DOCUMENTATIEBEHEER B. Functiefamilie: Niveau. Doel van de functiefamilie

Functiefamilie:

Niveau

DOCUMENTATIEBEHEER

B

Doel van de functiefamilie

Cruciale en pertinente informatie opzoeken, verzamelen, analyseren en klasseren zodat de bevoegde autoriteiten gemakkelijker beslissingen kunnen nemen

Kernresultaatsgebieden :

• Als documentatiebeheerder instaan voor het documenteren, klasseren van alle voor de dienst relevante informatie teneinde deze te ontsluiten voor de gebruiker.

- Klasseren van relevante informatie - Beheren van de verschillende databases - Advies verschaffen over de relevante aankopen

- De interne en externe gebruikers wegwijs maken in het systeem, assisteren in de opzoekingen - De wijze van documenteren en klasseren verbeteren.

• Als analist - opzoeker verrichten van opzoekingen in verschillende bestanden en verschaffen van een eerste analyse teneinde de gebruiker van alle nodige informatie te voorzien om een advies te formuleren

- Verrichten van opzoekingen in diverse bestanden - Aanvullen van de bestanden met nieuwe informatie - Een dossier samenstellen

- Een samenvattende nota opmaken over de gevonden informatie - Eerste analyse van de gegevens binnen een duidelijke probleemstelling

• Als data-invoerder coderen en invoeren van gegevens in geautomatiseerde bestanden teneinde verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren. Hieronder kunnen volgende taken begrepen worden:

- Interpreteren van de gegevens en coderen - Uitprinten van lijsten van ingevoerde gegevens - Controleren van de ingevoerde gegevens

- Up-to-date houden van de databank/tijdig invoeren van gegevens

Bijkomende Resultaatsgebieden

• Als medewerker van de dienst administratieve taken helpen uitvoeren, collega’s helpen en de klassering en codering van belangrijke gegevens op zich nemen:

- Overbelaste of afwezige collega’s helpen hun werk uit te voeren

- Instaan voor de klassering van de dossiers en de codering van de behandelde gegevens in het systeem om zo iedereen de kans te geven zo snel mogelijk de nodige informatie te vinden

- De informatie en de documenten van de overheidsdienst beheren om te kunnen antwoorden op vragen van medewerkers en/of externe contacten en ervoor te zorgen dat belangrijke informatie correct overgedragen wordt

Als Leidinggevende optreden als coach van een kleine groep medewerkers teneinde ervoor te zorgen dat deze medewerkers op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen

Beslissingsbevoegdheden

• Is verantwoordelijk voor een personeelsbestand van: 0 - Aantal rechtstreekse medewerkers:

- Totaal aantal rechtstreekse en onrechtstreekse medewerkers:

- Niveaus waaraan men leiding geeft:

- Graden waaraan men leiding geeft:

• Heeft bevoegdheid over een budget van: Neen

• Kan autonoom beslissen over: het oplossen van de dagelijkse problemen die gepaard gaan met het administratief opvolgen van dossiers en het structureren van zijn/haar eigen werk

• Moet toestemming vragen aan de directie i.v.m.: elke beslissing die gevolgen heeft voor de dienst

PC-vaardigheden

• Basis

 Module 2: Gebruik computer en bestanden

 Module 3: Tekstverwerken

 Module 7: Informatie en communicatie

• Basis

 Module 4: Spreadsheets

Competenties:

OMGAAN MET

INFORMATIE Omgaan met taken Leiding geven Interpersoon-lijke

relaties Persoonlijk functioneren

Begrijpen Taken

uitvoeren Leren Communiceren Inschikkelijkheid

tonen Informatie

verwerken Werk

structureren X Ondersteunen Actief luisteren Zich aanpassen X Analyseren X Problemen

oplossen Direct

aansturen In

teamverband werken

Betrouwbaarheid tonen

Integreren Beslissen Motiveren Servicegericht

handelen Inzet tonen Vernieuwen Organiseren X Coachen /

Ontwikkelen Adviseren Stressbestendig- heid tonen Conceptualiser

en Sturen Teams

bouwen Beïnvloeden Zichzelf

ontwikkelen Inzicht in de

organisatie

Besturen van de organisatie

Teams aansturen

Relaties bouwen

Doelstellingen halen

Visie

ontwikkelen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatiege-

richtheid tonen

X Samenwerken X Loyaal handelen X Dienstbaarheid X Resultaatsge-

richtheid tonen X Zichzelf

ontwikkelen

OMGAAN MET INFORMATIE Analyseren

Analyseren betekent het gericht analyseren van gegevens en het beoordelen van de informatie.

Gedragsindicatoren:

• Onderscheidt relevante van irrelevante informatie binnen zijn/haar opdracht

• Maakt een onderscheidt tussen essentiële en bijkomstige informatie

• Herleidt grote gehelen informatie tot controleerbare hoeveelheden

• Beoordeelt de gekregen informatie op een objectieve manier

• Begrijpt de essentie van een opdracht

OMGAAN MET TAKEN Problemen oplossen

Problemen oplossen betekent het omgaan met en zelfstandig oplossen van onverwachte situaties, het zoeken van alternatieven en het implementeren van de oplossing.

Gedragsindicatoren:

• Probeert problemen autonoom op te lossen alvorens ze voor te leggen aan zijn/haar hiërarchische overste

• Is niet geïntimideerd door onverwachte situaties

• Herkent het specifieke karakter van de behandelde dossiers en past zijn/haar methode aan om tot het verwachte resultaat te komen

• Neemt het initiatief waar nodig, zonder de te volgen procedures uit het oog te verliezen

• Baseert zich op eigen ervaring om mogelijke alternatieven te vinden en de meeste geschikte oplossing toe te passen

LEIDING GEVEN Ondersteunen

Ondersteunen betekent het peter/meterschap van nieuwe medewerkers op zich nemen, een voorbeeldfunctie uitoefenen en anderen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Gedragsindicatoren:

• Is beschikbaar en toegankelijk voor vragen van minder ervaren collega’s

• Geeft een rondleiding en stelt de organisatie voor aan nieuwe medewerkers

• Toont minder ervaren collega’s hoe taken het best kunnen uitgevoerd worden

• Begeleidt en ondersteunt anderen en biedt hulp aan hen waar dit nodig is

• Neemt een voorbeeldrol op zich, toont hoe het zou moeten

Indien hiërarchisch leidinggevende bevoegdheid:

Coachen / ontwikkelen

Coachen / Ontwikkelen van anderen betekent het begeleiden van medewerkers in hun groei en het gericht advies geven aan medewerkers over hun functioneren.

Gedragsindicatoren:

• Geeft advies aan medewerkers omtrent hun ontwikkelingsmogelijkheden

• Biedt medewerkers ontwikkelingsopportuniteiten in functie van hun sterktes en zwaktes

• Geeft zowel positieve als negatieve feedback op een gepaste manier

• Wijst medewerkers op een aanvaardbare wijze op verkeerd gedrag

• Specificeert wat de medewerker eventueel anders moet doen

INTERPERSOONLIJKE RELATIES

Kerncompetentie “Samenwerken”

Samenwerken betekent zich identificeren met het team; kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend delen en de teamgeest bevorderen teneinde mee te werken aan het behalen van afgesproken teamresultaten.

Gedragsindicatoren:

• Integreert zich vlot in het team

• Past de eigen doelstellingen in binnen de doelstellingen van het team

• Stimuleert een vriendschappelijke sfeer binnen de groep

• Helpt collega’s wanneer deze teveel werk hebben

• Deelt zijn/haar kennis en ervaring met collega’s Kerncompetentie “Dienstbaarheid”

Dienstbaarheid betekent geloofwaardigheid verwerven door ten dienste te staan van de interne klant en/of de burger, hem/haar steeds met respect te behandelen en zijn/haar vragen steeds op een transparante, integere en objectieve wijze te behandelen.

Gedragsindicatoren:

• Neemt een professionele en hulpvaardige houding aan tegenover de klant en/of de burger

• Helpt de klant/burger op administratief gebied

• Zorgt er voor dat de klant/burger alle gewenste inlichtingen krijgt

• Staat steeds ter beschikking van de klant om op alle gestelde vragen te antwoorden

• Handelt in functie van expertise en kennis, zonder de te volgen procedures uit het oog te verliezen

PERSOONLIJK FUNCTIONEREN

Kerncompetentie “Loyaal handelen”

Loyaal handelen betekent het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met behoud van een constructief kritische geest ten overstaan van die beslissingen.

Gedragsindicatoren:

• Past zijn/haar werkmethode aan de te volgen procedures aan

• Zorgt er voor dat de beslissingen van de directie toegepast worden, zowel bij zichzelf als bij anderen

• Handelt op een consequente wijze en in overeenstemming met wat is afgesproken

• Volgt de geldende regels en procedures op correcte wijze

• Voert de genomen beslissingen nauwgezet uit

Kerncompetentie “Resultaatsgerichtheid tonen”

Resultaatsgerichtheid tonen betekent de inzet, de wil en de ambitie tonen om resultaten te boeken door doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier alle nodige acties en initiatieven te nemen binnen de vooropgestelde deadlines en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor te nemen.

Gedragsindicatoren:

• Controleert de kwaliteit van zijn/haar werk

• Controleert de laatste opvolging van de dossiers

• Gaat op administratief vlak tot het uiterste om de vraag optimaal op te volgen

• Zorgt er voor dat de informatie naar de juiste autoriteiten of organisaties doorgespeeld wordt zodat de dossiers en de vragen correct opgevolgd worden

• Past zijn/haar methode aan wanneer de procedures of de werkomgeving veranderen

Kerncompetentie “Zichzelf ontwikkelen”

Zichzelf ontwikkelen betekent openstaan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van actief plannen van de eigen groei.

Gedragsindicatoren:

• Blijft op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in zijn/haar werkdomein

• Informeert zich over procedureveranderingen in de eigen dienst

• Neemt een flexibele houding aan tegenover veranderende omstandigheden en situaties

• Vraagt zelf naar nieuwe opleidingen

• Neemt de nodige stappen om zijn/haar carrièredoelen te bereiken