Goede en gerichte
communicatie voor iedereen
Goed communiceren met de leden van je gezelschap, de vrijwilligers, je publiek, partnerorganisaties en lokale overheid (gemeente of stad) kan al snel heel wat tijd opslorpen. Ga daarom doelgericht te werk.
Denk bij communicatie altijd vanuit het standpunt van je doelpubliek.
Wat spreekt hen aan? Hoe kan je hen bereiken?
Voor een goede communicatie hoef je geen specialist in huis te halen.
Met gezond verstand en deze – door iedereen toepasbare – tips bereik je al heel veel.
DOEL EN DOELGROEP
• Wie en wat wil je bereiken?
Wat de bedoeling is – informeren, een oproep voor medewerkers, de verkoop van tickets … – bepaalt de inhoud en de toon van je communicatie. Denk hierover na op voorhand. Definieer duidelijk je doel en je doelgroep. Wanneer je de oefening doet, merk je al gauw dat je vaak te veel mensen wil bereiken en wordt je communicatie warrig.
• Verschillende doelgroepen
Wie is de doelgroep en wie zijn de subdoelgroepen? Welke doelgroepen wil je zeker bereiken of voor welke doelgroepen wil je extra aandacht?
• Doelgroep versus kanalen
Denk vervolgens na over de dragers en verspreidingskanalen. Je zal altijd moeten kiezen voor een combinatie van verschillende kanalen en dragers. Het komt erop aan de juiste kanalen te vinden om hen te bereiken.
Werk hiervoor met ‘concentrische cirkels’. Je belangrijkste partners vragen een persoonlijk aanpak.
INSPIRATIEGIDS
THEATER!
hen interessant zijn. Zo richt je je met verschillende communicatiekanalen en -boodschappen tot de buren, lokale handelaars, verenigingen, media …
Elke doelgroep heeft ook specifieke kanalen waarmee ze gemakkelijker te bereiken zijn. Jongeren zijn gevoeliger voor communicatie door hun vrienden of ‘peers’ via bepaalde sociale media. Senioren bereik je vlotjes via het gemeenteblad of de plaatselijke afdelingen van sociaal-culturele organisaties (OKRA, KWB, Femma …).
Eénzelfde persoon kan tot twee doelgroepen behoren; zo is het lid van je toneelvereniging zowel een potentiële vrijwilliger voor het organiseren van een theaterwandeling, als een mogelijke toeschouwer.
COMMUNICATIEMIX
• Werk multimediaal
Naast een flyer, een digitale nieuwsbrief, sociale media... zijn ook het ontmoetingsmoment, de vergadering of een (online) infomoment belangrijk.
• Mensen zijn verschillend!
Veel mensen hebben niet de gewoonte om flyers mee te nemen. Zoek manieren om je flyers extra onder de aandacht te brengen. Bijvoorbeeld door ze actief uit te delen en mensen aan te spreken op de markt.
Veel mensen surfen nooit naar de website van de toneelvereniging. Gebruik je website dan ook niet als enige communicatiekanaal.
Veel mensen voelen zich niet persoonlijk aangesproken. Communiceer ook via tussenpersonen, verenigingen en organisaties.
Niet alle doelgroepen komen op plaatsen waar de toneelvereniging informatie verspreidt. Verspreid de informatie ook op plaatsen waar mensen uit de doelgroepen die je wil bereiken wél komen, zoals seniorenverenigingen, buurthuizen of jeugdhuizen, winkelstraten of buurtwinkels, moskee/kerk/
parochie.
Veel mensen gooien ongeadresseerde informatie ongelezen weg. Zoek dus manieren om mensen meer persoonlijk aan te spreken, bijvoorbeeld via een geadresseerde envelop.
• Website
Een duidelijke website is ‘het hart’ van je communicatie: gebruik het als korte maar krachtige verzamelplaats van alle info. Vul je site zowel met woorden als met beelden. Een website is niet interactief. Er worden geen reacties geplaatst die je moet beantwoorden. Bij sociale media is dit wel een aandachtspunt.
• Sociale media
Facebook (en Instagram voor een jonger publiek) blijft een gemakkelijk kanaal om een groter publiek te bereiken. Leg op je Facebookpagina heel duidelijk uit wat je theaterevenement juist is en zorg ervoor dat je regelmatig iets post. Hier kruipt dus wel wat tijd in: je moet je pagina immers ‘voeden’ en reageren op vragen, commentaren …
• Inventariseer alle communicatiekanalen
Maak gebruik van de communicatiekanalen die al bestaan. Zo heb je vaak een infoblad van de gemeente, communicatiekanalen van bestaande verenigingen, een lokale radiozender of krant, een prikbord bij de bakker ... Iedere gemeente of stad heeft een lijst van lokale pers en media. Aarzel niet om Veel van je partners hebben een eigen achterban, dus ook eigen communicatiekanalen.
• Mond-aan-mond
Vergeet ook de mond-aan-mondreclame niet! Je eigen vrijwilligers zijn vaak de beste ambassadeurs.
• Kanalen van OPENDOEK
Maak ook gebruik van de communicatiekanalen die OPENDOEK ter beschikking stelt: een link naar de theaterkalender en de UiT-databank, of een bericht in de Facebookgroep van OPENDOEK in jouw regio.
VINDBAARHEID EN VOLLEDIGHEID
• Communiceer tijdig en volledig
Niets vervelender dan een halve boodschap, of een verhaal dat een eigen leven gaat leiden.
Communiceer dus tijdig én volledig, zodat je geen misverstanden moet rechtzetten.
Zorg dat er een contactpersoon is (naam + telefoonnummer) of een e-mailadres dat regelmatig wordt opgevolgd.
• Communiceer ook tussentijds
Te vaak wacht men op een concrete output – bv. wanneer de ticketverkoop start – voor men communiceert. Maar een project in wording is ook het communiceren waard: het houdt de
doelgroep(en) vast en verhoogt de betrokkenheid. Denk aan foto’s van een repetitie, het passen van de kostuums, of gewoonweg beelden waar je inspiratie uit haalt.
• Logische communicatie
Geef alle informatie die de lezer nodig heeft De lezer moet de uitleg zonder voorkennis begrijpen. Zorg ervoor dat de lezer een antwoord krijgt op zijn vragen.
Geef niet alleen het beginuur van een voorstelling, maar ook het einduur. Zeg ook op welke dag van de week de activiteit plaatsvindt.
TOEGANKELIJK TAALGEBRUIK
• Zet je in de plaats van je ‘publiek’
Spreek niet enkel vanuit je visie als organisator of vanuit je theatergezelschap, maar ook vanuit de
• Spreek voor Sara en voor tante Jeanne
Te vaak spreken we in een soort theater- of vakjargon. Podcast, participatie, wagenspel, spelcoaching … Sara van 14 noch tante Jeanne van 82 kennen die termen. Pas je taal dus aan.
• Schrijf korte woorden en actieve zinnen
Gebruik niet meer dan 15 woorden per zin. Van een lange zin kan je 2 korte zinnen maken. Zo maak je de tekst vanzelf een stuk duidelijker.
Zinnen met ‘worden’ hebben een ingewikkelde zinsconstructie en zijn daardoor moeilijker te begrijpen. Vaak gebruiken we ‘worden’ om vaag te blijven en dat is nu net niet de bedoeling.
Wel: Toneelvereniging Oepsakee organiseert een theaterwandeling.
Niet: Er wordt een theaterwandeling georganiseerd.
TOEGANKELIJKE LAY-OUT
EN HERKENBAAR BEELDMATERIAAL
• Schreefloze letters
Gebruik schreefloze letters (Calibri of Arial). De meeste mensen kunnen deze lettertypes lezen vanaf lettergrootte 11 punt. Bij schreefletters (zoals Times New Roman) heb je een veel groter punt nodig.
Gebruik zeker geen fantasieletters of handschrift.
• Zorg voor een groot contrast tussen letters en achtergrond
Gebruik een heel lichte letter op een heel donkere achtergrond. Of een heel donkere letter op een heel lichte achtergrond. Hoe minder het contrast, hoe groter en dikker de letters moeten zijn.
Zet zo weinig mogelijk tekst op een foto.
• Beelden met stopkracht
Een goed beeld zorgt er ook voor dat mensen zich aangesproken voelen.
Kies een beeld met ‘stopkracht’, dat de aandacht trekt.
Een beeld met stopkracht is groot genoeg, duidelijk en eenduidig. Uit het beeld moet meteen blijken waarover het gaat.
• Herkenbaarheid
Breng de diversiteit van de doelgroep, de inwoners van je gemeente of stad in beeld. Besteed daarbij aandacht aan leeftijd, geslacht, afkomst, beperking, geaardheid… Zo voelt iedereen zich aangesproken.
Wees op je hoede voor clichés. Niet alle senioren zijn 75 jaar oud, niet alle mensen met een migratieafkomst zijn Marokkaan, niet alle gehandicapten zitten in een rolstoel.
Mensen kunnen zich gemakkelijker identificeren met activiteiten die ze graag doen en een gezelschap dat ze leuk vinden (kinderen, theater, feesten …).
EN PLAN!
• Maak een communicatieplan
Maak een tijdlijn waarop je de verschillende stappen zet: wanneer zeg je wat aan wie en via welk communicatiekanaal?
Maak zo’n tijdlijn voor alle doelgroepen apart. Waar er overlap is, zorg je dat de timing goed is afgestemd. Zo stuur je de mail naar de buurtbewoners het best op dezelfde dag en hetzelfde uur als de mail die naar de lokale organisaties gaat.
Als je een Facebookpagina aanmaakt, maak dan ook hiervoor een ‘contentplanning’ op.
• Vergeet de voorinformatie niet, voor de trekkers en duwers
Het kan gênant zijn als je vrijwilliger die het hele project mee trekt of duwt niet op de hoogte is van wat straks wordt uitgestuurd. Zorg dat die mensen de info hebben vóór ze naar de verschillende doelgroepen gaat.
