1. Info inwinnen over uw klant - waarborgen vragen?

(1)

III

Inhoudstafel

Deel I - Wat moet u doen vooraleer u een contract sluit?

1. Info inwinnen over uw klant - waarborgen vragen?

1.1. Informatie inwinnen over de financiële toestand van uw klant . . . 3

1.1.1. Wanneer doet u dat het best? . . . 3

1.1.2. Vooraf, maar ook als u uw facturen wilt innen . . . 3

1.1.3. Het aan uw klant zelf vragen . . . 4

1.1.4. Zelf op zoek gaan . . . 4

1.1.5. Waar kunt u de informatie zelf vinden? . . . 4

1.1.6. De informatie geeft u nog geen zekerheid . . . 6

1.1.7. Een beroep doen op derden . . . 6

1.1.8. Waarborgen vragen . . . 7

1.1.9. Wat met een buitenlandse klant? . . . 11

1.2. Uw klant is een minderjarige . . . 11

1.2.1. In principe niet toegestaan . . . 11

1.2.2. Belangrijke uitzonderingen . . . 11

1.2.3. Sanctie?. . . 12

1.2.4. Vernietiging… en dan? . . . 12

1.3. Zakendoen met een vennootschap . . . 13

1.3.1. Wie kan de vennootschap vertegenwoordigen? . . . 13

1.3.2. Wat riskeert u? . . . 13

1.3.3. Hoe zit het met een vennootschap in oprichting? . . . 14

2. Werken met een offerte en/of een bestek

2.1. Het is een aanbod . . . 15

2.2. Een bestek is soms verplicht . . . 15

2.3. Inhoud van de offerte en het bestek . . . 16

2.4. Informeer uw klanten voldoende . . . 17

2.5. Laten betalen voor een offerte of een bestek? . . . 17

2.6. Goede afspraken met consumenten… . . . 17

2.7. … en met andere handelaars . . . 18

2.8. Vergissingen in een offerte of een bestek of… in uw winkel . . . 18

3. Precontractuele aansprakelijkheid

3.1. Voorzichtigheid is de boodschap . . . 20

3.2. Welke voorzorgen moet u nemen? . . . 20

(2)

IV © Vanbestellingtotbetaling,

Inhoudstafel

Deel II - Contracten en algemene voorwaarden

1. Vanaf wanneer is er een contract of een mondelinge overeenkomst?

1.1. Akkoord over de essentiële punten . . . 25

1.2. Een mondeling contract kan, maar… . . . 25

1.3. … er zijn (mogelijk) bewijsproblemen . . . 26

1.4. Wat moet u onthouden? . . . 27

2. Werken met een bestelbon

2.1. Wanneer moet u een bestelbon opmaken? . . . 29

2.2. Hoe moet u een bestelbon opmaken? . . . 30

3. Algemene voorwaarden - kleine lettertjes

3.1. De meeste handelaars hebben er baat bij . . . 34

3.2. Ook als u alleen cash betalingen ontvangt . . . 35

3.3. Aangewezen bij zowat elke overeenkomst . . . 35

3.4. Op de achterzijde van zoveel mogelijk documen ten zetten . . . 36

3.5. Aanvaard of niet? . . . 36

3.6. Verwijzen op de voorzijde . . . 36

3.7. De voorwaarden liggen ter inzage… . . . 37

3.8. In welke taal? . . . 37

3.9. Gebruik klare taal . . . 38

3.10. Maatwerk . . . 38

3.11. Wettelijk gezien verboden clausules . . . 38

3.12. Wat bij een overtreding? . . . 39

3.13. Hulp inschakelen? . . . 39

3.14. Enkele clausules . . . 39

3.15. Uw klant heeft eigen voorwaarden . . . 42

4. Werken met maatcontracten

4.1. Voor grotere, bijzondere contracten . . . 44

4.2. Hulp inschakelen? . . . 44

4.3. Het voorstel komt van uw klant. . . 45

4.4. Inhoud . . . 45

4.5. Vorm van het contract . . . 46

5. Standaardcontracten 6. Interpretatie van onduidelijke overeenkomsten

6.1. Goede afspraken maken goede vrienden . . . 48

6.2. Enkele interpretatieregels . . . 48

(3)

V

Inhoudstafel

7. Ondertekend is ondertekend

7.1. U bent in principe beiden gebonden . . . 50

7.2. Werken met een opschortende voorwaarde . . . 50

7.3. Orderbevestiging en optie . . . 51

7.4. Niets gevraagd, toch geleverd . . . 52

7.5. Zevendagentermijn . . . 52

8. Hoe moet u een contract beëindigen?

8.1. Beëindigen in onderling akkoord . . . 54

8.2. Annulering wegens vergissing of bedrog . . . 54

8.3. Overmacht . . . 57

8.4. Opzeggen . . . 58

8.5. Verbreken van het contract . . . 58

8.5.1. De keuze is aan u . . . 59

8.5.2. Zorg voor bewijzen . . . 59

8.5.3. Spreek de schadevergoeding af . . . 60

8.5.4. Bij aanneming? . . . 61

8.5.5. Werken met een voorschot . . . 62

8.5.6. Uw klant komt de bestelling niet ophalen . . . 62

8.5.7. Bij herstellingen? . . . 63

8.6. Ontbinding van de overeenkomst . . . 64

8.6.1. Naar de rechtbank? . . . 64

8.6.2. Contractueel regelen . . . 65

8.6.3. Het recht in eigen handen nemen? . . . 66

Deel III - Levering, uitvoering en enkele problemen daaromtrent 1. Waar en wanneer moet u leveren?

1.1. Niet leveren, maar afhalen . . . 69

1.2. Andere afspraken . . . 69

1.3. Binnen of buiten? . . . 70

1.4. Er ontbreekt het één en ander . . . 70

1.5. Binnen welke termijn moet u leveren? . . . 71

1.6. Wat bij een te late levering? . . . 71

1.7. Als uitstel afstel dreigt te worden . . . 72

2. Overgang van eigendom en risico

2.1. Wat is het? . . . 73

2.2. Eigendomsvoorbehoud . . . 73

2.3. Overgang van risico . . . 73

(4)

VI © Vanbestellingtotbetaling,

Inhoudstafel

3. Werken met een leveringsbon of een prestatieblad

3.1. Wat is dat? . . . 75

3.2. Hoe moet u een leveringsbon opmaken? . . . 75

3.3. Voldaan of niet? . . . 76

3.4. Gevolgen van het tekenen van een leveringsbon . . . 76

3.5. Wat als het snel moet gaan? . . . 77

3.6. Prestatieblad? . . . 77

4. Uw prestaties opschorten?

4.1. Wat betekent dat? . . . 79

4.2. Onder welke voorwaarden? . . . 79

4.3. Wat moet u precies doen? . . . 80

5. Leveren of beleverd worden bij een faillissement?

5.1. Uw klant of uw leverancier zit in slechte papieren . . . 81

5.2. Faillissement van de leverancier . . . 81

5.3. Faillissement van uw klant . . . 82

6. Gebreken en garanties

6.1. Verkoop van consumptiegoederen . . . 84

6.2. Zichtbare gebreken . . . 87

6.3. Verborgen gebreken . . . 88

6.4. Wat bij aanneming? . . . 93

Deel IV - Facturatie 1. Moet u verplicht factureren?

1.1. Aan andere handelaars . . . 99

1.2. Aan een particulier . . . 99

1.3. Die regel is niet absoluut . . . 100

1.4. Wat als hij erom vraagt? . . . 100

2. Hoe kunt u uw facturatie bewijzen?

2.1. “Ik heb niets gekregen”… . . . 101

2.2. Hoe kunt u dat bewijzen? . . . 101

2.3. Tips om discussies te vermijden . . . 102

3. Wanneer moet u factureren?

3.1. Is uw factuur verjaard? . . . 103

3.2. Korte verjaringstermijnen . . . 103

(5)

VII

Inhoudstafel

3.3. Als de factuur verjaard is . . . 104

3.4. Wat voor de BTW? . . . 105

3.5. Bewijsproblemen . . . 105

4. Inhoud van de factuur

4.1. Verplichte vermeldingen . . . 106

4.2. Producten of diensten . . . 106

4.3. Uw handtekening . . . 107

4.4. Algemene voorwaarden . . . 107

4.5. U krijgt een onvolledige factuur . . . 107

5. Elektronische factuur 6. Factuur als bewijs van de overeenkomst

6.1. Bewijs tegen uzelf . . . 109

6.2. Bewijs tegen uw klant . . . 109

6.3. Uitdrukkelijke en impliciete aanvaarding . . . 110

6.4. Is zwijgen toestemmen? . . . 110

7. Facturen protesteren

7.1. Aanvaarding vermijden . . . 112

7.2. Hoe protesteert u een factuur? . . . 112

7.3. Aangetekend of per fax? . . . 113

7.4. Binnen welke termijn? . . . 113

8. Valse facturen

8.1. Iemand een plezier doen . . . 115

8.2. Valsheid in geschrifte . . . 115

8.3. Problemen met de fiscus . . . 116

9. Factureren aan een ander

9.1. “Een creditnota graag” . . . 117

9.2. Risico van niet-betaling . . . 117

Deel V - Betaling 1. Contante betaling

1.1. Ideaal, als het kan . . . 121

1.2. Wat met een cheque? . . . 121

1.3. Uw klant heeft geen geld bij zich . . . 122

(6)

VIII © Vanbestellingtotbetaling,

Inhoudstafel

2. Werken met een voorschot

2.1. U moet het overeenkomen . . . 123

2.2. In schijven betalen . . . 124

3. Plaats en tijdstip van betaling

3.1. Hoe moet de betaling gebeuren? . . . 125

3.2. Wanneer moet de betaling gebeuren? . . . 125

3.3. Betaald is niet altijd betaald… . . . 126

3.4. Wat met de kosten? . . . 127

4. Gedeeltelijke betaling

4.1. Aanvaarden hoeft niet . . . 128

4.2. Wat is er dan betaald? . . . 128

4.3. Er staat niets in het contract . . . 129

4.4. Truc van de klant . . . 129

5. Dubbele betaling

5.1. Uw klant betaalde twee keer . . . 130

5.2. Onmiddellijk terugbetalen? . . . 130

5.3. U heeft niets gezien . . . 130

5.4. Hoe moet u dat boekhoudkundig gezien verwerken? . . . 131

5.5. Twee facturen . . . 131

Deel VI - Problemen bij de betaling 1. De eerste maatregelen: wat kunt u zelf doen?

1.1. Een telefoontje kan wonderen doen . . . 135

1.1.1. Enkele voor- en nadelen . . . 135

1.1.2. Wanneer moet u uw klant opbellen? . . . 136

1.1.3. Hoe voert u zo’n gesprek?. . . 136

1.1.4. Het gesprek bevestigen . . . 137

1.2. Eerste herinnering of rappel . . . 137

1.2.1. Een gewone brief sturen . . . 137

1.2.2. Inhoud . . . 138

1.2.3. Voordelen . . . 138

1.3. Ingebrekestelling . . . 138

1.3.1. Als uw klant nog niet betaalt… . . . 138

1.3.2. Altijd sturen? . . . 139

1.3.3. Inhoud en vorm . . . 139

1.3.4. Nog een tweede aanmaning sturen? . . . 140

1.3.5. Rappelkosten . . . 140

(7)

IX

Inhoudstafel

1.3.6. De klant betaalt enkel de hoofdsom . . . 141

1.3.7. Gevolgen van de ingebrekestelling . . . 141

1.3.8. Specifieke wetgeving en spelregels in de onderlinge relatie tussen handelaars . . . 141

1.4. Een dossiertje aanmaken . . . 143

1.4.1. Zet belangrijke zaken… op papier . . . 143

1.4.2. Een briefje vragen . . . 143

1.4.3. Een dossiertje aanleggen . . . 144

2. Enkele speciale hulpmiddelen die u zelf kunt toepassen

2.1. Retentierecht . . . 145

2.1.1. Wat is het? . . . 145

2.1.2. U kunt het niet altijd inroepen . . . 146

2.1.3. Niet gebruiken of verkopen . . . 146

2.2. Exceptie van niet-nakoming . . . 146

2.2.1. Het moet van twee kanten komen . . . 146

2.2.2. Wat zijn de voorwaarden? . . . 147

2.3. Schuldvergelijking . . . 148

2.3.1. Wat is het? . . . 148

2.3.2. Het gebeurt automatisch mits de voorwaarden vervuld zijn . . . 148

2.3.3. Moeilijk bij een faillissement . . . 149

2.3.4. Vraag het aan de rechter . . . 149

2.4. Ontbindend beding . . . 149

2.5. Rechtstreekse vordering . . . 150

2.6. Eigendomsvoorbehoud . . . 150

3. Naar een advocaat, een deurwaarder of een incassobureau

3.1. Incassobureaus . . . 151

3.1.1. Hun taak . . . 151

3.1.2. Wettelijke regeling . . . 152

3.1.3. Voor- en nadelen . . . 152

3.1.4. Kostprijs . . . 153

3.1.5. Vooral nuttig voor kleine facturen . . . 153

3.2. De gerechtsdeurwaarder . . . 154

3.2.1. Ook om facturen te innen . . . 154

3.2.2. Voor- en nadelen . . . 154

3.2.3. Wanneer is het nuttig? . . . 155

3.3. Advocaat . . . 155

3.3.1. Wat kan en mag hij doen? . . . 155

3.3.2. Welke moet u kiezen? . . . 156

3.3.3. Prijskaartje. . . 157

3.3.4. Van advocaat veranderen . . . 157

3.3.5. Voordelen . . . 157

(8)

Inhoudstafel

4. Een regeling treffen met uw klant?

4.1. Mogelijke tussenoplossing . . . 159

4.2. Wat kunt u overeenkomen? . . . 159

4.3. Onderhandel over een goede regeling . . . 160

4.4. Op papier zetten . . . 160

4.5. Ook tijdens de procedure . . . 161

5. Naar de rechtbank?

5.1. Met een advocaat in zee? . . . 162

5.2. Voor jaren onderweg? . . . 162

5.3. Het wordt niet behandeld op de inleidende zitting, wat dan? . . . 163

5.4. Dan is er het vonnis… . . . 163

5.5. Het is niet noodzakelijk afgelopen . . . 164

5.6. Intussen? . . . 164

5.7. Wat na het beroep? . . . 165

5.8. Kosten? . . . 165

5.9. Arbitrage, een alternatief? . . . 166

5.10. Verzoening of bemiddeling . . . 167

6. Beslagmaatregelen

6.1. Bewarende maatregelen . . . 168

6.1.1. Wel of niet doen? . . . 168

6.1.2. Gevolgen? . . . 169

6.1.3. Voorwaarden . . . 169

6.1.4. Via de rechtbank . . . 170

6.1.5. Bewarend beslag onder derden . . . 170

6.1.6. Andere vormen . . . 171

6.1.7. Hoelang? . . . 171

6.2. Uitvoerende maatregelen . . . 171

6.2.1. Opladen en verkopen . . . 171

6.2.2. Vooraf overwegen . . . 171

6.2.3. Goederen van een ander . . . 172

7. Uw klant gaat failliet

(9)

XI

Inhoudstafel

Deel VII - Modellen

1. Bestelbon . . . 177

2. Bestek (met verplichte inhoud) . . . 178

3. Brief om duidelijk te maken dat er nog geen contract is . . . 179

4. Factuurvoorwaarden (algemeen) . . . 180

5. Factuurvoorwaarden (tussen handelaars) . . . 182

6. Afwijzing factuurvoorwaarden . . . 184

7. Clausule inzake de zeven dagen bedenktijd . . . 185

8. Annulering bestelling door klant . . . 186

9. Ontbinden/annuleren bestaand contract. . . 187

10. Niet-afgehaalde bestelling . . . 188

11. Leveringsbon . . . 189

12. Aanmaning tot betaling (niet aangetekend) . . . 190

13. Aanmaning tot betaling (aangetekend) . . . 191

14. Uitstel van betaling afbetalingsovereenkomst . . . 192

15. Dading . . . 194