Infosessie
Opstart Vaccinatiecentra Processen & Tools
Maandag 8 februari 2021
Agenda
09.00u – Welkom
09.10u – Macro-Planningprocessen (Logistieke planning en Allocatie) 09.30u – Overzicht van de processen / scripts in een vaccinatiecentrum 10.00u – IT applicaties in het centrum en voorziene ondersteuning
10.15u – Demo van basisinstellingen voor opstart in Doclr
Macro-Planningprocessen (Logistieke planning en
Allocatie)
Logistieke Planning en Allocatie
Bevestiging levering vaccins
Preallocatie vaccins aan
vaccinatiecentra Finale allocatie Preallocatie
V A Z G V A C C I N A T I E C E N T R U M Farmaceutisch Verantwoordelijke
Capaciteits- planning o.b.v.
preallocatie
Capaciteits- planning
Coördinator
P R O D U C E N T
Openstellen reservatiesysteem + trigger uitnodigingen
Bestelling/
boeking transport
D=0
D-4
D-8 D-9
D-8 D-9
D-10
Go Live ELZ
(onder voorbehoud)
Schematisch
1. Ontvangst Bevestiging vaccins
2. Pré - allocatie vaccins
3. Capaciteits- planning 4. Finale allocatie
vaccins 5. Openstellen Reservatie-systeem
Pré-allocatie: Vandaag!
Capaciteitsplanning: vanaf vandaag, bevestiging vóór 10/2 door niet te reageren
Finale allocatie: 10/2
Levering ten vroegste 18/2, Vaccinatie kan starten de dag nadien
Medista bevestigt de exacte
leverdatum begin volgende week.
Vervolgens: werkschema invullen en uitnodigingen uitsturen.
Met e-mail (+/- 70%) en brief
(allemaal)
Overzicht van de processen in een vaccinatiecentrum
>Scripts
Vanaf 15/Feb
Vaccinatie zichtbaar in MyHealthViewer
Auto-upload vaccinaties naar
Vaccinnet Manuele upload
vaccinaties naar Vaccinnet
Naar huis
Afgave anamnese vragenlijst + vaccinatie +
registratie vaccinatie
Naar huis
Dry run scripts vs. opstart week 15 februari
Overlopen anamnese vragenlijst Overlopen informatie
over vaccinatie anamnese vragenlijst Openstellen
reservatiesysteem + trigger uitnodigingen
Bevestigen / verplaatsen &
bevestigen / annuleren van afspraken 1een 2edosis
Aanmelden bij VC voor 1e dosis afspraak
(<38°C, geldig ID, uitnodiging en/of e-ticket, en geen (andere)
Covid-19 symptomen)
Openstellen
reservatiesysteem + upload uit te nodigen burgers
Aanduiding voor snel-boek-procedure
Afspraken vastleggen &
bevestigen
D+2
D-4 D=0
Anamnese vragenlijst met aanduiding lijn
Negatief advies Positief
advies
Vaccinatiekaartje Vanaf 15/Feb
Vanaf 15/Feb Vanaf 15/Feb
Vanaf 9/Feb
Dry run scripts
I. Inhoud van dit document
1. Tabblad Persona burger 2. Tabblad Medewerkers
3. Scripts
Bevat 34 individuele scripts die stap per stap een bepaalde situatie doorlopen.
II. Hoe dit document te gebruiken
1. Er wordt aan elke burgerpersona in tabblad "Persona burger" één of meerdere vrijwilligers toegekend.
2. De medewerkers nemen de toegekende scripts in tabblad "medewerkers" door.
3. De vrijwilligers nemen hun individuele persona, samen met de gelinkte scripts, door.
4. In functie van hun persona doorloopt de vrijwilligger het vaccinatieprocess zoals beschreven in de scripts.
Bevat alle mogelijke omschrijvingen van situaties waarmee de burger in aanraking komt voor, tijdens en na de vaccinatie.
Elke rij komt overeen met 1 mogelijke situatie & is gelinkt aan één of meerdere scripts die stap per stap de situatie overloopt.
Bevat alle medewerkers die zich in het vaccinatiecentrum begeven.
Elke rij komt overeen met 1 rol & is gelinkt aan één of meerdere scripts waarmee de medewerker in aanraking zal komen.
Voortraject
Opladen van de uit te nodigen populatie in Doclr
post sms email
Afspraak Checklist
IT-toepassingen
in het vaccinatiecentrum
& voorziene ondersteuning
Doclr Vaccinnet Voorraad- beheer
Afsprakenbeheer
Centrumconfiguratie
Beheer en aansturing van de algemene afsprakenkalender X Onthaal
Inchecken van patiënten
Uitchecken (optioneel) X
Medische Anamnese scannen id
Anamnese (op papier) OK Ja/nee
X
Vaccinatie
scannen id
Registratie vaccinatie via Doclr X
Wachtkamer en verlaten van het centrum
Uitchecken van patiënten (optioneel) X
Bereiding en voorraad
Labelen van opgetrokken spuiten
Beheer van voorraden in voorraadbeheersysteem X
Administratieve naverwerking Vaccinaties
Export uit Doclr en upload vaccinnet X X
IT-toepassingen
Algemene en gerichte communicatie
Documentatie &
instructievideo’s
Opleidingssessies via MS Teams
Open sessies voor vraag en antwoord voor gebruikers
Ondersteuning
Gebruikershelpdesk voor de toepassingen Voor de vaccinatiecentra
in het gebruik van de toepassingen
Via webinars en
geschreven communicatie
Via een webpagina onder www.laatjevaccineren.be
Via een open
opleidingskalender
Op een aantal vastgelegde tijdstippen
Terugkoppel- momenten voor centrum-
verantwoordelijken
Op een aantal vastgelegde tijdstippen
08u-18u -> specifiek
telefoonnummer en email adres
volgen
Vaste open opleidingskalender voor de medewerkers in functie van hun rol in het centrum en de te gebruiken tools
Mix van tijdstippen per onderwerp (afwisselend)
Iedere sessie heeft een teams link. Voor deelname is geen inschrijving vereist
Centrumverantwoordelijken helpen te verduidelijken wie welke opleiding best volgt. ->
Wordt ook uitgelegd op de nog te voorziene webpagina op laatjevaccineren.be
Opleidingssessies voor gebruik van de IT-
tools
8/02 Maandag 9/02 Dinsdag 10/02 Woensdag 11/02 Donderdag 12/02 Vrijdag
09u00
12u00
14u00
16u00
18u00
On-site dry-run Izegem
Toegang tot de test- omgeving Doclr
Oefentijd
Parametrisatie centrum
& Manueel uitnodigen
Ik begrijp wat er komt
Oefentijd
Ik kan in test mijn centrum
configureren Ik probeer enkele scenario’s
uit en kan terugvallen op assistentie
Ik krijg de laatste instructies mee in functie
van maandag 15/2
Collectieve sessie Ondersteunende sessie Ondersteunende sessie
Voorbereidingsweek met focus op de centrumverantwoordelijken
Kom binnen en stel je vraag MS Teams Café, met chat
Rond gebruik van de apps, Parametrisatie, Agenda slots
Overlopen oefenmateriaal
wat kan ik uitproberen Webinar
& Doclr Demo MS Teams Café,
met chat
Gebruik van de apps Parametrisatie, Agenda slots
Terugkoppelmoment Overzicht
opleidingsschema 15-19/2
What’s new.
Finale manier van werken voor week van 15e
Q&A Businessvragen
Oefentijd
