COMMUNICATIEJAARVERSLAG 2019 & JAARPLAN 2020

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284

COMMUNICATIEJAARVERSLAG 2019 &

JAARPLAN 2020

Datum: 20 november 2019

Betreft: Communicatiejaarverslag 2019 + jaarplan 2020

Van: Chantal Zwaving-Heikens, Communicatieadviseur Vitale Vakantieparken Drenthe

VOORWOORD

Dit is het communicatiejaarverslag 2019 én jaarplan Vitale Vakantieparken Drenthe 2020. Eerst blikken we terug op de communicatie-inzet in 2019, het jaar waarin de Taskforce van start is gegaan en waarin er veel ontwikkeld moest worden op het gebied van interne en externe communicatie.

Vervolgens kijken we vooruit: hoe richten we de communicatie Vitale Vakantieparken Drenthe in 2020 in? Welke middelen zetten we in voor welke doelgroepen en welke reguliere werkzaamheden zijn er?

Tot slot staan alle geplande activiteiten en uitingen tot nu toe weergegeven in de VVP

communicatiekalender 2020. Uiteraard wordt deze kalender gedurende het jaar verder ingevuld.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284

COMMUNICATIE-JAARVERSLAG 2019

Sinds januari 2019 is de Taskforce Vitale Vakantieparken actief. Voorafgaand is er vanuit de provincie een start gemaakt met de communicatie-inzet rondom het programma. Er is toen besloten dat iedere partij (provincie, gemeenten, RECRON en het Recreatieschap) haar eigen communicatie voert maar dat er wel gemeenschappelijke kaders zijn. Zo is ervoor gekozen dat het programma een eigen gezicht en positionering krijgt en daarmee dus ook een eigen huisstijl. Deze huisstijl is in 2018 door de provincie ontwikkeld. Vervolgens hebben zij ook een animatiefilmpje gemaakt waarin de bedoeling van het programma uitgelegd wordt, ook zijn er enkele nieuwsbrieven verstuurd naar zowel interne als externe doelgroepen.

ONTWIKKELJAAR

Het jaar 2019 was vooral een jaar waarin er veel ontwikkeld moest worden op het gebied van (interne en externe) communicatie. In dit jaarverslag een overzicht van deze ontwikkelingen.

COMMUNICATIESTRATEGIE

Vanaf februari 2019 is er gewerkt aan de ontwikkeling van een communicatiestrategie VVP.

Belangrijk uitgangspunt was dat partijen eigen keuzes kunnen maken en zelf communiceren over het programma binnen hun eigen gemeente. Uiteraard wel vanuit de VVP huisstijl. Kennisdeling tussen de partijen is hierbij van essentieel belang, vooral als het gaat om gevoelige kwesties en perscontacten.

Belangrijk in de communicatiestrategie is ook een eenduidige uitstraling en positionering van het programma. We mogen dan 12 gemeenten zijn die ieder hun eigen uitvoeringsprogramma hebben, we zijn vóóral samen de provincie Drenthe. De doelen van het programma richten zich op de provincie als geheel en niet op de gemeenten afzonderlijk. De communicatieadviseur vanuit de Taskforce biedt een kapstok voor de andere partijen en communiceert vooral over het programma als geheel. De communicatiedoelen zijn bekendheid, vertrouwen en commitment bij de relevante doelgroepen.

Bekendheid en vertrouwen bij ondernemers, commitment bij de samenwerkende partijen.

In april 2019 is er een bijeenkomst geweest met alle betrokken communicatieadviseurs van de gemeenten. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over de te volgen strategie, de samenwerking en de wensen vanuit de verschillende partijen. Er werd uitgesproken dat men geen behoefte heeft aan regulier (communicatie)overleg. We vinden elkaar via mail/telefoon. We houden elkaar op de hoogte en we komen bij elkaar wanneer dat nodig is.

PERSBELEID

Vanuit de kaders van de communicatiestrategie is er een persbeleid VVP geschreven. Ook hierin hebben gemeenten, provincie, RECRON en het Recreatieschap een eigen taak, zij voeren hun eigen persbeleid als het gaat over Vitale Vakantieparken-projecten binnen hun eigen gemeente.

Overkoepelende aangelegenheden en gevoelige zaken worden door de voorzitter van de Stuurgroep

afgehandeld, i.s.m. de communicatieadviseur van de Taskforce. Uiteraard is kennisdeling van belang.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284 Wanneer er binnen een gemeente persaandacht is, dan dient deze informatie gedeeld te worden met de communicatieadviseur van de Taskforce. Zij kan het op haar beurt verder delen via de beschikbare kanalen.

WEBSITE VITALEVAKANTIEPARKENDRENTHE.NL

In het eerste half jaar van 2019 is gewerkt aan de ontwikkeling van een website

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl. De website geeft algemene informatie over het programma.

Ondernemers moeten snel doorgelinkt worden naar de gemeentelijke pagina’s. Dit omdat er in de organisatievorm is afgesproken dat gemeenten eerste aanspreekpunt zijn voor ondernemers.

CIJFERS

Van 5 juli tot 3 december 2019 waren er in totaal 680 gebruikers die onze website hebben bezocht. Deze gebruikers zijn in totaal 1397 x op de website geweest. Ze hebben gemiddeld per sessie 10 pagina’s bezocht en besteedden gemiddeld 10 minuten op de site.

PORTAAL

Nadat de website online was, is er gestart met de ontwikkeling van een portaal. Het portaal is, in tegenstelling tot de website, een intern middel bedoeld voor iedereen die aangehaakt is aan het programma, op uitvoerend niveau. Omdat er zoveel verschillende partijen zijn is het goed wanneer er één gemeenschappelijk kanaal is waar men alle informatie en stukken kan vinden. De coördinatoren, de communicatieadviseurs en de leden van de Taskforce hebben toegang. Inmiddels is het portaal actief en is men enthousiast over dit kanaal.

NIEUWSBRIEF

In 2019 zijn er 5 nieuwsbrieven verstuurd. De provincie is in 2018 gestart met het versturen van een nieuwsbrief VVP. Eén nieuwsbrief voor zowel interne als externe doelgroepen. Begin 2019 hebben we een splitsing gemaakt tussen de interne en externe doelgroepen omdat beide groepen een andere informatiebehoefte hebben. Ook de uitstraling van de nieuwsbrief hebben we hierop aangepast. Vanaf de zomer van 2019 hebben we apart een nieuwsbrief verstuurd naar ondernemers. Ook is er een aparte nieuwsbrief verstuurd naar de raads- en statenleden.

MIDDELEN

In 2019 zijn er diverse middelen ontworpen. De afdeling Vormgeving van de provincie is hierin een partner. Voor onderstaande middelen zijn geen kosten doorberekend in 2019.

- Publicatie Dorado;

- Begroting VVP;

- Banners;

- Basis PowerPointpresentatie;

- Drents Ontwikkelperspectief;

- Briefpapier en MEMO VVP in huisstijl;

- Brochure permanente bewoning;

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284 - Digitale kerstkaart voor ondernemers (ontworpen door Takties)

- Eerste aanzet folder Drentse methode BRP inschrijving.

SOCIALE MEDIA

Parralel aan de ontwikkeling van de website, hebben we ook een begin gemaakt met onze profilering op sociale media. We hebben een twitter-account waarop wij onze activiteiten laten zien. Daarnaast hebben we ook een eigen Facebook pagina. Vooral Twitter bleek erg succesvol. Vooral politiek gezien. Wethouders, gedeputeerde, raads- en statenleden zitten veelal op Twitter en krijgen op deze manier onze berichtgeving mee.

VVP BIJEENKOMSTEN

Gedurende het jaar zijn er verschillende (soorten) bijeenkomsten geweest. Enkele hebben we zelf georganiseerd en bij enkele waren we aangesloten. Hieronder een greep uit de verschillende bijeenkomsten:

Gedurende het jaar waren we aangesloten bij de contactgroepbijeenkomsten van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA)

Gedurende het jaar waren we aanwezig bij de Recreatiesociëteit.

In de zomermaanden heeft de Ondernemersadviseur een rondje langs de parken gemaakt.

10 oktober organiseerden wij de bijeenkomst ‘Ondermijning criminaliteit op vakantieparken’.

17 oktober 2019 heeft de Taskforce een bijeenkomst voor de staten- en raadsleden georganiseerd.

Doel was om deze doelgroep bij te praten over de stand van zaken van het programma.

6 november waren we aanwezig op de Promotiedagen Noord Nederland in de Martiniplaza Groningen.

12 december hebben wij een bijdrage, in de vorm van een workshop, geleverd aan het Recreatiecongres.

Gedurende het jaar zijn er diverse kennissessies georganiseerd op het gebied van transformeren.

In het voorjaar van 2020 vindt er een event plaats. De voorbereidingen zijn eind 2019 gestart. In het

Jaarplan daar meer over.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284 PERSCONTACTEN

In 2019 is er contact geweest tussen de communicatieadviseur van de Taskforce en RTV Drenthe.

Doel was vooral kennismaking. Verder is er in gemeente De Wolden persaandacht geweest voor het

‘1

’ te transformeren park aldaar. En in december 2019 is er een persbericht over de aanvraag Regiodeal verstuurd door de Provincie Drenthe.

Wat betreft het RIEC-onderzoek, hebben we er bewust voor gekozen om géén persbericht te versturen in verband met de AVG-regelgeving. De uitkomsten van het onderzoek vallen onder de privacy wetgeving en daarom konden er weinig mededelingen over gedaan worden. Uiteindelijk heeft de pers het ook niet zelfstandig opgepakt en is er geen persaandacht voor dit onderzoek geweest in 2019.

CONCLUSIE

Al met al een jaar waarin er veel is bedacht én gedaan! De kaders zijn bepaald en de basis is gelegd

van waaruit we in 2020 verder kunnen werken.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284

COMMUNICATIE-JAARPLAN 2020

Voor 2020 staan er een aantal concrete acties op het programma en verder vindt er beheer en doorontwikkeling plaats van de huidige middeleninzet. Ook is de verwachting dat er meer

persaandacht zal zijn omdat er vanuit het programma meer resultaten behaald zullen gaan worden.

EXTERNE COMMUNICATIE

De externe communicatie vanuit de Taskforce is vooral business-to-business en richt zich dus met name op (recreatie)ondernemers. Hiervoor hebben we momenteel de volgende middelen

beschikbaar:

WEBSITE VITALEVAKANTIEPARKENDRENTHE.NL

De website wordt in 2020 verder doorontwikkeld. Er wordt met name passend beeldmateriaal toegevoegd. Daarnaast worden er uiteraard actuele nieuwsberichten en documenten op de site geplaatst.

!Aandachtspunt Nog niet iedere gemeente heeft een eigen pagina Vitale Vakantieparken waar naar toe gelinkt kan worden. Het advies is om dit wél snel in orde te maken komend jaar. Het is voor ondernemers (of andere bezoekers) heel vervelend wanneer ze doorgelinkt worden naar een homepagina, en dat ze vervolgens zelf moeten gaan zoeken op de site naar informatie over het programma. De communicatieadviseur van de Taskforce kan hierin faciliteren door content te leveren, of op een andere wijze te ondersteunen.

EXTERNE NIEUWSBRIEF

De nieuwsbrief voor ondernemers wordt in 2020 minimaal 4x verzonden: februari, juni, september en december. In de nieuwsbrief worden kortere, actuele(re) nieuwsberichten geplaatst, deze nieuwsberichten worden ook op de website geplaatst. Indien nodig, kan er vaker een nieuwsbrief verstuurd worden.

MAGAZINE

Het advies is om vanaf 2020 2x per jaar (april en oktober) een magazine uit te brengen voor

(recreatie)ondernemers. Het doel van het magazine is om ondernemers te laten zien wat de

mogelijkheden zijn van het programma VVP, door middel van mooie reportages van parken

waar met behulp van VVP al veel is gerealiseerd. De 1

uitgave wordt tijdens het event

gepresenteerd in het voorjaar en zetten we in als ons jaarverslag. Met daarin een oplegger

voor bestuurders met onze financiële verantwoording. Daarnaast behandelen we in de 2e

uitgave in november een relevant thema voor ondernemers waarover we meer informatie

geven. Het magazine sluit aan bij onze communicatiedoelen: bekendheid, vertrouwen en

commitment.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284 SOCIALE MEDIA

In 2020 wordt er verder gewerkt aan onze positionering op sociale media, met name

Facebook en Twitter. Het VVP Twitteraccount is al aardig succesvol. Ook denken we na over een eigen Youtube-kanaal waar we onze film(s) kunnen laten zien.

WEBSITE/PLATFORM: WIJ ZIJN ER VOOR…. (voorheen ikbendrentsondernemer.nl)

Ik ben Drents Ondernemer, is een initiatief van de provincie Drenthe in samenwerking met onder meer de NOM, het MKB-fonds en de Drentse gemeenten, voor Drentse ondernemers met ambitie. Zij bieden een platform met informatie voor ondernemers, die in verschillende fasen van het ondernemerschap zitten: starters, doorgroeiers, innovators etc.

Een platform met veel volgers, waar wij als Vitale Vakantieparken Drenthe, vanaf 2020 ook een eigen pagina krijgen. Zo maken we slim en effectief gebruik van bestaande netwerken en kunnen ondernemers ons op verschillende manieren vinden.

Uiteraard kijken we in 2020 kritisch naar andere bestaande netwerken waar wij slim gebruik van kunnen maken, zodat Vitale Vakantieparken Drenthe voor ondernemers goed te vinden is.

COMMUNICATIE-INZET INSTRUMENTEN EXCELLEREN/TRANSFORMEREN Vanaf 2020 zullen de instrumenten op het gebied van excelleren en transformeren steeds meer hun definitieve vorm krijgen. Zodra dat definitief is, is het belangrijk dat hierover duidelijk gecommuniceerd wordt. Vooral ondernemers moeten weten wat ze kunnen halen bij VVP en aan welke ‘eisen/richtlijnen’ ze daarvoor moeten voldoen. De Veluwe biedt hiervoor een mooi voorbeeld: een visueel middel waarbij het voor de ondernemer duidelijk wordt welke stappen hij moet doorlopen om ergens voor in aanmerking te kunnen komen. Heldere communicatie hierover is essentieel en draagt bij aan het behalen van de programmadoelstellingen.

PRESENTATIES

Het komt geregeld voor dat een Taskforce-lid een presentatie geeft. Voor een

professionele(re) uitstraling laten we daarom een mooie Powerpoint ontwerpen. Het idee is dat er diverse slides gemaakt worden en dat een TF-lid zelf slides kan selecteren welke hij nodig heeft.

!!Aandachtspunt!! De slides moeten gedurende het jaar actueel gehouden worden. Dit

gebeurt door de communicatieadviseur van de Taskforce.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284 INTERNE COMMUNICATIE

De interne communicatie is gericht op de samenwerkende partijen: de gemeenten (coördinatoren), het recreatieschap en RECRON: de uitvoering. Ook moet er verantwoord worden op bestuurlijk niveau en richting de stuurgroep en wordt er gecommuniceerd naar staten- en raadsleden. Voor de interne communicatie zijn er verschillende middelen beschikbaar.

PORTAAL

Het portaal is ontwikkeld voor de uitvoerende partijen: de leden van de Taskforce, de

coördinatoren en de communicatieadviseurs. In 2020 wordt het portaal verder doorontwikkeld.

We blijven kritisch kijken naar de gebruiksvriendelijkheid.

!Aandachtspunt! De leden van de Taskforce zijn verantwoordelijk voor het vullen van het portaal. Zij hebben auteursrechten, andere leden (de gemeenten) kunnen alleen lezen en downloaden. Mochten zij relevante informatie hebben voor het portaal, dan kan dit aangeleverd worden via info@vitalevakantieparkendrenthe.nl.

INTERNE NIEUWSBRIEF

Ook voor de interne doelgroepen hebben we een nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief is niet zozeer voor de samenwerkende partijen (zij hebben immers het portaal al tot hun beschikking), maar deze nieuwsbrief kan onder andere ingezet worden om raads- en statenleden te informeren.

Ook zouden we dit format kunnen gebruiken voor de colleges van B&W, hoewel het informeren van deze partij vooral door de gemeenten zelf gebeurt.

Advies is om minimaal 2x per jaar (vaker indien van toepassing) een nieuwsbrief aan de raads- en statenleden te sturen met informatie over de stand van zaken van dat moment. Als aanvulling hierop sluit (een gedeelte van) de Taskforce gedurende het jaar aan bij de

commissie/raadsvergaderingen in de gemeenten. De officemanager van de Taskforce maakt hiervoor een planning.

PERS

In 2020 vindt er door de Taskforce een actieve(re) persbenadering plaats omdat er naar alle

waarschijnlijk meer resultaten behaald zullen worden. Ook stimuleren we een actieve persbenadering door de gemeenten. Vanuit ons persbeleid blijven gemeenten zelf verantwoordelijk voor het versturen van persberichten over ‘eigen’ projecten binnen de gemeente.

!!Aandachtspunt! Het is echter ontzettend belangrijk dat informatie gedeeld wordt. Samenwerking en

kennisdeling is essentieel.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284 VERDER…

JAARVERSLAG VITALE VAKANTIEPARKEN DRENTHE 2019 in beeld en tekst

Als Taskforce willen we aan alle betrokkenen laten zien wat we het afgelopen jaar hebben gedaan.

We hebben ervoor gekozen om dit, naast het ‘magazine’ ook in beeld te laten zien. Er wordt een film gemaakt i.s.m. Communicatiebureau Statement. De film wordt tijdens het event in het voorjaar getoond. Een financiële verantwoording wordt apart vormgegeven op papier en als oplegger in het magazine geplaatst. Dit is vooral relevant voor de bestuurders.

EVENT ‘VITALE VAKANTIEPARKEN DRENTHE’

In het voorjaar van 2020 organiseert de Taskforce een RECREATIE EVENT, in samenwerking met Markering Drenthe, het Recreatieschap en de Provincie Drenthe. Doelgroep is met name

ondernemers, daarnaast wordt er op bestuurlijk niveau uitgenodigd.

Tijdens het event wordt het jaarverslag VVP in beeld (film) vertoond en wordt het

magazine/jaarverslag gepresenteerd. Verder worden er workshops georganiseerd met als doel:

ondernemers verder helpen. Uit onderzoek is gebleken dat ondernemers hulp waarderen op het gebied van het verbeteren van zijn bedrijf, zichtbaarheid en klanttevredenheid. Uitgangspunt is dat de ondernemer iets moet kunnen halen bij dit event, en daarom sluiten we aan bij deze 3 punten.

Daarnaast geeft het event de mogelijkheid om VVP verder te profileren, meer bekendheid te geven en ondernemers te inspireren in excellentie/transformatiemogelijkheden voor hun park. Het sluit daarom ook aan bij onze communicatiedoelen bekendheid, vertrouwen en commitment.

Door het event samen te organiseren met Marketing Drenthe, het Recreatieschap en de Provincie, bundelen we onze krachten. Begin 2020 start de werkgroep met de organisatie.

LANDELIJK EVENT

In november 2018 was er in Kootwijk een landelijke bijeenkomst Vitale Vakantieparken in het kader van de landelijke actieagenda. De wens van Vitale Vakantieparken Drenthe is om hier een vervolg aan te geven. In overleg met Binnenlandse Zaken en Koninklijkrelaties is besproken dat dit op zijn vroegst eind 2020 kan gaan plaatsvinden. Drenthe komt in aanmerking om dit landelijke event te mogen organiseren als gastprovincie.

AANSLUITEN BESTAANDE BIJEENKOMSTEN

In aanvulling op het zelf organiseren van bijeenkomsten gaan we ook zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande bijeenkomsten/vergaderingen enzovoorts. Voor 2020 maken we daarom een planning met voor ons relevante bijeenkomsten, vergaderingen of events waar we bij kunnen aansluiten.

Naast bovengenoemde werkzaamheden zijn er uiteraard ook ongeplande en actuele taken. Het

verzorgen van vormgeving voor bepaalde middelen, het organiseren van bepaalde bijeenkomsten

enzovoorts.

www.vitalevakantieparkendrenthe.nl - info@vitalevakantieparkendrenthe.nl - 0592-365284

COMMUNICATIE-KALENDER

Jan

Reguliere werkzaamhe den

Feb

Verschijning Nieuwsbrief ondernemers

Reguliere werkzaamhe den

Mrt Reguliere werkzaamhe den

Verschijning nieuwsbrief raads- statenleden

Apr

Jaarverslag/maga zine (+ beeld/film) incl. financiële verantwoording Event

Reguliere werkzaamheden

Mei

Reguliere werkzaamhe den

Juni Zomereditie Nieuwsbrief Ondernemers

Reguliere werkzaamhe den

Juli

Reguliere werkzaamhe den

Aug

Reguliere werkzaamhe den

Sept Verschijning Nieuwsbrief

Reguliere werkzaamhe den

Okt

Verschijning Magazine

Reguliere werkzaamheden

Nov

Verschijning nieuwsbrief raads- statenleden

Reguliere werkzaamhe den

Verschijning thema nummer Magazine

Dec

Wintereditie Nieuwsbrief ondernemers

Verzending kerstkaart

Reguliere werkzaamhe den

Eindevaluatie communicati e-inzet

Pers en media: wanneer van toepassing

In december 2020 vindt er een eindevaluatie plaats van de communicatie-inzet van dat jaar.

!!Aandachtspunt De kalender is uiteraard geen ‘vast’ gegeven. Gedurende het jaar wordt de agenda

verder ingevuld.