de tijdelijke huisvesting en de voorbereidingskosten worden omgerekend naar een eenmalige bijdrage dan komt dit per scenario uit op:
• De Beiaard: € 4.500.704,- -/- € 956.200,- is € 3.544.504,- extra
• De Klepel: € 3.400.644,- -/- € 956.200,- is € 2.444.444,- extra
• Patersklooster: € 3.023.305,- -/- € 956.200,- is € 2.067.105,- extra
• Nieuwbouw: € 4.223.305,- -/- € 956.200,- is € 3.267.105,- extra Door een eenmalige bijdrage daalt de financieringsbehoefte en hiermee de
financieringslast in de exploitatie waardoor deze neutraal /positief wordt.
Voor de garantstelling van de lening betekent dit dat de gemeente minder risico loopt.
Dekking van de extra eenmalige kosten kan tot maximaal € 2.934.139,- (stand op 31- 12-2021 conform begroting 2018) plaatsvinden uit de reserve eenmalige bestedingen.
Structurele bijdrage
In het rapport van ICS is geen rekening gehouden met een structurele bijdrage van de gemeente.
In het voorstel van juni 2017 is uitgegaan van een structurele bijdrage van € 18.645,-.
Op basis van de uitgangspunten juni 2017 (huidige subsidie minus huurverhoging steunpunt Guido en onderhoudskosten voor parkeerplaatsen en tuin) bedraagt het structurele voordeel per scenario:
• De Beiaard: € 24.977,-
• De Klepel: € 37.785,-
• Patersklooster: € 19.408,-
• Nieuwbouw: € 20.654,-
Deze bedragen verschillen omdat de huur voor Guido, de kosten voor onderhoud parkeerplaatsen en tuin per scenario anders zijn.
Dit structurele voordeel kan gereserveerd worden voor de risico’s.
Of dit voldoende is, hangt af van de mate waarin de risico’s in de matrix risicoanalyse zich voordoen.
l.wiersma@asten.nl
Bijlage 1 Voorgeschiedenis procesverloop gemeenschapshuis Asten Voortraject door stichtingsbesturen:
2014:
• Overleg tussen stichtingsbesturen Stichting Gemeenschapshuis Asten en Stichting Beheer de Beiaard: fusie gewenst. Beide gebouwen zijn
verouderd, de functionaliteit laat de wensen over (bv akoestiek Klepel of ontbreken grote zaal Beiaard), de Klepel is met name ’s avonds bezet, de Beiaard overdag en de stichtingen willen liever samenwerken dan
concurreren. Met een fusie beogen ze één toekomstbestendige organisatie in één toekomstbestendig gebouw te worden.
• Stichtingsbesturen raadplegen gebruikers (enquête): draagvlak voor plannen om samen verder te gaan in één gebouw.
• De gemeente wordt op de hoogte gebracht: de beoogde fusie wordt gezien als een goed idee; na consultering college vraagt de portefeuillehouder de stichtingsbesturen een en ander verder uit te werken.
2015:
• Stichtingsbesturen richten een huisvestingscommissie op: wat is een geschikte locatie voor een gezamenlijk gemeenschapshuis? Eén van de huidige locaties of elders? Klooster komt er uit als geschikte locatie, mits het te koop is en mits het financieel haalbaar is.
• Er vindt een oriënterend gesprek met de paters plaats: de paters zijn bereid het klooster te verkopen, mits het pand inderdaad als
gemeenschapshuis wordt ingezet (maatschappelijk doel) en mits er samengewerkt wordt met de gemeente.
2016:
• Dit leidt in mei 2016 tot een door de paters en de stichtingsbesturen getekende verklaring: de paters bevestigen hiermee hun bereidheid tot verkoop; de stichtingsbesturen gaan verder met oriënterende en
voorbereidende onderzoeken. Doel is uiterlijk 1 mei 2017 tot een concrete afspraak te komen.
• De gemeente wordt opnieuw bijgepraat: portefeuillehouder bevestigt mede namens het college opnieuw de positieve grondhouding van de gemeente ten aanzien van het initiatief, waarna de stichtingsbesturen verder gaan met voorbereidende onderzoeken. Insteek rolverdeling:
stichtingsbesturen zijn initiatiefnemer, gemeente is vooral faciliterend.
• In juni 2016 voeren de stichtingsbesturen een ruimtelijke
haalbaarheidsstudie uit om te onderzoeken of de gewenste functies in het gemeenschapshuis passen. Ten behoeve hiervan worden wensen/PvE’s bij de beoogde gebruikers geïnventariseerd. De architect (Architektenburo Jan Rooze) licht de uitkomsten van zijn studie toe aan de stichtingsbesturen en de portefeuillehouder. Uit de haalbaarheidsstudie (Architectenbureau Jan Rooze) blijkt dat het gewenste programma in het klooster kan worden gerealiseerd, na een interne verbouwing en aanbouw van een grote zaal.
• Na terugkoppeling in het college vindt opnieuw overleg met de gemeente plaats en er wordt een projectgroep opgericht (stichtingsbesturen en gemeente). Binnen de gemeente gaat de interne besluitvorming van start.
Besluitvorming gemeente:
2016:
• September 2016: er wordt een projectopdracht opgesteld. Het project wordt gezien als extern initiatief. De stichtingsbesturen zijn initiatiefnemer en in die rol verantwoordelijk voor onder andere onderzoek en de
onderhandelingen met de paters. De gemeente heeft met name een
faciliterende rol, maar heeft ook een direct belang en diverse taken en verantwoordelijkheden. De raad blijft eindverantwoordelijk voor besluiten over locatie of geld. De projectopdracht ziet toe op de intentiefase en heeft tot doel om in samenwerking (stichtingsbesturen en gemeente) te komen tot een go/no go besluit door de raad over vestiging van een nieuw gemeenschapshuis in het klooster.
• 11 oktober 2016: er vindt een themabijeenkomst in het college plaats. In deze bijeenkomst wordt tevens een concept intentieovereenkomst
besproken, waarin taken/rollen/verantwoordelijkheden voor de intentiefase staan beschreven. Afgesproken wordt de raad (via de Commissie Burgers) te informeren, omdat het initiatief nog niet eerder besproken is en nog niet geborgd is in vastgesteld beleid of visies.
• 6 december 2016: college en stichtingsbesturen tekenen intentieovereenkomst.
• 7 december 2016: de commissie Burgers wordt geïnformeerd (presentatie stichtingsbesturen en nadere toelichting door portefeuillehouder en door wethouder Financiën). Uitkomst van de avond is dat verder gewerkt wordt aan het haalbaarheidsonderzoek en dat de commissie in het voorjaar van 2017 (vóór 1 mei 2017) een voorstel voor een go/no go besluit over locatie klooster voorgelegd krijgt.
• Hierna wordt verder gewerkt aan het haalbaarheidsonderzoek (verder overleg en verder onderzoeken ruimtelijke en financiële haalbaarheid, waaronder uitwerking van een ontwerp/inpassingsplan, uitvoeren diverse vooronderzoeken, opstellen bouwbegroting en exploitatie).
2017:
• 30 januari 2017: het college stelt een voorbereidingskrediet beschikbaar (€ 19.260,- ex BTW). De stichtingsbesturen werken zoveel mogelijk op eigen kracht en met inzet van vele vrijwilligers, maar worden in deze intentiefase geconfronteerd met diverse externe kosten die gemaakt moeten worden om de haalbaarheid te onderzoeken. Als het project doorgaat worden deze kosten meegenomen in de exploitatie. Mocht het klooster geen haalbare locatie zijn, dan draagt de gemeente deze kosten.
• Maart-april 2017: in het voorjaar van 2017 wordt duidelijk dat de deadline die de stichtingsbesturen met de paters zijn overeengekomen (1 mei 2017) voor de stichtingsbesturen niet haalbaar is: het onderzoek is nog niet gereed. Een go/no go besluit door de raad is daarmee ook niet haalbaar vóór 1 mei 2017. Wel is duidelijk geworden dat de
exploitatieopzet negatief sluit. Het project is niet haalbaar zonder financiële bijdrage van de gemeente.
• Mei 2017: er wordt een principevoorstel voor de raad voorbereid, om de raad te betrekken in de onderzoeksresultaten die tot nu toe gereed zijn gekomen en om de raad te vragen een principestandpunt in te nemen over de gewenste locatie (klooster) en een financiële bijdrage, met inachtname van de opgestelde risicoanalyse. Dit voorstel wordt op 9 mei 2017 door het college behandeld.
• 23 mei 2017: commissie- en raadsleden krijgen de gelegenheid technische vragen op deze stukken te stellen in een besloten bijeenkomst. Er blijken vele vragen en zorgen bij de fracties te leven.
• 8 juni 2017: het voorstel om in principe in te stemmen met locatie
klooster en in bereid bereid te zijn een financiële bijdrage te leveren wordt behandeld in de commissie burgers. Er is politieke onrust, o.a. als gevolg van gekozen insteek (discussie of het gezien kan worden als extern initiatief of dat het een raadsaangelegenheid moet zijn met een
bestuursopdracht), de risico’s en de wens om meer zicht op het draagvlak bij gebruikers te krijgen. Het voorstel wordt wel doorgeleid naar de raad.
• 27 juni 2017: het principebesluit wordt behandeld in de raad. Ook hier is duidelijk politieke onrust. Het college doet ter plekke een procesvoorstel aan de raad om hen meer grip te geven op het proces om te komen tot een go/no go besluit over een nieuw gemeenschapshuis. De raad geeft op haar beurt opdracht aan het college om 2 alternatieve locaties voor een nieuw gemeenschapshuis te onderzoeken. Wel stemt de raad in met locatie klooster als mogelijke locatie voor een nieuw gemeenschapshuis en toont de raad zich bereid een financiële bijdrage aan een nieuw
gemeenschapshuis te leveren. Mocht de locatie het klooster worden dan heeft de raad hiervoor optionele bedragen beschikbaar gesteld (€
956.200,- 1-malig en € 18.645,- structureel). Deze bedragen worden in de Voorjaarsnota 2017 vastgelegd.
• 11 juli 2017: het college geeft opdracht aan ICS Adviseurs uit Eindhoven om een onderzoek uit te voeren naar de haalbaarheid van een nieuw gemeenschapshuis op 2 alternatieve locaties (Klepel en Beiaard).
• 8 augustus 2017: het college stelt een processchema vast om de stappen om te komen tot een go/no go besluit over de locatie van het klooster en ieders rol daarin vast te leggen. Onderdeel van deze stappen zijn onder meer het wijzigen en aanvullen van de eerdere intentieovereenkomst (via een Addendum) en het uitvoeren van diverse onderzoeken (het door de raad gevraagde alternatievenonderzoek, een nadere uitwerking van de risicoanalyse en een nader draagvlakonderzoek). Het college stemt in deze vergadering tevens in met de concept versie van het Addendum.
• 11 september 2017: de Commissie Burgers behandelt het processchema en het Addendum.
• 26 september 2017: het college stelt het Addendum gewijzigd vast n.a.v.
de opmerkingen van de Commissie, waarna het Addendum door alle partijen getekend wordt.
• 28 september 2017: het college wordt tussentijds geïnformeerd over de resultaten van het alternatievenonderzoek door ICS en constateert dat het onderzoek nog niet ver genoeg is om op 9 oktober in de commissie
burgers te worden behandeld. De consequenties op de planning in het processchema moeten worden onderzocht.
• 9 oktober 2017: de geplande presentatie in de commissie burgers van 9 oktober wordt vervangen door een toelichting op de stand van zaken door de portefeuillehouder.
• 10 oktober 2017: het college past de planning in het processchema aan, vanwege de eerdere constatering dat het alternatievenonderzoek meer tijd in beslag neemt. De aanpassingen worden op 12 oktober 2017 met het Presidium besproken. College en Presidium zijn het er, na enige discussie, over eens dat desondanks de raadsvergadering van 12 december 2017 in de planning moet blijven staan. Dit betekent dat er nog 1 functionele commissievergadering plaats kan vinden (20 november), waarin zowel de onderzoeken uit de intentiefase moeten worden besproken, als het advies aan de raad ten behoeve van de raadsvergadering van 12 december 2017 moet worden opgesteld. Om de commissie zich goed voor te kunnen laten bereiden wordt voorgesteld een technische avond te organiseren voor raads- en commissieleden op 15 november 2017 (besloten avond).
Hiermee zijn we op de huidige stand van zaken in het processchema gekomen (processchema nieuw gemeenschapshuis Asten, versie 2, oktober 2017).
Team Ruimte, 31 oktober 2017.
PROCESSCHEMA NIEUW GEMEENSCHAPSHUIS ASTEN, VERSIE 2 (26 oktober 2017)
Doel:
- regie op processtappen
- inzicht in rollen tot go/no go besluit
- leidraad voor afstemming ambtelijke organisatie, college en raad
Processchema wordt na het go/no go besluit verder ingevuld (vervolgfasen na go/no go).
Er is sprake van een lopend proces (zie ook procesvoorstel van het college aan de raad d.d. 27 juni 2017).
Er zijn wijzigingen doorgevoerd t.o.v. het oorspronkelijke processchema (zie cursieve data), na afgestemming met college (10 oktober 2017) en Presidium (12 oktober 2017).
FASE MIJLPALEN PLANNING ROL RAAD ROL B&W ROL AMBT.ORG ROL
INITIATIEF- NEMERS
ROL
GEBRUIKERS
1. Intentie Intentieovereenkomst met Addendum
Bevat o.a.:
- Wenselijkheid initiatief;
- Financiële kaders, voorwaarden en risico’s;
- Rolverdeling;
- Planning;
- Afspraken over facilitering van het initiatief vd initiatiefnemers door de gemeente;
- Uitkomsten van de
raadsbehandeling juni 2017.
8 aug. 2017: B&W
11 sept. 2017: Cie Burgers
26 sept. 2017: B&W (afh. van aard en omvang
opmerkingen) 27 sept. 2017
OPINIËREND
Wensen en bedenkingen
BESLISSEND Instemmen concept
Vaststellen
Ondertekenen
UITVOEREND Inhoudelijke voorbereiding
Inhoudelijke voorbereiding
BESLISSEND
Reageren op inhoud Instemmen
Ondertekenen
2. Onderzoek (t.b.v.
intentiefase)
Alternatievenonderzoek ICS
Bevat o.a.:
Onderzoek naar 2 alternatieve locaties (Klepel en Beiaard) op:
- programmatische haalbaarheid (past het PvE);
- Financiële haalbaarheid (kostenraming, exploitatie, huurprijzen);
- Risico’s.
Incl. opstellen niet-locatiegebonden stichtingskostenraming (kosten volledige nieuwbouw op een nader te bepalen locatie).
7 nov. 2017: B&W
15 nov. 2017:
technische avond
20 nov. 2017: Cie Burgers
21 nov. 2017: B&W
OPINIËREND
Technische vragen
Wensen en bedenkingen conceptrapport + advies aan raad
BESLISSEND Kennis nemen conceptrapport
Vaststellen eindrapport;
meenemen in voorstel aan raad go/no go besluit (zie fase 3)
UITVOEREND Inhoudelijke voorbereiding
LEVEREN INPUT Inhoudelijke bijdrage
Nadere risicoanalyse Bevat o.a.:
- Aankoopprijs klooster - Staatssteunanalyse - BTW vraagstuk
- Financieringsmogelijkheden - Inbrengwaarde Kl. + Bei.
- Planschade
- Toets inbreng horeca
7 nov. 2017: B&W
15 nov. 2017:
technische avond
20 nov. 2017: Cie Burgers
OPINIËREND
Technische vragen
Wensen en
bedenkingen + advies aan raad
BESLISSEND Kennis nemen vd risicoanalyse
UITVOEREND Inhoudelijke voorbereiding van een deel van de risico’s.
Eindoverzicht risicoanalyse intentiefase maken
UITVOEREND Inhoudelijke voorbereiding van een deel van de risico’s
FASE MIJLPALEN PLANNING ROL RAAD ROL B&W ROL AMBT.ORG ROL
INITIATIEF- NEMERS
ROL
GEBRUIKERS
21 nov. 2017: B&W Raad neemt uitkomst risicoanalyse mee in het go/no go besluit (zie fase 3)
Vaststelling risicoanalyse;
meenemen in voorstel aan raad go/no go besluit (zie fase 3)
Draagvlakonderzoek Bevat o.a.:
- PvE op basis van wensen gebruikers
- Nadere informatie van het draagvlak onder gebruikers
7 nov. 2017: B&W
15 nov. 2017:
technische avond
20 nov. 2017: Cie Burgers
21 nov. 2017: B&W
OPINIËREND
Technische vragen
Wensen en
bedenkingen + advies aan raad
BESLISSEND Kennis nemen uitkomst draagvlak onderzoek en evt. besluit over consequenties;
Vaststellen status onderdeel
draagvlak;
meenemen in voorstel aan raad go/no go besluit (zie fase 3)
LEVEREN INPUT Draagvlak Guido, bibliotheek, Onis.
Conclusie consequenties draagvlakonderzoek voor gemeente
UITVOEREND Primair
verantwoordelijk
LEVEREN INPUT Overleg en aangeven kansen en knelpunten
3. Go/no go besluit
Uitspraak over locatie Bevat:
- Beslissing over haalbaarheid, locatie en financiële bijdrage met inachtname
alternatievenonderzoek, risicoanalyse en
draagvlakonderzoek
7 nov. 2017: B&W
15 nov. 2017:
technische avond
20 nov. 2017: Cie Burgers
12 dec. 2017: raad
BESLISSEND
Technische vragen
Inhoudelijke advisering
Besluit
VOORBEREIDEND Voorstel aan raad
UITVOEREND Inhoudelijke voorbereiding
UITVOEREND Inhoudelijke voorbereiding
BESLISSEND Medebeslissend in go/no go besluit na besluit raad
Go- besluit
Locatie klooster Bevat:
- Keuze gemaakt voor locatie klooster
- Tussenevaluatie
- Gewenste samenwerkingsvorm - Samenwerkingsovereenkomst
incl afspraken over taken, rollen, verantwoordelijkheden, financiën etc voor de volgende fase
- Daarna door naar de ontwerpfase (incl. evt.
benodigd nader onderzoek)
Planning nog
onbekend, mijlpalen en rollen nader in te vullen
No go- Besluit
Andere locatie Bevat:
- Keuze gemaakt voor andere locatie dan klooster (Klepel, Beiaard of onderzoeksopdracht andere alternatieven)
Planning nog
onbekend, mijlpalen en rollen nader in te vullen
FASE MIJLPALEN PLANNING ROL RAAD ROL B&W ROL AMBT.ORG ROL
INITIATIEF- NEMERS
ROL
GEBRUIKERS
- Tussenevaluatie
- Afspraken maken over verdere samenwerking met
initiatiefnemers
- Nieuwe intentieovereenkomst - Opstarten onderzoeksfase
nieuwe locatie - Go/no go besluit - Indien go besluit:
samenwerkingsovereenkomst en door naar de ontwerpfase (incl. evt. benodigd nader onderzoek)
4. Ontwerpfase (incl.
benodigd nader onderzoek)
Definitief ontwerp Bevat:
- Nadere onderzoeken (bv infiltratieonderzoek of verdiepende onderzoeken natuur, verkeer, flora en fauna)
- Ontwerp-bestemmingsplan - Anterieure overeenkomst bij
bp
- Definitief PvE
- Definitief Ruimtetoedelingsplan - Nadere specificatie begroting - Afspraken over beheer- en
exploitatieovereenkomst - Subsidieaanvragen indien van
toepassing
- Financieringsmodel
Planning nog
onbekend, mijlpalen en rollen nader in te vullen
Let op:
planologische voorbereiding normaliter in ontwerpfase;
i.v.m. lopend proces nu al VO-bp in intentiefase.
Planologische voorbereiding
Bevat:
- Opstellen ruimtelijke
onderbouwing locatie klooster t.b.v. voorontwerp-veegplan.
- Indien go-besluit (zie fase 3):
doorgaan voor concreet ruimtelijk besluit door raad (ontwerp en vaststelling bp).
- Indien no go-besluit:
stopzetten van dit onderdeel in de veegplanprocedure.
24 okt. 2017: B&W
BESLISSEND
Instemmen met voorontwerp-bp
TOETSEND
Toetsen aan ruimtelijk beleid
UITVOEREND
Opstellen ruimtelijke onderbouwing
5. Voorbereiding Vergunningen Bevat:
- Vaststelling bestemmingsplan - Bouwplan (constructie,
installatie, principedetails, werktekeningen)
- Inrichtingsplan
(terreininrichting, aansluiting openbaar gebied)
- Definitieve financiering - Vergunningen
Planning nog
onbekend, mijlpalen en rollen nader in te vullen
FASE MIJLPALEN PLANNING ROL RAAD ROL B&W ROL AMBT.ORG ROL
INITIATIEF- NEMERS
ROL
GEBRUIKERS
- Bestek - Aanbesteding
- Realisatieovereenkomst
6. Realisatie Realisatie
gemeenschapshuis
Bevat:
- Uitvoeringswerkzaamheden - Directie en toezicht
- Oplevering
Planning nog
onbekend, mijlpalen en rollen nader in te vullen
7. Evaluatie Evaluatie project Bevat:
- Evaluatiedocument
Planning nog
onbekend, mijlpalen en rollen nader in te vullen
