1
Inhoud
Voorlopige agenda ALV 28 oktober en 11 november 2013 ..2
Voorstellen:
Voorstel wijziging HR ‘Artikel 7 Sportkaarten’ ..3
Voorstel wijziging HR ‘Artikel 2 Convocatie jaarlijkse Algemene Ledenvergadering’ ..4 Voorstel wijziging HR ‘Artikel 3 Beëindiging van het lidmaatschap, Alumni’ ..5
Voorstel Kandidaatsbestuur 2013-2014 ..7
Voorstel voor aanschaf USAC W-pad voor klimweekenden ..8 USAC-Fiscus:
Afrekening 2012-2013 ..10
Toelichting Afrekening ..13
Balans 2012-2013 ..16
Saldilijst debiteuren ..17
Saldilijst crediteuren ..18
USAC-HSHG:
Afrekening 2012-2013 ..21
Toelichting Afrekening ..22
Balans 2012-2013 ..23
Saldilijst debiteuren ..24
Saldilijst crediteuren ..24
2
Voorlopige agenda ALV 28 oktober en 11 november 2013
Locatie: Boulderhal Sterk, Koningin Wilhelminalaan 4, te Utrecht Datum: Maandag 28 oktober en 11 november 2013
Begin: 19.00 uur, voorpret vanaf 18.30 ALV 1: Maandag 28 oktober 2013
1. Opening 2. Post in/uit 3. Mededelingen 4. Goedkeuren notulen 5. Vaststellen agenda 6. Commissieverslagen
7. Decharge/ installatie commissieleden 8. Financieel verslag HSHG 9. Financieel verslag Fiscus
10. Bestuursverslagen: Praeses, Ab Actis, Fiscus, Vice Praeses, HSHG, Materiaal Commissaris
11. Voorstel: HR-wijziging artikel 7 sportkaarten
12. Voorstel: HR-wijziging artikel 2.2 convocatie ALV’s
13. Voorstel: HR-wijziging artikel 3 Stemrecht alumni
14. Voorstel: kandidaatsbestuur 2013- 2014
15. Decharge huidig bestuur/ installatie kandidaatsbestuur
# Moment van feest en vreugde voor nieuw bestuur#
16. W.V.T.T.K.
17. Rondvraag 18. Schorsing
ALV 2: Maandag 11 november 2013
1. Opening 2. Post in/uit 3. Mededelingen 4. Vaststellen agenda
5. Presentatie bestuursbeleid en functie- specifieke toelichting: Praeses, Ab Actis, Fiscus, Vice Praeses, HSHG, Materiaal Commissaris
6. Presentatie begroting 2013-2014:
- Begroting Fiscus - Begroting HSHG
7. Presentatie locatie kerstweek 8. Burgerraad der USAC
9. Voorstel: USAC W-Pad 10. W.V.T.T.K.
11. Rondvraag
12. Sluiting
3
Voorstel wijziging HR ‘Artikel 7 Sportkaarten’
Het 84e USAC bestuur brengt onderstaande wijziging als voorstel ter stemming op de ALV van 28 oktober 2013.
Uitleg:
Elk jaar is het weer een opgave om alle leden van een sportkaart te voorzien. Elk dins- en donderdagavond wordt er gecontroleerd en als je één keer in het jaar je sportkaart vergeet, moet je de volle mep betalen. In samenspraak met Olympos en de hal is hier een oplossing voor bedacht en wordt er in het systeem van de hal geregistreerd of je een sportkaart hebt of niet.
Oorspronkelijke tekst zoals te vinden in het HR van november 2013:
1. Leden die gebruik maken van de USAC-klimmuuravonden en conditietrainingen zijn verplicht een sportkaart met geldige USAC SSV-registratie bij Sportcentrum Olympos aan te schaffen.
2. Indien een lid dat deelneemt aan één van bovengenoemde USAC-activiteiten niet vóór 1 oktober van het academisch jaar in het bezit is van een sportkaart met geldige SSVregistratie, zal betreffend lid niet tegen USAC-tarief kunnen klimmen tijdens USAC-tijden bij Klimmuur Utrecht en geen toegang hebben tot de conditietrainingen, totdat dit lid een sportkaart met geldige SSV- registratie heeft aangeschaft.
3. Het bestuur is belast met de controle op de aankoop van SSV-registraties van Sportcentrum Olympos.
4. KMI’s zijn vrijgesteld van de aanschaf van een sportkaart met SSV-registratie.
Voorstel nieuwe tekst:
1. Leden die gebruik maken van de USAC-klimmuuravonden bij Klimmuur Utrecht voor USAC- tarief en/of conditietrainingen zijn verplicht een sportkaart met geldige USAC SSV-registratie bij Sportcentrum Olympos aan te schaffen.
2. Indien een lid dat deelneemt aan één van bovengenoemde USAC-activiteiten niet vóór 15 oktober van het academisch jaar in het bezit is van een sportkaart met geldige SSVregistratie, zal betreffend lid enkel tegen vol tarief voor jongeren, danwel volwassenen kunnen klimmen tijdens USAC-tijden bij Klimmuur Utrecht en geen toegang hebben tot de conditietrainingen, tenzij het redelijkerwijs niet mogelijk was vóór 15 oktober van het academisch jaar een sportkaart te kopen. Dit is te beoordelen door het bestuur.
3. Het bestuur is belast met de controle op de aankoop van SSV-registraties van Sportcentrum Olympos en registreert de sportkaarten in het systeem van de hal.
4. KMI’s zijn vrijgesteld van de aanschaf van een sportkaart met SSV-registratie en worden als zodanig geregistreerd in het systeem van de hal.
4
Voorstel wijziging HR ‘Artikel 2 Convocatie jaarlijkse Algemene Ledenvergadering’
Het 84e USAC bestuur brengt onderstaande wijziging als voorstel ter stemming op de ALV van 28 oktober 2013
Uitleg:
Een paar keer per jaar worden de uitnodigingen van de ALV’s naar alle leden verstuurd via post en via email. Om voor honderden leden uitnodigingen te versturen per post kost het bestuur en vooral de ab actis veel tijd en moeite. Bovendien is dit een onnodige belasting voor het milieu.
We zij er ons bewust van dat dit voorstel al eerder ingediend is. Echter vinden we ook dat in de afgelopen jaren door de toename van technologische communicatie, het belang van papieren uitnodigingen verminderd is. Wij denken dat de papieren uitnodiging slechts voor enkele leden een toegevoegde waarde heeft en dat dit niet opweegt tegen de lasten.
Oorspronkelijke tekst zoals te vinden in het HR van november 2013:
1. De in artikel 10.4 van de Statuten genoemde termijn van acht dagen is een limiet. Als richtlijn geldt een termijn van veertien dagen.
2. De agenda wordt per post met de convocatie naar alle leden gestuurd. Op verzoek van een lid worden eventuele voorstellen met de agenda en convocatie per post naar dat lid meegestuurd.
Dit verzoek dient uiterlijk veertien dagen voor de Algemene Ledenvergadering bij het bestuur te zijn ingediend.
3. De Bestuursleden publiceren hun jaarverslagen tenminste twee weken vóór de Algemene Ledenvergadering.
Voorstel nieuwe tekst:
2. De convocatie en agenda worden per email naar alle leden en alumni gestuurd. Op verzoek van een lid worden eventuele voorstellen met de agenda en convocatie per post naar het betreffende lid/alumnus meegestuurd. Dit verzoek dient uiterlijk veertien dagen voor de Algemene Ledenvergadering bij het bestuur te zijn ingediend.
5
Voorstel wijziging HR ‘Artikel 3 Beëindiging van het lidmaatschap, Alumni’
Het 84e USAC bestuur brengt onderstaande wijziging als voorstel ter stemming op de ALV van 28 oktober 2013.
Het probleem:
Volgens het HR kunnen actieve afgestudeerde USAC’ers niet meer in een commissie als ze eenmaal alumnus zijn geworden. Dit zou zeer schadelijk zijn voor de USAC, kijk maar naar de huidige lustrum- en NSKcommissie. Afgestudeerde leden zijn en blijven het hart van de vereniging. Wat tot nu toe vaak gebeurt is dat mensen weer lid gemaakt worden en in een commissie gaan. Mocht de 80/20 regeling krap zitten mogen ze als alumni in een commissie.
Toen deze regeling ingezet werd, hebben degenen die toen alumnus zouden worden, ingestemd met het opgeven van hun stemrecht. Dit onder de voorwaarde dat er verder intern niets zou veranderen binnen de vereniging. Dit betekent dus dat intern de alumni en de leden (op hun stemrecht na) gelijk behandeld worden. Naar buiten toe en dus ook in het HR lijkt het echter alsof alumni niet meer in commissies of het bestuur kunnen plaatsnemen, maar zo wordt er in praktijk niet gehandeld. Er is echter geen consensus over of een alumnus in een commissie mag en daarmee weer lid wordt van de USAC, maar dan kan het zijn dat de USAC een te laag
percentage studerende leden aan de UU/HU heeft en daardoor subsidie van de UU misloopt.
Vervolgens hebben we het dilemma dat actieve alumni (mocht je ze als alumnus in een commissie zetten) niet kunnen stemmen op een ALV. Echter moeten ze wel voorstellen in kunnen dienen en aanvragen kunnen doen. Om ze dan niet te laten stemmen zou hinderlijk kunnen zijn voor het functioneren van een commissie.
Conclusie:
Er staan momenteel 4 mogelijke interpretaties op onze handhaving en het HR:
A) Een alumnus kan niet meer in een commissie of bestuur plaatsnemen en heeft geen stemrecht.
B) Een alumnus kan wel in een commissie plaatsnemen, maar heeft geen stem op de ALV.
C) Een alumnus kan in een commissie en krijgt daarmee ook stemrecht.
D) Een alumnus kan in een commissie, wordt daardoor weer lid en heeft zodoende opnieuw stemrecht op de ALV gekregen, tot diegene weer stopt met de commissie en opnieuw alumnus wordt.
Oorspronkelijke tekst zoals te vinden in het HR van november 2013:
1. Leden die niet langer ingeschreven staan bij een Utrechtse instelling voor Hoger Onderwijs of Wetenschappelijk Onderwijs en die niet actief zijn in bestuur of commissies, worden op grond van artikel 5 lid 1 sub c der Statuten namens de vereniging het lidmaatschap opgezegd.
2. De leden wier lidmaatschap op voornoemde wijze is beëindigd, worden Alumnus.
3. Alumni hebben alle rechten en plichten der leden met uitzondering van het stemrecht op de Algemene Ledenvergadering en de mogelijkheid zitting te nemen in bestuur en/of commissies.
Voorstel nieuwe tekst:
1. Leden die niet langer ingeschreven staan bij een Utrechtse instelling voor Hoger Onderwijs of Wetenschappelijk Onderwijs en die niet actief zijn in bestuur of commissies, worden op grond van artikel 5 lid 1 sub c der Statuten namens de vereniging het lidmaatschap opgezegd.
2. De leden wier lidmaatschap op voornoemde wijze is beëindigd, worden Alumnus.
6
3. Alumni hebben alle rechten en plichten der leden met uitzondering van het stemrecht op de Algemene Ledenvergadering.4. Alumni mogen in commissies en bestuur geïnstalleerd worden . De alumni in commissies en het bestuur mogen stemmen op een Algemene Leden Vergadering.
7
Voorstel kandidaatsbestuur 2013-2014
Beste leden/alumnus der Utrechtse Studenten Alpenclub,
Bij deze doet Bestuur 84 u het voorstel om tijdens de ALV van 28 oktober 2013 op onderstaand kandidaatsbestuur voor het verenigingsjaar 2013-2014 te stemmen:
Kandidaatsbestuur 2013-2014:
Praeses: Marien Boor
Vice Praeses: Eveline Roëll
Ab Actis: Floor Oostwegel
Fiscus: Dominik Klöppner
MatCom: Wouter Ansen
HSHG: Sjors Verberg
Hartelijke groet, Het USAC bestuur 84
“Nicht meckern, aber klettern”
8
Voorstel voor aanschaf USAC W-pad voor klimweekenden.
De noodzaak van aanschaf van een USAC W-pad voor klimweekenden zal hieronder uiteengezet worden:
Dit veelzijdige middel sluit allereerst meer aan bij de jongeren van deze tijd. De
organisatiestructuur van onze klimweekenden in verouderd en zelfs de haken waar wij over klimmen zijn niet meer zo oud als het middel dat wij heden ten dage gebruiken voor de communicatie met de weekenden: het weekendboek.
De ervaring leert dat het weekendboek moeilijk te hanteren is voor weekendgangers. De
beweging van een pen is inmiddels minder ingeslepen bij de deelnemers dan de swipe beweging op een I-pad. De duurzaamheid van een dergelijk product is ook groter. De buien zullen de USAC W-pad niet net zo laten afdruipen als de talloze geprinte blaadjes en topo’s.
Hieronder beschrijf ik een aantal mogelijkheden die de USAC W-pad de vereniging, de HSHG en de Matcom kan bieden:
De HSHG verzoekt nu altijd enkele deelnemers aan een weekend om een routebeschrijving en deelnemersinfo te printen. Dit is natuurlijk nodeloze
papierverspilling die ook kosten met zich mee brengt. Door gebruik te maken van de USAC W-pad zou het mogelijk zijn om de deelnemerslijst live in te zien bij vertrek compleet met telefoonnummer indien iemand niet op tijd aanwezig is. Voor de
routebeschrijving is het met een internetverbinding mogelijk om altijd de juiste locatie te bereiken ook wanneer er al afgeweken is van de originele en/of snelste route.
Ook voor het beheer van materiaal zou de USAC W-pad een uitkomst kunnen bieden.
Hierbij valt te denken aan een krattenbeheer-app, waarin alle ingrediënten van de kratten bijgehouden kunnen worden. Bij het doen van boodschappen is het dan slechts nog een kwestie van het aanvullen van de missende ingrediënten (want de recepten
9
kunnen allemaal ingeladen worden natuurlijk). Problemen met materiaal is ookeenvoudig door te geven door er een foto van te maken welke direct bij de Matcom in zijn postvak komt.
De OC kan gebruik maken van de USAC W-pad door alle voortgang omtrent OV/AK- opleiding bij te houden in een bestand. Per klimmer kunnen dan de geklommen routes ingevoerd worden en de examens digitaal afgenomen, eventueel zelfs met fotografisch bewijs van elke route.
Om het probleem van verwaterde topo's op te lossen is het mogelijk om alle topo's van de USAC te fotograferen en op de USAC W-pad te zetten. Zo is er altijd een topo
voorhanden en is slijtage van de topo niet meer mogelijk. In een tekenprogramma kunnen eventueel nieuwe routes ingetekend worden.
De foto functie op de USAC W-pad zou ook gebruikt kunnen worden voor het maken van leuke foto's van het weekend welke direct op de website en/of nieuwerwetse media gepresenteerd kunnen worden. Op die manier worden ook de thuisblijvers betrokken bij het buitenklimmen en mogelijk worden ze op die manier ook extra gemotiveerd om ook deel te nemen aan de USAC weekenden.
Tot slot kan gedacht worden aan een vinklijst voor een geslaagd USAC weekend, te doorlopen gedurende het weekend om er zeker van te zijn dat alle vitale elementen gepasseerd zijn (bijvoorbeeld de procedure omtrent aftanken en bonnetjes).
Het kostenplaatje:
We zijn ons terdege bewust van de investering die dit van de vereniging vraagt en zullen het een en ander hieromtrent toelichten:
Tijdens een normaal weekeinde zijn er toch al gauw 5 papiertjes nodig (route, boodschappen etc) a 5 cent per pagina en dan ook nog eens de ellelange telefoongesprekken met de HSHG en de Matcom die dan straks overbodig zijn, dus nog eens een besparing van zeg 25 cent per week.
Dus dat brengt de totale besparingen op 50 cent per weekeindje. Er zijn zo’n 30 weekeinden per jaar, dus dat is al gauw 15 euro per jaar! Daarnaast zullen er ook minder topo’s vervangen hoeven te worden waardoor de biebkosten zullen dalen. Voor 500 euro heb je al zo'n ipad, dus je hebt je investering in minder dan 33 jaar terugverdiend! Je snapt niet dat hij nog niet al gekocht is toch?
Ondergetekende:
Jop Hage Robert Havik Victor Dagnelie Bob Smit
10
USAC-Fiscus
Afrekening Fiscus 2012-2013
11
12
13
Toelichting Afrekening 2012-2013
De afrekening spreekt voor zichzelf, maar ter verduidelijking is hieronder een toelichting op de afrekening gegeven. Deze kan worden gebruikt ter verbetering van de interpretatie van de gegevens.
Toelichting
Uit de afrekening is af te leiden dat de USAC als vereniging dit jaar een positief saldo van €3.207.69 heeft gerealiseerd. Het is niet de bedoeling dat een vereniging een dergelijke winst jaar op jaar boekt. Dit resultaat is echter niet van structurele aard. De navolgende punten hebben deze winst in grote mate positief beïnvloed:
meer subsidie Olympos
Aan de hand van het aantal sportkaarten dat is verkocht heeft Olympos € 2.870,- uitgekeerd aan USAC. Er was € 2.100,- begroot. Het verschil ( € 745,-) is daardoor direct zichtbaar in de winst.
meer externe sponsoring
Een speerpunt van dit jaar was om nieuwe sponsoren aan te trekken. Vanwege de economische recessie en de resultaten van eerdere jaren is er geen bedrag begroot hiervoor. Café de Stad heeft USAC gesponsord voor €130,-. Daarnaast heeft Kortingscode.nl in ruil voor een banner op de site USAC gesponsord voor €700,-. In totaal komt dit neer op € 830,- extra sponsor inkomsten.
meer inkomsten stunt
De stuntcommissie heeft goed haar best gedaan dit jaar. Het begrote bedrag is bijna verviervoudigd tot € 909,76
winst op artikelen
In het begin van het jaar is er vanuit gegaan dat de voorraad gelijk zou blijven. Alle winst zou in deze moeilijke tijd mooi meegenomen zijn. Het USAC gadget en de winst uit de kledingcommissie samen hebben € 271,- opgebracht.
onvoorziene NSAC subsidie
De NSAC heeft besloten de NSAC subsidie van twee jaar geleden toch nog toe te kennen. Omdat hier geen rekening mee gehouden was, heeft de USAC € 441,- extra inkomsten.
Andere opvallende zaken
Naast de bovengenoemde zaken zijn er nog een hoop andere interessante dingen gebeurd dit jaar.
De navolgende lijst hebben het resultaat zowel positief als negatief beïnvloed.
Klimwedstrijd
Voor de klimwedstrijd was € 50,- begroot. Klimhal Utrecht heeft deze wedstrijd gefaciliteerd. De kosten zijn door lage omzet aan USAC doorberekend, waardoor het budget is overschreden met
€70,- met als resultaat € 120,- .
Utrecht Freyr
14
Doordat er tijdens Utrecht Freyr betaald is met de HSHG pas was ten tijde van de afrekening niet bekend dat er nog € 90,- openstond op de HSHG rekening. Dit bedrag is terug te zien als verlies. Activiteitencommissie
Door omstandigheden zijn diverse activiteiten niet doorgaan. Het begrote bedrag is daarom niet gebruikt (€ 28,05 – i.p.v. € 250,-).
Bussumweekend
Het Bussumweekend heeft een verlies geleden van € 71,-. Door een lage opkomst van eerstejaars zijn er te weinig strippen verkocht aan Bussum dat weekend. Deze strippen gelden als ‘huur’ voor dat weekend. Dit verlies wat Rock Steady geleden heeft, heeft de USAC moeten betalen. Er zijn echter nog 21 strippenkaarten t.w.v. € 30,- (voor 5 strippen) in de voorraad opgenomen waardoor het verlies beperkt bleef tot € 71,- .
Hardloopcommissie (BATA)
In eerste instantie leek deze post minder geld gebruikt te hebben dan begroot was. Bij de jaarafsluiting kwam naar boven dat het busje wat gebruikt is betaald was door de HSHG. Dit heeft het resultaat alsnog boven het begrote bedrag laten komen.
Conditietraining
Net zoals vorig jaar was de opkomst bij de conditietraining niet erg groot. Hierdoor was het niet kostendekkend.
Barbecue
Doordat er op verschillende momenten bonnetjes/declaraties later binnenkwamen zijn ze niet meegenomen in de afrekening. Dit resulteert in een verlies van € 70,-
Dies
De Dies was ook dit jaar een groot succes, zowel op het feest zelf als op de afrekening. Van het begrote bedrag van €300,- is maar € 92,10 uitgegeven.
Materiaal
Ondanks dat er € 2800,- was begroot bleek € 2361,03 voldoende te zijn om USAC van het benodigde klimmateriaal te voorzien.
Bibliotheek
Er zijn weinig declaraties geweest voor topo’s e.d. Hierdoor is het begrote bedrag niet opgemaakt.
Verzekering
Met dank aan de verzekeringsmaatschappij een halvering van de kosten voor hetzelfde pakket.
Rock’ in
De Rock’in is dit jaar 1 keer minder uitgekomen en met een beperktere oplage gedrukt.
Stickers
15
Zoals gezegd in het begin van het jaar zijn er weer USAC stickers gekocht. Voor de € 122,42 is USAC 1500 stickers rijker. Onder de 100 euro moest er € 6,75 verzendkosten betaald worden + was de bulk korting niet zo groot. Extra uitgaven
Er is besloten om de ALV’s, HALV’s, intropraatjes e.d. te organiseren bij Boulderhal STERK. Het gebruik van de ruimte is gratis. Om de ruimte geschikt te maken voor gebruik voor USAC heeft USAC in samenspraak met Boulderhal STERK besloten stoelen te kopen. Deze stoelen (waar USAC € 480,- aan heeft bijgedragen) zijn eigendom van de USAC totdat de stoelen redelijkerwijs terugverdiend zijn door USAC. Mocht Boulderhal STERK besluiten dat USAC de ruimte niet meer mag gebruiken betaald Boulderhal STERK het aankoopbedrag aan de USAC terug. Dit is contractueel vastgelegd. Dit bespaard in de toekomst dus geld.
ALV
Zoals hierboven besproken kan USAC de ruimte bij Boulderhal STERK gratis huren. Dat is dit jaar al een aantal keren gebeurd. Daardoor is er ongeveer € 150,- bespaard.
Afschrijving voorraad
De voorraad is wederom flink afgeschreven. De rede hiervoor is dat blijkt dat er weinig verkocht wordt uit de voorraad en dat het daarom een verkeerd beeld geeft als de waarde van de spullen in de voorraad hoog blijft terwijl deze nooit liquide gemaakt kan worden.
Onvoorzien
De NSAC subsidie van 2011 is in deze post opgenomen.
Onvoorzien vorig jaar.
Er kwam een bericht dat de combiweeksubsidie uit 2009 te hoog was, daar is € 300,- voor betaald.
Tevens heeft Olympos besloten dat de trainersubsidie van vorig jaar de hoog was, waardoor daar € 90,- voor betaald is.
Olympos subsidie
Olympos keert subsidie uit naar het aantal leden. Achteraf bleek dat Olympos meer subsidie gaf dan gedacht. Daar is nog contact over geweest om zeker te stellen dat dit correct is.
16
Balans 2012-2013
USAC balans 2012-2013
Debet Credit
Kas € 69,21 Crediteuren € 3.144,08
Postbank € 861,13
Zakelijke spaarrekening € 9.446,27 Eigen vermogen € 16.423,46 Voorraad € 1.157,00 Reservering Lustrum € 2.000,00 Klimvaardigheidsbewijzen € 135,00 Reservering Bivak € 851,20 Debiteuren € 6.303,66 Reservering algemene act. € 950,00 HSHG vooruit betaald € 3.702,50
Reservering
veiligheidweekend € 84,00
Vooruit betaald € 1.777,97
Totaal € 23.452,74 Totaal € 23.452,74
17
Saldilijst debiteuren
18
Saldilijst crediteuren
19
20
21
USAC-HSHG
Afrekening HSHG 2012-2013
Afrekening 10-11
Afrekening 11-12
Begroot 12-13
Suppletoir 12-13
Afrekening 12-13
Intro okt/nov 0,00 0,00 0,00 0,52 0,52
Kader-io 305,56 - - - -
Bikkelweekend- afgelast 8/9 dec 38,07 240,06 150,00 0,00 0,00
Kerstweek 26dec/6jan 495,00 495,00 450,00 449,92 449,92
Kader-io Ith 2/3 ma 180,91 259,62 0,00 172,83 182,83
Grands Malades- afgelast 9/10 ma - 0,00 150,00 0,00 0,00
Ettringen- afgelast 16/17 ma - - 150,00 0,00 0,00
OV I 23/24 ma 350,24 204,24 226,00 230,74 255,74
Fontainebleau Pasen 29ma/1apr 160,73 154,99 135,00 210,00 209,66
OV II 6/7 apr 334,85 327,82 226,00 0,00 121,72
Beez 13/14 apr 306,84 121,42 150,00 0,00 153,86
AK Ith 13/14 apr 240,66 21,39 113,00 0,00 155,04
Les Awirs- afgelast 20/21 apr - - 150,00 0,00 0,00
Ibbenburen 27/28 apr 0,00 198,12 150,00 0,00 167,81
Ith 4/5 mei 187,14 295,46 150,00 0,00 199,02
Lake Districht 8 t/m 12 mei 169,01 154,99 179,00 0,00 226,84
AK lang 18/19/20 mei - 154,98 137,00 0,00 258,05
Frankenjura 18/19/20 mei 258,44 154,97 179,00 0,00 427,33
Utrecht-Freyr 25/26 mei 39,17 0,00 150,00 0,00 194,63
Hotton 1/2 juni 175,50 174,12 150,00 0,00 237,68
Ith 8/9 juni 250,04 205,13 150,00 0,00 247,71
Sy 15/16 juni 0,00 108,20 150,00 0,00 226,56
Pont-a-Lesse 22/23 juni 565,33 146,85 150,00 0,00 186,95
Ettringen 29/30 juni 0,00 135,20 150,00 0,00 270,41
Odenwald- afgelast 7/8 sept 271,48 105,99 150,00 0,00 0,00
Ith 14/15 sept - 220,50 150,00 0,00 203,03
AK Ith 14/15 sept - 0,00 113,00 0,00 190,27
Afgeschreven debiteuren 41,53
Onvoorzien 5% 200,40
Totaal 4328,97 3879,05 4208,40 4607,11
Verschil begroting/afrekening 398,71
22
Toelichting afrekening HSHG
Er zijn in totaal 5 van de 25 weekendjes niet doorgegaan. Daar tegenover staan 2
weekendjes die twee maal zo groot als gewoonlijk geworden zijn, 2 busjes naar Engeland gegaan zijn, en een kader-io weekend dat niet begroot maar wel verwezenlijkt is. Verder zijn er veel wisselende kosten bij weekendjes ontstaan. In detail:
De weekendjes van 8/9 december, 9/10 maart. 16/17 maart, 20/21 maart en 7/8 september zijn niet doorgegaan. De reden hiervoor was altijd gebrek aan voldoende kaderleden.
De weekenden Pasen Fontainebleau en 4/5 mei naar de Ith zijn duurder uitgevallen doordat er meer deelnemers mee gingen dan gepland.
De lange weekenden met Pinksteren zijn veel duurder uitgevallen omdat de
begroting weinig realistisch was; bushuur en brandstof wordt extreem duur op deze weekenden. Ik heb besloten de deelnemers een schappelijk bedrag te laten betalen, en de rest van de kosten op de vereniging te verhalen.
De week naar Engeland was goed afgerekend, maar door een fout in de communicatie met de fiscus heb ik over het hoofd gezien dat hij de boot had voorgeschoten; dit merkte ik pas op nadat ik de deelnemers al had laten betalen.
