PROXY VO TING EN TIJDIG HEID VA N I N FORMATI E VE RSTRE K KING
Groningen
Rijksuniversiteit Groningen
Auteur: José Bols Studentnummer: 1135686
Rijksuniversiteit Groningen
Eerste begeleider: prof. dr. D.M. Swagerman Tweede begeleider: prof. dr. ir. R. Goodijk
In opdracht van: Robeco Groep N.V.
Eerste bedrijfsbegeleider: drs. F.C. Breen RBA Tweede bedrijfsbegeleider: drs. W.J.C. van Heteren
De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van deze afstudeerscriptie. Het auteursrecht van deze afstudeerscriptie berust bij de auteur.
V O O R W O O R D
In februari 2006 startte mijn afstudeerstage bij Robeco. Tot dan toe had ik één vak gevolgd dat inging op het gedrag van beleggers, dus vol goede moed stapte ik de wereld van Robeco binnen. Ondanks dat ik er ontzettend veel zin in had, merkte ik op dat ik toch niet zo veel wist, althans niet over mijn onderzoeksonderwerp, proxy voting. Om een goed begrip van dit onderwerp te ontwikkelen, heb ik de eerste weken erg veel gelezen. Het feit dat ik nog niet eerder met proxy voting in aanraking was gekomen, maakte het niet gemakkelijk om het onderwerp onder de knie te krijgen. Het maakte echter de uitdaging des te groter. Voor u ligt nu het resultaat van mijn grootste uitdaging die ik tijdens mijn studie Bedrijfskunde met als afstudeerrichting
accountancy, heb ervaren. Ik beschouw mijn afstudeerstage bij Robeco dan ook als een zeer waardevolle afsluiting van een leuke studie en een fantastische studententijd in Groningen.
Een aantal mensen heeft mij tijdens mijn stage en scriptie periode geholpen en bijgestaan waar nodig. Vanaf deze plaats noem ik de volgende personen:
Erik Breen en Wilco van Heteren, mijn stagebegeleiders bij Robeco. Ik heb veel van jullie geleerd, bedankt! Ook mijn begeleiders, de heren Swagerman en Goodijk, van de faculteit bedrijfskunde aan de RuG wil ik bij dezen bedanken.
In het bijzonder wil ik hier Guus, mijn vriend, bedanken voor zijn steun op de momenten dat ik het even niet meer zag zitten. Ook mijn ouders verdienen nu een speciaal ‘dank je wel’. Jullie hebben me door dik en dun gesteund tijdens mijn gehele studententijd en me alle mogelijke kansen geboden. Ten slotte wil ik deze kans grijpen om mijn broer, zus en al mijn vriendinnen te bedanken voor een fantastische tijd in Groningen en feed back op mijn scriptie.
José Bols
Groningen, 2006
I N H O U D
VOORWOORD... 3
SAMENVATTING... 6
1 INLEIDING ... 7
1.1 Achtergrondinformatie ... 7
1.2 Aanleiding tot het onderzoek... 10
1.2.1 Tijdigheid van informatie als cruciaal element in het proces proxy voting ... 10
1.2.2 Informatie wordt door Robeco niet tijdig ontvangen ... 12
1.3 Probleemstelling ... 14
1.3.1 Randvoorwaarden van dit onderzoek ... 14
1.4 Opbouw van het rapport ... 15
2 ONDERZOEKSOPZET ... 16
2.1 Inleiding ... 16
2.2 De onderzoeksvragen ... 16
2.2.1 Toelichting onderzoeksvragen en onderzoeksmodel... 18
2.3 Methodologische verantwoording van dit onderzoek ... 20
2.3.1 Type onderzoek ... 20
2.3.2 Afbakening van het onderzoek ... 20
2.4 Informatiebronnen per onderzoeksvraag ... 23
2.5 Beperkingen van dit onderzoek ... 25
2.6 Conclusie ... 25
3 THEORETISCHE VERKENNING EN DEFINIERING BEGRIPPEN ... 27
3.1 Inleiding ... 27
3.2 Kwaliteit van de informatieverzorging ... 28
3.3 Tijdigheid ... 29
3.3.1 Inleiding ... 29
3.3.2 Theorie en tijdigheid... 29
3.3.3 Beschouwing van de literatuur... 30
3.3.4 Definitie van tijdigheid voor Robeco in het proxy voting proces... 32
3.4 Functional requirements ... 33
3.4.1 Inleiding ... 33
3.4.2 Functional requirements... 33
3.5 Conclusie ... 35
4 ONDERZOEKSRESULTATEN... 36
4.1 Inleiding ... 36
4.2 Robeco... 37
4.2.1 Informatiebehoeften van de corporate governance specialist ... 37
4.2.2 Functional requirements... 38
4.3 Proces ... 40
4.3.1 Functies van de verschillende partijen... 40
4.4 Vormgeving van het proces ... 42
4.4.1 Initiatie van het proces proxy voting ... 42
4.4.2 Stemmen als geen sprake is van share blocking ... 44
4.4.3 Stemmen als wel sprake is van share blocking ... 45
4.4.4 Stemmen met volmacht... 47
4.4.5 Het proces/systeem proxy voting... 49
4.5 Oorzaken van de problemen rondom tijdigheid... 54
4.5.1 Oorzaken ... 54
4.6 Risico’s in het proces proxy voting... 58
4.7 Conclusie ... 58
5 CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN ... 59
5.1 Inleiding ... 59
5.2 Antwoord op de vraagstelling... 59
5.3 Aanbevelingen voor het proces proxy voting ... 61
5.4 Aanbevelingen voor vervolgonderzoek... 62
LITERATUURLIJST ... 63
BIJLAGE 1 OPZET INTERVIEWS... 65
S A M E N V A T T I N G
Robeco ontvangt niet alle informatie die nodig is om een stem op afstand te kunnen uitbrengen, tijdig. Dit vormt voor Robeco een probleem en om die reden heeft Robeco opdracht gegeven dit te onderzoeken. Met dit onderzoek wordt antwoord gegeven op de volgende vraagstelling:
Waardoor wordt het probleem van het niet tijdig aanleveren van informatie aan Robeco in het proces proxy voting veroorzaakt?
De doelstelling van dit onderzoek is:
Dit onderzoek moet oplossingen aandragen voor de problemen die Robeco ervaart met betrekking tot tijdigheid in de aanlevering van informatie in het proces proxy voting.
Het onderzoek is gebaseerd op interviews met de proxy voting specialisten van de partijen die deelnemen aan het proxy voting proces.
Om tot oplossingen van het probleem te kunnen komen worden eisen (functional requirements) van Robeco opgesteld waaraan het proces moet voldoen, zodat informatie wel tijdig kan worden verstrekt. Het uitgangspunt hierbij zijn de
informatiebehoeften van de corporate governance specialist van Robeco. Door middel van een exploratief onderzoek is het proces proxy voting in Nederland in kaart
gebracht.
Door de bestaande situatie nader te onderzoeken zijn de oorzaken voor het probleem achterhaald: de partijen zijn niet op de hoogte van de informatiebehoeften van Robeco, waardoor bepaalde informatiebehoeften niet worden bevredigd. Ook is men niet op de hoogte van de eisen die Robeco stelt aan het proces. Daarnaast vinden er geen controles plaats in het proces die de tijdigheid van informatieverstrekking waarborgen. Ook bestaat het risico dat informatie niet tijdig wordt ontvangen, omdat informatie wordt verzonden door middel van faxen.
Met de eisen van Robeco als uitgangspunt doe ik de volgende aanbevelingen voor het proces proxy voting: door het inrichten van een communicatienetwerk kunnen de partijen elkaar op de hoogte brengen van hun informatiebehoeften en eisen die zij aan het proces proxy voting stellen. Tevens kunnen er procedures worden opgesteld die, als ze worden nageleefd, zorgdragen voor de bewaking van tijdigheid van de
informatieverstrekking. Om te zorgen voor een goede aansluiting tussen de
verschillende partijen kunnen er Service Level Agreements worden opgesteld. Tevens is het van belang dat de huidige interne controlemaatregelen ten aanzien van
1 I N L E I D I N G
In dit hoofdstuk wordt een inleiding gegeven op dit onderzoek. Eerst zal literatuur over het onderwerp proxy voting worden beschreven. Vervolgens wordt in de tweede paragraaf ingegaan op de aanleiding tot dit onderzoek. Daarna komt in de
daaropvolgende paragraaf de probleemstelling aan bod. In dezelfde paragraaf wordt ook aandacht besteed aan de randvoorwaarden zoals die bij dit onderzoek gelden.
Vervolgens wordt in de laatste en vierde paragraaf de opbouw van dit rapport besproken.
1.1 Achtergrondinformatie
“Met stemmen op afstand wordt gedoeld op het uitoefenen van zijn stemrecht door een aandeelhouder op een manier vergelijkbaar met “thuisbankieren”: vanuit zijn stoel thuis en zonder de aandeelhoudersvergadering te bezoeken brengt de aandeelhouder via een daartoe ingerichte infrastructuur zijn stem uit (Verdam, 2004:81)”.
Verdam geeft hier een mooie definitie van wat ook wel proxy voting wordt genoemd en wat de laatste jaren bovendien steeds meer terrein wint, omdat de gemiddelde
deelname van aandeelhouders aan de Algemene vergadering van Aandeelhouders (vanaf hier te noemen AvA) gering is. Het gemiddelde aantal uitgebrachte stemmen tijdens de Algemene vergadering van Aandeelhouders in Nederland bedroeg in 2003 33%. Commissie Tabaksblat (2003:56) wil het deelnamepercentage verhogen en acht stemmen op afstand daar een belangrijk instrument voor. Bovendien kunnen
aandeelhouders zo hun rol actiever uitoefenen. Door het stemmen op
aandeelhoudersvergaderingen gemakkelijker te maken voor aandeelhouders, zullen meer aandeelhouders hun stem ook daadwerkelijk uitbrengen. In 2005 was het deelnamepercentage in Nederland 37% (www.dtti.com), slechts een kleine groei. In het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten waren de deelnamepercentages in datzelfde jaar achtereenvolgens 60% en 85%. Het lijkt erop dat niet alleen proxy voting een rol speelt bij het verhogen van het deelnamepercentage op
aandeelhoudersvergaderingen, maar dat ook het share blocking1 beleid invloed kan
1 Share blocking: het blokkeren van aandelen voor verkopen door depotbanken.
hebben op de deelnamepercentages. Op het share blocking beleid wordt in dit onderzoek niet verder ingegaan.
Het verhogen van de deelnamepercentages heeft betrekking op een algemeen doel.
De vraag die daaruit voortvloeit is: “wat is het motief van Robeco om te stemmen?”
Robeco stemt vanuit de overtuiging, dat “good corporate governance” goed is voor de aandeelhouderswaarde en dus voor de klanten (www.robeco.nl). Als een
beursgenoteerde onderneming transparant is en een goed ondernemingsbestuur heeft, kan dit vertrouwen opwekken bij de belegger. De onderneming kan
aantrekkelijker worden voor de belegger, wat kan bijdragen aan een koersstijging van het aandeel. Dit zou voor Robeco leiden tot een hogere waarde van zijn fondsen. De onderneming kan hierdoor aantrekkelijker worden voor zowel reeds bestaande als potentiële klanten. Aangezien Robeco belegt in het buitenland biedt proxy voting de mogelijkheid om ook in het buitenland zijn stem uit te brengen en waarde te creëren.
In het ICGN Statement on Institutional Shareholder Responsibilities wordt vermeld dat dit tevens de verantwoordelijkheid is van institutionele beleggers (2003:1):”Institutional shareholders have a general responsibility to ensure that investments are managed exclusively in the financial interests of their beneficiaries, as amplified- where relevant- by contract or law.”
Ook volgens Rasidovic (2004:8) is het kunnen stemmen vanuit de stoel thuis, zoals Verdam dat definieert, echter niet het enige voordeel van proxy voting. Een tweede voordeel is dat voor de internationale beleggers proxy voting de enige wezenlijke mogelijkheid is om bij de aandeelhoudersvergadering te worden betrokken. Robeco als internationale belegger, maakt gebruik van de mogelijkheden die proxy voting biedt om invloed uit te oefenen op de algemene vergadering van aandeelhouders. Uit de stemrapportages die Robeco publiceert op zijn website (www.robeco.nl) valt op te maken dat de onderneming in het eerste kwartaal in 2006 in totaal stemde op 145 aandeelhoudersvergaderingen, 6 % betrof Nederlandse vergaderingen. In het tweede kwartaal stemde hij op 748 aandeelhoudersvergaderingen waarvan 3% Nederlandse vergaderingen waren. Tijdens dit onderzoek is Robeco bij 12
aandeelhoudersvergaderingen aanwezig geweest. Uit bovengenoemde gegevens blijkt dat proxy voting voor Robeco als internationale belegger een belangrijke functie vervult.
Stichting Communicatiekanaal Aandeelhouders faciliteert proxy voting in Nederland.
Beleggers, zowel particulier als institutioneel, kunnen via dit kanaal hun stem op afstand uitbrengen. Daar zit volgens Gouwens (2003:19) echter wel een nadeel aan:
“De aandeelhouders die via het communicatiekanaal worden bereikt zijn de aandeelhouders van de aan het kanaal participerende vennootschappen die
deelgenoten zijn in het betreffende verzameldepot bij een aangesloten instelling […].”
Robeco kan dus, indien gebruik wordt gemaakt van Communicatiekanaal, alleen maar stemmen op de aandeelhoudersvergadering van vennootschappen die daar ook bij aangesloten zijn. Voor een institutionele belegger als Robeco is dit niet praktisch.
Om toch op afstand te kunnen stemmen zijn er meerdere partijen betrokken bij proxy voting. Zij vormen samen een keten en een proces om voor Robeco de stem op afstand uit te brengen. Of, terugkomend op bovenstaande definitie van Verdam, een infrastructuur.
In de Verenigde Staten wordt al tientallen jaren op afstand gestemd, waardoor de infrastructuur inmiddels gestroomlijnd is. In een artikel gepubliceerd door The Brandes Institute ( 2003:7) wordt namelijk beweerd dat er geen proxy systeem bestaat dat zich kan meten aan het Amerikaanse. In Nederland wordt echter nog niet lang gebruik gemaakt van proxy voting (bij Robeco wordt sinds januari 2004 op afstand gestemd) en verdient de infrastructuur van het proces proxy voting de aandacht (voor meer informatie over de verschillen tussen het Amerikaanse en Nederlandse systeem wordt verwezen naar Rasidovic, 2004).
Door de hoeveelheid aan partijen, namelijk zes, is de infrastructuur van het proces in Nederland gecompliceerd en doen zich problemen voor met betrekking tot de informatieverzorging. Robeco heeft dan ook gevraagd om deze infrastructuur eens goed onder de loep te nemen en te onderzoeken. Hierbij moet de aandacht uitgaan naar de kwaliteit van de informatievoorziening met betrekking tot de tijdigheid van de informatieverstrekking aan Robeco. Robeco hoopt daarmee op verbeteringen van het proces proxy voting.
1.2 Aanleiding tot het onderzoek
In deze paragraaf wordt de aanleiding tot het onderzoek besproken. In de eerste paragraaf wordt ingegaan op het belang van tijdigheid van de informatieverstrekking in het proxy voting proces. Vervolgens komen in het volgende deel de problemen die Robeco ervaart aan de orde.
1.2.1 Tijdigheid van informatie als cruciaal element in het proces proxy voting
Tijdigheid van informatie speelt in het proces proxy voting een belangrijke rol, omdat in Nederland het gehele proces plaats moet vinden in het korte tijdsbestek van ongeveer zeven dagen. Het komt regelmatig voor dat Robeco de benodigde
informatie om te kunnen stemmen op afstand niet tijdig ontvangt (zie paragraaf 1.2.2).
Om die reden wordt in deze scriptie ingegaan op één element van de kwaliteit van de informatievoorziening in het proces proxy voting: de tijdigheid van
informatieverstrekking aan Robeco.
Dit obstakel doet zich overigens niet alleen in Nederland voor. Een case studie van het International Corporate Governance Network (ICGN) wijst uit dat dit probleem zich ook voordoet in landen zoals Japan. In Japan worden bijna alle AvA’s in één week gehouden. In diezelfde case studie geven leden van het ICGN aan dat tijdigheid van informatie het voornaamste obstakel is in het proces proxy voting (Lapido, 2003:15).
Winter (2006:1) geeft aan in zijn artikel dat naast tijdigheid de hoeveelheid partijen in het proces een rol speelt: ”The context of the proposal explicitly refers to the
difficulties with the exercise of voting rights in cross- border settings, where chains of intermediaries not only make the communication between issuers and shareholders but also the voting process more difficult.”
Ook Wilcox (2000:4) geeft in zijn artikel aan dat het door het korte tijdsbestek waarin het proces proxy voting plaats moet vinden de aandeelhouder nadelen
ondervindt:”…As a result inadequate time deprives shareholders of the right to make an informed voting decision and undermines the entire voting process.”
Als aandeelhouders gebruik wensen te maken van hun stemrecht, worden zij geacht zich aan te melden voor een bepaald tijdstip, de registratiedatum2. Op dit tijdstip wordt
2 Registratiedatum is de uiterste aanmeldingsdatum voor de AvA. Deze datum wordt door de uitgevende instellingen in de statuten vastgesteld. In de meeste gevallen wordt op
geregistreerd dat de aandeelhouder van zijn stemrecht gebruik wenst te maken en hoeveel aandelen de aandeelhouder in bezit heeft. Deze registratie wordt uitgevoerd door de custodian3.
In artikel 117, lid 3, Boek 2 BW is geregeld dat de uiterste dag van registratie niet eerder mag worden gesteld dan op de zevende dag voor de dag waarop de AvA plaatsvindt. Dit heeft tot gevolg dat het proces proxy voting binnen zeven dagen of minder plaats moet vinden.
Robeco geeft op twee manieren invulling aan proxy voting. De eerste manier is door middel van elektronische communicatiemiddelen. Robeco is dan niet aanwezig op de AvA. Een andere partij brengt zijn stem uit conform de door Robeco gegeven
steminstructie. De tweede manier is door middel van een volmacht. Een andere partij vertegenwoordigt Robeco in dit geval op de AvA met een aan hem gegeven blanco volmacht. Afhankelijk van de manier waarop Robeco stemt, wordt het proxy voting proces in gang gezet.
In figuur 1 wordt weergegeven welke partijen bij dit proces zijn betrokken.
Achtereenvolgens zijn dit Robeco als aandeelhouder, ISS (Institutional Shareholder Services) die het stemplatform via internet ter beschikking stelt aan Robeco, ADP (Automatic Data Processing) die proxy voting faciliteert voor de custodian, de custodian waar Robeco zijn aandelen op depot heeft liggen, het
hoofddeponeerkantoor dat de proxy voting dienst levert voor de uitgevende instellingen en tenslotte de uitgevende instellingen die een AvA houden waarop gestemd kan worden. Binnen zeven dagen moet de benodigde informatie de hele keten door worden gestuurd en terechtkomen bij Robeco die de stem op de AvA uitbrengt. Tijdigheid van informatie is dan ook cruciaal in dit proces.
deze datum door de custodian vastgesteld hoeveel aandelen de aandeelhouder op depot heeft liggen.
3 Custodian is de depotbank. Robeco heeft daar zijn aandelen digitaal op depot liggen. De custodian draagt er zorg voor dat de aandelen waarvoor wordt gestemd, ook
daadwerkelijk in bezit zijn van de aandeelhouder.
Figuur 1 Eigen weergave van de partijen in het proces proxy voting
Nu bekend is dat tijdigheid van de informatieverzorging een cruciale rol speelt in het proces proxy voting, kan men zich afvragen welke specifieke problemen Robeco ervaart. Hier gaat het volgende deel van dit rapport op in.
1.2.2 Informatie wordt door Robeco niet tijdig ontvangen
In dit deel wordt ingegaan op de verschillende problemen die Robeco met betrekking tot het proxy voting proces en de tijdigheid van informatieverstrekking ervaart.
De agendapunten van de AvA’s die gaan plaatsvinden worden door ISS in Votex4 geplaatst om het stemmen op afstand voor Robeco mogelijk te maken. Robeco ervaart dat niet alle vergaderingen met haar agendapunten op tijd in Votex verschijnen.
Tevens komt het voor dat Robeco ballots5 na de cut off date6 ontvangt. In dat geval wordt telefonisch contact opgenomen met de custodian en wordt het verzoek neergelegd alsnog aan te melden. Indien dit mogelijk is, wordt afgeweken van Robeco’s interne procedures zoals deze gelden in dit proces. De meeste
werkzaamheden worden handmatig verricht, zodat aanmelding voor de AvA alsnog mogelijk is.
4 Votex: het platform dat Robeco afneemt van ISS. Via dit platform geeft Robeco zijn steminstructies ten einde zijn stem op afstand te kunnen uitbrengen. Dit platform wordt via internet ter beschikking gesteld.
5 Ballot: een aandelenpositie. Robeco kan voor deze aandelenpositie zijn stem uitbrengen.
Dit betreft de aandelenpositie van het account waar deze aandelen zich in bevinden en dus niet de totale aandelenpositie van de betreffende aandelen.
6 Cut off date: deadline voor aandeelhouders om zich aan te melden voor de AvA. Deze deadline kan ingesteld zijn door een custodian.
!$ !
4 ! +
! )+ !!
5 *"
,, *
Robeco stemt regelmatig door middel van het geven van volmachten. In dat geval stemt een andere partij voor Robeco op de AvA met een blanco steminstructie. Door middel van een toegangsbewijs kan door die partij worden deelgenomen aan de AvA.
Het komt regelmatig voor dat de toegangsbewijzen voor een AvA niet op tijd worden ontvangen door Robeco, waardoor zij deze niet op tijd kan verzenden naar de stemmende partij.
Bovengenoemde problemen leiden tot de probleemstelling die in dit onderzoek centraal staat. De probleemstelling wordt in de volgende paragraaf behandeld.
1.3 Probleemstelling
Na het beschrijven van de aanleiding tot het onderzoek wordt in deze paragraaf de probleemstelling geformuleerd, die de rode draad van dit onderzoek vormt. De probleemstelling is opgesplitst in een doelstelling en een vraagstelling. De
randvoorwaarden die gelden bij dit onderzoek komen in het volgende deel aan de orde.
Doelstelling:
Dit onderzoek moet oplossingen aandragen voor de problemen die Robeco ervaart met betrekking tot tijdigheid in de aanlevering van informatie in het proces proxy voting.
Vraagstelling:
Waardoor wordt het probleem van het niet tijdig aanleveren van informatie aan Robeco in het proces proxy voting veroorzaakt?
Om antwoord te kunnen geven op de vraagstelling zijn onderzoeksvragen opgesteld.
De onderzoeksvragen komen in hoofdstuk twee, de onderzoeksopzet aan de orde.
1.3.1 Randvoorwaarden van dit onderzoek
Door de faculteit Bedrijfskunde, Rijksuniversiteit Groningen, zijn twee randvoorwaarden opgesteld bij het uitvoeren van dit onderzoek.
De eerste is dat het onderzoek wetenschappelijk verantwoord moet zijn. De tweede randvoorwaarde is zowel door de RuG als Robeco opgesteld en die houdt in dat het onderzoek in zes maanden moet zijn afgerond.
1.4 Opbouw van het rapport
Aansluitend op hoofdstuk één, Inleiding, wordt in het volgende en tweede hoofdstuk de onderzoeksopzet besproken. Hierin komen de onderzoeksvragen aan de orde, aan de hand waarvan antwoord wordt gegeven op de vraagstelling. Bij dit onderzoek is tevens een onderzoeksmodel gehanteerd, dat ook wordt besproken. De
methodologische verantwoording van dit onderzoek en de informatiebronnen die zijn aangewend ten behoeve van dit onderzoek zullen ook aan bod komen. Ten slotte wordt ingegaan op de beperkingen van dit onderzoek.
Daarna wordt in hoofdstuk drie de theorie besproken met daaruit volgend de
definiëring van de in deze scriptie toegepaste begrippen. In hoofdstuk vier komen de onderzoeksresultaten aan de orde. Ten behoeve van het onderzoek zijn interviews afgenomen met de partijen die aan het proxy voting proces deelnemen. De
onderzoeksresultaten zijn gebaseerd op de informatie die uit die interviews is verkregen. In dit hoofdstuk worden de informatiebehoeften en eisen van Robeco ten aanzien van het proces besproken. Tevens wordt het proces in kaart gebracht. Via onderzoek van het proces kunnen de oorzaken van de problemen met betrekking tot tijdigheid van de verstrekking van informatie aan Robeco worden achterhaald. De inhoud van de vier hoofdstukken leidt tot het behalen van het doel van dit onderzoek, aanbevelingen doen voor het bestaande proces proxy voting. Ook kunnen de
conclusies worden getrokken. Zowel de conclusies als de aanbevelingen komen ten slotte in hoofdstuk vijf aan de orde.
2 O N D E R Z O E K S O P Z E T
2.1 Inleiding
Dit hoofdstuk gaat in op de onderzoeksopzet. In de eerste paragraaf worden de onderzoeksvragen behandeld. In de daaropvolgende paragraaf wordt aandacht besteed aan het onderzoeksmodel dat als leidraad is gebruikt bij dit onderzoek.
Daarna wordt nog achtereenvolgens ingegaan op het type onderzoek, afbakening van het onderzoek, informatiebronnen per deelvraag en de beperkingen van dit
onderzoek.
2.2 De onderzoeksvragen
Om antwoord te kunnen geven op de vraagstelling en om de doelstelling te behalen (zie paragraaf 1.3) zijn de onderzoeksvragen geformuleerd. De onderzoekvragen zijn onderverdeeld in drie delen. Het eerste deel heeft betrekking op de theorie. Het tweede deel is de kern van dit rapport, namelijk de onderzoeksresultaten. Het derde deel tenslotte heeft betrekking op de conclusies en aanbevelingen.
Theorie: hoofdstuk drie
1 Wat wordt in de literatuur verstaan onder de kwaliteit van de informatieverzorging?
2 Wat wordt in de literatuur verstaan onder tijdigheid, als element van kwaliteit van de informatieverzorging?
3 Wat wordt in de literatuur in het algemeen verstaan onder functional requirements?
Onderzoek: hoofdstuk vier
Conclusie/aanbevelingen: hoofdstuk vijf
Robeco
4 Wat zijn de informatiebehoeften van Robeco binnen het proxy voting proces?
5 Wat zijn de functional requirements van Robeco ten aanzien van het systeem of het proces proxy voting?
Proces
6 Welke functies vervullen de verschillende partijen in het proces?
7 Wat is het interne proces proxy voting van Robeco en welke informatiestromen, te onderscheiden in (bron van de) input en output, zijn aanwezig tussen de partijen die deel uitmaken van het proces proxy voting?
Oorzaken
8 Wat zijn de oorzaken van Robeco’s problemen met betrekking tot tijdigheid van de informatievoorziening?
9 Welke conclusies kunnen worden getrokken naar aanleiding van dit onderzoek?
10 Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan voor het bestaande proces proxy voting van Robeco, als het proces moet voldoen aan de functional requirements van Robeco ten aanzien van het systeem/proces?
11 Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan voor vervolgonderzoek?
2.2.1 Toelichting onderzoeksvragen en onderzoeksmodel
Ter verduidelijking van dit onderzoek wordt in dit deel een toelichting gegeven op de onderzoeksvragen. Tevens wordt het onderzoeksmodel gepresenteerd dat is gehanteerd bij dit onderzoek.
Ten eerste worden aan de hand van gevonden literatuur de begrippen gedefinieerd die in dit onderzoek worden toegepast. Voor een goed begrip wordt eerst de kwaliteit van informatieverzorging behandeld. Daarna wordt specifiek op het begrip tijdigheid ingegaan. Vervolgens wordt ingegaan op de functional requirements. Op basis van een beschouwing van de gevonden definities van tijdigheid wordt ten behoeve van dit onderzoek een passende definitie van het begrip tijdigheid gevormd. De theorie komt in hoofdstuk drie aan de orde. Hiermee wordt antwoord gegeven op de eerste tot en met de derde deelvraag.
Om aanbevelingen te kunnen doen is het noodzakelijk te onderzoeken aan welke eisen het proces moet voldoen volgens Robeco en hoe het proces is georganiseerd.
Om die reden wordt in detail gedefinieerd wat de specifieke eisen zijn van Robeco met betrekking tot het proces proxy voting. Tevens wordt door middel van informatie verkregen uit de afgenomen interviews vorm gegeven aan het proces proxy voting (zie paragraaf 2.4.). Nadat de eisen van Robeco en het proces proxy voting in kaart zijn gebracht kunnen de oorzaken van de problemen met betrekking tot tijdigheid van de informatieverstrekking worden achterhaald. Dit alles wordt besproken in hoofdstuk vier.
Ten slotte komen in hoofdstuk vijf de conclusies en aanbevelingen ten aanzien van het proces proxy voting aan de orde.
Bovenstaande leidt tot het onderzoeksmodel dat als leidraad is gebruikt bij dit onderzoek. Het onderzoeksmodel wordt in figuur 2 op de volgende pagina schematisch weergegeven.
Figuur 2: onderzoeksmodel
6 178 + $ 9! : *"+ , + #;$;;
• :+, "+ !#+ " <!* * ( *9
• ! +, = #
6 >7 ! +, = # "+
!$ ! 6 >7- 9 (" *"+ 9 !
! "+ $? #
6 >7 !<+) "+ !$ !@
!$,# #;$; ( *9
6 27 + $", *
! , , ! !
! ,! *
Onderzoekresultaten
2.3 Methodologische verantwoording van dit onderzoek
Deze paragraaf gaat in op het type onderzoek dat bij Robeco is uitgevoerd. Tevens wordt besproken wat de afbakening van dit onderzoek is. De informatiebronnen die zijn aangewend om antwoord te geven op de onderzoeksvragen worden daarna behandeld. Vervolgens komen de beperkingen van dit onderzoek aan de orde.
2.3.1 Type onderzoek
Het onderzoek voor Robeco wordt getypeerd als een probleemoplossend onderzoek (De Leeuw, 1990: 375-377). Dit wil zeggen dat dit onderzoek leidt tot concrete specificatie van de acties die leiden tot de oplossing van problemen. In dit onderzoek is Robeco aanwijsbaar als probleemhebber. Tevens is dit onderzoek explorerend (Baarda e.a., 1997:21), omdat wordt getracht tot een verklaring te komen van het probleem van het niet tijdig verstrekken van informatie aan Robeco.
2.3.2 Afbakening van het onderzoek
In paragraaf 1.2.1 is reeds aangegeven dat het proxy voting proces uit meerdere partijen bestaat, maar dat Robeco uitgangspunt is voor dit onderzoek. Het feit dat het proces uit meerdere partijen bestaat maakt het proces complex. Daarom is het van belang dat voor dit onderzoek een duidelijke afbakening wordt gegeven. De keuze van afbakening wordt geschaard onder de modelleringbeslissingen van een onderzoek.
Die hebben o.a. betrekking op het doel van het model en welke aspecten worden beschouwd. Onder model verstaat De Leeuw (1990:90) systemen die worden gebruikt als hulpmiddel om andere systemen te bestuderen. Baarda e.a. (1997:73)
beschouwen een model als een vereenvoudigde afspiegeling van dat deel van de werkelijkheid dat wordt onderzocht. Gezien de complexiteit van het proces proxy voting wordt voor van dit onderzoek ook een model opgesteld. De Leeuw (1990: 96- 97) geeft evenzo aan dat het bij modelleringbeslissingen van belang is om een afbakeningsbeslissing te maken en om het aggregatieniveau te kiezen. Hij omschrijft het aggregatieniveau als het niveau waarop de organisatie wordt onderzocht. Om overzichtelijk aan te geven wat onderzocht wordt en op welk niveau, is ter
verduidelijking van dit onderzoek in figuur 3 het gekozen model met het object van het
onderzoek, de afbakening van het onderzoek en het aggregatieniveau in
schematische vorm weergegeven. Deze figuur vormt het handvat voor het verdere onderzoek.
Bij de afbakeningsbeslissing gaat het om de vraag waar de grens wordt getrokken tussen systeem en omgeving. Het gaat om de vraag waarover je het wilt hebben.
Dit onderzoek is probleemoplossend van aard. De grens moet daarom zo worden getrokken dat binnen die grens werkelijk iets aan de oplossing van het probleem kan worden gedaan. De oorzaak van de problemen (en de oplossing) die Robeco ervaart met betrekking tot de tijdigheid van de informatievoorziening ligt buiten de
organisatiegrenzen van Robeco. Om die reden worden dan ook andere partijen bij dit onderzoek betrokken.
De cirkel in figuur 3 geeft de systeemgrens aan. Wat buiten de cirkel ligt wordt beschouwd als de omgeving. In de omgeving bevinden zich andere uitgevende instellingen zoals, Unilever of Shell. Naast Robeco als probleemhebber bestaan ook andere institutionele beleggers die worden geconfronteerd met proxy voting. SPF is daar een voorbeeld van. Kasbank is een custodian van Robeco, maar niet de enige.
Ook bij Citigroup heeft Robeco aandelen digitaal op depot liggen. Hoewel ABN AMRO voor de meeste uitgevende instellingen het hoofddeponeerkantoor is, kan ook ING deze functie vervullen. De omgeving wordt ten behoeve van dit onderzoek niet verder beschouwd.
Dat wat binnen de cirkel ligt, het proces proxy voting, wordt in dit onderzoek “het systeem” genoemd. Het proces proxy voting vindt plaats bij verschillende
subsystemen (samenstellende onderdelen): Robeco, ISS, ADP, Kasbank, ABN AMRO en de uitgevende instellingen. Robeco is, als probleemhebber en uitgangspunt voor dit onderzoek, met een andere kleur aangeduid dan de andere subsystemen. De interne processen van de subsystemen, behalve van het subsysteem Robeco, worden niet onderzocht. Alleen de input, de output en de oorsprong van de input worden onderzocht. De subsystemen zijn door middel van lijnen met elkaar verbonden. De lijnen geven de informatiestromen (input, output en oorspong van de input) weer tussen de subsystemen. In dit model wordt niet weergegeven hoe de
informatiestromen lopen, omdat dat slechts verwarring zal scheppen. De set van informatiestromen vormt het aspectsysteem. In dit onderzoek wordt echter de tijdigheid van de informatiestromen onderzocht. De tijdigheid van de
informatiestromen is een onderdeel van de informatiestromen en vormt het subaspectsysteem.
Figuur 3: model: object, aggregatieniveau en afbakening van het onderzoek Systeem: het proxy voting proces
Robeco: probleemhebber en object van onderzoek
Subsysteem: deelnemende partijen
Aspectsysteem: informatiestromen
Subaspectsysteem: tijdigheid van de informatiestromen
!$ !
!$, #A 9$$
+$+ ) -
5 *"
,, *
#*" *
? #*
2.4 Informatiebronnen per onderzoeksvraag
In deze paragraaf wordt per onderzoeksvraag uitgewerkt van welke informatiebronnen gebruik wordt gemaakt (voor de onderzoeksvragen wordt verwezen naar paragraaf 2.2.1.).
Theorie: hoofdstuk drie
De vragen één tot en met drie worden beantwoord aan de hand van relevante literatuur.
Onderzoeksresultaten: hoofdstuk vier
Robeco
De vragen vier en vijf worden beantwoord aan de hand van een interview met de corporate governance specialist bij Robeco, gericht op de informatiebehoeften en de eisen van Robeco met betrekking tot het proces proxy voting. Hoewel dit onderzoek is gebaseerd op de informatie verkregen van deze specialist is deze informatie wel representatief voor andere institutionele beleggers en pensioenfondsen. Uit de groepsdiscussie die op 27 juni jl. heeft plaatsgevonden bleek dat de informatie en problemen die de corporate governance specialist bij Robeco ervaart, worden gedeeld door andere proxy voting specialisten werkzaam bij verschillende pensioenfondsen en beleggingsmaatschappijen (zie oorzaken).
Proces
Interviews met de verschillende externe partijen dienen als informatiebron bij de beantwoording van de deelvragen zes en zeven. Met iedere partij is één interview afgenomen. De volgende partijen zijn geïnterviewd: ISS, ADP, Kasbank, ABN AMRO, en als voorbeeld voor de uitgevende instellingen, Philips. Ten behoeve van dit onderzoek is gekozen om deze partijen te interviewen, omdat zij deel uitmaken van het proxy voting proces zoals dat bij Robeco plaatsvindt. ISS is geïnterviewd door middel van een conference call waar personen met de volgende functie aanwezig waren: Senior VP Client Relations, Global Voting and Transaction Services, Quality assurance, Product Management, Client Relations Manager.
Naar ADP, Investor Communication Services, is een vragenlijst gestuurd, die ingevuld is teruggezonden.
Bij Kasbank is de Manager Special Products Custody Services geïnterviewd. Als leidinggevende houdt zij zich actief bezig met proxy voting. Bij ABN AMRO is de Unit Manager van Services Operations NL geïnterviewd. Op deze unit houdt men zich op operationeel niveau bezig met proxy voting. Het interview bij Philips is afgenomen met een jurist die verantwoordelijk is voor de juridische kwesties rondom de
aandeelhoudersvergadering . Gekozen is voor deze personen, omdat zij zich actief met proxy voting bezighouden en om die reden de meeste informatie kunnen verschaffen.
Oorzaken
Door de antwoorden, gegeven op de vragen zes en zeven te analyseren, kunnen de oorzaken van de problemen van Robeco met betrekking tot tijdigheid van informatie worden gevonden. Daarmee wordt antwoord gegeven op onderzoeksvraag acht.
Tevens wordt hier de groepsdiscussie, gehouden op 27 juni jl. bij Robeco, als informatiebron gebruikt. Tijdens deze groepsdiscussie is een presentatie gegeven over het proxy voting proces en is een aantal vragen, met betrekking tot de problemen die zich voordoen in het proxy voting proces, voorgelegd aan verschillende gebruikers van het proces en aan de verschillende partijen die onderdeel zijn van dit proces. Bij deze groepsdiscussie waren alle deelnemende partijen van het proces proxy voting aanwezig. Gekozen is voor een groepsdiscussie om door communicatie over en weer meer informatie los te krijgen. Bij deze groepsdiscussie waren ADP, ISS, ABN AMRO, Kasbank, Unilever, ABP, SPF, GBF, Citigroup, Pensioenfonds Horeca & Catering en Eumedion aanwezig. De partijen waren door één of meerdere proxy voting
specialisten vertegenwoordigd.
Conclusies en aanbevelingen: hoofdstuk vijf
De antwoorden op onderzoeksvraag zes en zeven vormen de informatiebron voor de onderzoeksvraag negen waarin naar de conclusies wordt gevraagd. Aan de hand onderzoeksvragen twee en acht kunnen aanbevelingen worden gedaan voor het bestaande systeem, onderzoeksvraag tien. De conclusies vormen de aanleiding tot de gedane aanbevelingen voor vervolgonderzoek, onderzoeksvraag elf.
2.5 Beperkingen van dit onderzoek
Bij dit onderzoek zijn een aantal beperkingen aanwezig, die in deze paragraaf worden toegelicht.
De eerste beperking is dat bepaalde interviews telefonisch zijn afgenomen waar een face to face interview de voorkeur had. De oorzaak hiervan is dat een aantal partijen in het buitenland is gevestigd. Andere partijen gaven zelf de voorkeur aan een telefonisch interview. Tevens speelde de beperkte beschikbare tijd een rol in het maken van de keuze voor het afnemen van telefonische interviews.
Met ISS is een telefonisch interview afgenomen.
Als deponeerkantoor is ABN AMRO geïnterviewd. Zij verwerkt de aanmeldingen van aandeelhouders voor ongeveer 350 aandeelhoudersvergaderingen per jaar. Om die reden is alleen ABN AMRO geïnterviewd. Dit is de tweede beperking.
Het voerde te ver om alle Nederlandse beursgenoteerde bedrijven te interviewen. De derde beperking is dat alleen Philips bij dit onderzoek wordt betrokken om als voorbeeld te dienen voor andere uitgevende instellingen. In Nederland is niet zelden sprake van share blocking, zo ook bij Philips. Philips is daarmee een representatief voorbeeld voor Nederlandse uitgevende instellingen.
De vierde beperking van dit onderzoek houdt in dat in verband met het vrijgeven van bedrijfsgevoelige informatie en het vrijgeven van cliëntgegevens geen inzicht is verstrekt door ISS, ADP, Kasbank en ABN AMRO in de interne processen.
De vijfde en laatste beperking van dit onderzoek is dat het binnen zes maanden afgerond moet zijn. Daardoor kunnen onderwerpen wellicht onderbelicht blijven daar waar zij wel de aandacht verdienen. Aanbevelingen voor vervolgonderzoek worden in hoofdstuk vijf gegeven.
2.6 Conclusie
Dit onderzoek is probleemoplossend en exploratief van aard. Het onderzoek is zodanig afgebakend dat het proces proxy voting als systeem wordt benaderd en de tijdigheid van de informatieverstrekking als subaspectsysteem.
Bij de onderzoeksvragen één tot en met drie wordt gebruik gemaakt van de relevante literatuur. Op de vragen vier tot en met acht wordt antwoord gegeven met behulp van informatie vergaard uit de afgenomen interviews met de partijen die deelnemen aan dit proces. De antwoorden op de vragen negen tot en met elf vormen de conclusie en
aanbevelingen. Dit onderzoek kent een aantal beperkingen waarbij de belangrijkste het tijdsbestek van zes maanden is, waarin dit onderzoek moet plaatsvinden.
Om het onderzoek goed te kunnen beginnen is het van groot belang dat de
toegepaste begrippen worden gedefinieerd. Het volgende hoofdstuk gaat daar nader op in.
3 T H E O R E T I S C H E V E R K E N N I N G E N D E F I N I E R I N G B E G R I P P E N
3.1 Inleiding
Robeco heeft in het kader van proxy voting zijn eigen definitie van tijdigheid die door de corporate governance specialist is opgesteld:
“Het beschikbaar zijn van inkomende informatie en van (elektronische) faciliteiten ter verwerking van uitgaande informatie op die momenten waarop Robeco of andere betrokken partijen essentiële handelingen moeten verrichten, die (uiteindelijk) leiden tot het uitbrengen van Robeco's stem op een aandeelhoudersvergadering."
De corporate governance specialist refereert aan de handelingen die plaats moeten vinden om een stem uit te kunnen brengen. Zolang de handelingen nog plaats kunnen vinden is de informatie op tijd. Ook worden de andere partijen in het proces proxy voting erbij betrokken. Voor dit onderzoek blijven zij echter buiten beschouwing.
Alleen de tijdigheid van aan Robeco geleverde informatie wordt in dit onderzoek behandeld. Ook wordt het doel van Robeco betrokken in de definitie, namelijk het uitbrengen van een stem op de AvA.
Om de definitie van tijdigheid ten behoeve van dit onderzoek nog scherper te formuleren wordt in de volgende paragraaf ingegaan op wat de literatuur onder tijdigheid verstaat. Om het begrip tijdigheid juist te kunnen plaatsten in het kader van de kwaliteit van informatieverzorging wordt op de eerste onderzoeksvraag in de volgende paragraaf antwoord gegeven: wat wordt in de literatuur verstaan onder de kwaliteit van de informatieverzorging? Vervolgens wordt één element uitgelicht, tijdigheid van informatieverzorging, daarmee wordt antwoord gegeven op de tweede onderzoeksvraag: wat wordt in de literatuur verstaan onder tijdigheid? Om tot een voor dit onderzoek passende definitie te komen wordt vervolgens een beschouwing gegeven op de literatuur met betrekking tot tijdigheid. Nadat het begrip tijdigheid uitgebreid is behandeld, wordt in de laatste paragraaf ingegaan op wat in de literatuur onder functional requirements wordt verstaan en daarmee wordt de derde
onderzoeksvraag beantwoord.
.
3.2 Kwaliteit van de informatieverzorging
Een informatieverzorgingsysteem moet zo optimaal mogelijk aan zijn doel beantwoorden. In dit verband stelt Starreveld het begrip kwaliteit aan de orde (1994: 32). Kwaliteit wordt gedefinieerd als: “het geheel van eigenschappen en kenmerken van een produkt of dienst, dat van belang is voor het voldoen aan vastgelegde of vanzelfsprekende behoeften (1994: 33)”.
In deze scriptie wordt onder een product of dienst het proces proxy voting verstaan. In paragraaf 4.2.3 wordt reeds ingegaan op het proces als zijnde een systeem. Daaraan kunnen volgens Starreveld (1994:101) verschillende eisen worden gesteld, namelijk effectiviteit, tijdigheid van informatie, gebruikersvriendelijkheid, beveiliging,
betrouwbaarheid en kosten en baten. Effectiviteit heeft betrekking op de doelstellingen van de systemen en in hoeverre die in praktijk worden verwezenlijkt.
Gebruikersvriendelijkheid geeft aan hoe de gebruikers het systeem ervaren. Ook moet het systeem goed beveiligd zijn en moet de integriteit van de gegevens gewaarborgd blijven. Het systeem moet tevens betrouwbaar zijn en de kosten en baten moeten tegen elkaar opwegen. Ten slotte de definitie van tijdigheid van informatie. Die geeft aan in hoeverre de voor de uitvoering en sturing van de processen benodigde informatie tijdig en in de juiste vorm aan de systemen kan worden ontleend.
Bovengenoemde criteria hebben betrekking op het systeem. In dit onderzoek wordt alleen ingegaan op de tijdigheid van informatie. Het systeem/proces moet de benodigde informatie tijdig verstrekken. Tijdigheid is echter ook een onderdeel van wat Starreveld het kwaliteitsprofiel van informatie noemt (1994: 129). Het
kwaliteitsprofiel gaat onder andere in op de begrijpelijkheid van informatie, dat het passend moet zijn in het informatiebeleid, doelgerichtheid – ruime – zin, inhoudelijke doelgerichtheid, presentatievorm en betrouwbaarheid. Met betrouwbaarheid wordt juistheid en volledigheid van informatie bedoeld. In dit onderzoek wordt niet verder op al deze elementen ingegaan, voor het begrip is het echter van belang te weten dat kwaliteit van informatie niet alleen betrekking heeft op tijdigheid van informatie.
De volgende paragraaf diept het begrip tijdigheid verder uit.
3.3 Tijdigheid
3.3.1 Inleiding
In deze paragraaf wordt dieper ingegaan op het begrip tijdigheid.
Hoewel de definitie van Robeco met betrekking tot tijdigheid in de eerste paragraaf reeds aan de orde is gekomen, wordt in deze paragraaf onderzocht hoe het begrip tijdigheid in de literatuur wordt gedefinieerd.
Aan de hand van drie literatuurbronnen wordt getracht een passende definitie voor het begrip tijdigheid te vinden. Met passend wordt bedoeld dat de definitie toepasbaar moet zijn op de analyse van het proces proxy voting zoals dat voor Robeco geldt.
3.3.2 Theorie en tijdigheid
Jans (2000:113) stelt dat aan de informatieverzorging kwaliteitseisen moeten worden gesteld om aan de eisen van de gebruikers te voldoen. Eén van die kwaliteitseisen is effectiviteit:”de mate waarin verstrekte gegevens voorzien in de informatiebehoeften van een gebruiker voor het vervullen van diens functie (2000:114)”. Effectiviteit houdt tevens in: continuïteit van de informatieverzorging. Eén van de aspecten van
effectiviteit is dan ook het tijdsaspect (2000:204). Bij het tijdsaspect kan onderscheid worden gemaakt tussen:
1. De periodiciteit, de frequentie waarmee gegevens moeten worden verstrekt 2. De tijdigheid, het tijdstip waarop gegevens beschikbaar moeten worden gesteld.
Onder tijdigheid wordt dan verstaan de mate waarin de verstrekte informatie de werkelijkheid weergeeft zoals die is op het moment van ontvangst door de gebruiker.
Het Nivra (1989:17) schaart tijdigheid onder integriteit. Hier wordt gesteld dat de informatie in overeenstemming moet zijn met de werkelijkheid. Er wordt echter wel een aanvulling op gegeven: niets mag ten onrechte worden achtergehouden of verdwenen zijn.
Starreveld (1994:125) gaat dieper in op het kwaliteitsaspect van de informatie dan Jans en het Nivra geschrift. Hij geeft als definitie van kwaliteit van informatie dat het steeds gaat om een geheel van eigenschappen en kenmerken, dat moet voldoen aan de gestelde eisen van het beoogde gebruikers- en verstrekkersdoel. In de benadering van Starreveld wordt informatie gezien als een produkt. Hij benadert de kwaliteit van
informatie door middel van een kwaliteitsprofiel (1994:129). Hoewel de te
onderscheiden factoren die gezamenlijk het kwaliteitsprofiel vormen niet onafhankelijk zijn van elkaar, wordt ten behoeve van dit onderzoek niet ingegaan op het gehele kwaliteitsprofiel, maar wordt alleen ingegaan op de factor tijdigheid.
Volgens Starreveld is de doelgerichtheid in ruime zin de eerste primaire hoofdeis van het product informatie: ”Het duidt op de geschiktheid van de te verstrekken informatie om voor een bepaald doel of voor een bepaalde functie te kunnen worden gebruikt”
(1994:130). Genoemd wordt daarbij dat informatie alleen bruikbaar is als het behalve inhoudelijk doelgericht, ook tijdig wordt verstrekt en in een vorm wordt gepresenteerd die op de gebruiker is afgestemd. “Verstrekte informatie is tijdig verstrekt indien het doel waarvoor de informatie is opgeleverd, nog geëffectueerd kan worden”
(1994:133). Dat wil zeggen dat de informatie moet zijn verstrekt vóór het laatste moment waarop de op basis van die informatie te nemen beslissing nog op verantwoorde wijze kan worden genomen of de uit te voeren handeling nog kan worden verricht. Bij de verstrekking van informatie is het van belang of het om incidenteel of om periodiek verstrekte informatie gaat. Onder incidenteel wordt die informatie bedoeld die beschikbaar moet zijn op het moment dat de
informatiebehoefte wordt gevoeld. Indien er sprake is van een vast informatie interval, wordt gesproken van periodiek verstrekte informatie.
3.3.3 Beschouwing van de literatuur
Tussen de hierboven beschreven definities van het begrip tijdigheid is behalve een aantal overeenkomsten ook een aantal verschillen aanwezig. Voor dit onderzoek is het echter van groot belang dat er één definitie wordt toegepast. Door middel van een beschouwing van bovenstaande theorie wordt om die reden in dit hoofdstuk getracht aan bovenstaande definities één toepasbare definitie te ontlenen.
Jans geeft twee definities. In de eerste, genoemd bij het tweede punt, wordt concreet gesproken over een tijdstip. Dit is duidelijk en valt niet te betwisten. In de tweede definitie stelt Jans echter dat onder tijdigheid wordt verstaan de mate waarin de verstrekte informatie de werkelijkheid weergeeft. Indien de informatie echter niet tijdig is, wil dat nog niet zeggen dat de informatie niet conform de werkelijkheid is. Als Robeco een aandelenpositie waarvoor hij zijn stem uit kan brengen niet tijdig ontvangt, wil dat nog niet zeggen dat die ontvangen aandelenpositie niet conform de werkelijkheid is. De laatste definitie van tijdigheid is zoals hier gegeven niet
toepasbaar op dit onderzoek. De twee definities zouden gecombineerd moeten worden. De informatie moet tijdig worden ontvangen en de ontvangen informatie moet conform de werkelijkheid zijn.
Hoewel het Nivra geschrift tijdigheid van informatie niet schaart onder de
betrouwbaarheid maar onder de integriteit van informatie, schrijft dat ook voor dat de informatie conform de werkelijkheid moet zijn. Op het tijdsaspect wordt niet ingegaan.
De aanvulling van het Nivra geschrift dat de informatie niet achtergehouden mag worden of verdwijnen, spreekt voor zich. Toch moet hier de opmerking worden geplaatst dat indien dat het geval is, niet meer van tijdigheid gesproken kan worden.
De informatie wordt immers helemaal niet ontvangen. Tijdigheid van informatie zou betrekking moeten hebben op de verstrekte informatie. Indien informatie niet wordt verstrekt, wordt niet aan de informatiebehoeften van de gebruiker voldaan. Dit betreft mijn inziens niet zo zeer tijdigheid zelf, maar een element van de tijdigheid van de informatie. De gebruiker kan na analyse van de informatiebehoeften, aan de
informatie verstrekkende partijen aangeven, dat hij de niet ontvangen informatie wel graag verstrekt wil zien en op welk tijdstip die informatie verstrekt moet worden.
De gebruiker heeft de behoefte aan informatie ten einde een doel te kunnen bereiken of functie te kunnen vervullen. Starreveld laat dit expliciet terug komen in zijn definitie.
Dit doel en deze functie bepalen de geschiktheid van de verstrekte informatie. Jans noemt in zijn definitie van effectiviteit niet het doel van de gebruiker als maatstaf voor de geschiktheid van de informatie, maar alleen de functie. Beide kunnen worden toegepast, maar de gebruiker moet dan wel op het juiste niveau worden gedefinieerd.
In dit onderzoek staat het proxy voting proces van Robeco centraal. Het eindproduct, uitvoering van de steminstructie is het doel van Robeco. Er kan echter ook worden uitgegaan van de definitie van de functie van de gebruiker. De gebruiker is dan de corporate governance specialist bij Robeco. Deze functie is op operationeel niveau.
De specialist is verantwoordelijk voor het invoeren van de steminstructie. Het moge duidelijk zijn dat in deze niet Robeco in zijn functie als institutionele belegger als gebruiker gedefinieerd mag worden. Indien die definitie namelijk wel wordt gehanteerd zou dat niet leiden tot geschikte informatie in het proxy voting proces.
Starreveld maakt de opmerking dat doelen alleen kunnen worden bereikt en functies vervuld als de informatie tijdig wordt verstrekt. In geval van Robeco betekent dat, dat de informatie op dat tijdstip of moment moet worden ontvangen, dat de steminstructie nog kan worden uitgevoerd.
3.3.4 Definitie van tijdigheid voor Robeco in het proxy voting proces
Voor dit onderzoek kan op basis van bovenstaande beschouwing een definitie van tijdigheid voor de aan Robeco verstrekte en door Robeco ontvangen informatie in het proces proxy voting van Robeco worden gegeven:
Tijdigheid van aan Robeco verstrekte informatie in het proxy voting proces houdt in dat de informatie waaraan behoefte is tijdig is, indien zij op een vooraf vastgesteld tijdstip wordt ontvangen door Robeco. Dit tijdstip moet op die manier zijn vastgesteld dat de informatie aangewend kan worden om het doel, uitvoering van de door Robeco ingevoerde steminstructie, te behalen of de functie van de corporate governance specialist bij Robeco te vervullen. Indien dat niet meer mogelijk is, is de aan Robeco verstrekte informatie niet tijdig.
Hoewel de definitie van de corporate governance specialist met bovenstaande definitie vergelijkbaar is, is de laatste concreter.
Als informatie tijdig verstrekt moet worden, is het van belang dat men weet wat tijdig is. Het is om die reden dat dat tijdstip van te voren dient te worden bepaald. Ook wordt de informatiebehoefte genoemd, in de definitie van de specialist niet. Het doel wordt in de toegepaste definitie expliciet genoemd terwijl die in de definitie van de corporate governance specialist slechts wordt beschreven. Tevens wordt in bovenstaande definitie vanuit de functie van de corporate governance specialist gedacht. In de eerstgenoemde definitie blijft die geheel achterwege. Om voorgaande redenen wordt bovenstaande definitie van tijdigheid toegepast in dit onderzoek.
3.4 Functional requirements
3.4.1 Inleiding
Na uitgebreid de tijdigheid van informatie te hebben behandeld, wordt in de komende paragraaf ingegaan op wat in de literuur wordt verstaan onder functional
requirements.
3.4.2 Functional requirements
Om aanbevelingen te kunnen doen voor het systeem/proces proxy voting is het van belang dat in kaart wordt gebracht wat de eisen zijn waar het systeem/proces aan moet voldoen volgens de gebruiker, Robeco. Die eisen worden functional
requirements of functionele eisen genoemd. Functional requirements, of functionele specificaties zoals Bots e.a. dat noemen (1990: 175), garanderen aan de gebruiker dat hij krijgt wat hij wil.
Functionele eisen of functional requirements zijn eisen ten aanzien van de functies die het syteem of proces moet vervullen (Bots, J.M. e.a., 1990:175) Die eisen worden door de gebruiker opgesteld.
Volgens Bots e.a. is het in kaart brengen van de functional requirements een element van de informatieanalyse. Hoewel de literatuur wat betreft functional requirements vooral ingaat op IT systemen, kunnen aan elk systeem eisen worden gesteld en dus ook aan het proces proxy voting als zijnde een systeem. ISAC, wat staat voor Information Systems work and Analysis of Changes, is een procesgerichte
ontwikkelingsmethode (1990: 171). Hoewel deze methode niet in zijn geheel wordt toegepast in dit onderzoek is het voor het begrip van functional requirements wel van belang om die kort toe lichten. De betreffende methode onderscheidt vijf fasen (1990:
174):
1 Veranderingsanalyse, hier wordt ingegaan op wat de organisatie wil 2 Activiteitenstudie, Welke activiteiten moeten gegroepeerd worden tot
informatiesystemen?
3 Informatieanalyse, de input en output wordt per informatiesysteem onderscheiden en de functional requirements worden in kaart gebracht
4 Datasysteemontwerp, welke informatiedragers?
5 Middelenaanpassing, welke apparatuur?
Eerst wordt beknopt ingegaan op wat de fasen één, twee, vier en vijf inhouden.
Daarna zal de tweede fase, dat wel in dit onderzoek wordt uitgevoerd, worden besproken.
Robeco wil verandering in het proces proxy voting op een zodanige manier dat hij de informatie tijdig ontvangt. De onderneming wil echter wel zijn stem uit kunnen voeren zoals dat nu wordt uitgevoerd ( zie hoofdstuk vier, procesbeschrijving), maar het proces wat dat mogelijk maakt verdient ten opzichte van tijdigheid van
informatieverstrekking verbeteringen. Dit is een beknopt antwoord op de vraag die wordt gesteld in de eerste fase.
De tweede fase gaat specifiek in op informatiesystemen. In dit onderzoek zal daar geen aandacht aan worden besteed. In dit onderzoek, dat het proces proxy voting als zijnde een systeem benadert, wordt niet specifiek op de IT systemen ingegaan.
Het vierde en vijfde punt gaan dieper in op de programma’s die gebruikt zouden moeten worden en welke apparatuur daarvoor vereist is. Ook dat voert voor dit onderzoek te ver. In dit onderzoek en de daaruit volgende aanbevelingen wordt uitgegaan van de programma’s en apparatuur die nu in gebruik zijn. De
aanbevelingen zullen daar dan ook geen betrekking op hebben.
De derde fase wordt in dit onderzoek wel toegepast. Ten einde veranderingen door te kunnen voeren wordt een informatieanalyse uitgevoerd. Het proces wordt in kaart gebracht door middel van een flow chart, waarbij input en output tussen de verschillende subsystemen, partijen, wordt onderscheiden. Tevens worden de functional requirements van Robeco opgesteld, zodat bekend is waar het proces aan moet voldoen of, zoals van Vliet dat formuleert, wat het systeem moet doen.
(1988:248).
Simpelweg moet het onderzochte systeem de informatie tijdig leveren aan Robeco.
Ten einde eisen op te stellen aangaande die functie het proces, worden eerst de informatiebehoeften van Robeco vastgesteld, vervolgens worden de eisen van Robeco ten opzichte van het systeem per informatiebehoefte opgesteld.
De informatiebehoeften en de functionele eisen per informatiebehoefte worden in het volgende hoofdstuk besproken.
3.5 Conclusie
In dit onderzoek wordt invulling gegeven aan het begrip tijdigheid door definities te beschouwen die zijn gegeven door verschillende auteurs. De volgende definitie is aan de hand van die beschouwing opgesteld:
Tijdigheid van aan Robeco verstrekte informatie in het proxy voting proces houdt in dat de informatie waaraan behoefte is tijdig is, indien zij op een vooraf vastgesteld tijdstip wordt ontvangen door Robeco. Dit tijdstip moet op die manier zijn
vastgesteld dat de informatie aangewend kan worden om het doel, uitvoering van de door Robeco ingevoerde steminstructie, te behalen of de functie van de corporate governance specialist bij Robeco te vervullen. Indien dat niet meer mogelijk is, is de aan Robeco verstrekte informatie niet tijdig.
Hoewel functional requirements vooral betrekking hebben op informatiesystemen, kunnen ze ook in dit onderzoek worden toegepast. Met functional requirements worden de eisen bedoeld die Robeco stelt aan dit proces.
In hoofdstuk vier, de onderzoeksresultaten wordt dieper ingegaan op die eisen. Ook wordt in dat hoofdstuk het proxy voting proces beschreven zoals dat nu plaatsvindt.
