Sjabloon procesbeschrijving
Proces: afspraken vastleggen
Activiteit Tijdspad Handelingen Benodige input
(hulpmiddelen/
documenten)
Output (hulpmiddelen/
documenten)
1. Opnemen verzoek afspraak
Registreren verzoek Mondeling, telefonisch, e- mail, schriftelijk
Outlook Takenlijst
2. Voorbereiden Opvragen noodzakelijke informatie bij aanvrager:
• Doel bespreking
• Deelnemers (verplicht/gewenst)
• Termijn waarbinnen
• Duur bespreking
• Locatie
Mondeling, telefonisch, e- mail
Outlook Takenlijst/
notitieaanvullingen
3. Toetsen (evt.) <1 dag Overleggen noodzaak en voorwaarden bij leidinggevende:
• Ja → activiteit 5
• Nee → activiteit 4
Outlook Takenlijst/notitie
4. Weigeren <1 dag 1. Verzoek verwijderen
2. Weigering doorgeven aan aanvrager
Outlook Takenlijst/notitie Mondeling, telefonisch, e- mail, schriftelijk
5. Tot stand brengen 1. Checken data intern 2. Checken data extern 3. Bepalen datum 4. Vastleggen datum
Outlook Agenda Telefonisch, e-mail
Overzicht alternatieven
Datum bepaald
Datum vastgelegd in Outlook Agenda
6. Bevestigen <3 dagen Doorgeven vastgestelde datum, duur, locatie en doel bespreking aan deelnemers
Outlook Agenda, Outlook Takenlijst
Mondeling, telefonisch, e- mail, schriftelijk
Procesmodel: voorbereiden jaarcyclus vergaderingen
Activiteit Handelingen Benodigde input
(hulpmiddelen/ documenten)
Output (hulpmiddelen/
documenten)
1. Start vergadercyclus • Vergaderjaarplanning opstellen (1 per jaar)
• Vastgestelde jaarplanning rondmailen naar de deelnemers van de vergadering, hun secretaressen en de beheerder van de vergaderzalen
• Gegevens uit de
vergaderjaarplanning opnemen in centrale Outlook Agenda
secretariaat
• Vergaderdata opnemen in agenda’s individuele deelnemers/managers
• Per vergadering een planningslijst opstellen in Word
• In planningslijst bvv’s vermelden en noodzaak tot vervanging checken
• Bij noodzakelijke vervanging naam van vervanger in planningslijst opnemen
• Mondeling, telefonisch, e-mail, Outlook Agenda, Outlook Takenlijst
• Vergaderjaarplanning vorig jaar (U:/secretariaat/vergaderingen/
planning)
• Overzichtslijst met per vergadering de beschreven rol en
verantwoordelijkheden, de
deelnemers, de voorzitter, etc. (U:/
secretariaat/vergaderingen/
whoiswho)
• Lijst met per vergadering
herstartmoment van voorbereiding, deadline aanleveren stukken en verzenddatum stukken
• Lijst met specifieke
aandachtspunten per vergadering
• Overzicht vergaderlocaties
• Evenementenkalender
• Vergaderjaarplanning (Excel-bestand op U:/secretariaat/vergaderingen/
planning)
• Bijgewerkte Outlook Agenda
• Bijgewerkte agenda managers
• Planningslijst per vergadering (op U:/
vergaderingen)
• Vaste en/of jaarlijkse onderwerpen in respectievelijke planningslijsten opnemen
• Raadplegen overzicht vergaderlocaties
• Vergaderlocaties bepalen en reserveren
2. Aanmelden onderwerpen • Notulen en actielijsten van
vergaderingen checken op nieuwe of doorgeschoven onderwerpen
• Checken relevantie van
onderwerpen met leidinggevende
• Onderwerpen opnemen na overleg met voorzitter/secretaris van betreffende vergadering
• Per aangeleverd onderwerp bij de indiener de volgende
noodzakelijke informatie opvragen:
o Juiste omschrijving van het agendapunt
o In welke vergadering(en) onderwerp besproken wordt o Wat (evt.) volgordelijkheid van
bespreking is
• Mondeling, telefonisch, e-mail
• Actielijst, notulen
• Overzicht deelnemers per vergadering
• Planningslijst
• Evt. agenda reserveren vergaderlocaties intern
• Volledig ingevulde planningslijst waardoor verantwoorde weging en prioritering kan plaatsvinden
o Is het meningsvormend of besluitvormend?
o Verwachte bespreektijd o Mogelijk bespreektijdstip o Bespreekvormen (mondeling,
schriftelijk met evt. bijlagen en/of presentatie)
o Attenderen op juiste in te vullen voorblad voor indiening van vergaderpunt
o Wie levert vergaderstukken aan o Is indiener zelf bij de
vergadering aanwezig o Komen er gasten bij o Is er AV-apparatuur nodig
(beamer, dvd, video)
o Deadline aanleveren stukken aan indiener doorgeven o Evt. berichten van verhindering
van vergaderdeelnemers aan indiener doorgeven
• Bovenstaande informatie opnemen in planningslijst(en)
• Benodigde apparatuur reserveren op vergaderlocatie
