Copyright© 2020 Budget Balance 4 You
2
Voorwoord
Heel goed dat je ervoor hebt gekozen om mijn e-book te downloaden met de 10 stappen om te komen tot een geordende administratie!
Mijn naam is Bianca Warmerdam en ik werk als zelfstandig budgetcoach (Budget Balance 4 You). Ik begeleid mensen die behoefte hebben aan hulp en ondersteuning bij hun persoonlijke financiële situatie. De doelgroep die ik help, is heel breed: met of zonder schulden, met een laag of een hoog inkomen, met of zonder gat in hun hand. Het maakt niet uit, want het kan iedereen overkomen!
Dit e-book is vooral bedoeld voor mensen die het lastig vinden om hun administratie op orde te brengen én de houden. Ben jij het overzicht kwijt in je administratie? Heb je geen idee waar je moet beginnen en hoe je verder dit aanpakt? Lees vooral dit e-book, dan komt het goed!
In dit e-book behandel ik 10 stappen om te komen tot een geordende administratie. Ik help je op weg om alle papieren te verzamelen, te ordenen en op te bergen. Zodat ook jij je administratie netjes op een rijtje hebt. Dat geeft je het vertrouwen dat je je financiën onder controle hebt. Én het geeft heel veel rust, net zo belangrijk!
Veel plezier met lezen!
3
Inhoud
Inleiding ... 4
Vier fasen ... 5
1. Voorbereiding ... 5
Stap 1. Maak een keuze: bewaar ik mijn administratie digitaal, op papier óf beiden? ... 5
Stap 2. Maak onderscheid in privé- en gezamenlijk ... 5
Stap 3. Wat heb je nodig? ... 6
2. Sorteren van de papieren ... 7
Stap 4. Verzamel alle papieren voor je administratie ... 7
Stap 5. Loop de digitale omgevingen na (bijv. internetbankieren, Mijn-omgevingen) ... 7
Stap 6. Maak categorieën en subcategorieën ... 7
3. Administratie bewaren ... 9
Stap 7. Zorg ervoor dat je je administratie veilig bewaart ... 9
Stap 8. Gebruik verschillende bewaartermijnen ... 9
4. Planning... 10
Stap 9. Plan je periodieke administratieve taken in ... 10
Stap 10. Ruim je administratie jaarlijks grondig op ... 11
Checklist Je administratie op orde in 10 stappen ... 12
Samenvatting ... 13
En hoe nu verder? ... 14
4
Inleiding
Inzicht en overzicht in je inkomsten en uitgaven start met een geordende administratie”
Een geordende administratie, dat is de basis voor overzicht in je financiën. Maar niet iedereen houdt dit even nauwkeurig bij. Of vindt het een leuke klus om te doen…
Herken je dit?
✔ Je kijkt naar de stapel brieven en rekeningen die op de tafel ligt. Een deel is geopend, maar een ander deel niet. De stapel wordt steeds hoger en je vraagt je af hoe je dit op gaat ruimen. Het is een papieren chaos en je kunt jezelf er niet toe zetten om ermee aan de slag te gaan. Want niet alleen op de tafel liggen brieven en rekeningen, ze liggen overal in huis.
✔ Je hebt eigenlijk nooit omgekeken naar de administratie. Je hebt er niks mee of je partner regelde het. Maar nu moet je het zelf gaan doen en je hebt geen idee hoe het werkt. Dat maakt je onzeker.
✔ Je krijgt regelmatig mails van bedrijven die je digitaal brieven en rekeningen sturen. Vroeger kwamen alle brieven en rekeningen op papier en had je het overzicht nog. Maar nu is het lastig voor je. Soms klik je de mail weg en vergeet je de rekening te betalen. Totdat er een herinnering binnenkomt en je schrikt dat je deze uit het oog was verloren.
In dit e-book ga ik jou helpen om je administratie weer op orde te krijgen én te houden. Zodat je overzicht hebt en in staat bent om al je rekeningen netjes op tijd te betalen. En je precies weet wat er binnenkomt en wat eruit gaat en niet meer voor verrassingen komt te staan. Dat geeft je zelfvertrouwen over je geldzaken. En daar gaan we voor!
5
Vier fasen
Ik heb de 10 stappen ingedeeld in 4 verschillende fasen:
1. Voorbereiding
2. Sorteren van de papieren 3. Administratie bewaren 4. Planning
In de komende hoofdstukken behandel ik deze 4 fasen en de bijbehorende stappen.
1. Voorbereiding
Stap 1. Maak een keuze: bewaar ik mijn administratie digitaal, op papier óf beiden?
Rekeningen, bankafschriften etc. komen steeds meer digitaal binnen, bijvoorbeeld via de mail of via een eigen digitaal postvak van het bedrijf (een Mijn-omgeving). Aan de ene kant heeft het digitaal ontvangen van de post voordelen, zoals minder verbruik van papier. Aan de andere kant kan digitale post er ook voor zorgen dat je rekeningen sneller vergeet of dat je het overzicht verliest. Je klikt of swypt het bericht weg en vergeet er daarna op terug te komen.
Mijn advies is om (zeker in het begin) zowel een digitale administratie (op de computer) als een fysieke administratie (in een ordner) bij te houden. Kies bij beide administraties voor dezelfde indeling, dat is wel zo makkelijk voor het overzicht. Je kunt er ook voor kiezen om papieren rekeningen in te scannen (of een foto maken) voor je digitale omgeving en digitale rekeningen uit te printen voor je fysieke administratie. Een papieren administratie kan een mooie backup zijn voor als je computer het begeeft en je de digitale stukken daardoor kwijt bent.
Stap 2. Maak onderscheid in privé- en gezamenlijk
Heb je een partner, maak dan 3 administraties/ordners aan:
1. Privé voor jezelf 2. Privé voor je partner 3. Gezamenlijk
Gegevens met betrekking tot je werk (zoals loonstroken), bankafschriften, mobiele abonnement etc. kun je privé houden, dat geldt voor jou alleen.
6
Gezamenlijke gegevens zoals huur/hypotheek, energie, verzekeringen etc. bewaar je in de gezamenlijke administratie. Het kan handig zijn om gezamenlijke documenten die je via de mail ontvangt, in een aparte (gezamenlijke) mailbox binnen te laten komen.
Heb je kinderen? Houdt dan ook een aparte map aan voor de papieren van de kinderen, zoals bankafschriften.
Stap 3. Wat heb je nodig?
Bij een papieren administratie heb je een ordner en tabbladen nodig. Met de tabbladen maak je een handige indeling (hier kom ik op terug bij stap 6). Verder heb je nodig: een perforator, nietmachine, paperclips en archiefbakjes/papierbakjes.
Maak je (ook) gebruik van een digitale administratie, maak dan op de computer dezelfde
mappenstructuur aan als in de ordner. Dit geldt voor de opslag van je documenten (bijvoorbeeld in Google Drive of in de Windows Verkenner), maar dit kun je ook toepassen bij je mailbox voor inkomende stukken.
7
2. Sorteren van de papieren
Stap 4. Verzamel alle papieren voor je administratie
Verzamel alle post die je nodig hebt voor je administratie. Oftewel de post via de brievenbus en via de e-mail. Dit kunnen rekeningen, brieven en andere belangrijke documenten zijn. Download de documenten die je via de e-mail binnenkrijgt en print ze eventueel uit bij een papieren
administratie. En bij een digitale administratie zet je de documenten in mappen.
Zoek de rekeningen en brieven op papier heel goed uit. En zorg ervoor dat het compleet is. Maak vervolgens 2 stapels (privé en gezamenlijk) en leg deze in de archiefbakjes (papier) of in de digitale mappen.
Zitten er rekeningen tussen die nog betaald moeten worden? Leg deze apart, want voor deze rekeningen is nog actie nodig (namelijk: op tijd betalen)!
Stap 5. Loop de digitale omgevingen na (bijv. internetbankieren, Mijn-omgevingen)
Veel mensen ontvangen tegenwoordig geen papieren afschriften meer. Deze staan digitaal opgeslagen in internetbankieren. De jaaroverzichten van je bankrekeningen zijn sowieso handig, omdat je deze nodig hebt bij de aangifte van de inkomstenbelasting. Je kunt deze overzichten in je bankomgeving terugvinden en downloaden (bij een digitale administratie) of uitprinten (bij een papieren administratie).
Je digitale bankomgeving in internetbankieren is een voorbeeld van een Mijn-omgeving. Andere voorbeelden zijn Mijn-overheid en Mijn-DUO. In deze Mijn-omgevingen kun je je documenten makkelijk terugvinden. Bij websites van de overheid en de zorginstanties moet je inloggen met je DigiD om bij je documenten te kunnen komen.
Stap 6. Maak categorieën en subcategorieën
Je hebt nu een heleboel papieren en/of digitale rekeningen, brieven en andere documenten bij elkaar. Om orde te scheppen in de chaos van alle papieren en/of mails, is het erg handig om categorieën én subcategorieën aan te maken.
Zoals gezegd kun je deze indeling maken in je papieren administratie (door middel van een ordner met tabbladen op categorie) en in je digitale administratie (door middel van verschillende mappen op categorie).
8
Een goed voorbeeld van een indeling in categorieën is:
1. Inkomsten
2. Toeslagen en overige inkomsten 3. Woning
4. Energie en Water 5. Belastingen 6. Zorg
7. Verzekeringen
8. Kinderopvang en Onderwijs 9. Vervoer
10. Abonnementen, Internet, TV, Telefoon en Contributies 11. Betalen, Sparen en Beleggen
12. Lenen en Kopen op afbetaling 13. Pensioen
14. Kassabonnen, Facturen en Garantiebewijzen 15. Overig
Welke indeling in categorieën je precies kiest, is afhankelijk van je persoonlijke situatie. Vrijwel iedereen heeft te maken met inkomsten, verzekeringen en belastingen. Sommige categorieën gelden niet voor iedereen, zoals kinderopvang en onderwijs (als je geen kinderen hebt). Kies de categorieën die op jouw persoonlijke situatie van toepassing zijn en maak daar een indeling van.
Wil je uitgebreide informatie over het werken met deze categorieën en bijbehorende
subcategorieën, of wil je hier graag hulp bij, neem dan gerust contact met mij op (op de laatste pagina van dit e-book staan mijn contactgegevens)!
9
3. Administratie bewaren
Stap 7. Zorg ervoor dat je je administratie veilig bewaart
In je administratie staat veel persoonlijke en gevoelige informatie. Informatie die je graag veilig wilt bewaren.
Ik heb de volgende tips voor je om je gegevens veilig te bewaren op de computer:
- Maak gebruik van sterke wachtwoorden. Dat betekent een combinatie van (grote en kleine letters), cijfers en een bijzonder teken (bijvoorbeeld @). En niet bij alle gegevens hetzelfde wachtwoord gebruiken. Er zijn verschillende wachtwoorden tools waarmee je sterke wachtwoorden kunt genereren. Een voorbeeld van een dergelijke tool is Lastpass.
- Sla je wachtwoorden op in een online wachtwoordenkluis. Bijvoorbeeld Keepass.
- Maak gebruik van een dubbele authenticatie (tweefactorauthenticatie). Daarbij moet je 2 stappen doorlopen voordat je bij je gegevens kunt. Een dubbele controle dus. Bijvoorbeeld bij stap 1 vul je je wachtwoord in en bij stap 2 vul je de code in die je per sms ontvangt.
Stap 8. Gebruik verschillende bewaartermijnen
Je hoeft niet alle papieren voor altijd te bewaren. Voor bepaalde stukken geldt wel een vaste bewaartermijn (bijvoorbeeld gegevens voor de belasting), maar er zijn ook papieren die je na 1 jaar al kunt weggooien.
Bewaar in ieder geval voor 5 jaar:
• Belastingpapieren
• Loonstroken en/of uitkeringsspecificaties
• Bankafschriften
Bij overeenkomsten (zoals een arbeidsovereenkomst, pensioenovereenkomst, huurcontract, etc.) bewaar je deze papieren zolang de overeenkomst loopt. Voor verzekeringen en lidmaatschappen geldt dat je vaak ieder jaar een nieuw exemplaar ontvangt. Deze vervangt het vorige exemplaar en dan kun je degene van het afgelopen jaar weggooien.
Let ook op garantiebewijzen, bewaar deze in ieder geval zolang de garantie loopt.
En dan hebben we nog documenten die je voor altijd bewaart. Voorbeelden hiervan zijn stukken van de notaris (bijvoorbeeld een testament), diploma’s, arbeidscontracten, jaaropgaven,
inentingsbewijzen en medische documenten. Het staat je altijd vrij om alles te bewaren, maar dat zorgt er ook voor dat je een enorme berg documenten opbouwt en uiteindelijk het totale
overzicht verliest. Het is handig om bij de jaarlijkse opruiming (stap 10) kritisch te kijken welke documenten je wilt (en/of moet) bewaren.
10
4. Planning
Stap 9. Plan je periodieke administratieve taken in
Een goede planning is het halve werk. Als je je administratie regelmatig oppakt, blijf je overzicht houden én je bent weinig tijd kwijt om het geheel geordend te houden op de langere termijn. Ga er daarom dagelijks, wekelijks en maandelijks mee aan de slag.
Om je administratie op orde te houden raad ik je het volgende aan:
✓ Dagelijks
Dagelijks komen er via je brievenbus, e-mail en Mijn-omgevingen één of meerdere poststukken binnen. Open de post en leg het vervolgens weg op een vaste plek. Dit kan (bij fysieke post) een archiefbakje in de huiskamer zijn of (bij digitale post) een vaste map op je computer
(“administratie te doen”).
✓ Wekelijks
Het werkt het beste als je een wekelijks moment inplant om je administratie bij te werken.
Bijvoorbeeld een moment in het weekend, waarbij je de gelegenheid hebt om alles rustig door te nemen en te verwerken.
En wat ga je dan iedere week doen: je gaat aan de slag met de post in het archiefbakje in de huiskamer en/of de map “administratie te doen” op je computer. Je neemt de post (nog een keer) door, bij een rekening betaal je deze en vervolgens werk je je administratie bij (je bergt de brief op en/of je slaat de brief op op de computer).
✓ Maandelijks
Iedere maand werk je je overzicht van inkomsten en uitgaven bij aan de hand van de
administratie. Zie je bijzonderheden hierbij (bijvoorbeeld hoge variabele lasten) schrijf deze dan op en overleg hierover met je partner. Gaat het om een eenmalige aanschaf of om kosten die terug gaan komen en waarvoor je beter geld kunt gaan reserveren?
Het is sowieso handig om elkaar op de hoogte te houden met betrekking tot de administratie.
Mocht je partner bijvoorbeeld ziek worden dan is het fijn als je weet hoe de administratie is opgebouwd en je kunt deze dan makkelijker overnemen.
11
Stap 10. Ruim je administratie jaarlijks grondig op
Over een heel jaar bouw je een flinke administratie op. Om te voorkomen dat het een te grote stapel wordt (waardoor je het overzicht weer kwijtraakt), doe je jaarlijks een grondige opruiming.
Je gooit bijvoorbeeld de papieren weg die je niet mee nodig hebt (aankoopbewijzen van spullen die je niet meer hebt, oude verzekeringspolissen, etc.).
Dit is ook een mooi moment om te kijken of de administratie op deze wijze werkt voor jou. Zijn er bijvoorbeeld categorieën die je alsnog niet nodig hebt of wil je er juist één toevoegen? Kijk hier jaarlijks eens kritisch naar.
De jaarlijkse opruiming kun je ook gebruiken om kritisch naar een aantal andere zaken te kijken, vooral de vaste lasten. Zo is het eind van het jaar een goed moment om te kijken of je beter kunt overstappen van zorgverzekeraar of energieleverancier. Vaak loont het de moeite om over te stappen.
Of misschien heb je abonnementen waar je vrijwel het hele niks mee hebt gedaan en die dus eigenlijk overbodig zijn. Zoals een abonnement van de sportschool waar je al in geen maanden bent geweest. Het opzeggen van deze abonnementen kan je makkelijk (veel) geld besparen.
12
Checklist Je administratie op orde in 10 stappen
Om met alle stappen aan de slag te gaan heb ik een handige checklist gemaakt die je kunt gebruiken. Heb je een stap afgerond, vink deze dan af en ga verder met de volgende stap.
VOORBEREIDING
☐ Maak een keuze: bewaar ik mijn administratie digitaal, op papier óf beiden?
☐ Maak onderscheid in een privé- en gezamenlijk
☐ Wat heb je nodig?
SORTEREN VAN DE PAPIEREN
☐ Verzamel alle papieren voor je administratie
☐ Loop de digitale omgevingen na (bijv. internetbankieren, Mijn-omgevingen)
☐ Maak categorieën en subcategorieën
ADMINISTRATIE BEWAREN
☐ Zorg ervoor dat je je administratie veilig bewaart
☐ Gebruik verschillende bewaartermijnen
PLANNING
☐ Plan je periodieke administratieve taken in (dagelijks, wekelijks en maandelijks)
☐ Ruim je administratie jaarlijks grondig op
13
Samenvatting
Er kunnen allerlei redenen zijn waardoor je administratie een financiële chaos is. Je vind het bijvoorbeeld lastig om ermee te starten, je bent niet een gestructureerd type, je partner deed de administratie altijd, etc. Allemaal situaties waardoor het lastig kan zijn om met je administratie aan de slag te gaan.
Maar er is hoop! In dit e-book heb ik je 10 stappen gegeven om te komen tot een geordende administratie:
1. Maak een keuze: bewaar ik mijn administratie digitaal, op papier óf beiden?
2. Maak onderscheid in een privé en gezamenlijk 3. Wat heb je nodig?
4. Verzamel alle papieren voor je administratie
5. Loop de digitale omgevingen na (bijv. internetbankieren, Mijn-omgevingen) 6. Maak categorieën en subcategorieën
7. Zorg ervoor dat je je administratie veilig bewaart 8. Gebruik verschillende bewaartermijnen
9. Plan je periodieke administratieve taken in 10. Ruim je administratie jaarlijks grondig op
Als je met deze 10 stappen aan de slag gaat, zul je zien dat je weer overzicht krijgt in je
administratie. En je zult merken dat je niet alleen het gevoel hebt dat je het weer onder controle hebt en dat je in staat bent om al je rekeningen netjes op tijd te betalen. Je hebt óók weer rust in je hoofd om verder te gaan. En dat is minstens zo belangrijk!
14
En hoe nu verder?
Ik hoop dat mijn tips je hebben geholpen om weer orde te krijgen in je persoonlijke administratie.
Heb je nog vragen, zijn er dingen onduidelijk, wil je er gewoon meer van weten of nader kennis met mij maken? Neem gerust contact met mij op! Je kunt mij altijd bereiken voor een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek, om te zien wat ik voor je kan betekenen.
Ik ben bereikbaar via:
✓ E-mail: info@budgetbalance4you.nl
✓ Telefoon: 06 – 3047 8546 (kan ook via Whatsapp)
✓ Contactformulier op mijn website: www.budgetbalance4you.nl/contact Ook kun je mij bereiken via mijn sociale mediakanalen:
✓ Facebook: https://www.facebook.com/budgetbalance4you
✓ Instagram: https://www.instagram.com/budgetbalance4you/
Meer weten over de diensten die ik aanbied?
Kijk dan op mijn website: www.budgetbalance4you.nl.
