Bestuursverslag
Stichting tot behoud der molens Goeree-Overflakkee 2020
Molen De Korenbloem Sommelsdijk
Conform RJk 2020/C1 Definitieve versie: 20210426
Aanleiding
Stichting tot behoud der molens Goeree-Overflakkee, hierna te noemen Molenstichting, ont- vang jaarlijks subsidie van onder meer de gemeente Goeree-Overflakkee. Gelet op het feit dat de hoogte van de subsidie meer dan € 75.000,- bedraagt, moet op grond van de Algemene subsidieverordening Goeree-Overflakkee 2005 bij het verzoek tot vaststellen van de subsidie ook een accountantsverklaring worden overgelegd.
Visser & Visser uit Middelharnis heeft van de Molenstichting de opdracht gekregen om voor de stichting de stukken van 2020 te controleren en bij akkoord een controleverklaring af te geven.
Om een goede controle uit te kunnen voeren moet door de stichting de nodige stukken worden overlegd. Een bestuursverslag van het voorgaande jaar maakt daar onderdeel van uit. Het verslag is conform de richtlijn RJk 2020/C1 opgesteld.
In dit verslag legt de Molenstichting verantwoording af over de gang van zaken en het gevoerde beleid in 2020.
Vastgesteld: d.d. 26 april 2021
Noot: naar aanleiding van de accountantscontrole is het bestuursverslag na de bestuursver- gadering van 26 april 2021 nog op een aantal punten aangepast.
Inleiding
Het hoofddoel van de stichting is het in standhouden van de molens. Om dit te bekostigen is de stichting vrijwel geheel afhankelijk van subsidies van het rijk, de provincie en de gemeente.
De Molenstichting is geen fondsenwervende organisatie.
De Molenstichting heeft wel een inspanningsverplichting om extra middelen te verkrijgen om overheidsbeperkingen op te vangen. Daartoe worden inspanningen gedaan om extra gelden te verwerven bij stichtingen, welke zich inzetten voor het behoud van historisch erfgoed, als- mede bij bedrijven en particulieren. Tot heden gaat dit om relatief beperkte bedragen op het totaal van de jaarlijkse begroting.
Onderwerpen
Het bestuursverslag bevat in ieder geval informatie over:
1) de doelstelling, missie en visie;
2) de belangrijkste risico’s en onzekerheden;
3) de doelrealisatie;
4) het financieel beleid;
5) de governance;
6) de communicatie met belanghebbenden;
7) de verwachte gang van zaken; en
8) maatschappelijke aspecten van ondernemen.
1) Doelstelling, missie en visie Doelstelling
De molenstichting heeft als doel het behoud van de historische molens op Goeree-Overflak- kee, teneinde - de molens in stand te houden en een functie te laten vervullen als cultuurhis- torisch erfgoed, en voorts alles wat daarmee verband houdt - of daartoe bevorderlijk kan zijn.
De stichting tracht dit doel te bereiken door:
a. het aankopen, beheren, exploiteren en regelmatig in werking stellen van de molens;
b. het bevorderen van een verantwoorde inrichting van de omgeving van de molens;
c. het adviseren, ondersteunen en bijstaan van anderen die molens - in het werkgebied bezitten, beheren en exploiteren;
d. het (doen) organiseren van activiteiten die het doel kunnen bevorderen;
e. de verwerving van financiële middelen;
f. het interesseren van een breed publiek voor de molens en hun behoud;
g. g. het onderhouden van contacten met andere instanties met een vergelijkbare doel- stelling;
h. alle andere wettige middelen die het doel kunnen bevorderen.
Missie
Het bestuur van de Molenstichting zet zich samen met de molenaars en de molengidsen in om de 11 molens die in haar beheer zijn, goed te onderhouden, te exploiteren, draaiende te hou- den en onder de aandacht te brengen bij jong en oud, zodat deze waardevolle, beeldbepa- lende cultuurhistorische gebouwen van Goeree-Overflakkee in stand blijven, beschermd wor- den en hun recht op de wind behouden.
Visie
De molens van de Goeree-Overflakkee zijn belangrijke beeldbepalende iconen van het cul- tuurhistorische erfgoed op Goeree-Overflakkee. Bezoekers, jong en oud, van ver weg of dicht- bij voelen zich welkom op de molen waar “het verhaal van de molen” wordt verteld en te bele- ven is.
2) Informatie over belangrijkste risico’s en onzekerheden Subsidies
Voor het regulier onderhoud en beheer van de molens is de stichting grotendeels afhankelijk van subsidies van onder andere rijk, provincie en gemeente. Alhoewel er vanuit overheden veel belangstelling voor cultureel erfgoed, zijn subsidies gevoelig voor bezuinigingen. Dit vraagt om een goede relatie met de subsidieverstrekkers en afstemming tussen de beschik- bare financiële middelen en de planning van het onderhoud, zodat de molens in een goede staat van onderhoud en draaivaardig blijven. Dit is ook van belang om bezoek op een veilige manier op de molens te kunnen ontvangen.
Restauraties en verborgen gebreken
Molens zijn gebouwen, die al meer dat twee of drie eeuwen weer en wind hebben doorstaan.
Daarnaast zijn het werktuigen en daarmee onderhevig aan slijtage. Restauratie is soms nood- zakelijk of komt tijdens regulier onderhoud een verborgen gebrek aan het licht. Dit brengt niet alleen extra kosten met zich mee die niet altijd uit bestaande middelen kunnen worden gefi- nancierd, maar kunnen ook ertoe leiden dat een molen (mede vanuit het oogpunt van veilig- heid) stil moet worden gezet. Voor dergelijke projecten zijn weliswaar aanvullende subsidies beschikbaar of kunnen fondsen worden aangeschreven, maar onzeker blijft of aanvragen ook daadwerkelijk voor 100% van het aangevraagde bedrag worden toegewezen. Het is echter voor het bestuur een uitdaging om voor dergelijke grootschalige projecten de financiering rond te krijgen.
Bemensing
De vrijwillige molenaars zijn van essentieel belang om de molens draaiende te houden. De gemiddelde leeftijd van de molenaars is hoog en opvolging is niet altijd makkelijk te vinden.
De stichting wil zich de komende jaren inzetten om jongeren uit het voorgezet onderwijs en beroepsonderwijs te betrekken bij de molens om op deze manier jongeren geïnteresseerd te krijgen voor het vakmanschap.
Covid-19 virus
Sinds maart 2020 heeft de samenleving in Nederland te maken met het Covid-19 virus. De maatregelen om het virus in te dammen en controleerbaar te houden, heeft ook gevolgen voor de Molenstichting. De molens zijn sinds het uitbreken van de crisis gesloten voor publiek. De molenaars draaien nog wel op de molen, maar in de molens mag en kan geen bezoek worden ontvangen. De relatief kleine ruimtes kunnen niet corona-proof worden ingericht en een aantal molenaars zit ook in de kwetsbare doelgroep.
Sinds maart 2020 zijn alle evenementen geannuleerd en zijn de schoolexcursies ook niet door- gegaan. Publiek wordt alleen in kleine aantallen buiten de molen te woord gestaan door de molenaar. Het niet kunnen ontvangen van publiek (jong en oud) is door de stichting als een gemis ervaren. Dit is voor de stichting een belangrijke manier om het verhaal van de molen aan een breed publiek onder de aandacht te brengen.
3) Informatie over doelrealisatie Algemeen
Het bestuur van de Molenstichting is in 2020 zes keer bij elkaar gekomen en heeft één keer overleg gehad met de verantwoordelijke wethouder, welke wordt ondersteund door de beleids- adviseur cultuur en erfgoed. De gezamenlijke vergadering in het voor- en najaar met de mole- naars en molengidsen is vanwege corona niet doorgegaan.
Tijdens de bestuursvergaderingen staan de volgende onderwerpen standaard op de agenda:
- bouwzaken: regulier onderhoud, groot onderhoud en restauraties, stand van zaken, voortgang en knelpunten;
- molenaarszaken; veiligheid in en rondom de molen, toegankelijkheid van de molen;
- financiën: subsidies; lopende aanvragen, verantwoording, financiële planning in relatie met beheer, onderhoud en restauraties van de molens
- PR en communicatie; website, inzet social media, brochure, molengidsen, openstellen molens bij lokale en regionale evenementen
Op deze manier wordt de voortgang van lopende zaken besproken en vindt afstemming plaats over de verder te nemen stappen. Daarnaast wordt vastgelegd wie wat verder oppakt, mocht een taak nog niet specifiek zijn toebedeeld aan een bestuurslid. In 2019 is een start gemaakt met het opstellen van een document waarin de taken van de bestuursleden en adviseurs wor- den vastgelegd.
Beheer en onderhoud van de molens
In 2020 is een aantal molens geschilderd, waaronder Oude-Tonge, Dirksland en Den Bommel.
Daarnaast is er regulier onderhoud uitgevoerd om de molens draaivaardig en in goede staat van onderhoud te houden. De molenaars geven aan het einde van het jaar aan welke werk- zaamheden zij het komende jaar verwachten die moeten worden uitgevoerd. Met een regel- maat wordt ook advies gevraagd aan deskundigen op het terrein van molenonderhoud, waar onder technisch onderhoud van de molen, brandpreventie en insectenbestrijding.
Restauraties
In 2020 is de grootschalige restauratie van molen De Eendracht te Dirksland afgerond. Eind 2020 is een start gemaakt met grootschalig onderhoud van molen De Zwaan in Ouddorp. Het voeghout was zodanig aangetast door de Bonte knaagkever, dat deze vervangen moest wor- den om de molen weer veilig te kunnen laten draaien.
Voor zowel beheer, onderhoud als restauraties wordt een plan van aanpak en een (financiële) planning gemaakt. Dit vraagt een nauwe afstemming tussen de penningmeester en de com- missie bouwzaken. Geprobeerd wordt om de staat van onderhoud per molen zo compleet mogelijk in beeld te krijgen en te houden, zodat de financiële planning daarop kan worden afgestemd.
Gesprekken met de molenaars
Het bestuur zet zich samen met de molenaars in om haar 11 molens draaiende en in een goede conditie te houden. Naar aanleiding van de gesprekken tussen bestuur en molenaars is in 2019 besloten een tweetal molens meer publieksvriendelijk te maken. Door de corona- maatregelen in 2020 heeft dit nog geen gevolg gekregen.
Doordat de voor- en najaarsvergadering in 2020 niet zijn doorgegaan, zijn de molenaars en molengidsen twee keer door middel van een brief van de voorzitter geïnformeerd over de ont- wikkelingen binnen de stichting.
Communicatie en promotie
Een ander belangrijk speerpunt van het bestuur is communicatie en promotie. De stichting zet zich op verschillende manieren in om de molens bij een breed publiek onder de aandacht te brengen. Door de corona-crisis kon in 2020 helaas geen publiek op de molen worden ontvan- gen. De stichting is wel actiever geworden op Facebook en Instagram, zie https://www.face- book.com/gomolens en https://www.instagram.com/gomolens/ Ook de website www.gomo- lens.nl wordt zo actueel mogelijk gehouden.
In 2020 heeft de stichting aan DINK Creatief Bureau de opdracht gegeven om een nieuwe brochure te ontwikkelen en een vijftal filmpjes. De brochure wordt begin mei 2021 opgeleverd evenals de filmpjes. Naast een eigen bijdrage heeft het prins Bernard Cultuurfonds hiervoor een bijdrage toegekend en Coöperatie Deltawind. De filmpjes worden ook voor educatieve doeleinden ingezet.
Bovengenoemde onderwerpen komen naast bouwzaken, financiën en veiligheid in en rondom de molen terug op de agenda tijdens de bestuursvergaderingen.
4) Informatie over financieel beleid
Hoofddoel van de stichting is het in standhouden van de molens”. Om dit te bekostigen is de stichting vrijwel geheel afhankelijk van het Rijk, de Provincie en de Gemeente. In die zin zijn wij geen fondsenwervende organisatie. Wel hebben we als stichting een inspanningsverplich- ting om ook extra middelen te verkrijgen om overheidsbeperkingen op te vangen.
Daartoe worden inspanningen gedaan om extra gelden te verwerven bij stichtingen of fondsen welke zich inzetten voor het behoud van historisch erfgoed, alsmede bij bedrijven en particu- lieren. Tot heden gaat dit om relatief beperkte bedragen op het totaal van de jaarlijkse begro- ting.
Voor 2020 was er een onderhoudsplanning beoogd boven de begrote onderhoudskosten. Ver- wacht werd dat de begrote kosten in de jaarbegroting met rond € 45.000,- overschreden zou worden tot een totaalbedrag van € 225.000,-. Feitelijke overschrijding was ca € 12.000 hoger.
Tot een totaal bedrag van € 236.598.
De oorzaak hiervan zijn onvoorziene kosten in het onderhoud van de molen in Dirksland m.b.t.
het voegwerk, alsmede de schade in de molen te Ouddorp, welke een ernstig aantasting heeft van ongedierte in het houtwerk. De ernst van de schade was groter dan voorzien en is hersteld in 2020 / met een uitloop naar 2021.
5) Informatie over governance
In 2020 had het bestuur van de stichting de volgende samenstelling;
Functie Naam
Voorzitter Dhr. C.A. Kleijwegt
Secretaris Mevr. A.M.E. Elema
Penningmeester Dhr. Th. Gille
Lid en adviseur bouwzaken t/m april 2020 Dhr. A.A.M. Lambregts Lid en bouwzaken (vanaf september 2019) Dhr. H.G.H. den Boer
Lid en PR / communicatie Dhr. W. Bosdijk
Adviseur molenaars Dhr. W. de Vries
Adviseur bestuurszaken Dhr. L. Vroegindeweij
Het bestuur en haar adviseurs zetten zich allen belangeloos is voor de stichting. Daarnaast kent de stichting een groep van zo’n 15 molenaars en 6 molengidsen, die zich eveneens be- langeloos inzetten.
6) Informatie over communicatie met belanghebbenden
In onderstaande tabel is weergegeven welke doelgroepen de molenstichting erkend en op welke wijze met de verschillende doelgroepen in 2020 is gecommuniceerd.
Doelgroep Belang voor de stichting Wijze van communiceren Molenaars Houden de molens draaiende en
voeren klein onderhoud uit. Te- vens gastheren op hun eigen molen.
Directe lijntjes met be- stuurslid bouwzaken en communicatie, tweemaal brief voorzitter en kerst- attentie.
Molengidsen Gastheren en vrouwen van de molens tijdens evenementen en rondleidingen (o.a. schoolbezoe- ken)
Zijn in 2020 niet bij elkaar geweest wegens annule- ring van alle activiteiten.
Hebben ook de brief van de voorzitter ontvangen en kerstattentie.
Gemeente Goeree-Over- flakkee
Belangrijke subsidieverstrekker voor regulier en groot onder- houd, daarnaast facilitaire onder- steuning.
In 2020 een keer overleg geweest met de portefeuil- lehouder. Directe contacten met beleidsadviseur cultu- reel erfgoed en als deelne- mer Erfgoedlijn Goeree- Overflakkee
Provincie Zuid-Holland (RCE)
Belangrijke subsidieverstrekker, zoals draaipremie en groot on- derhoud.
Via mail, telefonisch en tij- dens aanvragen subsidies groot onderhoud.
Bezoekers Draagvlak bij omwonenden, be- zoekers voor draagvlak voor o.a.
behoud cultuurhistorisch erf- goed, behoud molenbiotoop.
Publicaties in de lokale kranten en social media.
Basisonderwijs Kinderen bewust maken van cul- tuurhistorisch erfgoed en het in- direct vergroten van het draag- vlak voor het behoud.
In 2020 allemaal geannu- leerd in verband met co- rona.
Sponsoren Belangrijke medefinanciers bij met name grootschalige restau- raties.
Publicaties in de lokale kranten en social media.
Andere molenstichtingen, zoals Molenstichting Hoeksche Waard
Kennis en informatie uitwisseling Via mail en directe contac- ten.
De Hollandsche Molen en Molenplatform Zuid-Hol- land
Kennisplatform, ondersteuning bij projecten, belangenbeharti- ging.
Bijwonen digitale bijeen- komsten
Daarnaast heeft de stichting een website www.gomolens.nl en is een nieuwe brochure over de molens in ontwikkeling. In 2020 is extra ingezet op social media.
7) Informatie over de verwachte gang van zaken*
De komende periode zal de stichting zich inzetten voor de volgende taken:
• uitvoeren regulier onderhoud (planning uitvoering en koppeling financieel beleid), waarbij de onderhoudswerkzaamheden in de SIM aanvraag 2019-2024 leidraad zijn.
• afwikkelen van lopende subsidie/sponsoring aanvragen en zoeken naar nieuwe moge- lijkheden
• uitvoeren restauraties (o.a. d’Oranjeboom te Nieuwe-Tonge, De Korenbloem te Som- melsdijk)
• uitvoering pilot publieksvriendelijke maken van twee molens
• regelen opslag voor molen gerelateerde onderdelen
• presentatie nieuwe brochure
• werving molengidsen
• openstellen van de molens tijdens landelijke, eilandelijke en dorpsevenementen
• ontvangen van scholen en
• betrekken van voortgezet- en technisch beroepsonderwijs (investeren in de toekomst)
* Onder voorbehoud van de actuele situatie rondom het Covid-19 virus.
Onderhoudskosten voor 2021
Voor 2021 is er een onderhoudsplanning beoogd boven de begrootte meerjaren onderhouds- kosten. Verwacht wordt dat de begrote kosten rond de € 251.500 zullen bedragen. Aan reno- vatiesubsidie t.b.v. de molen Nieuwe-Tonge is van de provincie Zuid-Holland € 46.000 ontvan- gen. Begrote onderhoudskosten regulier € 180.000. Daarmee zijn de verwachte jaarkosten, 2021, na aftrek van de extra subsidie per saldo € 25.000 hoger dan in de meer-jaren begroting.
De oorzaak hiervan ligt grotendeels in het extra onderhoud aan de molen te Ouddorp, als aangegeven in paragraaf 4). Dit was onvoorzien en is/wordt hersteld in 2020/2021.
8) Maatschappelijke aspecten van het ondernemen.
De Molenstichting zet zich in om de 11 molens op Goeree-Overflakkee ook de komende jaren in goede staat van onderhoud en maalvaardig te houden. De stichting is van mening dat de molens een belangrijk onderdeel zijn van het cultuurhistorisch erfgoed van Goeree-Overflak- kee.
De stichting is zich bewust dat het steeds belangrijk wordt om publiek (omwonenden, inwoners van het dorp waar de molen staat, bezoekers (jong en oud) naar de molen te halen en “het verhaal van de molen” te laten zien en te vertellen. Dit om draagvlak voor het behoud van de molens te creëren en ook aan subsidieverstrekkers te kunnen laten zien dat de molens het behouden waard zijn.
2.1 Begroting 2021 Baten
Omschrijving
begroot
2022 begroot 2021 Realisatie 2020
1 Bijdrage Gemeente GO 85.000 84.200 83.350
2 Onderhoudsbijdrage Rijk 53.329 53.329 58.581
3 Onderhoudsbijdrage provincie 43.805 43.805 43.805
4 Extra bijdrage gemeente GO 30.000 30.000 30.000
5 Maal- en draaipremie provincie 4.100 4.100 3.575
6 Donateurs /overige baten 2.000 2.000 10.855
7 Sponsoring 5.000 5.000 3.937
8 Rente 9 Diversen
10 Renovatie subsidie provincie (60%) 76.000 46.055
11
Totaal baten 299.234 268.489 234.103
Las- ten
1 Onderhoudskosten 11 molens 271.502 251.379 236.598
Uitgesteld PM
2 Verzekeringen
Brand-storm 22.550 22.400 22.234
Aansprakelijkheidsverzekering 1.575 1.550 1.499
CAR verzekering 1.375 1.350 1.298
3 Belastingen/Heffingen 3.000 2.000 1.193
4 Brand-/bliksembeveiliging 2.000 2.000 686
5
Administratie en overige kosten stich-
ting 4.000 4.000 5.879
6 Bankosten 200 200 178
7 Vergoeding molenaars/onkosten 4.100 4.100 3.934
8 Energiekosten 500 500 80
9 Promotie 2.000 2.000 413
10 Diversen 1.000 1.000 2.166
11
Totaal lasten 313.802 292.479 276.158
Totaal baten 297.234 268.489 234.103
Totaal lasten 313.802 292.479 276.158
Saldo baten minus lasten -14.568 -23.990 -42.055
