Vraag nr. 87 van 28 maart 2002
van de heer LUK VAN NIEUWENHUYSEN E l e k t r o n i s che gemeentelijke documenten – Inzage-regeling
In principe hebben de gemeente- en OCMW-raadsleden inzagerecht in de briefwisseling die door de gemeentelijke diensten wordt gevoerd. Meer en meer wordt evenwel gebruikgemaakt van elektronische gegevensuitwisseling.
1. Zijn er reeds aangepaste richtlijnen met betrek-king tot het inzagerecht van lokale verkozenen in de correspondentie die via elektronische weg wordt gevoerd ?
2. Zo neen, wordt daaraan gewerkt ?
Antwoord
Het toenemend gebruik van de moderne informa-t i e- en communicainforma-tieinforma-technologieën in de gemeen-telijke diensten doet de vrees ontstaan dat het in-z a g e- en afschriftrecht van de raadsleden in-zal wor-den uitgehold. Dit mag geenszins de bedoeling zijn. De omzendbrief BA-G-89/11 van 28 juni 1989 van mij voorganger L. Van den Bossche verduidelijkt de begrippen "stuk" en "akte". Onder "stuk" en "akte" wordt verstaan : elk bij het bestuur berustend bestuursdocument, vanaf zijn ontstaan, o n g e -a cht de dr-ager, en onge-acht het st-adium v-an de be-sluitvorming waarin het stuk werd opgemaakt. E e n inkomend e-m a i l b e r i c h t , met of zonder attach-m e n t , betreffende het bestuur valt dus onder deze b e g r i p s o m s c h r i j v i n g. Een e-mailbericht moet in eerste instantie worden beschouwd als inkomende post en kan eventueel deel gaan uitmaken van een concreet dossier. Een verstuurd e-mailbericht is dan in eerste instantie uitgaande post. Een infor-maticabestand of -systeem dat informatie be-treffende het bestuur bevat, valt ook onder de voormelde begripsomschrijving.
Bij het toegankelijk maken van dergelijke gege-vens moeten verschillende belangen tegenover el-kaar worden afgewogen : het recht op informatie van de raadsleden (en de burgers) enerzijds, h e t briefgeheim en het recht op privacy van de betrok-kenen (de verzender en de ontvanger van het e-mailbericht) anderzijds.
