...
Grip op sociaal domein gemeente Asten
...
Bijdrage aan urgentieonderzoek
18815-02 Plan van aanpak 12 juni 2018
Plan van aanpak Grip op sociaal domein gemeente Asten 3
1 Inleiding
uw verzoek
De gemeente Asten is in 2017 geconfronteerd met een fors tekort op het sociaal domein. Bij de behande- ling van de begroting 2018 heeft de gemeenteraad op 7 november 2017 unaniem een amendement aangenomen met als onderwerp Sturing op tekorten sociaal domein. De raad wil nadrukkelijker gaan sturen op de werkwijze en tekorten binnen het sociaal domein en wil om die reden in 2018 een rekenka- meronderzoek laten uitvoeren. In het coalitieakkoord 2018-2022 is de noodzaak voor optimale grip op de processen en financiën in het sociale domein nogmaals bevestigd.
Namens de gemeente Asten heeft mevrouw F. van Helmond Cebeon benaderd met het verzoek een bijdrage te leveren aan dit rekenkameronderzoek. De achtergrond van het verzoek is toegelicht in een verhelderend gesprek met de heer T. van Egmond (voorzitter rekenkamercommissie), mevrouw M. van Erp (secretaris rekenkamercommissie), mevrouw M. Feijen (concerncontroller) en mevrouw F. van Helmond (financieel adviseur sociaal domein).
uw fasering: onderzoek in 2 delen
Gezien de urgentie wil de rekenkamercommissie het onderzoek gefaseerd uitvoeren.
Er wordt gestart met een urgentieonderzoek (fase 1) om te bekijken of de huidige tekorten structureel zijn en wat de oorzaak en beïnvloedbaarheid is. Deze fase kent 2 pijlers:
A. Inzicht op hoofdlijnen: financiële benchmark sociaal domein
De rekenkamercommissie wil op hoofdlijnen een vergelijking tussen baten en lasten sociaal domein van de gemeente Asten ten opzichte van enkele Peelgemeenten en een aantal andere vergelijkbare gemeenten. Dit geeft inzicht in overeenkomsten en verschillen en beïnvloedingsmogelijkheden.
Hiervoor is een benchmark nodig door c.q. onder begeleiding van een extern bureau. Waar mogelijk wordt daarbij gebruik gemaakt van bestaande informatiebronnen1;
B. Inzicht in details: inzoomen op Wmo en Jeugd (‘foto’ van voorzieningengebruik)
De gemeente maakt een ‘foto’ van de ingezette zorg en kosten op het gebied van Wmo en Jeugd door Astense burgers, op basis van een onderliggend overzicht over 2017 en een gedeelte van 2018.
1 Zoals Waarstaatjegemeente.nl of de benchmarkanalyse door Berenschot Peelgemeenten (mei 2018).
De resultaten van beide pijlers zijn de basis voor de beantwoording van de deelvragen (zie hierna). Waar nodig wordt dit aangevuld met interviews met verdiepende vragen met betrokkenen om de onderzoeks- vraag goed te kunnen beantwoorden. Het urgentieonderzoek dient per 1 oktober 2018 te zijn afgerond.
Afhankelijk van de resultaten van het urgentieonderzoek wordt later een breder beleids- en efficiencyon- derzoek uitgevoerd over beleidskeuzes/inhoud en bedrijfsvoering (fase 2).
uw vraagstelling voor fase 1
Deze offerte gaat over fase 1: de rekenkamercommissie heeft Cebeon verzocht de financiële benchmark uit te voeren (deel A) en een analyse te verrichten op de ‘foto’ die de gemeente zelf gaat maken (deel B).
Centrale vraag van het urgentieonderzoek is: hoe krijgt de gemeente Asten inzicht en grip op de financiën in het sociaal domein?
De rekenkamercommissie heeft deze vraag uitgewerkt in de volgende deelvragen:
1. wat is de oorzaak van het financiële tekort op het sociaal domein in 2017 (bijna 1 miljoen euro)?
2. in hoeverre is dit een structureel tekort?
3. wat is de beïnvloedbaarheid van de onderliggende inkomsten en uitgaven (welke bijsturingsmoge- lijkheden zijn er)?
afbakening: reikwijdte sociaal domein en periode
Tussen gemeenten bestaat veel variatie in de afbakening van het sociaal domein.2 Voor het urgentieon- derzoek stelt de rekenkamercommissie voor om uit te gaan van de volgende afbakening: Wmo, Jeugd, (Bijzondere) bijstand, Minima/Schulddienstverlening en Participatie.3 Gezien het aandeel in het tekort wordt daarbij de nadruk gelegd op Wmo (basisondersteuning en maatwerk) en Jeugd. In aanvulling hierop stellen we voor om ook sociaal teams (lokale gebiedsteams) als onderdeel te onderscheiden.
Door deze focus concentreert het onderzoek zich met name op GR Peelgemeenten en het team sociaal domein van de gemeente Asten. Dit laatste omvat het lokaal gebiedsteam en de interne beleidscapaciteit.
Zowel programmakosten als uitvoeringskosten worden meegenomen.
Het onderzoek richt zich primair op de actuele situatie (gegevens 2018), maar blikt ook terug (realisatie 2017, incl. prestaties) om ontwikkelingen in beeld te brengen. Voor het beeld van Asten blikken we tevens vooruit naar de begroting 2020, om hiermee rekening te kunnen houden bij aanbevelingen voor vervolgstappen.
hoe Cebeon u hierbij van dienst kan zijn
Cebeon is de rekenkamercommissie graag van dienst om de gevraagde ondersteuning te bieden. Door ruime ervaring met vele soortgelijke en andere typen onderzoeken beschikt Cebeon ook over de expertise om u de gewenste inzichten te geven in achtergronden van de tekorten én mogelijkheden tot betere financiële beheersing van het sociaal domein. In dit verband is onder meer relevant dat wij:
• doorlopend opdrachten verrichten voor –rekenkamers van– gemeenten, waarin de doelmatigheid van de bestedingen in het sociaal domein tegen het licht wordt gehouden en handvatten worden gegeven voor een betere financiële beheersing;
2 Cebeon (2017), Sociaal domein tussen transitie en vernieuwing: ontwikkeling gemeentelijke bestedingen 2015-2016.
3 De onderdelen onderwijs en kinderopvang, gezondheidsbeleid, sport en cultuur van het programma Sociaal domein van Asten blijven daarmee buiten beschouwing.
Plan van aanpak Grip op sociaal domein gemeente Asten 5
• gemeentelijke uitvoeringsorganisaties, inclusief sociaal teams en backoffices, doorlichten op functioneren en capaciteit in relatie tot caseload;
• unieke expertise hebben in het ontwerpen van budgetverdeelsystemen voor alle taakvelden van gemeenten. Zo kan Cebeon waar nodig ook scherp de wisselwerking met kosten en baten buiten het sociaal domein in beeld brengen en bijdragen aan een integrale allocatie;
• eerder onderzoek hebben gedaan voor de gemeente Asten waardoor wij bekend zijn met de lokale (financiële) context.
Voor meer informatie en voorbeelden van onderzoeken verwijzen we naar onze website: www.cebeon.nl.
Onze offerte is als volgt opgebouwd:
• hoofdstuk 2 beschrijft onze aanpak in een aantal stappen;
• hoofdstuk 3 licht toe hoe de uitvoering van het onderzoek gestalte kan krijgen, inclusief de samen- werking met u en uw bijdrage aan het onderzoek.
2 Voorgestelde aanpak
2.1 Deel A: benchmark
stap 1: overall financiële analyse sociaal domein Asten Planning: juni 2018 (week 24 t/m 27)
Als eerste stap wordt de benodigde informatie verzameld om voor Asten inzicht te krijgen in de financiële situatie van het sociaal domein. We denken hierbij aan cijfers over de rekening 2016 en 2017, bijgestelde begroting 2018 en begroting 2020 (meerjarenbeeld). De financiële gegevens worden op gedetailleerd niveau opgevraagd, zodat wij deze op uniforme wijze kunnen coderen naar de onderscheiden onderdelen van het sociaal domein. Zo ontstaat een eenduidig beeld van de netto-lasten per onderdeel, dat op zinvolle wijze kan worden vergeleken met referenties (zie stap 3). Voor zover mogelijk wordt binnen de totale lasten onderscheid gemaakt naar (directe) formatie en overige/programmalasten. Dit financiële beeld completeren we met formatiegegevens en achtergrondinformatie over de organisatie en prestaties (op hoofdlijnen). Onze bevindingen koppelen we terug naar de gemeente ter check op juistheid en volledig- heid van het feitenbeeld.
Resultaat
• actueel beeld van de netto-lasten en formatie per onderdeel in relatie tot beschikbare middelen
• inzicht in feitelijke ontwikkeling van de netto-lasten en prestaties tot nu toe
• financieel beeld in toekomstperspectief
stap 2: selecteren en benaderen referentiegemeenten en verwerken gegevens Planning: juni - half augustus 2018 (week 25 t/m 33)
In deze stap selecteren we in totaal 6 gemeenten, waarvan 2 Peelgemeenten (Laarbeek en Someren). Met deze selectie krijgen we een referentiegroep die goed vergelijkbaar is met Asten. We benaderen deze gemeenten met een verzoek tot medewerking. Vervolgens verzamelen we zoveel mogelijk vergelijkbare gegevens per referentiegemeente voor de actuele situatie (begroting 2018) en de realisatie 2017. Voor zover de gewenste informatie niet al beschikbaar is, vragen we deze op. Zowel financiële gegevens als prestatiegegevens verwerken we naar de onderdelen van het sociaal domein op vergelijkbare wijze als voor Asten.
Resultaat: dataset met vergelijkbare gegevens sociaal domein voor referentiegemeenten
stap 3: spiegelen netto-lasten sociaal domein Asten met referentiegemeenten Planning: augustus 2018 (week 32 t/m 34)
In deze stap spiegelen we de actuele netto-lasten van Asten op basis van begroting 2018 (stap 1) met die van de referentiegroep (stap 2). Daarbij houden we rekening met verschillen in kostenbepalende struc- tuurkenmerken (‘appels met appels’). Dit doen we zowel voor het totaal als voor de onderdelen. Waar mogelijk betrekken we hierbij ook rekeningcijfers 2017 (terugblik). De netto-lasten relateren we aan beschikbare cliëntaantallen (programma) en formatiegegevens (uitvoering). Op deze manier krijgen we inzicht in ‘hoe goed Asten het (financieel) doet’ en welke keuzes hiermee samenhangen. Dit geeft aanknopingspunten om na te gaan of andere keuzes mogelijk zijn en in welke mate deze kunnen resulte- ren in een ander financieel beeld.
Plan van aanpak Grip op sociaal domein gemeente Asten 7 Resultaat:
• inzicht in ‘hoe goed Asten het doet’, afgezet tegen het netto-lastenniveau van soortgelijke gemeenten
• beeld van onderdelen en aspecten waarop andere keuzes mogelijk zijn, gezien de relatieve score op kosten en resultaten (beïnvloedbaarheid)
stap 4: rapportage
Planning: september 2018 (week 34 t/m 37)
Op basis van de voorgaande onderzoekstappen stellen we een helder conceptrapport op. Hierin lichten we de bevindingen toe en doen we aanbevelingen voor het vervolg. De precieze invulling is mede afhankelijk van de onderzoeksuitkomsten (zie ook deel B) en stemmen we met u af.
Gezien de wens tot een integrale rapportage van het urgentieonderzoek zou die op hoofdlijnen de volgende structuur kunnen hebben.
Hoofdstuk
Bestuurlijke samenvatting 1. Inleiding en aanleiding
2. bevindingen van de financiële benchmark 3. beschrijving van de foto
4. analyses op basis van de foto 5. conclusies en aanbevelingen Bijlagen
Wie
gemeente i.s.m. Cebeon gemeente
Cebeon gemeente
Cebeon i.s.m. gemeente gemeente en Cebeon
Begin september leggen we de conceptrapportage (in elk geval over deel A) ter bespreking aan u voor.
Naar aanleiding van deze bespreking stellen we de rapportage zo nodig bij en leveren het definitieve rapport op, zodat dit uiterlijk 1 oktober 2018 beschikbaar is. Desgewenst kunnen we een presentatie aan de gemeenteraad verzorgen over de uitkomsten.
2.2 Deel B: analyses op de gemeentelijke ‘foto’
De gemeente heeft nog geen concreet beeld hoe de ‘foto’ eruit komt te zien. Evenmin is duidelijk in hoeverre hiermee een goede relatie kan worden gelegd met het beeld uit deel A. Wel is de verwachting dat gegevens over 2018 meer aanknopingspunten bieden dan cijfers over 2017.
Dit betekent dat op dit moment nog niet kan worden aangegeven welke analyses zinvol en/of wenselijk zijn. Daarom is ons advies om voor deze werkzaamheden een budget te reserveren en dit op een later moment te concretiseren, inclusief de relatie met de rapportage.
3 Uitvoering
co-creatie en communicatie
Wij zien de opdracht als vorm van co-creatie waarin we –met inbreng van onze ervaring en expertise–
samen met u tot een gedragen aanpak en optimale resultaten komen. Concreet zullen wij voor u de financiële benchmark uitvoeren (deel A). Daarnaast kunnen we desgewenst:
• een analyse verrichten op de foto die de gemeente Asten zelf wil maken (deel B);
• bijdragen aan een samenhangende rapportage (deel A en B) die als basis kan dienen voor besluitvor- ming door de gemeenteraad over eventuele vervolgstappen (fase 2).
De samenwerking vergt zorgvuldige communicatie om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen en tijdig de beoogde resultaten beschikbaar te krijgen. We stellen voor met vaste contactpersonen te werken bij Asten en Cebeon waarmee regulier contact (telefonisch/mail) over de voortgang en inhoudelijke bespreekpunten kan plaatsvinden.
verwachte bijdrage
We verwachten dat u een faciliterende rol kunt vervullen bij het beschikbaar krijgen van benodigde informatie en medewerking vanuit Asten (incl. GR Peelgemeenten) en waar nodig optimale ondersteu- ning biedt bij het regelen van medewerking door referentiegemeenten. Daarnaast rekenen we erop dat de rekenkamercommissie desgewenst tijdig kan beslissen op voorgelegde keuzes die van belang zijn voor de voortgang van het onderzoek. Voor deel B gaan we ervan uit dat de gemeente zelf de foto invult op basis van eigen data en met Cebeon afstemt over de opzet/inrichting daarvan, zodat een bruikbare dataset beschikbaar komt voor zinvolle analyses.
planning van werkzaamheden
De doorlooptijd van het onderzoek is krap maar haalbaar, onder andere omdat Cebeon kan beschikken over een deel van de benodigde informatie. Daarmee kunnen we een vliegende start maken. Uitgaande van een start per begin juni kan het onderzoek uiterlijk eind september 2018 worden afgerond. Hierbij gaan we uit van een normaal verloop van het onderzoekproces en medewerking van Asten en de referen- tiegemeenten. De projectleider bewaakt de voortgang en zal bij eventuele knelpunten tijdig contact opnemen met de opdrachtgever om samen te zoeken naar oplossingen.
Onderstaand schema geeft per stap het beoogde tijdpad weer. In week 37 voorzien we de bespreking van de conceptrapportage (deel A).
kwaliteitsborging
Het onderzoek zal worden uitgevoerd onder leiding van dr. J. van Leerdam. Hij is als projectleider het eerste aanspreekpunt en kan bij de uitvoering een beroep doen op ervaren onderzoekers van Cebeon.
Cebeon is NEN-ISO gecertificeerd volgens de nieuwste kwaliteitsnorm ISO 9001:2015 en lid van de Vereniging voor Beleidsonderzoek.
maand
stap week 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
deel A
1 overall analyse SD Asten
2 selectie en gegevens referentiegemeenten 3 spiegelen SD Asten met referentiegemeenten
deel B: PM 4 rapportage
juni juli augustus september
