Leidraad ten behoeve van
Operationele Formule
Inhoudsopgave
1. Inleiding... 3
2. Vaststellen relevante activiteiten en hun relaties... 4
3. Vaststellen benodigde ruimte per activiteit ... 6
3.1. Aantal werkplekken benodigd voor het voorsorteren / instraten... 6
3.2. Aantal werkplekken benodigd voor het samenvoegen... 6
4. Bepalen meest geschikte opstelling voor de verschillende activiteiten ... 8
4.1. Generieke inrichtingsregels... 8
4.1.1. Eisen ten aanzien van de inrichting van de bestellerszaal... 8
4.1.2. Wensen ten aanzien van de inrichting van de bestellerszaal ... 8
5. Positionering van de verschillende activiteiten ... 9
5.1. De achterliggende reden van de positionering ... 9
5.1.1. (IBR, instraten, samenvoegbuffer, samenvoegen) ... 9
5.2. Machines ... 10
5.3. Kleine vestigingen... 10
5.4. Evalueren van de conceptinrichting ... 10
5.5. Routing... 12
5.6. Coördinator ... 12
6. Bijlagen... 13
1. Inleiding
Als er huisnummersorteermachines (HSM) en postbezorgers komen, wat heeft dat dan voor gevolgen voor de processen, de inrichting en de hulpmiddelen? Hoe om te gaan met het schommelende aanbod van ongeadresseerde post, nu door de komst van de HSM en postbezorgers het voorbereidende werk vaste begin- en eindtijden kent? Deze en andere vragen zijn beantwoord in het project Operationele Formule. Operationele Formule heeft als doel om randvoorwaardes te scheppen waardoor een gedeelte van de voor TPG Post noodzakelijke kostenbesparing gerealiseerd kan worden. Binnen deze
noodzakelijke kostenbesparing heeft u een belangrijke rol.
De komst van huisnummersortering en postbezorgers betekent dat de vestigingen van Distributie op een fundamenteel andere wijze gaan werken. Om de noodzakelijke koppeling tussen hulpmiddelen en processen te kunnen bewaken, zijn voor alle werkzaamheden op de vestigingen nieuwe processen ontworpen. De projectgroep van Operationele Formule is begonnen met een inventarisatie van de huidige processen, rekening houdend met de gewenste werkwijze voor huisnummersortering en postbezorgers.
Hieruit voortkomend worden een aantal procesaanpassingen doorgevoerd. Deze procesaanpassingen zijn gebruikt bij de ontwikkeling van nieuwe inrichtingsregels voor de vestigingen. De nieuwe inrichtingsregels hebben de basis gevormd voor het ontwerp van de nieuwe ‘verbeterde’
hulpmiddelen.
Deze leidraad is bedoeld om u te helpen bij het bepalen van de inrichting en de routing op uw
vestiging zodat ook u de nieuwe, ergonomisch sterk verbeterde hulpmiddelen optimaal in kunt zetten.
Het is waarschijnlijk dat u met behulp van deze leidraad de optimale inrichting voor uw vestiging zelf kan bepalen. De leidraad geeft aan welke overwegingen in acht genomen moeten worden bij het bepalen van de inrichting en routing. Deze leidraad is daarbij zo opgesteld dat hij gebruikt kan worden door alle vestigingen. Het maakt dus niet uit welke beperkingen en randvoorwaarden op uw
bestellerszaal van toepassing zijn. De inrichtingsregels zijn per onderdeel geformuleerd.
U kunt zelf, met behulp van deze leidraad, een conceptinrichting en de daarbij horende routing van de bestellerszaal maken. De conceptinrichting wordt met een medewerker van het landelijk
coördinatieteam, de afdeling huisvesting, besproken om de uiteindelijke inrichting vast te stellen. Voor het ontwikkelen van een conceptinrichting dient aan de volgende stappen invulling gegeven te
worden:
1. Vaststellen van de relevante activiteiten en hun relaties;
2. Vaststellen van de benodigde ruimte per activiteit;
3. Bepalen van de meest geschikte opstelling voor de verschillende activiteiten;
4. Vaststellen van een concept lay out op basis van het operationele formule model.
Deze indeling wordt in de leidraad aangehouden. Voordat u begint met het ontwepen van de conceptinrichting moet u eerst de gehele leidraad goed gelezen hebben.
2. Vaststellen relevante activiteiten en hun relaties
Hieronder staat een schematische weergave van de inrichting van een bestellerszaal, waarbij rekening gehouden wordt met huisnummersorteren en het nieuwe proces uit het project Operationele Formule.
De belangrijkste veranderingen uit het project Operationele Formule zijn:
• De Huis aan Huis (HaH) bladen worden apart meegenomen en tijdens de bestelloop per afgiftepunt tussen de post gezet.
• De voorbereidingswerkzaamheden samenvoegen en instraten worden fysiek van elkaar
gescheiden. Dit heeft onder andere tot gevolg dat er aparte buffers voor deze werkzaamheden in gebruik genomen zullen worden. Bovendien zullen de instraatkasten 2 tot 3 keer zoveel gebruikt worden.
Het voorbereidingsproces bestaat, op basis van de procesinrichting van Operationele Formule, uit de volgende processen
1. Voorsplitsen: van VG naar BG, deze werkzaamheden vinden plaats dicht in de buurt van de Lola;
2. Voorsorteren: van BG naar loop(deel), zowel groot (bundels e-sort, busstukken etc) als klein;
3. (VOS) Deze werkzaamheden vinden plaats op de nieuwe instraatkasten;
4. Instraat Buffer Rek, dit is een buffer opslag waarop de post bedoeld voor het instraten (voorgesorteerde handpost, e-sort en ontvangen SMG post) eenvoudig en overzichtelijk opgeslagen kan worden. Hiervoor worden nu nog de instraatkasten gebruikt maar bij flink hergebruik kan dat niet meer.
5. Instraten, deze activiteit zal ook plaatsvinden op de nieuwe, ergonomische sterk verbeterde, instraatkasten;
6. Huisnummersorteren; dit bestaat uit de machinesortering, hiervoor zal bij een ideale logistieke inrichting gebruik gemaakt worden van een ‘buffer in’ en ‘buffer uit’;
7. Gemeenschappelijke buffer voor samenvoegen; Dit is de ‘buffer uit’ van het instraten en de
‘buffer in’ van het samenvoegen. Beide werkplekken dienen goed zicht te hebben op de buffer om zo te kunnen oordelen of de werksnelheid van de instraters goed is afgestemd op de werksnelheid van de samenvoegers. Het tempo van het handproces komt niet overeen met het tempo van de machine. Het gebruik maken van buffers is dus noodzakelijk;
8. Samenvoegen; het samenvoegen van de ingestrate post met de post uit het HSM proces, de huis aan huis bladen worden tijdens de bestelloop tussen de post gezet;
9. Formeren Loop, bij het loop formeren wordt de HaH post toegevoegd aan de samengevoegde post;
10. Opslag HaH, de bulk opslag wordt 1 dag voordat het besteld wordt afgeteld op de werkplek aftellen HaH. De HaH wordt bijgevoegd na het samenvoegen vlak voordat het de vestiging verlaat.
Nieuwe inrichting bestellerszaal
Deze inrichting is gebaseerd op een ideale logistieke inrichting en routing. Omliggende ruimtes zijn op deze tekening achterwege gelaten en worden in de bijlage behandeld. In de bijlage is ook een
uitgebreidere beschrijving van de processen en de hulpmiddelen opgenomen.
1) Huisnummersorteermachines (HSM);
a) ‘Buffer in’ van de machines;
b) ‘Buffer uit’ van de machines;
2) Werkplekken voor het voorsorteren – instraten; voorsorteerkasten met 48 vakken;
a) Instraat Buffer Rek (IBR);
3) Samenvoeg buffer;
4) Samenvoegwerkplekken;
5) Opzetterij –Business Balie;
6) Deze plek wordt in de ochtend gebruikt voor de e-sort en in de middag voor de ‘buffer in’ voor de Business Balie (onbetaald);
7) Formeren loop;
8) Herstelpost;
9) Opslag HaH gesorteerd per loopdeel en zakkenrekken grote klanten;
figuur 1: Voorbeeld inrichting bestellerszaal
Los en laadruimte
1 2
3
4
5
6
2A
1A
1b
7
8
9
3. Vaststellen benodigde ruimte per activiteit
Het benodigde aantal vierkante meters van het nieuwe proces t.o.v. het huidige proces (instraten en samenvoegen op één werkplek) is ongeveer gelijk. Een besparing in het aantal vierkante meters ontstaat door de afname in het aantal instraatwerkplekken doordat deze efficiënter worden ingezet.
Ook zullen in de nieuwe situatie de pakjes opslag van de vestiging verdwijnen. Deze besparing is ongeveer even groot als de extra vierkante meters benodigd voor de extra buffers en
samenvoegwerkplekken.
In het project ‘operationele formule’ wordt rekening gehouden met de ruimte op de bestellerszaal na invoering van de huisnummersorteermachines. Dit betekent dat de oppervlakte die nodig is voor het nieuwe proces inclusief HSM, overeen moet komen met de ruimte die nodig is voor het oude proces inclusief HSM. Op basis van vuistregels kan berekend worden hoeveel van welk type werkplek nodig zal zijn. Deze berekening wordt hieronder uitgelegd en moet door de vestigingmanagers zelf worden toegepast op de eigen vestiging:
Hiervoor zijn gegevens nodig van piekdag (excl. kerstperiode) van de poststromen van vorig jaar:
3.1. Aantal werkplekken benodigd voor het voorsorteren / instraten
Aantal werkplekken benodigd voor het voorsorteren kan op de volgende manier berekend worden:
De voorsorteerwerkplekken worden later op de dag ook gebruikt voor het instraten - Totale stroom exclusief de postbussen (……….stuks)
- % van de totale poststroom die voorgesorteerd dient te worden (………%) - Aantal stuks handpost voor de postbussen (…………stuks)
- Norm voorsorteren (1200 stuks per uur)
Totale stroom (excl. postbussen) X % van de totale stroom voor te sorteren =………….stuks Aantal stuks handpost voor de postbussen* =………… stuks + Totaal aantal stuks dat voorgesorteerd moet worden =…………. stuks Totaal aantal stuks voor te sorteren ⁄ norm voorsorteren (1200 stuks per uur) =…………..uur Aantal uur voor te sorteren ⁄ gewenst aantal uur voorsorteren (4 uur) =………….plekken Aantal werkplekken benodigd voor het instraten kan op de volgende manier berekend worden:
Gemiddelde tijdsduur instraten per loop (norm gemiddeld 30 minuten, 2 per uur) Totaal aantal lopen (inclusief achterland) = ………..lopen
Totaal aantal lopen ⁄ 2 (lopen per uur) =.………...uur instraten
Aantal uur instraten ⁄ Tijdsduur instraten = ………...aantal benodigde werkplekken instraten
Aangezien het instraten van dezelfde werkplekken gebruik maakt als het voorsorteren moet het grootste aantal van deze twee berekeningen het aantal werkplekken opleveren.
3.2. Aantal werkplekken benodigd voor het samenvoegen
Het aantal werkplekken voor het samenvoegen kan volgens een vuistregel berekend worden aan de hand van het aantal instraat werkplekken. Volgens de norm neemt samenvoegen twee keer meer tijd in beslag dan instraten. Aangezien de totaal gewenste tijd voor het samenvoegen gelijk is aan die van het instraten kan het aantal werkplekken voor het samenvoegen berekend worden door het aantal instraat werkplekken maal 2 te doen. Dit geeft voor het aantal samenvoeg werkplekken:……….werkplekken.
* Indien aanwezig.
Aantal vierkante meters benodigd voor de extra bufferruimte.
Instraat buffer rek
1.5 m2 * aantal lopen = ………..m² Samenvoegbuffer
0.3 m2 * aantal loopdelen =……… m²
Aantal machines parallel = ………… * 5 m² Besparing in vierkante meters door opslag OGS
Oppervlaktes alle andere processen zijn in het oude en in het nieuwe proces gelijk.
Er moet een vergelijking gemaakt worden van de oppervlaktes in het oude met de oppervlaktes in het nieuwe proces.
4. Bepalen meest geschikte opstelling voor de verschillende activiteiten
In dit hoofdstuk worden alle inrichtingsregels van operationele formule ten aanzien van de bestellerszaal behandeld. De vestigingsmanagers moeten aan de hand van een stappenplan een concepttekening van de inrichting van de bestellerszaal kunnen maken.
4.1. Generieke inrichtingsregels
Deze generieke inrichtingsregels zijn zo opgesteld dat ze bij de inrichting van elke bestellerszaal gebruikt kunnen worden. Hierbij wordt er onderscheid gemaakt tussen wensen en eisen. De generieke inrichtingsregels hebben tot doel om tot een optimale logistieke inrichting te komen. Wat de
uitgangspunten zijn voor deze optimale inrichting wordt in deze paragraaf uitgelegd.
4.1.1. Eisen ten aanzien van de inrichting van de bestellerszaal
• De gehele voorbereiding moet binnen het aantal vierkante meters van de huidige bestellerszaal passen. Deze afweging kunt u zelf reeds maken door middel van de berekening die hierboven is weergegeven.
• Medewerkers mogen op hun werkplek geen langdurige hinder ondervinden van tocht, geluid en ander klimatologische omstandigheden wanneer deze buiten de door ARBO gestelde normen vallen.
4.1.2. Uitgangspunten ten aanzien van de inrichting van de bestellerszaal:
Een optimale logistieke inrichting door middel van:
• Minimaliseren van transportafstanden tussen verschillende procesmodules, deze afstanden worden berekend op basis van aantal bewegingen en aantal meters. Dit gaat expliciet dus niet op basis van het postvolume maar op basis van de efficiëntie daarvan. Een efficiënte stroom is bijvoorbeeld een volle bakkenkar. Hoewel de bakkenkar een groot postvolume vervoert, wordt deze bij de berekening van de transportafstand slechts als ‘één beweging’ meegenomen.
• Minimalisering van de kruisende stromen, zowel tussen ingaande als uitgaande stromen, als tussen betaalde en onbetaalde post. Hierbij moet onderzocht worden of de stromen wel
tegelijkertijd voorkomen. Dit komt de overzichtelijkheid van de operatie ten goede.
• De teams zo te verdelen over de processen dat zij met elkaar verantwoordelijk zijn voor één bepaald deel van de output. Het is waarschijnlijk dat dit de betrokkenheid van de medewerkers zal verhogen. De teamcoaches en de medewerkers moeten goed zicht op de voortgang kunnen hebben.
• De mogelijkheid dat de machines flexibel worden ingezet doordat er één gezamenlijke ‘buffer in’ en één gezamenlijke ‘buffer uit’ zal zijn. De flexibiliteit van de machines neemt ook toe wanneer de operators gemakkelijk ingezet kunnen worden bij verschillende machines. Hiervoor moeten de machines bij elkaar geplaatst worden. Wanneer de machines flexibel gebruikt kunnen worden, levert een uitgevallen HSM minder problemen op.
5. Positionering van de verschillende activiteiten
Voor deze paragraaf is een overzicht van de bestellerszaal nodig. Op dit overzicht moeten alle vaste onderdelen op de juiste plek ingetekend worden zoals omliggende ruimtes, steunpilaren, deuren, enz.
Om een conceptinrichting te kunnen maken moeten de volgende stappen achtereenvolgend doorlopen worden. Deze stappen worden uitgebreid behandeld in paragraaf 5.1. De activiteit met de meeste in- en uitgaande bewegingen moet als eerste op de bestellerszaal gepositioneerd worden en zo verder:
Stap 1: positioneer de samenvoegwerkplekken en de samenvoegbuffer dicht bij bij de Lola maar houd een lege strook ruimte over voor het verdelen, voorbewerken en voorsplitsen.
De samenvoegbuffer moet zo geplaatst worden dat deze een groot raakvlak heeft met de samenvoegwerkplekken zodat een goed zicht vanuit de werkplek op de buffer mogelijk is.
Stap 2: positioneer de instraat werkplekken achter in de zaal waarbij een groot raakvlak met de samenvoegbuffer mogelijk is. Des te groter het raakvlak zal zijn, des te beter is de mogelijkheid tot het vormen van teams over de processen heen. Dit is duidelijk weergegeven in figuur 2.
Stap 3: positioneer de machines, indien aanwezig, met minimale afstand naar de samenvoegbuffer, indien mogelijk aan de zijkant van de bestellerszaal.
Stap 4: het plaatsen van de overige processen. De overige processen die plaatsvinden op de
bestellerszaal zijn: verdelen, voorbewerken, voorsplitsen, opslag OGS, zakkenrek en collectieproces*. Deze moeten bij voorkeur dicht bij de Lola gepositioneerd worden.
5.1. De achterliggende reden van de positionering
In deze paragraaf worden de achterliggende redenen van het stappenplan beschreven. Er wordt schematisch weergegeven hoe dit stappenplan tot stand is gekomen.
5.1.1. (IBR, instraten, samenvoegbuffer, samenvoegen)
Logistiek: Tussen deze vier activiteiten vindt veel interactie plaats. Hiernaast zijn twee verschillende positioneringen weergegeven van deze vier activiteiten.
Op het IBR wordt de voorgesorteerde handpost, ontvangen SMG en E-sort post opgeslagen. Aangezien het IBR door middel van een zeer efficiënte stroom bevoorraad wordt, mag deze ver van de Lola geplaatst worden.
De gemiddelde afstand van en naar de samenvoegbuffer (3) is bij een compacte teams duidelijk korter. (groene pijl) Dit komt ook het teamgevoel (dicht bij elkaar zitten) en het zicht op de samenvoegbuffer, voor zowel de instraters en de samenvoegers als voor de teamcoach, ten goede.
Wanneer de bestellerszaal over meerdere ruimtes verdeeld is, of wanneer de vorm deze inrichting niet mogelijk maakt, moet de indeling per team plaatsvinden. Dat betekent dat de afdelingen opgedeeld worden maar de
teams blijven bestaan. Binnen een afdeling vindt immers weinig interactie plaats. Zo blijft er bovendien zicht op de hoeveelheid werk op voorraad in de samenvoegbuffer. Des te groter het raakvlak tussen de afdelingen des te korter ook de transportafstanden aangezien gebruik kan worden gemaakt van meerdere gangpaden.
TNO: zonlicht kan beter toetreden wanneer de kasten haaks ten opzichte van de ramen geplaatst zijn.
Hierbij moet niet vergeten worden dat het zicht op de samenvoegbuffer een grotere prioriteit heeft.
* Voor een uitgebreidere beschrijving van het collectieproces, zie bijlage nr.1
1) instraat buffer rek 2) instraten
3) samenvoegbuffer 4) samenvoegen teamindeling
minder compacte teams
Één team
1 2 3
4
compacte teams
5.2. Machines
Wanneer de keuze voor de positionering van de machines gemaakt moet worden, dan moeten de posities van de teams reeds bepaald zijn. De ‘buffer uit’ van de machines moet zo dicht mogelijk bij de samenvoegbuffer(s) komen te liggen.
Machines die op deze manier ‘parallel’ in de zaal zijn geplaatst, hebben een aantal voordelen ten opzichte van ze ‘in serie’ evenwijdig met de muur te plaatsen:
Logistiek: Op deze manier is het goed mogelijk om alle machines vanuit één gezamenlijke “buffer in”, te bedienen. Dit voorkomt dat kruisende stromen zullen ontstaan tussen in- en uitgaande post. Dit heeft vooral veel voordelen tijdens de drukke KNJ periode. Een nadeel van de machines parallel positioneren is de extra ruimte beslag van vijf vierkante meter per machine doordat een aparte “buffer in” nodig is. De
machine, die voor het achterland sorteert, moet het dichtste bij de Lola gepositioneerd worden.
TNO: Bij elkaar geplaatste machines maken een minder hinderlijk geluid. Een groot
gedeelte van het geluid is afkomstig van het invoerpunt van de machine en het is dus wenselijk het invoergedeelte van het handmatige proces af te richten. Ook kunnen kasten met de dichte kant richting de machines voor een afname in geluidsoverlast zorgen.
Serie met kruisende stromen Serie met meerdere “buffer in” plekken
Wanneer hinder van het geluid van de machines wordt ondervonden dan moet dit opgelost worden zonder extra routing te laten ontstaan. Het omgeven van de machines met hout en andere materialen is niet wenselijk en volgens ARBO ook niet noodzakelijk.
5.3. Kleine vestigingen
Wanneer het om een kleine vestiging met een klein aantal vierkante meters zullen de routing en positionering van de processen t.o.v. elkaar minder belangrijk zijn. In kleine vestigingen is de positionering van de processen afhankelijk van de wijze waarop de processtappen in de zaal passen.
5.4. Evalueren van de conceptinrichting
Maak op basis van het stappenplan en deze inrichtingsoverwegingen een aantal (bijvoorbeeld 3) verschillende conceptinrichtingen. Deze conceptinrichtingen moet u op schaal intekenen. U maakt zelf de keuze welke drie alternatieven u bruikbaar vindt. Hoe de keuze voor een van de alternatieven gemaakt moet worden wordt hieronder uitgelegd.
Trek een rechthoekig vak, zoals hiernaast, om de volgende activiteiten.
- Het samenvoegen;
- De samenvoegbuffer;
- Het instraten;
- Het instraatbufferrek;
- De ‘Buffer uit’ van de huisnummersorteermachine;
De afstand tussen de kruispunten komt overeen met de gemiddelde afstand, via een gangpad, tussen twee
werkplekken. Dat betekent dat alle gangpaden ook ingetekend moeten worden en een belangrijke rol zullen spelen bij de keuze voor een alternatief. Bij het positioneren van de gangpaden moet er rekening mee gehouden worden dat deze zoveel mogelijk recht zijn en waar mogelijk niet in open
verbinding met de procesvoering staan. Dit om ervoor te zorgen dat het transport nergens in de weg
machines parallel
kan komen te staan of gehinderd wordt en het proces overzichtelijk blijft. De beste conceptinrichting moet gekozen worden door middel van het invullen van onderstaand schema. Het aantal bewegingen moet berekend worden aan de hand van de nieuwe hulpmiddelen. Het totaal aantal meters per concept kan bepaald worden door middel van het aantal bewegingen met het aantal meters te
vermenigvuldigen.
aantal aantal meters in geval van
totaal aantal meters in geval van
van…...naar…….. bewegingen concept 1
concept 2
concept 3
concept 1
concept 2
concept 3
IBR naar instraten
Instraten naar samenvoegbuffer
HSM naar samenvoegbuffer
Samenvoegbuffer naar samenvoegen
Samenvoegen naar de ingang van de Lola
Aantal meters per
concept
Het totaal aantal meters voor elke beweging moet opgeteld worden zodat het aantal meters dat voor elk concept per dag afgelegd moet worden. Iedereen zal het met u eens zijn wanneer u kiest voor het concept met het minste aantal meters. De keuze voor de conceptinrichting met het minste totaal aantal meters zorgt ook voor:
- De dikste stromen (met het meeste aantal bewegingen) hebben de kortste afstanden.
- Er zal goed zicht op de buffers zijn, waardoor de procesvoortgang duidelijk in de gaten gehouden kan worden. Het aantal bewegingen tussen de activiteiten en de buffers is groot waardoor dit een belangrijk criterium wordt in de evaluatie van de conceptinrichtingen.
- Teamvorming wordt goed mogelijk gemaakt door de afstanden tussen de afdelingen te minimaliseren.
5.5. Routing
Om een overzichtelijk proces met zoveel mogelijk eenrichtingsverkeer te krijgen, kan de volgende vorm van routing aangehouden worden. Vanaf het instraatbufferrek wordt steeds richting de uitgang gewerkt. Dit is logisch aangezien de bewegingen steeds minder efficiënt worden. Wanneer uw vestiging geen machines heeft, vervalt het rechterdeel van de tekening. Deze routing is niet mogelijk wanneer de teams over de bestellerszaal verdeeld zijn. Aangezien het IBR vanuit een efficiënte stroom wordt bevoorraad en ook de bewegingen van en naar de HSM efficiënt zijn, moet de vorm van de
routing ook op deze punten afwijken. De poststroom van het IBR via het instraten en de
samenvoegbuffer naar de samenvoegwerkplekken moeten wel voorzien worden van routingin een rechte lijn, waarbij de samenvoegwerkplekken aan de kant van de Lola gepositioneerd moeten worden.
5.6. Coördinator
Om u te assisteren bij inrichtingsproblemen, is een coördinator van huisvesting aangesteld die u persoonlijk zal helpen bij de inrichting van uw vestiging. Ook zal de coördinator feedback geven op de conceptinrichting die u gemaakt heeft. Hij hanteert hierbij dezelfde uitgangspunten uit deze leidraad.
Aan de hand van dit overleg met de coördinator zal de nieuwe inrichting worden vastgesteld.
6. Bijlagen
Bijlage 1: Het collectieproces
Bijlage 2: Wensen en eisen ruimtes binnen vestiging
Het collectieproces
Voor het collectieproces is het van belang dat de kruisende stromen van betaalde en onbetaalde post geminimaliseerd worden. De business balie moet de post verwerken die komt uit de haalritten en de post komend vanuit de business point.
Het collectieproces kan ingericht worden aan de hand van het volgende stappenplan:
Stap 1: Positioneer de business balie ongeveer in het midden van de daarvoor beschikbare ruimte.
Plaats de buffer haaks tegen de muur zodat het een trechter vormt voor de ‘buffer in’. Let er hierbij op dat deze niet in het verlengde staat van de Lola, in verband met tocht. Ook moet de balie niet in de weg staan bij het distributieproces.
Stap 2: Markeer de ruimte tussen de Lola en de Balie als ‘buffer in’. De balie moet hierbij als natuurlijke scheiding gebruikt worden. Hierbij moet voldoende ruimte overgelaten worden voor de voorsplitser om zijn werk te kunnen doen.
Stap 3: De ruimte achter de balie is nu gereserveerd voor de opzetterij. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een ‘buffer in’ opzetterij en een ‘buffer uit’ opzetterij.
Stap 4: Teken de routing in om te controleren dat er geen kruisende stromen zullen zijn. De uitgaande stromen mogen niet verstorend werken voor het opzetterij proces en moeten zodoende om het
collectieproces heen lopen en niet er doorheen.
• Door de rolcontainers uit de BuPo door een medewerker vanuit de Bupo zelf in de “buffer in” te laten zetten voorkomt dat de rolcontainers los in de ruimte blijven staan en ze vermengd worden met de betaalde stroom.
• De uitgaande stromen mogen niet verstorend werken voor het opzetterij proces en moeten zodoende om het collectieproces heen lopen en niet er doorheen.
• Pas een duidelijke markering toe voor de buffers voor de ingaande en de uitgaande stromen om kruisende stromen te voorkomen.
Voorbeeld van het collectieproces.
# inkomende rolcontainers/bakkenkarren onbetaald vanuit Lola en Bupo naar Buba
# inkomende rolcontainers/bakkenkarren betaald van Lola en Bupo naar opzetterij
# uitgaande rolcontainers/bakkenkarren geregistreerd vanuit Buba direct terug naar Lola
# rolcontainers/bakkenkarren/karretjes geregistreerd vanuit Buba naar opzetterij
# rolcontainers/bakkenkarren betaald/geregistreerd vanuit opzetterij naar Lola Lola
opzetterij
Buffer in opzetterij Buffer
uit opzetterij
Buffer in onbetaald vanuit Lola en Bupo
Buffer uit in de Lola Bupo
Wensen en eisen ruimtes binnen vestiging
In deze paragraaf worden de algemene wensen en eisen van verschillende ruimtes binnen de vestiging besproken inclusief de wensen en eisen t.a.v. positionering binnen het pand.
De vestiging bevat de volgende belangrijke ruimtes:
- bestellerszaal*
- klantruimte (Bupo)*
- ruimte aangetekende stukken/ antwoordnummers - teamruimte*
- pauzeruimte; kantine*
- spreekkamer - rookruimte
- toiletten /garderobe - berging
- Lola
- Kamer vestigingsmanager;*
- Ruimte coaches.*
* Voor de ruimtes waarin mensen werkzaam zijn, dient daglicht naar binnen te kunnen treden.
Bij de inrichting van het pand dienen deze ruimtes tegen een buitenmuur met ramen te worden geplaatst.
In onderstaande lijst worden per ruimte de wensen weergegeven.
- Teamruimte naast de pauzeruimte positioneren met een vouwwand ertussen om de pauzeruimte en teamruimte als één grote ruimte te kunnen gebruiken.
- Rookruimte dicht bij de kantine positioneren om de loopafstanden te minimaliseren - Toiletten /garderobe dicht bij Lola vanwege personeel dat het pand verlaat en nog gebruik
wil maken van toilet /garderobe.
- Ruimte coaches zodanig plaatsen dat de coaches goed overzicht hebben op de vloer
- De fietsenstalling niet inpandig, maar los op het terrein. Inpandige fietsenstalling is een stuk duurder dan een stalling los op het terrein. Deze kan dicht bij de personeelsingang geplaatst worden om de loopafstand vanaf de personeelsingang tot aan de fietsenstalling te
minimaliseren.
- Ruimte aangetekende post dicht bij de Bupo plaatsen (dit in verband met de gedeelde functie - voor Bupo en aangetekende post wanneer het om een kleine vestiging gaat).
In onderstaande lijst worden per ruimte de eisen weergegeven.
- Bupo dicht bij de Buba positioneren:
- Wanneer het een rustige Bupo betreft kan in de avonduren een gedeelde functie tussen de - Bupo en Buba worden toegepast
- De afstand tussen de Bupo en Buba kan worden geminimaliseerd (dit heeft vooral veel voordelen wanneer dit een dikke stroom betreft).
- Lola dient zodanig op het terrein gepositioneerd te worden dat deze goed toegankelijk is voor vrachtwagens en trailers (voldoende manoeuvreerruimte).
- Lola centraal t.o.v. de bestellerszaal positioneren om de transportafstanden tussen de Lola en de bestellerszaal te minimaliseren.
- Vanwege de commerciële functie van de Bupo, dient de Bupo zodanig gepositioneerd te worden dat deze duidelijk zichtbaar is vanaf de straatzijde.
