Digitaal
Evenementenloket
H andleiding en
aandachtspunten
Registreren doe je zo:
✓ Surf naar https://app.eaglebe.com (gebruik hiervoor Google Chrome).
✓ Registreer je als nieuwe gebruiker:
• Een account = sneller en overzichtelijker werken.
• Het wachtwoord = min. 7 karakters, minstens 1
hoofdletter, 1 leesteken en 1 cijfer.
• Vink onder het wachtwoord de checkbox aan. Zo worden je gegevens bewaard en kan je sneller nieuwe aanvragen indienen.
✓ Klik vervolgens op ‘Registreer’.
✓ Je ontvangt een email om je account te bevestigen.
✓ Je bent nu klaar om je aan te
melden en je evenement aan te
vragen.
Aan de slag:
✓ Surf naar https://app.eaglebe.com en log in.
✓ Je komt terecht op je persoonlijk portaal met een overzicht van eerdere aanvragen. Deze zijn
makkelijk te kopiëren en te updaten voor een nieuwe aanvraag.
✓ Klik bovenaan op “Nieuwe aanvraag” om verder te gaan.
✓ Typ en selecteer de “Gemeente Destelbergen”.
✓ Klik vervolgens op “Openen” onder
de sectie “Aanvraag evenement”.
Aanvraag evenement:
✓ Net zoals het ‘oude’
evenementenformulier is de digitale versie onderverdeeld in verschillende rubrieken.
✓ Vul alle velden zo correct mogelijk in, velden met een * zijn verplicht
(anders kan je niet verder).
✓ Wanneer je klaar bent klik je
onderaan op “volgende” om verder te gaan.
✓ Onderaan iedere pagina vind je een link naar de ‘Algemene voorwaarden’
en bijkomende informatie terug.
✓ Het formulier wordt constant opgeslagen en je kan er later altijd aan verder werken.
✓ Bijlagen kunnen opgeladen en toegevoegd worden.
✓ Doe dit voor alle 10 rubrieken.
✓ Tenslotte eindig je in rubriek 11. Na het aanvinken van beide vakjes druk je op “Verzenden”.
✓ Je ontvangt hierop een e-mail ter
bevestiging.
Aandachtspunten per rubriek:
✓ Algemeen
• Elke organisator dient zich te houden aan het algemeen politiereglement. Bij overtredingen riskeer je een gemeentelijke administratieve sanctie (GAS).
• Indien je > 700 bezoekers verwacht op 1 moment, verbind je je ertoe om in samenspraak met het gemeentebestuur een coördinatievergadering te organiseren met de brandweer en de politie. Een evenement van dergelijke grootte houdt in dat je o.a. een veiligheidsdossiermoet opstellen.
✓ Locatie
• Overzicht Gemeentelijke Infrastructuur
• Je locatie of inname tekenen:
o Typ en selecteer het (dichtstbijzijnde) adres.
o Om gemakkelijker te tekenen kan je de kaart vergroten via de diagonale pijltjes rechtsboven.
o Met “Plaats een zone” wordt een rechthoek getekend volgens de opgegeven afmetingen.
o Door de balk onderaan rechts te verschuiven past de rotatie aan om deze te matchen, op de kaart.
o Via “Teken een zone” kan een willekeurige zone ingetekend worden. Dubbelklik op het laatste punt om de vorm af te werken.
o Een lijn met buffer kan gebruikt worden om een parcours aan te duiden. Neem hier de buffer niet groter dan 2 meter.
o Indien een parcours reeds als GPX-bestand beschikbaar is, kan dit via deze module opgeladen worden.
✓ Mobiliteit
• Overzicht Parkeren Centrum Destelbergen & Heusden
• Richtlijnen Parkeren site Bergenmeers
• Worden er signaalgevers ingezet op de openbare weg of worden er taken van verkeersbegeleiding ten eigen behoeve uitgevoerd (niet op de openbare weg maar bv. op een parking)?
-> Deze personen moeten door de burgemeester gemachtigd worden. Bezorg ons de lijst met namen + geboortedatum (+18).
✓ Geluid
• Geluid – Flankerende maatregelen
• Categorie 1: ≤ 85 dB(A) LAeq, 15min (= een activiteit zonder elektronisch versterkt geluid of enkel achtergrondmuziek) -> Flankerende maatregelen: geen
• Categorie 2: > 85 dB(A) LAeq, 15min en ≤ 95 dB(A) LAeq, 15min (= een activiteit met luidere elektronisch versterkte muziek) -> Flankerende maatregelen:
o Je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume.
o Het gemeten volume is zichtbaar voor de persoon die het volume bedient.
o Opmerking: wanneer er in de zaal een afgestelde begrenzer is, moet niet gemeten worden.
• Categorie 3: > 95 dB(A) LAeq, 15min en ≤ 100 dB(A) LAeq, 15min (= een activiteit met luid elektronisch versterkt geluid) -> Flankerende maatregelen:
o Je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume en bewaart het gemeten volume.
o Die registratie moet je ten laatste de 5e werkdag na de muziekactiviteit aan de milieudienst bezorgen.
o Het gemeten volume is zichtbaar voor de persoon die het volume bedient.
o Je stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek.
o Opmerking: wanneer er in de zaal een afgestelde begrenzer is, moet niet gemeten worden.
• LAeq, 15min = energetisch gemiddelde geluidsniveau over 15 min.
• SABAM en Billijke Vergoeding - Voortaan kan je beiden in één klik regelen met de licentieaanvraag via Unisono.
o Sabam: dit betaal je wanneer je auteursrechtelijk beschermde muziek draait of speelt op je evenement.
o Billijke Vergoeding: dit betaal je voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten.
o In de gemeentelijke infrastructuur wordt de billijke vergoeding betaald door het gemeentebestuur.
✓ Catering
• Herbruikbare bekers
o Organisatoren mogen geen drank meer serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflessen. Het verbod geldt voor alle evenementen, van lokale buurtfeesten tot grote festivals. Concreet dient de organisator bier, frisdrank of water in herbruikbare bekers te serveren om het verbod van de Vlaamse regering na te naleven.
o Dranken kunnen wel nog aangekocht worden in petflessen, glazen wegwerpflessen of eventueel blik, maar de drank zelf moet aan de consument geserveerd worden in herbruikbare bekers. Achter de toog/backstage geldt een sorteerverplichting voor deze wegwerpartikelen. Glazen retourflessen of dranken van de tap (voor bieren of via een postmixsysteem ook voor water, frisdranken, wijn en cocktails) zorgen sowieso voor minder afval.
o Je kunt herbruikbare bekers reserveren via IVAGO of via de gemeentelijke uitleendienst.
o Organisatoren kunnen het verbod wel links laten liggen maar moeten vervolgens de materialenstroom voor 90 procent - en vanaf 2022 voor 95 procent - opnieuw inzamelen. De bewijslast daarvoor ligt volledig bij de organisator. Meer informatie en een praktische handleiding rond retoursystemen vind je op de website van de Groene Vent.
• Opgelet! Met het oog op de brandveiligheid is het in gemeentelijke gebouwen verboden te frituren en is het gebruik van gasflessen om te koken niet toegestaan.
• Richtlijnen bij kampvuren, vuurmanden
• Politiereglement veiligheidsmaatregelen occasionele installaties
• Plan je sterke dranken te serveren (dranken die meer dan 22 % alcohol of gedistilleerde alcohol bevatten zoals o.a. jenevers, gin-tonics, cocktails …): gelieve een moraliteitsattest toe te voegen. Dat je kan afhalen op de gemeente waar je woonachtig bent.
• Afval - In onze gemeente is het politiereglement op de organisatie van afvalarme evenementen van 26 april 2007 van toepassing op alle organisatoren van evenementen of organisaties waarbij voedingswaren, dranken of goederen verhandeld worden. Dit reglement bepaalt o.m. dat:
o De standhouder of ambulante handelaar verantwoordelijk is voor de inzameling en verwerking van het afval dat ontstaat als gevolg van zijn activiteiten en/of handelingen.
o De verkoop van dranken in wegwerpverpakkingen verboden is en het gebruik van herbruikbare consumptiematerialen verplicht is (tenzij om gemotiveerde redenen afwijking wordt toegestaan door het college).
o De standhouder of ambulante handelaar op een behoorlijke wijze zelf moet voorzien in duidelijk zichtbare en goed bereikbare inzamelrecipiënten voor zowel selectief in te zamelen afval als restafval.
o De organisator/standhouder/ambulante handelaar moet instaan voor het rein houden van zijn standplaats tijdens en na het evenement en voor het verwijderen van afval in de omgeving rond zijn standplaats.
o Voor meer informatie omtrent afvalproblematiek bij feestelijkheden, kermissen… contacteer de milieudienst.
✓ Publiciteit & Bewegwijzering
• Wil je een vergunning voor het ophangen van bewegwijzering (VTT, wandeltocht, ...)? Gelieve ons hiervan een overzicht te bezorgen. Aanpassingen aan de signalisatie kunnen steeds worden opgelegd door de burgemeester of gemachtigd ambtenaar of leden van de lokale politie. Indien de inname van de openbare weg een gewestweg betreft, moet het Agentschap Wegen en Verkeer de inname vergunnen. Dit gaat gepaard met het betalen van een retributie aan dit Agentschap.
• Vermelding in het gemeentelijke infoblad? Surf naar www.uitdatabank.been voer daar jouw activiteit in. Indien je dit wenst, moet je je activiteit tijdig kenbaar maken aan onze dienst communicatie. De uiterste datum tot inschrijving voor de eerstvolgende editie vind je in het laatst gepubliceerde infoblad.
• Affiches ophangen langs de weg? Het aanplakken of ophangen van affiches is aan bepaalde regels onderworpen. Voor het aanplakken of aanbrengen van affiches en andere vormen van aankondigingen op het openbaar domein en privaat domein van de overheid, is er een schriftelijke toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen. Indien de affiches bevestigd worden aan een vergund gebouw en de affiche heeft een totale maximale oppervlakte van 4 vierkante meter, dan is er geen stedenbouwkundige vergunning nodig. In alle andere gevallen (behalve bij de gemeentelijke aanplakborden zoals hieronder beschreven) is er ook een stedenbouwkundige vergunning nodig. Als je deze publiciteit wil plaatsen langs gemeentewegen, moet je de aanvraag minimum 75 dagen op voorhand indienen.
• Aanplakken aan de gemeentelijk aanplakborden (ENKEL VOOR JEUGDVERENIGINGEN)? De jeugddienst beschikt over aanplakbordjes waarop erkende jeugdverenigingen affiches kunnen aanplakken. De bordjes zijn geschikt voor A2 – A3-formaat. De aankondigingen, waar de datum nog niet van verstreken is, worden NIET overplakt. Voor het aanplakken op deze bordjes moet je niet in het bezit zijn van een stedenbouwkundige vergunning.
• Spandoeken ophangen aan gemeentelijke nadars? De aanvraag tot het ophangen van spandoeken aan gemeentelijke nadars dient expliciet goedgekeurd te worden door het college van burgemeester en schepenen. Het CBS kan restricties opleggen in aantal en tijd.
✓ Veiligheid
• Erkende bewakingsonderneming of interne security? Om dit te bepalen dien je allereerst zelf een eigen risicoanalyse van je evenement op te maken. De erkende
bewakingsonderneming of de interne security staat in voor de persoonscontrole en/of de statische bewaking van goederen op het evenement. De politie zal op basis van een
risicoanalyse aan de burgemeester adviseren om de organisator ertoe te verplichten in een bepaalde inzet van interne security en/of erkende bewakingsonderneming te voorzien. Je kunt ook kiezen voor een combinatie van beide.
• Wanneer kan je beroep doen op “verenigings-/uitzonderingsregime” en werken met een interne security:
o De organiserende vereniging beoogt geen winstoogmerk en streeft een ander doel na dan het organiseren of het faciliteren van evenementen.
o Het gaat om een evenement of een occasionele dansgelegenheid.
o De personen die voor bewakingsactiviteiten worden ingezet zijn leden van de organiserende vereniging (of hebben een effectieve en aanwijsbare band), die als het ware onder de vorm van interne bewakingsdienst (m.a.w. ten eigen behoeve) optreden.
• Interne security
o Taken met betrekking tot persoonscontrole en/of statische bewaking van goederen moeten uitgeoefend worden door een erkende bewakingsfirma of door de interne security. De eindverantwoordelijke en de veiligheidsverantwoordelijke van een evenement mogen niet ingezet worden bij de interne security. Eigen medewerkers die ingezet worden bij de interne security kunnen deze taken slechts uitvoeren indien ze, na advies van de politie, hiertoe door de burgemeester gemachtigd worden.
o Andere eigen medewerkers/sfeerbeheerders/fuifcoaches die tijdens een evenement ingezet worden voor o.a. de ticketcontrole en de stempelcontrole behoren niet tot de interne security en hebben geen machtiging nodig.
o Andere eigen medewerkers die fungeren als signaalgever (d.i. op de openbare weg) of taken van verkeersbegeleiding uitvoeren ten eigen behoeve (d.i. niet op de openbare weg, bv. op een parking) behoren niet tot de interne security. Ze moeten echter wel door de burgemeester als signaalgever gemachtigd worden.
o Via het digitale evenementenloket kunt u een document downloaden dat u na invulling en ondertekening moet opsturen naar - De gemeente (evenementen@destelbergen.be)
- FOD Binnenlandse Zaken (spvcontrole@ibz.fgov.be)
- De lokale politie (pz.rhodeschelde.HHOO@police.belgium.eu)
• Verzekeringen
o Verplichte verzekeringen:
• Brandverzekering
• Objectieve aansprakelijkheid
• Burgerlijke aansprakelijkheid
o De gemeentelijke infrastructuur is voorzien van een brand- en objectieve aansprakelijkheidsverzekering. Het gemeentebestuur sloot eveneens een polis af met Ethias.
Huurders van de gebouwen kunnen zich hierop inschrijven om zich te verzekeren tegen burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid.
✓ Materiaal
• De gemeente Destelbergen leent of verhuurt materialen aan:
o Destelbergense socioculturele verenigingen, sportclubs, jeugdverenigingen, scholen en gemeentediensten,
▪ waarvan de hoofdverantwoordelijke (feitelijke verenigingen) woont in de gemeente,
▪ met maatschappelijke zetel en/of werking (rechtspersonen) op het grondgebied van de gemeente.
o Door de gemeentelijke adviesorganen en college van burgemeester en schepenen goedgekeurde gemeenschapsvormende initiatieven en projecten van individueel geëngageerden.
o Commerciële organisaties met winstoogmerk en natuurlijke personen komen niet in aanmerking.
o Buurgemeenten kunnen na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen gratis van de materialen uit de uitleendienst (vnl. nadars)
gebruikmaken voor die evenementen waarvan zij zelf (mede)organisator zijn, dit in de mate van beschikbaarheid en waarbij zij zelf instaan voor het transport.
• Overzicht en aanvraag materiaal uitleendienst.
✓ Contact
• Opgelet! De eindverantwoordelijke en de veiligheidscoördinator moeten verschillende personen zijn. Zij mogen eveneens geen deel uitmaken van de interne security, voor zover er interne security wordt ingezet.
➢ Contactgegevens Cultuurdienst – Evenementen (zaalverhuur, uitleendienst & evenementen)
• Adres
Jeugd- en Gemeenschapscentrum (JGC) Koedreef 7
9070 Destelbergen
evenementen@destelbergen.be
• Telefoon 09/218.92.79
• Openingsuren Enkel op afspraak Maandag tot vrijdag 9u00 – 16u00
