REKENKAMERCOMMISSIE
JAARVERSLAG 2016 en ONDERZOEKSPROGRAMMA 2017 RKC VALKENSWAARD JAARVERSLAG 2016
1 INLEIDING
De Rekenkamercommissie (RKC) onderzoekt de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en de uitvoering daarvan.
In het Reglement van Orde van de Rekenkamercommissie is vastgelegd dat ieder jaar een beknopt jaarverslag en een onderzoeksprogramma wordt opgesteld.
Beide worden ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van B&W.
De RKC biedt het jaarverslag 2016 en het onderzoeksprogramma 2017 gecombineerd aan.
2 ONDERZOEKEN
De activiteiten van de RKC zijn vooral gericht op twee onderzoeken: een onderzoek naar de contacten tussen de burger en gemeente en een onderzoek naar de zogenaamde A2 samenwerking.
Onderzoek contacten burger – gemeente.
De resultaten van het onderzoek naar de contacten tussen burger en gemeente zijn vastgelegd in een rapportage met de titel ‘Versnel en verbeter #brieven aan #burgers’.
De concept rapportage is in maart 2016, gelet op de procedure voor hoor- en wederhoor, aangeboden aan het College van B&W.
Op 30-6-2016 is het rapport behandeld in de raadscommissie.
Daarbij is, gezien het late tijdstip van behandeling, geen toelichting meer gegeven op het rapport. Enkele vragen zijn gesteld en er zijn ook enkele opmerkingen gemaakt. Deze hadden betrekking op:
- onderscheid ambtelijke organisatie, college B&W, leden college B&W. Toegelicht is dat in het rapport geen onderscheid tussen deze groepen is gemaakt. Onderzocht is de
beantwoording vanuit de gemeente. Het ging om hoe “de gemeente” reageert naar burgers.
- hoe zit het met bedrijven en andere organisaties. Vanuit de RKC wordt toegelicht dat bedrijven en organisaties ook onder de groep ‘burgers’ zijn meegenomen
- de blik naar buiten. Het onderzoek is wel erg systeem gericht c.q. er is naar binnen gekeken. Uiteindelijk gaat het natuurlijk om de bedoeling: te weten goed verlopend contact tussen de gemeente en de buitenwereld.
- aanbevelingen voor college en ambtelijke organisatie. De portefeuillehouder licht desgevraagd toe dat er al volop wordt gewerkt aan verbetering. Binnen het programma dienstverlening is de inzet om te groeien (ondermeer middels koppeling van systemen) naar een organisatie die volledig digitaal werkt. Toegezegd wordt nadere informatie over het programma dienstverlening. De raad zal eind dit jaar per raadsinformatiebrief geïnformeerd worden over de voortgang van de verbeteracties;
- nadruk op schriftelijke contacten. Soms is telefonische contact handiger / beter. De portefeuillehouder geeft aan dat in voorkomende gevallen zeker ook telefonisch contact wordt opgenomen met burgers;
- aanbevelingen aan de raad. Deze worden verschillend gewaardeerd.
Nadien heeft de behandeling van het rapport in de raadsvergadering van 14-7-2016 plaatsgevonden. Daarbij zijn alle aanbevelingen uit het rapport overgenomen, met de
kanttekening dat de fractie H&G zich uitspreekt tegen de twee aanbevelingen, die aan de raad zijn gericht.
Na de behandeling in de raad, waarbij de RKC geen rol meer heeft, heeft de RKC geconstateerd dat bij de discussie over het onderzoek een aantal feitelijke onjuistheden in het debat zijn aangehaald en mede op basis daarvan ook een aantal negatieve kwalificaties over het rapport zijn uitgesproken. Ook heeft de RKC stilgestaan bij de totale procesgang van het onderzoek.
De RKC heeft bij de griffier aangegeven teleurgesteld te zijn over deze procesgang. Mede naar aanleiding daarvan heeft een gesprek plaatsgevonden tussen vertegenwoordigers van de raadsfracties en de voorzitter van de RKC.
In een goed overleg is teruggekeken op de inhoud van het rapport, de behandelwijze in commissie en raad en de besluitvorming besproken. Een en ander om te leren van het gelopen proces rondom dit onderzoek.
Onderzoek A2 samenwerking
Het tweede onderzoek betreft de wijze, waarop de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard samenwerken in de zogenaamde A2 samenwerking. Het accent van het onderzoek ligt op de eerder aangegane samenwerking op de terreinen, Werk en Inkomen, ICT en juridische zaken.
Het onderzoek wordt gehouden in drie betrokken gemeenten.
Het onderzoeksplan is in september 2016 in de RKC vastgesteld en vervolgens aangeboden aan de raden. Gelet op de ervaringen met het eerset onderzoek zijn de fracties in september 2016 uitgenodigd om aan de voorkant mee te denken over de vraagsteling van het onderzoek. Omdat toen slechts 1 fractie (H&G) ingegaan is op de uitnodiging, is nadien de vraagstelling in het onderzoek nogmaals geagendeerd in een vergadering van het presidium.
Daarbij is ingestemd met de vraagstelling en zijn enkele accenten gelegd.
In oktober 2016 is met het onderzoek gestart. Daarbij is de documentenanalyse voor een groot deel afgerond en zijn de eerste interviews gehouden.
Het onderzoek wordt in de eerste helft van 2017 afgerond en aan de drie raden aangeboden.
3 FINANCIEN EN COMMUNICATIE
Door de raad is op jaarbasis een bedrag van € 35.000, - beschikbaar gesteld voor het functioneren van de RKC en het doen van onderzoek. In 2016 is € 17.898 van het beschikbare budget besteed. De volgende uitgaven zijn in 2016 gedaan:
Kosten vergaderingen: € 7.488.
(vergaderingen en besprekingen over de onderzoeken alsook raadsbijeenkomsten en overleg fracties), secretariaat en reiskosten.
Kosten uitvoering onderzoek contacten burger – gemeente: € 6.402.
Kosten uitvoering onderzoek A2-samenwerking: € 4.008.
Daarmee blijven de kosten ruimschoots binnen het beschikbaar gestelde budget, de onderschrijding is € 17.102. Deze onderschrijding wordt voor een deel verklaard doordat het onderzoek samenwerking A2-gemeenten een gezamenlijk onderzoek is met Heeze-Leende en Cranendonck, waardoor de kosten over de drie gemeenten verdeeld worden. Daarnaast zijn alle onderzoekswerkzaamheden in eigen beheer gedaan en zijn geen werkzaamheden uitbesteed aan bijvoorbeeld onderzoeksbureaus.
Belangrijke communicatiemomenten van de RKC in 2016 betreffen:
- De aanbieding van het jaarverslag 2015 en het onderzoeksprogramma 2016;
- Het overleg in de raadscommissie op 30 juni 2016;
- Het overleg met de voorzitter van het DB A2 samenwerking en de adjunct gemeentesecretaris over het onderzoek A2 samenwerking;
- Het overleg met fracties over het onderzoek A2 samenwerking;
- De aanbieding van het onderzoeksplan A2 samenwerking;
- Het overleg met vertegenwoordigers van het presidium over de inhoud en de procesgang van het eerste RKC onderzoek;
- Het overleg met het presidium over het onderzoek A2 samenwerking.
ONDERZOEKSPROGRAMMA 2017
In 2015 en 2016 hebben de drie A2 gemeenten afspraken gemaakt over een RKC voor de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard. Dit heeft er toe geleid dat er RKC’s voor deze drie gemeenten zijn samengesteld uit dezelfde personen. In die zin is er sprake van een personele unie, maar wel van drie afzonderlijke rekenkamercommissies.
Tussen de drie gemeenten is afgesproken dat in 2017 een evaluatie van de RKC zal plaatsvinden; een evaluatie vanuit de drie gemeenten en vanuit de RKC zelf.
Nadat deze evaluaties hebben plaatsgevonden kunnen besluiten worden genomen over het vervolg van de RKC in de betreffende gemeenten.
Daarop aansluitend kunnen ook nieuwe onderwerpen voor het onderzoeksprogramma 2017 worden benoemd.
In de eerste helft van 2017 loopt nog het onderzoek naar de A2 samenwerking: de analyse en rapportage van het onderzoek, de procedure van hoor en wederhoor en de behandeling in de raden.
