Vraag nr. 325 van 26 juni 1997
van de heer JOS GEYSELS
V DAB-computers – Aankoop- en onderhoudscon-tracten
Sinds enkele jaren heeft de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDA B ) een contract met een privé-firma voor de aankoop van computers en een contract met een andere firma voor het onderhoud.
Wat is de omvang van deze diverse contracten ? Welke kosten zijn eraan verbonden ? Welke aanbe-stedingsprocedure werd er gevolgd ?
Antwoord
De V DAB heeft contracten voor enerzijds "pro-ductie tewerkstelling en administratieve steunfunc-ties" en anderzijds "ondersteuning opleidingen/ didactische taken".
A. Productie tewerkstelling en administratieve steundienst
Gevolgde procedure
Door middel van interviews en groepsgesprek-ken werd in 1991 de informatie ingezameld om de knelpunten en doelstellingen op informatica-vlak te formuleren. Deze activiteiten werden uitgevoerd door de externe bedrijfsconsultant James Martin A s s o c i a t e s. De bevindingen van deze expert leidden in de loop van 1992 tot het opstellen van een Strategisch Informatieplan (SIP). Hierin werd het rationaliserings- en stra-tegisch beleidsplan van het management voor informatica vastgelegd.
In dit plan werden de 4 architecturen van de informatica bepaald :
– de informatie-architectuur, – de informatiesysteemarchitectuur, – de organisatie-architectuur, – de technische architectuur.
Na grondige analyse werd dit plan goedge-keurd.
Een eerste deelgebied werd al in het lopende jaar uitgevoerd : het eigen personeelsbeheer.
Dit behelst zowel het loon- en weddegedeelte, als de HRM-facetten (human resources management).
Verder werd,conform de aanbevelingen van het S I P, begonnen aan de opbouw van een eigen s p e c i a l i s a t i e k a d e r, zodat de V DAB de nodige technologische kennis in eigen beheer heeft. De doelstelling hiervan is het tactische en strategi-sche informatiemanagement in eigen beheer te houden en de operationele exploitatie in samenwerking met derden te realiseren.
Het door het beheerscomité goedgekeurde Strategisch Informatieplan werd in een lasten-boek gegoten, teneinde een partner te selecte-ren die samen met de VDAB de doelstellingen van dit SIP kan realiseren in een periode van vijf jaar.
Hiervoor werden onafhankelijke systeeminte-gratoren aangeschreven. Alle opties voor de toekomst werden opengelaten. Het lastenboek werd opgesteld in een filosofie van co-sourcing. Co-sourcing is een contract op lange termijn (meestal vijf jaar) waarbij de partner- l e v e r a n-cier voor die tijd bij de klant komt inwonen.Het contractbedrag en de globale doelstellingen staan vast. Alle andere beslissingen worden samen en onderweg genomen, met het oog op de einddoelstellingen. Dit houdt in dat de V DAB te allen tijde medezeggenschap in het project behoudt met betrekking tot het selecte-ren van de informaticaproducten. Zo kan er ook optimaal worden ingespeeld op de technologi-sche evolutie in de loop van het contract.
Op basis van de ontvangen inschrijvingen is een overeenkomst met EDS (Electronic Data Sys-teem) afgesloten, die ingaat per 1 januari 1994. Het Rekenhof maakt omtrent deze toewijzing enkel een opmerking over het bedrag van de borgtocht (brief 5/9/1995).
De door EDS aangeboden prijs ligt tot 30 % per jaar lager dan de volgende aanbieder. D e Dienst heeft niettemin de garanties, zoals trou-wens in de offerteaanvraag beschreven, dat bij gunning de beschreven resultaatsverbintenis zal worden gehonoreerd.
De vroegere informaticaverwerking van VDAB, zoals uitbesteed aan het COI, bedroeg op jaar-basis (ref. 1992) voor :
Simona 270 miljoen
Boekhouding 15 miljoen
T-Interim 50 miljoen
335 miljoen De kosten die voortvloeien uit dit nieuwe con-tract met EDS bedragen ongeveer 320 miljoen/jaar, wat betekent dat het globale infor-maticabudget van V DAB niet werd verzwaard ondanks het feit dat een volledige en grondige vernieuwing van zowel hardware, t o e p a s s i n g e n als IT-diensten dienden gerealiseerd te worden. Op 16 augustus 1995 schakelde de VDAB over van het gecentraliseerde Simona-computersys-teem naar een gedecentraliseerde cliënt-server computerarchitectuur.
Concrete invulling door de firma EDS
Voor de uitvoering van de informatisering van de "productie tewerkstelling en administratieve steundienst" deed de VDAB dus een beroep op de firma EDS. In het kader van de overeen-komst verzorgt deze firma :
– de levering van de nodige infrastructuur waaronder pc's,
– de ontwikkeling van de vereiste toepassin-gen,
– het onderhoud van de infrastructuur, – het onderhoud van de toepassingen, – het operationeel beheer.
Deze vijf opdrachten vormen een logisch ge-h e e l . Van de aanbieders werd dus, b o v e n o p technische beschrijvingen en voorstellen, e e n prijs gevraagd.
Concreet zijn in het kader van de eigen admini-stratieve verwerkingen door EDS 1.000 pc's aangekocht en bracht de VDAB zelf 750 reeds aanwezige pc's in. De hieraan verbonden kosten zijn niet apart te bepalen, omdat dit slechts een onderdeel is van de toegewezen opdracht. Voor het onderhoud van deze toestellen sloot EDS een onderaannemingsovereenkomst af (wat in het lastenboek voorzien was) met de firma Econocom. De hieraan verbonden kosten zijn ook niet apart te bepalen, aangezien dit onderhoud een onderdeel is van de toegewezen opdracht.
B Didactische taken
Voor het ondersteunen van de didactische opdrachten in de Beroepsopleiding heeft V DAB de laatste 6 jaar ongeveer 1.400 pc's gekocht voor een totaalbedrag van ongeveer 105 miljoen frank. Voor de aankoop van deze toestellen werden diverse Europese aanbeste-dingsaanvragen uitgeschreven. De opdracht is momenteel toegewezen aan de firma Compaq. Het omniumonderhoud van deze toestellen gebeurt door de firma Econocom, als uitbrei-ding aan het onderhoud van de toestellen die worden gebruikt voor de eigen administratieve t a k e n . De hieraan verbonden kosten bedragen jaarlijks ongeveer 9 miljoen frank.
C. Het rapport (februari 1997) omtrent de externe audit van de V DAB door Coopers en Ly b r a n t vermeldt volgende synthese en aanbeveling. Globaal gesteld staat het informaticabeheer goed op de rails.
De volgende informaticamanagementfuncties zouden verder kunnen worden uitgebouwd : – service/helpdesk,
– coördinatoren,
– gegevensbeheerder (Data Administrator). Het geplande budget is correct. Eenzelfde bud -get moet ook de volgende jaren worden aange-houden.
De kwaliteit van de budgetbesteding moet wor-den bewaakt, onder meer door :
– het voorzien in periodieke herzieningsoefe-ningen,
