De Virtueel Professional als succesformule voor ondernemers!
Sinds 2008 ben ik zelfstandig ondernemer en ik kan je vertellen: ik heb nog geen dag spijt! Het zelfstandig werken brengt zoveel nieuwe uitdagingen met zich mee. Ik leer zoveel nieuwe dingen, ontmoet steeds leuke, inspirerende mensen. En ik hou van de vrijheid! Vrij zijn om mijn eigen ‘ding’ te doen. Vrij om mijn eigen dagen in te plannen, te werken waar en met wie ik wil. Zo begin ik mijn werkdag het liefst om 10.00 uur.
Hoe fijn is het als je je werk en leven kunt inrichten zoals jij het zelf graag wilt?
Het klinkt bijna als een sprookje. En dat is het ook bijna ;-) Kijk, het komt je niet aanwaaien. Je moet gewoon hard werken, kwaliteit leveren, je afspraken nakomen. En ook zakelijk denken en zijn. Het gaat tenslotte wel om jouw bedrijf. Hoe zonde is het als je maar een beetje aanmoddert en het uiteindelijk niet redt.
In de afgelopen jaren heb ik heel wat trainingen gevolgd over het ondernemerschap. Ik heb veel ondernemers leren kennen die het goed laten draaien van hun bedrijf lastig vinden. Puur en alleen omdat ze allerlei taken moeten doen waar ze geen kennis of affiniteit mee hebben en hen dus veel tijd kost. Er is niets mis met het leren van nieuwe vaardigheden en kennis, dat kan iedereen. De bottleneck zit hem vaak in de uitvoering.
Daardoor had ik al heel snel in de gaten dat ik – met mijn secretariële achtergrond – een heel groot voordeel heb. Ik weet hoe te organiseren, structureren, plannen, prioriteren en gewoonweg te doen! Dat is exact waar de meeste ondernemers mee worstelen. Wat de ondernemer nodig heeft, is een Virtueel Professional die operationele taken van zijn bord haalt en helpt met stroomlijnen van het bedrijf en de groei. En dat op heel veel verschillende vlakken en vanuit verschillende expertises.
Dát is de succesformule!
Regelmatig werd ik benaderd door ondernemers met de vraag of ik ze kan helpen met het goed inrichten, opzetten en uitvoeren van alle processen en taken in hun bedrijf. Ik heb echter maar 2 handen en kon de vraag niet aan! De Academie voor Virtueel
Professionals* heb ik opgericht om professionals op te leiden en te trainen. Zodat we samen de vele ondernemers kunnen ondersteunen. Opdat ieder succesvol kan zijn in haar/zijn eigen bedrijf en geniet van vrijheid in werk en leven!
Ik wens je veel succes!
WAT ZIJN VIRTUEEL PROFESSIONALS?
Ondernemers kunnen diverse teamleden inhuren die op virtuele wijze voor hun werken.
Aangezien het allemaal experts zijn op ieder een eigen vakgebied spreken we op deze website over Virtueel Professionals. Dat is een algemene titel. In feite zien we diverse rollen en mogelijkheden.
Hieronder lichten we de 3 functierollen nader toe. Tevens laten we voorbeelden zien van de verschillende expertises. Natuurlijk is een combinatie van expertises ook mogelijk.
In welke rol herken jij jezelf? Welke expertise heb jij? Hoe zou het zijn als je met deze expertise als zelfstandig ondernemer aan de slag gaat?
Virtueel Professional Virtueel Assistent Virtueel Manager
Experts op een heel specifiek gebied die projectmatig worden ingezet om snel iets op te leveren. Met hun kennis en vaardigheden kunnen ze optimaal adviseren bij tools, techniek, mogelijkheden etc.
Ook dit zijn experts en leveren diensten op
continu basis. Het voordeel hiervan is dat zij helpen bij stapsgewijs
systematiseren. Daarnaast zijn ze optimaal betrokken bij de ontwikkeling van het bedrijf en helpen mee bij de bedrijfsgroei.
Wanneer het team groter wordt, kan de VM de schakel worden tussen de CEO en het team. Als Strategisch
Sparringpartner denkt de VM op een hoog niveau mee en zorgt vooral dat de gehele operationele kant door loopt.
Communicatie Professional Persoonlijk Assistent Operationeel Manager PR Professional Technisch Assistent Programma Manager Commercieel tekstschrijver Boekhoudkundig Assistent Marketing Manager
Vertaler Marketing Assistent Sales Manager
Online Academie bouwer Klantenservice Assistent Statistieken/Financieel Management
Grafisch vormgever Sales Assistent Team Manager
DTP’er Relatie Manager
Video bewerker Project Manager
Website bouwer
100 Diensten die je kunt aanbieden om ondernemers te helpen met bedrijfsgroei!
Zelfstandig Ondernemers (ZZP)
Zelfstandig ondernemers starten hun bedrijf met een droom die ze graag willen verwezenlijken. Ze zijn creatief, hebben allerlei plannen en gaan vol enthousiasme aan de slag. Ze onderschatten echter dat er nog zoveel andere taken bij komen waar ze veelal geen tijd voor hebben, laat staan de kennis!
Het uitbesteden van taken is echter niet iets waar ze snel aan denken. Ze vinden dat ze het zelf moeten kunnen doen. Bovendien weten veel zelfstandig ondernemers niet eens dat deze mogelijkheid bestaat!
Als zelfstandig ondernemers echter hun droom wil waarmaken, als ze zich willen focussen op een succesvol bedrijf ontwikkelen en het werk doen wat ze het allerliefst doen, zijn 3 onderdelen heel belangrijk om de groei van hun bedrijf te stroomlijnen:
1. het inrichten van processen
2. tools toepassen en waar mogelijk automatiseren 3. een team opbouwen
En dat is precies waarom ze ondersteuning nodig hebben! Vaak starten deze
ondernemers met een Virtueel Assistent (VA). Een VA is de eerste stap om een team te vormen en helpt met de processen en tools! Of een Virtueel Professional (VP) die een specialisatie heeft en vaak projectmatig werkt en bepaalde zaken inregelt, opzet of uitvoert.
Microbedrijven (MKB < 10 werknemers)
De MKB ondernemer (met name kleine bedrijven tot 10 medewerkers) is al verder. Hij heeft gekozen om werk uit handen te geven door personeel aan te nemen. Dat ontzorgt hem al heel veel. Maar in de praktijk loopt ook deze ondernemer tegen het feit aan dat ze te weinig tijd hebben.
Waarom?
Omdat ook deze ondernemers uitdagingen hebben op het gebied van:
stroomlijnen van bedrijfsprocessen
het inzetten van online tools en zoveel mogelijk werk automatiseren uit handen geven van allerlei operationele taken
Daarnaast zijn de online mogelijkheden divers. Niet iedere ondernemer heeft de kennis
het technisch inregelt en koppelt met je website. Moet hij hiervoor een medewerker aannemen of zijn er andere opties? Betaalbaar wel te verstaan!
Uiteindelijk wil iedere ondernemer de overheadkosten laag houden.
Meer toelichting over een Virtueel Professional (VP)
Een VP is een professional die op virtuele basis (vanuit haar/zijn eigen kantoor) zelfstandig ondernemers ondersteunt. De focus van de VP ligt op de uitvoering van operationele terugkerende taken of specifieke projecten en is degene die het werk daadwerkelijk uitvoert.
De VP is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar/zijn eigen werk en zorgt dat de eigen taken en projecten tijdig en op een goede wijze worden uitgevoerd. Het doel van een VP is de ondernemer te ontzorgen zodat hij/zij niet langer bezig is met allerlei taken waar eigenlijk helemaal geen tijd voor is.
De valkuil van ondernemers is dat ze teveel zelf (willen) doen. Of dat ze niet de juiste expertise in huis hebben om bepaalde werkzaamheden op te pakken. Wil je echter een bloeiend bedrijf opbouwen, is het slim om tijdig een of meerdere VP ‘s in te huren om de groei van je bedrijf te stroomlijnen.
Ondernemers huren VP’s in om verschillende taken uit te voeren en projecten af te ronden, omdat zij dit zelf niet meer kunnen behappen en zich willen focussen op hun core business. Meestal voor langere tijd om terugkerende taken over te kunnen dragen.
Waarbij het slim is om deze taken conform de SOM7®-METHODE zoveel mogelijk te
systematiseren. Dat kan ook projectmatig uitgevoerd worden. Geldt ook voor het bouwen van websites, grafisch vormgeving en meer van dit soort activiteiten.
Waarbij het belangrijk is om een VP per expertise of aandachtsgebied in te huren om deze VP zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten.
Wat is het voordeel van het werken met een VP?
De VP is een zelfstandig ondernemer en weet exact wat er allemaal bij het
ondernemerschap komt kijken. Zij/hij begrijpt dus waar de ondernemer mee worstelt.
De expertise van een VP ligt echter bij het uitvoeren van de diverse operationele terugkerende taken.
De achtergrond van een Virtueel Assistent is veelal secretarieel, organiserend, ondersteunend, administratief, goed in structureren. Die van de Virtueel Professional vaak technisch, websitebeheer, grafisch vormgeving, DTP, video bewerking, PR en communicatie, vertalen, klantenservice, projectmanagement, marketing, etc.
De Virtueel Manager zorgt voor een strategisch plan en zorgt bij meerdere teamleden dat het geheel gemanaged wordt waardoor de ondernemer geheel uit de operatie kan
stappen. Een strategisch sparringpartner voor verdere bedrijfsgroei.
Door deze expertise zijn zij de perfecte ondersteuners voor ondernemers.
Een ander voordeel is dat ondernemers een VA / VP voor een aantal uren per week/maand kunnen inhuren voor de desbetreffende dienst. Zowel het werken op afstand (virtueel) als het gericht aantal uren inhuren, maakt het samenwerken enorm flexibel. Omdat de ondernemer exact inkoopt wat hij/zij nodig heeft.
Wat is het voordeel van virtueel werken?
Virtueel werken betekent op afstand online werken. Vandaag de dag kunnen we bijna alle taken online uitvoeren. We kunnen via de cloud bij alle gegevens, digitaal archief,
projectmanagement tools voor acties. Microsoft Teams, Zoom en overige beeldbel en chat opties zijn perfecte communicatiemiddelen die bovendien heel weinig geld kosten.
De voordelen voor de ondernemer zijn:
geen extra kosten voor werkplek, computer, apparatuur, reiskosten, etc.
de VP heeft geen instructies over de uitvoering nodig en kan op eigen gelegenheid aan de slag
eenvoudig informatie zenden en taken overdragen, onafhankelijk van de aanwezigheid van de VP.
De voordelen voor de VP zijn:
bepaalt eigen werktijden
werkt vanuit huis/eigen kantoor dus geen reistijd of -kosten
heeft zelf beschikbaarheid over apparatuur, programma’s, tools en kan eenvoudig aan de slag.
Overigens wil virtueel werken niet zeggen dat je elkaar nooit persoonlijk ziet en spreekt.
Een combinatie werkt vaak het meest succesvol.
Wat kan een VA / VP doen?
In dit overzicht vind je diverse aandachtsgebieden en taken waar een VA / VP bij kan helpen door dit op te pakken. Laat je echter niet beperken door deze lijst, de
mogelijkheden zijn onbeperkt en kunnen per ondernemer/bedrijf verschillen.
Ik wens je heel veel succes en inspiratie!
Dagelijks management
PA gerichte taken die dagelijks terugkomen.
1. Email lezen en beantwoorden van algemene mailbox 2. Email lezen en beantwoorden van zelfstandig ondernemer 3. Email ordenen en opschonen
4. Agenda beheren, afspraken maken, bevestigingen sturen 5. Lunch/diner afspraken maken en restaurant boeken 6. Digitaal archief opzetten
7. Digitaal archiveren
8. Back up draaien van bestanden 9. Taken prioriteren
10. Planning maken t.b.v. deadlines 11. Bewaken van deadlines
12. Versturen van e-mails/brieven/brochures etc.
13. Kantoorbenodigdheden bestellen 14. Uitwerken en redigeren van teksten 15. Stukken scannen en archiveren 16. Telefonisch informatie opvragen
Financiën
Zorgdragen dat de financiële administratie up to date is.
17. Bonnen verzamelen en registeren
18. Facturen en bonnen in boekhoudsysteem inboeken 19. Facturen maken en versturen
20. Checken of facturen betaald zijn 21. Aanmaningen versturen
22. Openstaande facturen nabellen
23. Bij termijnbetalingen overzicht maken en betaalstatus bijhouden 24. Online betalingssysteem implementeren
25. Vervaldatum Inkoopcontracten bewaken 26. Nieuwe inkoop uitzoeken/offertes opvragen 27. Financieel archief bijhouden
28. Budgetbewaking bij projecten bijhouden
(Online) Marketing
Belangrijke activiteiten om potentiële klanten kennis met het bedrijf te laten maken.
29. Website teksten redigeren 30. Website teksten updaten
31. Nieuwe blog op website plaatsen
32. Nieuw artikel/whitepaper op website plaatsen
33. Plaatjes/foto’s zoeken ter illustratie bij blog/artikel 34. Video op website/YouTube/Vimeo plaatsen
35. Emailmarketing versturen (nieuwsbrief)
36. Verwerken van teksten voor specifieke marketing acties in het emailmarketingsysteem
37. Social media profielen/groepen aanmaken 38. Social media berichten plaatsen
39. Webinars en teleseminars inplannen
40. Webinars/teleseminars live bijwonen, faciliteren, opdrachtgevers steunen 41. De opnames van webinars en teleseminars auditen en op de website plaatsen 42. Uitzoeken waar live presentaties gegeven kunnen worden
43. Afspraken maken voor presentaties 44. Presentaties uitwerken
45. Presentaties op SlideShare plaatsen 46. Brochures/flyers redigeren
47. Brochures, flyers, visitekaartjes, etc. bestellen 48. Teksten in een e-book lay-out gieten
49. Netwerkbijeenkomsten opzoeken die interessant zijn
50. Beurzen opzoeken waar je je dienst/product kunt profileren 51. Voorbereiding regelen voor de beurs
52. Banners, flyers, (laten) ontwerpen en bestellen
53. PR acties: teksten redigeren, naar juiste persoon/pers sturen 54. Eigen presentatie/bijeenkomsten organiseren
55. Zalen boeken, uitnodiging versturen, alle facilitaire zaken regelen 56. Promotiekalender bijwerken en deadlines bewaken
Statistieken bijhouden/resultaten meten
Bijhouden van cijfers op het gebied van marketing en omzet/
winst zodat je weet wat werkt en of je voldoende winst maakt.
57. Aantal website bezoekers bijhouden
58. Aantal nieuwe aanmeldingen nieuwsbrief/blog bijhouden 59. Aantal klanten bijhouden
60. Aantal social media volgers bijhouden
61. ROI: kosten bijhouden versus omzet bij promotie acties
62. ROI: wat kost het leveren van diensten en hoeveel levert het op 63. De voortgang bijhouden van je financiële doelen
Communicatie
Het relatiebeheer met leads, klanten, leveranciers en eventuele andere teamleden/collega’s.
64. Afhandelen vragen van leads, klanten
65. Afstemmen met leveranciers over uitbesteding, levering
67. Skype afspraken inplannen/organiseren 68. Social media berichten beantwoorden 69. Reacties op blog beantwoorden 70. Afspraken maken intern/extern
71. FAQ vragen bijhouden en op website plaatsen 72. CRM systeem bijhouden
73. Visitekaartjes verwerken in CRM
74. Contacten (visitekaartjes) via LinkedIn connecten
75. Standaard lay-out/sjablonen maken voor alle documentatie
Sales
Uitvoeren van taken ter ondersteuning van de verkoop van de diensten/producten.
76. Verkoopafspraken met klanten inplannen
77. Opzetten van online kalender systeem om afspraken te maken 78. Online verkooppagina (landing page) maken en publiceren 79. Aanvragen nieuwe domeinnamen
80. Stappen vastleggen en standaard documentatie maken benodigd om de deal te sluiten
81. Offertes opstellen en versturen 82. Algemene voorwaarden bijhouden 83. Garantieverklaringen bijhouden 84. Nabellen/opvolgen van leads 85. Contract opstellen en versturen
86. Bewaken dat contracten getekend retour komen
Diensten/producten leveren
Voorbereidende taken t.b.v. de levering van de diensten/
producten.
87. Alle documentatie t.b.v. leveren van diensten uniform maken en vastleggen 88. Follow up in werking stellen: wat is de volgende stap bij ontvangen van getekend
contract?
89. Product toesturen/levering in gang zetten
90. Bij levering diensten 1-op-1: afspraken inplannen
91. Bij levering diensten online: het inregelen van alle online stappen/processen op de website
92. Bij training/workshop/evenement: alles organiseren en facilitair regelen
93. Bij training/workshop/evenement: aanwezig zijn als rechterhand/organisatorisch zaken regelen
94. Materiaal t.b.v. training/workshop/evenement printen/laten drukken 95. Jaarplanning maken
96. Bij einde dienstverlening: afronding in gang zetten (bv. evaluatie, eindgesprek, etc.)
97. Klantenservice: vragen van klanten beantwoorden
98. Klachten van klanten voorleggen en beantwoorden/oplossen 99. Referenties bij klanten opvragen
100. Referenties op website plaatsen
