Vraag nr. 95 van 5 januari 1998
van mevrouw CECILE VERWIMP-SILLIS Informatisering schoolsecretariaten – Problemen Zowat vijf jaar geleden kregen de basisscholen een budget voor de aankoop van hardware om hun administratie te informatiseren. De software werd ontworpen door privé-bedrijven en aan de scholen te koop aangeboden. Bij gebrek aan professionali-sering leidde dit in vele gevallen tot een eerste reeks van problemen.
Ondertussen wijzigen de data die de diensten van het departement Onderwijs bij de scholen opvra-gen geregeld, zowel naar vorm als naar inhoud. D e softwarefabrikanten kunnen deze wijzigingen niet volgen of krijgen ze te laat doorgestuurd.
De invoering van het communicatiesysteem Edison tussen de scholen en de centrale onderwijsadminis-t r a onderwijsadminis-t i e, in casu de werksonderwijsadminis-taonderwijsadminis-tions, beonderwijsadminis-tekende een onderwijsadminis- twee-de reeks problemen. Het doorsturen van twee-de opge-vraagde data vanuit de school blijkt niet steeds foutloos te verlopen.
Door zijn gebruiksvriendelijkheid en mogelijke uniformisering is het de bedoeling dat de informa-tica op het schoolsecretariaat een tijdwinst bete-k e n t . Momenteel is dit in een aantal scholen en werkstations allerminst het geval, maar men behelpt zich.
Ondertussen is ook de hardware verouderd. 1. Is de minister op de hoogte van de problemen :
a) die de scholen ondervinden met de software voor de automatisering van het secretariaats-werk voor zowel de leerlingen als de leer-krachten ;
b) binnen het Edisonprogramma tussen de werkstations en de scholen ;
c) die de verificateurs bij hun controletaak ondervinden met de nieuwe technologie ? Welke maatregelen werden genomen om dit te verhelpen ?
2. Welke maatregelen heeft de minister genomen om de scholen bij het ingaan van de 21ste eeuw voor hun secretariaatswerk uit te rusten met de nodige informatica, zowel hard- als software ?
Antwoord
Op de eerste vraag kan ik meedelen dat de proble-men die worden geschetst in verband met de infor-matisering van schoolsecretariaten overgangspro-blemen zijn die dateren van bij de start van de elektronische communicatie enkele jaren geleden. Zoals bij iedere grote verandering van werkwijze gaat dit steeds gepaard met een aantal aanpassings-m o e i l i j k h e d e n . Vooreerst is het zo dat, wat de schoolsecretariaten betreft, er eerst een inspanning moet worden geleverd om het schoolsoftwarepak-ket en het Edisonpakschoolsoftwarepak-ket te leren kennen. Ook de g e b r u i k e r s h a n d l e i d i n g, die beschrijft hoe onder-wijssituaties moeten worden omgezet in principes van elektronische doorzending, moet worden bestudeerd.
De softwareleveranciers staan in voor het aanleren van hun schoolsoftwarepakket. Het departement Onderwijs op zijn beurt geeft een vierdaagse oplei-ding aan de schoolsecretariaten onder andere de elektronische communicatie aan bod komt. E e n s deze startinspanning is geleverd, gaat het adminis-tratief werk echter veel sneller. Dat is gebleken door de talrijke schoolbezoeken van personeelsle-den van het departement aan elektronische scho-l e n , ascho-lsmede door pubscho-licaties door het onderwijs-veld zelf verzorgd.
Het departement Onderwijs heeft reeds grote inspanningen geleverd om het secretariaatswerk van de scholen te verlichten door de elektronische communicatie in te voeren. Dit is een zeer vooruit-strevende werkwijze. De elektronische communica-tie biedt immers grote voordelen aan zowel scho-len als de werkstations.
De voornaamste voordelen van elektronische com-municatie voor de school zijn :
– personeelsdossiers worden snel en correct behandeld ;
– informatie dient slechts eenmaal te worden opgevraagd en opgeslagen ;
– kwaliteitsverlies door papieren tussenstap wordt uitgeschakeld ;
– hogere snelheid en lagere kostprijs van data-communicatie (zonaal beltarief tegenover post-tarieven) ;
– grotere rechtszekerheid door middel van de digitale handtekening ;
– de school krijgt veel sneller feedback over de verwerking van haar zendingen door terugzen-dingen vanuit het departement.
De bestaande schoolsoftwarepakketen werden gedurende de laatste jaren stelselmatig aangepast en verbeterd zodat de kinderziekten uit alle pak-ketten zijn verdwenen. Dit betekent dat de soft-warepakketten nu gebruiksvriendelijk zijn en er minder fouten kunnen worden gemaakt. De V l e-rickschool voor Management, een onafhankelijke o n d e r z o e k s i n s t e l l i n g, maakte een studie over de verschillende bestaande softwarepakketten. D e z e studie kan door de scholen worden geconsulteerd. Indien er veranderingen zijn aan de in te sturen elektronische gegevens worden de softwareleve-ranciers op het departement uitgenodigd en wor-den deze veranderingen tijdig aangekondigd. D i e veranderingen zijn trouwens minimaal geweest. De belangrijkste voordelen voor de werkstations zijn :
– er kan een betere service aan de scholen wor-den gegeven. De computer voert immers een aantal routinetaken volledig automatisch uit ( b v. bepalen van de weddeschalen, b e r e k e n e n van de geldelijke anciënniteit, invullen van de n o e m e r s, berekenen van ziekteverlof en beval-lingsverlof, ...), zodat de medewerker zich meer kan concentreren op moeilijke dossiers en op het rechtstreeks ondersteunen van scholen met informatie ;
– de medewerker moet ook veel minder klasseren dan vroeger, daar nu bijna alle gegevens van de scholen automatisch in het elektronisch dossier van het personeelslid terechtkomen ;
– het verschaffen van statistische informatie kan nu veel correcter en nauwkeuriger gebeuren. Dit alles draagt bij tot de uiteindelijke doelstelling van de werkstations, namelijk een "snelle en cor-recte betaling" garanderen. De "elektronische brug" waardoor er automatisch betaallijnen voor routinedossiers worden gegenereerd, heeft dit pro-ces nog versneld. Dat de werkstations daar sinds de invoering van de elektronische communicatie in geslaagd zijn, bewijzen de cijfergegevens van het aantal uitgevoerde betalingen, die jaar na jaar dui-delijk gestegen zijn, en dit met minder personeel. Dat dit door de scholen ook wordt geapprecieerd, bewijzen de hoge deelnamecijfers voor de elektro-nische communicatie. Op 1 september 1998 zullen alle scholen van het secundair onderwijs en 70 % van de scholen van het basisonderwijs elektronisch met het departement onderwijs communiceren.
Vanaf 1 september 1997 is er een proefproject gestart in verband met de elektronische ondersteu-ning van het werk van de verificateur. Op 1 febru-ari 1998 zal voor basis- en secundair onderwijs de telling van de leerlingen computerondersteund w o r d e n . Dit wil zeggen dat de verificateurs van op afstand toegang zullen hebben tot de centrale com-puters van het departement en rechtstreeks de individuele leerlingenkenmerken zullen kunnen opvragen en wijzigen. Op termijn zullen de huidige papieren formulieren volledig worden vervangen door elektronische communicatie. Er is in een gedetailleerd opleidingsplan voorzien voor de opleiding van de verificateurs in verband met elek-tronische communicatie. Er zijn op dit moment nog geen problemen ontdekt omdat de verificateurs momenteel nog niet werken met elektronische communicatie.
Op de tweede vraag kan ik meedelen dat reeds een budget is uitgetrokken voor de aankoop van hard-ware en softhard-ware. Voor het basisonderwijs erken ik dat het niet steeds eenvoudig is om een gedeelte van het werkingsbudget te spenderen aan dat aspect van het schoolleven. Gelet op de recente middeleninjecties voor het basisonderwijs zijn er meer mogelijkheden.
Alle bovenstaande zaken bewijzen dat met de invoering van de elektronische communicatie alle noodzakelijke stappen zijn gezet om het secretari-aatswerk in de scholen aanzienlijk te verlichten.
