1. Coöperatie Agrarische Natuur Drenthe
In deze bijlage wordt weergegeven hoe toekomstbestendig Coöperatie Agrarische Natuur Drenthe (AND) is. Dit is gedaan door de mate van professionaliteit van het agrarische collectief in beeld te brengen op basis van de verschillende kenmerken uit het beoordelingskader (zie paragraaf 1.2.1 en bijlage 1 uit het hoofdrapport) en hoe het collectief zich daarbij verhoudt tot de meest voorkomende beoordeling (modus)1 van alle collectieven. Daarbij wordt helder op welke punten het collectief zich naar verhouding goed heeft ontwikkeld en waar nog extra aandacht nodig is. De agrarische collectieven kunnen op basis van hun eigen ambitie streven naar het verbeteren van een of meer van hun mindere punten.
In dit onderzoek waren we afhankelijk van wie de vragenlijsten (zie bijlage 2 hoofdrapport en de ingevulde vragenlijst) hebben ingevuld, de kwaliteit van de ingevulde vragen en aangeleverde gegevens. We hadden de collectieven gevraagd de vragenlijsten met een aantal mensen uit de organisatie in te vullen (bijv. bestuurslid, medewerker, deelnemer). Collectief AND heeft dit ingevuld samen met medewerkers van de werkorganisatie, bestuursleden, leden/deelnemers en de ledenraad.
Vervolgens hebben wij de diverse kenmerken van de agrarische collectieven, zoals opgenomen in het beoordelingskader, gescoord op basis van de ingevulde vragenlijsten, de aangeleverde gegevens en waar nodig met de informatie van de website. Dit scoren heeft plaats gevonden door de antwoorden op de vragen te beoordelen aan de hand van het beoordelingskader (zie bijlage 3 hoofdrapport). Dit beoordelingskader koppelt een waarde tussen 1 en 5 aan de mate waarin een collectief een bepaald kenmerk ‘goed op orde heeft’. Dat betekent dat het door ons gebruikte beoordelingskader erg bepalend is voor de uitkomsten. Daarin worden aspecten benoemd waarmee we de collectieven hebben gekarakteriseerd en vervolgens gescoord. Als we daarin belangrijke kenmerken van collectieven hebben weggelaten, zijn die niet zichtbaar geworden. Om een dergelijke bias te voorkomen, hebben wij het beoordelingskader op basis van internationale literatuur samengesteld.
Ondanks dat we met cijfers komen over aspecten van de collectieven, gaat het om kwalitatief onderzoek. De scores zijn op basis van interpretatie en waardering samengesteld. We hebben geprobeerd dat te objectiveren, door heldere criteria en een check op elkaars waardering, maar het blijft een normatieve en enigszins subjectieve beoordeling. Bovendien hebben alle criteria even zwaar gewogen in de totale beoordeling. Betrokkenen vinden wellicht sommige criteria belangrijker dan andere. Dit is een extra reden om niet al te veel waarde te hechten aan de scores per collectief. Ze zijn bedoeld als een aanleiding tot gesprek binnen en tussen de collectieven en als aanleiding tot het uitwerken van ontwikkelplannen. De precieze invulling daarvan zal toch moeten gebeuren op basis van de ambities en behoeften van de collectieven zelf.
1 Dit is dus iets anders dan het gemiddelde van de beoordelingen, waarbij alle beoordeling worden opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelingen.
1.1. Organisatie
De professionaliteit van de organisatie heeft te maken met de interne organisatie: hoe maakt de organisatie gebruik van een heldere strategie, systemen en procedures, kennisontwikkeling en hoe heeft de organisatie zichzelf daarvoor georganiseerd.
Een professioneel collectief heeft een gemeenschappelijke strategie die gedeeld wordt door de gehele organisatie. In dit onderzoek bedoelen wij met strategie de samenhang tussen ambitie, doelen en aanpak. Een ambitie omschrijft wat een organisatie wil bereiken vanuit kernwaarden en bestaansrecht. Doelen maken dit concreter, en een aanpak maakt duidelijk op welke manier de organisatie de doelen wil bereiken door middel van de uitvoering. Van belang voor een professioneel collectief is hoe deze strategie is opgesteld (proces) en uitgewerkt. Voor de beoordeling is dan ook gekeken naar deze aspecten. Zowel voor de strategie over de ambitie qua agrobiodiversiteit als het soort collectief dat men wil zijn. Met een heldere strategie kan het bestuur beter sturen op het functioneren van het collectief, de resultaten monitoren en handelen in het belang van de leden.
Met organisatiestructuur bedoelen we hoe het collectief haar primaire proces heeft georganiseerd.
We hebben gekeken naar hoe het bestuur is georganiseerd (algemeen bestuur (AB) en dagelijks bestuur (DB)) en de samenstelling daarvan, hoe de werkorganisatie is vormgegeven, en hoe de inbreng van de leden is georganiseerd. Ook is gekeken welke rol de ANV’s hebben. Duidelijk is dat dit heel verschillend is georganiseerd per collectief. We gaan ervan uit dat een professioneel collectief een organisatiestructuur heeft die aansluit op de strategie.
Gedeeld leiderschap wil zeggen dat alle lagen van de organisatie richting geven aan de ontwikkeling van de organisatie en niet dat het bestuur of de werkorganisatie daar dominant in is. Om dit te kunnen beoordelen is gekeken waar uit de organisatie voorstellen en plannen vandaan komen. Bij de beoordeling van gedeeld leiderschap is ook gekeken naar de manier waarop de inbreng van de leden is georganiseerd.
In het kader van professionaliteit is het van belang dat helder is welke verantwoordelijkheden de leden hebben, welke verantwoordelijkheden het bestuur heeft en welke verantwoordelijkheden bij de werkorganisatie liggen. Collectieven hebben een hoge score ontvangen als er een duidelijke scheiding is van taken en verantwoordelijkheden tussen bestuur en werkorganisatie. Dat betekent dat voor een hoge score een medewerker van de werkorganisatie niet tegelijkertijd bestuurslid kan zijn. Een lage score betekent dat taken en verantwoordelijkheden niet helder gescheiden zijn, of slechts voor een klein deel.
Professionele organisaties kunnen niet zonder ondersteunende systemen. Daarmee bedoelen we software of procedures/regels voor de ondersteuning van de organisatorische processen (de bedrijfsvoering van het collectief) of van het agrarisch natuurbeheer. Bij de beoordeling is gekeken in hoeverre ondersteunende systemen aanwezig zijn voor de noodzakelijke processen en of ze daadwerkelijk worden gebruikt. Als dat het geval is, hebben collectieven een hoge score gekregen.
Een lerende organisatie is een organisatie die haar leden of medewerkers in staat stelt de werkzaamheden aan te passen aan de voortdurend veranderende omgeving door van elkaar te leren, door scholing en door het stimuleren van creativiteit en innovatie. Leren heeft niet alleen betrekking
op het individu. Er is een brede gerichtheid op leren en verbetering. In lerende organisaties is ruimte voor innovatie, ook voor de organisatie zelf. In dit onderzoek hebben we concreet gekeken naar de aanwezigheid van een kennisprogramma en naar experimenteren en innovatie. Hoe uitgebreider het kennisprogramma, hoe meer punten het collectief heeft gekregen. Ook hebben collectieven met veel ruimte voor experiment en innovatie meer punten gekregen.
In figuur 1 zijn de resultaten van de beoordeling voor het onderdeel Organisatie van het AND ten opzichte van de meest voorkomende beoordeling (modus) weergegeven. Hieronder wordt dit verder toegelicht.
Figuur 1: Resultaten beoordeling AND onderdeel Organisatie
Strategie: AND is bezig een strategie op papier te zetten en uit te werken. Ze doen dit in een intensief proces met de organisatie en leden. Uit de antwoorden blijkt wel dat ze op onderdelen een strategie hebben. Wat voor collectief ze willen zijn en blijven. Op welke Agrobiodiversiteit AND wil inzetten wordt, net als bij veel andere collectieven, het Natuurbeheerplan gevolgd. Ze geven aan ook aandacht te hebben voor voedselbronnen van beschermde of in stand te houden soorten (welke soorten is niet aangegeven). Dus op onderdelen is een strategie voor agrobiodiversiteit beperkt uitgewerkt. Deze wordt nu verder op papier gezet. Op dit moment scoren ze dus nog een 2 voor strategie maar ze zijn bezig om hier op termijn verder invulling aan te geven.
Organisatiestructuur: AND heeft een algemeen bestuur bestaande uit 9 leden en een dagelijks bestuur bestaande uit 4 personen. De voorzitter is onafhankelijk dus geen lid van de organisatie. De helft van het bestuur is landbouwer en verder is het streven dat 1/3 van het bestuur vrouw/man is.
0 1 2 3 4 5
Strategie: agrobiodiversiteit
Strategie: collectief
Organisatiestructuur
Gedeeld leiderschap
Scheiding van verantwoordelijkheden
OS: agrobiodiversiteit
OS: bedrijfsvoering
Kennisprogramma
Innovatie
Organisatie
Modus AND
De huidige organisatiestructuur bestaat vanaf 2017, waarbij de ANV’s zijn gefuseerd en de werknemers in dienst zijn genomen. De strategie hierachter is niet meegestuurd, we weten dat ze hiervoor een proces hebben gevolgd en bewust deze stap hebben gezet. We gaan ervan uit dat dit terugkomt in de strategie die nu wordt opgesteld.
AND heeft 575 leden waarvan 326 deelnemers aan het ANLb. Dat betekent dat ze groot aantal andere leden hebben. De inbreng van de leden gaat via een ledenraad waarin vertegenwoordigers vanuit de onderscheiden deelgebieden zitting hebben. De ledenraad fungeert ook als ALV.
Gedeeld leiderschap: Inbreng komt vanuit alle kanten. Aangezien er geen ALV is, kunnen de deelnemers alleen de ledenraad iets inbrengen. Dat betekent dat de inbreng van de leden is beperkt mogelijk is, daarom scoren ze hierop een 4.
Scheiding van verantwoordelijkheden: Alle taken zijn gescheiden tussen bestuur en werkorganisatie.
Ondersteunende systemen: AND heeft een groot aantal ondersteunende systemen zowel ecologische als voor de bedrijfsvoering. En ze gebruiken de systemen ook om doelen te evalueren en passen op basis daarvan bijvoorbeeld de werkzaamheden of het beheer aan. Evaluatie vindt plaats via PDCA- cyclus.
Lerende organisatie: Er is een uitgebreid kennisprogramma aanwezig, leden worden via een open uitnodiging uitgenodigd. Er wordt uitgebreid geleerd van andere collectieven. Er is ook ruimte voor informele activiteiten, veelal gekoppeld aan kennisontwikkeling, ledenbijeenkomsten en excursies.
Innovatie: AND gaat positief om met initiatieven voor innovatie, ze doen mee aan verschillende projecten.
1.2. Personen
De professionaliteit van personen heeft te maken met de kwaliteit van het functioneren van de mensen die deel uitmaken van het bestuur en de werkorganisatie, maar ook van de deelnemers die het beheer uitvoeren in het veld.
Om de kwaliteit van de bestuursleden te bepalen is gekeken naar de aanwezigheid van functieomschrijvingen, of het moeilijk is bestuursleden te vinden en of de bestuursleden aan deze eisen voldoen (IK: bestuursleden). Voor de ontwikkeling van de kwaliteit van de bestuursleden is gekeken naar hoe vaak het functioneren van het bestuur wordt besproken, of er mogelijkheden zijn voor ontwikkeling en wat de deelname daaraan is vanuit de bestuursleden (OK: bestuursleden).
Om de kwaliteit van de mensen uit de werkorganisatie te bepalen, is gekeken naar het soort functies, de aanwezigheid van kwaliteitseisen en het aantal mensen dat als vrijwilliger werkt, ingehuurd wordt en in loondienst is (IK: werkorganisatie). Voor de ontwikkeling van de kwaliteit van de mensen uit de werkorganisatie is gekeken naar hoe vaak functioneringsgesprekken worden gehouden, of er mogelijkheden voor ontwikkeling zijn en wat de deelname daaraan is (OK: werkorganisatie).
Om de kwaliteit van de deelnemers te bepalen, is gekeken naar de eisen die het collectief gebruikt voor de selectie van deelnemers voor deelname aan het ANLb (IK: deelnemers). Voor de ontwikkeling van de kwaliteit van de deelnemers is gekeken naar hoe vaak de kwaliteit van het beheer wordt besproken, of er mogelijkheden voor ontwikkeling zijn en wat de deelname daaraan is (OK:
deelnemers).
Collectieven hebben hoge scores gekregen als kwaliteitseisen voor de verschillende personen duidelijk zijn, als het functioneren wordt besproken en als een groot deel van de personen meedoet aan de ontwikkelingsmogelijkheden. De laagste scores zijn toegekend aan collectieven die geen van deze kenmerken hebben.
In figuur 2 zijn de resultaten van de beoordeling voor het onderdeel Personen van AND ten opzichte van de meest voorkomende beoordeling (modus) weergegeven. Hieronder wordt dit verder toegelicht.
Figuur 2: Resultaten beoordeling AND onderdeel Personen
Identificeren kwaliteitseisen (IK):
o Bestuur: kwaliteitseisen volledig aanwezig en er wordt gezocht aan de hand van de profielschets. Sinds de fusie is er 1 nieuw bestuurslid aangenomen. Ze hebben geen problemen nieuwe bestuursleden te vinden, er is genoeg animo.
o Werkorganisatie: De werkorganisatie bestaat uit een directeur, procesmanager/projectleider, gebiedscoördinator, veldmedewerkers, administrateur, adviseur communicatie, bestuurssecretaris, vrijwilliger onderhoud kantoor en vrijwilligers schouw. Volledige functieprofielen zijn aanwezig en de mensen uit de werkorganisatie voldoen daar ook aan. De werkorganisatie bestaat uit 2 vrijwilligers, 7 mensen die in loondienst 7 zijn (6,35fte) en 2 mensen die worden ingehuurd (0,5 fte).
o Deelnemers: AND heeft 326 deelnemers. Hoge ecologische eisen en motivatie zijn de belangrijkste eisen voor deelnemers. Ze worden persoonlijk benaderd via mensen van de werkorganisatie of bestuur maar ook via social media e.d. Het is niet moeilijk deelnemers te vinden.
Ontwikkeling en bijhouden kwaliteitseisen (OK):
o Bestuur: Er is een systeem van zelfevaluatie om het functioneren één keer per het functioneren van het bestuur te bespreken. Het collectief biedt volop mogelijkheden voor ontwikkeling aan zoals opleiding en studiebijeenkomsten. En er wordt veel gebruik van gemaakt.
o Werkorganisatie: Het collectief houdt jaarlijks functioneringsgesprekken met de medewerkers. Dit doet de directeur met de medewerkers en het bestuur met de directeur.
AND biedt een groot aantal mogelijkheden voor verdere ontwikkeling aan zoals opleidingen, cursussen, excursies etc. Iedereen doet daaraan mee.
o Deelnemers: Er is jaarlijks overleg met deelnemers uit de leefgebieden open grasland en open akkerland. Met de deelnemers uit de andere leefgebieden is met zekere regelmaat overleg.
Aanbod van verschillende kennis ontwikkelingsactiviteiten, maar beperkte deelname door deelnemers (circa de helft).
0 1 2 3 4 5
IK: bestuursleden
IK: werkorganisatie
IK: deelnemers
OK: bestuursleden
OK: werkorganisatie
OK: deelnemers
Personen
Modus AND
1.3. Omgeving
De professionaliteit in het omgaan met de omgeving gaat over hoe het collectief omgaat met externe ontwikkelingen in de directe omgeving van het collectief en in het maatschappelijk veld. Deze ontwikkelingen kunnen gevolgen hebben (positief en negatief) voor de organisatie en vragen mogelijk een reactie. Het is daarom belangrijk om beschikking te hebben over netwerkkwaliteiten, politiek- strategische kwaliteiten en ondernemerskwaliteiten.
Bij het onderdeel netwerk gaat het om de vraag of het collectief in staat is om een netwerk op te bouwen, te onderhouden en te gebruiken. Ook de kwaliteit van die relaties doet ertoe: daarom hebben we gevraagd of in de samenwerking wordt uitgegaan van vertrouwen en wederkerigheid. Met wederkerigheid bedoelen we dat beide partijen baat hebben bij de samenwerking en er sprake is van gelijkwaardigheid. Een hoge score betekent dat het collectief een goede relatie heeft met meerdere partijen. Een lage score betekent minder goede relaties en/ of met minder partijen.
Het kenmerk agenderen is gebaseerd op de politieke en strategische kwaliteiten van het collectief.
Een collectief scoort hoog als het collectief in staat is om zaken op de politieke agenda te zetten en aan bewustwording te doen. Collectieven met een lage score doen niets aan agenderen.
Met ondernemerschap bedoelen we de vaardigheid voor het bouwen van coalities, het benutten van kansen voor innovatie, het benutten van zakelijke kansen en het uitvoering geven aan plannen en initiatieven. Daarvoor zijn vragen gesteld over het samenwerken in projecten. Hoe meer van deze vaardigheden een collectief heeft, hoe hoger de score.
In figuur 3 zijn de resultaten van de beoordeling voor het onderdeel Omgeving van AND ten opzichte van de meest voorkomende beoordeling (modus) weergegeven. Hieronder wordt dit verder toegelicht.
Figuur 3: Resultaten beoordeling AND onderdeel Omgeving
Netwerk: AND is zeer goed in staat om een netwerk op te bouwen en te onderhouden. Ze doen dit door verschillende overleggen, bezoeken te brengen en informatie te delen. Er is sprake van vertrouwen en wederkerigheid wat blijkt uit agenderen en de samenwerking in de projecten.
0 1 2 3 4 5
Netwerk Agenderen Ondernemerschap
Omgeving
Modus AND
Agenderen: Invulling Regio deal NN en Drentse agenda ‘Boer, Burger, Biodiversiteit’’ hebben ze op de agenda gezet.
Ondernemerschap: Een zeer ondernemend collectief zowel vanuit kansen benutten, coalities bouwen, businessplan op zetten en bouwen en uitvoering geven aan de werkzaamheden. Ze werken samen aan een groot aantal projecten, ze zijn daarbij meestal samenwerkingspartners en soms initiatiefnemer en vooral verantwoordelijk voor de uitvoering. Ze willen in de toekomst een vertrouwde partner zijn voor duurzame agrarische activiteiten. Financieel gezien is collectief vooral gebaseerd op ANLb activiteiten.
Projecten worden met externe middelen gefinancierd en ze willen daar geen risico’s mee lopen.
