1
Functiebeschrijving
Coördinator gebieds- en projectontwikkeling
Graad: adviseur A1a - A3a
Versie: 30_03_2020
2
Plaats in de organisatie
Je rapporteert als coördinator gebieds- en projectontwikkeling rechtstreeks aan de directeur Ruimtelijke Ontwikkeling. Je werkt in de staf van de directie.
Je werkt nauw samen met de ruimtelijke planners en adviseurs van de afdeling Ruimte en onroerend erfgoed binnen je directie. Vanuit je specifieke opdracht als coördinator werk je voor je projecten intensief samen met de medewerkers van de verschillende stadsdiensten die deel uitmaken van de projectteams.
Doel van de functie
Als coördinator gebieds- en projectontwikkeling neem je, voor complexe gebieden en projecten van strategisch belang voor de stad, de regie over de verdere ontwikkeling en realisatie van beleidsvisies.
Je ontwikkelt een strategie en processtructuur voor de uitvoering van visies en plannen. Je brengt de nodige acties, deelprojecten en stakeholders in kaart. Je bewaakt de samenhang, fasering en timing en raamt de nodige budgetten. Je maakt de nodige afspraken met de betrokken stakeholders om tot een goede samenwerking te komen tijdens de uitvoering van het project.
Je garandeert de uitvoering in de richting van de beoogde doelstellingen en signaleert aan de collega’s van ruimtelijk beleid en andere betrokken beleidsdiensten de nood om de initiële visie en doelstelling bij te sturen.
Resultaatsgebieden
1. Je tekent, samen met de directeur Ruimtelijke Ontwikkeling en de andere betrokken diensten de procesarchitectuur van de gebiedsontwikkeling of het
stadsontwikkelingsproject uit.
Voorbeelden van activiteiten
• Je ontsluit de voorafgaande visievorming, de belangrijkste doelstellingen, het ambitieniveau en de randvoorwaarden voor kwaliteit;
Algemeen directeur
Directeur Ruimtelijke ontwikkeling
Coördinator gebieds- en
projectontwikkeling
3
• Je brengt de belangrijkste interne en externe stakeholders voor de verdere uitvoering in kaart en verduidelijkt hoe deze bij het project betrokken worden (stuurgroep, projectteam, klankbordgroep …);
• Samen met de betrokken stakeholders, definieer je de te nemen acties ter uitvoering van de ontwikkelingsvisie, stelt een fasering voor en beschrijf je de rollen die ieder in de verdere realisatie van het project opneemt;
• Je zoekt naar opportuniteiten met andere (stedelijke) initiatieven om een hefboom te creëren;
• Je maakt een financieel plan op;
• Je hebt oog voor de integratie van de nieuwe ontwikkeling in het stadweefsel en bewerkstelligt samen met de dienst Gebiedsgerichte werking en de afdeling Communicatie de toe-eigening van het gebied;
• Je onderzoekt welke subsidiekanalen mogelijk zijn.
2. Je coördineert de uitvoering van de gebiedsontwikkeling of stadsontwikkelingsprojecten.
Je waakt over de samenhang van verschillende processen en definieert de strategische stappen en acties in het geheel van de uitvoering.
Voorbeelden van activiteiten
• Je brengt de verschillende uitvoerders van deelprojecten (zowel intern als extern), de adviserende diensten en de latere programmabeheerders (sectorale diensten en exploitanten) op regelmatige basis samen;
• Je bewaakt de fasering, zowel van de verschillende deelontwerpprocessen als van de werffases;
• Je beheert de processtructuur waarbinnen de projectverantwoordelijken van de verschillende deelprojecten de nodige informatie kunnen delen om mogelijke risico’s tijdig in kaart te brengen;
• Je maakt de nodige overeenkomsten op in kader van op te leggen lasten en te volgen fasering;
• Je faciliteert het overleg tussen de vergunningverlenende diensten, de adviserende diensten en de (interne of externe) bouwheren;
• Je levert de nodige informatie aan de betrokken diensten om de burger te betrekken en te informeren;
• Je initieert deelprojecten tot het niveau waar andere actoren dit kunnen overnemen en doet voorstellen voor mogelijke ontwikkelingsstrategie;
• Je blijft waakzaam voor een kwalitatieve uitvoering en rapporteert mogelijke problemen aan je leidinggevenden, het college en het projectteam;
• Je evalueert op regelmatige basis de realisatie van de oorspronkelijke visie, en adviseert de afdeling Ruimte en onroerend erfgoed over een eventuele bijsturing van de initiële projectdoelstellingen en visievorming;
• Je rapporteert op regelmatige basis naar het college en de gemeenteraad.
3. Je volgt de algemene beleidsontwikkeling van de stad en zorgt voor voldoende flexibiliteit in je procesarchitectuur om eventuele wijzigingen en nieuwe inzichten te integreren. Je neemt een bemiddelende rol op tussen de verschillende actoren in het project of gebied, je werkt naar gedragen afspraken die je desgevallend vastlegt in een overeenkomst of convenant.
Voorbeelden van activiteiten
• Je bent op de hoogte van de bestuursnota, de beleidsnota en de meerjarenplanning van de stad en weet welke leidende principes doorwerking behoeven in je projecten;
• Je gebruikt opgedane ervaring en kennis uit eerdere projecten in de nieuwe ontwikkelingen en deelt deze feedback met je collega’s;
4
• Je woont het afdelingsoverleg ruimtelijk beleid bij, volgt het overleg over nieuwe evoluties, maatschappelijke uitdagingen en beleidskaders op en bespreekt wat hiervan het effect is op de lopende ontwikkelingen;
• Je vraagt tijdig de nodige adviezen om de uitvoering te laten passen in de
verschillende beleidsplannen van de stad, zoals klimaatbeleid, onroerend erfgoed, mobiliteit, toegankelijkheid …;
• Je voert mee onderhandelingen met betrokken partijen over op te leggen lasten en lusten en onderling af te spreken taken en bijdragen;
• Je werkt voorstellen van samenwerkingsovereenkomsten uit tussen publieke en private actoren of tussen verschillende publieke actoren onderling, al dan niet binnen het juridische kader van de brownfieldconvenant.
4. Je beschikt over een goed intern en extern netwerk op maat van de
gebiedsontwikkelingen of de stadsontwikkelingsprojecten. Je slaagt erin om het projecteigenaarschap voor het geheel door het hele projectteam te laten dragen en eenieder hiervoor de juiste erkenning te laten krijgen.
Voorbeelden van activiteiten
• Je brengt voor je projecten op de juiste moment de betrokken medewerkers binnen de stadsdiensten rond de tafel;
• Je bent goed op de hoogte van de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende Vlaamse administraties die een rol spelen bij ruimtelijke projecten:
Agentschap omgeving, Agentschap wegen en verkeer (AWV), Vlaamse milieu
maatschappij (VMM), Vlaamse maatschappij voor sociaal wonen (VMSW ) … en weet wanneer je ze moet betrekken;
• Je betrekt mogelijke projectontwikkelaars in het proces en bent aanspreekpunt voor initiatiefnemers in het gebied. Je gaat actief op zoek naar mogelijke partners in kader van de verdere ontwikkeling van je project;
• Je bent het aanspreekpunt voor verschillende betrokken partijen en beheert een communicatieplatform zodat informatie binnen het projectnetwerk efficiënt gedeeld wordt;
• Je stimuleert een gedeeld eigenaarschap voor het project, van conceptfase naar uitvoering tot beheer.
5. Op basis van je ervaring met coördinatie van gebieden en projecten lever je advies en input aan collega’s van verschillende afdelingen, je leidinggevende en het beleid.
Voorbeelden van activiteiten
• Je ondersteunt de afdeling Bouwen, Wonen en Milieu bij de behandeling van complexe bouwaanvragen en verkavelingsvergunningen;
• Je formuleert adviezen aan de afdeling Ruimte en onroerend erfgoed naar aanleiding van planningsprocessen met het oog op de latere uitvoering en ontwikkelingsstrategieën;
• Voor projecten die je niet kan coördineren, assisteer je bij het uittekenen van de procesarchitectuur en neem je deeltaken op zoals bijvoorbeeld de opmaak van een samenwerkingsovereenkomst;
• Je formuleert adviezen omtrent projecten van andere stadsdiensten en woont regelmatig het STRIP bij en het overleg met het autonoom gemeentebedrijf stadsontwikkeling Leuven (AGSL).
5
Competenties
Waardegebonden competenties
1. Voortdurend verbeteren (niveau II)
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken.
• Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …);
• Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen …);
• Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk;
• Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden;
• Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen.
2. Klantgerichtheid (niveau III)
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren.
• Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd;
• Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes…);
• Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren;
• Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten;
• Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk;
• Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv.
handicap, allochtonen …).
6
3. Samenwerken (niveau III)
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen.
• Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren;
• Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen;
• Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen;
• Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben;
• Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen;
• Geeft opbouwende kritiek en feedback;
• Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden.
4. Betrouwbaarheid (niveau III)
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.
Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden.
• Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit;
• Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit;
• Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake);
• Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz.
7
Graadgebonden competenties
1. Organisatiebetrokkenheid (niveau II)
Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen.
Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie.
• Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie;
• Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven;
• Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, …);
• Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen;
• Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in.
2. Overtuigingskracht (niveau II)
Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.
Overtuigt door inhoud én aanpak.
• Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand;
• Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen;
• Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt;
• Brengt zijn argumenten scherp onder woorden;
• Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren.
8
3. Netwerken (niveau II)
Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen.
Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn.
• Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor;
• Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden;
• Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang;
• Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen;
• Gaat actief op zoek naar collega’s uit andere entiteiten voor informatie, expertise;
• Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact …);
• Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun).
4. Oordeelsvorming (niveau III)
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria.
Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel.
• Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken;
• Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk;
• Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie;
• Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten;
• Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt.
9
5. Visie (niveau I)
De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen.
Betrekt bredere (maatschappelijke, technische …) factoren bij zijn aanpak.
• Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein;
• Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn;
• Denkt kritisch en zelfstandig;
• Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext;
• Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden.
6. Resultaatgerichtheid (niveau II)
Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen.
Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken.
• Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen;
• Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af;
• Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega’s) moet overtuigen;
• Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen;
• Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt.
10
Functiespecifieke competenties
(niveau I tot en met III)1. Computervaardigheden
• Gevorderde kennis en gebruik van courante kantoortoepassingen en specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken binnen je eigen werkdomein: niveau II.
2. Procedures en wetgeving
• Gevorderde kennis en inzicht in wetgeving in relatie tot eigen werkveld(en) en/of klantengroep: deze wetgeving (Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening, Brownfielddecreet, Woondecreet …): frequent toepassen in standaarddossiers en occasioneel in complexe dossiers: niveau II.
• Basiskennis van de besluitvormingsprocessen binnen de overheidscontext en wetgeving overheidsopdrachten: niveau I.
3. Sectorspecifieke competenties
• Een uitstekend ruimtelijk inzicht en voorstellingsvermogen: in staat zijn ruimtelijke oplossingen te vinden voor complexe problemen, in staat zijn om op basis van plannen en schetsen de ruimtelijke implicaties van een project te interpreteren: niveau III.
• Gevorderde kennis van de belangrijke beleidslijnen inzake ruimtelijke ordening op Vlaams niveau: niveau II.
• Gevorderd inzicht in de kenmerkende eigenschappen van de Leuvense ruimtelijke, natuurlijke, landschappelijke en verkeersstructuur: niveau II.
