Ontsluiting van series. Bijdragen aan
digitale toegankelijkheid door
archiefgebruikers.
11 augustus 2010
Masterscriptie Archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam Begeleider: dr.ir. J. Kamps
Tweede lezer: dr. P.J. Horsman
Student: H.G. Visscher, nr. 5717108 Postbus 1501, 3100 EA Schiedam hg.visscher@schiedam.nl
3
Voorwoord
Deze scriptie is geschreven met welwillende medewerking van de gemeente Schiedam. Velen hebben bijgedragen aan de totstandkoming ervan. Naast Jaap Kamps, die als scriptiebegeleider nooit blijk gaf van een wankelend vertrouwen in de goede afloop, dank ik de volgende personen in het bijzonder: Adrie Broeren-Rip, Hasan Çalımlı, Siem Dongelmans, Ben van der Eijk, Marie-Christine Engels, H.J.B. Ekker-van Krogten, Patrick de Groot, Jef Jansen, Harriet Kruse, E. Oranje-de Graaf, Laurens Priester, Kirsten Tinnemans, Maurice van Veen, Evelien van Veen-Jovanović, Marloes Wellenberg en Tamara van Zwol.
4
Inhoud
Voorwoord ... 3
Hoofdstuk 1. Inleiding ... 6
1.1. Probleemstelling ... 7
1.2. Verantwoording van de wijze van behandelen ... 7
Hoofdstuk 2. Digitale toegankelijkheid ... 10
2.1. Toegankelijkheid ... 10
2.1.1. Begripsomschrijving ... 11
2.1.2. Herkomstbeginsel ... 12
2.1.3. Herkomst als ontsluitingsterm ... 13
2.2. Digitale toegankelijkheid ... 15
2.3. Gebruikers ... 16
2.3.1. Wie zijn gebruikers? ... 16
2.3.2. Hoe zoeken ze? ... 19
2.3.3. Verwachtingen ... 21
2.4. Archivistische autoriteit ... 22
2.4.1. De archivaris ... 23
2.5. Toegangen ... 25
2.6. Duurzaamheid, normen en standaarden ... 26
2.7. Bijdragen van gebruikers ... 28
Conclusie ... 30
Hoofdstuk 3. Nadere toegankelijkheid van series ... 31
3.1. Begripsomschrijving ... 32 3.2. Achtergrond ... 33 3.2.1. Gevolgen ... 35 3.3. Oplossingen? ... 36 3.3.1. De Handleiding ... 36 3.3.2. Jenkinson ... 38 3.3.3. Bearman en Lytle ... 38
3.3.4. Het zoeksysteem dat alle vragen aankan ... 40
3.3.5. Inbreng van gebruikers ... 42
Conclusie ... 44
Hoofdstuk 4. Voorbeelden van inzet van gebruikers ... 45
4.1. Web 2.0 en archief 2.0 ... 45
4.2. Nadruk op beeld ... 46
5
4.4. Ontsluiting van series in archief 2.0 ... 49
4.4.1. Burgerlijke Stand en genealogie ... 49
4.5. Virtuele onderzoeksruimte ... 51
4.6. Archiefbank ... 52
4.7. Sociale navigatie: Polar Bear ... 53
Conclusie ... 54
Hoofdstuk 5. Experimenten ... 56
5.1. Wordpress en voorbereiding van de experimenten ... 56
5.1.1. Categorieën en tags... 58
5.1.2. Beperking tot dag- en nachtrapporten ... 59
5.2. Eigen experimenten... 63
5.2.1. Historische kaart met Google maps en earth ... 63
5.2.2. Delicious ... 64
5.3. Experimenten door respondenten ... 65
5.3.1. Verspreiding van de opdrachten ... 66
5.3.2. Resultaten ... 68 5.3.3. Experiment ‘beoordeling’ ... 70 Conclusie ... 71 Conclusie ... 73 Geraadpleegde bronnen ... 74 Archiefmateriaal ... 74 Literatuur ... 74 Toegangen ... 78 Websites ... 78 Summary in English ... 80
6
Hoofdstuk 1. Inleiding
Een veel voorkomende, traditionele, archivistische beschrijving in Nederlandse inventarissen voor het raadplegen van archieven is:
Ingekomen en minuten van uitgaande stukken, jaar x - jaar y.
Hierna volgt dan vaak een (zeer) lange lijst van inventarisnummers waarin per nummer is vermeld op welke deelperiode het betrekking heeft. Dergelijke beschrijvingen zeggen weinig over de inhoud van de documenten. Zo geven ze geen antwoord op de vraag met wie
gecorrespondeerd werd. Aldus ontgaat een potentieel geïnteresseerde allicht de mogelijke relevantie van een archiefbestanddeel.
Het verschijnsel dat de beknoptheid van de archivistische beschrijving de rijkheid van het materiaal verhult is het meest nijpend bij seriebeschrijvingen als in het bovenstaande voorbeeld. De vraag dringt zich op hoe we seriebeschrijvingen kunnen verbeteren of aanvullen zodat geïnteresseerden beter of makkelijker kunnen achterhalen of het archiefbestanddeel informatie van hun gading bevat.
Archiefgebruikers hebben soms (veel) informatie over de inhoud van series verzameld. Het kan nuttig zijn als ze die gegevens beschikbaar kunnen stellen aan anderen, zodat men gebruik kan maken van het werk van voorgangers. Soms is er zelfs iets over gepubliceerd. Daarmee is er op zich niets nieuws onder de zon: honderd jaar geleden waren er ook
archiefvorsers wier bevindingen voor anderen interessant waren. Nieuw is dat we hierbij nu gebruik zouden kunnen maken van web 2.0-toepassingen.
In de fase waarin het internet zich momenteel bevindt, web 2.0 of het sociale web, zijn pagina’s niet langer statisch, maar kan de internetter ook zelf reageren, toevoegen, wijzigen en bijdragen. Web 2.0 schept nieuwe mogelijkheden en wekt ook verwachtingen bij het publiek. De vraag is wat dit betekent voor de toegankelijkheid van archieven. Kunnen internettende
archiefgebruikers met web 2.0-toepassingen bijdragen aan het verbeteren van de
toegankelijkheid van (series in) archieven? In deze scriptie zoek ik hier een antwoord op. Onderwerp van de scriptie zijn primair bijdragen van gebruikers aan toegankelijkheid van series met toepassing van nieuwe mogelijkheden die web 2.0 biedt. Het gaat hier zowel om het delen van bestaande als te verwerven kennis. Een verwante kwestie is de omstandigheid dat de archivaris van-ze-lang-zal-ze-leven niet kan, of wil, ontsluiten op een wijze die aan alle mogelijke behoeftes van gebruikers tegemoet komt. Daarbij speelt een rol dat archieven niet gevormd worden met het oog op hun cultuur-historische waarde, terwijl ze later wel vanuit dat oogpunt bevraagd worden.
7
Een verbeterde toegankelijkheid bevordert het gebruik van archieven en kan het publieksbereik vergroten. Kennis van gebruikers kan daaraan bijdragen. In de
informatiemaatschappij wordt de archivaris geconfronteerd met een uitdijende hoeveelheid archiefbescheiden terwijl onder het publiek (te) hooggespannen verwachtingen leven: staat het archief al op internet?1 De informatiemaatschappij en haar technologie veroorzaakt kortom problemen en schept kansen met betrekking tot toegankelijkheid.
1.1. Probleemstelling
In de beginfase van het onderzoek voor deze scriptie, bij het zoeken naar een onderwerp, werd mijn interesse gewekt door het project Polar Bear Expedition Digital Collections (Polar Bear), omdat men hierin nadenkt over modernisering van archieftoegangen waarbij de gebruiker ook een inbreng heeft2. In een artikel waarin ze hun project beschrijven, stellen Yakel, Shaw en Reynolds: ‘Our design decisions have attempted to balance the need for continued archival authority with a desire to incorporate some of the social aspects of Web 2.0 features’3.
Op basis van deze formulering heb ik in de probleemstelling het handhaven van archivistische autoriteit opgenomen. De probleemstelling voor deze scriptie luidt:
Hoe kunnen archiefgebruikers een duurzame bijdrage leveren aan digitale, nadere toegankelijkheid van series met gelijktijdige handhaving van archivistische autoriteit (archival authority)?
Modieus geformuleerd richt ik me in deze scriptie op toegankelijkheid op het web 2.0, of: in het archief 2.0. Het doel van de scriptie is inzicht te krijgen in visies op en toepassingen van
bijdragen van archiefgebruikers aan digitale toegankelijkheid van archieven met aandacht voor de duurzaamheid van die bijdragen.
1.2. Verantwoording van de wijze van behandelen
In het voorgaande heb ik de volgende redenering gevolgd. Er is een probleem in de
toegankelijkheid van series. Aangezien archieven geraadpleegd worden via toegangen zit het
1 Max. J. Evans, ‘Archives of the people, by the people, for the people’, The American archivist 70/2 (Chicago,
2007), 387-400, aldaar 388.
2Website Polar Bear Expedition Digital Collections: http://polarbears.si.umich.edu (13-2-2010).
3 Elizabeth Yakel, Seth Shaw en Polly Reynolds, ‘Creating the next generation of archival finding aids’, D-Lib
Magazine 13/5-6 (online tijdschrift; 2007). Te raadplegen via
8
probleem in de toegangen en de archivistische beschrijvingen die zij bevatten. Thomassen wijst er echter op dat er meer variabelen zijn die toegankelijkheid beïnvloeden, zoals de gebruiker en diens competenties (zie verder 2.1.1.)4. De gehanteerde redenering impliceert een keuze om in dit onderzoek de nadruk te leggen op één van de variabelen die van invloed zijn op
toegankelijkheid, namelijk de toegang als onderdeel van het archiveringssysteem. Gebruikers hebben desalniettemin een prominente plaats in deze scriptie, omdat ik onderzoek hoe ze kunnen bijdragen aan toegankelijkheid. Het gaat echter niet zozeer om hun gebruik.
Archivarissen zijn niet in staat om alle series nader toegankelijk te maken. Daarom verken ik mogelijkheden waarin archiefgebruikers daar met gebruikmaking van web 2.0-mogelijkheden aan kunnen bijdragen. Inclusief dit hoofdstuk is de scriptie opgebouwd uit vijf hoofdstukken. In dit inleidende hoofdstuk formuleer ik voor elk van de overige hoofdstukken op basis van de probleemstelling deelvragen. Hoofdstuk 2 en 3 zijn gebaseerd op
literatuuronderzoek. In deze hoofdstukken wil ik de elementen waaruit de probleemstelling bestaat analyseren. Hoofdstuk 2 heeft daarbij een algemener karakter, terwijl hoofdstuk 3 zich toespitst op waar het in deze scriptie om gaat: toegankelijkheid van series. Hierna volgt nogmaals de probleemstelling met vermelding van de paragrafen waarin de respectievelijke elementen in hoofdstuk 2 aan bod komen:
Hoe kunnen archiefgebruikers (2.3.) een duurzame (2.6.) bijdrage (2.7.) leveren aan digitale (2.2.), nadere toegankelijkheid (2.1. en 2.5.) van series met gelijktijdige handhaving van archivistische autoriteit (archival authority) (2.4.)?
Het deelvraagstuk van hoofdstuk 2 is een analyse te geven van de algemene elementen, dat van hoofdstuk 3 is dit te doen voor ‘digitale, nadere toegankelijkheid van series’.
In het literatuuronderzoek komen klassiekers aan bod: de Handleiding van Muller, Feith en Fruin5 en het Manual van Jenkinson6. Web 2.0 moge iets moderns zijn, maar dat maakt klassieke concepten als het herkomstbeginsel in dat verband zeker niet bij voorbaat minder relevant. Er is weinig literatuur rond het thema ‘toegankelijkheid van series’. Het ligt voor de hand ook normen en standaarden te bezien, maar er is geen ruimte om daar diep op in te gaan.
4 Theo Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid’ in:
Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman ed., Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (’s-Gravenhage, 2001), 13-43, aldaar 17.
5 Muller, S., J.A. Feith en R. Fruin, 'Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven ontworpen
in opdracht van de Vereeniging van Archivarissen in Nederland' (2e dr.; 1920 (1e dr. 1898)) in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum, 1998).
9
In hoofdstuk 4 bezie ik praktijkvoorbeelden, zoals het project Polar Bear. Deze geven aanknopingspunten voor de experimenten waarvan ik in hoofdstuk 5 verslag doe. In hoofdstuk 4 staan praktijkvoorbeelden van de inzet van gebruikers bij toegankelijk maken van archieven centraal. De te beantwoorden deelvraag is: welke praktijkvoorbeelden zijn er waarin gebruikers bijdragen aan digitale toegankelijkheid van series? Deze vraag kan niet uitputtend beantwoord worden.
De deelvraag van hoofdstuk 5 is: wat zijn mogelijkheden en beperkingen van het inzetten van gebruikers bij nader toegankelijk maken? Door de kleinschaligheid van de experimenten kan het antwoord op de deelvraag niet meer dan een verkennend karakter hebben. In de
experimenten, op basis van gedigitaliseerd handgeschreven archiefmateriaal uit een serie, verken ik verschillende mogelijkheden voor verbetering van toegankelijkheid van series. Zelf experimenteer ik met ontsluiting met kaarten (Google earth7 en Google maps8) en door tagging (Delicious9). In experimenten met respondenten gaat het om transcriptie en het aanduiden van tekstelementen. Ik bezie hoe archivarissen en niet-archivarissen ontsluiten en of ze dat
verschillend doen.
7 Website Google earth: http://earth.google.nl/ (3-3-2010).
8 Website Google maps Nederland: http://maps.google.nl/ (3-3-2010). 9 Website Delicious. Social bookmarking: http://delicious.com/ (3-3-2010).
10
Hoofdstuk 2. Digitale toegankelijkheid
Dit hoofdstuk is gebaseerd op literatuuronderzoek. Ik wil hier de elementen uit de probleemstelling die de algemene achtergrond van deze scriptie vormen, analyseren.
Het deelvraagstuk is een analyse te geven van de algemene elementen, namelijk (met vermelding van de respectievelijke paragrafen):
toegankelijkheid (2.1.), digitale toegankelijkheid (2.2) gebruikers (2.3) archivistische autoriteit (2.4) toegangen (2.5) duurzaamheid (2.6)
bijdragen van gebruikers (2.7)
2.1. Toegankelijkheid
In de negentiende eeuw hadden Bancroft en Langlois een optimistische kijk op toegankelijkheid van historische informatie. Bancroft stond voor een absoluut iconisme, een perfecte kopie van alles. Langlois ontwierp in kritiek op Bancroft een “inventarissenkamer”: een absoluut
indexisme10. Ook in Nederland vinden we een vergelijkbaar perfectionisme. De Groninger
archivaris H.O. Feith stelde in zijn verslag over 1877 vast, dat de inhoud van ieder stuk dat zich in het Groninger archief bevond in het tijdrekenkundig register stond vermeld. Iedereen zou dus in staat zou zijn om de inhoud van het archief te raadplegen. Thomassen merkt daarbij op: ‘Deze staat van volmaakte ontsluiting van de inhoud van alle losse stukken in het depot (die uiteraard door de eerste de beste aanwinst teniet zou worden gedaan), zou in geen enkel archief in Nederland worden geëvenaard11’.
In tegenstelling tot de aangehaalde negentiende-eeuwse pogingen naar alomvattendheid, stellen Thomassen, Looper en Kloosterman:
De ideale toegang is een droombeeld, een illusie, een hersenschim. Het streven ernaar is tot mislukken gedoemd en kan alleen een product opleveren waarvan de gebruiker meer last dan plezier heeft. Gebruikersvriendelijke archivarissen geven gebruikers vooral de gelegenheid zelf naar verhalen te zoeken12.
10 Jo Tollebeek, ‘Het archief. De panoptische utopie van de historicus’ (1999) in: Theo Thomassen ed.,
Archiefgebruikers. Consumenten van het verleden (’s-Gravenhage, 2004), 76-91.
11 Theo H.P.M. Thomassen, ‘Van evenement naar structuur: ordenen en beschrijven in de eeuw vóór de
Handleiding’ in: Horsman e.a., Tekst en context, lxii. Thomassen verwijst naar Verslagen omtrent ’s rijks oude archieven 1865-1877, 217.
11
2.1.1. Begripsomschrijving
De Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen geeft geen definitie van ‘toegankelijkheid’, laat staan ‘digitale toegankelijkheid’. Wel geeft zij een verklaring voor ‘toegankelijke staat’:
Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de
archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden.
Den Teuling merkt daarbij op dat het een relatief begrip is: niet voor ieder archiefbestanddeel kunnen dezelfde eisen worden gesteld13. Toegankelijkheid kan verbeterd worden door
ontsluiting.
Volgens Thomassen (in 2001) zullen er ‘tegenwoordig nog maar weinig archivarissen zijn die toegankelijkheid louter opvatten als een kwaliteit van het archief zelf. Een archief is alleen maar toegankelijk vanuit het gezichtspunt van een bepaalde gebruiker en alleen maar langs wegen die de archivaris heeft aangelegd. Zowel de gebruiker als de archivaris moeten dus in een omschrijving van toegankelijkheid worden meegenomen14’.
Thomassen doet een voorstel voor een eigentijdse begripsomschrijving van ‘toegankelijkheid’:
de geschiktheid van een archiveringssysteem op een bepaalde tijd en plaats om een gebruiker met bepaalde competenties op een effectieve manier het archief te laten interpreteren, binnen de beperkingen die de omgeving van dat archiveringssysteem aan die raadpleging stelt.
Hij legt uit dat toegankelijkheid de resultante is van verschillende variabelen: de gebruiker en diens competenties, het archiveringssysteem en de maatschappelijke omgeving (beleid). De archivaris houdt zich in deze begripsomschrijving schuil in het archiveringssysteem15. Ook de toegangen behoren ertoe. Met ‘archiveringssysteem’ bedoelt Thomassen wat volgens de
13 A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (’s-Gravenhage, 2003), lemma 145. 14 Thomassen, ‘Veelvormigheid en illusie’, 16-17.
12
ISO norm 15489 ‘archiefsysteem’ genoemd moet worden: een informatiesysteem dat archiefbescheiden opneemt, beheert en beschikbaar stelt door de tijd heen16.
De gebruiker staat in deze definitie buiten het archiveringssysteem. Als de gebruiker bijdraagt aan toegankelijkheid laten we hem daarin echter binnendringen. Een alternatieve benadering is om te betogen dat de gebruiker een andere rol op zich neemt, namelijk die van archivaris. Ik kies er in deze scriptie voor om een gebruiker die bijdraagt aan toegankelijkheid als zodanig te blijven noemen en niet ‘archivaris’. Dit doe ik in het besef dat het natuurlijk veeleer gaat om rollen, die één persoon in zich kan verenigen.
Met behulp van de definitie van Thomassen kan toegankelijkheid worden bepaald in termen van de kwaliteit van het archiveringssysteem. Daartoe behoren, in hun onderlinge verband, de kwaliteit van:
-de kennis die is vastgelegd in het archief -de kennis in het hoofd van de archivaris, -de raadpleger en
-de door de maatschappelijke omgeving gestelde beperkingen.
‘Toegankelijkheid is in deze begripsomschrijving relatief en variabel. Er hoeft maar één factor te veranderen (de gebruiker, het archief, de archivaris) en de mate van toegankelijkheid verandert. (...) Toegankelijkheid is in deze benadering niet alleen raadpleegbaarheid, maar ook vrije interpreteerbaarheid17’. Thomassen betoogt, dat totale ontsluiting van een archief de volledige interpretatie van dat archief is. De interpretatiemogelijkheden zijn onbeperkt en totale interpretatie is dus niet mogelijk18.
2.1.2. Herkomstbeginsel
De hedendaagse archivaris noemt zich klantvriendelijk, maar dat wil nog niet zeggen dat de archivarissen van vroeger zich aan de klant niets gelegen lieten liggen. Archivarissen hebben zich er sinds het ontstaan van het archiefwezen het hoofd over gebroken hoe zij hun klanten het best zouden kunnen bedienen en op welke klanten zij zich vooral moesten richten. Ze slaagden er alleen nooit in om het al hun klanten evenzeer naar de zin te maken. (...) Ontsloten zij de archieven vanuit het standpunt van de historicus dan
16 Nederlandse norm NEN-ISO 15489-1 (nl), Informatie en documentatie – Informatie- en
archiefmanagement – Deel 1: algemeen (ISO 15489-1: 2001, IDT), Normcommissie 380 046 ‘Informatie en documentatie’ (Delft, 2001), 6.
17 Thomassen, ibidem. 18 Ibidem, 43.
13
dupeerden zij de recht- en bewijszoekende burger. Ontsloten zij (…) vanuit het standpunt van de archiefvormer dan kon de historicus niet vinden wat hij zocht. Muller, Feith en Fruin hakten in hun Handleiding van 1898 de knoop door, door vast te stellen, dat de gebuiker uiteindelijk het meest gediend was met een ontsluiting die het 'oorspronkelijke' archief als uitgangspunt nam. De oude orde van een archief moest worden gerespecteerd, met name op macro- en microniveau: archieven mochten niet meer worden vermengd en dossiers niet meer uit elkaar gehaald. Op mesoniveau moest een natuurlijke classificatie worden toegepast: de ordening van de archiefbestanddelen moest in overeenstemming worden gebracht met de inrichting van de organisatie van de archiefvormer, die in de inleiding op de inventaris uitvoerig kon worden toegelicht19.
Het gebruik van archief voor uiteenlopende cultuur-historische doeleinden, ten behoeve
waarvan het niet gevormd is, wordt mogelijk gemaakt door een neutrale ontsluiting op basis van de oude orde. Het respect voor de oude orde is het structuurbeginsel: ‘beginsel dat ieder archief een geheel is met een structuur, bepaald door de archiefvorming20’. Daarnaast kennen we het bestemmingsbeginsel: ‘beginsel dat ieder archiefstuk deel uitmaakt van het archief waarin het bij ontvangst of opmaken is opgenomen21’. De Archiefterminologie merkt op dat structuur- en bestemmingsbeginsel samen in het buitenland in één begrip worden weergegeven: respect des fonds, Provenienzprinzip, principle of provenance, maar vermijdt een vertaling te geven22. Die luidt: herkomstbeginsel. ISAD(G), de algemene internationale norm voor archivistisch
beschrijven (zie 2.6), definieert herkomst (provenance) als volgt:
De relatie tussen archiefstukken en de organisaties of personen die ze hebben gevormd, bijeengebracht en/of beheerd en gebruikt bij de uitvoering van persoonlijke of
gemeenschappelijke activiteiten23.
2.1.3. Herkomst als ontsluitingsterm
Hoewel het doel van ordenen en beschrijven door archivarissen een verbeterde ontsluiting is, menen Bearman en Lytle dat het resultaat in de praktijk eerder neerkomt op bewaren
(preservation). Ze stellen:
19 Thomassen, ‘Veelvormigheid en illusie’, 17-18. 20 Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 22. 21 Ibidem, lemma 21.
22 Ibidem, lemma 22.
23 ISAD(G): Algemene internationale norm voor archivistisch beschrijven. Vertaling van de tweede uitgave.
Comittee on descriptive standards (Antwerpen, Leuven en Amsterdam, 2004), 8. Te downloaden via:
14
Provenance information should be thought of as a means for providing access points to records in archival custody. In that respect, provenance information access points are the same in function as other kinds of access points such as chronological or geographical or subject information. To retrieve anything, a handle is required24.
In navolging van ISAD(G) vertaal ik access point met ontsluitingsterm. ISAD(G) definieert het begrip als volgt:
Een naam, term, trefwoord, zin of code die kan worden gebruikt om een archiefbeschrijving te zoeken, te identificeren en te lokaliseren25.
Informatie over de herkomst moet dus dienen als hendel die je overhaalt om informatie ‘eruit’ te krijgen. Onderzoek van Bearman laat zien dat sommige problemen met archivistische
zoeksystemen veroorzaakt worden door een gebrek aan onderscheid tussen provenance information over organisaties en beschrijvingen van de documenten zelf26.
Bearman en Lytle onderscheiden vier stappen die door archivarissen gezet moeten worden om archieven toegankelijk te maken op basis van herkomst. Deze zijn samengevat: -beschouw informatie over de herkomst als verschaffer van universele ontsluitingstermen voor retrieval;
-benadruk de redactionele vorm (form of material) en functie in retrieval systems;
- maak geautoriseerde beschrijvingen (authority records27) op basis van herkomst en scheid deze rigoreus van de beschrijving van archiefbescheiden
-integreer de archivistische processen van creatie tot waardering en beschrijving28.
Form of material moet niet worden vertaald met materiële vorm (zie verder 3.3.3.). Het gebruik van form of material en function in aanvulling op traditionelere ontsluitingstermen kan volgens Bearman en Lytle precisie en vangst (recall) bij het zoeken door de archivaris
24 David Bearman en Richard Lytle, ‘The power of the principle of provenance’ (1985-1986) in: P.J.
Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen ed., Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (‘s-Gravenhage, 2000), 29-43, aldaar 37.
25 ISAD(G), 8.
26 Bearman en Lytle, ‘Power of provenance’, 30.
27 Vertaling op basis van ISAAR(CPF), door vergelijking van de Engelse en Nederlandse versie. ISAAR
(CPF): International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families. ICA comittee on descriptive standards (2nd ed.; Parijs, 2004). Te downloaden via:
http://www.ica.org/sites/default/files/ISAAR2EN.pdf (7-4-2010). ISAAR(CPF): Internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van organisaties, personen en families. Vertaling van de tweede uitgave. ICA comittee on descriptive standards (Antwerpen, Leuven en Amsterdam, 2006). Te downloaden via: http://www.ica.org/sites/default/files/ISAAR(cpf)2NL.pdf (7-4-2010).
28 Bearman en Lytle, ‘Power of provenance’, 37-40, 42 en Ingmar Koch, ‘Draaipunt en dynamiek: de
methode van institutioneel onderzoek in dynamische archieven’ in: Thomassen e.a. ed., Toegang, 153-179, aldaar 155-158.
15
verbeteren29. Kennelijk hebben ze op het oog dat de gebruiker er slechts indirect, via de archivaris, mee geholpen is.
2.2. Digitale toegankelijkheid
Voor digitale toegankelijkheid heb ik geen definitie. Ik wil slechts aan de definitie van Thomassen van toegankelijkheid toevoegen dat die toegankelijkheid op een digitale wijze geboden wordt.
Yakel maakt een onderscheid tussen access (toegang) en accessibility (toegankelijkheid). Volgens haar ligt één van de belangrijkste terreinen waarop toegankelijkheid kan worden bevorderd, op het gebied van het begrip dat gebruikers hebben van surrogaten, of
representaties, van primaire bronnen op internet. Een groot deel van de archivistische informatie op het web bestaat uit dergelijke surrogaten. Het kan hierbij gaan om indexen, inventarissen en ook digitale afbeeldingen van primaire bronnen. Het gebruik van internet maakt het mogelijk tijd en ruimte te overbruggen30.
Digitalisering maakt meer variatie in toegankelijkheid van archieven mogelijk. De afgelopen jaren heeft men in het archiefwezen vele klassieke papieren inventarissen omgezet naar een digitaal formaat, om raadpleging te vergemakkelijken, een bredere verspreiding mogelijk te maken en de gebruiksmogelijkheden te vergroten. De opkomst van standaarden als HTML (HyperText Markup Language), XML (eXtensible Markup Language) en EAD (Encoded Archival Description) speelt hierin een rol (zie 2.6)31. Inventarissen zijn bij uitstek geschikt voor wie een bepaalde archiefvormer onderzoekt. Ze zijn niet bedoeld voor de surfende, ‘toevallige’ geïnteresseerde. Het lijkt daarom niet efficiënt om vergroting van het publieksbereik na te streven door digitaal aanbieden van toegangen.
In het rapport De digitale feiten van Digitaal Erfgoed Nederland lijkt het onderscheid tussen surrogaat en origineel ook niet zonneklaar. In het rapport is veel aandacht voor digitalisering, maar weinig of geen aandacht voor digitale toegankelijkheid. Het bevat een paragraaf getiteld ‘De toegankelijkheid van de gedigitaliseerde collecties’. Er staat onder meer:
[Men heeft] in kaart gebracht in welke mate en voor wie de gedigitaliseerde
erfgoedcollecties beschikbaar zijn. Allereerst is gevraagd naar beschikbaarheid voor het algemene publiek via internet en beschikbaarheid alleen via locale PC’s binnen de
29 Bearman en Lytle, ibidem, 42.
30 Elizabeth Yakel, 'Impact of internet-based discovery tools on use and users of archives' (2003) in:
Thomassen ed., Archiefgebruikers, 151-161, aldaar 155, 157.
31 Evert Florijn, De digitale archiefinventaris in gebruik. Een studie naar de toegankelijkheid vanuit het
16
instelling zelf. (…) Archieven en bibliotheken zijn aanzienlijk opener [dan musea32] met het aanbieden van digitaal erfgoed aan bezoekers. Bij driekwart van de instellingen zijn de digitaal geproduceerde collecties gratis toegankelijk en bij het merendeel van de instellingen hoeft ook geen registratie vooraf plaats te vinden.
In het rapport wordt niet aangegeven wat men onder digitale toegankelijkheid verstaat33. Het is niet duidelijk wat, voor wat betreft archieven, bedoeld wordt met digitaal geproduceerde collecties: digitale toegangen, gedigitaliseerd of digitaal geboren materiaal?
2.3. Gebruikers
Het ligt voor de hand dat de manier waarop derden beschrijven een verband heeft met de wijze waarop ze zoeken. Die derden zijn niet-archivarissen, gebruikers. Daarom wil ik allereerst bezien welke gebruikers er zijn en vervolgens, voor zover van toepassing, hoe zij zoeken en beschrijven. Daarbij komt niet alleen aan de orde hoe ze zoeken en beschrijven in de praktijk, maar ook hoe ze dat zouden willen doen. Het gaat er dus niet alleen om: hoe kunnen derden de archivaris helpen?
2.3.1. Wie zijn gebruikers?
Groot verstaat onder ‘gebruiker’, ‘de eindgebruiker van archieven (…) in de meest algemene zin: de gebruiker die een archief gebruikt om zijn informatiebehoefte te bevredigen’34. Ik sluit me bij deze omschrijving aan met de toevoeging van wat een gebruiker niet is: archivaris.
Van oudsher typeerden Nederlandse archivarissen hun publiek, de gebruikers naar interesse-gebied: genealoog, amateur-historicus, professionele historicus en recht- en bewijszoekende burger. Volgens de Utrechtse rijkarchivaris Cees Dekker (in 1990) kwam de laatste in het echt niet voor, hij had er althans nog nooit één ontmoet35. In vergelijking met enkele tientallen jaren geleden, is de archiefgebruiker als gevolg van sociale en technologische ontwikkelingen veranderd. Er is een grotere variatie in leeftijd, opleidingsniveau en interesses36.
Deze ontwikkelingen hangen samen met veranderingen in de maatschappij. Prensky bedacht de termen digital immigrant en digital native. Met de laatste ‘wordt een generatie
32 Toevoeging HV.
33 Digitale feiten. Onderzoek naar de omvang van gedigitaliseerd cultureel erfgoed. Eindrapportage.
Stichting Den (Den Haag, 2009). Te downloaden via: http://www.den.nl/docs/20080319152256 (7-3-2010).
34 Tamara Groot, ‘Zoeken in archiefbeschrijvingen: functionele eisen voor een applicatie’ in: Thomassen
ed., Archiefgebruikers, 194-214, aldaar 194.
35 Theo Thomassen, ‘Woord vooraf’ in: Thomassen ed, Archiefgebruikers, 6-11, aldaar 6. 36 Florijn, De digitale archiefinventaris, 32.
17
bedoeld die niet beter weet dan dat mobiele telefoons, PDA’s, tomtoms en computers onderdeel zijn van ons bestaan. In plaats van hulpmiddelen zijn ze ingebed in de dagelijkse structuur’37.
Volgens Schot blijkt uit onderzoek van de Nederlandse Museumvereniging dat het publiek behoefte heeft aan totaalbelevenissen. Pine noemt het de beleveniseconomie die 4 e’s omvat: education, esthetics, entertainment en escapism38. Pine waarschuwt wel: ‘Experiences are built on top of services, which are built on top of goods. If these elements are lousy, then you’re going to get a poor experience39’.
Het Nationaal Archief maakte in 2002 een lijstje met doelgroepen: -geïnteresseerden in persoonlijke geschiedenis
-professionals en onderzoekers -onderwijs en jeugd
-grasduiners: algemeen geïnteresseerden in geschiedenis40
Deze doelgroepen zijn niet noodzakelijkerwijs altijd archiefgebruikers. Het Instituut voor Onderzoek van Overheidsuitgaven deed in 2003 onderzoek naar
mogelijkheden om nieuwe doelgroepen te bereiken en het bezoek aan archiefinstellingen te vergroten41. Men deelde de archiefgebruikers als volgt in: geïnteresseerd in
-eigen woonomgeving, -beelden
-historische informatie en
mensen met diffuus interessepatroon42.
Nieuwe doelgroepen zijn mogelijke archiefgebruikers. Men zag mogelijkheden voor spectaculair stijgende bezoekersaantallen met 125%. ‘Dit kan vooral via een grotere digitale toegankelijkheid. Door gebruik te maken van internet kan er een enorme potentie worden aangeboord. Grote groepen mensen kunnen via internet eenvoudig en gemakkelijk bereikt worden. (…) Kwaliteitseisen zijn nodig om te komen tot de virtuele toegang tot de collecties en een landelijk zoeksysteem waarmee alle collecties integraal benaderd kunnen worden. Aan de differentiatie in de vraag kan op die manier tegemoet worden gekomen43’. ‘Een opvallend cijfer
37 Thomas van Aalten, ‘Opgegroeid in een digitale wereld’, De Volkskrant 25780 (Amsterdam, 2009), 95-96,
aldaar 95.
38 Fred Schot, ‘Van klantgericht naar klantgestuurd. “De mens wordt weer de maat van alle dingen”’ in:
Thomassen ed., Archiefgebruikers, 16-42, aldaar 30. Schot baseert zich waarschijnlijk op B. Joseph Pine en James H. Gilmore, The experience economy: work is theatre and every business a stage (Boston, 1999).
39 Interview van Juliana Gilling met Joe Pine, Attractions management 5 (2003), 22-24 zoals geciteerd door
Thomassen, ‘Woord vooraf’, 8.
40 Thomassen, ‘Woord vooraf’, 6.
41 K. van Dijken en N. Stroeker, Naar een publieksgericht archiefbestel. Kenmerken, doelbereik, consequenties
(Zoetermeer, 2003) zoals aangehaald door Schot, ‘Van klantgericht naar klantgestuurd’, 29.
42 Thomassen, ‘Woord vooraf’, 7.
18
uit het onderzoek is het aantal [veronderstelde44] nieuwe virtuele bezoekers. De doelgroep die het archief digitaal wil bezoeken om iets te weten te komen over de eigen woning, straat, buurt, stad of streek is verreweg het grootst in omvang. Het betreft ruim 2 miljoen personen ofwel 16% van de Nederlandse bevolking. Zij zijn geïnteresseerd in de lokale historie45’. Deze groep zou eens of meerdere keren per jaar digitaal een archiefinstelling bezoeken. Het lijkt hier nog niet te gaan om de interactieve gebruiker in een web 2.0-omgeving.
Dit geldt evenmin voor de bevindingen van Wubs en Huysmans. Zij besteden uitgebreid aandacht aan gebruikers van archieven, of doelgroepen. Het gaat bij hen ook om digitale toegankelijkheid, of het ‘virtuele aanbod’ – ze deden hun studie dan ook op verzoek van de Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven (Taskforce Archieven). De mogelijkheid dat archiefgebruikers een bijdrage leveren aan digitale toegankelijkheid komt bij Wubs en Huysmans echter niet aan de orde. ‘De vraag is vooral welke publieksgroepen langs digitale weg kunnen worden geïnteresseerd voor wat archieven te bieden hebben46.’ Ze verkennen gebruikers aan de hand van drie belangrijke kenmerken: cognities, zoekmethoden en betrokkenheid47.
Volgens de recente gezamenlijke visie van de Branchevereniging Archiefinstellingen In Nederland (BRAIN) en de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) kantelt de publieksbenadering van passief via actief naar interactief. Hiermee zouden we ook gebruikers kunnen karakteriseren48. Duits gebruikt de termen ‘consument’ en ‘producent’ voor twee
hoedanigheden waarin de moderne ‘archiefbezoeker’ zich manifesteert. ‘Deze hoedanigheden lopen veelal parallel met de twee soorten bezoekers van de concrete collecties. Hierbij gedraagt de online bezoeker zich vooral als consument en de bezoeker aan de studiezaal als producent’49. Duits gebruikt ook de term ‘coproducent’, voor een gebruiker die een bijdrage levert in
samenwerking met (een medewerker van) een archiefinstelling50.
44 Toevoeging HV. 45 Ibidem, 30.
46 Henrieke Wubs en Frank Huysmans, Snuffelen en graven. Over doelgroepen van digitaal toegankelijke
archieven (Den Haag, 2006), 9, 11, 21.
47 Ibidem, 67 en Henrieke Wubs, ‘Snackers, gravers, grasduiners? Doelgroepen in het middelpunt’,
Archievenblad 110/5 (Amsterdam, 2006), 20-21, aldaar 21.
48 Archiveren is vooruitzien. Visie van BRAIN en KVAN op de koers en de inrichting van het archiefwezen.
Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland en Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (z.p., 2009), 5.
49 Henk Duits, ‘Van consument naar producent’ in: Mieke Lauwers en Bert Hogenkamp ed., Audiovisueel.
Van emancipatie tot professionalisering (’s-Gravenhage, 2005), 198-204, aldaar 198. Zie ook Hans Peter Ros, ‘De klant is koning. Vijf jaar digitale dienstverlening bij het Haags Gemeentearchief’, Archievenblad 113/2 (Arnhem, 2009), 18-21, aldaar 18.
19
2.3.2. Hoe zoeken ze?
Gebruikersstudies van onder meer online toegangen hebben laten zien dat archiefgebruikers moeite hebben om de gepresenteerde informatie te begrijpen51. Salverda en Van der Ven deden onderzoek naar het overbruggen van de kloof tussen aanwezige en benodigde competenties voor genealogen. Zij zien vier competentiegebieden: kennis, inzicht, vaardigheden, houding en geven daarbij een lijst van benodigde compententies52.
In de archivistische literatuur ligt de nadruk vooral op het perspectief van de archivaris, dus op het reference process: het verschaffen van inlichtingen. Archiefgebruikers hebben echter een ander perspectief: het research process. Bearman en Trant karakteriseren dat
onderzoeksproces als een iteratief proces met verschillende fasen en een reeks taken. In een model van het onderzoeksproces laten zij het vinden en gebruik van informatie zien met de nadruk op onderliggende systeemeisen (waaronder metadata) om deze activiteiten te ondersteunen. Het reference process is onderdeel van het research process. Volgens Yakel zijn beide processen echter twee gescheiden activiteiten met verschillende doelen. Zij komen samen bij het opsporen, selecteren en gebruiken van primaire bronnen53.
In 2003 kwam uit verschillende onderzoeken naar voren dat archiefonderzoekers nog steeds in sterke mate vertrouwden op collega’s en voetnoten om archiefmateriaal te achterhalen. Menselijke bemiddeling is dus een sleutelfactor in het selecteren van te bestuderen primaire bronnen. Yakel merkt op:
While the Internet may be used to verify continuing existence of archival records and to gather additional information, the fact that the primary sources have been recommended either directly through word of mouth or indirectly through citation, appears to be [the] key. While the Internet provides access to information, the existing systems of
recommendation provide an added degree of accessibility that scholars prefer54.
Yakel pleit ervoor om het gebruik van recommender en reputation systems uit te breiden van commerciële toepassingen naar gebruik voor archieven55. Het zijn middelen om sociale navigatie mogelijk te maken. ‘Social navigation occurs in online situations where one visitor is aware of other visitors or when multiple visitors' paths over time can be used to guide and structure the
51 Yakel, ‘Impact’, 154.
52 Joost Salverda en Christian van der Ven, ‘De weg naar Hamelen: zelf laten zoeken of direct vertellen?’ in:
Thomassen ed., Archiefgebruikers, 94-104.
53 Yakel, ‘Impact’, 152. Zij verwijst naar David Bearman en Jennifer Trant, ‘Unifying our cultural memory:
could electronic environments bridge the historical accidents that fragment cultural collections?’ in: Information landscapes for a learning society. Networking and the future of libraries 3 conference, 29 June – 1 July 1998, Bath.
54 Ibidem, 154. 55 Ibidem, 155.
20
activities of future users within that space56’. Het gebruik van dergelijke technieken blijft controversieel.
Onderscheid tussen surrogaat en origineel
Zoals vermeld ligt volgens Yakel één van de belangrijkste terreinen waarop toegankelijkheid kan worden bevorderd op het gebied van het begrip dat gebruikers hebben van surrogaten van primaire bronnen op internet. Het vermogen om een verband te leggen tussen deze
representaties van primaire bronnen en het origineel is van doorslaggevende betekenis voor de toegankelijkheid van archivistische informatie. Dit geldt voor onderzoek in de studiezaal van een archiefinstelling, maar des te meer op internet. Zuboff noemt dit intellective ability: de
vaardigheden om ‘abstraction, explicit inference, and procedural reasoning’ te combineren teneinde de betekenis van een representatie te begrijpen57.
In verschillende onderzoeken kwamen gebruikers naar voren die niet zagen dat het surrogaat een representatie is van een primaire bron. Men gebruikte in die onderzoeken uiteenlopende surrogaten, waaronder analoge en online toegangen. Deze studies tonen aan dat interpretatie noodzakelijk is. Op internet krijgen gebruikers echter geen directe ondersteuning van een archivaris in het gebruik van surrogaten.
Het onderscheid tussen surrogaat en origineel is één ding.
Distinguishing between surrogates and their relationships to the actual records was yet another level of expertise. At the highest level, researchers were able to recognize when a surrogate was not working properly in its role of leading to primary sources and
developed an alternative strategy. The capability of creating workarounds signified knowledge of the archival system as well as an understanding of how the surrogates and primary sources should interact and the particular method by which the surrogate provided access to the archival fond58.
Vragen van gebruikers
Duff en Johnson maken geen typering van gebruikers, maar van hun vragen om te begrijpen hoe archiefgebruikers informatie zoeken. Zij deelden vragen in naar hun aard en elementen van het
56 Yakel e.a., ‘Next generation of finding aids’.
57 Yakel, ‘Impact’, 157-158. Zij citeert Shoshana Zuboff, In the age of the smart machine: the future of work
and power (New York, 1998), 75.
21
type wanted (gewenste informatie) respectievelijk given (reeds bekende informatie)59. Kennis van de elementen die archiefgebruikers gebruiken om hun informatiebehoefte te beschrijven, biedt de mogelijkheid om relevantere gereedschappen voor archivistische beschrijvingen te maken. Volgens de analyse van Duff en Johnson gebruikten personen bij het samenstellen van vragen (om informatie):
-eigennamen -data
-plaatsen -onderwerp -vorm en, soms, -gebeurtenissen
Duff en Johnson stellen dat archivarissen informatiesystemen moeten ontwikkelen die aansluiten op de zoekpatronen die naar voren komen in verzoeken om informatie per e-mail. Ze onderzochten alleen verzoeken per e-mail en daarom zijn hun bevindingen vooral van toepassing op ‘the user's query [as an] unmediated expression of need’60.
Sacher-Flaat concludeert dat de classificatiemethode van Duff en Johnson geschikt is om de kloof tussen competenties van gebruikers en benodigde competenties te overbruggen. Zij wijst er wel op dat de conclusie dat mensen in hun vraagstelling namen, plaatsen, data,
onderwerp en gebeurtenis vermelden geen echte eye opener is. Sacher voegt nog een element toe aan die van Duff en Johnson: archief of archiefstukken. Ze waarschuwt voor het optreden van een effect van self-fulfilling prophecy: als je vragen in bepaalde categorieën onderbrengt, ligt de uitkomst van relevante categorieën eigenlijk al vast61.
2.3.3. Verwachtingen
Elke gebruiker zal een systeem kritisch evalueren naar de mate waarin het systeem
daadwerkelijk ondersteuning biedt bij zijn onderzoek. Hij beziet dan de fitness for use62. Crosby stelt namelijk: Quality is fitness to user expectations63. Van Vuuren merkt op dat het voor
archiefdiensten zaak is om geregeld te polsen bij gebruikers of hun website nog steeds aan de
59 Wendy Duff en Catherine A. Johnson, 'A virtual expression of need: an analysis of e-mail reference
questions' in: Thomassen ed., Archiefgebruikers, 162-177, aldaar 167.
60 Ibidem, 162, 165.
61 Sandra Sacher-Flaat, 'De ontsluiting van archieven en de competentie van de gebruiker. Naar een
standaard voor dienstverlening op afstand' in: Thomassen ed., Archiefgebruikers, 178-193, aldaar 186, 189, 192.
62 Robert van Vuuren, ‘De digitale voorouder’ in: ibidem, 215-225. aldaar 224.
63 C.G. Bakker, Leerboek integrale kwaliteitszorg (Leiden, 1992), zoals aangehaald door Schot, ‘Van
22
verwachtingen voldoet, omdat anders de site door de gebruikers de rug wordt toegekeerd en daarmee zijn bestaansrecht verliest64. Dit geldt ook voor het onderdeel ‘toegangen’.
Schot stelt dat er een kwaliteitsstandaard voor toegankelijkheid van archieven moet komen. Om een oordeel over de kwaliteit te kunnen uitspreken moet het wel duidelijk zijn wat de verwachtingen van een gebruiker zijn ten aanzien van toegankelijkheid. Schot heeft daar geen aandacht voor. Naar Brits voorbeeld zijn er in Nederland een Handvest Dienstverlening
Archieven en een Kwaliteitsmonitor Archieven tot stand gekomen. Het handvest werd in 2000 ontwikkeld en bevat minimum-vereisten waarop gebruikers van archieven kunnen rekenen. Het gaat daarbij natuurlijk niet alleen om raadpleging van archieven in de studiezaal, maar ook om informatieverstrekking op afstand65. In de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven 2009 worden in algemene zin vragen gesteld over vindbaarheid van informatie. Naar de
(on)bruikbaarheid van de toegangen op de website, laat staan in specifieke gevallen, wordt echter niet gevraagd66.
In het onderzoeksproject Retrieving Encoded Archival Descriptions More Effectively (README) komt het gebruikersoordeel wel aan de orde. In het kader van deze scriptie is met name het eerste key-objective van README relevant: het bestuderen van het gedrag van gebruikers van archieftoegangen bij het zoeken naar informatie, bij uiteenlopende
gebruikersprofielen, met verschillende niveaus van kennis over archivistische beschrijvingen67. Onderzoek in het kader van README laat een voorkeur van gebruikers zien voor een
zoeksysteem dat archiefmateriaal in zijn context presenteert68.
2.4. Archivistische autoriteit
De vertaling van archival authority, zoals gebruikt door Yakel, Shaw en Reynolds69, is lastig. Er wordt niet zozeer 'autoriteit van de archivaris' mee bedoeld in de zin van professioneel gezag van de beroepsgroep. Authority wordt hier gebruikt in de zin van autorisatie:
geldigheid verlenen. Archival duidt dan op een toepassing van geautoriseerde termen voor archieven. De archivaris kan wel een rol spelen bij het bepalen van wat geautoriseerd is en wat niet –en zo toch zijn autoriteit laten gelden-, maar strikt noodzakelijk is dat niet.
In de Internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van
64 Van Vuuren, ‘De digitale voorouder’, 225. 65 Schot, ‘Van klantgericht naar klantgestuurd’, 23.
66 Gemeentearchief Schiedam, Vragenlijst Kwaliteitsmonitor Archieven 2009 (19, Gemeentearchief
Schiedam).
67 Website README: http://staff.science.uva.nl/~kamps/readme/ (21-3-2010).
68 Khairun Nisa Fachry, Jaap Kamps en Junte Zhang, ‘Acces to archival material in context’, Proceedings of
the second international symposium on Information Interaction in Context. ACM International conference proceeding series 348 (Londen, 2008), 102-109.
23
Organisaties, Personen en families (ISAAR(CPF), zie 2.6) komt de term archival authority niet op zichzelf staand voor in de Engelse versie70. In de Nederlandse versie heeft men archival authority record vertaald met 'archivistische geautoriseerde beschrijving'. Op grond hiervan houd ik als werkvertaling van archival authority aan: archivistische autoriteit.
Volgens ISAAR(CPF) zijn archivistische geautoriseerde beschrijvingen vergelijkbaar met bibliografische geautoriseerde beschrijvingen. We kunnen uit de norm afleiden dat
archivistische autoriteit te maken heeft met standaardiseren (par. 1.8)71. Archivistische autoriteit heeft ook te maken met autoriteit van de archivaris. Hij krijgt allicht een grote vinger in de pap bij het bepalen van hoe er gestandaardiseerd wordt.
Schot heeft niet zoveel op met de autoriteit van de archivaris: ‘Archiefprocessen in een kwaliteitssysteem mogen niet voortkomen uit professionele inzichten van een archivaris maar moeten in overleg met de gebruikers worden vastgesteld en vervolgens professioneel worden uitgevoerd’72.
In het project Polar Bear (zie 4.6) experimenteert men met het delen van autoriteit tussen archivaris en gebruiker. Dit blijft controversieel73.
2.4.1. De archivaris
Volgens de Archiefterminologie is een archivaris ‘ieder die belast is met of bevoegd tot archiefbewerking en beschikbaarstelling van archiefbescheiden’74.
Toegankelijk maken, of ontsluiten, is als onderdeel van archiefbewerking volgens deze definitie een taak van de archivaris75. Iemand die zich bezighoudt met toegankelijk maken wordt dan automatisch archivaris. In deze scriptie wil ik echter een onderscheid blijven maken tussen archivaris en gebruiker, ook als de laatste werkt aan toegankelijkheid. Daarom voeg ik aan de definitie een nuancering toe: een gebruiker die zich met toegankelijk maken bezighoudt is daarmee nog geen archivaris. Het maakt niet uit of een archivaris gediplomeerd is of niet, of vrijwilliger of beroepskracht, maar het toegankelijk maken hoort wel bij zijn functie. Dat laatste geldt niet voor een gebruiker. De definitie uit de Archiefterminologie pas ik daarom aan tot: ‘ieder die uit hoofde van zijn functie belast is met of bevoegd tot archiefbewerking en
beschikbaarstelling van archiefbescheiden’.
De Handleiding geeft de archivaris aanwijzingen hoe hij zijn werk moet doen.
70 ISAAR (CPF). 71 Ibidem, 8.
72 Schot, ‘Van klantgericht naar klantgestuurd’, 27. Schot verwijst naar NVBA, Kwaliteit & archivering
(Groningen, 1998).
73 Yakel e.a., ‘Next generation of finding aids’. 74 Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 174. 75 Ibidem, lemma 146, 148.
24
De aanpak van de Handleiding moest voorkomen dat de authenticiteit van het archief werd aangetast, maar ook dat bepaalde gebruikers door een thematische ordening werden bevoordeeld boven andere. Hij was niet alleen een uitdrukking van een professionelere kijk op archieven, maar zeker ook van een professionelere kijk op de archiefgebruiker. Hij bracht niet alleen een methodische verbetering van het
archiefonderzoek, maar legde ook de basis voor een verdere democratisering ervan. Door een gestandaardiseerde ontsluitingsmethode, een representatie-standaard en een
geprivilegieerde zoekstrategie kon iedere onderzoeker nu langs dezelfde weg bij het gezochte materiaal komen en vervolgens zelf beslissen in welke mate hij dat materiaal in zijn context wilde analyseren76.
Par. 19 van de Handleiding luidt: ‘Bij de ordening van een archief behoort slechts in de tweede plaats te worden gelet op de belangen van historische onderzoekingen’. Door deze belangen op de tweede plaats te stellen, wordt geen enkel onderzoek of gebruiker voorgetrokken77. Zo dient de methode van de Handleiding juist de toegankelijkheid voor de gebruiker in het algemeen.
Jenkinson gaat nog iets verder in het bepalen van prioriteiten. Voor hem is het naar beste vermogen voorzien in de behoeften van historici en andere onderzoekers een secundaire taak van de archivaris. In de eerste plaats komt ‘the safeguarding of his Archives and (...) their
custody, which is the safeguarding of their essential qualities’. Jenkinson benadrukt nog eens dat hetgeen van primair belang is niet mag worden verwisseld met het secundaire78. De archivaris mag zich pas aan zijn secundaire taak wijden als hij de primaire verplichtingen ‘towards the Archives themselves’ heeft vervuld79.
Yakel stelt de vraag: ‘How can archivists best manage the intersections of processes, people, and systems within their virtual presences on the Internet?’ In antwoord op deze vraag betoogt ze:
Specifically, archivists need a better understanding of the work process of researchers and design more strategic interventions into the research process or interactions between the reference and research processes, rethink archival user education, and enhance the design and functionality of access systems. In the past, archivists have
76 Thomassen, 'Veelvormigheid en illusie', 18. 77 Muller e.a., 'Handleiding’, 40-41.
78 Jenkinson, Manual, 15. Verwijst naar par. 19 van de Handleiding, dat wil zeggen de Franse uitgave: S.
Muller, J.A. Feith en R. Fruin, Manuel pour le classement et la description des archives (Den Haag, 1910). Jenkinson, ibidem, xvi vermeldt de titel onjuist (arrangement in plaats van classement).
25
focused on providing access – more information concerning records on the Internet. It is now time to concentrate on accessibility – rethinking the reference process and adding functionalities and services that facilitate use and enhance the researcher’s interactions in both the virtual and the physical archives80.
2.5. Toegangen
Het klassieke toegangenapparaat kent drie niveaus: meta-, meso- en microniveau. Het
metaniveau betreft toegangen op toegangen, het middelste omvat toegangen op archieven en op het microniveau bevinden zich de toegangen op archiefbestanddelen. Tot het mesoniveau behoort de archiefinventaris. Indexen, repertoria en regestenlijsten behoren tot het microniveau81.
Een archiefinventaris, kortweg inventaris, is:
een systematisch ingedeelde toegang op een archief of in de tijd begrensd deel ervan, uitgaande van de ordening toegepast door de archiefvoormer, voorzien van een inleiding die tenminste omvat een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer over de periode dat er archiefbescheiden aanwezig zijn, van taken en competentie in relatie tot andere archiefvormers, van de archiefvorming, van de ordening, van de archiefbewerkingen en van de omvang82.
De inventaris heeft een dubbele functie: informeren en verwijzen (naar de
archiefbestanddelen)83. Thomassen geeft de volgende betekenis van ‘index’: ‘een toegang die een opgave bevat van documenten of gegevens in één of meer archiefbestanddelen volgens een andere systematiek dan die heerst in die bestanddelen zelf, onder verwijzing naar de vindplaatsen84’.
Ten tijde van de archiefvorming gemaakte toegangen noemt men wel eigentijdse, of contemporaine, toegangen. In het Nederlands onderscheidt men verder ‘toegangen’ en ‘nadere toegangen’85. ‘Toegangen ontsluiten archieven tot op het niveau van de afzonderlijke
archiefbestanddelen en nadere toegangen ontsluiten de afzonderlijke archiefbestanddelen zelf’,
80 Yakel, ‘Impact’, 159-160. Cursivering HV.
81 Theo Thomassen, ‘Klassieke toegangen op archieven: een overzicht’, in: Thomassen e.a. ed., Toegangen,
103-126, aldaar 112-120.
82 Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 135. 83 Florijn, De digitale archiefinventaris, 33.
84 Thomassen, ‘Klassieke toegangen’, 118. Thomassen baseert zich op Lexicon van Nederlandse
archieftermen (’s-Gravenhage, 1983), lemma 92 en een concept van de Archiefterminologie (2001).
26
aldus Thomassen86. Florijn formuleert het eenvoudiger: ‘Een ”toegang” geeft informatie over het archief in zijn samenhang, terwijl een nadere toegang de afzonderlijke archiefstukken ontsluit’87.
Of een ontsluitingsmiddel een nadere toegang is, wordt in de eerste plaats bepaald door zijn functie en pas in de tweede plaats door zijn vorm. In de klassieke terminologie is de nadere toegang dus niet een hulpmiddel voor ontsluiting van een bepaald type, maar één die in de ontsluitingsstrategie een secundaire functie heeft. Dit kan gemakkelijk verwarring opleveren. Een index kan de ene keer een (primaire) toegang en de andere keer een nadere toegang zijn. Thomassen geeft voorbeelden: een index is een nadere toegang als hij een register ontsluit (het afzonderlijke archiefbestanddeel) en een toegang als hij de verbalen in een verbaalarchief ontsluit (tot op het niveau van de afzonderlijke archiefbestanddelen, de verbalen).
Hij stelt dat het onderscheid tussen toegang en nadere toegang zijn betekenis verliest in de postklassieke archivistiek en dan niet alleen bij digitaal archief, waarop ‘het hele begrip toegang in de klassieke betekenis niet meer toepasselijk is’, maar ook bij papieren archief dat met digitale toegangen wordt ontsloten88. Ik betwijfel of deze stelling wel altijd houdbaar is. In ieder geval komt het nu nog veel voor dat er tussen een papieren toegang en zijn digitale versie weinig verschil is, ervan afgezien dat je in de laatste op losse woorden kunt zoeken. Dit is bijvoorbeeld het geval als men gebruik maakt van naar pdf-formaat omgezette EAD-bestanden. Yakel e.a. wijzen er ook op dat er nog niet heel veel veranderd is: ‘Despite the transition from paper to electronic form, online finding aids retain much of the look and functionality of their paper counterparts and make only minimal use of available technologies, usually for browsing and searching89’.
2.6. Duurzaamheid, normen en standaarden
Digitale duurzaamheid vereist het ‘op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten (in de brede zin van het woord), dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn’90. Het gaat daarbij ook om de duurzaamheid van dragers waarop de documenten staan. Het gebruik van normen en standaarden is een randvoorwaarde voor duurzame toegankelijkheid.
In deze scriptie richt ik me op bijdragen van gebruikers aan toegankelijkheid. Het gaat dus ook om het duurzaam ‘vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen’ van die bijdragen van gebruikers. De bijdragen zijn ook te beschouwen als ‘documenten in de brede zin
86 Ibid., 104.
87 Florijn, De digitale archiefinventaris, 32-33. 88 Thomassen, ‘Klassieke toegangen’, 104. 89 Yakel e.a., ‘Next generation of finding aids’.
90 Website Digitale duurzaamheid: http://www.digitaleduurzaamheid.nl/index.cfm?paginakeuze=263
27
van het woord’. Het voert binnen het bestek van deze scriptie te ver om alle aspecten van
duurzaamheid te onderzoeken. In deze paragraaf beperk ik me daarom tot enkele van de normen en (open) standaarden die bij kunnen dragen aan duurzame toegankelijkheid.
Er bestaan inmiddels verschillende internationale normen van de International Council on Archives (ICA)91 voor toegankelijkheid, of beschrijving om precies te zijn92. Zij vullen elkaar aan. Behalve de in het voorgaande al genoemde normen ISAD(G) en ISAAR(CPF), zijn er nog ISDIAH en ISDF.
Allereerst is er ISAD(G): General International Standard Archival Description, in het Nederlands: Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven93. ISAAR(CPF) staat voor International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families; in het Nederlands: Internationale norm voor archivistische geautoriseerde
beschrijvingen voor personen en families94. ISAAR(CPF) is bedoeld voor de beschrijving van archiefvormers (de context) en niet voor het normaliseren van ontsluitingstermen, zoals de titel lijkt te suggereren95.
ISDIAH staat voor International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings96. Deze norm is nog niet in het Nederlands vertaald. ISDF tenslotte is de International Standard for Describing Functions en evenmin in het Nederlands vertaald97.
Op de ICA-normen zijn verschillende XML-standaarden voor beschrijving gebaseerd. EAD, Encoded Archival Description is gebaseerd op ISAD(G). EAD is een Document Type Definition (DTD) en ook beschikbaar als XML Schema98. De ontwikkeling van de DTD begon in 1993, de huidige versie is van 200299. DTD’s en XML Schema’s definiëren toepassingen van XML: eXtensible Markup Language, een markeertaal die gebruik maakt van elementen en attributen. EAD is ontworpen om informatie met betrekking tot archiefmateriaal semantisch te identificeren (markeren)100. Een overzicht van de elementen (gemarkeerd met tags, etiketten) en attributen die toegestaan zijn in EAD is te vinden in de EAD Tag Library101.
91 Website International Council on Archives: www.ica.org (7-4-2010).
92 Peter Heyrman en Marc Nelissen, ‘De lettersoep voorbij. Naar een internationaal gernormeerde en
contextuele archiefbeschrijving’ (2007), in: Yvonne Bos-Rops e.a. ed., Lezen! Teksten over het archief (’s-Gravenhage, 2009), 165-185, aldaar 166.
93 ISAD(G). 94 ISAAR(CPF).
95 Heyrman en Nelissen, ‘Lettersoep’, 178. Vgl. ISAAR(CPF) par. 1.8.
96 ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Comittee on best
practices and standards (Parijs, 2008). Te downloaden via:
http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH%20Eng_0.pdf (7-4-2010).
97 ISDF International Standard for Describing Functions. Comittee on best practices and standards (Parijs,
2007). Te downloaden via: http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20ENG.pdf (12-6-2010).
98 Website Encoded Archival Description: http://www.loc.gov/ead/, aldaar http://www.loc.gov/ead/eadschema.html (7-4-2010).
99http://www.loc.gov/ead/eaddev.html en http://www.loc.gov/ead/ead2002a.html (7-4-2010). 100 Website EAD help pages: http://www.archivists.org/saagroups/ead/aboutEAD.html (7-4-2010). 101http://www.loc.gov/ead/tglib/index.html (17-2-2010).
28
Bij ISAAR(CPF) is er EAC (CPF): Encoded Archival Context for Corporate bodies, Persons, and Families102. EAC (CPF) is alleen voorhanden als XML Schema. De evenknie van ISDIAH is EAG (Encoded Archival Guide), dat zich naar het zich laat aanzien op de betreffende website nog in een experimenteel stadium bevindt103. Het is de bedoeling dat er bij ISDF nog een XML-standaard wordt ontwikkeld104.
ISDF is nog veel minder wijdverbreid dan ISAD(G), zeker in Nederland. Als we de
aanbevelingen van Bearman en Lytle in aanmerking nemen is juist deze norm echter van belang voor verbetering van toegankelijkheid. Zij adviseren immers om form of material en functie te benadrukken. Aan het advies om geautoriseerde beschrijvingen op basis van herkomst te maken kan behalve ISDF vooral ook ISAAR(CPF) tegemoet komen.
In samenhang met de ICA-normen zijn ISIL-codes te gebruiken. ISIL staat voor International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations. Het is een ISO-standaard (15511) en geeft een unieke identificatie aan onder meer archiefinstellingen. Aan archiefinstellingen in Nederland worden ISIL-codes toegekend door het Nationaal Archief105. Ze kunnen worden gebruikt als basis voor bestandsnamen van gedigitaliseerde
archiefbestanddelen, zodat eenvoudig te zien is waar een document vandaan komt.
2.7. Bijdragen van gebruikers
Lee e.a. identificeren vier elementen van sociale interactie in een online omgeving, waarin bijdragen van gebruikers kunnen plaatsvinden:
-place-making, duidt op een besef van (virtuele) ruimte
-common ground, refereert aan gedeelde betekenissen, zoals terminologie -awareness, besef van (de aanwezigheid van) andere gebruikers
-interaction enablers, maken spontaan, informeel contact mogelijk in een gedeelde omgeving, zowel direct als indirect 106.
Volgens Duits is één van de belangrijkste gevolgen van het online aanbieden van archiefmateriaal een exponentiële groei van het aantal bezoekers. Hij voorziet een
102 Website Encoded Archival Context. Corporate bodies, persons, and families: http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/ (12-6-2010).
103 Website Censo-guía de archivos de España e Iberoamérica:
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm (7-4-2010).
104 ISDF, 12.
105 Tim de Haan, ‘Het Nationaal Archief als ISO/DIS 15511. ISIL-codes voor het archiefwezen’,
Archievenblad 113/1 (Arnhem, 2009), 17-18.
106 Allison Lee e.a., ‘Fostering Social Interaction in Online Spaces’ in: Proceedings of INTERACT 2001: IFIP
TC.13 International Conference on Human-Computer Interaction (Amsterdam, 2001), 59–66, zoals aangehaald door Magia Ghetu Krause en Elizabeth Yakel, ‘Interaction in virtual archives: the Polar Bear Expedition digital collections next generation finding aid’, The American archivsist 70/2 (Chicago, 2007), 282-314, aldaar 292-293 en 306.
29
overeenkomstige groei van beschrijvingen en annotaties door gebruikers. Dit leidt tot een gedeeltelijke verschuiving van de rol van de archivaris: van beschrijven naar modereren107.
De gebruiker wordt mede-archiefvormer en auteur. Ketelaar stelt dat archiefbescheiden steeds vaker tot stand komen in web 2.0-applicaties in een interactieve dialoog tussen
organisatie en gebruiker, wat vereist dat de klant of burger partij wordt in het werkproces waarmee het document tot stand kwam: een co-creator.
In our digital world interactive and hyperlinked “Texts become “hypertexts” which are reconstructed in the act of reading, rendering the reader an author”108. This social and cultural phenomenon of co-creatorship entails a shift of the traditional paradigm of the organic nature of records and the principle of provenance. These records may be maintained on the organization’s server, as in trust for the co-creators. More and more, government and business archives will contain records of parallel provenance from two or more entities each residing in a different context, even when they are involved in different kinds of action, for example creation and control109.
Het zijn van mede-archiefvormer kan voor gebruikers van grote persoonlijke betekenis zijn. Twomey onderzocht aanvraagformulieren voor financiële compensatie van Australische burgers die in de Tweede Wereldoorlog geïnterneerd waren. ‘Writing down and submitting their stories – co-creating and constituting the archive – in this case allowed people “to articulate their own war histories and, in psychoanalytic terms, gave them an opportunity to express and thus begin to incorporate them into the present”110’. Dit voorbeeld laat tevens zien, dat gebruikers niet alleen in een web 2.0-omgeving co-creator hoeven te zijn: het betreft ‘ouderwetse’ papieren formulieren.
Jeurgens maakt een voorbehoud bij de recente ‘Leeslijst’ van teksten die ‘iedere archivaris ooit gelezen zou moeten hebben’111, althans voor zover het literatuur over gebruik betreft. ‘[We moeten ons] realiseren dat (…) nog nauwelijks literatuur is opgenomen die ingaat op de vervagende grenzen tussen genereren, beschikbaar stellen en gebruiken van informatie’. Hij legt uit dat hij doelt op ‘een interactief platform waar kennis wordt gedeeld (web 2.0)’112. Het
107 Duits, ‘Van consument naar producent’.
108 Eric Ketelaar, ‘Archives as spaces of memory’, Journal of the society of archivists 29/1 (2008), 9-27,
aldaar 14. Ketelaar citeert Mark Poster, What’s the Matter with the Internet? (Minneapolis, 2001), 188.
109 Ketelaar, ibidem, 14-15.
110 Ibidem, 16. Ketelaar citeert Christina Twomey, ‘’’Impossible history’’: trauma and testimony among
Australian civilians interned by the Japanese in World War II’, in: Joy Damousi and Robert Reynolds ed., History on the couch. Essays in history and psychoanalysis (Melbourne, 2003), 165.
111 Yvonne Bos-Rops e.a., ‘Woord vooraf’ in: Bos-Rops e.a. ed., Lezen!, 8-9, aldaar 9 en Yvonne Bos-Rops e.a.,
‘Leeslijst’ in: ibidem, 329-350.
30
benutten van kennis van archiefgebruikers wordt iets nieuws geacht en dat verklaart waarom er weinig literatuur over is.
In de ‘Leeslijst’ is hoe dan ook nauwelijks literatuur opgenomen over het benutten van bijdragen van archiefgebruikers, web 2.0 of niet. Het is echter niet nieuw dat archiefgebruikers kennis hebben. Archivarissen hadden al gedurende tientallen jaren kunnen nadenken hoe deze kennis zou kunnen bijdragen aan verbeterde toegankelijkheid, maar het is veelzeggend dat ze dit weinig hebben gedaan. Het duidt op een van oudsher geringe waardering door archivarissen voor bijdragen van gebruikers.
Conclusie
In dit hoofdstuk heb ik de elementen uit de probleemstelling die de algemene achtergrond van deze vormen, geanalyseerd. Ik haal nog enkele hoofdpunten aan.
De Handleiding hakte de knoop door: de gebruiker (in het algemeen) is het meest gediend met een ontsluiting op basis van de herkomst (provenance). Bearman en Lytle bevelen aan om herkomst te gebruiken als ontsluitingsterm. Dit gaat niet vanzelf. De archivaris is de aangewezene om deze ontstluitingstermen te verschaffen. Internationale normen, in het bijzonder ISDF en ISAAR(CPF), kunnen (of liever: moeten) daarbij gebruikt worden.
Het toegangenapparaat houdt niet op bij de toegangen, er zijn ook nadere toegangen. Als een toegang onvoldoende ontsluiting biedt, wil dat niet zonder meer zeggen dat de toegang niet goed is, maar veeleer dat er behoefte is aan een nadere ontsluiting. Eigentijdse toegangen mogen niet veronachtzaamd worden als we toegankelijkheid willen verbeteren.
Men heeft een spectaculaire stijging van bezoekersaantallen van archiefinstellingen voorzien door het bereiken van nieuwe doelgroepen. Dit kan de grote belangstelling voor web 2.0 en de gebruiker van de laatste jaren onder archiefinstellingen (mede) verklaren. Kern van web 2.0 is immers de interactieve benadering van de gebruiker.
Het benutten van kennis van archiefgebruikers wordt iets nieuws geacht, maar het is helemaal niet nieuw dat gebruikers kennis hebben. Archivarissen hadden allang kunnen
nadenken over hoe kennis van gebruikers kan bijdragen aan toegankelijkheid. Onder invloed van web 2.0 staan gebruikersbijdragen nu wel, of althans: meer, in de belangstelling. Met modereren kan de archivaris daarbij zijn autoriteit proberen te verdedigen.
Het sociale web is voor de archivaris een vlucht naar voren : zo hoeft hij niet na te denken over de digitale toegankelijkheid van archieven113. Dit is echter wel nodig: een inventaris op internet stelt immers niet zoveel voor.
