Vraag nr. 123 van 4 februari 1998
van de heer ROELAND VAN WALLEGHEM Secretarissen-generaal – Studiereizen
Naar verluidt zouden de secretarissen-generaal van de verschillende departementen onlangs een stu-diereis naar Londen hebben gemaakt. In het verle-den zouverle-den nog andere reizen zijn gemaakt naar andere bestemmingen.
1. Kan de minister dit bevestigen ? 2. Wat was het doel van deze reizen ?
3. Wat waren de andere bestemmingen (sinds 1995) ?
4. Welke kosten gingen met deze reizen gepaard ? 5. Ontvingen de betrokkenen naast reis- en
ver-blijfkosten ook nog een dagvergoeding ? 6. Wat waren de resultaten van deze reizen ? 7. Werden door de betrokkenen achteraf
rappor-ten opgemaakt ?
Antwoord
De minister kan dit bevestigen. Het is binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap een tra-ditie geworden dat de administratieve top van het m i n i s t e r i e, dit wil zeggen de secretarissen-generaal en directeuren-generaal, samen met de V l a a m s e minister van Ambtenarenzaken op geregelde tijd-stippen reflecteren over het gevoerde beleid in het ministerie.
Wanneer de reflectie slaat op belangrijke strategi-sche topics gebeurt ze in de vorm van interdeparte-mentale seminaries.
Aangezien deze seminaries ook worden aangegre-pen om de netwerking onder de topambtenaren te bevorderen enerzijds en het anderzijds belangrijk is dat de doelstellingen van deze vergaderingen niet worden doorkruist door de dagelijkse agenda, gaan deze seminaries meestal door in het buiten-land.
Sinds 1995 werden twee van dergelijke seminaries g e o r g a n i s e e r d , namelijk in Le Touquet (Fr a n k r i j k ) en in Londen (Groot-Brittannië).
Het doel van het seminarie in Le Touquet bestond in :
– het uitwisselen van de ervaringen met betrek-king tot "Ploeg" (de topambtenaren werden de maand voordien voor een eerste keer geëvalu-eerd door een externe evaluatie-instantie, o o k de andere ambtenaren werden voor de eerste keer geëvalueerd) ;
– vereenvoudigen van processen en procedures ; – het bevorderen van de klantvriendelijkheid ; – het bespreken van nieuwe uitdagingen
(kernta-kendiscussie, interne versus externe verzelfstan-diging, ...).
Het doel van het seminarie in Londen bestond in een grondige evaluatie van de veranderingsproces-sen sedert 1990. Vragen die hierbij werden gesteld, waren : waarheen zal/moet het ministerie evolu-eren ? En welke stappen dienen daartoe op korte termijn te worden genomen ? Als stramien voor de discussie in Londen werden vrij grote dimensies van de veranderingsprocessen afgebakend, n a m e-lijk : s t r a t e g i e, o r g a n i s a t i e c u l t u u r, processen en pro-c e s m a n a g e m e n t , mensen en personeelsmanage-ment en middelenmanagepersoneelsmanage-ment.
De kostprijs van het seminarie in Le To u q u e t bedroeg (exclusief verplaatsingsonkosten) 1.040.000 frank. De verplaatsing werd gemaakt per autocar en kostte 50.000 frank. Het aantal deelne-mers bedroeg 45.
De kostprijs van het seminarie in Londen bedroeg (exclusief verplaatsingsonkosten) 2.200.000 frank. De verplaatsing gebeurde met de Eurostar en koste 310.000 frank. Het aantal deelnemers bedroeg 50.
Er werden geen individuele reis- en verblijfskosten noch dagvergoedingen toegekend.
Resultaten van het seminarie in Le Touquet
De resultaten van dit seminarie werden naderhand besproken in de managementorganen en hebben onder andere geleid tot een belangrijke bijsturing van het evaluatiesysteem voor topambtenaren, waarbij de rechtstreekse bottom-up-evaluatie, waarbij de inbreng van medewerkers rechtstreeks een rol speelde in de evaluatie van de topambtena-r e n , wetopambtena-rd vetopambtena-rvangen dootopambtena-r een meetopambtena-r ontwikkelings-gerichte bottom-up-appreciatie, waarbij slechts een indirect verband blijft met de evaluatie van de
top-a m b t e n top-a top-a r. De ntop-adruk ligt nu meer op de ktop-ansen die de topambtenaar krijgt om bij te sturen op basis van de inbreng van zijn/haar medewerkers. Ook aan de bijsturing Ploeg '97 voor de andere ambtenaren werd er veel aandacht besteed. Z o werd er een bijzondere aandacht geschonken aan de voorbereiding en afstemming van de eerste waarderingsfase.
De resultaten van het seminarie in Londen
Dit seminarie heeft aanleiding gegeven tot een syn-theserapport over bovenvermelde vijf grote dimen-s i e dimen-s. De globale evaluatie waarin dit dimen-seminar padimen-st, is echter nog niet afgelopen. Inmiddels werd ook aan de afdelingshoofden – het middenkader – gevraagd om dezelfde oefening te maken. B e l a n g-rijk is eveneens te onderstrepen dat als spin-off van het seminar dertien horizontale werkgroepen (= projectgroepen dwars door de organisatie) een rapport moeten afleveren over dertien concrete a a n d a c h t s p u n t e n . Naast een breed strategisch k a d e r, zullen dus ook dertien concrete actiepunten voor de toekomst het resultaat zijn van dit seminar. Ten gevolge van het seminarie in Le Touquet werd een communicatiedocument naar alle evaluatoren verspreid met de algemene principes voor de waar-deringsfase.
Naar aanleiding van het seminarie in Londen zul-len de conclusies van zowel top- als middenkader worden gebundeld en vertaald naar de organisatie, als een oriëntatiedocument dat een aantal krijtlij-nen trekt naar de toekomst ter consolidatie van de v e r a n d e r i n g s p r o c e s s e n . Tevens zullen de dertien werkgroepen die op het seminarie in Londen wer-den opgericht tegen mei '98 hun rapport moeten afleveren.
