Reflectieverslag fittesten
Kerntaak A: de sportmanager ontwikkelt en adviseert over strategie en beleid in de sportwereld.
1. Bewaken van kwaliteit
Tijdens de uitvoering van de fittesten zat ik in verschillende gymzalen, daardoor moest ik de indeling van de ruimte steeds aanpassen. Niet elke gymzaal heeft de lengte van 26 meter, dat de minimale eis is voor de shuttle-runtest. Hierdoor moest ik de strategie aanpassen om de kwaliteit van de testen te waarborgen.
Vorig jaar was de inhoud (de strategie) van de fittest anders dan hoe ik het heb geïmplementeerd.
Vorig jaar begonnen alle deelnemers aan de fittest onderdelen en daarna aan de shuttle-run test.
Deze strategie kost meer tijd, omdat je de materialen vaker moet opbouwen en afbreken. Om het zo efficiënt mogelijk te houden, maar toch de kwaliteit te bewaren, heb ik ervoor gekozen de groepen te laten wisselen van onderdeel i.p.v. de onderdelen te verwisselen. Hierdoor is er geen onnodige tijd verloren gegaan aan het afbreken en opbouwen van de materialen.
kerntaak B: de sportmanager ontwikkelt, coördineert en positioneert sport- en bewegingsgrogramma’s.
2. Ontwerpen
Tijdens het proces heb ik mij bezig gehouden met het ontwerpen van documenten voor de fittesten.
Het volgende heb ik ontworpen om de fittesten in goede banen te laten lopen:
- Scoreformulieren - Draaiboeken
- Administratiemethode - Wegwijs borden
Een aantal documenten kon ik van vorig jaar overnemen, maar ik vond het belangrijk dat ik de documenten “eigen” maakte. Het is voor mij van belang dat ik de documenten goed begrijp; dat het duidelijk is voor mij. Daarom heb ik het ontwerp van de verschillende documenten aangepast.
3. Organiseren
De organisatie van de fittesten lag in mijn handen. Ik was “eindverantwoordelijk” voor de organisatie en de uitvoering van ervan. Ik kreeg de randvoorwaarden (datums, doelgroep, doel, opdracht, enz.) te horen en vervolgens mocht ik alles zelf bepalen/organiseren. Voor 4 eerstejaars klassen vond de fittest al plaats in de Nationale Sportweek, 3 weken na mijn eerste stagedag. Het enige dat geregeld was, waren de 4 klassen die deelnamen en verder moest alles binnen die 2 weken geregeld worden.
Met positieve energie ging ik aan de slag om alles voor elkaar te krijgen. De vrijwilligers, zaalhuur, materialen, enz. Dit vergde veel van mijn organisatorische vaardigheden, omdat het tijdsbestek niet heel lang was. Dit is mij gelukt en tijdens de Nationale Sportweek waren er 4 klassen die de fittest voltooiden.
De organisatie voor de weken 45 en 46, kenden meer organisatietijd. Samen met een stagiaire van Sport-Eve (die verantwoordelijk was voor de vrijwilligers) heb ik de fittesten georganiseerd. Nadat de aanmeldingen definitief waren, 2,5 week van te voren, ging ik de informatie per afdeling/klas in de informatiebrieven zetten. De conceptbrief had ik al af, maar de informatie moest er nog worden ingezet. Ik dacht dat ik daar sneller mee klaar zou zijn, maar dat viel tegen. Ik moest in het weekend nog druk bezig voor stage om alle informatiebrieven tijdig af te krijgen. Dit is mijn grootste leerpunt geweest in de organisatie.
4. Toepassen van marketing en PR
Landstede Groep wil graag dat er zoveel mogelijk eerstejaars studenten van Landstede MBO en Menso Alting de fittesten afronden. Om zoveel mogelijk studenten te werven, moesten de fittesten bekend worden gemaakt bij de sportcoördinatoren van de betreffende MBO locaties. Ik heb bij hen het doel aangegeven en gevraagd of er zo veel mogelijk klassen met eerstejaars zich op zouden kunnen geven.
Toen de inschrijvingen definitief waren, heb ik de klassen geïnformeerd over de tijden en de datum.
Hierbij heb ik gebruikt gemaakt van een persoonlijke brief voor de verschillende klassen. Ik heb daar bewust voor gekozen, omdat ik het zo makkelijk/helder mogelijk wilde hebben voor de deelnemers.
Het was echter wel een tijdrovende manier. Het kost namelijk veel tijd om alle informatie per klas te verwerken. Hierdoor waren de klassen goed geïnformeerd en hadden ze geen vragen.
Kerntaak C: De sportmanager managet de bedrijfsvoering van een sportorganisatie
5. Geven van leiding
Tijdens de uitvoering van de fittesten gaf ik leiding en instructie aan de vrijwilligers en aan de deelnemers. De vrijwilligers kwamen een uur voordat de fittesten begonnen. Ik gaf de vrijwilligers (testbegeleiders) instructie en uitleg over de fittesten. De gymzaal moest klaar worden gemaakt en uitleg moest gegeven worden over de verschillende fittestonderdelen. Tijdens de fittesten was ik
“verantwoordelijk” voor een goed verloop ervan. Dit hield in dat ik de tijd bewaakte, iedereen informeerde, langs de fittestonderdelen liep, motiveerde, enz. Ik merkte dat de testbegeleiders steeds minder gemotiveerd werden na mate de dag vorderde. Ik zocht naar middelen om de testbegeleiders te blijven motiveren. Dit heb ik gedaan doormiddel van hun SportEve-punten. De testbegeleiders moeten namelijk bij een x aantal sportevenementen helpen. Daaronder valt ook deze fittesten. Door deze studiepunten te benoemen werden de testbegeleiders gemotiveerder. Deze aanpak vond mijn stagebegeleider een goede oplossing. Hij zei: “ Je moet de testbegeleiders blijven motiveren en jij hebt het via deze aanpak gedaan, wat goed is!”
6. Formuleren en rapporteren
Het was van belang dat ik de inschrijvingen van de klassen goed ging rapporteren. Elke klas heeft zijn eigen voorkeur qua tijd en datum. Hiervoor heb ik een Excel-bestand aangemaakt, waar ik overzichtelijk de benodigde informatie kon noteren.
Om aan de resultaten te voldoen van Landstede Groep, namelijk: “Organiseren van fittesten voor minimaal 1000 eerstejaars BOL-studenten waarvan minimaal 75% de Testjeleefstijl-test afrondt”, was het van belang om het aantal aanwezige deelnemers te noteren. Dit vergat ik echter soms om te noteren. Voor de volgende keer is het van belang dat ik rapporteer hoeveel deelnemers daadwerkelijk aanwezig waren en of dit verschilt met het aantal opgegeven deelnemers.
Kerntaak D: De sportmanager creëert kansen en genereert middelen voor sport en bewegen.
7. Netwerken en bouwen van relaties
Zowel intern als extern heb ik gebouwd aan relaties m.b.t. de fittesten. Ik heb contacten gehad met sportcoördinatoren, vrijwilligers, verhuurders, enz. Het was van belang dat ik die relaties goed onderhield; dat er plezierig contact was, want tijdens het Blacklight Volleybaltoernooi moet ik op bijna dezelfde mensen weer een beroep doen; EHBO’ers, beheerder van het gebouw, catering, zaalverhuur, enz. Het is mij gelukt deze relaties goed te onderhouden. Dit heb ik onder andere gedaan door iedereen goed op de hoogte te houden van wat er speelde rondom de fittesten.
Hierdoor is er zo goed als geen ruis ontstaan bij de betrokken personen.
Kerntaak overstijgende competenties
8. Borgen van sporteigenheid
De fittesten hebben als doel om de studenten inzicht te laten krijgen in hun gezondheid/leefstijl. Uit de fittesten komen verschillende resultaten, waaraan studenten (doormiddel van het invullen van een test) kunnen zien hoe sportief ze zijn ten opzichte van hun leeftijdsgenoten. Het was dus van belang dat de fittesten goed uitgevoerd werden, waardoor de studenten het beste beeld kregen over hun gezondheid/leefstijl. Dit heb ik gedaan doormiddel van het maken van een instructiebeschrijving in het draaiboek en elke testbegeleider een individuele uitleg gegeven over hun fittestonderdeel.
Hierdoor heb ik de sporteigenheid van de fittest goed kunnen waarborgen.
9. Communiceren
Om de fittesten goed te laten slagen is het van belang dat iedereen weet wat hij/zij moet doen. Dit geldt zowel voor de deelnemers als voor de testbegeleiders. De informatiebrieven voor de
deelnemers moesten overzichtelijk en duidelijk zijn en vervolgens moest er gecommuniceerd worden naar de coaches/sportcoördinatoren. Dit is goed gelukt, omdat bijna elke klas op tijd en in de juiste zaal aanwezig was.
Tijdens de uitvoering van de fittesten was het van belang dat ik alles uitlegde aan zowel de
deelnemers als aan de testbegeleiders. Talentenstad kwam ook met ongeveer 60 leerlingen om de fittesten af te ronden. Ik wist niet dat het een praktijkschool was. Daar kwam ik achter toen ze in de gymzaal waren. Hierdoor moest ik op een andere manier de uitleg communiceren richting de deelnemers. Op dat moment werd mijn empathisch vermogen op de proef gesteld. Ik wist niet op welke manier je het beste kunt communiceren met deze doelgroep. Het is mij echter wel gelukt, om de uitleg zo te geven, dat de meeste deelnemers het snapten. Hierdoor liep de uitleg iets uit, maar ik vond het belangrijk dat ik de uitleg/bedoeling van de fittest goed overbracht werd aan de
deelnemers. De kwaliteit ging dit keer boven de kwantiteit.
10. Samenwerken
In mijn eentje kan ik geen fittesten organiseren voor alle eerstejaars studenten van Landstede MBO en Menso Alting. Daarbij heb ik hulp nodig gehad van verschillende personen, vrijwilligers,
sportcoördinatoren, opdrachtgever, enz. Het is van belang geweest dat ik met de betreffende personen goed ging samenwerken om de kwaliteit van de fittesten te waarborgen.
Een andere stagiaire ging de vrijwilligers regelen. Dit had ik dus, evenals de benodigde informatie versturen, uitbesteed. Een week voor de fittesten waren op twee dagen na, alle dagen ingevuld met vrijwilligers. Tevens had mijn collega nog niet alle betreffende informatie naar de vrijwilligers verstuurd. Daardoor wilde ik bijna zelf het initiatief nemen om deze informatie te versturen.
Uiteindelijk heb ik toch besloten om dat niet te doen, omdat we afspraken hadden gemaakt, wie wat ging doen. Dezelfde dag werd de informatie toch nog verstuurd naar betreffende vrijwilligers. Dit heeft ook met samenwerken te maken, omdat je elkaar moet vertrouwen in zijn/haar
werkzaamheden. Ik gaf mijn collega als tip mee: “ Als je samenwerkt, is het van belang dat je elkaar goed op de hoogte houdt met betrekking tot de zaken die er spelen”.
11. Reflecteren
Reflecteren is 1 van de belangrijkste zaken van een evenement. Er wordt gekeken wat goed en wat minder goed ging. Na elke fittest heb ik kort geëvalueerd met de testbegeleiders, wat zij ervan vonden en vooral wat ze geleerd hadden. Daarnaast heb ik na elke dag met mijn stagebegeleider om de tafel gezeten om te evalueren. Nadat alle fittesten waren afgerond heb ik ruim de tijd genomen om samen met mijn stagebegeleider te evalueren, zowel naar het proces als naar het product.
Hieruit kwamen de volgende zaken:
Tops:
- De feedback, die ik dagelijks kreeg, heb ik steeds toegepast/meegenomen naar de andere dagen/fittesten.
- Ruim de tijd genomen voor de shuttlerun test, in meerdere groepen. Hierdoor hadden de deelnemers meer ruimte tijdens het lopen en was het veiliger voor de deelnemers.
- Testbegeleiders gemotiveerd doormiddel van Sport-Eve punten.
- Het aanpassen van de uitleg m.b.t. de doelgroep. Toen de leerlingen van het Talentstad binnen kwamen, kwam ik erachter dat het een andere doelgroep was. Hierop heb ik goed op geanticipeerd. (zie ook in mijn verslag onder het kopje, communiceren)
- Snel en goed geschakeld met tekort aan testbegeleiders. Op maandag van week 52 kwamen er maar 3 testbegeleiders opdagen i.p.v. de geplande 6 begeleiders. Hierdoor moest ik snel schakelen naar een alternatief. Ik heb toen een beroep gedaan op mijn mede-stagiaires op de afdeling en die hebben mij geholpen. Hierdoor moest ik wel de indeling aanpassen van de fittestonderdelen voor de testbegeleiders.
Tips:
- Een pot koffie/thee regelen voor in de gymzaal. Doordat alles opgebouwd moest worden, had ik geen koffie/thee kunnen halen voor de EHBO-ers. Dit heb ik gevraagd aan
stagebegeleider/mede-stagiaire toen hij/zij aanwezig was.
- Alles checken en niets zomaar aannemen wat personen zeggen. Als ik dit beter had gedaan, was ik er ook achter gekomen dat de Talentenstad een andere doelgroep was.
Mijn stagebegeleider zei dat de organisatie en de uitvoering van de fittesten goed voor elkaar waren.
Hij maakte zich geen zorgen dat er in de voorbereiding/uitvoering iets verkeerds zou gaan. Tijdens de uitvoering had hij er alle vertrouwen in dat ik het zelfstanding aan kon. Dit is ook helemaal goed
gekomen en kan ik ook zelf terugkijken op 8 geslaagde fittestdagen, waarbij ik ongeveer 1000 eerstejaars studenten aan het sporten wist te krijgen.
