Organisatievorm samenvoeging.
A. Modellen.
De samenwerking die Asten en Someren aangaan is niet nieuw. In den lande zien we deze samenwerking, waarbij organisatieonderdelen al dan niet stap-voor-stap worden samengevoegd meer. De organisatievorm die gekozen wordt nadat de samenvoeging heeft plaats gevonden, verschilt overigens van elkaar.
1. Separaat organisatieonderdeel.
De samengevoegde organisatieonderdelen worden ondergebracht in een separaat
organisatieonderdeel dat de samenwerkende gemeenten bedient. In ons geval kan gekozen worden voor een separaat bedrijfsbureau met een eigen management. Zelfs zou een fysiek onderkomen buiten de bestaande organisaties mogelijk zijn. In de meeste gevallen wordt tevens voor een samenwerkingsconstructie gekozen in de vorm van een gemeenschappelijke regeling (voorbeeld:
intergemeentelijke sociale dienst).
Voordeel:
- herkenbaar,
- duidelijk en helder afgescheiden - gemakkelijke kostenverdeling.
Nadelen:
- wordt eigen entiteit, - kostenbeheersing, - aansturing lastiger
- goede, langduriger vorm van voorbereiding.
2. Gastheer/gast-constructie.
Een van de samenwerkende gemeenten “ontvangt” als gastheer de samengevoegde
organisatieonderdelen zowel fysiek (in huis) als qua aansturing. De ontvangende gemeente stuurt het samengevoegde organisatieonderdeel aan en zorgt dat beide gemeenten bediend worden.
Voordelen:
- praktische oplossing,
- sneller te realiseren (geen gemeenschappelijke regeling o.i.d.) Nadelen:
- kostenverdeling goed afspreken,
- bediening van de andere gemeente(n) goed borgen.
3. Gastheer/gast-constructie met “taakverdeling”.
Eenzelfde constructie als onder 2 maar met afspraken wie welke taak-/werkvelden als gastheer ontvangt. Dat kan te maken hebben met ruimte (fysieke mogelijkheden), specifieke kennis of expertise die in de ene gemeente meer aanwezig is dan bij de ander of anderszins (praktische zaken).
2/3 Voordelen:
- ontwikkeling samenwerking kan sneller gaan (in verband met aanwezige kennis/expertise)
4. Tussenvormen.
Natuurlijk zijn er varianten mogelijk van de verschillende vorm. De keuze kan te maken hebben met het vermijden van nadelen van de organisatievormen.
B. Werkgeverschap en aansturing.
Afhankelijk van de vorm die wordt gekozen passen daar vormen van werkgeverschap en
aansturing bij. Een separaat bedrijfsonderdeel kan (afhankelijk van de samenwerkingsconstructie) bijvoorbeeld medewerkers hebben die in dienst zijn van de gemeenschappelijke regeling. De aansturing gebeurt door een directeur, afdelingshoofd die verantwoording verschuldigd is aan het bestuur dat de gemeenschappelijke regeling vormt.
In een lichtere constructie kunnen samengevoegde organisatieonderdelen bij een van de gemeenten worden ondergebracht die werkgever is en zorgt voor een eenhoofdige aansturing.
Wanneer organisatieonderdelen worden ondergebracht bij verschillende gemeenten kan elke ontvangende gemeente als werkgever optreden en voor aansturing zorgen.
In het geval Asten/Someren betekent dat wel, dat de bedrijfsvoerende onderdelen door verschillende leidinggevenden worden aangestuurd.
Het is ook mogelijk om medewerkers in dienst van de oorspronkelijke gemeente te laten en in geval van uitplaatsing te kiezen voor een detachering.
C. De samenwerking Asten en Someren.
De verschillende vormen van constructie, werkgeverschap en aansturing hebben te maken met de wijze waarop de samenwerkende gemeenten in de samenwerking staan. In een aantal gevallen wordt voor een vrij formele benadering gekozen en zien we constructies als gemeenschappelijke regelingen, detacheringen etc.
Onze aanpak kenmerkt zich door gefaseerde organisatieontwikkeling met grote betrokkenheid en inbreng van de medewerkers. We werken niet met blauwdrukken. Dit betekent dat we ervoor kiezen eerst de inhoudelijke samenwerking goed in te vullen en daarna de definitieve vorm willen bepalen (vorm volgt inhoud).
Wij besluiten daarom voor een praktische benadering. Noch Asten noch Someren zijn in staat om fysiek alle samen te voegen organisatieonderdelen op te vangen. Er zal dus uitruil moeten plaats vinden. Nadat een organisatieonderdeel is uitgeplaatst, kan ruimte worden gecreëerd voor het ontvangen van een ander organisatieonderdeel.
Wij hebben geen voorkeur om een organisatieonderdeel per se bij een van beiden onder te brengen.
Uitgangspunten
- geen gemeenschappelijke regeling of andere zware constructie van samenwerking, - onze medewerkers blijven in dienst van de oorspronkelijke werkgever,
3/3 - alleen fysieke arbeidsplaatsen kunnen veranderen (van Asten naar Someren en vice versa), - medewerkers die als gevolg van verandering van werkplek moeten gaan reizen (verder
moeten reizen) krijgen reiskostenvergoeding; evenzo geldt: indien het reizen vervalt, vervalt ook een bestaande reiskostenvergoeding,
- geen verder harmonisatie van arbeidsvoorwaarden gedurende de periode dat de
samenvoeging van de bedrijfsvoerende onderdelen plaats vindt (althans dat is onze inzet bij de onderhandelingen over het sociaal statuut),
- nieuwe medewerkers (bijv. ingeval van het opvullen van een vacature na samenvoeging) komen in dienst van de gemeente waar de werkplek zich bevindt
- indien sprake is van een nieuwe, toegevoegde functie na samenvoeging worden de kosten verdeeld over beide gemeenten cf. afgesproken verdeelsleutel,
- voordat samenvoeging plaats vindt van een organisatieonderdeel wordt een business case en/of projectplan gemaakt. Daarin worden de kosten van het samengevoegde team in beeld gebracht. Daarbij wordt op basis van deze afspraken aangegeven of kostenverdeling noodzakelijk is
- alle bedrijfsvoerende onderdelen (teams) worden in een afdeling bedrijfsbureau
georganiseerd onder aansturing van één afdelingshoofd, ongeacht de locatie van de teams.
De samenvoeging van de afgesproken teams vindt in de tijd gezien tot 1 januari 2013 plaats. Het team I&A zal eerste samengevoegd worden. Daarbij speelt een rol dat het projectplan al langer klaar ligt en I&A de basis vormt voor de verdere samenvoeging.
Daarnaast wordt gestart met de business cases van P&C, team financiën, belastingen en team P&O. De samenvoeging van DIV/facilitair zal met de invoering van DMS plaatsvinden. Het is verstandig dit moment als natuurlijk moment van samenvoeging te gebruiken.
In de bestuurlijke opdracht is aangegeven dat we per 1 januari 2012 4 teams daadwerkelijk willen hebben samengevoegd.
Conclusie.
• Samenvoeging vindt plaats tot 1 januari 2013.
• De samengevoegde teams komen onder aansturing van 1 leidinggevende.
• De samengevoegde teams komen fysiek hetzij in Asten hetzij in Someren te zitten.
• Er vindt tijdens de periode van samenvoeging geen harmonisatie van arbeidsvoorwaarden plaats.
• “Gedwongen reizen” wordt vergoed.
• Nieuwe taken leiden tot nieuwe functies; vooral binnen I&A zal dat plaats vinden; deze medewerkers komen in dienst van de gemeente waar het organisatieonderdeel is gehuisvest.
• Voorafgaand aan de samenvoeging wordt door de teams o.l.v. een projectleider een business case opgesteld cf. de eisen van het projectprogramma samenwerking; op basis daarvan wordt de definitieve samenvoeging uitgevoerd (e.e.a. cf. de afspraken die door raden en colleges zijn gemaakt).
