G emeente B eunĩngen Raadsvoorstel
Onderwerp Aanpassing controleprotocol 2016 Raadsvergadering 20 december 2016
Nummer(agenda) Commissie 1 Auditcommissie
Registratienummer BW16.00641 Datum
Registratiecode lilll llľlilJINIHII Commissie 2 Fin en AZ
Auteur Diana Molendijk Datum 7 december 2016
Status Openbaar B&W-vergadering
Portefeuillehouder
15 november 2016 J.J. Driessen Samenvatting
In dit voorstel wordt een wijziging in onze controleprotocol gepresenteerd. De huidige regels zouden
consequenties voor het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid kunnen hebben. Dit achten wij niet wenselijk gezien de werkzaamheden cq. controles die extra uitgevoerd moeten worden.__________________
Besluit om
1. De budgethoudersregeling uit bijlage 3 van het Normenkader buiten het controleprotocol 2016 stellen.
Inleiding
Het controleprotocol inclusief normenkader rechtmatigheid 2016 is door uw Raad op 12 juli 2016 vastgesteld. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant. Het normenkader bestaat uit een overzicht van geldende externe en interne regelgeving met betrekking tot financiële beheershandelingen. Het gaat hierbij om bepalingen waar voor de gemeente
financiële consequenties uit kunnen voorkomen (financiële rechtmatigheid). Hier wordt zowel bij de interne audits als de externe controle door de accountant op getoetst.
Tijdens de interimcontrole 2016 heeft de accountant een bevinding omtrent de financiële rechtmatigheid over het boekjaar 2016 onder onze aandacht gebracht. Op advies van de accountant vinden wij het wenselijk dat uw raad dit besluit neemt, waardoor de accountant de bugethoudersregeling buiten zijn controlescope kan houden. Hierdoor behoeft dit specifieke onderdeel de uiteindelijke oordeelsvorming over de rechtmatigheid binnen onze gemeente niet in de weg te staan.
Beoogd effect
Het effect van het laten vervallen van de budgethoudersregeling uit het Normenkader (controleprotocol), is dat de accountant hier niet op hoeft te toetsten en hier dus ook geen oordeel over zal hebben in het kader van de beoordeling van de rechtmatigheid binnen onze gemeente.
Argumenten
1.1 Nieuwe inzichten uit de accountancy, die de controle technisch zeer moeilijk uitvoerbaar maken De inkoopprocessen en -procedures en de daarop uitgevoerde interne controle in de gemeente Leuningen zijn in 2016 niet anders dan in voorgaande járen. Bij de accountant zijn er wel
veranderingen in de controleaanpak. Dit is onder andere door de aangescherpte wet- en regelgeving van de accountant (NBA). Ook door het strengere toezicht van de Autoriteit Financiële Markten op de accountantscontrole en dat de controleerbaarheid van de prestatielevering daarbij een speerpunt is.
1.2 Controleerbaarheid van de prestatielevering achteraf zeer moeilijk is
Er moet vastgesteld worden dat tijdens de gecontroleerde periode (2016) de vastgelegde transactie en gebeurtenis inderdaad heeft plaatsgevonden en dat dit betrekking heeft op de entiteit. Hierbij kan er niet gesteund worden op de PAVers (Prestatie Akkoord Verklaarders). De PAVer beoordeeld namelijk de factuur. De PAVer verklaart hiermee (in de ogen van de accountancy) niet of de prestatie
daadwerkelijk is geleverd. De prestatielevering (achteraf) voor 2016 voor de inkoop alsnog vaststellen is technisch zeer moeilijk uitvoerbaar. Voor -F/-130 facturen over 2016 moet dit in elk geval
aangetoond worden. Dit aantal stijgt enorm indien de budgethoudersregeling niet buiten het
controleprotocol wordt geplaatst.
1.3 De PAV’er kan achteraf moeilijk aantonen dat hij de PAV’er op het moment van tekenen van de factuur was.
Voor de controle van de budgethoudersregeling wil de accountant een bewijs zien dat de PAV’er die de factuur digitaal geaccordeerd heeft ook daadwerkelijk degene is die als PAVer in het systeem
geregistreerd staat. Aantonen dat de PAV’er echt wel de PAV’er is geweest. Dit is inefficiënt en streeft het doel van interne controle compleet voorbij. Door de budgethoudersregeling uit het normenkader te halen is het achteraf aantonen niet nodig.
Kanttekeningen
De budgethoudersregeling buiten het normenkader stellen betekent niet dat het proces inkoop niet meer gecontroleerd wordt. De budgethoudersregeling blijft intern geldig. Op het proces inkoop wordt en blijft gewoon interne controle en verbijzonderde interne controle uitgevoerd worden. De accountant beoordeeld het proces inkoop ook nog steeds.
Financiën N.v.t.
Tijdspad
Dit geldt voor controlejaar 2016.
Communicatie
Via intranet en e-mail worden medewerkers op de hoogte gebracht van de aangescherpte en gewijzigde controle van de accountant op het onderdeel inkoop.
Evaluatie N.v.t.
Bijlagen
1. Controleprotocol 2016 Beuningen AT16001393 Routingformulier: AT16003253.
Burgemeester en wethouders, Dyanne Koeken
secretaris
Carol van Eert burgemeester Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 20 december 2016.
De griffier----. de voorzitter.
O
