In de ban van betrouwbaarheid….
Afstudeerscriptie in het kader van de studie Bedrijfskunde, afstudeerrichting Accountancy aan de Rijksuniversiteit te Groningen
Afstudeerscriptie J.S. Kalma St nr: 1063413 Begeleiding Rijksuniversiteit Groningen Dhr. M. Bergervoet Dhr. B. Crom Geesink Norba Group Dhr. W. Nieuwenhuijzen Dhr. J Talen Groningen, Juni 2003
‘De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag; het auteursrecht van het afstudeerverslag berust bij de auteur’
Samenvatting
Dit afstudeeronderzoek is uitgevoerd in opdracht van Geesink Norba Group. Geesink Norba Group is wereldwijd marktleider op het gebied van de productie van vuilniswagens. Het onderzoek richt zich binnen Geesink Norba Group op de productie van de hydraulische cilinders.
In 2001 wordt Geesink Norba Group overgenomen door het amerikaanse bedrijf Oshkosh Truck Corporation. Deze overname heeft in Emmeloord veel stof doen opwaaien. Zo is de productie van de cilinders, het ‘kindje’ van Geesink, ter discussie komen te staan. Uiteindelijk is er besloten deze productie intern te houden en de productie van de cilinders voor Norba (Zweden) en Kiggen (Maarheeze) ook naar Emmeloord te halen. Met Oshkosh zijn afspraken gemaakt over de prestaties die de cilinderafdeling moet behalen. Daarover dient een verantwoording te worden afgelegd.
In de huidige situatie wordt er weinig gerapporteerd over de prestaties van de cilinderafdeling.
Het probleem bevindt zich op een lager niveau in de organisatie, te weten bij het hoofd van de cilinderafdeling. Het hoofd van de cilinderafdeling geeft als reden hiervoor dat hij over weinig betrouwbare informatie beschikt. Het probleem ligt hier bij de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging die de betrouwbare informatie moet leveren op basis waarvan een verantwoording afgegeven kan worden.
Om de problemen rondom het afleggen van een betrouwbare verantwoording in kaart te kunnen brengen is de volgende doelstelling gehanteerd:
‘De doelstelling van mijn onderzoek is een bijdrage leveren aan de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging van de cilinderafdeling zodanig dat een betrouwbare verantwoording van de prestaties van de cilinderafdeling gewaarborgd kan worden.’
Deze doelstelling kan vertaald worden in een centrale onderzoeksvraag, te weten:
‘Hoe moet de bestuurlijke informatieverzorging binnen de cilinderafdeling ingericht worden om een betrouwbare verantwoording te kunnen afgeven over de prestaties van de cilinderafdeling?’
Aan de hand van de analyse naar de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging van de cilinderafdeling kan vastgesteld worden dat over de meeste doelen van de afdeling betrouwbare informatie beschikbaar is. Op een paar punten blijft de huidige situatie echter in gebreke. De cilinderafdeling heeft 3 hoofddoelen waarover informatie beschikbaar dient te zijn, te weten:
hoogwaardige productie, marktconforme kostprijs en een hoge leverbetrouwbaarheid. De eerst uitkomst van de analyse heeft betrekking op het gebrek aan een betrouwbare registratie van machine-uren. In de huidige situatie worden de machine-uren wel geregistreerd maar dit gebeurd niet officieel en is ook niet betrouwbaar. Doordat de machine-uren niet worden geregistreerd is de kostprijs minder betrouwbaar te noemen. Reden hiervoor is dat de kostprijs gebaseerd is op bewerkingstijd en in de huidige situatie alleen van het personeel (manuren).
Het probleem ontstaat wanneer de machine deels onbemand draait en deze uren niet overeenkomen met de geklokte manuren.
Als tweede uitkomst is de informatie over het voorraadverloop niet betrouwbaar te noemen. Er worden regelmatig verschillen geconstateerd tussen de werkelijke voorraad en de voorraad zoals vermeld in het systeem. Deze onbetrouwbare informatie maakt het niet mogelijk iets te zeggen over de leverbetrouwbaarheid.
Ten derde komt er uit de analyse naar voren dat er onjuiste inkoopprijzen voorkomen in het informatiesysteem. Dit heeft tot gevolg dat er weinig vertrouwen is in het informatiesysteem.
Ook worden deze verkeerde prijzen verwerkt in de kostprijs.
Ten slotte vindt er geen doorbelasting plaats aan de andere afdelingen van Geesink die wel gebruik maken van de capaciteit van de cilinderafdeling. De kosten die samenhangen met de gebruikte capaciteit komen hierdoor in het resultaat van de cilinderafdeling.
Om het mogelijk te maken een betrouwbare verantwoording af te leggen zijn er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de uitkomsten. Deze zijn:
Het toevoegen van de registratie van de machine-uren en dan het liefst automatisch;
Nader onderzoek of het nieuwe ingevoerde systeem voor de voorraden betrouwbare informatie oplevert;
Nader onderzoeken hoe de onjuiste inkoopprijzen en de eventuele andere onjuiste gegevens kunnen ontstaan. Daarbij onderzoeken of dit ook gevolgen heeft voor de andere afdelingen van Geesink;
Het doorbelasten van gebruikte capaciteit aan andere afdelingen.
Naast deze aanbevelingen dienen er taken te worden verdeeld en procedures te worden opgestart. Tevens moeten er controleverbanden worden in gevoerd om de betrouwbaarheid van de informatie te waarborgen.
Voorwoord
De scriptie die nu voor u ligt, is het resultaat van mijn afstudeeronderzoek in het kader van de afstudeerrichting Accountancy van de studie Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen.
Deze scriptie en het onderzoek zijn tot stand gekomen dankzij de hulp van een aantal personen, die ik hier wil noemen. Ten eerste wil ik mijn begeleiders Wim Nieuwenhuijzen en Jacob Talen bedanken voor de begeleiding gedurende het gehele onderzoek.
Naast mijn begeleiders van de Geesink Norba Group wil ik mijn begeleiders vanuit de faculteit Bedrijfskunde, Marcel Bergervoet en Ben Crom, bedanken voor hun feedback en adviezen die ik regelmatig van hen heb mogen ontvangen. Daarnaast wil ik iedereen in mijn directe omgeving bedanken voor de kritische blikken ten aanzien van deze scriptie. Ik heb het onderzoek als een leerzame en leuke ervaring in de praktijk ervaren.
Groningen, juni 2003 Joke Kalma
Inhoudsopgave
Samenvatting………. ... 2
Voorwoord…………... 4
Inhoudsopgave……... 5
Hoofdstuk 1 De Geesink Norba Group ... 7
1.1 De Organisatie ... 7
1.2 Aanleiding van het onderzoek ... 7
Hoofdstuk 2 Methodologische verantwoording... 10
2.1 Inleiding ...10
2.2 Probleemstelling...10
2.3 Conceptueel model & Deelvragen ...11
2.4 Methodologische verantwoording...14
2.5 Opbouw van het onderzoek...15
2.6 Theoretische verantwoording ...16
2.7 Randvoorwaarden ...19
Hoofdstuk 3 Theoretische criteria m.b.t. betrouwbare ... 20
verantwoording……. ... 20
3.1 Inleiding ...20
3.2 Kwaliteit en bestuurlijke informatieverzorging ...20
3.3 Betrouwbaarheid informatie en gegevens...28
3.4 Conclusie...29
Hoofdstuk 4 Beschrijving van de huidige informatieverzorging... 31
4.1 Inleiding ...31
4.2 De cilinderafdeling...32
4.3 Processen & gegevens en informatiestromen binnen de cilinderafdeling...33
4.4 Beschrijving van informatiesysteem...39
4.5 De geregistreerde gegevens en beschikbare informatie per proces...40
4.6 Conclusie...42
Hoofdstuk 5 Analyse cilinderafdeling ... 43
5.1 Inleiding ...43
5.2 Informatiebehoefte over de cilinderafdeling...44
5.3 Informatiebehoeften per proces specifiek voor de cilinderafdeling ...50
5.4 Vergelijking tussen huidige situatie en gewenste situatie...52
5.5 Analyse organisatiestructuur en informatiestructuur. ...59
5.6 Uitkomsten analyse...60
5.7 Conclusie...61
Hoofdstuk 6 Ontwerp en verandering ... 63
6.1 Inleiding ...63
6.2 Ontwerpcriteria per module...63
6.3 Uitkomsten analyse productmodule:...64
6.4 Analyse structuurmodule ...66
6.5 Conclusie...68
Hoofdstuk 7 Conclusie en aanbevelingen... 69
7.1 Inleiding ...69
7.2 Antwoord op de centrale vraag...69
7.3 Aanbevelingen ...70
7.4 Conclusie onderzoeksopzet ...72
7.5 Aanbevelingen gekozen onderzoeksaanpak ...74
Literatuurlijst……… ... 75
Bijlage………75
Hoofdstuk 1 De Geesink Norba Group
Dit hoofdstuk is een introductie van het onderzoek bij Geesink Norba Group. Eerst wordt de organisatie beschreven waar het onderzoek heeft plaatsgevonden. Vervolgens wordt de aanleiding van het onderzoek beschreven.
1.1 De Organisatie
Het onderzoek heeft plaatsgevonden in Emmeloord bij de Geesink Norba Group. Geesink Norba Group is van oorsprong een familiebedrijf. Het bedrijf heeft een lange historie achter zich als wagenmakerij, fabrikant van brandweermaterieel en aswagens, tot de hedendaagse afvalperswagens. Rond 1968 werd de familie Geesink uitgekocht door de Engelse multinational Powell Duffryn. In de tijd hierna heeft Geesink zich ontwikkeld op het gebied van de afvaltransportsystemen. In 1993 werd Kiggen Afvaltechniek uit Maarheeze overgenomen en in 2000 werd Norba uit Blomstermåla (Zweden) aan Geesink toegevoegd. Door deze overnames nam de productie van vuilniswagens en persen flink toe.
Het totale productenpakket van Geesink Norba Group bestaat uit: afvalperswagens, compartimenten perswagens, afzetsystemen, diverse container beladingsystemen, afvaltransporttrailers, zelfpersende containers, stationaire afvalpersen, perscontainers en overslagpersen. Geesink Norba Group heeft productiebedrijven in Emmeloord, Maarheeze en Blomstermåla. Het hoofdkantoor van Geesink Norba Group is gevestigd in Emmeloord. Geesink Noba Group neemt een sterke positie in op de Europese markt. Het distributienetwerk omvat eigen filialen in de meeste Europese landen en dealerorganisaties in de overige landen.
In 2001 werd Geesink Norba Group (hierna: Geesink) overgenomen door Oshkosh Truck Corporation. Deze Amerikaanse onderneming is ook eigenaar van onder andere Pierce en Mc Neilus, twee grote spelers op de Amerikaanse markt op het gebied van special trucks. Door de overname van Oshkosh behoort Geesink tot de wereldwijde marktleider op het gebied van afvaltransportsystemen. Geesink heeft in de loop van de jaren een behoorlijke expertise opgebouwd op het gebied van de productie van afvaltransportsystemen, dit omdat er veel aandacht is besteed aan Research & Development. Een resultante hiervan is de productie van de hydraulische cilinders. De productie van deze cilinders wordt gezien als het ‘kindje’ van Geesink.
Op dit werkgebied, de productie van de hydraulische cilinders, zal de rest van dit onderzoek zich richten. In bijlage 1 is een overzicht toegevoegd van de segmenten waaruit Oshkosh Truck Corporation is opgebouwd en waarbinnen Geesink zich bevindt.
1.2 Aanleiding van het onderzoek
Het onderzoek binnen Geesink richt zich op de productie van de (hydraulische) cilinders. Na de overname door Oshkosh ontstond er een discussie omtrent deze cilinders. Moedermaatschappij Oshkosh speelde met de gedachte de productie van de cilinders uit te besteden. Na uitvoerig
onderzoek en vergelijking met concurrenten op de markt, werd toch besloten de productie van de cilinders binnen de eigen organisatie te houden. Tevens werd besloten de productie van de cilinders van Norba en Kiggen naar Emmeloord te halen. Deze bedrijven kochten voor de overname alle cilinders bij externe bedrijven. Het produceren van alle cilinders binnen de eigen onderneming levert Geesink een aantal voordelen op. Zo zullen de winsten binnen de onderneming blijven en is er geen afhankelijkheid van andere leveranciers. Tevens kunnen er schaalvoordelen behaald worden.
Geesink is per maart 2003 officieel van start gegaan met de productie van de cilinders voor Kiggen en Norba. De productie van de cilinders is apart ondergebracht in een cost center. In de aanloopperiode zijn er al veel prototypes ontworpen en geproduceerd voor de twee vestigingen (Norba & Kiggen). Geesink heeft de productie van de cilinders zoveel mogelijk gestandaardiseerd en probeert alle modellen terug te brengen naar een aantal standaardtypes.
De cilinders en halffabrikaten met teveel afwijkende eisen worden uitbesteed.
Op het moment van de beslissing van interne productie van de cilinders heeft Geesink met moedermaatschappij Oshkosh een aantal afspraken gemaakt op het gebied van de te leveren prestaties. Deze prestaties hebben betrekking op zowel kostenniveau, zoals het halen van afgesproken kostprijs, als op te leveren productie zoals behaalde omzet. Over deze prestaties dient Geesink een verantwoording af te leggen aan Oshkosh. Om deze verantwoording te kunnen afleggen dient Geesink over betrouwbare informatie van de cilinderafdeling te beschikken. Binnen Geesink dient het hoofd van de cilinderafdeling verantwoording af te leggen aan het management. Op dit moment wordt er door het hoofd van de cilinderafdeling weinig gerapporteerd, er is weinig bekend over de voortgang van de prestaties van de cilinderafdeling, welke informatie beschikbaar is en of deze informatie geheel betrouwbaar is. Het gaat hierbij om de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging binnen de cilinderafdeling.
In het probleem omtrent de inrichting van het bestuurlijke informatieverzorging zijn meerdere probleemhebbers1 te onderkennen. Er moet een keuze gemaakt worden welke probleemhebber centraal komt te staan in het onderzoek naar de cilinders van Geesink. Binnen het onderzoek zijn twee probleemhebbers te onderkennen. De eerste is het managementteam met de daarbinnen verantwoordelijke functionaris. Daarnaast is de hoofdverantwoordelijke van de cilinderafdeling ook een probleemhebber.
Het management: Het management van de Geesink bestaat uit een 5 koppig team waarbinnen ieder een verantwoordelijkheidsgebied heeft. Het management als probleemhebber heeft een probleem op het gebied van de informatievoorziening. Er is te weinig informatie beschikbaar op basis waarvan bepaald kan worden of de cilinderafdeling zijn doelen haalt en op basis waarvan een verantwoording afgegeven kan worden aan moedermaatschappij Oshkosh.
1 Leeuw de A. C. J.,Organisaties: management, analyse,ontwerp en verandering,1997,blz 212-215
Hoofdverantwoordelijke cilinderafdeling: De manager van de cilinderafdeling heeft eveneens een probleem op het gebied van de informatievoorziening. De manager heeft te weinig informatie over de verschillende prestaties van het productieproces. Het gevolg hiervan is dat hij geen betrouwbare verantwoording kan afgeven over deze prestaties. Hij kan niet laten zien wat het resultaat is van de geleverde prestaties en meten of de doelen van de afdeling behaald zijn.
Beide probleemhebbers hebben een realiteitsprobleem, wat betekent dat de realiteit dient te worden veranderd om het probleem op te kunnen lossen.
Het afgeven van een verantwoording gebeurt op twee niveaus, te weten van Geesink aan moedermaatschappij Oshkosh en van het hoofd van de cilinderafdeling aan het management van Geesink. Op dit laatste niveau van verantwoording richt het onderzoek zich. Er is gekozen voor dit niveau omdat de stroom van informatie hier begint. Een gedegen inrichting van de informatieverzorging van de cilinderafdeling maakt het afleggen van een verantwoording door het hoofd van de afdeling aan het management mogelijk. Op basis van deze informatie kan het management vervolgens een verantwoording afleggen aan moedermaatschappij Oshkosh. De scope van het onderzoek beperkt zich tot de cilinderafdeling, dit betekent dat het hoofd van de cilinderafdeling als probleemhebber van dit onderzoek wordt beschouwd.
Hieronder worden de twee stromen van verantwoording die moeten worden afgelegd schematisch weergegeven.
Fig 1.1, Beknopt organogram met de af te leggen verantwoordingen
In bijlage 1 worden een aantal organogrammen weergegeven ter verduidelijking van de relaties binnen de organisatie en de cilinderafdeling. Bijlage 2 geeft een schematische weergave van de samenstelling van een hydraulische cilinder zoals geproduceerd door de cilinderafdeling van Geesink.
Verantwoording afleggen
Oshkosh Truck Corporation
Commercial:
Fire and emergency Defense
Productievestiging
Emmeloord: Cilinderafdeling
Productievestiging Maarheeze
Productievestiging Blomstermåla
Branches Geesink Norba Group
Stafafdelingen
Hoofdstuk 2 Methodologische verantwoording
2.1 Inleiding
In dit hoofdstuk wordt de onderzoeksopzet nader toegelicht. Allereerst wordt de probleemstelling met bijbehorende doel- en vraagstelling besproken. Vervolgens worden aan de hand van het conceptuele model de deelvragen geformuleerd. Daarna worden in de methodologische verantwoording het type onderzoek, de afbakening en het aggregatieniveau en de informatiebronnen van het onderzoek besproken. Vervolgens wordt de opbouw van het onderzoek toegelicht. Hierna wordt in de theoretische verantwoording de gebruikte theorie en de keuze hiervoor uitgelegd. Tot slot komen de randvoorwaarden van het onderzoek aan de orde.
2.2 Probleemstelling
Het onderzoek richt zich op het gebied van de hydraulische cilinders binnen de productievestiging van Geesink Emmeloord. In de aanleiding van het onderzoek is ingegaan op de verschillende problemen die er spelen omtrent de cilinderafdeling van Geesink. Gezien de keuze, waarbij de probleemhebber het hoofd van de cilinderafdeling is die een verantwoording moet afleggen aan het management van Geesink, kunnen de volgende doelstelling en vraagstelling geformuleerd worden.
Doelstelling:
De doelstelling van mijn onderzoek is een bijdrage leveren aan de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging van de cilinderafdeling, zodanig dat een betrouwbare verantwoording van de prestaties van de cilinderafdeling gewaarborgd kan worden.
Uitleg begrippen:
Onder bestuurlijke informatieverzorging2 wordt verstaan: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens zodat er binnen de cilinderafdeling informatie beschikbaar is over de prestaties van de afdeling ten behoeve van de verantwoording die daarover moeten worden afgelegd.
Het begrip betrouwbaarheid is tweeledig allereerst wordt onder betrouwbare3 verantwoording verstaan: het afgeven van een verantwoording die gebaseerd is op gegevensverstrekking die juist, tijdig en volledig is.
Ten tweede wordt onder een betrouwbare verantwoording verstaan: de betrouwbaarheid van de inhoud van de informatie als resultante van het informatiesysteem.
Onder prestaties wordt verstaan: de output van de verschillende deelprocessen van de cilinderafdeling in relatie tot het beoogde resultaat (doelstelling) dat een afdeling dient te behalen.
2Starreveld,Bestuurlijke informatieverzorging deel 1, 1993, blz 21
Vraagstelling:
Hoe moet de bestuurlijke informatieverzorging binnen de cilinderafdeling ingericht worden om een betrouwbare verantwoording te kunnen afgeven over de prestaties van de cilinderafdeling?
2.3 Conceptueel model & Deelvragen
Een conceptueel model is volgens Jonker en Pennink4 een abstractie van de werkelijkheid waarin aandacht wordt besteed aan die zaken die voor het functioneren daarvan cruciaal zijn. Het conceptuele model bevat een aantal denkbeelden over het te onderzoeken probleem. De denkbeelden zijn:
Afbakening van de onderzoekselementen Selectie van eigenschappen
Formulering van de relaties tussen de eigenschappen.
Voor het opstellen van het conceptueel model zullen de drie denkbeelden achtereenvolgens behandeld worden.
Afbakening van de onderzoekselementen: Hierbij gaat het om wat wel bij het onderzoek hoort en wat niet. In het onderzoek binnen Geesink gaat het alleen om de cilinderafdeling en de daar binnen behorende deelprocessen. Binnen deze afdeling richt het onderzoek zich op de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging en de daaruit voortkomende informatie.
De selectie van eigenschappen: Hierbij gaat het om de variabelen van de elementen. Binnen de cilinderafdeling gaat het om de betrouwbaarheid van de informatie en de gegevensverstrekking:
de juistheid, tijdigheid en volledigheid. Daarnaast gaat het over die informatie die nodig is om iets te kunnen zeggen over de doelen van de afdeling, daarmee de prestaties van de afdeling.
Formulering van de relaties tussen de eigenschappen: Deze relaties worden in het conceptuele model aangegeven met verbindingspijlen en strepen.
3 Pascoe-Samson, Organisatie, besturing en informatie,1998, blz 279
Fig 2.1, Conceptueel model
Uitleg van het model:
De basis van het model is gebaseerd op een vergelijking tussen de huidige situatie en de gewenste situatie.
Huidige situatie: Van de verschillende deelprocessen van het transformatieproces worden gegevens geregistreerd en verwerkt in het informatiesysteem. Op basis van deze gegevens wordt informatie verschaft over de prestaties van de processen. Deze informatie vormt de basis van de verantwoording af te geven door het hoofd van de cilinderafdeling.
Gewenste situatie: De gewenste situatie wordt bepaald door de informatiebehoeften van het management van Geesink en het hoofd van de cilinderafdeling. De informatiebehoeften dienen de doelen van de afdeling te dekken. Op basis van deze informatiebehoeften kan er per deelproces vastgesteld worden welke informatie beschikbaar dient te zijn en welke gegevens er dan geregistreerd dienen te worden.
Analyse: Verschillen tussen de huidige situatie en de gewenste situatie.
Ontwerp & Verandering: Correctieve maatregelen treffen voor de inrichting van informatiesysteem zodanig dat de informatie en de gegevensverwerking over de prestaties van de cilinderafdeling juist, tijdig en volledig zijn.
4 Jonker en Pennink, De kern van methodologie,2000,blz 38
Registratie van gegevens
Uitvoerend niveau=Cilinderafdeling
D5
Informatiebehoefte m.b.t.
benodigde informatie van de prestaties van de cilinderafdeling.
Beschikbare informatie per deelproces
Benodigde gegevens registraties per deelproces t.b.v de informatiebehoefte Hoofd Cilinderafdeling
Management Geesink
Correcties Inrichting bestuurlijke
informatieverzorging Strategisch niveau
Operationeel niveau
Theoretische criteria mbt betrouwbare verantwoording D4
D3
D2
D6& 7
Betrouwbare verantwoording van de prestaties van de cilinderafdeling
Input
Output
D1 Huidig Infor- matie systeem
‘transformatie proces’
Uitleg begrippen:
Onder gegevens wordt verstaan: ruwe data.
Onder informatie5 wordt verstaan: die gegevens op basis waarvan een bijdrage wordt geleverd aan het kennisbeeld van een mens.
De relatie tussen de gegevens en de informatie wordt hieronder kort weergegeven:
Fig 2.2, Relatie gegevens en informatie, bron: Hartog, Molenkamo en Otten blz58
Deelvragen:
Aan de hand van dit conceptuele model kunnen vervolgens de deelvragen geformuleerd worden.
De deelvragen sluiten aan bij de elementen van het conceptuele model.
1. Hoe ziet de huidige inrichting van de informatieverzorging van de cilinderafdeling eruit?
a.Uit welke processen is de cilinderafdeling opgebouwd?
b.Welke gegevens worden nu geregistreerd per proces?
c.Welke informatie levert de huidige informatieverzorging over de cilinderafdeling?
2. Aan welke criteria moet een betrouwbare verantwoording, gezien de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging, volgens de theorie voldoen?
a.Aan welke eisen dient informatie te voldoen om te kunnen spreken van betrouwbare informatie?
3. Aan welke informatie is behoefte met betrekking tot de prestaties van de cilinderafdeling?
4. Welke informatie moet er dan door het informatiesysteem geleverd worden zodat deze doelen worden afgedekt en welke gegevens dienen er dan per proces geregistreerd te worden?
5. Welke verschillen zijn er tussen de informatie voortkomend uit de informatiebehoeften over de doelen van de cilinderafdeling en de informatie op basis van de daadwerkelijk geregistreerde gegevens?
6. Hoe zou de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging eruit moeten zien om juiste, tijdige en volledige informatie te genereren?
7. Welke veranderingen zijn er nodig in de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging om te komen tot het afleggen van een betrouwbare verantwoording?
5 Starreveld.R.W.,Mare de H.B., Joels E.J., Bestuurlijke informatieverzorging, deel 1,1993, blz 18
Gegevens Informatiesysteem Informatie
2.4 Methodologische verantwoording
In deze methodologische verantwoording worden het type onderzoek, de afbakening, het aggregatieniveau en de informatiebronnen besproken.
Type onderzoek
Er worden door de Leeuw6 vijf onderzoekstypen onderscheidden. Deze typen zijn:
1. Het praktisch organisatiekundig handelen 2. Het probleemoplossend onderzoek 3. Het beleidsondersteunend onderzoek 4. Het beleidsrelevant onderzoek
5. Het theorievormend onderzoek
Het onderzoek naar de informatieverzorging binnen de cilinderafdeling van Geesink kan getypeerd worden als een beleidsondersteunend onderzoek. Dit onderzoek is gericht op het verschaffen van informatie die relevant is voor het nemen van specifieke beleidsbeslissingen.
Het beleidsondersteunend onderzoek wordt ook wel gebruikt als deel van het probleemoplossend onderzoek. In het geval van de cilinderafdeling gaat het om het verschaffen van informatie omtrent de inrichting van de informatieverzorging teneinde een betrouwbare verantwoording te kunnen afgeven over de prestaties van de cilinderafdeling. Deze informatie kan gebruikt worden om de problemen op te lossen zodat een betrouwbare verantwoording afgelegd kan worden door de cilinderafdeling. Het onderzoek blijft bij het verschaffen van aanbevelingen over de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging en heeft niet tot doel het doorvoeren van de aangedragen aanbevelingen.
Afbakening en aggregatieniveau
Bij het maken van de afbakening7 gaat het om de vraag waar de grens getrokken moet worden tussen het systeem en de omgeving. Het systeem kan hierbij getypeerd worden als die objectenverzamelingen waarop het onderzoek zich richt. In het onderzoek binnen Geesink is de cilinderafdeling het systeem waar naar gekeken wordt. De objectenverzameling bestaat uit de verschillende deelprocessen van het productieproces en de relaties hier tussen. Het bijpassende aggregatieniveau kan bepaald worden aan de hand van de functionele structuur (zie bijlage 3).
De niveaus worden hierbij onderscheiden op basis van arbeidsverdeling.
Voor Geesink geldt dat het management zich bevindt op strategisch niveau, het hoofd van de cilinderafdeling op operationeel niveau en tenslotte de werkzaamheden van de cilinderafdeling op uitvoerend niveau. De problematiek rondom de verantwoording van de cilinderafdeling bevindt zich voornamelijk op het operationele niveau. Hiervoor worden de gegevens geleverd door het uitvoerend niveau en er wordt een verantwoording afgegeven aan het strategisch niveau; het management van Geesink.
6 De Leeuw, Organisaties: Management,analyse, ontwerp en verandering,1997, blz 374- 377
7 De Leeuw, Organisaties: Management, analyse, ontwerp en verandering, 1997, blz 96- 97
Informatiebronnen
Deelvraag 1: Deelvraag 1 is een beschrijving van de huidige informatieverzorging. Hiervoor wordt informatie gegenereerd uit bedrijfsinformatie beschikbaar gesteld door Geesink (bestaand datamateriaal). Dit bestaande datamateriaal is beschikbaar in de vorm van bedrijfsfolders en de internetpagina. Tevens zijn hiervoor meerdere interviews afgenomen met onder andere de verantwoordelijke van de cilinderafdeling en het hoofd van de cilinderafdeling. Deze interviews waren in het begin totaal ongestructureerd en later in het onderzoek gestructureerd. Daarnaast zijn meerdere keren bezoeken gebracht aan de productievloer voor rondleidingen en observaties.
Deelvraag 2: Hier gaat het over de theorie die criteria stelt waaraan een betrouwbare verantwoording dient te voldoen. Hiervoor is wetenschappelijke literatuur geraadpleegd. Deze wetenschappelijke literatuur dient als kader voor de rest van het onderzoek en bepaalt de structuur van de hoofdstukken.
Deelvraag 3,4 en 5: Deze deelvragen bevatten de analyse van het onderzoek. Hiervoor zijn veel interviews afgenomen (zowel gestructureerde als ongestructureerde interviews). Daarnaast is interne documentatie geraadpleegd, wetenschappelijke literatuur en weer observaties van de productievloer. De wetenschappelijke literatuur is vooral gebruikt bij beantwoording van de deelvragen 3 en 4. Deelvraag 5 vergelijkt de op literatuur gebaseerde uitkomsten met de uitkomsten van deelvraag 1. Om de uitkomsten te controleren zijn extra interviews afgenomen en zijn veel documenten opgevraagd. Voorbeelden van deze documenten zijn overzichten van interne registraties. Te denken valt aan de registratie binnen het productieproces zoals montagelijsten, testrapporten en gegevens gehaald uit het informatiesysteem zoals de kostprijs.
Deelvraag 6 en 7: Bij deze deelvragen heeft een terugkoppeling plaatsgevonden met de betrokken personen van de cilinderafdeling zoals het hoofd van de cilinderafdeling maar ook de directe betrokkenen hieronder. Dit is in de vorm van interviews gebeurd waarbij door vragen de uitkomsten nogmaals getoetst zijn.
2.5 Opbouw van het onderzoek
Het onderzoeksverslag is als volgt ingedeeld. In dit hoofdstuk (hoofdstuk 2) wordt een methodologische verantwoording gegeven voor het onderzoek. Hier komen de probleemstelling met bijbehorende doel- en vraagstelling aan de orde. Tevens wordt het onderzoek verduidelijkt aan de hand van een conceptueel model. Op basis van dit model worden de deelvragen opgesteld. Daarna wordt nog even stilgestaan bij het type onderzoek, de randvoorwaarden en de methoden van dataverzameling. In de deelvragen is te zien dat het theoretisch kader aan de orde komt in deelvraag 2. Maar voor de uitvoering van dit onderzoek heb ik ervoor gekozen het theoretisch kader te beschrijven vóór de beschrijving van de huidige informatieverzorging. Op basis van de literatuur kan er een kader opgesteld worden aan de hand waarvan de volgende hoofdstukken behandeld en gestructureerd kunnen worden. In hoofdstuk 3 volgt het theoretische kader en in hoofdstuk 4 een beschrijving van de huidige informatieverzorging met
bijbehorende processen, gegevens en informatiestromen. Hoofdstuk 5 bestaat uit een analyse en hoofdstuk 6 uit de gewenste correctieve acties. Hoofdstuk 7 sluit af met een conclusie en aanbevelingen.
2.6 Theoretische verantwoording
In deze theoretische verantwoording zullen de gebruikte theorieën per hoofdstuk besproken worden. Er wordt stilgestaan bij de specifieke keuze van de theorieën per hoofdstuk.
Hoofdstuk 3 In dit hoofdstuk zal ik de theorie bespreken die benodigd is voor het afleggen van een betrouwbare verantwoording. Het gaat hier om een betrouwbare verantwoording in relatie tot de bestuurlijke informatievoorziening. De theorie die centraal staat in het onderzoek is de theorie van Hartog, Molenkamp en Otten8. Zij hebben een analyse- en ontwerpmodel opgesteld dat zich richt op de kwaliteit van gegevensverwerkende processen (KAD-model: ‘Kwaliteit van de Administratieve Dienstverlening’). Het gaat hier om de inrichting van de gegevensverwerkende processen die de kwaliteit bepalen. De kwaliteit wordt bepaald door een tal van aspecten waarbij de invulling is afhankelijk van de specifieke situatie.
Deze theorie is heel geschikt omdat het een koppeling maakt met de inrichting van de bestuurlijke informatievoorziening die de kwaliteit bepaald. De kwaliteit kan binnen dit onderzoek uitgelegd worden in termen van betrouwbaarheid. Daarnaast is het een analyse- en ontwerpmodel en reikt het model een handleiding aan voor het vaststellen van richtlijnen waaraan het ontwerp moet voldoen. Tevens richt het model zich op de invoering ervan in de organisatie. Dit onderzoek naar de informatieverzorging binnen Geesink zal zich beperken tot het opstellen van ontwerpcriteria waaraan de inrichting van de informatieverzorging moet voldoen teneinde te komen tot de betrouwbare verantwoording over de prestaties van de cilinderafdeling. Het KAD-model bestaat uit drie modules, te weten productmodule, procesmodule en structuurmodule, die besproken dienen te worden. Tevens zal het KAD-model op een paar punten met andere theorieën aangevuld worden. Door de aanvullingen vindt er naast een verdieping voornamelijk een betere koppeling plaats tussen de verschillende modules van het KAD-model.
Voor de koppeling tussen de productmodule en de structuurmodule kan het model worden uitgebreid met theorie van Jans en theorie van Beek, Caubo en Jacobs. Het KAD-model stelt in de productmodule de informatiebehoeften vast aan de hand van de afnemers van de informatie.
Dit heeft het KAD-model gebaseerd op een theorie van Jans uit 1989. In een latere theorie van Jans is dit vaststellen van de informatiebehoeften uitgebreid met de processen waarover de informatie benodigd is. Met deze theorie sluit Jans goed aan bij het onderzoek naar de informatiebehoeften van de cilinderafdeling, voornamelijk omdat naast de gebruiker ook de koppeling wordt gemaakt met de processen waarover de informatie verzameld dient te worden.
8 Hartog, Molenkamp en Otten, Kwaliteit van administratieve dienstverlening,1992
Bij het vaststellen van de informatiebehoeften over de processen kan het KAD-model uitgebreid worden met de theorie van Beek, Caubo en Jacobs. Deze hebben per proces een aantal standaard gegevensbestanden gedefinieerd die voor een proces noodzakelijk zijn. Deze standaard gegevensbestanden zullen gebruikt worden om een vergelijking te kunnen maken tussen de huidige gegevens per proces en de gegevensbestanden die standaard zijn voor een proces. Het overzicht van de standaard gegevensbestanden helpt dus vast te stellen aan welke informatie per proces behoefte is.
Ook wordt het KAD-model aangevuld met de typologie van Starreveld. Deze typologie stelt per type organisatie een aantal standaardprocessen vast en legt vervolgens een link tussen de informatie die benodigd is omtrent deze processen en de inrichting van de informatieverzorging.
Met het gebruik van de typologie wordt een brug geslagen tussen de procesmodule en de structuurmodule van het KAD-model. Ook wordt de theorie van Starreveld geraadpleegd bij het vaststellen van de informatie die benodigd is om iets te kunnen zeggen over de doelen die aan de cilinderafdeling zijn gesteld. Deze informatie wordt als norm gebruikt en maakt het mogelijk een vergelijking te maken tussen de werkelijke situatie en de informatie aangereikt door de theorie.
Deze link wordt nog verder uitgebouwd met de theorie van Thompson die de benodigde gegevensverwerking van de processen vaststelt. De gegevensverwerking is volgens Thompson afhankelijk van de taakafhankelijkheid. Deze taakafhankelijkheid wordt bepaald door de onderlinge relaties van de verschillende taken (processen) bij de totstandkoming van het eindproduct. Dit is voor dit onderzoek van belang omdat de processen en de informatie die hierop betrekking hebben, worden bepaald door de relaties tussen deze processen. De theorie van Thompson legt hierbij een koppeling tussen de structuurmodule, die bepaald wordt door de taakafhankelijkheid van de processen en de procesmodule over de eisen die daarbij aan het informatieverzorging gesteld kunnen worden teneinde te komen tot de informatie (productmodule) die benodigd is bij de uitvoering van de taken.
Tot slot wordt het KAD-model aangevuld met de theorie van Pascoe-Samson. In deze theorie wordt dieper ingegaan op de organisatiestructuur en hoe deze organisatiestructuur bepaald wordt. De relatie tussen leidinggevenden en uitvoerders wordt hierbij weergegeven. Deze opbouw van organisatiestructuur is van belang voor de inrichting van de informatieverzorging, de link tussen de structuurmodule en de procesmodule. De toevoeging van deze theorie is voornamelijk omdat dit aansluit bij het doel van het onderzoek binnen de cilinderafdeling en de hierbij horende nadruk op de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging.
Tevens zal in hoofdstuk 3 het begrip betrouwbaarheid geoperationaliseerd worden. Hiervoor wordt theorie van Starreveld geraadpleegd. Deze theorie wordt gebruikt omdat Starreveld de opdeling maakt naar de betrouwbaarheid van informatie en gegevens. Deze beide kanten van betrouwbaarheid worden gebruikt in dit onderzoek, dus zowel de betrouwbaarheid van het gegevensverwerkende proces als de betrouwbare informatie die dan geleverd wordt. De punten
voortkomend uit het KAD-model met de aanvullingen zullen als kader dienen voor de rest van het onderzoek.
Fig 2.3, Overzicht aanvullingen op KAD –model
Hoofdstuk 4 In hoofdstuk 4 wordt een beschrijving gegeven van de huidige inrichting van de informatieverzorging van de cilinderafdeling. Hiervoor zullen processchema’s en input/ proces/
output schema’s gebruikt worden. De processchema’s dienen als visuele toelichting op de bedrijfsprocessen van de afdeling. De keuze voor de IPO-schema’s ligt in het verlengde van het model dat wordt gebruikt in hoofdstuk 3. Het schema komt uit de theorie van Snellenberg, van Nijhuis en Bossert. Deze stellen dat de relatie tussen de input en de output inzicht biedt in de opzet van het bedrijfsproces. Per deelproces geeft het schema eenvoudig weer wat er per deelproces in gaat en wat eruit komt.
Hoofdstuk 5 Hoofdstuk 5 bevat een analyse van de cilinderafdeling waarna er een vergelijking plaatsvindt tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Ook in dit hoofdstuk wordt het uitgebreide KAD-model toegepast. Tevens zullen er aan de hand van theorie van Starreveld normen worden opgesteld die betrekking hebben op de doelen van de afdeling. De normen bepalen de gewenste situatie van de cilinderafdeling.
Hoofdstuk 6 Hoofdstuk 6 draagt veranderingen en correcties aan die voortkomen uit de resultaten van hoofdstuk 5. De ontwerpcriteria uit de structuur van het theoretisch kader worden gebruikt.
Starreveld: Betrouwbaarheid: -van het gegevensverwerkende process - van de inhoud van de informatie
‘Productmodule’
Informatieproduct
‘Procesmodule’
inrichting informatieverzorging
‘Structuurmodule’
organisatiestructuur Informatiestructuur
Jans: informatie product vastgesteld obv behoeften ahv functie en processen Beek, Caubo &
Jacobs: Standaard gegevens per proces
Starreveld: standaard processen gekoppeld aan inrichting van de informatieverzorging
Thompson: taakafhankelijkheid van processen bepaalt de
informatieverzorging en ook het informatieproduct
Pascoe-Samson: organisatiestructuur gekoppeld aan de inrichting van de informatieverzorging
Juistheid Tijdigheid Volledig-
heid
Hoofdstuk 7 Hoofdstuk 7 bevat de conclusie en aanbevelingen van het onderzoek naar de cilinderafdeling. De centrale vraag van dit onderzoek wordt hierin beantwoord. Daarnaast vindt er een terugkoppeling plaats naar de uitvoering van het gekozen onderzoekstraject.
2.7 Randvoorwaarden
Met de randvoorwaarden van het onderzoek wordt de reikwijdte van het onderzoek bedoeld.
Voor het onderzoek naar de cilinderafdeling van Geesink geldt dat het onderzoek zich afspeelt op de vestiging Emmeloord en daarbinnen op de cilinderafdeling. Verder richt het onderzoek zich op beslissingsniveaus genoemd in paragraaf 1.2. Andere randvoorwaarden voor het onderzoek zijn de beschikbare tijd, ongeveer 6 maanden, en de vormvereisten opgesteld door de Rijksuniversiteit Groningen.
Hoofdstuk 3 Theoretische criteria m.b.t. betrouwbare verantwoording
3.1 Inleiding
In dit hoofdstuk zal de volgende deelvraag beantwoord worden:
Deelvraag 2: Aan welke criteria moet een betrouwbare verantwoording, gezien de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging, volgens de theorie voldoen?
In het hoofdstuk zal op basis van de theorie een kader opgesteld worden met de criteria die van belang zijn voor een betrouwbare verantwoording. Het analyse- en ontwerpmodel van Hartog, Molenkamp en Otten zal besproken worden en op een paar punten uitgebreid worden met extra theorie. De keuze voor de toegevoegde theorieën is toegelicht in paragraaf 2.5. Naast het analyse- en ontwerpmodel zal het begrip betrouwbaarheid verder worden uitgewerkt in paragraaf 3.3.
3.2 Kwaliteit en bestuurlijke informatieverzorging
De bestuurlijke informatieverzorging levert de informatie op basis waarvan de verantwoording moet worden afgegeven aan het management. Om een betrouwbare verantwoording te kunnen geven dient de informatieverzorging juiste, tijdige en volledige informatie te leveren en dient het gegevensverwerkend proces betrouwbaar te zijn. Dit alles wordt bepaald door de kwaliteit van de informatieverzorging. Hartog, Molenkamp en Otten9 hebben een model opgesteld dat de kwaliteit van gegevensverwerkende processen in kaart brengt. In het model, het KAD-model (‘Kwaliteit van de Administratieve Dienstverlening’) genoemd, worden producten, processen en structuren in hun onderlinge samenhang beschouwd. Het model volgt de stadia analyse en ontwerp. Tezamen beschrijven ze de inrichting van de gegevensverwerkende processen. Het KAD-model zal gebruikt worden voor het vaststellen van de te behandelen criteria die nodig zijn voor de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging teneinde te komen tot de betrouwbare verantwoording van de prestaties van de cilinderafdeling.
Het KAD-model:
Het KAD-model bestaat uit twee delen; analyse/ ontwerp en anderzijds borging/ verandering.
Het eerste deel bevat een blauwdruk van de hoofdlijnen van de organisatie en het benodigde ontwerp. Het tweede deel heeft betrekking op de manier waarop het ontwerp dient te worden vastgelegd, onderhouden en bewaakt. Het onderzoek naar de cilinderafdeling van Geesink richt zich alleen op het eerst deel en gaat niet verder dan het opstellen van ontwerpstappen.
9 Hartog, Molenkamp en Otten, Kwaliteit van Administratieve Dienstverlening, 1992,blz 37-ev
De kwaliteit van de informatieverzorging kan bepaald worden door een analyse en ontwerp van het gegevensverwerkende proces. Deze analyse en ontwerpstappen worden verdeeld in een drietal modules, te weten: productmodule, procesmodule en structuurmodule. Deze drie modules zullen hieronder besproken worden.
Fig 3.1, Het KAD- model
Productmodule:
De productmodule is gericht op de afstemming van de organisatie op de omgeving. De organisatie vervult een omgevingsbehoefte door het produceren van producten. Er worden productcriteria (normen) gedefinieerd op basis van informatiebehoeften. Het realiseren van productnormen is afhankelijk van de inrichting van de organisatie en haar processen. De toepassing van de productmodule bestaat uit drie stappen:
1. Het selecteren van het product of de producten die nader worden geanalyseerd;
2. Het bepalen van informatiebehoeften;
3. Het analyseren en vaststellen van de productnormen.
Fig 3.2, De productmodule
Het informatieproduct waarover de productmodule spreekt, is de uitkomst van het gegevensverwerkende proces. In het onderzoek binnen de cilinderafdeling kan dit informatieproduct gezien worden als het totale pakket informatie dat vrij komt uit het informatiesysteem. De informatie kan verder toegespitst worden aan de hand van de verschillende deelprocessen waarop het informatiesysteem betrekking heeft.
De eisen die aan de beschikbare informatie kunnen worden gesteld, worden vastgesteld aan de hand van de informatiebehoeften. De informatiebehoeften worden bepaald door de afnemers van het informatieproduct. De informatiebehoeften worden vervolgens vertaald naar concrete productnormen die tezamen de doelstellingen van de afdeling vertegenwoordigen. Met behulp
Informatie- product Productmodule:
Proces Afnemers
Management
Productnormen
Informatie- behoeften Externe eisen Product
Proces
Structuur
van deze productnormen kunnen de doelstelling en het behalen hiervan gemeten worden. Een voorbeeld van een informatieproduct is de doorlooptijd van een product, waarbij de productnorm bijvoorbeeld het vastgestelde aantal dagen is.
Procesmodule:
In de procesmodule wordt gekeken hoe het informatieproduct tot stand komt. Het proces kan gezien worden als een serie van activiteiten waarbij invoergegevens worden getransformeerd naar één of meer informatieproducten, de zogenaamde gegevensverwerkende processen. Het informatieproduct en de eisen waaraan deze moet voldoen, zijn in de productmodule besproken.
Het proces is erop gericht dit te realiseren; het verstrekken van het gewenste informatieproduct aan de omgeving. De output moet voldoen aan de gestelde normen. Van belang daarbij zijn de aard van de productnormen waaruit de procesnormen moeten worden afgeleid, het type proces, de specifieke proceseigenschappen en de mate van automatisering zijn bepalend.
De volgende stappen moeten worden doorlopen:
1. Selecteren en afbakkenen van de processen;
2. Analyseren van de processen;
3. Vaststellen van de inrichting van de processen.
Fig 3.3, De Procesmodule
Voor de cilinderafdeling geldt dat het informatiesysteem die informatie dient te leveren over de prestaties van de afdeling waaraan behoefte is. De informatiebehoeften zijn al vastgesteld in de productmodule. Het gaat hierbij meer om de inrichting van de processen, afhankelijk van het type proces en de kenmerken ervan. De procesnormen worden bepaald door de processen die nodig zijn om het gewenste product te realiseren. Hierbij kan bij het voorbeeld van de
‘doorlooptijd’ gedacht worden aan alle processen rondom het aanleveren en afleveren van het product alsmede tot de functies die erop gericht zijn deze processen te bewaken.
Structuurmodule:
Bij de structuurmodule gaat het om de invulling van de organisatie, informatie infrastructuur, de onderlinge afstemming op het product en de aard van het proces. Er worden binnen de structuurmodule vier structuurelementen onderscheiden, te weten:
de organisatie of taakstructuur;
de informatiestructuur en informatietechnologie;
de personeelsstructuur;
de cultuur en communicatie of overlegstructuur.
Uitvoer Procesmodule:
Proces Invoer
Productnormen
In het kader van de bestuurlijke informatieverzorging zijn de organisatiestructuur en de informatiestructuur het meeste van belang. De kwaliteit van de structuur vereist onderlinge afstemming tussen de vier onderscheiden structuurelementen. Voor de toepassing van de structuurmodule kunnen de volgende stappen onderscheiden worden:
1. analyse organisatiestructuur;
2. analyse informatiestructuur;
3. analyse personeel, communicatie en overleg;
4. vaststelling organisatie- en informatiestructuur.
Fig 3.4, De structuurmodule
De structuurmodule betreft de cilinderafdeling en de link naar het transformatieproces van het bedrijf. Het gaat hierbij zowel om de inrichting van Geesink als organisatie als om de rol van de cilinderafdeling hierbinnen. Voor het inrichten van een goed informatiesysteem moeten deze structuren meegenomen worden. De analyse van de organisatiestructuur en de informatiestructuur staan hierbij centraal. De analyse van het personeel, communicatie en overleg wordt niet apart behandeld, er komen enkele aspecten kort aan bod in de beschrijving van de huidige situatie.
Aanvullingen op het KAD-model:
De auteurs van het KAD-model geven aan dat het niet noodzakelijk is om alle aspecten van de modules te behandelen. Wel is de koppeling tussen de verschillende modules belangrijk. Het KAD-model zal op een aantal punten met theorie uitgebreid worden en dan vooral op het gebied van deze koppelingen.
Productmodule en structuurmodule
De tweede stap van de productmodule bestaat uit het vaststellen van de informatiebehoefte.
Hartog, Molenkamp en Otten doen dit op basis van de waardering van de afnemer. Onder de afnemers worden de gebruikers van de informatie verstaan. Deze afnemers bepalen de eisen en wensen waaraan het product dient te voldoen, zogenaamde kwaliteitsaspecten waarover
Analyse
Organisatiestructuur
Analyse
Informatiestructuur Structuurmodule:
Analyse personeel, communicatie en overleg
Organisatiestructuur
informatie beschikbaar dient te zijn. Voor het vaststellen van deze informatiebehoeften gebruiken de auteurs de theorie van Jans (1989). Omdat het vaststellen van de informatiebehoeften binnen dit onderzoek een belangrijke rol speelt wordt hiervoor de theorie van Jans zelf gebruikt in plaats van de afgeleide theorie volgens het KAD-model. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een theorie van Jans uit zijn latere carrière.
In deze theorie wordt naast de behoeften van gebruikers van de informatie ook een link gelegd naar de processen waarover de informatie verzamelt dient te worden. Jans10 laat zien dat de informatiebehoeften afhankelijk zijn van de functie van de betreffende persoon en de processen waarover de informatie benodigd is. Jans stelt de informatiebehoefte intern binnen de organisatie vast. Hieronder zal de informatiebehoefte van Jans schematisch weergegeven worden.
Fig 3.5, Informatiebehoefte. bron: Jans (1999)
Volgens Jans 11 spelen bij de functie de volgende aspecten een rol:
Niveau van de functie;
Aard van de functie;
Subjecten waar de functionaris mee te maken heeft (afnemers, leveranciers etc.);
De objecten die voor de functievervulling relevant zijn;
De bijzondere omstandigheden die de functievervulling kunnen beïnvloeden;
Wettelijke voorschriften.
Het vaststellen van informatiebehoeften over de processen kan aan de hand van de theorie van Beek, Caubo en Jacobs12. Zij stellen standaard gegevensbestanden per proces vast. Het overzicht van de standaard gegevensbestanden helpt vast te stellen aan welke informatie per proces behoeft is(zie bijlage 4).
Structuurmodule en procesmodule:
Een theorie die de link tussen de structuurmodule en de procesmodule versterkt is de typologie van Starreveld. Hierbij worden de organisaties in klassen ingedeeld die met dezelfde problematiek te maken hebben op het gebied van bestuurlijke informatieverzorging. Elke klasse bevat een aantal standaard te onderscheiden processen. Informatie omtrent deze processen dient gebruikt te worden voor de inrichting van het bestuurlijk informatiesysteem. Het gebruik van de typologie is door deze indeling, de vaststelling van standaardprocessen en de link met de informatiestructuur een extra aanvulling op het KAD-model. R.W. Starreveld13 e.a. maken
10 Jans, E.O.J., Grondslagen van de administratieve organisatie,1999
11 Jans, Grondslagen Administratieve Organisatie, deel 1, 1996, blz 151
12 Beek, Caubo en Jacobs, Financiële informatiesystemen,1992, blz58,84,106,133,166,192
13 Starreveld, R.W., ea, Bestuurlijke informatieverzorging deel 2B,1997,blz 19
Gegevens Gegevens
verwerking
Informatie behoeften
Functie/
processen
allereerst onderscheid tussen organisaties die voor de markt produceren en organisaties die dat niet doen. Binnen de categorie van organisaties die voor de markt produceren maken Starreveld e.a. weer onderscheid tussen organisaties met doorstroming van eigen goederen (bij handelsbedrijven en bij productiebedrijven) en organisaties zonder doorstroming van eigen goederen (dienstverlenende bedrijven, banken etc.). De typologie brengt per categorie een aantal standaardprocessen in kaart. Informatie omtrent deze processen dient gebruikt te worden voor de inrichting van het bestuurlijke informatiesysteem.
Binnen deze typologie is de cilinderafdeling van Geesink te typeren als een industriële organisatie met seriemassaproductie. Deze massaproductie is heterogeen, wat betekent dat er meerdere typen producten in grote hoeveelheden worden geproduceerd. De productie is daarnaast vaak op voorraad. Voor de cilinderafdeling geldt dat de cilinders die geproduceerd worden bestaan uit standaardtypes. Met de overname van de productie van de cilinders voor Kiggen en Norba zijn hieraan een aantal nieuwe types toegevoegd. Standaardprocessen die binnen deze typologie spelen zijn: planning, inkoop, productie, opslag en verkoop. Verder zijn er bij deze typologie een aantal standaard registraties vast te stellen, te weten: bewerkingslijsten (productie), geleidekaarten of labels (planning), registratie gereedgekomen producten, het onderhandenwerk, productierapporten en kwaliteitsrapporten, grondstof verbruik en onderdelen verbruik. Deze registraties dienen ook binnen de cilinderafdeling terug te komen. De standaardprocessen kunnen ook gebruikt worden bij het vaststellen van de standaardgegevens die hier vervolgens bijhoren. Naast deze standaardprocessen wordt Starreveld14 gebruikt voor het vaststellen van de informatie die benodigd is om iets te kunnen zeggen over de doelen die aan de cilinderafdeling zijn gesteld. Het betreft die informatie die als norm geldt en vervolgens vertaald kan worden in specifieke informatie voor de cilinderafdeling.
Structuurmodule en procesmodule en productmodule
Naast de aanvulling van de organisatietypologie van Starreveld kan de structuurmodule aangevuld worden met de theorie van Thompson15. Deze theorie stelt dat de informatieverwerking wordt beïnvloed door de taakafhankelijkheid. Taakafhankelijkheid ontstaat door onderlinge relaties tussen de verschillende taken (processen) bij de totstandkoming van het eindproduct. Tevens bepalen de verschillende soorten afhankelijkheden de mate van coördinatie en communicatie tussen de verschillende taken. De informatieverwerking wordt door Thompson gekoppeld aan taakafhankelijkheid, door hem genaamde interdependenties (afhankelijkheden). Te weten:
‘Pooled interdependence’: De taken worden onafhankelijk van elkaar uitgevoerd, maar ze gebruiken gemeenschappelijke middelen;
‘Sequentiële interdependence’: Hier is sprake van volgorde afhankelijkheid;
‘Reciproke interdependence’: De taken worden gelijktijdig uitgevoerd, maar zijn over en weer van elkaar afhankelijk.
14 Starreveld, R.W., ea, Bestuurlijke informatieverzorging deel 2B, 1997, blz 146-147
De interdependenties hebben een toenemende taakafhankelijkheid. Dit betekent dat de reciproke afhankelijkheid meer coördinatie en communicatie vereist dan de pooled afhankelijkheid. De cilinderafdeling van Geesink heeft voor de meeste processen een sequentiële interdependence. De processen zijn in rij geschakeld en daardoor bestaat er een taakafhankelijkheid tussen de processen. De cilinderafdeling van Geesink bevindt zich hierdoor in de midden categorie, wat betekent dat enige coördinatie en communicatie tussen de taken vereist is. De inrichting van het gegevensverwerkende proces dient hiermee rekening te houden.
In een aantal gevallen zijn de taken reciproke afhankelijk, een voorbeeld hiervan is de procedure omtrent het testen op kwaliteit. Wanneer de producten niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen zullen de producten opnieuw een aantal processen doorlopen. Een ander voorbeeld van terugkoppelingsinformatie is de informatie die wordt gebruikt voor de voortgangscontrole welke ook weer veel communicatie en coördinatie vereist.
Fig 3.6, Thompson’s interdependences
Structuurmodule en processtructuur
Tot slot kan het KAD-model worden uitgebreid met theorie van Pascoe-Samson16. Hierin wordt een indeling van organisatiestructuren weergegeven. De manier waarop werk over de mensen in een organisatie wordt verdeeld, wordt weergegeven in de organisatiestructuur. Hierbij moet gedacht worden aan de formele en informele organisatiestructuur en de hiërarchische structuren zoals lijnorganisaties en lijn-staforganisaties. De formele organisatiestructuur beschrijft de functies van de mensen in de organisatie en de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoals ze officieel zijn opgesteld. De informele structuur geeft de daadwerkelijke verhoudingen weer tussen de mensen. De hiërarchische structuur geeft aan hoe het werk verdeeld is over leidinggevenden en uitvoerders. Vormen hiervan zijn de lijnorganisatie en de lijn-staforganisatie. De lijnorganisatie heeft de vorm van een piramide waarbij er verschillende lagen zijn die met elkaar zijn verbonden door gezagsverhoudingen en eenduidige bevelslijnen.
De taken van een manager bestaan dan uit het afleggen van verantwoording aan een hoger
15 de Leeuw, A.C.J.,Organisaties:management, analyse, ontwerp en verandering,1997, blz 142-143
16 Pascoe-Samson, Organisatie, besturing en informatie, 1998, blz 25-26
‘Reciprocal interdependence’
‘Sequential interdependence’
A B
B
B A A
‘Pooled interdependence’
Toename coördinatie en communicatie
niveau en het geven van opdrachten aan een lager niveau. Binnen de lijnorganisatie kan nog een onderscheid gemaakt worden tussen organisaties met een groot aantal lagen (hiërarchische niveaus), de zogenaamde verticale organisatie. Daartegenover de organisaties met weinig lagen ook wel de platte organisatiestructuur genoemd. Bij lijn-staforganisaties zijn er afdelingen die ondersteunende taken uitvoeren voor andere afdelingen. Deze afdelingen worden stafafdelingen genoemd en hebben geen formele beslissingsbevoegdheden. De cilinderafdeling van Geesink maakt onderdeel uit van een lijn-staforganisatie, omdat ze ook gebruik maakt van stafafdelingen die ondersteunende taken uitvoeren. Een voorbeeld hiervan is de financiële administratie die wordt uitgevoerd door een stafafdeling en niet door de cilinderafdeling zelf (zie bijlage 1). Geesink kan gezien worden als een platte structuur omdat er maar drie lagen zijn van de werkvloer tot het management van Geesink (zie paragraaf 1.2). De structuur van een organisatie bepaalt de informatiestromen binnen een organisatie en daarmee ook de inrichting van de informatieverzorging.
Koppeling KAD-model met situatie cilinderafdeling van Geesink:
Het onderzoek naar het afleggen van een betrouwbare verantwoording van de prestaties van de cilinderafdeling van Geesink richt zich op de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging.
De informatie waarop de verantwoording gebaseerd is, is het informatieproduct. Dit informatieproduct wordt vastgesteld door de informatiebehoeften en wordt geconcretiseerd naar productnormen. Het informatieproduct is de resultante van het informatiesysteem. De inrichting van dit informatiesysteem wordt bepaald door de processen waarover de informatie verzameld wordt. Het gaat hierbij om de structuur van de processen en de bijbehorende structuurkenmerken. Schematisch kan dit alles als volgt worden weergegeven:
Fig. 3.7, Koppeling KAD-model en de situatie cilinderafdeling van Geesink input
* Typologie Starreveld
* Organistiestructuur Standaard gegevensbestand en per proces
‘Productmodule’
‘Procesmodule’
‘Structuurmodule’
informatiebehoeften
Inrichting informatieverzorging
Structuurelementen output
Betrouwbare Verantwoording
normen
Informatieverzorging (process) Inforrmatie Product
Transformatieproces
* Afnemers
* Functie
* Processen
Taakafhankelijkheid
‘Doelen’
Juistheid Tijdigheid volledigheid
3.3 Betrouwbaarheid informatie en gegevens
Deelvraag 2a: Welke eisen stelt de literatuur aan informatie om te kunnen spreken van betrouwbare informatie?
De betrouwbaarheid in dit onderzoek heeft een tweeledige betekenis. De betrouwbaarheid heeft allereerst betrekking op de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevensverwerking. De betrouwbaarheid van de fysieke stroom van documentatie. Daarnaast wordt betrouwbaarheid in dit onderzoek ook gebruikt voor de inhoud van de informatie, welke betrouwbaar dient te zijn.
Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven.
Fig 3.8, schematisch overzicht betrouwbaarheid
Betrouwbaarheid gegevens
Voor het afgeven van een verantwoording is het van groot belang dat dit gebeurt aan de hand van betrouwbare informatie. Hiervoor moet het gegevensverwerkend proces betrouwbaar zijn en moeten de gegevens juist, tijdig en volledig zijn. Het gaat hierbij om de betrouwbaarheid gericht op de administratieve organisatie. Om dit te weten kunnen een aantal vragen gesteld worden:
Juistheid17: Is alles wat verantwoord is juist verantwoord en is de verantwoording toelaatbaar?
Tijdigheid: Komt het tijdstip dat in de verantwoording vermeld staat, overeen met het tijdstip waarop de gebeurtenis heeft plaatsgevonden?
Volledigheid: Is alles wat had moeten worden verantwoord ook inderdaad verantwoord?
Naast de indeling naar juistheid, tijdigheid en volledigheid zijn er nog een aantal aspecten die de betrouwbaarheid van de gegevens bepalen. Starreveld (1991) noemt dat de betrouwbaarheid van informatie afhankelijk is van zaken zoals de invoer van de gegevens, de apparatuur, programmatuur en de betrouwbaarheid van bestanden. Volgens Pascoe-Samson18 zijn er drie maatregelen te nemen omtrent de betrouwbaarheid van de informatievoorziening. De eerste betreft preventieve maatregelen rondom het gegevensverwerkende proces zelf. Dit zijn de zogenaamde controlemaatregelen. Voorbeelden hiervan zijn te vinden in de bijlage 5. Ten
17 Starreveld, Bestuurlijke Informatieverzorging, deel 1,1993, blz 167-168
18 Pascoe-Samson, Organisatie, besturing en informatie,1998,blz199
Gegevens verwerking
Informatie
Betrouwbaarheid gegevens:
*Juistheid
*volledigheid
*tijdigheid
Betrouwbaarheid informatie:
Inhoudelijk Betrouwbaarheid
tweede is het van belang dat de apparatuur en de gegevens beveiligd zijn tegen bijvoorbeeld brand, diefstal, wateroverlast. Tot slot moet het gegevensverwerkende systeem controleerbaar zijn zodat de genomen maatregelen voor een betrouwbaar informatiesysteem getest kunnen worden. Het onderzoek naar de betrouwbare informatie over de prestatie van de cilinderafdeling zal zich beperken tot de betrouwbaarheid uitgelegd in juistheid, tijdigheid en volledigheid. De andere aspecten zullen wel meegenomen worden bij het vaststellen van de verandering in de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging.
Betrouwbaarheid informatie
De betrouwbaarheid van de informatie heeft in dit geval betrekking op de inhoud van de informatie. Belangrijk hierbij is dat de beschikbare informatie overeenkomstig is met de werkelijkheid. Dit dient controleerbaar te zijn.
3.4 Conclusie
In dit hoofdstuk is antwoord geven op de tweede deelvraag.
Deelvraag 2: Aan welke criteria moet een betrouwbare verantwoording, gezien de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging, volgens de theorie voldoen?
Hierboven is het KAD-model van Hartog, Molenkamp en Otten besproken waarbij de kwaliteit van het gegevensverwerkende proces centraal staat. Daarmee staat ook de kwaliteit van de bestuurlijke informatieverzorging centraal die de informatie levert op basis waarvan een betrouwbare verantwoording kan worden afgegeven. Het doel van het model is het analyseren van de situatie en het ontwerpen van mogelijke verbeteringen aan de hand van de verschillende modules van het KAD-model. De theorie over het KAD-model zal niet in zijn geheel besproken worden. In de literatuur wordt aangegeven dat het niet noodzakelijk is om alle modules in het geheel te bespreken. Wel belangrijk is het belangrijk dat er aandacht wordt besteed aan de onderlinge samenhang van de verschillende modules. Dit wordt door middel van extra theorieën mogelijk gemaakt. Deze theorieën gaan vooral in op de koppelingen tussen de verschillende modules.
In de tabel hieronder is een onderverdeling gemaakt van de te behandelen aspecten uit het KAD-model in de rest van het onderzoek. Er wordt een verwijzing gemaakt naar de hoofdstukken waar de aspecten behandeld worden. Met beschrijving wordt hoofdstuk 4 bedoeld waar een beschrijving wordt gegeven van de huidige situatie. De analyse vindt plaats in hoofdstuk 5 en in hoofdstuk 6 wordt een voorstel gedaan voor het ontwerp en de veranderingen die benodigd zijn voor de inrichting van de informatieverzorging. Tevens is er een kolom opgenomen dit de criteria aangeeft waaraan voldaan moet worden teneinde een betrouwbare verantwoording te krijgen. Naast de behandeling van deze punten moet de informatie voldoen aan de betrouwbaarheidscriteria juistheid, tijdigheid en volledigheid.
Modules: Aspecten Criteria: Hoofdstuk behandeling:
Productmodule: Selecteren van het product Vastgesteld informatie product
Beschrijving
Bepalen van informatiebehoeften ahv afnemers, functie en processen
Vastgestelde informatiebehoeften
Analyse
Standaard processen Vastgestelde processen Beschrijving Analyseren en vaststellen van de
productnormen
Bekende Productnorm Analyse/ ontwerp
Procesmodule: Selecteren en afbakenen van processen Vastgestelde processen Beschrijving
Analyseren processen Vastgestelde processen Beschrijving + analyse Vaststellen inrichting van processen Vastgestelde inrichting Ontwerp
Taakafhankelijkheid Bekende
taakafhankelijkheid
Analyse
Structuurmodule: Analyse organisatiestructuur Bekende
organisatiestructuur
Beschrijving + analyse
Analyse informatiestructuur Bekende
informatiestructuur
Beschrijving + analyse
Analyse personeel, communicatie en overleg
Buiten beschouwing Beschrijving
Vaststelling organisatie en
informatiestructuur
Vastgestelde structuur Ontwerp
Organisatie typologie Bekende typologie Analyse
Tabel 3.1, Bespreking modules KAD-model en aanvullingen in hoofdstukken van het onderzoek
