Medicatieveiligheidsbeleid
In <NAAM ZORGAANBIEDER> wordt gewerkt volgens de Veilige Principes in de Medicatieketen. De veilige principes zijn te vinden op zorgvoorbeter.nl . Alle partijen worden weergegeven die een rol hebben in het medicatieproces. Per zorgmedewerker vind je principes, toelichtingen, taken, verantwoordelijkheden en afspraken. In dit beleid zijn de afspraken opgenomen die gelden binnen
<NAAM ZORGAANBIEDER>.
Medicatieveiligheid verdient aandacht omdat er veel fouten gemaakt worden bij het gebruik van medicijnen en het voorschrijven en naleven van medicijnvoorschriften en omdat in de praktijk onduidelijkheden bestaan over verantwoordelijkheden rondom het medicatiebeleid.
Het doel van het beleid is dat de bewoner het juiste medicijn krijgt op de juiste tijd in de juiste hoeveelheid en dosering en op de juiste wijze toegediend binnen de voor dat medicijn geldende houdbaarheidsdatum.
1. Bewoner heeft medicatie in eigen beheer
• Tijdens de intake wordt het medicatiebeleid besproken met de bewoner/vertegenwoordiger en kan de bewoner zijn of haar wensen en behoeften kenbaar maken. De afspraken worden vastgelegd in het cliëntdossier. De bewoner kan de gemaakte afspraken altijd inzien.
• Als de bewoner de medicatie in eigen beheer heeft, is de bewoner hiervoor zelf verantwoordelijk. De zorgmedewerker heeft geen rol in het medicatiebeheer.
• Als een bewoner geen baxterrol heeft, kan deze zo nodig worden aangevraagd bij de apotheek door mantelzorger of medewerker.
• De afspraken m.b.t. medicatiebeheer worden (indien relevant) besproken tijdens de zorgplanbespreking en wanneer nodig aangepast.
• De zorgmedewerker heeft een signalerende functie. Wanneer wordt geconstateerd dat het niet meer verantwoord is dat de bewoner de medicatie in eigen beheer heeft, wordt actie
ondernomen. De nieuwe afspraken worden vastgelegd in het cliëntdossier.
2. <NAAM ZORGAANBIEDER> heeft de medicatie in beheer
• De zorgmedewerker informeert de apotheker en de arts over overname van medicatiebeheer door <NAAM ZORGAANBIEDER> en eventuele bijzonderheden met betrekking tot het gebruik van medicatie. Er worden aftekenlijsten en een actueel medicatieoverzicht opgevraagd bij de apotheek.
Afleveren, opslag en beheer
De apotheek levert de benodigde medicijnen in kratten bij <NAAM ZORGAANBIEDER> af.
De zorgmedewerker heeft géén rol/verantwoordelijkheid in het transport van medicatie tussen apotheek.
De zorgmedewerker controleert de geleverde medicatie. Indien er opiaten in het krat zitten mag dit alleen worden gecontroleerd door een verzorgende of verpleegkundige die ook bevoegd is om het toe te dienen.
De verzorging bergt de medicatie op in de afgesloten medicatiekistjes.
Indien de levering van de apotheek koelkastartikelen bevat worden deze opgeborgen in de koelkast.
Meegeleverde bijsluiters worden opgeslagen in het zorgdossier.
Nalevering van medicatie geschiedt op dezelfde wijze.
Geconstateerde tekortkomingen worden zo spoedig mogelijk aan de apotheek doorgegeven.
De medicatie wordt bewaard volgens juiste bewaarcondities, conform het bewaaradvies van de apotheek. Daarbij worden ook de algemene hygiënerichtlijnen in acht genomen.
Binnen <NAAM ZORGAANBIEDER> is er één medicatiekar. Deze staat in een ruimte welke alleen met een code open kan worden gemaakt. De kar kan met een sleutel worden geopend. De sleutel hangt in een kast in het afgesloten gedeelte waar de medicijnkar staat.
De zorgmedewerker slaat retourmedicatie, totdat de apotheek deze ophaalt, op naast de medicijnkar in een klein kastje dat op slot zit.
Iedere maandag doen we de medicijnbestelling, zo nodig bestellen we tussentijds bij.
Gereed maken
Alle medicatie wordt geleverd in het zogenaamde Baxtersysteem, deze medicatie is door de apotheker voor aflevering gecontroleerd. Medicatie die niet in de Baxterrol kan (bv. zalf, insuline) wordt apart afgeleverd;
De medicatiedeellijsten worden bewaard in een map die in de medicijnkar ligt.
De medicatiedeellijst wordt door de apotheek wekelijks aangeleverd bij aanlevering van de nieuwe medicatie bij inzorgname, en verder bij iedere mutatie;
Op de medicatiedeellijst staat aangegeven wanneer en in welke dosering de bewoner de medicatie moet krijgen en of de medicatie vermalen moet/mag worden;
Medicatie wordt gereed gemaakt volgens de voorschriften van de apotheker, afspraken met artsen, geldende procedures en landelijke instructies. Heeft de bewoner slikproblemen dan wordt (door arts/apotheker) gekozen voor een alternatief middel of toedieningsvorm. Malen wordt zoveel mogelijk beperkt. Over malen van medicijnen worden afspraken gemaakt met de arts en deze afspraken worden vastgelegd in het zorgplan.
Voor risicovolle medicatie worden deellijsten geleverd waarop verantwoord, dubbel, afgetekend kan worden.
Toedienen en registeren
• De zorgmedewerker die de medicatie klaarzet/toedient/aanreikt/uitzet/rapporteert/aftekent bij een bewoner, is hiervoor bevoegd en bekwaam.
• De zorgmedewerker is verantwoordelijk voor het klaarmaken/toedienen/aanreiken/
uitzetten/rapporteren en aftekenen van de medicatie volgens het zorgplan van de bewoner.
• De zorgmedewerker werkt geconcentreerd en zorgt dat zij niet gestoord wordt bij het
• Medicatie is herkenbaar tot moment van toedienen aan bewoner.
• De zorgmedewerker dient toe aan de hand van een actuele toedienlijst die is aangeleverd door de apotheek.
• De zorgmedewerker controleert of tekst van de medicatie op het etiket van het zakje identiek is aan de medicatie op de toedienlijst en of het aantal klopt.
• Bij het uitdelen van de medicatie wordt de medicatie pas bij de bewoner uit de baxterzakjes/strip gehaald en gecontroleerd op naam van het geneesmiddel, tijd, aantal, dosering en juiste
bewoner;
• De zorgverlener werkt bij voorbehouden en risicovolle handelingen op basis van een uitvoeringsverzoek van de arts. Het uitvoeringsverzoek wordt in het cliëntdossier toegevoegd onder ‘Documenten’
• Op insulinepennen moet een openingsdatum gezet worden en moet genoteerd worden van welke bewoner de insulinepen is. We hebben afgesproken met de apotheek dat zij bij een nieuw doosje insulinepennen ook net zoveel naametiketten voor de pennen leveren, zodat we bij een nieuwe pen ook een nieuw etiket hebben.
• De zorgmedewerker tekent af per medicijn op de toedienlijst als medicatie is toegediend en verantwoordt als de medicatie niet is toegediend of ingenomen.
• Aftekenen van medicatie gebeurt op de aftekenlijst van de apotheek door het zetten van een paraaf (1e letter voor- en achternaam). Deze paraaf dient duidelijk te zijn. Aan de hand van de paraaf moet te zien zijn welke medewerker de medicatie heeft klaargezet/ aangereikt en/of toegediend.
• De zorgmedewerker schrijft (in principe) nooit medicijnen erbij op een afleveroverzicht of een gebruikersschema, alleen als het niet anders kan in het weekend, de avond of de nacht. Wanneer nieuwe medicatie gestart is of bij wijzigen, herhalen of stoppen van medicatie, vraagt de
zorgmedewerker bij de apotheek een nieuwe, actuele medicatie-aftekenlijst.
Weekend/avond/nacht:
Als de bewoner ’s avonds, ’s nachts of in het weekend nieuwe medicatie krijgt via de HAP dan krijgen we van de dienstapotheek altijd een deellijst voor het betreffende medicijn. Er wordt in de rapportage gerapporteerd dat de bewoner een nieuw medicijn heeft.
• De losse risicovolle medicatie die niet in de baxterrol zit dient dubbel gecontroleerd te worden.
De afspraken m.b.t. het dubbel controleren worden beschreven en vastgelegd in het zorgplan.
Op de medicatiedeellijst staat duidelijk aangegeven als een bewoner een medicijn gebruikt dat valt onder risicovolle medicatie. Bij deze medicatie staat dat je deze dubbel moet paraferen. Hiervoor is ook een extra vakje gemaakt voor een tweede paraaf.
Pak de risicovolle medicatie. Controleer aan de hand van de medicatiedeellijst deze
medicatie op: de juiste bewoner, juiste medicatie en juiste dosering. Verder controleer je de wijze van toedienen, datum en het tijdstip van inname.
Als alle informatie klopt, teken je de risicovolle medicatie af op de medicatiedeellijst
Vraag hierna aan een collega of zij een tweede controle wil uitvoeren. Deze collega controleert nogmaals de hierboven genoemde punten.
Bij baxtermedicatie hoeft geen dubbele controle plaats te vinden. De eerste controle gebeurt door het medicatiedistributiecentrum/apotheek en de tweede controle door diegene die de risicovolle medicatie aanreikt.
Nadat deze collega de tweede controle heeft uitgevoerd, zet hij/zij een tweede paraaf in het daarvoor bedoelde vakje op de medicatie-deellijst.
Hierna mag de risicovolle medicatie aan de betreffende bewoner gegeven worden.
• Bij signaleringen m.b.t. bijwerkingen wordt overlegd met de arts en wordt een observatiedoel gemaakt in het cliëntdossier.
• De laatst uitgegeven medicatiedeellijst is te allen tijde het uitgangspunt voor het geven van medicatie. De oude deellijsten met aftekening dienen minimaal 2 jaar bewaard te worden (en langer indien daar reden toe is, bv bij een ziekenhuisopname na een verkeerde dosis medicatie).
Daarna volgt vernietiging. Dit geldt ook voor de voorraad opiatenlijsten en de trombosekaarten.
• Een of twee maal per jaar hebben we een evaluatiegesprek met de apotheek en eenmaal per half jaar krijgen we van de apotheek een medicatiehistorie opgestuurd via de mail. Deze wordt opgeslagen in het cliëntdossier bij ‘Documenten’.
Werkwijze bij verlies of ontbreken van medicatie en verkeerd gegeven medicatie
• Wanneer een medicijn verloren gaat vanuit de baxterrol (door bv. te laten vallen) wordt een mail naar de apotheek gestuurd. De apotheek levert het desbetreffende medicijn z.s.m. af. Het verloren gegane medicijn wordt van de volgende deelronde uit de baxterrol gehaald. Degene die de medicatie deelt maakt hiervan een aantekening op de deellijst.
• Wanneer een medicijn niet in de baxterrol zit wordt z.s.m. contact opgenomen met de apotheek.
Verder wordt gehandeld zoals hierboven beschreven staat.
• Gebruik beslist geen medicijn van een ander, alleen van de bewoner zelf.
• Bij verkeerd gegeven medicatie wordt onmiddellijk een arts gewaarschuwd en een MIC formulier ingevuld (zie Incidentenbeleid). De arts instrueert hoe verder te handelen.
3. Verantwoordelijkheden medicijntoediening
Hieronder wordt kort beschreven wat de verantwoordelijkheden zijn van de arts, de bewoner, de apotheker en de verpleegkundige/verzorgende/begeleider.
Arts
De arts is verantwoordelijk voor het medicijnbeleid en de medicatieopdracht. Als de arts zich vergist en het verkeerde medicijn voorschrijft, dan is de arts daarvoor verantwoordelijk. De arts is
verantwoordelijk voor het registreren van wijzigingen in het medicatie-overzicht. De
verpleegkundige/verzorgende/begeleider kan (mede)verantwoordelijk zijn voor een fout als:
o het de verpleegkundige/verzorgende/begeleider duidelijk is dat de arts zich vergist en er niets mee doet;
o de verpleegkundige/verzorgende/begeleider de instructies van de arts niet goed begreep en wel tot uitvoering overgaat;
o de verpleegkundige/verzorgende/begeleider geen rekening houdt met een duidelijke verslechtering van de bewoner.
Bewoner
In principe is de bewoner verantwoordelijk voor het naleven van de medicijnvoorschriften. Door beperkte mogelijkheden van de bewoner lukt dit niet altijd. Per beperking moet gekeken worden naar een passende oplossing. Dit wordt vastgelegd in het bewonersdossier
De bewoner is zelf verantwoordelijk voor zelfzorgmedicatie.
Apotheker / apotheekhoudend huisarts
o De apotheker is verantwoordelijk voor de geneesmiddelenvoorziening. Het recept speelt daarin een cruciale rol. Door onduidelijkheden in het recept etc. kunnen er fouten optreden.
o De apotheker is er ook verantwoordelijk voor dat de medicijnen in een gebruiksvriendelijke verpakking worden afgeleverd (GDS/ “medicijnen op de rol”) in de instelling waar de bewoner verblijft.
o Daarnaast is de apotheker verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van een actueel medicatieoverzicht van de bewoners en voor het leveren van actuele toedienschema’s en toedienlijsten aan de zorgorganisatie die een rol hebben bij het naleven van
medicatievoorschriften.
o Wanneer een bewoner in een instelling woont/ is opgenomen is de apotheker van de instelling verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een actueel medicatieoverzicht,
toedienschema’s en toedienlijsten.
o De apotheker levert informatie mee bij medicatie die voor de eerste keer wordt gebruikt.
Verpleegkundige/verzorgende
o De verpleegkundige/verzorgende voert in het kader van medicijnbeleid taken uit in opdracht van de bewoner.
o In situaties waarin de bewoner geen verantwoordelijkheid kan dragen kan de
verpleegkundige/verzorgende/begeleider alleen verantwoord te werk gaan als samen met de arts of door de apotheker is vastgelegd welke medicijnen, in welke dosering, op welk tijdstip en op welke wijze wordt toegediend. Dit dient vastgelegd te zijn in het medicatie-overzicht.
o De apotheek levert aan de zorgmedewerker actuele toedienschema’s en toedienlijsten. De verpleegkundige/ verzorgende/begeleider is verantwoordelijk voor de toedienregistratie op de toedienlijst.
o De verpleegkundige/verzorgende/begeleider signaleert of er sprake is van onjuist of onveilig medicatiegebruik en onderneemt zo nodig actie.
o De verpleegkundige/verzorgende/begeleider adviseert de bewoner bij het gebruik van zelfzorgmedicatie dit aan huisarts en apotheek te melden.
o De verpleegkundige/verzorgende/begeleider noteert afspraken die aanvullend zijn op toedienschema/toedienlijst, in het bewonersdossier.
Deskundigheid
Wie mag wat doen en hoe zit het met de verantwoordelijkheid? In principe geldt dat iemand
bevoegd is voor het uitvoeren van een handeling als hij/zij daartoe bekwaam is. Van belang is dat als je taken uitvoert met betrekking tot medicijnbeleid dat je weet wat je doet, weet wat je geeft en weet waar je op moet letten.
Veiligheid zorgmedewerker
Zorgmedewerkers moeten zelf niet in direct contact komen met de medicijnen die voor de bewoner bedoeld zijn. Vooral bij antibiotica, cytostatica en hormoonpreparaten dient direct contact vermeden te worden. Wanneer het niet mogelijk is om deze medicijnen zonder aanraken toe te dienen wordt geadviseerd handschoenen te dragen voor eigen veiligheid.
Halve tabletten en geopende ampullen
Soms is de dosis van de geleverde eenheid te groot en moet een tablet gehalveerd of wordt de vloeistof uit een ampul maar voor de helft gebruikt. Omdat het voor een volgende zorgmedewerker vaak niet meer af te leiden is welk medicijn het is of omdat niet gegarandeerd kan worden dat de inhoud van de ampul nog bruikbaar is, mag het overgebleven deel van het medicijn of de vloeistof niet meer gebruikt worden. Maak om verspilling tegen te gaan met de apotheker afspraken over het leveren van kleinere eenheden van het medicijn.
