Controletechnische functiescheiding
drs. A.J.A. Hassing RE RA1
1 Inleiding A3040 ^ 3
2 Functies A3040 ^ 4
2.1 Beschikken A3040 ^ 4
2.2 Bewaren A3040 ^ 4
2.3 Controleren A3040 ^ 4
2.4 Registreren A3040 ^ 5
2.5 Uitvoeren A3040 ^ 5
2.6 Minst gewenste situaties A3040 ^ 5
3 Samenspanning A3040 ^ 6
.
1 Drs. A.J.A. Hassing RE RA is sinds 1993 werkzaam in de accountancy, sinds 1998 werkzaam bij Ernst & Young EDP Audit en sinds 2002 betrokken bij het postdoctorale vak Bestuurlijke Informatieverzorging aan de Universiteit van Tilburg.
1 Inleiding
Binnen organisaties is een groot aantal personen betrokken bij het verzamelen en vastleggen van gegevens, welke benodigd zijn om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Doordat daardoor enerzijds gemakkelijk fouten kunnen worden gemaakt en ander- zijds niet kan worden uitgesloten dat betrokkenen opzettelijk on- juiste vastleggingen maken, dienen bevoegdheden (in het bestuurlijk informatiesysteem) met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens zodanig onder de betrokke- nen te worden verdeeld dat de kans op fouten wordt gereduceerd.
Deze verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden om voornoemde reden wordt ‘controletechnische functiescheiding’ ge- noemd.
Bij ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf zijn de mogelijk- heden voor arbeidsverdeling en controletechnische functiescheiding veelal beperkt, maar bij actieve deelname van de eigenaar van de onderneming zal daaraan uit oogpunt van controle minder behoef- te bestaan. Toch is het (economisch zover mogelijk) doorvoeren van adequate controletechnische functiescheiding om de hierna vol- gende redenen van groot belang:
a. Om te voorkomen dat transacties buiten de organisatie om plaatsvinden of niet verantwoord worden, dient aan de verschil- lende functionarissen een zo beperkt mogelijk aantal schakels in de processen van de waardekringloop toebedeeld te worden.
Zo ligt het bijvoorbeeld voor de hand om de processen inkoop en verkoop bij verschillende functionarissen te beleggen, daar anders ^ bij belegging bij e¤e¤n en dezelfde functionaris ^ de volle- dige verantwoording van transacties (door het ontbreken van controlemogelijkheden) niet meer kan worden vastgesteld;
b. Naast e⁄cie«nte uitvoering van werkzaamheden wordt de moge- lijkheid tot controle in de hand gewerkt als functionarissen te- gengestelde belangen jegens elkaar hebben. De ‘toezichthouder’
op betrouwbaar verloop van het proces ontvangt van de functio- narissen elkaar wederzijds controlerende verantwoordingsver- slagen, waardoor verbanden kunnen worden gelegd. De registratie van de goederenontvangst door de magazijnmeester kan bijvoorbeeld worden vergeleken met het bestelformulier van de goederen van de inkoper.
Uitgaande van een (minimaal middelgroot) productiebedrijf, kun- nen controletechnisch een vijftal functies worden onderscheiden, waarbij geldt dat deze (om functievermenging te voorkomen) zoveel mogelijk bij verschillende functionarissen belegd dienen te worden.
In de volgende paragrafen zullen wij achtereenvolgens dieper in- gaan op de functies:
^ beschikken;
^ bewaren;
^ controleren;
^ registreren; en
^ uitvoeren.
2 Functies
Onder de beschikkende functie wordt verstaan de bevoegdheid tot het geven van opdrachten en machtigingen, het aangaan van ver- plichtingen en het geven van kwijtingen (achteraf goedkeuren van handelingen). Voor de beschikkende functie komen in de eerste plaats in aanmerking: inkoop, productie, verkoop, personeelszaken en de ¢nancie«le vere¡ening.
Als ten aanzien van beschikkende functies functievermenging on- vermijdbaar is, dienen voldoende maatregelen genomen te worden om de controleerbaarheid van de door betrokken functionaris af te leggen verantwoording te waarborgen. Worden goederen bijvoor- beeld door de afdeling inkoop zowel ingekocht (beschikkend) als bewaard, dan zou de belegging van deze taken bij verschillende functionarissen van de afdeling een oplossing zijn. Dit duiden we aan met secundaire functiescheiding.
De bewarende functie kan worden omschreven als het zorgdragen voor de ‘opslag’ van goederen en geldmiddelen. Functionarissen die zich hiermee normaliter bezighouden zijn de magazijnmeester en de kassier.
Onlosmakelijk verbonden met de bewarende functie is de periodie- ke vaststelling door een onafhankelijke (van de bewarende functie) functionaris (normaliter de administratie) of de werkelijke hoeveel- heid goederen c.q. geldmiddelen overeenkomt met de administra- tief bijgehouden hoeveelheid (inventarisatie respectievelijk kasopname). Deze vaststelling wordt bij voorkeur op een voor de bewaarder onverwacht moment uitgevoerd, opdat deze niet de gele- genheid heeft om de hoeveelheid goederen of geldmiddelen tijdelijk op peil te brengen met bijvoorbeeld eigen middelen of goederen uit een ander magazijn.
Voorraden goederen die tot verschillende fasen van de waardekrin- gloop behoren, dienen dan ook bij voorkeur aan verschillende be- waarders te worden toevertrouwd. Als dat door omstandigheden niet mogelijk is, dient de inventarisatie van de goederen gelijktijdig plaats te vinden, om het risico van slepen te voorkomen.
Functionarissen die zorgdragen voor het toezicht op de uitgevoerde activiteiten en de daarbij te leggen controleverbanden hebben een controlerende functie. De meest aansprekende voorbeelden van 2.1 Beschikken
2.2 Bewaren
2.3 Controleren
dergelijke functies zijn: administratie, interne accountantsdienst en de afdeling kwaliteitscontrole.
Binnen de theorie van de controletechnische functiescheiding wordt
‘zelfcontrole’, waarbij een functionaris de juistheid van zijn eigen werk nagaat, niet onder ‘controleren’ geschaard. De controlerende functionaris vergelijkt de uit verschillende, onafhankelijk van el- kaar functionerende bronnen voortgekomen informatie met elkaar.
Daarbij wordt getracht het harde verband (de overeenkomst) tussen de verstrekte gegevens vast te stellen. Als voorbeeld kan gedacht worden aan de administratie die de hoeveelheid goederen conform de inkoopfactuur van de leverancier afstemt met de door de maga- zijnmeester verstrekte opgave van de hoeveelheid goederen zoals door hem ontvangen.
Onder registreren wordt verstaan ‘het vastleggen van toestanden en gebeurtenissen ten behoeve van het goed laten verlopen van en de controle op de bedrijfsprocessen’. Functies die normaliter belast zijn met deze functie betre¡en onder meer de administratie en pro- ductie.
Opvallend is de rol van de administratie in deze, die we hiervoor neergezet hebben als een belangrijke controlerende functie. Wat be- treft de strenge scheiding tussen registreren en controleren geldt dat daartoe noodzaak bestaat in geval van de volgende omstandig- heden:
^ De registratie treedt in de plaats van bewaring, zoals bijvoor- beeld optreedt bij de bewaking van vorderingen. Door aanstel- ling van een (in dit voorbeeld) aparte functionaris voor de debiteurenadministratie kan functievermenging voorkomen worden;
^ De met de registratie belaste functionaris heeft (anders dan de eigenaar) belang bij de uitkomsten van het geregistreerde;
^ Er wordt een oordeel van een onafhankelijk deskundige ge- vraagd omtrent de juistheid van de overlegde cijfers; het duide- lijkste voorbeeld hierbij is de jaarrekeningcontrole.
Alle niet tot de voorgaande categoriee«n behorende functionarissen hebben een uitvoerende functie.Voorbeelden van dergelijke functies zijn: productieplanning, facturering, orderverwerking, goederen- verzending.
Uitvoerende functionarissen hebben geen andere speci¢eke functie dan het tot stand brengen van de controletechnische scheiding tus- sen functies.
De minst wenselijke combinatie van functies is die waarbij de admi- nistrateur (controlerend) procuratie heeft (beschikking tot betalen) en tevens als kassier (bewarend) fungeert. Ook een situatie waarbij de kassier ondergeschikt is aan de administrateur is in het algemeen ongewenst. Functionarissen die toezicht dienen te houden op de 2.4 Registreren
2.5 Uitvoeren
2.6 Minst gewenste situ- aties
gang van het ^ in dit geval ^ betaalproces, dienen bij voorkeur geen deel te nemen c.q. invloed uit te oefenen op dat betaalproces. Toch komen wij dergelijke situaties nogal eens tegen, omdat de leiding geen andere aanvaardbare oplossingen heeft kunnen vinden in het organisatieschema.
Soortgelijke problemen als hiervoor doen zich voor bij de plaatsing binnen kleinere organisaties van andere bewaarders dan de maga- zijnmeester en de kluisbewaarder. Een aanvaardbare oplossing kan in dergelijke gevallen gevonden worden door betrokken be- waarder weliswaar hie«rarchisch onder (het hoofd van) de admini- stratie, de productieafdeling of de verkoopafdeling te plaatsen, maar hun instructies vast te laten stellen door de directie. Door geen ruimte te laten voor afwijkingen van de instructies, kan de di- rectie toezicht houden op naleving ervan.
3 Samenspanning
De betrouwbaarheid van de verantwoording wordt, zoals eerder ge- zegd, tot op zekere hoogte gegarandeerd door gebruik te maken van het bestaan van een tegengesteld belang tussen de betrokken functionarissen. Dit tegengestelde belang ontstaat door de contro- letechnische verdeling van functies. Samenspanning leidt ertoe dat het neutraliserende e¡ect van het tegengestelde belang wordt opge- heven. Als beide functionarissen voordeel kunnen behalen uit hun samenwerking, hebben ze juist een gezamenlijk belang hetgeen er- toe kan leiden dat de betrouwbaarheid van de verantwoordingsin- formatie niet is gegarandeerd.
Samenspanning kan zich zowel voordoen tussen (twee of meer) in- terne functionarissen, als tussen een interne functionaris en een derde. De grootte van het risico van samenspanning is afhankelijk van de functionele afstand, de hie«rarchische afhankelijkheid en het te behalen voordeel.
