Uitnodiging Ledenvergadering zaterdag 1 april 2017

(1)

Bestuur

Opgericht 7 november 1998 17401 uitnodiging ALV_def.docx

Uitnodiging Ledenvergadering zaterdag 1 april 2017

Beste BMTN-er,

Het bestuur nodigt je graag uit tot het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering 2017, die aansluitend op de VTB training van 1 april 2017 in ’s Hertogenbosch zal worden gehouden.

Een aantal punten zal op zodanige wijze de revue passeren dat een mooie inhoudelijke discussie tot goede inzichten kan leiden. De agenda voor de ALV tref je bijgaand aan. Enkele bijlagen (onder meer een toelichting van Pierre) zullen binnenkort worden nagezonden, de laatste hand wordt hier nog aan gelegd.

Als je niet in de gelegenheid bent om aanwezig te zijn, dan hoeft jouw stem niet persé verloren te gaan. Het is altijd mogelijk om een collega BMTN-er een volmacht te geven (niet meer dan twee per volmacht-nemer).

Spreek in dat geval duidelijk af hoe je als volmachtgever wilt dat de gemachtigde stemt, geef dus een steminstructie af. Hoe werkt dat?

1. Stuur een e-mail aan een ander stemgerechtigd lid met de tekst zoals opgenomen in het bijgaande strookje en een steminstructie. Je kan ook het bijgaande strookje invullen en (na ondertekening) afgeven aan de gemachtigde.

2. Deze levert de volmacht ter vergadering bij de secretaris in en tekent de presentielijst zowel voor zichzelf als voor jou als volmachtgever.

Het programma voor zaterdag 1 april 2017:

locatie: Van der Valk Hotel ’s Hertogenbosch Bosscheweg 2

5261 AA Vught

zaal open: 16.45 uur

soep en broodjes 17.00 uur start vergadering: ca. 17.30 uur

einde: 22.00 uur

Namens het bestuur tot 1 april a.s.!

René Brinkhuijsen

Voorzitter

BMW Motorbegeleidingsteam Nederland

(2)

Bestuur

Opgericht 7 november 1998 17401 uitnodiging ALV_def.docx

Naam: . . . .

Machtigt hierbij . . .

om hem/haar te vertegenwoordigen op de ALV van BMW Motorbegeleidingsteam Nederland, te houden op 1 april 2017, en voor hem/haar de stem uit te brengen.

Handtekening volmachtgever:

. . . .

(3)

ALV 170401 170401 ALV_agenda_def.docx

Opgericht 7 november 1998 170401 ALV_agenda_def.docx

Agenda

Algemene ledenvergadering van zaterdag 1 april 2017, Aankomst ca. 17.00 uur, aanvang vergadering ca. 17.30 uur, Van der Valk Hotel ’s Hertogenbosch, Bosscheweg 2, 5261 AA Vught.

1. Opening vergadering en vaststellen aantal stemmen

2. Mededelingen van het bestuur

3. Notulen vergadering 4 maart 2016 (zie bijgaand) 3.a: vaststellen van de notulen

3.b: zaken n.a.v. de notulen 4. Jaarrekening 2016 (zie bijgaand)

4.1: gang van zaken/besluitvorming rond wisseling penningmeester

4.2: (mondeling) verslag kascontrole-commissie (schriftelijk verslag wordt nagezonden)

4.3: presentatie jaarrekening 2016 (toelichtende verklaring Pierre wordt nagezonden)

4.4: vaststellen jaarrekening 2016 en verlenen decharge 4.5: (her-)benoemen kascontrole-commissie jaarrekening 2017 5. Begroting 2017 en vaststellen contributie en donateurschap 2017

Zie bijgaand voorstel.

6. Bestuurlijke samenstelling en benoemen penningmeester.

5.1 het bestuur draagt Hans Leemans voor tot penningmeester als opvolger van Ralph Volkers

5.2 bekrachtigen nieuwe termijnen bestuursleden Ben van Gelder (secretaris), Nico Nouwens (bestuurslid algemeen) en René Brinkhuijsen (voorzitter) Pauze

7. Commissie Opleiding & Training (O-T, zie bijlage)

7.a: ter vergadering wordt een toelichting gegeven over het verder door ontwikkelen van O-T

7.b: benoemen leden Commissie O-T, beschikbaar hebben zich gesteld Wim Hassink, Henk Heerschop, Martine de Jong en Eric Pluim

7.c: presentatie commissie O-T

7.d: trainingen 2017

(4)

ALV 170401 170401 ALV_agenda_def.docx

Opgericht 7 november 1998 170401 ALV_agenda_def.docx

8. Uitrusting BMTN

Onder meer komt de in ontwikkeling zijnde VKR-jas aan de orde.

9. BMTN weekend

Ter vergadering wordt een toelichting gegeven op de ontwikkelingen.

10. 20-jarig bestaan BMTN in 2018

11. Rondvraag en vaststellen datum volgende vergadering

12. Sluiting 20.00 uur

(5)

Bestuur

Opgericht 7 november 1998 jaarrek_2016_def.docx

Exploitatie 2016

realisatie

begroting 2016

realisatie 2015

Baten

contributie

0,00

1223,22

1223

1190

donaties

0,00

75,00

66

66 evenementen opbrengst

0,00

28206,95

16500

17925

omzet clubartikelen

0,00

1264,46

1340

overige opbrengsten

0,00

174,40

rente

0,00

38,42

100

82 30982,45

19229

19263

Kosten

Vereniging

bestuursvergadering

97,58

0,00

200

147 ALV 750,76

0,00

1000

1400 lidmaatschappen en abonnementen 230,66

0,00

200 164 verzekering

363,85

0,00

365 365 relatiegeschenken

100 internet

146,77

0,00

325 146 bank- en administratiekosten

189,65

0,00

500

285 vergunningen en aanstellingen

90,30

0,00

Inkoop uitrusting

94,93

0,00

500 1918

evenementen

evenement vergoeding

14431,01

0,00

10200

11242 inkoop extern VKR

4031,60

0,00

inkoop overig evenement

463,52

0,00

opleidingen

opleiding verkeersregelaar

1275,00

0,00

2125

2425 trainingsdagen

726,66

0,00

1100

740 clubavonden

283,00

0,00

23175,29

16615

18832 resultaat

7807,16

2614

(6)

Bestuur

Opgericht 7 november 1998 jaarrek_2016_def.docx

Balans 2016

2016

beginbalans 1-1

eindbalans 31-12

debet credit

eigen vermogen

9472,42

Bank 6335125

16775,88

3471,53

spaarrekening 6335125 7264,19

11302,61

Debiteuren

2335,73

8496,55

Crediteuren

13846,27

764,65

borgsommen jassen

2350,00

2200,00

borgsommen porto

200,00

0,00

BTW af te dragen hoog 50,65 0,00

5,94 0,00

voorbelasting BTW

0,24 0,00

28,60 0,00

BTW R/C

0,00 558,00

0,00 1821,00

Overlopende activa

0,00 0,00

0,00 1240,00

26426,69 26426,69

23305,23 23305,23

7807,16

(7)

Bestuur

Opgericht 7 november 1998 170401 toelichting ALV_def.docx

Toelichting agenda Algemene Ledenvergadering zaterdag 1 april 2017

Beste BMTN-er,

In navolging op de eerder verzonden uitnodiging met bijlagen voor de Algemene Ledenvergadering 2017 die aansluitend op de VTB training van 1 april 2017 in ’s-Hertogenbosch zal worden gehouden, treffen jullie onderstaand/bijgaand nadere informatie en toelichting aan.

Agendapunt 4 Jaarrekening 2016:

4.2 bijgaand tref je de door de kascontrole-commissie verstrekte verklaring aan

4.3 bijgaand tref je de door Pierre opgestelde toelichting op de jaarrekening 2016 aan, Pierre heeft de jaarrekening 2016 opgesteld

Agendapunt 5 Begroting 2017:

Gisteravond is door Hans Leemans, Pierre de Wildt en ondergetekende de conceptbegroting voor 2017 afgerond, deze tref je bijgaand aan.

Agendapunt 6 Bestuurlijke samenstelling en benoeming penningmeester:

Met name punt 6.2 (in de agenda abusievelijk als 5.1 genummerd) behoeft enige toelichting.

De drie momenteel “zittende” bestuursleden (Nico Nouwens, Ben van Gelder en René Brinkhuijsen) zijn in de vergadering van 25 januari 2014 benoemd. Conform de statuten worden bestuursleden steeds voor een periode van 3 jaar benoemd, waarna zij af dienen te treden. Zij kunnen zich herkiesbaar stellen, hetgeen in dit geval ook de situatie is. Vanzelfsprekend bestaat de mogelijkheid dat zich tegenkandidaten aandienen, neem in dat geval even contact op met René.

Het bestuur hecht eraan om, gebaseerd op het bovenstaande, een rooster van aftreden te maken en zal ter vergadering voorstellen om onderstaand rooster vast te stellen, daarmee is dan tevens sprake van meer gespreid aftreden in het kader van continuïteit:

• René is per ALV 170401 aftredend en herkiesbaar, steeds voor de statutair bepaalde termijn

• Ben is per LV november 2017 aftredend en al dan niet herkiesbaar, steeds voor de statutair bepaalde termijn

• Nico is per ALV 2018 aftredend en al dan niet herkiesbaar, steeds voor de statutair bepaalde termijn

• De op 1 april 2017 te benoemen penningmeester is per ALV 2020 aftredend en herkiesbaar, steeds voor de statutair bepaalde termijn

Namens het bestuur tot 1 april a.s., aanvang vergadering ca 17.30 uur, einde 20.00 uur!

René Brinkhuijsen

Voorzitter

BMW Motorbegeleidingsteam Nederland

(8)

Hierbij verklaren Jos Verheijen en Arjen van Wijngaarden alle stukken en bescheiden, betrekking hebbende op de

administratie van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016 gecontroleerd en akkoord bevonden te hebben.

De kascommissie verzoekt de vergadering om de bestuurder décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode januari 2016 tot en met december 2016.

Namens de kascommissie,

Arjen van Wijngaarden

(9)

In 2016 heeft het BMTN een forse omzetgroei doorgemaakt. Door een toegenomen aantal evenementen en inzetten, is de omzet gestegen van €18.000 in 2015 naar €28000 dit jaar. Dit hebben we uiteraard alleen maar kunnen realiseren dankzij de beschikbaarheid en inzet van onze leden, maar ook dankzij het inhuren van externen, met name bij de Classico Boretti, de Almere City Run en de Singelloop in Utrecht. De kosten voor externen zijn dan ook toegenomen van €330 in 2015 naar ruim €4000 in 2016.

Resultatenrekening

Ten behoeve van de duidelijkheid vind je hieronder alle posten uit de realisatie met een korte toelichting.

Bestuursvergadering overdracht penningmeester en kascontrolecommissie

ALV 2 ALV's

Lidmaatschappen en abonnementen

lidmaatschap koepel Motor verkeersregelaars verzekering aansprakelijkheidsverzekering bestuurders

relatiegeschenken kosten zijn in de realisatie opgenomen in post ALV internet hosting, mail en domeinnamen(3x)

bank- en administratiekosten

bank- en transactiekosten en kosten administratiepakket vergunningen en aanstellingen

5 VKR passen

Inkoop uitrusting 11 VKR fluiten; 5 VKR hessen evenement vergoeding

vergoeding aan leden

inkoop extern VKR inhuur externe VKRs voor Classico Boretti, ACR en Singelloop Utrecht. Deze kosten zijn 1:1 doorbelast aan opdrachtgever.

inkoop overig evenement

huur Tetra portofoons voor 2 evenementen. Deze kosten zijn 1:1 doorbelast aan opdrachtgever.

Opleiding verkeersregelaars

opleiding 3 verkeersregelaars (3x 425) trainingsdagen VTB training

clubavonden mentale weerbaarheidtraining

Balans

We zijn het jaar begonnen met een hoog saldo op de bank, maar ook een grote post Crediteuren.

Deze laatste wordt gevormd door de inzetvergoedingen voor de leden uit 2015 die in 2016 zijn uitbetaald. Daarnaast waren 2 facturen en 2 declaraties nog niet betaald (totaal €1495).

Op 31 december bestaat de post crediteuren uit 4 nog te betalen rekeningen (€764)

De balanspost Debiteuren bestaat uit de nog te innen contributies over 2015. Deze zijn in 2016 verrekend met de uit te betalen inzetvergoedingen. Daarnaast stonden nog 4 te ontvangen facturen open (€1458).

Op 31 december bestaat de balanspost Debiteuren uit een tiental facturen voor opdrachtgevers

die nog niet betaald zijn. Inmiddels zijn, ook mede dankzij inspanning van René, al deze facturen

betaald.

(10)