1
Notitie Aanbesteding Huishoudelijke hulp
Inleiding
Er zijn zeven onderdelen van het Sociaal Domein waarop in 2016 een aanbesteding/inkoop gedaan moet worden. Een van deze onderdelen is de hulp bij het huishouden. Omdat het niet mogelijk is de huidige contracten hulp bij het huishouden nogmaals te verlengen, wordt de aanbesteding van de huishoudelijke hulp in deze notitie expliciet er uit gelicht.
Aangezien de gemeente Rheden streeft naar een transformatie in het sociale domein, stellen wij voor om het aflopen van de contracten huishoudelijke hulp aan te grijpen als aanleiding om nu de eerste stappen in de transformatie te zetten.
Wij willen een nieuw combinatieproduct ontwikkelen waarbij huishoudelijke hulp en individuele begeleiding thuis (waaronder ook de persoonlijke verzorging gericht op de zelfredzaamheid) in combinatie met elkaar kunnen worden aangeboden. Dit omdat dit beter aansluit bij de daadwerkelijke zorgvraag in de praktijk.
In deze transformatie staat centraal dat de kwaliteit van de zorg aansluit bij de behoefte van de inwoner, dat de keuzevrijheid van de inwoner behouden of vergroot wordt en dat ouderen op een prettige manier zelfstandig kunnen blijven wonen in hun eigen woonomgeving. Ook staan we voor de uitdaging de totale kosten te verlagen vanwege de bezuinigingen die van rijkswege zijn opgelegd.
Deze nieuwe maatwerkvoorziening willen we in co-creatie met inwoners en zorgleveranciers ontwikkelen. Op deze manier zorgen we ervoor dat er een werkbaar en praktisch product ontstaat die beter aansluit op de behoeften van de inwoners, maar tegelijkertijd ook
organisatorisch en financieel haalbaar wordt voor de zorgleveranciers en de gemeente. Het via cocreatie ontwikkelen van een nieuwe voorziening betekent voor ons als gemeente ook deels het durven en kunnen loslaten van de bestaande producten en werkwijze. Wij willen de ontwikkeling van dit gecombineerde product gaan insteken in dialoog met inwoners en leveranciers. Hiertoe is naast de traditionele aanbesteding een ander model geschikt dat we hier kort willen toelichten: het model “bestuurlijk aanbesteden”
Bestuurlijk aanbesteden
In dit model is er geen inkoper en leverancier meer in de traditionele betekenis. Aanbieders worden meer betrokken bij het formuleren van de opdracht. Partijen (althans een selectie daarvan) gaan met elkaar in gesprek over de uitkomst die wij als gemeente(n) willen zien.
De gemeente gaat in gesprek met die partijen die zich aan de uitgangspunten committeren en met hen maken we een verdere uitwerking.
Qua financiering wordt op een gegeven moment een vaste prijs bepaald of een bandbreedte waarin eventueel verschillende producten moeten vallen. Met de aanbieders die willen meedoen, wordt op basis van het uitgewerkte plan van aanpak individueel contracten afgesloten (binnen de gestelde bandbreedte).
Nieuwe aanbieders kunnen later altijd aansluiten als ze het kader en de uitwerkingen accepteren en qua prijs binnen de bandbreedte vallen. Dit geeft ruimte voor nieuwe, startende, lokale ondernemers. Daarnaast is het mogelijk om achteraf nog zaken aan te passen, als in de praktijk blijkt dat aanpassingen nodig zijn. Aanbieders verklaren zich eenvoudigweg akkoord met de aanpassingen en er is geen nieuwe aanbesteding nodig.
Deze vorm van aanbesteden is beduidend minder star dan de traditionele vorm van aanbesteden. Er wordt ook geen bestek opgesteld. Deze vorm van aanbesteden betekent
2
wel dat er geen inhoudelijke kaderstelling van de raad kan plaatsvinden op het niveau van het bestek, productbeschrijvingen of uitvoering, dat wordt uitgewerkt in de onderlinge dialoog.
Uitwerking van 6 varianten rond de aanbesteding van de hulp bij het huishouden Uitgaande van het combinatieproduct “Hulp bij het huishouden / Individuele Begeleiding / Persoonlijke verzorging” zijn er twee variabelen die we in deze afweging meenemen:
de wijze van aanbesteden (traditioneel of bestuurlijk aanbesteden), en
de samenwerking (in regionaal verband of als Rheden/Rozendaal alleen).
In totaal ontstaan zo 4 varianten.
Eerste optie: Traditionele aanbesteding
1a: Een traditionele Europese aanbesteding van HH/IB/PV in regionaal verband 1b: Een traditioneel Europese aanbesteding van HH/IB/PV door de gemeente Rheden Tweede optie: Bestuurlijke aanbesteding
2a: Een bestuurlijke aanbesteding van HH/IB/PV in regionaal verband 2b: Een bestuurlijke aanbesteding van HH/IB/PV door de gemeente Rheden Derde optie: Verlenging Begeleiding en aanbesteding HH1
Er is ook nog een derde reële optie. We verlengen dan de contracten Begeleiding voor 1 jaar en voeren een traditionele aanbesteding van de HH1 voor 1 jaar uit en gaan daarna met een van de andere vier opties aan de slag.
3a: Een traditionele Europese aanbesteding HH1 in regionaal verband in combinatie met een verlenging van de regionale contracten Begeleiding met 1 jaar.
3b: Een traditionele Europese aanbesteding HH1 door de gemeente Rheden in combinatie met een verlenging van de regionale contracten Begeleiding met 1 jaar.
Zo ontstaan 3 opties en in totaal 6 varianten. Van deze 6 varianten lichten we hier kort de belangrijkste voor- en nadelen voor de gemeente toe.
Voor- en nadelen van optie 1a:
Traditionele Europese aanbesteding van HH/IB/PV in regionaal verband.
+ We hebben ervaring met deze manier van inkopen + Offertes zijn onderling goed te vergelijken
+ Prikkel voor organisaties om een zo’n laag mogelijke prijs neer te leggen + Regionale samenwerking kan van (positieve) invloed zijn op de tarieven + Kennis van verschillende gemeenten kan gebundeld worden
+ Leveranciers weten meteen waar ze aan toe zijn - De transformatie wordt minimaal een jaar uitgesteld - Besparingen worden niet gerealiseerd
- Recente ervaringen vanuit praktijk kunnen niet/te laat mee genomen worden - Weinig ruimte voor productontwikkeling met aanbieders
- Er kunnen na de aanbesteding geen leveranciers meer toetreden
- Betreft een nieuw te ontwikkelen product waar we als gemeente nog weinig kennis en ervaring mee hebben
- Regionale afstemming en besluitvorming kost veel extra tijd en energie en vergroot de kans op het moeten doen van compromissen of de kans dat onze inbreng niet kan worden gehonoreerd
3
Voor- en nadelen van optie 1b:
Een traditioneel Europese aanbesteding van HH/IB/PV door de gemeente Rheden.
+ We hebben ervaring met deze manier van inkopen;
+ Offertes zijn onderling goed te vergelijken
+ Prikkel voor organisaties om een zo’n laag mogelijke prijs neer te leggen + Besluitvorming hoeft alleen door eigen bestuur genomen te worden + Doorlooptijden zijn relatief kort (enkele maanden)
+ Eigen wensen kunnen gehonoreerd worden
- De transformatie wordt minimaal een jaar uitgesteld - Besparingen worden niet gerealiseerd
- Recente ervaringen vanuit praktijk kunnen niet/te laat mee genomen worden - Weinig ruimte voor dialoog gericht op productontwikkeling met aanbieders - Er kunnen na de aanbesteding geen leveranciers meer toetreden
- Betreft een nieuw te ontwikkelen product waar we als gemeente nog weinig kennis en ervaring mee hebben
- Al het werk moet door de gemeente Rheden zelf worden uitgevoerd en bekostigd Voor- en nadelen van optie 2a:
Een bestuurlijke aanbesteding van HH/IB/PV in regionaal verband.
+ Gepast als het product vooraf niet precies te definiëren is;
+ Flexibel omdat je tussentijds nog kunt bijsturen;
+ Het werkt de samenwerking tussen (gemeenten en) aanbieders in de hand;
+ Concurrentie op basis van kwaliteit van de uitvoering (inwoner aan zet);
+ Regionale samenwerking kan gunstige invloed hebben op de prijs;
+ Mogelijkheid van het toevoegen van nieuwe aanbieders op een later moment;
+ Kennis van verschillende gemeente kan gebundeld worden
+ Gemeenschappelijke verantwoordelijkheid; tenslotte hebben alle partijen samen het aanbod opgesteld.
- Het kost tijd en vergt een (tijds-)investering van gemeenten en aanbieders;
- Nieuw proces waar we nog geen ervaring mee hebben - Uitkomst is onvoorspelbaar
- Regionale afstemming en besluitvorming kost veel extra tijd (kans hierop is extra groot omdat het proces voor iedereen nieuw is)
- Kans op compromissen. Ook kans dat Rhedense inbreng niet gehonoreerd kan worden
+/- Geen concurrentie in de selectie, omdat de concurrentie alleen in de uitvoering plaatsvindt (inwoner kiest). Kan ook betekenen dat in er tijdens de dialoog onnodige energie en tijd gestopt wordt in bepaalde aanbieders die uiteindelijk niet gaan leveren.
+/- In hoeverre prikkelt een bestuurlijke aanbesteding aanbieders om een goedkopere aanbieding te doen? Eventueel kan worden gekozen voor een opgelegde prijs, in dat geval bepaalt de gemeente de prijs en is het aan de leverancier om de prijs wel of niet te accepteren.
4
Voor en nadelen van optie 2b:
Een bestuurlijke aanbesteding van HH/IB/PV door de gemeente Rheden in combinatie met een verlenging van de regionale contracten Begeleiding met 1 jaar.
+ Handig voor als je nog niet precies het product vooraf kunt definiëren + Flexibel omdat je tussentijds nog kunt bijsturen
+ Het werkt de samenwerking tussen (gemeenten en) aanbieders in de hand + Concurrentie op basis van kwaliteit van de uitvoering (inwoner aan zet)
+ Mogelijkheid van het toevoegen van nieuwe aanbieders op een later moment in het bijzonder relevant voor nieuwe, kleine, lokale aanbieders
+ Besluitvorming hoeft alleen door eigen bestuur genomen te worden + Eigen wensen kunnen volledig gehonoreerd worden
- Het kost tijd en vergt een (tijds-)investering van gemeente en aanbieders
- Al het werk moet door de gemeente Rheden zelf worden uitgevoerd en bekostigd - Nieuw proces waar we nog geen ervaring mee hebben
- Alleen de aanwezige kennis binnen de gemeente Rheden kan ingebracht worden - Uitkomst is onvoorspelbaar
Voor- en nadelen van optie 3a:
Een traditionele Europese aanbesteding HH1 in regionaal verband in combinatie met een verlenging van de regionale contracten Begeleiding met 1 jaar.
+ Kopen tijd die we kunnen gebruiken om de verwerving van het nieuwe product HH/IB/PV goed voor te bereiden
+ Kunnen tot en met 2016 ervaring opdoen met de HH als algemene voorziening (HHToelage)
+ Ervaring met dit proces en product HH1
+ Regionale samenwerking gunstig voor de tarieven + Weinig belastend voor de ambtelijke inzet en begeleiding
- Uitstel van innovatie, geen transformatie, risico van blijven vasthouden aan bestaande aanpak
- Geen kostenbesparingen
- Verschillende beleidsopvattingen per gemeente in de regio over de HH1 maatwerkvoorziening
- Weinig druk om als gemeenten echt in dialoog te gaan met aanbieders over vernieuwing.
Gelet op de opgedane ervaringen is de complexere afstemming en besluitvorming in de situatie van een regionale samenwerking (t.o.v. een solotraject van de gemeente Rheden) op dit onderdeel niet echt een probleem.
Voor- en nadelen van optie 3b:
Een traditionele Europese aanbesteding HH1 door de gemeente Rheden in combinatie met een verlenging van de regionale contracten Begeleiding met 1 jaar.
Zie hierboven.
+ Kopen tijd die we kunnen gebruiken om de verwerving van het nieuwe product HH/IB/PV goed voor te bereiden
+ Kunnen tot en met 2016 ervaring opdoen met de HH als algemene voorziening (HHToelage)
+ Ervaring met dit proces en product HH1
5
- Geen innovatie, geen transformatie blijven vasthouden aan bestaande aanpak - Besparingen worden niet gerealiseerd
- Weinig druk om als gemeente echt in dialoog te gaan met aanbieders over vernieuwing.
- Er kunnen na de aanbesteding geen leveranciers meer toetreden
- Organisatorische belasting is groter, omdat alles voorbereid en uitgevoerd moet worden door de eigen organisatie.
- Als alleen Rheden de HH1 inkoopt zou dat eventueel een negatief effect kunnen hebben op de prijsstelling.
Advies
Geadviseerd wordt:
Om voor de aanbesteding van de huishoudelijke hulp in 2016 te gaan voor een bestuurlijke aanbesteding van een gecombineerd product HH en persoonlijke begeleiding/verzorging. Tegelijkertijd in deze aanbesteding ook meenemen de overige individuele begeleiding1 (voor inwoners die geen gebruik maken van HH) en de gespecialiseerde begeleiding (voor zover daarover geen (boven)regionale of landelijke afspraken zijn gemaakt) en de groepsbegeleiding (dagbesteding).
De belangrijkste overwegingen hierbij zijn:
o er in co-creatie met leveranciers en inwoners producten en diensten kunnen worden ontwikkeld die beter aansluiten bij de inwoners.
o daarnaast geeft het de mogelijkheid om de transformatie al in 2016 voor een deel vorm te geven.
o regionale samenwerking een gunstige invloed kan hebben op de prijs.
o tenslotte willen wij nieuwe aanbieders de mogelijkheid bieden om hun
diensten aan te bieden in deze markt waardoor vernieuwing en innovatie een betere kans krijgt.
Wij zijn van mening dat de mogelijkheden hiertoe het beste gecreëerd kunnen worden in een regionaal proces van co-creatie met aanbieders en inwoners; vandaar onze voorkeur voor een bestuurlijk aanbestedingsproces op regionaal niveau.
Indien blijkt dat er geen andere gemeenten in de regio zijn die een gezamenlijke visie hebben op de ontwikkeling van een nieuw product in co-creatie, dan gaan we alleen voor het bestuurlijke aanbestedingstraject voor de gemeenten Rheden en
Rozendaal. De opgedane kennis wordt gedeeld in de regio.
Indien blijkt dat dit proces te lang duurt of in de praktijk onvoldoende vertrouwen biedt om de gewenste innovatie, maatwerk, flexibiliteit en lokale oriëntatie te
bereiken, dat uiterlijk 1 juli 2015 door het college besloten kan worden om alsnog een traditionele aanbesteding HH te volgen en/of om de huidige overeenkomsten voor de begeleiding (op onderdelen) voor 1 jaar te verlengen. Indien hiertoe besloten wordt dan komen we in augustus naar de Raad om de raad hierover te informeren en (indien nodig) om verdere kaderstelling vauit de Raad op te halen voor de traditionele aanbesteding.
1 Resultaat van de dialoog kan zijn dat er een nieuwe indeling of clustering van maatwerkproducten ontstaat.
6
Wat gaat het kosten of besparen?
Huishoudelijke hulp
Momenteel is een gemiddelde voorziening Huishoudelijke hulp 150 uur per jaar De huidige voorziening Huishoudelijke hulp kost in totaal incl. de PGB:
aantal prijs uren per jaar totaal
HH1 900 € 21,50 150 € 2.902.500,00 HH2 200 € 23,50 150 € 705.000,00 PGB 100 € 15,00 150 € 225.000,00 HH totaal 1250 € 3.832.500,00 Aannames:
- In 2017 zal er door natuurlijk verloop een vermindering van aanspraak op de HH zijn van 200 personen, deze terugloop is nu al waarneembaar.
- Van de mensen die nu enkelvoudige hulp hebben zullen 500 mensen naar het de algemene voorziening voor huishoudelijke hulp overgaan.
- Van de mensen die nu enkelvoudige HH hulp hebben heeft 60% minder dan 120%
minimumloon en 40% meer dan 120% minimumloon.
Aanname;
- Van de 900 mensen die nu enkelvoudige HH hebben zullen 200 mensen gebaat zijn bij het uitgebreide combinatieproduct.
- Van de 200 mensen die nu HH2 hebben zal 100% gebaat zijn bij het combinatieproduct.
- In totaal zullen daarom 400 mensen overstappen naar het combinatieproduct.
- Het combinatieproduct bestaat voor 30% uit begeleiding en voor 70% uit de oude HH2 component.
- Gemiddelde prijs voor individuele begeleiding is € 40,-.
- In dit geval zal het product ongeveer € 28,45 gaan kosten (basis huidige prijzen).
- Omdat HH1 en HH2 goedkopere producten zijn dan het combinatieproduct; zorgt het toewijzen van het combinatieproduct aan deze doelgroepen voor een extra
kostenpost van € 357.000.
200 van HH1 naar combinatieproduct € 6,95 € 208.500,00 200 van HH2 naar combinatieproduct € 4,95 € 148.500,00
Totaal extra kosten € 357.000,00
- Totaalkosten van het combinatieproduct zal dan 400 personen a 150 uur a € 28,50 =
€ 1.707.000
2017 <120% minimum >120% minimum
HHT 300 200 500
kosten gemeente € 20,00 € 10,00
€ 900.000,00 € 300.000,00 € 1.200.000,00
Totaal kosten HHT € 1.200.000,00
2017
Totaal kosten PGB € 225.000,00
7
Totaalkosten HHT en combinatieproduct
Hiermee komt het totaalplaatje er als volgt uit te zien:
HHT Huishoudelijke hulp € 1.200.000
PGB Huishoudelijke hulp € 225.000 Combinatieproduct HH + Begeleiding € 1.707.000
Totaalkosten nieuw € 3.132.000
Kosten in oude situatie € 3.832.500
Besparing op HHT en combinatieproduct
Kosten oude situatie -/- kosten nieuwe situatie= € 3.832.500 -/- € 3.132.00 = € 700.500
Aanname:
- Er wordt van uitgegaan dat voor alle 143 cliënten die nu een overlap hebben van begeleiding en huishoudelijke hulp, kan worden volstaan met de inzet van 150 uur combinatieproduct en dat alle kosten van de huidige huishoudelijke hulp dan vervallen (a € 23,50 gebaseerd op tarief HH2). Op basis van gemiddelde kostprijs worden deze kosten dan geschat op € 504.000.
Besparing huishoudelijke hulp
(incl. extra kosten combinatieproduct).
€ 700.500 Geschatte besparing op HH2 € 504.000
Totaal besparing € 1.204.500
Relatie met het al goedgekeurde dekkingsplan begroting 2015-2018
In de nieuwe werkwijze en de besparing die er gerealiseerd wordt, wordt uitgegaan van het feit dat inwoners gebruik maken van een algemene voorziening huishoudelijke hulp. Op deze manier draagt de gemeente bij aan de kosten via een aanvulling via de bijzondere bijstand (nu nog via een voucher). Dit betekent dat er dus geen eigen bijdrage meer wordt betaald aan de gemeente. In het dekkingsplan behorende bij de begroting 2015-2018 wordt echter € 250.000 ingeboekt als extra eigen bijdrage. Dit is in de nieuwe situatie daarom niet meer reëel. Ingeschat wordt dat de eigen bijdrage door invoering van dit plan met € 600.000 afneemt. Dit betekent dat de inkomsten uit eigen bijdragen per saldo met € 350.000
afnemen.
Daarnaast wordt er structureel een bedrag van € 100.000 aan wegvallen PGB meegenomen in het dekkingsplan. Ook deze € 100.000 is reeds gerealiseerd en bestond in praktijk in een aanpassing van de begrote bedragen omdat deze structureel te hoog waren geraamd.
Behalve dus de afgeraamde € 100.000 is er in het nieuwe beleid wel bepaald dat voor PGB aangaande de HH het tarief met € 3 per uur wordt verlaagd. Uitgaande van 100 cliënten PGB Huishoudelijke hulp levert dit 150 uur à € 3 = € 45.000 aan additionele besparing op.
8
Totaaloverzicht
Dekkingsplan 2015-2018 Extra besparing
Effect na realisatie
2016 2017
Wmo Pgb HH € 100.000 € 100.000 € 45.000 € 145.000
Eigen bijdrage Wmo HH
€ 250.000 € 250.000 -/- € 600.000 - € 350.000
Voorzieningen HH € 400.000 € 300.500 € 700.500
Begeleiding € 504.000 € 504.000
Totaal besparing € 350.000 € 750.000 € 249.500 € 999.500
