Notulen Algemene Ledenvergadering VvE Kotter te Breda
Datum: 19-10-2020 Aanvang: 19:30
Locatie: gemeenschapscentrum De Wegwijzer te Breda
Aanwezige appartementsrechten:
Hobokenstraat 15, 21, 23, 25, 47, 57, 69, 71, 73, 75, 79, 91, 99, 103, 107, 117 en 119.
Garage 129, 131, 137, 141, 155, 157 en 167 II.
Aanwezige appartementsrechten via machtiging:
Hobokenstraat 17, 19, 31, 59, 67, 77, 81, 85, 87, 93, 95, 109 en 115.
Garage 121, 133, 135, 151, 159 I, 159 II, 159 III, 161 I, 161 II, 163 I, 165 I, 165 III, 167 I, 169 I, 169 II, 171 I, 171 II, 171 III, 173 I, 173 II, 175 I, 175 II, 175 III en 177 I.
Berging E.
Afwezige appartementsrechten:
Overige appartementsrechten.
Aantal stemmen VvE (totaal): 649
- aanwezig: 177
- aanwezig via machtiging: 154
- afwezig: 308
Namens de beheerder was de heer Pieter Kant aanwezig.
1. Opening en vaststelling quorum.
De voorzitter van de vergadering, de heer Krijnen, opent de vergadering en heet allen welkom. Namens de beheerder, de firma Korteweg Vastgoed en VvE Beheer, is de heer Kant aanwezig.
Vastgesteld wordt dat er, van de in totaal 649 uit te brengen stemmen 331 aanwezig dan wel vertegenwoordigd zijn. Dit komt doordat er drie machtigingen zijn binnen gekomen, kort voor de vergadering, en nog niet in beeld waren bij de start van de vergadering.
Normaliter zou onvoldoende quorum betekenen dat er een tweede ledenvergadering moet worden gehouden na twee (maar binnen zes) weken. Daar in de Splitsingsakte een artikel betreffende het benodigde quorum is geschrapt, heeft dit aantal geen invloed op de te nemen besluiten en is een tweede vergadering niet nodig. Dit geldt niet voor besluiten die met een gekwalificeerde meerderheid genomen dienen te worden.
2. Vaststelling agenda.
De voorgelegde agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
3. Ingekomen stukken en/of mededelingen.
Meerjaren Onderhoudsplan
Het huidige Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) is opgesteld door de firma Univeste. Het is recentelijk twee keer gebeurd dat de verkoop van een appartement vooralsnog niet is doorgegaan door de wijze waarop dit document is opgesteld. Enkele onderdelen ontbreken hierin. De heer Kant adviseert daarom het MJOP aan te passen. De voorzitter geeft aan dit te agenderen voor de eerstkomende vergadering. Voorafgaand aan deze vergadering zal de Bouwcommissie in samenwerking met de beheerder een concept op stellen.
Algemene voortgang renovatieplannen
De voorzitter wijst allereerst op de website betreffende de renovatieplannen:
bouwcommissievvekotter.jouwweb.nl
De renovatie start 2 november 2020. De voorzitter laat weten dat de firma Gloudemans heeft aangegeven dat enkele leveranciers hebben gewaarschuwd voor leveringsproblemen.
Dit kan enige invloed hebben op de planning van de werkzaamheden. Geadviseerd wordt om de genoemde website regelmatig te bekijken. Op verzoek van de vergadering zal in de hal een voorziening worden getroffen om mededelingen inzake de renovatie te bevestigen.
Het is tijdelijk niet mogelijk om het terrein van de rechterzijde op te rijden. Deze inrit zal worden gebruikt door voertuigen van de aannemer. De betonnen palen, die in verband met de werkzaamheden tijdelijk zijn verwijderd, zullen op verzoek van de vergadering na de renovatie weer worden teruggeplaatst. De kosten bedragen circa € 300,-.
Het tijdelijke toilet ten behoeve van de werknemers en de bouwcontainer zullen worden geplaatst op parkeerplekken welke dichtbij het gebouw van VvE Schoener zijn gelegen. Als alternatieve plek voor de bouwcontainer is de plaats zo dicht mogelijk bij de betonnen blokken aangewezen.
Tot 14 oktober jl. bestond de gelegenheid om bij de aannemer aan te geven welke onderdelen (zonnescherm of rolluik) er (tijdelijk) verwijderd dienden te worden. Meerdere eigenaren hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. De voorzitter laat weten dat deze termijn is verlengd tot 28 oktober 2020. Indien een eigenaar hier geen gebruik van maakt, zal zelf voor het verwijderen gezorgd moeten worden. Dit is anders van invloed op de totale planning van de renovatiewerkzaamheden. De extra kosten voor het verwijderen van een zonnescherm of rolluik komen voor rekening van de betreffende eigenaar.
Ten aanzien van de radiatoren wordt medegedeeld dat deze niet verwijderd hoeven te worden. Er zijn pootjes beschikbaar welke kunnen worden aangebracht zonder demontage van de radiatoren. Desondanks kan er zich een situatie voordoen waarbij een radiator wel dient te worden losgemaakt. Dit is het geval wanneer er een andere dan de standaard radiator is geplaatst.
4. Besluit: machtigen bestuur tot het nemen van incassomaatregelen.
Teneinde achterstallige betalingen efficiënter en effectiever te kunnen aanpakken, stelt de beheerder voor het volgende besluit jaarlijks te nemen zodat er niet bij elke betalings- achterstand een extra ledenvergadering dient te worden belegd:
De Vergadering van Eigenaars machtigt het bestuur/de bestuurder om na verzending van twee vergeefse herinneringsbrieven vorderingen uit hoofde van niet-betaalde (voorschot)bijdragen en andere vorderingen ter incasso aan de incassoafdeling van Rijssenbeek Advocaten te Arnhem over te dragen en die buitengerechtelijke en gerechtelijke stappen (daaronder begrepen het eventueel instellen van hoger beroep) ter incasso van die vorderingen te zetten, die het bestuur/de bestuurder naar zijn oordeel nodig acht, voorts om namens de Vereniging van Eigenaars in rechte te verschijnen en tenslotte al datgene te doen, wat rechtens noodzakelijk is, waaronder het verstrekken van inlichtingen en het beproeven en het zo nodig tot stand brengen van een minnelijke regeling.
De vergadering gaat unaniem akkoord met de continuering van deze maatregel.
5. Vaststelling notulen.
Algemene Ledenvergadering d.d. 20-05-2019 Er zijn geen op- of aanmerkingen.
Bijzondere Ledenvergadering d.d. 24-06-2019 Pagina 3
Ten aanzien van punt vier merkt de heer Van Campen op dat er niet is gesproken over de (her)financiering bij de RiBank. De voorzitter laat weten dat voor deze notatie is gekozen om aan de voorwaarden van de SVn te voldoen. De SVn eist namelijk dat alle geldleningen tijdens de vergadering geaccordeerd worden. De voorzitter verwijst naar de tekst van het besluit op pagina vier;
Bij punt 5 staat abusievelijk vermeld mevrouw Kingma. Dit moet zijn mevrouw Lieberwirth;
pagina 4
de heer Van Campen informeert waarom de uiteindelijke hoofdsom € 10.000,- hoger is dan in het concept. De ledenvergadering heeft de goedkeuring verleend voor een bedrag van
€ 515.000,-. De voorzitter legt uit dat de SVn na het besluit heeft aangegeven dat het bedrag niet toereikend zou blijken. Geadviseerd werd om het bedrag te stellen op
€ 525.000,-. De voorzitter geeft aan gebruik te hebben gemaakt van het mandaat dat het bestuur ter beschikking staat in geval van calamiteiten. De vergadering is van mening dat er goed is gehandeld.
De notulen van beide vergaderingen worden met genoemde opmerkingen vastgesteld.
6. Advies kascommissie 2019-2020 en benoeming kascommissie 2020-2021.
De kascommissie, bestaande uit mevrouw Kingma en de heer Notenboom, verklaart de financiële stukken te hebben gecontroleerd en in orde bevonden. De kascommissie adviseert de vergadering decharge te verlenen aan het bestuur.
Desgevraagd laat de heer Kant weten dat een eventuele verhoging van het voorschot exploitatiekosten met 3% bij voorkeur in gaat per 1 april, omdat dan het boekjaar van start gaat.
Momenteel is er een achterstand in de betaling van de maandelijkse voorschotten van circa
€ 12.000,-. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door twee eigenaren. De appartementen van beide eigenaren staan thans in de verkoop. De notaris heeft aangegeven dat bij verkoop de openstaande bedragen op de rekening van de VvE worden gestort.
De kascommissie 2020-2021 bestaat uit mw. Kingma, mw. Lieberwirth en dhr. Notenboom.
7. Vaststelling jaarverslag 2019-2020 en decharge bestuur.
De heer Kant laat weten dat het boekjaar niet loopt van 1 januari tot en met 31 december, maar van 1 april tot en met 31 maart. Dit zal worden aangepast in de template en de tekst betreffende het noodzakelijke quorum zal niet meer worden vermeld.
Uit de resultatenrekening blijkt dat het boekjaar is afgesloten met een positief exploitatie- saldo van € 13.183,16. De ledenvergadering besluit dit bedrag toe te voegen aan het reservefonds.
Het jaarverslag 2019-2020 wordt ongewijzigd vastgesteld en het bestuur ontvangt decharge.
8. Groot onderhoud en andere kosten.
Meerjaren Onderhoudsplan
Zoals eerder deze vergadering besproken, dateert het huidige Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) van 2018 en is opgesteld door de firma Univeste. In dit document is met name de op stapel staande renovatie opgenomen. Verder staan er schilderwerken en renovatie van de galerijen in beschreven. Door de ontwikkelingen rondom de leningen is de planning van het MJOP minimaal een jaar opgeschoven. Hierdoor zullen de kosten door inflatiecorrecties hoger uitvallen. Ook de kosten voor de asbestsanering zijn hoger uitgevallen dan was verwacht. Door deze tegenvallers is het geleende bedrag niet toereikend voor de uitvoering van alle werkzaamheden volgens het MJOP.
De jaarlijkse bouwkundige inspectie heeft aangetoond dat het schilderwerk geen prioriteit heeft. Ook de staat van de galerijen is dusdanig dat er geen werkzaamheden met spoed dienen te worden uitgevoerd. De voorzitter laat weten bij de firma Univeste voor te stellen deze twee posten uit het MJOP te halen. Dit zal een behoorlijke kostenbesparing opleveren.
Het bestuur zal samen met de beheerder de werkzaamheden aan de galerijen en het schilderwerk aanbesteden. Hierdoor wordt voorkomen dat het maandelijkse voorschot fors wordt verhoogd of dat de leden een eenmalige bijdrage dienen te betalen.
Vanuit de ledenvergadering wordt aangegeven dat schilderwerkzaamheden aan het eigen appartement door eigenaren op vrijwillige basis zelf kan worden uitgevoerd. Het gaat hier- bij dan om kleine herstelwerkzaamheden. De benodigde informatie met betrekking tot de RAL-kleurcodes is beschikbaar bij de voorzitter.
De vergadering gaat met deze voorstellen akkoord.
Vervangen vier armaturen parkeerplaats door LED à € 1.000,-
Enkele leden hebben voorgesteld om de armaturen ten behoeve van de verlichting van de parkeerplaatsen, te vervangen door LED-verlichting. Hierdoor zou de aanwezigheid van ongedierte worden voorkomen. De voorzitter laat weten dat deze doelstelling niet wordt behaald door het aanbrengen van LED-verlichting. Wel wordt op langere termijn bespaart op energiekosten.
De kosten van de vervanging bedragen circa € 1.000,-. De ledenvergadering besluit de werkzaamheden niet te laten uitvoeren. Wel wordt besloten om de defecte lampen te vervangen door LED-verlichting.
Onderhoud heg achterzijde
Er is een offerte uitgebracht door de hovenier Erwin Natuurlijk ten behoeve van het twee maal per jaar snoeien van de heg aan de achterzijde. De werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd voor een bedrag van € 300,- per keer. De afgelopen jaren is het snoeien van de heg uitgevoerd voor € 650,- per keer. Het bestuur heeft de firma Erwin Natuurlijk inmiddels gecontracteerd. De vergadering gaat hiermee akkoord.
9. Vaststelling begroting 2020-2021 en bijbehorend voorschot exploitatiekosten.
Zoals in de voorwaarden van de SVn is vastgelegd, is het maandelijkse voorschot exploitatie- kosten per 1 april 2020 met 3% verhoogd. Ook per 1 april 2021 zal een verhoging met 3%
worden doorgevoerd.
De voorgelegde begroting 2020-2021 wordt ongewijzigd vastgesteld.
10. Opzegging huidig schoonmaakcontract, aangaan nieuw contract
Het huidige contract met de firma Cleaning Partners loopt inmiddels twee jaar. Sinds een jaar worden er stelselmatig problemen gemeld. Na een controle is gebleken dat de werkzaamheden, welke staan vermeld in het schema, niet worden uitgevoerd. Ook de kwaliteit van de wel uitgevoerde werkzaamheden is ondermaats. Het bestuur en de beheerder hebben hierover meerdere malen contact gehad met het bedrijf. Dit heeft tot op heden nauwelijks effect gehad.
Voorgesteld wordt om naar een ander bedrijf over te stappen. De vergadering gaat hiermee akkoord en er zullen offertes bij meerdere bedrijven worden aangevraagd. Op verzoek van de vergadering zal ook de firma Klien worden benaderd.
Om te voorkomen dat met het nemen van een beslissing ten aanzien van een nieuw bedrijf moet worden gewacht tot de eerstvolgende vergadering, krijgt het bestuur een mandaat van
€ 15.000,- om een andere firma te contracteren.
11. Mogelijke wijziging Huishoudelijk Reglement.
De vergadering verleent een algemene toestemming voor het bevestigen van screens en rolluiken aan de buitenzijde van de appartementen. Dit betekent dat er ook toestemming wordt verleend voor de thans aanwezige screens en rolluiken.
In het Huishoudelijk Reglement zijn thans de RAL-kleuren opgenomen waaraan de screens en rolluiken moeten voldoen. Deze kleuren zijn echter gedateerd. Voorts zijn er ook rol- luiken bevestigd die niet aan de voorgeschreven kleur voldoen. Om uniformiteit te verkrijgen wordt de voorkeur uitgesproken om nieuwe screens en rolluiken uit te voeren in de kleur zwart/antraciet, overeenkomstig met de RAL-kleur van het gebouw. Voorts zal er niet worden gehandhaafd op de bestaande kleuren welke zijn beschreven in het huidige Huishoudelijk Reglement.
De overgrote meerderheid van de vergadering gaat hiermee akkoord.
12. Bestuursaangelegenheden.
Stand van zaken klusruimte VvE
De VvE beschikt over twee zogeheten klusruimtes in het gebouw. Deze ruimtes zijn door een lid gebruikt om werkzaamheden voor de VvE uit te voeren. Daar deze sinds de laatste vergadering niet meer zijn uitgevoerd, is het lid verzocht de sleutels in te leveren.
Eén ruimte is inmiddels opgeknapt maar de andere ruimte is nog niet vrijgegeven. De leden- vergadering besluit dat de genoemde ruimte per direct in gebruik bij de VvE dient te komen. Tevens zal van alle aanwezige materialen worden nagegaan hoe de aankoop is gefinancierd. Ook dienen alle sleutels van het gebouw te worden ingeleverd. Het betrokken lid is geen eigenaar van een appartement, maar van een garage(s).
Oproep: nieuwe leden Technische Commissie gezocht
Het bestuur stelt voor een Technische Commissie in het leven te roepen. De voorzitter geeft aan regelmatig kleine klusjes uit te voeren en zou het op prijs stellen wanneer er assistentie verleend wordt. De heer Van der Hulst en de heer Regter zijn bereid dit te doen.
13. Rondvraag.
De panelen van de balkons aan de achterzijde mogen niet worden verwijderd.
In het op te maken Meerjaren Onderhoudsplan zal dit onderwerp worden opgenomen.
De containers in één van de ruimtes zijn niet geledigd daar de toegang werd belemmerd door een voertuig. Hierdoor kon de vuilophaaldienst niet bij de ruimte komen. Verzocht wordt een zone met niet parkeren in te stellen. De voorzitter laat weten dat dit de eerste klus voor de technische commissie is.
De heer Van Campen informeert naar de gang van zaken in verband met enkele mails. De mails zijn gericht aan de beheerder, maar werden beantwoord door de voorzitter van de VvE. De heer Kant laat weten dat dit in het verleden is besloten na overleg met het bestuur.
De beheerder werkt in opdracht van het bestuur. Alle mail- en/of briefwisselingen met de beheerder zijn vrij beschikbaar voor het bestuur, omdat de leden via de beheerder indirect met VvE (waar het bestuur vertegenwoordiger van is) mailen.
Gemeld wordt dat een balkon van Hobokenstraat 35 aan het afbladderen is.
Hierop worden meer meldingen gemaakt. De Technische Commissie zal hier naar kijken.
Er wordt geïnformeerd naar de thermostaatkranen. De voorzitter zal dit komen uitleggen.
Geïnformeerd wordt wie de armatuur boven de parkeerplaats schoonmaakt.
De voorzitter geeft aan dat dit op het werkschema van het schoonmaakbedrijf staat.
14. Sluiting.
De voorzitter dankt een ieder voor de komst en de inbreng en sluit de vergadering.
Breda, oktober 2020
Actiepunten- en besluitenlijst
Actiepuntenlijst
− Met bestuur en bouwcommissie nieuw concept MJOP opstellen voor ALV 2021. | beheerder
− Vóór start renovatie zorgen dat zonwering, rolluiken e.d. zijn verwijderd. | eigenaren
− Zone met niet parkeren creëren rond containerruimtes. | TC
− Nazien afbladderende balkons. | TC
− Uitleg geven over thermostaatkranen. | bestuur
Overzicht besluiten
2. De voorgelegde agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
3. De betonnen palen aan de rechterzijde worden na de renovatie weer teruggeplaatst.
4. Het bestuur wordt gemachtigd incassomaatregelen te treffen bij betalingsachterstanden.
5. De notulen van de ALV d.d. 20-05-2019 worden ongewijzigd vastgesteld.
5. De notulen van de BLV d.d. 24-06-2019 worden met enkele opmerkingen vastgesteld.
6. De kascommissie 2020-2021 bestaat uit mw. Kingma, mw. Lieberwirth en dhr. Notenboom.
7. Het positief exploitatiesaldo à € 13.183,16 wordt toegevoegd aan het reservefonds.
7. Het jaarverslag 2019 wordt ongewijzigd vastgesteld; het bestuur ontvangt decharge.
8. De voorgestelde plannen inzake het op te stellen MJOP worden aangenomen.
8. Defecte verlichting zal worden vervangen door LED-verlichting.
9. Het voorschot exploitatiekosten wordt per 1 april 2021 met 3% verhoogd.
9. De voorgelegde begroting 2020-2021 wordt ongewijzigd vastgesteld.
10. Er wordt een mandaat van € 15.000,- verstrekt voor wijziging van schoonmaakfirma.
11. Er wordt in algemene zin toestemming verleend voor het plaatsen van screens en rolluiken.
11. Er wordt niet gehandhaafd op de vastgelegde kleuren in het Huishoudelijk Reglement.
12. De niet vrijgegeven klusruimte dient terug in gebruik te komen bij de vereniging.
13. De heer Van der Hulst en de heer Regter vormen de nieuwe Technische Commissie (TC).
Het cijfer dat voor het besluit staat vermeld, correspondeert met het betreffende agendapunt.
