GE M E E N T E BE S T UUR GAVE RE
Markt 1 – 9890 GAVERE T 09 389 29 00 - F 09 389 29 01 www.gavere.be
info@gavere.be
FUNCTIEBESCHRIJVING
Deskundige administratieve organisatie Doel van de entiteit
Het lokaal bestuur draagt bij aan het geluk van zijn inwoners door maximaal kansen te bieden op een kwaliteitsvol leven en door mensen en buurten samen te brengen. Het lokaal bestuur maakt van de gemeente een thuis waar het goed leven is.
De afdeling interne zaken staat in voor de administratieve en financiële organisatie van de gemeente. Ze ondersteunt de klantgerichte afdelingen in hun dagdagelijkse werking op het vlak van administratie, communicatie, financiën, ICT, interne controle, personeel, …
De dienst administratieve organisatie werkt op beleidsmatig niveau, biedt managementondersteuning op ondersteunende processen. Op operationeel vlak staat de dienst o.a. voor het personeelsbeheer, de organisatiebeheersing en de ondersteuning van de beleidsorganen.
Plaats in de organisatie
De deskundige administratieve organisatie werkt onder leiding van en rapporteert aan de algemeen directeur.
De deskundige administratieve organisatie treedt in afwezigheid of bij verhindering van de algemeen directeur op als waarnemend algemeen directeur.
De deskundige administratieve organisatie maakt deel uit van het managementteam.
Kernresultaatsgebieden Algemeen
Beleid
Ondersteunen van de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en beleidsevaluatie
Dit omvat onder meer:
- een actieve inbreng hebben in de opmaak van het algemeen beleidsprogramma/de beleidsnota;
- het beleid trouw (door)communiceren en participeren aan de uitvoering ervan; meewerken aan het opzetten, onderhouden en verbeteren van het systeem ter opvolging van de uitvoering;
- de uitvoering van het beleid kritisch evalueren en voorstellen tot bijsturing formuleren;
Communicatie
Bewaken van de interne communicatie en extern vertegenwoordigen van de organisatie.
Dit omvat onder meer:
- fungeren als communicatiescharnier tussen het managementteam en de diensten/afdelingen;
- streven naar en zoeken naar manieren om de interne communicatie te verbeteren;
- ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de opmaak van de afsprakennota tussen het managementteam enerzijds en college van burgemeester en
schepenen/burgemeester anderzijds; de in de nota gemaakte afspraken getrouw nakomen;
- de organisatie extern vertegenwoordigen;
Personeel
Advies verstrekken en participeren bij de opmaak van strategische personeelsinstrumenten.
Dit omvat ondermeer:
- ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de opmaak van het organogram, de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel;
Financiën
Advies verstrekken en participeren bij de opmaak van het meerjarenplan, het budget en de inventaris.
Dit omvat ondermeer:
- ter ondersteuning van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder een actieve inbreng hebben bij de opmaak van het meerjarenplan, het budget; de budgetwijziging en de interne kredietaanpassing;
- ter ondersteuning van de financieel beheerder een actieve inbreng hebben bij de opmaak en actualisering van de inventaris;
Kennis
De wet- en regelgeving, vakliteratuur, methodieken … van toepassing binnen het eigen domein opvolgen en kunnen integreren in de werking van de organisatie.
Dit omvat onder meer:
- de evolutie van de wetgeving opvolgen;
- voorstellen formuleren om de afdeling bij te sturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving;
- het personeel van de afdeling duidelijke correct en duidelijk voorlichten;
Kwaliteit
Bewaken van de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten.
Dit omvat onder meer:
- oog hebben voor discrepanties tussen diensten/afdelingen en deze ter discussie brengen;
- meedenken over en meehelpen aan verbeter- en/of veranderingsprojecten;
- het opzetten van een kwaliteitsysteem voor de organisatie;
- ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de organisatie en de uitvoering van het intern controlesysteem;
Projectmatig werken
Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende (dienstoverschrijdende) projecten.
Dit omvat ondermeer:
- de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen;
- coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten;
- uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie;
- opstarten van projectgroepen;
- ondersteunen van projectgroepen;
- formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden;
Verruimende bepaling
De bovenstaande oplijsting van de kernresultaatsgebieden beperkt zich tot de belangrijkste
resultaatsgebieden van de functie. De oplijsting mag in geen geval als limitatief beschouwd worden.
Daarenboven kan de leidinggevende, voor de goede werking van de organisatie, steeds nieuwe en/of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toewijzen.
Specifiek
Algemene managementondersteuning
Ondersteuning bieden aan de algemeen directeur, de financieel directeur en de leden van het managementteam.
Dit omvat onder meer:
- optreden als waarnemend algemeen directeur in afwezigheid of bij verhindering van de algemeen directeur;
- bijstaan van de leden van het managementteam bij invulling van rol als lid van het
managementteam; het voorbereiden van de agenda, het bijwonen van de vergadering en het maken van het verslag van het managementteam;
- bijstaan van de algemeen directeur bij de uitvoering van zijn taken en verantwoordelijkheden binnen de dienst administratieve organisatie;
Doelstellingen, proces- en risicomanagement en monitoring
Ondersteunen van de beleids- en beheerscyclus en voorzien in beleids- en beheersinformatie.
Dit omvat onder meer:
- coördineren van de beleidsvoorbereiding in de vorm van omgevingsanalyse, impactanalyse, … - verbanden leggen tussen de beleids- en beheerscyclus en de organisatiebeheersing en daarbij de
grootste risico’s aanduiden;
- afdelingen en diensten ondersteunen bij de opmaak van het meerjarenplan, budget en budgetwijziging, bij de formulering van doelstellingen, actieplannen, acties, mijlpalen, indicatoren, …
- coördineren van de beleidsevaluatie en –opvolging;
- opzetten van meetsystemen ter ondersteuning van het beleid en het beheer;
- coördineren van de managementrapportering, daaronder begrepen de decretaal verplichte rapporteringen van administratie naar college en/of gemeenteraad;
- ondersteunen en organiseren van de organisatiebeheersing; organiseren van zelfevaluatie, interne audits, … en op basis daarvan verbeterplannen formuleren;
- ondersteunen van de analyse, verbetering, modellering, opvolging, … van processen;
Belanghebbendenmanagement
Bewaken en monitoren van de verwachtingen van de belanghebbenden van de organisatie.
Dit omvat onder meer:
- zorgen voor de informatiedoorstroming van de administratie naar de politieke organen en omgekeerd;
- het beheren van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en het bijwonen van de gemeenteraadscommissie intergemeentelijke samenwerking;
- het organiseren van het klachtenmanagement en erover rapporteren;
- het organiseren van klanttevredenheidsmetingen;
Personeelsstructuur, personeelscultuur en personeelsbeleid
Ondersteunen van de gemeentelijke diensten bij het uitvoeren van het HR-beleid.
Dit omvat onder meer:
- zorgen voor de informatiedoorstroming van en naar het management(team);
- meedenken over de personeelsstructuur, de personeelsformatie en de personeelsbezetting;
- opzetten en voortzetten van HR-projecten;
- opvolgen van de evaluatie- en ontwikkelingscyclus van het personeel;
- organiseren en opvolgen van selecties;
- organiseren en opvolgen van het onthaal/de uitstroom;
- organiseren en opvolgen van de vorming en training;
- fungeren als aanspreekpunt inzake deontologie;
Informatiebeheer
Zorgen voor een goed beheer en een vlotte beschikbaarheid van informatie.
Dit omvat onder meer:
- coördineren van de informatieveiligheid;
- beheren van het archief;
- coördineren en behandelen van de vragen inzake passieve openbaarheid;
Facilitaire middelen
Ondersteunen van de facilitaire opdrachten van de dienst administratieve organisatie:
Dit omvat onder meer:
- organiseren van de onthaalfunctie;
- beheren van zalen en bijhorende accommodatie, catering, …;
Verruimende bepaling
1° De bovenstaande oplijsting van de kernresultaatsgebieden beperkt zich tot de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie. De oplijsting mag in geen geval als limitatief beschouwd worden.
Daarenboven kan de leidinggevende, voor de goede werking van de organisatie, steeds nieuwe en/of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toewijzen.
2° In de hoedanigheid van waarnemend algemeen directeur worden de kernresultaatsgebieden verruimd met de kernresultaatsgebieden uit de functiebeschrijving van algemeen directeur.
Functieprofiel
Technische competenties
Cluster Competentie Niveau
Elementair Voldoende Grondig
PC-vaardigheden Tekstverwerking (F) x
Rekenbladen (S) x
Presentaties (S) x
Personal Information Manager (F) x
Software eigen aan de functie (F) x
Wetgeving en regelgeving
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie (F/S) x
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (F) x
Werking en
werkmiddelen Werking van de organisatie (F/S) x
Procedures en procesbeheer (F/S) x
Projectmatig werken (F) x
Management en
beleid Strategisch management (F) x
HR-management (S) x
Gedragscompetenties Generiek
Cluster Competentie Niveau
Elementair Voldoende Grondig
Beheersmatige
vaardigheden Voortgangscontrole (F) x
Informatiever-
werkend gedrag Analytisch denken (F) x
Interactief gedrag Schriftelijke communicatie (F) x
Teamwerk en samenwerking (G) x
Leiderschap Coaching (F) x
Persoonsgebonden
gedrag Flexibiliteit (G) x
Informatie zoeken (leervermogen) (F) x
Probleem-
oplossend gedrag Initiatief (S) x
Klantgerichtheid (G) x
Creativiteit (F) x
Waardegebonden gedrag
Organisatieverbondenheid (G) x
VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Te Gavere, 06/12/2021
de algemeen directeur
Serge RONSSE
