WTC Leeuwarden Center for Export & Import

(1)

WTC Leeuwarden Center for Export & Import

Naam: Kalina Vrieze Studentnummer: 2340445

Adres: Tuinstraat 24A, 9711 VD Groningen Telefoonnummer: 06-12590538

Stagedocent: Dhr. Van Koningsbrugge Stagebegeleider: Evert Jan Schouwstra

(2)

1

Stage bij het World Trade Center Leeuwarden

Center for Export & Import

(3)

2

Inhoudsopgave

Inleiding 3

WTC Association, WTC Leeuwarden & WTCA GA 4

Werkzaamheden 6

Evaluatie 7

Conclusie 10

Bijlage 1: GA programma 11

Bijlage 2: International Trade Day programma 14

Bijlage 3: Internationaal B2B programma 15

(4)

3

Inleiding

Van september tot en met december 2015 had ik de kans stage te lopen op het Consulaat Generaal in Sint Petersburg, Rusland. Daar leerde ik me te bewegen in de diplomatieke wereld. Na terugkomst begon ik aan mijn scriptie, zette ik mijn studie Russisch voort, maar zocht ik toch nog een extra uitdaging. En die heb ik zeker gevonden bij het WTC.

Via meneer Van Koningsbrugge hoorde ik dat er bij het World Trade Center Leeuwarden gezocht werd naar een stagiair die taken binnen de organisatie van de World Trade Centers Association General Assembly op zich kon nemen. Mijn kwaliteiten en CV bleken goed aan te sluiten op de vraag en dus kon ik na de sollicitatie meteen beginnen.

De stageperiode was van 2 oktober tot 31 januari. Ik werkte 3 dagen per week, 8 uur per dag. Mijn stagebegeleider was de directeur van het WTC Leeuwarden: Evert Jan Schouwstra en voor de Rijksuniversiteit Groningen was meneer Van Koningsbrugge de stagedocent.

In overleg met Evert Jan Schouwstra is besloten de stage voort te zetten in de vorm van een traineeship voor de periode van 1 februari tot en met 30 april.

In dit verslag wordt een beeld geschetst van het verloop van de stage en zal ik mijn rol en taken evalueren. Om te beginnen eerst een korte omschrijving van de WTC Association, het WTC Leeuwarden en de WTCA General Assembly.

(5)

4

WTC Association,

WTC Leeuwarden

en de WTCA General

Assembly 2018

Het World Trade Centers Association is een wereldwijde netwerkorganisatie gevestigd in 320 steden in 90 landen met ongeveer 800.000 aangesloten leden. Het WTC staat voor het stimuleren van internationale handel en het bevorderen van investeringen. In Nederland zijn er 9 vestigingen en voor Noord Nederland staat het kantoor in Leeuwarden. Het hoofdkantoor van de World Trade Centers Association (WTCA) staat in New York.

Het WTC in Leeuwarden biedt een compleet concept om internationale ondernemers te ontzorgen. Zo huisvest het pand een congrescentrum, een beursgebouw, een hotel en een aantal restaurants. Verder wordt er kantoorruimte verhuurd en biedt het WTC Leeuwarden internationaal zakelijke dienstverlening, zoals matchmaking (ook handelsmissies), cursussen en coaching bij het opstellen en uitvoeren van exportplannen.

Van 22 tot en met 27 april 2018 organiseert World Trade Center Leeuwarden de jaarlijkse World Trade Centers Association General Assembly. Dit is de jaarvergadering van alle WTC’s wereldwijd. Dit jaar wordt er voor het eerst een ambitieus programma georganiseerd.

Ten eerste is er voor de WTC vertegenwoordigers een programma samengesteld bestaande uit officiële GA sessies, bedrijfsbezoeken en –ontmoetingen en culturele elementen. In 2018 is Leeuwarden de Culturele Hoofdstad van Europa en dit was een van de doorslaggevende redenen om de GA dit jaar naar Leeuwarden te halen. (Bijlage 1)

Verder worden er ook internationale en Nederlandse bedrijven uitgenodigd. Dit is een uniek onderdeel van de 49ste GA. Maandag 23 april organiseren wij International Trade Day: het internationale Business-to-Business (B2B) matchmaking event van het jaar! Aan de matchmaking doen naar verwachting 250 WTC vertegenwoordigers en 150 bedrijven mee uit meer dan 60 verschillende landen, van Sao Paulo tot Peking en van Accra tot Oslo. Daarnaast is er plaats voor 150 Nederlandse bedrijven. (Bijlage 2)

(6)

5 Als laatste is er voor de buitenlandse bedrijven een uitgebreid programma gemaakt, waarin zij kennis gaan maken met alles wat Nederland te bieden heeft: van zakelijke kansen tot cultuur en van het opdoen van nieuwe kennis tot onze ideale positie ten opzichte van Europa. (Bijlage 3)

Tijdens het congres focussen wij ons op vijf (Noord) Nederlandse topsectoren, namelijk Watertechnologie, Energie, Healthy Aging, Food&Agri en Vastgoed en (Her)ontwikkeling.

(7)

6

Werkzaamheden

In het stagecontract waren de activiteiten die ik uit zou voeren als volgt omschreven: - Breed inzetbaar zijn

- Coördinatie WTCA GA 2018

- Organisatie “Be Smart Be International” bijeenkomst - Cursus WTC Business Academy of een ander project

Ik was aangenomen voornamelijk als ondersteuning voor de General Assembly en ik werd meteen heel erg in het diepe gegooid. Begeleiding ontbrak in de eerste weken sterk en wat mijn taak precies was, wist niemand. De eerste maanden van mijn stage deed ik voornamelijk ondersteunend en assisterend werk. Breed inzetbaar was ik hierbij zeker. Daarnaast deed ik gedurende de stageperiode de communicatie en ontmoetingen voor de organisatie van Be Smart Be International (altijd in overleg met de collega’s op het WTC) zelfstandig. Voor een Business Academy cursus of een ander project was geen tijd meer over.

Voor de organisatie van de General Assembly was er hard iemand nodig. Iemand die alle kleine klusjes op zich zou nemen. Ik werd van de een naar de ander gestuurd met dan het ene dan het andere klusje, zoals “stuur even deze mail naar New York”, “maak even snel een programma op basis van dit tekstje”, “stel even een tabel op met de congresprijzen”, enz. Het probleem hierbij was dat ik niet goed geïnformeerd werd, dat de communicatie tussen de verschillende organiserende partijen ongelofelijk stroef liep en dat iedereen steeds iets anders wilde. Hiervan was ik de dupe, omdat ik er precies midden tussen stond.

Op eigen initiatief heb ik toen de taak van het invullen en inrichten van drie websites op me genomen: www.wtcaga2018.nl, www.internationaltradeday.nl en www.wtcl.nl. Daarnaast schreef en controleerde ik teksten voor folders, flyers en pers.

Pas aan het einde van de stageperiode kwam er ruimte voor werkzaamheden met meer inhoud en verantwoordelijkheid. De internationale communicatie kwam op mijn schouders. Dit houdt in dat ik de inhoudelijke vragen met betrekking tot de General Assembly van buitenlandse WTC’s en bedrijven beantwoordde. Daarnaast ook de communicatie met het hoofdkantoor deed ik samen met Evert Jan.

(8)

7

Evaluatie

Wat heb je kunnen betekenen voor je stagegever?

Tijdens mijn stage heb ik veelal ondersteunend (en secretaresse) werk uitgevoerd, waarbij ik werk uit handen nam van mijn collega’s. Er was (en is nog steeds) meer te doen dan de werknemers van het WTC kunnen bolwerken. Verder heb ik uit eigen beweging taken op me genomen die niemand anders deed, maar die wel echt gedaan moesten worden (bijvoorbeeld de websites).

In het tussengesprek en de stage evaluatie kwam naar voren dat mijn positieve instelling en enthousiasme een zeer belangrijke factor waren voor de sfeer op het kantoor. In de enorm drukke periode, waarin iedereen ontzettend veel stress ervaarde werd mijn instelling erg gewaardeerd.

Welke kennis en vaardigheden uit je studie heb je kunnen benutten?

Het belangrijkste dat ik uit mijn studie bij het WTC heb kunnen benutten zijn de communicatieve vaardigheden: schrijven en presenteren (praten/uitleggen/publieksgericht zijn). Echter, had ik verwacht meer gebruik te kunnen maken van mijn specifieke vaardigheden. Mijn taken waren niet op WO niveau en ook kreeg ik geen echte eigen verantwoordelijkheid binnen het WTC. Na dit aangegeven te hebben kreeg ik we iets meer vrijheid en vertrouwen, maar hoewel de werkdruk toenam, gebeurde dit niet met de uitdaging.

In welke mate zijn je leerdoelen bereikt?

Mijn leerdoelen zoals beschreven in het stageplan waren: - Netwerken

- Publieksgericht schrijven

- Organiseren professionele evenementen - Volledig meedraaien op afdeling

Wat betreft netwerken: pas tegen het einde van de stage kwam dit internationaal netwerken daadwerkelijk goed opgang. Op dit moment heb ik (intensief) contact met mensen uit ongeveer 20 verschillende landen. Tijdens de General Assembly in april ga ik hun ontmoeten. Ik heb geleerd dat mensen uit verschillende landen verschillend reageren en verschillend benaderd zouden moeten worden. Cultuur is zo’n belangrijk component als er genetwerkt wordt.

Wat betreft publieksgericht schrijven: zoals hierboven beschreven hoopte ik meer te schrijven tijdens de stage bij het WTC, maar desalniettemin heb ik geleerd wervende teksten te schrijven en meer na

(9)

8 te denken over opmaak en de aantrekkelijkheid van een tekst. Binnen de studie leren we inhoudelijk goed te schrijven, maar tijdens de stage heb ik geleerd over het belang van de “buitenkant” van de tekst.

Wat betreft organiseren van professionele evenementen: ik heb uiteindelijk een belangrijke rol weten te bemachtigen binnen het organisatieteam van de GA, namelijk de (inter)nationale communicatie. Van dichtbij zie ik hoe (met veel gaten in de weg) toegewerkt wordt naar het evenement in april 2018. Dit is ontzettende interessant en leerzaam. Verder zou ik het contactpersoon van het WTC voor het evenement Be Smart Be International zijn, maar helaas is na een aantal ontmoeting besloten dit evenement te verplaatsen naar 2019.

Wat betreft het volledig meedraaien op de afdeling: dit was moeilijk, zeker in het begin, aangezien begeleiding ontbrak en de communicatie binnen het team totaal niet goed ging. Hiervan heb ik op persoonlijk vlak heel veel geleerd. Het kostte mij moeite, maar uiteindelijk heb ik zelf mijn eigen plek in het team gecreëerd.

Welke nieuwe kennis en vaardigheden heb je opgedaan?

Voornamelijk op persoonlijk vlak ben ik gegroeid door deze stage. Ik heb geleerd bijvoorbeeld duidelijk mijn grenzen aan te geven, aan te geven wanneer ik denk dat iets anders moet, aangeven wat ik wel en niet wil/kan doen en vertrouwen in mijn eigen kunnen. Ik heb geleerd hoe belangrijk communicatie is voor samenwerken en dit dan ook “afdwingen”. De stagiaires zijn bijvoorbeeld met het voorstel voor wekelijks teamoverleg gekomen en wij zijn dit daarna zelf gaan uitvoeren.

Hoe was de begeleiding van je stage?

Zeker in het begin had ik meer begeleiding nodig dan ik kreeg. Er werd gezegd: “Wij gooien de studenten graag in het water en zien hoe zij zelf leren zwemmen”. Dat is op zich prima, maar de informatie die ik kreeg over en voor de taken die ik moest uitvoeren was zo summier dat het meer leek alsof het WTC mij in het diepe gooide met een grote baksteen aan mijn been. Elke keer als ik dacht iets uitgevonden te hebben, was dit weer veranderd en niet aan mij doorgebriefd. Pas na twee maanden, toen het wekelijkse teamoverleg bij het WTC en de GA begon, kreeg ik meer vat op wat en hoe omvangrijk het evenement de General Assembly is.

Daarnaast kreeg ik nooit positieve feedback. In het begin vond ik dit moeilijk. Het moest altijd anders, of eerst op de ene manier en dan op de andere manier, of ik hoorde helemaal niets. Ik had het gevoel dat ik de opdracht nooit goed uitvoerde. Pas tijdens mijn tussengesprek toen ik dit aankaartte hoorde ik dat iedereen erg tevreden was over het werk dat ik leverde. Daarna ben ik meer gaan

(10)

9 vertrouwen op mijn eigen kunnen. Het is jammer dat complimenten niet of nauwelijks uitgedeeld worden bij het WTC, maar dat zal ik in de rest van mijn (werkende) leven wel meer mee gaan maken. Tegelijkertijd bracht dit een negatieve werksfeer met zich mee, waarin ik mij niet gewaardeerd voelde.

Hoe heeft de stage bijgedragen aan je carrièreperspectieven?

Al met al heb ik tijdens mijn stageperiode bij het World Trade Center een belangrijke persoonlijke ontwikkeling meegemaakt, waar ik later, in de rest van mijn carrière, veel aan zal hebben. Verder, aangezien ik de internationale communicatie doe voor de General Assembly heb ik nu een netwerk verspreid over 90 landen. Ik ben er van overtuigd dat dit ooit nog eens heel goed van pas gaat komen. In Nederland heb ik onder meer kennis gemaakt met mensen werkzaam bij internationale organisaties. Aangezien ik gericht ben op werken in een internationale omgeving is dit ook een mooie bijdrage voor mijn toekomst.

(11)

10

Conclusie

Al met al kan ik stellen dat mijn stage bij het World Trade Center Leeuwarden erg leerzaam is geweest. Niet zo zeer op intellectueel vlak, maar zeker wel op persoonlijk vlak. Ik heb mezelf ontwikkeld en ben nu (in ieder geval binnen deze organisatie) een erg zelfverzekerde weknemer. Ik zet me in voor de zaak en de projecten, maar laat niet zo maar misbruik maken van mijn welwillendheid.

Ik heb de kans gekregen om mijn stage over te laten gaan in een traineeship. Op deze manier kan ik mijn rol blijven vervullen binnen de organisatie van de WTCA General Assembly. Het is een bijzonder proces, waar ik veel van leer. Tijdens het congres kan ik netwerken met de hele wereld; een bijzondere kans voor een geschiedenis student!

Andere geschiedenis masterstudenten raad ik echter niet aan eenzelfde stage bij het WTC te gaan doen. Over het algemeen waren de werkzaamheden weinig uitdagend en zeker niet op WO niveau. Maar als je opzoek bent naar een persoonlijke uitdaging, dan is het WTC zeker de juiste plek!

(12)

11

Bijlage 1

Program Board Members:

Saturday, April 21 09.00 – 18.30 WTCA Board Meetings incl.

Lunch

18.30 – 21.00 WTCA Board Diner

Sunday, April 22 09.00 – 18.00 WTCA Board Meetings incl.

Lunch

18.30 – 21.00 Welcome Reception

Monday, April 23 09.30 – 10.00 Opening Congres

10.00 – 12.00 Plenary Session 12.00 – 13.00 Network Lunch 12.30 – 16.30 Interactive Program - Information Market - Workshops - Matchmaking Event 16.30 – 18.00 WTCA GA Happy Hour & WTC

Open House

From 18.00 Free Time

Tuesday, April 24 08.30 – 09.00 Arrival at WTC Leeuwarden

09.30 – 10.00 First Annual “WTCA Global Trade & Investment Report” 10.00 – 11.00 Board Plenary Sessions

11.00 – 11.30 Coffee Break

11.30 – 13.00 Board Plenary Sessions Q&A

13.00 – 14.00 Lunch

14.00 – 15.00 Communications and Member

Relations Report (inc. Q&A)

15.00 – 17.00 Company Tours

- Water Campus - Dairy Campus - Real Estate Tour

19.30 – 22.30 Gala Diner

Wednesday, April 25 09.00 – 09.30 Arrival at WTC Leeuwarden

09.30 – 10.30 Trade Services Member

Advisory Council Meeting; Member-to-Member Connect (concurrent)

10.45 – 11.45 Conference & Exhibitions Member Advisory Council Meeting; Member-to-Member Connect (concurrent)

12.00 – 13.00 Real Estate Member Advisory Council Meeting; Member-to-Member Connect

(13)

12 (concurrent)

13.00 – 17.30 Frisian Sight Seeing Tour (incl. Lunch) and Departure Amsterdam

17.30 – 19.30 Network Reception

Amsterdam

19.30 Check In Hotels Amsterdam

Thursday, April 26 From 09.00/09.30 Cultural Program (optional and at own expenses)

- Sight Seeing Tour Keukenhof - Sight Seeing Tour

Zaanse

Schans/Broeker Veiling

- Sight Seeing Tour Volendam/Marken Friday, April 27 From 09.00 – 12.00 Guided Tour Amsterdam at

Kingsday (optional and at own expenses)

Program Delegates:

Sunday, April 22 12.00 – 18.30 Registration

Monday, April 23 09.30 – 10.00 Opening Congres

10.00 – 12.00 Plenary Session 12.00 – 13.00 Network Lunch 12.30 – 16.30 Interactive Program - Information Market - Workshops - Matchmaking Event 16.30 – 18.00 WTCA GA Happy Hour & WTC

Open House

09.30 – 10.00 First Annual “WTCA Global Trade & Investment Report” 10.00 – 11.00 Board Plenary Session

11.30 – 13.00 Board Plenary Session Q&A

13.00 – 14.00 Lunch

14.00 – 15.00 Communications and Member

Relations Report (inc. Q&A)

15.00 – 17.00 Company Tours

(14)

13 - Dairy Campus

- Real Estate Tour

19.30 – 22.30 Gala Diner

09.30 – 10.30 Trade Services Member

Advisory Council Meeting; Member-to-Member Connect (concurrent)

10.45 – 11.45 Conference & Exhibitions Member Advisory Council Meeting; Member-to-Member Connect (concurrent)

12.00 – 13.00 Real Estate Member Advisory Council Meeting; Member-to-Member Connect

(concurrent)

13.00 – 17.30 Frisian Sight Seeing Tour (incl. Lunch) and Departure Amsterdam

17.30 – 19.30 Network Reception

Amsterdam

19.30 Check In Hotels Amsterdam

Zaanse

Schans/Broeker Veiling

- Sight Seeing Tour Volendam/Marken Friday, April 27 From 09.00 – 12.00 Guided Tour Amsterdam at

Kingsday (optional and at own expenses)

(15)

14

Bijlage 2

Congresdeelnemer programma:

09:30 – 10:00

Officiële congres opening 10:00 – 10:45 Plenaire sessie 11:15 – 12:00

Plenaire sessie: Interactief 12:00 – 13:00 Netwerk Lunch 12:30 – 16:30 Interactief programma  Informatiemarkt  Workshops  Matchmaking 16:30 – 18:00

Happy Hour & WTC Open House

(16)

15

Bijlage 3

B2B participants program:

Sunday, April 22 12.00 – 18.30 Registration

Monday, April 23 08.00 – 09.30 Registration continues

08.30 – 16.30 Opening Information Market

09.30 – 10.00 Opening Congres 10.00 – 12.00 Plenary Session 12.00 – 13.00 Network Lunch 12.30 – 16.30 Interactive Program - Information Market - Workshops - Matchmaking Event 16.30 – 18.00 WTCA GA Happy Hour & WTC

Open House

18.00 Free Time

9.30 – 16.00 Inspirational Tours

- Water Technology - Energy Transition - Healthy Aging - Food & Agri - Real Estate

(Re)development

19.30 – 22.30 Gala Diner

09.30 – 13.00 Open for Company Visits and Meetings

13.00 – 17.30 Frisian Sight Seeing Tour (incl. Lunch) and Departure to Amsterdam

17.30 Reception Amsterdam

19.30 Check in Hotels Amsterdam

Zaanse

Schand/Broeker Veiling

- Sight Seeing Tour Volendam/Marken

Friday, April 27 From 09.00 Kingsday (optional and at

(17)

16

Bijlage 4

https://www.internationaltradeday.nl/voor-sponsoren/programma-sponsoren via deze link is de folder te bekijken en downloaden.