5 gouden groeiverhalen van uitzendbureaus. Operatie voor administratie. Ontdek hoe je van jouw uitzendorganisatie een groeibedrijf maakt

(1)

5 gouden groeiverhalen van uitzendbureaus

Operatie voor administratie

Ontdek hoe je van jouw uitzendorganisatie een groeibedrijf maakt

(2)

De markt is volop in beweging. Digitalisering biedt veel kansen voor uitzendbureaus. Maar welke uitdaging ga je als eerste aanpakken? Dat is voor elke organisatie anders. Het hangt af van je vertrekpunt, je wensen en jouw stip op de horizon.

Dat zien we ook bij onze klanten. Geen pad is hetzelfde, ieder heeft zijn eigen groeiverhaal. Toch zijn er ook een hoop overeenkomsten. Alle ondernemers onderkennen het belang van processen slimmer inrichten en efficiënter werken. Van foutmarges verkleinen door minder handmatig werk. En van digitalisering en de kansen die zaken als (big) data bieden.

In deze bundel vertellen vijf uitzendbureaus over hun groeiverhaal. Vanuit het hele land, werkzaam in branches van glastuinbouw tot logistiek.

Laat je inspireren door Cervo Group, AUB van Bergen, Westflex, Flexible Human Services en SBA Flex.

Veel leesplezier!

Dréann van den Akker

Door welk verhaal laat jij je inspireren?

1 Cervo Group: Van losse Excels naar data combineren 2 AUB van Bergen: Overstap echt een verademing 3 Westflex: Van geen, naar realtime overzicht

4 Flexible Human Services: Het beste van twee werelden 5 SBA Flex: Grijpt groeikansen

6 Wat is Plan4Flex?

Inleiding

Inhoud

3 6 9 12 15 18 pag.

(3)

Als je kijkt naar wat er in de markt staat, denk ik dat Plan4Flex de meeste mogelijkheden heeft voor uitzendbureaus. Andere pakketten zijn gewoon minder ver.

In gesprek met Cervo Group vertellen concern business controller Jan Ruizendaal en manager IT Sebastiaan Rij- kers over fouten door handmatig werk, de overstap op Plan4Flex en het inzicht en de voldoening die dit oplevert.

de implementatie van de operationele software en vielen de puzzelstukjes op hun plek.

Jan vertelt dat voorheen iedereen een eigen planning in Ex- cel had. Dat resulteerde regelmatig in fouten door handmatig werk. Een gecombineerde planning voor huisvesting en vervoer had Cervo eigenlijk niet. “Elke coördinator had eigen lijstjes met uitzendkrachten, huizen en auto’s. Daardoor kon het voorkomen dat een huis vijf lege plekken had, terwijl een andere coördinator juist woonruimte tekort kwam. Of dat er uitzendkrachten thuis zaten, waar een andere coördinator een beroep deed op recruitment omdat hij meer uitzendkrachten nodig had.”

Dat is inefficiënt en geen goed uitgangspunt voor kritieke stuurinformatie. “Dan heb je vanuit mijn functie geen controle en inzicht in hoe cijfers onderbouwd worden. Ik wilde mensen, auto’s en eigendommen kunnen plannen, cijfers kunnen controleren en daarop sturen. Zodat je bijvoorbeeld weet of je auto’s wel optimaal gebruikt worden.”

De Cervo Group bestaat uit vijf vennootschappen waarvan er drie met arbeidsmigranten werken, vanuit Waalwijk, Bun- schoten en Didam. De uitzender heeft vandaag de dag zo’n 2.000 tot 2.500 mensen aan het werk, met name in de logistiek, e-commerce en food. Branches die hard groeien en waar de vele flexkrachten en snel opschalen key zijn.

Inspiratie uit andere branches

In 2017 startte Cervo met Plan4Flex, maar door verschillende omstandigheden werd Plan4Flex lange tijd niet optimaal gebruikt. Toen Sebastiaan werd aangetrokken, kreeg iemand met kennis van zaken de verantwoordelijkheid voor

1. Van losse Excels naar data combineren voor stuurinformatie

Plan4Flex-software is onmisbaar voor Cervo Group

JAN RUIZENDAAL (CONCERN BUSINESS CONTROLLER) EN SEBASTIAAN RIJKERS (MANAGER IT)

(4)

Met minder fte sneller en beter resultaat

Inmiddels werken binnen Cervo zo’n 50 interne medewerkers die zich bezig houden met arbeidsmigranten met Plan4Flex. Manager IT Sebastiaan vertelt hoe dit rust in de organisatie bracht: “Doordat we de verschillende entiteiten hebben gekoppeld in Plan4Flex en coördinatoren een een- duidige werkwijze hebben, is er meer overzicht. Alle coördi- natoren plannen in Plan4Flex. De administratie weet daardoor precies waar ze missende uren moeten zoeken. Dat geeft vertrouwen, controle en overzicht. De afdeling krijgt de uren nu sneller verwerkt, en dat zelfs met een fte minder dan voorheen!” Ook de kwaliteitsmedewerker profiteert van de operationele software. “Hij ziet precies er welke documenten nog afgehandeld moeten worden en kan de voortgang hiervan monitoren en bewaken, en desgewenst coördinato- ren hierop aanspreken. En met audits merk je dat de documentatie ook helemaal op orde is.

Softwareverandering wordt organisatieverande- ring

De nieuwe werkwijze was wel even wennen voor de collega’s. “Verandering is altijd lastig”, legt Jan uit. “Als je mensen uit hun vertrouwde proces trekt en een nieuw uniform proces daarvoor in de plaats uitrolt, krijg je weerstand. Dat is logisch. Maar we hebben altijd de voordelen in zicht ge- houden en gecommuniceerd naar collega’s. Dat heeft geholpen om de verandering te laten landen.”

Pakket met de meeste mogelijkheden voor uitzendbureaus

De oplossing, wist Jan, lag bij Plan4Flex. Hij kende het systeem al van bij een vorige werkgever. Na een korte verge- lijking met andere systemen, was de keuze snel gemaakt:

“Als je kijkt naar wat er in de markt staat, denk ik dat Plan- 4Flex de meeste mogelijkheden heeft voor uitzendbureaus.

Andere pakketten zijn gewoon minder ver.”

Onder andere de digitale toegang voor een medewerker via de app, inclusief de mogelijkheid voor digitaal tekenen, en het inzicht dat de combinatie van personeels-, huisvestings- en vervoersplanning oplevert waren voor Cervo grote plus- punten. “Plan4Flex verschaft ons het inzicht waar we naar op zoek waren. Alle huizen en vervoersmiddelen staan in één systeem en je ziet meteen de actuele beschikbaarheid.”

Met audits merk je dat de documentatie ook helemaal op orde is.

- Sebastiaan Rijkers

Manager IT bij Cervo Group

(5)

Betrouwbare stuurinformatie en uniformiteit als resultaat

Terwijl de laatste puntjes op de I worden gezet, geeft de or- ganisatieverandering Jan al een hoop voldoening: “We ont- sluiten data uit Plan4Flex en onze financiële systemen. Die data combineren we, en vertalen we naar stuurinformatie.”

De operationele software zorgt daarnaast voor een unifor- me manier van werken en zekerheid. Jan: “De informatie in het systeem is betrouwbaar. Dat is belangrijk voor audits, maar ook goed voor verdere automatisering van onze processen.”

Jan wordt aangevuld door Sebastiaan: “Elke collega werkt op dezelfde manier, in hetzelfde systeem. Als een nieuwe collega start, weten we precies wat hij nodig heeft. Het geeft duidelijkheid dat iedereen weet waar hij aan toe is.” Dit is ook een groot voordeel als werk van een collega moet worden overgenomen, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie. “De continuïteit van de kernprocessen is veel beter geborgd”, concludeert Jan.

Toekomstplan: verder groeien met onmisbare software

“Plan4Flex voldoet aan de verwachtingen die ik vooraf had.

De software is wat betreft structuur het hart van onze organisatie. Alle medewerkers werken met belangrijke data, het systeem heeft invloed op alle facetten van het bedrijf. Naast de werkplanning, regelen we ook eenvoudig huisvesting en vervoer en facilitair beheer in hetzelfde systeem”, vertelt Jan. “Natuurlijk zijn er altijd nog wensen. Maar als klant hoor je ongeduldig te zijn. Dat hoort erbij”, lacht Sebastiaan.

De logistiek en e-commerce, twee kernbranches voor de uitzender, zullen de komende jaren doorgroeien. Dat past ook bij de toekomstplannen van Cervo. Het plan is gecontro- leerd te groeien en gestructureerd te werken. Met Plan4Flex.

“Plan4Flex is blijvend in onze organisatie, daar bouwen wij alle andere applicaties omheen”, licht Jan toe.

Als Jan gevraagd wordt om de waarde van Plan4Flex voor Cervo in één zin te omschrijven, is het antwoord kort, maar krachtig: “Onmisbaar. Daar heb ik geen zin voor nodig!”

Over Cervo

Werkt met Plan4Flex sinds 2017 Locatie: Nieuw-Dijk

Website: cervogroup.com

(6)

Na zeven jaar nog grote stappen zetten met Plan4Flex?

Dat kan! AUB van Bergen startte al in 2014 met Plan4Flex.

Toen het uitzendbureau voor arbeidsmigranten de over- stap maakte van verloningspakket UBplus naar Nocore, kreeg Plan4Flex een centrale plek in de organisatie. Met Plan4Flex en Nocore bespaart het familiebedrijf nu een hoop tijd en kunnen medewerkers informatie beter vinden en gemakkelijker wijzigingen in lonen en cao’s doorvoeren.

Het uitzendbedrijf werkt al dertig jaar met arbeidsmigranten. Naast uitzenden, levert de organisatie ook backofficediensten voor andere uitzendbedrijven. Vanaf het kantoor in Hoek van Holland ondersteunen twintig backofficemede- werkers de kleine duizend uitzendkrachten bij verschillende organisaties in de agrarische en hieraan verwante sectoren.

Directeur Bas van Bergen en Mike van Heijningen, functioneel beheerder vertellen hoe zij met Plan4Flex werken en hoe dit veranderde door de overstap van UBplus op Nocore.

Plannen in Excel onbegonnen werk door groei

Tot de overstap op Plan4Flex in 2014, deed AUB van Ber- gen de planning in Excel. Bas van Bergen vertelt waarom zij overstapten op planningsoftware: “Met één planner luk- te dat prima. Maar met meer administratieve- en uitzendkrachten wordt plannen in Excel uiteindelijk onbegonnen werk. Samenwerken met meerdere planners in hetzelfde document ging niet. Zo raakten we steeds informatie kwijt.”

2. Overstap op Plan4Flex &

Nocore voor AUB van Ber- gen “echt een verademing”

Operationele software is nu “een van de meest cruciale stukjes software” voor uitzendbureau.

Tegelijk werden de werkzaamheden van het uitzendbureau gecompliceerder en uitgebreider. “Als planner hoefde je vroeger geen contracten of werknemersdossiers bij te houden, dat deed de administratie. Nu moet dit wel. Maar niet meer in Excel.”

Het uitzendbedrijf ging op zoek naar een planningsoftware- pakket. “Voordat we kozen voor Plan4Flex, hadden we al ge- experimenteerd met een ander pakket. Dat was het nét niet.

Plan4Flex was het eerste pakket waarbij we wel een goed gevoel hadden.”

MIKE VAN HEIJNINGEN (FUNCTIONEEL BEHEERDER) EN BAS VAN BERGEN (DIRECTEUR)

Inmiddels gebruikt AUB van Bergen de operationele software voor bijna elk onderdeel van de bedrijfsvoering, van contracten en huisvesting tot de zorgverzekering en communicatie met uitzendkrachten. Ook profiteert het uitzendbureau van de koppeling met Securitech, waarmee identificatie van de arbeidsmigranten makkelijker wordt. De hoeveelheid werk

(7)

bleef hetzelfde, maar dankzij Plan4Flex verzet het uitzendbureau met hetzelfde aantal mensen meer werk in dezelfde tijd. Bas: “Plan4Flex is de spil in onze organisatie. Alles hangt ermee samen, van verloningspakket tot financieel. De centrale plek die de software in onze organisatie inneemt, maakt het erg belangrijk.”

Van verloningspakket UBplus naar Nocore

Voorheen werkte AUB met verloningspakket UBplus. In de zoektocht naar een nieuw pakket, kwam de uitzender via Plan4Flex al snel uit bij Nocore. Bas: “We zijn in de markt gaan kijken wat het beste past in onze workflow.” Het verloningspakket had de passende functies, zoals een uitste- kende ET-regeling. Daarnaast hebben Nocore en Plan4Flex een zeer uitgebreide en geavanceerde koppeling die perfect aansloot bij de wensen van AUB.

Mike vult aan: “De koppeling gaat inhoudelijk dieper dan we met UBplus gewend waren, waardoor we een stap vooruit zetten.” Zoals bijvoorbeeld met het automatisch overzetten van de plaatsingen (de jobs in Nocore) en de urenbriefjes van Plan4Flex naar Nocore. Ook onkosten, zoals inhoudin- gen van huisvesting en zorgverzekering, zijn gekoppeld aan de planning en worden daarmee automatisch naar Nocore doorgezet. Hier komt geen handmatig werk meer bij kijken.

Toen de keuze voor Nocore eenmaal was gemaakt ging het proces snel. In vier maanden tijd was de overstap helemaal Plan4Flex is een van de meest cruciale stukjes software in ons bedrijf.

- Bas van Bergen

Directeur van AUB van Bergen

rond. Een knappe prestatie, omdat AUB van Bergen vanwege de backofficediensten in twee Plan4Flex-systemen werkt.

Mike: “Dat maakte onze overstap twee keer zo veel werk.”

Plan4Flex als centraal systeem

Ook verplaatste de uitzender functies naar voren in het be- drijfsproces, van de administratie naar de operatie. Af- en aanmelden van zorgverzekeringen, loontabellen, onkosten en totale ontrafeling werden vanaf dit moment in Plan4Flex geregeld, in plaats van in het verloningspakket. “Het was een bewuste keuze om Plan4Flex centraler in onze organisatie te zetten”, vertelt Bas.

Mike haakt daarop in: “Het voordeel is dat de uitzendkracht alle informatie in één app (de Plan4Flex App) kan zien. We communiceren nu via een centrale informatieomgeving met uitzendkrachten, bieden ze hiermee documenten aan en laten ze deze ondertekenen.” Ook de administratie profiteert hiervan, vertelt de functioneel beheerder: “Zij konden nu alles sneller vinden, bijvoorbeeld met controles. Alle informatie staat op een plek. Dat is echt een verbeterpunt ten opzichte van vorig jaar!”

Wijzigingen in cao’s en lonen

Maar dat is voor Mike niet het belangrijkste voordeel: “Ik zie vooral voordelen in wijzigingen in lonen en cao’s. Deze zijn door de koppeling nu heel makkelijk door te voeren. Dat scheelt een hoop tijd en geeft minder druk in de organisatie.

Je merkt echt dat mensen er nu minder tegenop kijken om dit soort wijzigingen te doen. In plaats van handmatig voor iedere uitzendkracht lonen aan te passen, passen we nu in één keer de loontabellen aan in Plan4Flex.”

Dit werkt automatisch door nadat je de cao-wijzigingen in Nocore hebt doorgevoerd, waardoor een match ontstaat tussen Plan4Flex en Nocore. Dat brengt rust in de organisatie. “Je merkt dat je veel meer in control bent. Je weet wat er staat te gebeuren, je hebt goede overzichten. Dat is echt een verschil met voorheen.”

(8)

Ditzelfde geldt voor de cao’s, gaat Mike verder: “We werken nu met ongeveer 30 cao’s. Dat we de stap naar Plan4Flex hebben gemaakt, is echt een verademing. Je bent eigenlijk alleen nog bezig met controleren en niet meer met handmatig invoeren van gegevens.” Bas is het daarmee eens: “Voor- heen deden we de ontrafeling in Excel, omdat Plan4Flex nog niet paste bij onze bedrijfsvoering. Stap voor stap is dat ge- groeid, en Plan4Flex groeide daarin mee. Nu is het een van de meest cruciale stukjes software in ons bedrijf.”

Volume maakt het verschil

Ook zijn de foutmarges sinds de overstap op Nocore kleiner en kan het familiebedrijf meer uren op een snellere manier verwerken. Hoe meer informatie je verwerkt, hoe groter de winst, vertelt Bas. “We maken tijdwinst op de bulk, maar ver- liezen tijd op de kleinere batches. Dat komt omdat ze even lang duren als een grote batch.”

Samenwerking en mogelijkheden

Het contact met de consultants en servicedesk van Plan- 4Flex ervaart Mike als prettig. En bij de overstap naar No- core, bood Plan4Flex-consultant Stefan uitkomst door bij te springen. “Hij is in de eerste weken echt heel veel hier geweest om het operationele gedeelte goed neer te zetten.

Dat was erg fijn, omdat ik er gewoon te weinig tijd voor had om het zelf te doen.”

Dat Plan4Flex echt kennis van zaken heeft, beaamt Bas.

“De doorlooptijd duurt voor ons als klant altijd te lang, omdat je het liefst meteen aan de slag wil.” Plan4Flex en Noco- re blijven hun software ontwikkelen en zijn continu op zoek naar nieuwe mogelijkheden.

Hoewel AUB van Bergen flinke stappen heeft gemaakt in het optimaal gebruik van Plan4Flex, zien Bas en Mike nog genoeg mogelijkheden. “De volgende stap is wat mij betreft om goede rapportages te gaan maken met Plan4Flex”, zegt Mike. “Daar ben ik nog niet aan toe gekomen.” Bas stipt het belang van een persoonlijke benadering van uitzendkrachten aan: “De urenverwerking gebeurt nu in bulk. Dat levert ons enorm veel tijd op, maar daardoor benader je mensen steeds minder als individu. Persoonlijke benadering blijft belangrijk, ook met software.” Dat kan bijvoorbeeld met de Plan4Flex App. Ook de komende zeven jaar is er dus genoeg te optimaliseren.

Over AUB van Bergen

Werkt met Plan4Flex sinds 2014

Locatie: Hoek van Holland

Website: aubvanbergen.nl

(9)

Uitzendbureau Westflex startte met Plan4Flex en gooide in anderhalf jaar haar volledige werkwijze op de schop. De foutmarge werd geminimaliseerd en er kwam rust in de or- ganisatie. “We zijn nu volledig in control. Plan4Flex werkt als rookmelder die brandjes signaleert voordat er echte pro- blemen ontstaan”, vertelt operational manager Jan Willem van der Meer.

3. Van geen, naar realtime overzicht: Westflex heeft volledige controle

Verandering van software en denkwijze bleek gouden greep voor Westflex

Westflex is, net als EG Personeelsdiensten, FlexWorx en RC Westland, onderdeel van House of Work. De arbeidsbemiddelaar werkt al sinds 2017 met Plan4Flex, maar gebruikte de software tot januari 2020 maar minimaal. Er was nog veel papierwerk buiten Plan4Flex om en uren en ontrafeling werden verwerkt in het ERP-systeem.

Dat veranderde in januari 2020, met twee redenen. De verloning van alle bedrijven onder House of Work ging via het systeem van EG Personeel, Freepack, lopen. Behalve verloning moesten alle andere processen over naar Plan4Flex.

Daarnaast bracht de nieuwe operational manager Jan Wil- lem van der Meer een schat aan kennis en ervaring met Plan4Flex mee. Hij wist dat het systeem veel meer kon dan waarvoor het op dat moment gebruikt werd. Van der Meer:

“Toen ik bij Westflex binnenkwam gebruikten we ongeveer 20 procent van de functionaliteiten van Plan4Flex. Nu zitten we op zeker 70 tot 80 procent.”

De uitzender uit Wateringen heeft gemiddeld 900 uitzendkrachten per week aan het werk. Met name in de agrarische sector en de branches die daar dichtbij staan, zoals de glas-

“Het uitzenden van arbeidsmigranten is een specifieke tak van sport. […] In deze markt heb je twee keuzes:

zelf software ontwikkelen, of werken met Plan4Flex.”

- Jan Willem van der Meer,

Operational Manager bij Westflex

JAN WILLEM VAN DER MEER (OPERATIONAL MANAGER)

(10)

Arbeidsmigranten? Dan kies je voor Plan4Flex

Dat zijn vorige werkgever ook werkte met Plan4Flex, was geen toeval. “Het uitzenden van arbeidsmigranten is een specifieke tak van sport. Je moet namelijk ook huisvesting regelen. In deze markt heb je twee keuzes: zelf software ontwikkelen, of werken met Plan4Flex. En de partijen die zelf iets proberen te ontwikkelen, komen eigenlijk allemaal vroeg of laat tot dezelfde conclusie: bij grotere volumes aan medewerkers is het beter om je planning bij Plan4Flex onder te brengen.” De software voor uitzendbureaus biedt naast werkplanning ook planning voor vervoer en huisvesting.

Zijn er dan geen voordelen van het zelf ontwikkelen van software? Dat wel. “Als je zelf iets ontwikkelt, pas je de software aan op jouw werkwijze. Bij Plan4Flex moet je mee in de standaard van het systeem, en daar jouw werkwijze op aanpassen. Maar die beperking weegt niet op tegen de voordelen die je eruit haalt, met bijvoorbeeld functies als het digitaal handtekeningen zetten en de zekerheid dat de software blijft werken. De continuïteit is gewaarborgd.”

Het uitzendbureau gebruikt nu dus bijna alle onderdelen van de operationele software, van planning, cao-ontrafeling en urenverwerking tot digitaal ondertekenen van documenten en communicatie met medewerkers via de app. Alle medewerkers, waarvan 30 in Nederland en zes in Polen en Roe- menië, gebruiken de software in hun dagelijkse werk. “Ieder- een in onze organisatie werkt in Plan4Flex. Van recruitment en planning tot accountmanagement en onze jobcoaches, huizen- en wagenparkbeheer en de administratie.”

Rust als belangrijkste resultaat

Nu de hele organisatie werkt met de software, is het tijd de balans op te maken. “Het belangrijkste resultaat is de rust in de organisatie. We zijn volledig in control. Waar er voorheen vaak op vrijdagmiddag paniek was vanwege vergeten uren en correcties, kan nu iedereen gewoon op tijd naar huis. In 2019 zat het hier tot zes uur ’s avonds vol met bellende mensen die brandjes aan het blussen waren. Als ik om half zes naar huis ga, zit er bijna niemand meer. Met Plan4Flex hebben we nu rookmelders opgehangen, dus hoeven we geen brandjes meer te blussen”, vertelt Jan Willem.

Meer werk met minder mensen

Ook de denkwijze binnen de organisatie is veranderd. “We hebben structuur aangebracht en onze processen anders georganiseerd. Daardoor hebben we afscheid genomen van een aantal mensen, gestuurd en niet gestuurd, en bijna niemand hoeven vervangen. Met minder mensen groeien we zelfs. Daarnaast hebben mensen nu geen dubbele rol- len meer. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid.

We weten van elkaar wie wat regelt. Plan4Flex heeft dit ook makkelijker gemaakt.” Met een nieuwe metafoor licht de operational manager toe wat hij bedoelt: “Zie het zo:

voorheen rende iedereen achter dezelfde bal aan en wilde iedereen hem in een ander doel trappen. Nu proberen we allemaal dezelfde kant op te gaan, en allemaal onze eigen bal in hetzelfde doel te schieten.”

Het aantal fouten is inmiddels geminimaliseerd. “Dat is echt een mega winstpunt”, vertelt Van der Meer trots. “Ongeveer 70 procent van onze business is stabiel. De overige 30 procent is enorm flexibel. Op- en afschalen kan heel hard gaan.

En het kan overmorgen weer anders zijn. Doordat we dat nu goed in Plan4Flex administreren, komt het nooit meer voor dat we bijvoorbeeld mensen vergeten uit te betalen.

Voorheen hadden wij geen overzicht, nu hebben we realtime overzicht. Aan de werkbriefjes kun je meteen zien of iemand nog uren tegoed heeft. Dat kunnen we dan direct corrigeren Het belangrijkste resultaat is de rust in de

organisatie. We zijn volledig in control.

(11)

voordat de loonbetaling eruit gaat. We weten het van tevo- ren en kunnen meteen ingrijpen. Dit scheelt ook heel veel werk. We verwerken nu meer uitzendkrachten dan vorig jaar, terwijl we vijf man minder personeel hebben.”

Naar wensen van klanten wordt geluisterd

Van der Meer is tevreden. “Natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering. Als dat niet zo was, zou een van onze organisaties stilstaan. Dat is ook niet goed.” In het afgelopen half jaar verschijnen steeds meer features in de updates die Westflex heeft aangevraagd. “Ik zie dingen in de software die wij hebben aangedragen bij Thomas en Kay. Voorheen duurde dat wel eens langer, nu heb ik het idee dat er goed naar onze wensen geluisterd wordt. Daar word ik echt vro- lijk van!” En er zijn meer zaken waarin Plan4Flex meedenkt.

De koppeling met track en trace-systeem Abax bijvoorbeeld.

“We gaan werken met Abax voor het beheren van onze voer- tuigen. Voor zover ik nu weet, komt de standaardkoppeling tussen Abax en Plan4Flex goed in de buurt van hoe wij het graag zouden zien.”

Voor de toekomst ziet Van der Meer graag nog meer automatisering in het softwarepakket. “Dat zie ik als de toekomst. Dat de software ons nog meer dingen uit handen gaat nemen.” Voor nu zou hij iedereen aanbevelen om met Plan4Flex te werken. “Zeker vanaf 200, 300 man is werken Excel gewoon onhandig. Ook bij minder medewerkers biedt de software al toegevoegde waarde met de digitale dossier- opbouw. Als ik morgen helemaal opnieuw zou opstarten, is Plan4Flex erbij betrekken één van de eerste dingen die ik zou doen!”

Als ik morgen helemaal opnieuw zou opstarten, is Plan4Flex erbij betrekken één van de eerste dingen die ik zou doen!

Over Westflex

Werkt met Plan4Flex sinds 2017

Locatie: De Lier Website: westflex.nl Klanten en uitzendkrachten profiteren mee

En niet alleen Westflex heeft haar werkwijze veranderd. In de tuinbouw was het heel normaal om uren op een handge- schreven kladbriefje aan te leveren. “Je kunt je wel indenken dat dat leidt tot een hoop fouten bij het lezen en handmatig overnemen. Dat paste totaal niet meer bij onze nieuwe manier van werken.” Daarop benaderde de uitzender haar klanten, en met succes. Ruim een jaar later leveren alle klanten de uren digitaal aan, via het portaal of in Excel. “Natuurlijk zit er nog wel eens een foutje in een Excellijst, maar dat gebeurt echt minimaal. Onze jobcoaches vullen de uren zelf in en zijn hier heel alert op. Het gebeurt zelfs wel eens dat een jobcoach een klant belt over een foutje in de urenlijsten, met de boodschap dat een medewerker op die dag helemaal niet gewerkt heeft.”

De relatie met uitzendkrachten is door deze aanpassing ook verbeterd. “Er komt eigenlijk niemand meer langs op ons wekelijkse vragenuurtje. En als er toch iets aan de hand is, gaat dat over een auto of huisvesting. De administratie is keurig op orde. De rookmelder doet zijn werk”, lacht Van der Meer.

(12)

Als je bedrijf floreert, ontgroeit je administratie op een ge- geven moment je zelfgemaakte software en Excellijsten.

Dat was ook de reden waarom Flexible Human Services (FHS) besloot op zoek te gaan naar software voor planning en verloning. Losse pakketten voor beide processen was een vereiste, om zowel planning als verloning optimaal te laten verlopen. De propositie van Plan4Flex en Nocore gaf FHS “het beste van twee werelden.”

FHS verzorgt internationale arbeidsbemiddeling in en rond- om de randstad. Het in 2002 opgerichte uitzendbureau heeft elke dag zo’n 2000 mensen aan het werk in de sectoren pro- ductie, techniek, agrarisch, voeding en logistiek. Omdat het steeds lastiger werd om nieuwe ontwikkelingen bij te houden in een zelfgebouwd software systeem en Excellijsten en de wens naar meer inzicht bleef groeien, besloot het bedrijf in 2011 op zoek te gaan naar een planning- en salarispakket.

De software moest onder andere gebruiksvriendelijk zijn, automatiseren mogelijk maken en een eind maken aan de dubbele data-invoer voor verloning- en salarisverwerking.

“In Excel is het heel moeilijk om historie vast te leggen, dingen terug te vinden en overzicht te bewaren”, vertelt Sander Guijt, Directeur Financiën & Organisatie bij FHS. “En dat was waar wij naar op zoek waren. Meer overzicht. Meer inzicht in hoe dingen geregeld zijn, of dat efficiënt verloopt en wat er beter kan. Dat kan alleen als je ook de historie vastlegt.”

4. FHS automatiseert met “het beste van twee werelden”

FHS profiteert van aparte systemen voor frontend en backend.

Aparte systemen voor frontend en backend

Het bedrijf uit de bollenstreek koos bewust voor twee losse systemen voor planning en salaris. “Er zijn ook pakketten die zowel planning als verloning aanbieden, maar dan functioneert een van de twee altijd minder goed.” Na een decennium werden de zelfgebouwde software en Excellijs- ten ingeruild voor de combinatie van Plan4Flex en Noco- re. Guijt legt de keuze uit: “Plan4Flex en Nocore sloten het beste aan bij onze wensen en eisen. Ze hadden een goede propositie voor hun samenwerking. En we hebben nu één systeem voor de frontend en één voor de backend: het beste van twee werelden!”

SANDER GUIJT (DIRECTEUR FINANCIËN & ORGANISATIE)

(13)

De voordelen van automatiseren

Meer werk vindt Sander dus niet erg, als het voordelen oplevert: “De clue van automatiseren is dat je dingen niet meer dubbel hoeft te doen.” Dat scheelt tijd en verkleint de foutmarge aanzienlijk, omdat je gegevens niet handmatig hoeft over te nemen. Daarnaast levert de overstap op het softwarepakket inzichten op die het bedrijf verder helpen. Én het maakt het makkelijker om te voldoen aan zowel de wensen van klanten en medewerkers als aan de laatste weten re- gelgeving. “Sinds 2002 zijn we vier keer zo groot geworden.

De wereld is ook veranderd. Wetgeving is ingewikkelder geworden, de eisen van mensen zijn ingewikkelder… Daar moeten we aan voldoen. Werken in een Excellijstje zoals we vroeger deden, kan nu dus echt niet meer.”

Samen verder groeien en automatiseren

Over de samenwerking is de Directeur Financiën & Organi- satie kritisch, maar tevreden. “Terwijl wij groeiden, groeide e-Wings ook. Die groei loopt niet altijd synchroon. En soms loop je tijdens het groeien tegen groeistuipen aan. Maar dat weten we van elkaar en we houden respect voor elkaars si- tuatie, dat vind ik het belangrijkst.” Hij voegt toe: “Over het al- gemeen is de samenwerking goed, en e-Wings ICT probeert altijd met ons mee te denken.”

Hoewel FHS al veel geautomatiseerd heeft, liggen er nog genoeg mogelijkheden voor de toekomst. “Automatiseren is een eeuwigdurend proces. Naarmate je groter wordt, worden gedetailleerdere processen belangrijker. Je gaat dus steeds verder op details automatiseren.” Dat werkt door tot in de haarvaten van de organisatie. “Waar we begonnen met automatiseren van de planning, willen we nu allerlei functionaliteiten die nog veel verder gaan, zoals urenverwerking bij klanten of ingewikkeldere systemen voor tijdsregistratie die ook werken bij verschillende in- en uitgangen.”

Om die functionaliteiten steeds verder door te ontwikkelen, is data enorm belangrijk. “Voor ons is het heel belangrijk dat de data in Plan4Flex toegankelijk is en blijft. We zijn afhan- De softwarepartijen werken veel samen bij uiteenlopende

klanten. Via een op maat gemaakte interface communiceren de twee pakketten met elkaar. Gegevens worden automatisch uitgewisseld. De gewerkte uren gaan in Plan4Flex automatisch door de cao-ontrafelaar en worden vervolgens doorgezet naar Nocore. Het ERP-systeem neemt de verloning en afhandeling voor zijn rekening. De loonstrookjes met informatie over het uitbetaalde loon worden vervolgens automatisch teruggestuurd naar Plan4Flex. Zo kunnen uitzendkrachten in de Plan4Flex App hun loonstrookjes en alle andere informatie altijd en overal inzien.

Overstap levert meer inzicht op

De drie bedrijven gingen samen aan de slag met de implementatie. “Dat was super interessant en leuk, maar ook een ingewikkeld traject”, vertelt Sander. FHS ging door de jaren heen steeds meer onderdelen van Plan4Flex gebruiken. In- middels gebruikt de arbeidsbemiddelaar bijna alle mogelijkheden van het pakket, van cao-ontrafeling tot digitaal ondertekenen via de app, kloksystemen, werkplanning, transport, opleiding en huisvesting. Maar ook de mogelijkheden voor personeelszaken en sociale begeleiding worden benut.

Dat zorgt er soms voor dat personeel meer handelingen moet doen dan in de periode toen ze nog in de zelf gemaakte software of Excel werkten. “Wat we doen in Plan4Flex is niet altijd minder werk dan dat het voorheen was. Soms duren dingen nu langer of kosten ze meer werk. Maar dat geeft niet, want het is wél werk dat ons meer inzichten geeft. We wilden vooruit, dus deze overstap was de juiste beslissing.”

Werken in een Excellijstje zoals we vroeger deden, kan nu dus echt niet meer.

- Sander Guijt,

Directeur Financiën & Organisatie bij FHS

(14)

kelijk van deze data voor koppelingen met externe software, zoals systemen van zorgverzekeraars, ID-scanners, recruitmentsoftware of de black boxen in auto’s.”

Automatiseren om efficiënter te werken

FHS automatiseert om efficiënter te werken: “Groei is daarbij geen doel op zich. Als je efficiënter werkt, kan dat ook met minder omzet een beter resultaat opleveren. Het gaat niet altijd alleen over groei. Je kunt ook kijken naar risicobe- heersing en het leveren van betere kwaliteit. Als we minder werk hoeven te doen, kunnen we meer tijd aan onze uitzendkrachten besteden. Dat zorgt niet per definitie voor meer winst of groei, maar wel voor betere kwaliteit.”

De software van Plan4Flex ondersteunt de arbeidsbemiddelaar daarbij. “Plan4Flex geeft ons meer inzicht, waardoor we betere beslissingen kunnen nemen. Die leiden dan weer tot betere kwaliteit, meer winst, groei of een van deze zaken.”

Over Flexible Human Services

Werkt met Plan4Flex sinds 2012

Locatie: Noordwijkerhout

Website: fhs.jobs

(15)

Uitzendgroep SBA Flex was op zoek naar software die de flinke groei van de organisatie kon ondersteunen. Efficiën- ter werken was nodig om overheadkosten beheersbaar te houden. Plan4Flex bood de oplossing, waardoor SBA Flex nu bergen meer werk verzet met hetzelfde aantal kantoor- medewerkers. Samen blijven de bedrijven zoeken naar mo- gelijkheden om processen steeds verder te optimaliseren.

Na de financiële crisis van 2012 kwam SBA Flex sterk uit de startblokken. Het uitzendbureau voor tijdelijke medewerkers uit Oost-Europa groeide behoorlijk, waardoor het op zoek ging naar een nieuw softwarepakket om efficiënter te kunnen werken. De organisatie wilde blijven groeien in omzet en uitzendkrachten, maar tegelijk moesten personeelskosten beheersbaar blijven. In 2014 volgde de overstap op Plan4Flex, vanwege de mogelijkheden en flexibiliteit van de software.

Manager operations Mark van Keulen: “Plan4Flex gaf ons de mogelijkheid om enorme efficiëntieverbeteringen door te voeren. Ook werden we direct sterk betrokken bij de inrich- ting van het pakket, om er zo voor te zorgen dat het ook écht aansloot bij de wensen van onze organisatie. Daar zijn we tot op heden nog steeds zeer content over.”

Werk, vervoer en huisvesting plannen in een systeem

De overstap van de oude software naar Plan4Flex verliep vlekkeloos. “We hebben geen enkel probleem gehad tijdens

5. SBA grijpt groeikansen dankzij Plan4Flex

Met Plan4Flex verzet SBA Flex meer werk met hetzelfde aantal kantoormedewerkers.

de overgang.” Van de 40 kantoormedewerkers, werkzaam in Nederland en op de wervingslocaties in Polen, Roemenië en Bulgarije, werken er 35 elke dag met Plan4Flex.

Inmiddels gebruikt de uitzendgroep de software al jaren naar tevredenheid voor het plannen van werk, vervoer en huisvesting van uitzendkrachten. Het uitzenden van medewerkers uit Oost-Europa betekent immers dat je ook voor huisvesting en vervoer moet zorgen. “Werk, huisvesting en vervoer in één keer plannen kon met ons oude pakket niet op een efficiënte manier. In Plan4Flex wel. De mogelijkheden hierin zijn sinds 2014 ook steeds verder doorontwikkeld”, voegt Van Keulen toe.

MARK VAN KEULEN (MANAGER OPERATIONS)

(16)

Efficiëntieslag leidt tot schaalbaarheid

De manier waarop geplande uren worden omgezet naar werkbriefjes en door de cao-ontrafelaar gaan, levert voor SBA Flex een groot voordeel op. “Voorheen moesten we voor alle klanten handmatig de werkbriefjes doorrekenen om de verloning kloppend te krijgen.” De urenverantwoording verloopt nu dan ook een stuk efficiënter dan voorheen. Van Keulen: “Op het gebied van urenverwerking werken we nu zo’n 75 tot 80 procent efficiënter dan voorheen.”

Ook de eigen cao’s in Plan4Flex, waardoor werkbriefjes meteen verrekend worden tegen de juiste tarieven, levert een flinke efficiëntieslag op. “Deze zaken zorgen ervoor dat wij als organisatie door kunnen groeien, zonder dat we extra personeel moeten aannemen. We doen nu veel meer werk met hetzelfde aantal mensen!”

Efficiëntieslag leidt tot schaalbaarheid

Ook de eigen cao’s in Plan4Flex, waardoor werkbriefjes meteen verrekend worden tegen de juiste tarieven, levert een flinke efficiëntieslag op. “Deze zaken zorgen ervoor dat wij Op het gebied van urenverwerking werken we nu zo’n 75 tot 80 procent efficiënter dan voorheen.

- Mark van Keulen,

Manager Operations bij SBA Flex

als organisatie door kunnen groeien, zonder dat we extra personeel moeten aannemen. We doen nu veel meer werk met hetzelfde aantal mensen!”

Efficiëntieslag leidt tot schaalbaarheid

Ook de eigen cao’s in Plan4Flex, waardoor werkbriefjes meteen verrekend worden tegen de juiste tarieven, levert een flinke efficiëntieslag op. “Deze zaken zorgen ervoor dat wij als organisatie door kunnen groeien, zonder dat we extra personeel moeten aannemen. We doen nu veel meer werk met hetzelfde aantal mensen!”

Gebruiksvriendelijke app als handig communica- tiemiddel

In de beveiligde omgeving van de Plan4Flex App biedt SBA Flex haar uitzendkrachten alle informatie aan. De communicatie met uitzendkrachten over werken vervoersplanning verloopt via de app en dossiers zijn volledig gedigitaliseerd.

“Dat was voorheen niet zo. Toen verwerkten we nog veel informatie op papier.”

Ook gebruikt SBA Flex de app voor het digitaal ondertekenen van documenten. Van Keulen vertelt: “Dat bespaart ons een hoop tijd en papierwerk. Uitzendkrachten hoeven niet meer naar ons kantoor te komen om contracten te ondertekenen.

Ze kunnen nu overal en op elk moment hun documenten inzien en ondertekenen via hun telefoon. En zelf werken we bijna alles digitaal uit, zodat we geen documenten op kantoor hebben slingeren.”

(17)

Klantwensen als basis voor doorontwikkeling

Samen met e-Wings ICT, de makers van Plan4Flex, kijkt SBA Flex naar de toekomst. “De software kan ons nog helpen met een aantal efficiëntieverbeteringen, zoals het beter inrichten van workflowprocessen”, vertelt Mark van Keulen. Anders- om doet SBA Flex ook suggesties voor het verbeteren van de software, zoals verdere automatisering in diezelfde workflowprocessen in de software. “E-Wings ICT is altijd bereid mee te denken in verdere uitbreidingen en mogelijkheden in het pakket. Dat is een heel mooi unique selling point, dat ze daarin zo flexibel blijven!”

De wensen van klanten zijn de basis voor de ontwikkeling van de software. “Dat is ook het voordeel van samenwerken met deze partij. Er wordt écht iets met onze wensen gedaan. En natuurlijk gaat dat nooit 100% zo snel als je wil… Het liefst had je de oplossing die je hebt bedacht gisteren al gehad”, E-Wings ICT is altijd bereid mee te denken in verdere uitbreidingen en mogelijkheden in het pakket. Dat is een heel mooi unique selling point, dat ze daarin zo flexibel blijven!”

- Mark van Keulen,

Manager Operations bij SBA Flex

lacht de manager operations. “Maar we zijn zeker heel content met hoe zaken door e-Wings ICT worden opgepakt en neergezet. We worden altijd goed geholpen, en ook vanuit de servicedesk wordt altijd snel, vriendelijk en vakbekwaam ge- reageerd.”

Op de vraag hoe groot de kans is dat Van Keulen de software aanbeveelt, komt direct het antwoord “Hartstikke groot!”. De manager operations sluit af: “Dankzij Plan4Flex kunnen we meer werk verzetten met hetzelfde aantal mensen, waardoor we met de huidige organisatie nog verder kunnen groeien.” En groeien is ook zeker nog de bedoeling. Binnenkort verwacht de uitzendgroep op dagelijkse basis 1500 uitzendkrachten aan het werk te hebben. Wordt vervolgd…

Over SBA Flex

Werkt met Plan4Flex sinds 2013 Locatie: Tilburg

Website: sbaflex.com

(18)

Contactinformatie

E-Wings ICT

De Bloemendaal 23

5221 EB, ‘s-Hertogenbosch

Wat is Plan4Flex?

Plan4Flex is dé operationele software voor uitzendbureaus. De software helpt uitzendbedrijven die te maken hebben met ingewikkelde planningsvraagstukken of een sterk wisselende personeelsplanning.

Werk, vervoer en huisvesting: met Plan4Flex heb je één operationeel systeem voor al je processen, van inschrijving tot loonstrook.

Met samenwerkingen met ontwikkelaars van onder andere verloningspakketten, recruitmentsoftware en gps-trackers helpen wij uitzenders vooruit.

Samen komen we verder. Ben jij benieuwd hoe Plan4Flex jou vooruithelpt?

We vertellen je er graag alles over.

Neem contact op met Dréann van den Akker op dreann@ewingsict.nl of bel 088-6906999.