DE JUISTE GASTEN OP JOUW BUSINESS EVENT KRIJGEN
Ebook InviteDesk
2
Trek meer & relevantere gasten aan voor je business events 3
Waarom je best twee keer nadenkt over wie je uitnodigt op je business event 4
Het doel van je evenement 4
De impact van de foute gasten op je event 5
Wie heeft er baat bij kwaliteitsvolle gasten? 7
Waarom je best twee keer nadenkt over wie je uitnodigt 8
Iedereen heeft baat bij goede gasten. Maar wie zijn ze? 9
Data is levensbelangrijk is voor de gastenlijst van je business event, en hier is waarom 10
Kijk naar historische data 10
Historische data creëert bottomline impact 13
Een overzicht van je historische data 14
Staat genoteerd: data is levensbelangrijk voor events 15
Knowledge is power! Welke data is cruciaal voor business events? 16
Waarom verzamel je data voor events? 17
De belangrijkste metrics voor business events 18
De grootste uitdaging: data overzichtelijk bijhouden en vlot raadplegen 19 Weten wie je ideale gast is, is één.
Hem op je event krijgen, is de volgende. 20
Komaf maken met lege zitjes en irrelevante gasten? Start met een totaal communicatieplan 21
Event-communicatie op het volgende niveau 21
Blijf on-top-of-things met al je communicatie 24
Inhoud
Trek meer & relevantere gasten aan voor je business events
Wij hebben een missie.
We willen dat jouw bedrijfsevent meer, en bovenal relevantere gasten aantrekt.
Want een event vullen is meer dan uitnodigingen sturen, om nadien de billen dicht te knijpen: hopend op een goede opkomst.
Voor een geslaagd event heb je de juiste gasten nodig. Gasten die bijdragen aan jouw doelstellingen. Om je daarbij te helpen schreven we deze e-book. Hier is een kleine sneak-peek van wat je zal bijleren:
1. Waarom je best goed nadenkt over je gastenlijst, en wat er gebeurt als je dat niet doet.
2. Wat de rol van data is bij het opstellen van een doordachte gastenlijst.
3. Welke metrics je bekijkt om een solide gastenlijst op te stellen.
4. Hoe een totaal communicatieplan meer gasten naar je event brengt.
Dus, waar wacht je op?
Neem een kop koffie, zet je neer en starten maar!
Veel leesplezier!
Jan Heiremans & Mark van der Kinderen, Matthias Goossens Co-founders InviteDesk
4
Waarom je best twee keer nadenkt over wie je uitnodigt op je business event
Hoe bepaal jij het succes van je evenement? De meeste startende marketers zijn al tevreden met een volle zaal. Turn-out equals a job well done. Maar klopt dit wel?
Bij de meeste B2C events klopt deze filosofie: daar is de opkomst een grote factor om succes te kwantificeren. Maar, bij business events ligt het toch een tikkeltje anders…
Het doel van je evenement
Bij business events is sfeer en opkomst niet het doel op zich. De ervaring van de gast is slechts een middel om een hoger doel te bereiken. Er is een waaier aan doelstellingen voor business events, zijnde:
Omzet Brand awareness
Loyalty Kennisoverdracht Thought leadership Employer branding
Lead gen …
Welk van deze doelen je ook wilt bereiken, de hoeveelheid aan gasten alleen zal het succes van je evenement niet bepalen. Op het einde van de rit is de kwaliteit van je gasten de doorslaggevende factor. Denk daarom eerst na over het doel van je evenement. Wat wil je met je bedrijf bereiken tijdens dit event?
Vanaf je een duidelijk doel voor ogen hebt, kan je starten met je gastenlijst. Wie nodig je best uit om je vooropgestelde doelen te bereiken? Ga je in deze volgorde, gericht te werk? Dan vul jij de zitjes op je event met gasten die bijdragen aan je vooropgestelde doelen.
De impact van de foute gasten op je event
De kwaliteit van je gasten bepaalt dus het succes van je evenement. Zijn er te veel niet-kwalitatieve gasten op je event? Dan heeft dit een negatieve impact op:
Het imago van je bedrijf:
Stel dat er te veel niet-kwalitatieve gasten op je event zijn. Bijvoorbeeld, een groep luidruchtige vrienden van een sales-medewerker die last- minute lege stoelen wou vullen. Wat denken kwalitatieve gasten - zoals de CEO van dat ene bedrijf waar je al lang eens mee wou praten - daar van?
Jammer genoeg hebben niet-kwalitatieve gasten een grote impact op je relatie met de top-gasten. Waarom zouden zij nog terug komen?
In hun ogen waren er te weinig gelijkgezinden op het event: om te netwerken was het maar pover.
No shows en lege plekken:
Een mismatch tussen je gasten en het evenement moet je ten allen tijden vermijden. Target je een doelgroep die niet aansluit bij de inhoud van je event? Dan is de kans groot dat je event niet vol geraakt.
Of nog lastiger: gasten die zich inschrijven, en niet komen opdagen.
Deze no-shows zijn de grootste nachtmerrie van iedere organisator.
Naast het feit dat dit weggegooid geld is, laat dit ook een slechte indruk achter bij de gasten die wél aanwezig zijn.
6
Budget:
Wanneer de aanwezige gasten niet bijdragen aan de vooropgestelde doelen, zet je jouw eigen eventstrategie onder druk. Het vertrouwen van senior management zal dalen, waardoor je hen moeilijker zal overtuigen om te blijven investeren in toekomstige evenementen.
Samengevat creëren de foute gasten een negatieve vicieuze cirkel voor je evenement. Denk dus twee keer na over wie je uitnodigt. De kwaliteit van je gasten is namelijk van levensbelang voor het succes van je event.
Wie heeft er baat bij kwaliteitsvolle gasten?
Sluiten je gasten wél aan bij de vooropgestelde doelen? Dan heeft dit een positieve impact op verschillende partijen. We overlopen ze samen.
Sales
Met kwalitatieve gasten op je business event voelt de salesafdeling zich als een kind in een snoepwinkel. Tijdens het evenement leggen ze verschillende interessante connecties. De formule van je evenement opent dan ook heel wat verschillende deuren voor hen.
Demonstreer je een product? Dan kan sales heel wat verkoopdeals in stelling zetten. Is het eerder een casual event, zoals een avondje naar het voetbal? Dan leert sales de genodigden beter kennen, om nadien verder in gesprek te gaan.
Marketing
Events dienen als tool in de complete marketingmotor. Vaak is het ook een paradepaardje, aangezien er een grote investering tegenover staat.
Met enkele geslaagde kleinere events, groeit het interne geloof in de aanpak. Je overtuigt management tot grotere investeringen voor volgende events. Hierdoor ga je als marketingteam het management beter kunnen overtuigen om in grotere events te investeren.
Directie
Een geslaagd succes stelt het C-level van je organisatie tevreden.
Eerst en vooral worden de KPI’s behaalt: bewijs dat het de goede kant uitgaat met de zaak. Daarnaast lopen ze ook over van trots wanneer ze al die top-gasten zien tijdens je evenement. ‘Kijk eens hoe tof mijn bedrijf is, dat ik al deze mensen kan samenbrengen.’
De gasten
Een strategische kijk op de gastenlijst zorgt ervoor dat aanwezigen het met elkaar kunnen vinden. Gasten hechten namelijk meer waarde aan evenementen waarbij ze betekenisvolle contacten leggen. Bijgevolg:
krijgen ze een positiever beeld over jouw organisatie, staan ze meer open voor discussies over aankopen, en zorgen ze voor mond-tot-mond reclame bij derden.
8
Conclusie over het bepalen van jouw gastenlijst
Je gasten zijn de grootste factor voor het behalen van je doelen. Steek dus genoeg tijd en denkwerk in het opstellen van je gastenlijst.
We begrijpen dat dit geen simpele taak is. Daarom ontwikkelde InviteDesk een tool waarmee je al jouw gasten perfect in beeld brengt: Wat zijn hun interesses? Naar welke events kwamen ze eerder? Hebben ze eerder niet komen opdagen?
Deze informatie gebruik je om een gastenlijst samen te stellen om ‘U’ tegen te zeggen.
Iedereen heeft baat bij goede gasten.
Maar, wie zijn ze?
In het eerste hoofdstuk van deze e-book kwam je te weten waarom het ‘oh-zo’
belangrijk is om de juiste gast naar je event te krijgen.
Maar, wie is de juiste gast precies? En hoe identificeer je hem?
Data speelt hier een enorme rol.
Wereldwijd zijn er duizenden succesvolle bedrijven die hun gasten piekfijn in beeld brengen. Daarom overlopen we in het volgende hoofdstuk wat de impact is van data.
De gasten van jouw business events in beeld brengen?
Vraag de InviteDesk demo aan:
IK WIL EEN
GRATIS DEMO IK WIL EEN
GRATIS DEMO
10
Data is levensbelangrijk voor je gastenlijst, en hier is waarom
De kwaliteit van je gasten is de basis van een succesvol event: deze spreuk zouden we zo op een tegel bedrukken. Het is één van de belangrijkste lessen wanneer het aankomt op business events. Want als je zaal niet vol zit met kwalitatieve gasten?
Dan is het onmogelijk je objectieven te bereiken.
Allemaal goed en wel, prediken over ‘de juiste mensen’. Maar hoe weet je nu precies wie de juiste gasten zijn voor je evenement? Een tip van de sluier; het is geen
nattevingerwerk.
Kijk naar historische data
Historische data speelt een belangrijke rol wanneer je wilt voorspellen of een gast zal bijdragen aan je doelstellingen. Als we praten over historische data, zien we drie belangrijke soorten data:
1. Data gelinkt aan gedrag op events
Onder de eerste soort data valt informatie over het gedrag van een gast in betrekking tot je vorige events. Enkele voorbeelden zijn:
Op welke type events was deze gast eerder aanwezig?
Hoe vaak is hij/zij al uitgenodigd?
Hoe vaak was deze persoon een no-show?
…
Blijkt uit je data dat je gast zich steevast inschrijft, maar nooit komt opdagen? Nodig hem dan in de toekomst niet meer uit.
2. Zakelijke data
Deze data geeft inzicht over de zakelijke kant van de persoon.
Hieronder vind je alle informatie met betrekking tot wie deze persoon is in een professionele context. Voorbeeldvragen zijn:
In welke sector zit deze persoon?
Welke producten koopt deze klant bij ons?
Stijgt of daalt de omzet van deze persoon?
…
Sales kan bijvoorbeeld iemand - waarmee ze net een verkennend gesprek mee hebben gehad - uitnodigen voor een diner op het voetbal.
Daar heb je een meer ontspannen sfeer en babbel je rustig verder.
12
3. Persoonlijke data
Onder de laatste soort data valt de meer praktische informatie. Hier vind je terug wie de gast is als persoon. Let wel op: er is heel wat data die je volgens de GDPR wetgeving niet mag opslaan (zoals bv. religie, sexuele voorkeur, etc.). Wat je wél kan opslaan en relevant is voor je evenement:
Welke functie bekleedt hij/zij?
Welke taal spreekt hij/zij?
Welke interesses heeft deze persoon? Bv. voetbal, opera, marketing, …
Weet je bijvoorbeeld dat iemand absoluut geen interesse heeft in voetbal? Nodig deze persoon dan niet uit op je diner in de business seats van de volgende voetbalmatch.
Met deze soorten data vorm je een event-profiel over iedere genodigde. Die info gebruik je bij het opstellen van je gastenlijst. Zo identificeer je in een handomdraai de geschikte gasten voor je event.
Wanneer je daarin slaagt, geniet je van heel wat voordelen...
Historische data creëert bottomline impact
Raadpleeg je historische data tijdens het opstellen van je gastenlijst? Dan creëer je een betere match tussen je event en de mensen die je uitnodigt. Op het einde van de rit merk je heel wat voordelen. We sommen de grootste voor je op:
Een hoger inschrijvingsratio
Het event en de uitgenodigde gasten zijn op elkaar afgestemd.
Daardoor gaan er procentueel meer genodigden zich inschrijven.
Je zaal raakt dus sneller gevuld, en jij bespaart jezelf heel wat tijd en moeite om het uitnodigingsproces op te volgen.
Betere targeting betekent hogere ROI
Doordat je jouw eigen publiek beter kent, trek je kwalitatieve gasten aan op je evenement. Je beseft dat een gevuld zitje niet per se de gewenste uitkomst creëert; wie er op dat stoeltje zit, is wat telt. De juiste, kwalitatieve gasten zorgen ervoor dat jij je vooropgestelde doelen vlot haalt.
Hogere tevredenheid bij gasten
Met een duidelijke doelgroep, zal de zaal zich vullen met gelijkgestemde gasten. Daardoor biedt het event hen heel wat interessante netwerk- opportuniteiten. Daarnaast sluit de inhoud nauwer aan bij hun persoonlijke interesses. De juiste mensen en de juiste inhoud: hét recept voor een geslaagd event.
Tevreden senior management
Het spreekt voor zich dat management tevreden is wanneer je de vooropgestelde doelen behaalt. Dat maakt het op termijn ook makkelijker om extra investeringen te verantwoorden. Het geloof in de events is er; nu is het tijd om ze op te schalen.
Minder no-shows
Door je historische data ga je het gedrag van je gasten voorspellen.
Iemand die zichzelf in het verleden vaak inschrijft, maar niet komt opdagen tijdens het event; wil je hen in de toekomst nog uitnodigen? Als je dit niet doet, heb je minder waste en minder gemiste opportuniteiten.
14
Een overzicht van je historische data
Kijken naar je historische data klinkt makkelijker gezegd dan gedaan. Bij vele bedrijven staat deze informatie dan ook verspreid over: e-mails, excellijsten, CRM systemen, enzovoort. Bovendien weten ze niet altijd welke data er relevant is om te verzamelen tijdens een event.
Er zijn heel wat bedrijven met de vraag naar een centraal systeem om historische event-data op te slaan. InviteDesk is een tool die dit proces volledig automatiseert.
Daar bovenop organiseer je met InviteDesk heel je uitnodigingsproces.
Benieuwd hoe InviteDesk jouw event op het volgende niveau brengt?
Vraag dan nu je gratis demo aan!
IK WIL EEN
GRATIS DEMO
Staat genoteerd: data is levensbelangrijk voor events
Als je het tot hier in deze e-book schopt, weet jij dat data een grote rol speelt voor events. Het heeft impact op wie je uitnodigt, en op hoe waarschijnlijk het is dat je jouw doelstellingen haalt. En dat laatste, dat willen we toch allemaal, niet?
Allemaal goed en wel, maar tot nu toe is het nog conceptueel.
Laten we een stapje verder gaan.
We zoomen in op welke metrics je best bekijkt wanneer je events organiseert.
16
Knowledge is power! Welke data is cruciaal voor business events?
Data runs the world, en dat meer dan ooit. Wanneer je genoeg data capteert, vind je inzichten die je misschien nooit met het blote oog had ontdekt. Ook bij het
organiseren van business events speelt data een grote rol. In deze blog overlopen we welke data jij best verzamelt, en hoe dit een impact heeft op het succes van je event.
Waarom verzamel je data voor events?
Je verzamelt data, om het succes van je business events te vergroten. Aan de hand van data kan je jezelf beter voorbereiden, fouten vermijden en efficiënter te werk gaan. Algemeen heeft data een impact op twee grote luiken: je aankomend event, en events in de verdere toekomst.
Je aankomend event
Om je aankomend event vlekkeloos te laten verlopen, verzamel je data bij de ingeschreven gasten. Je polst hier naar praktische info om je voor te bereiden op hun komst: Welke menu wensen ze?; Hebben ze allergieën?; Welke workshops ze willen volgen?;... Denk op voorhand goed na over wat je moet weten, zodat je nadien geen extra mails moet sturen voor extra informatie. En wanneer je bepaalde dingen vraagt, hou hier dan zeker rekening mee.
Daarnaast hou je ook real-time data in verband met je inschrijvingen in het oog. Wie heeft er zich al ingeschreven? Hoeveel plekken zijn er nog open? Maak actief gebruik van deze data, zodat je tijdig actie kan ondernemen wanneer er te weinig inschrijvingen zijn.
Toekomstige events
Naast de praktische data heb je behavioral data die je voor, tijdens en na events verzamelt. Deze gebruik je om:
Je vorige events te evalueren, en lessen te trekken voor de toekomst.
Het gedrag van je gasten in beeld te brengen. Deze info gebruik je dan weer om je gastenlijst te optimaliseren
Samengevat: data is cruciaal voor het succes van je event.
Zonder ga je minder bijleren uit fouten en ligt de kwaliteit
van je gastenlijst beduidend lager. Maar, naar welke data
moet je nu exact kijken? Laten we dieper ingaan op enkele
best practices...
18
De belangrijkste metrics voor business events
Ieder event heeft verschillende objectieven. Logisch dat je dan ook voor ieder event naar andere metrics kijkt. Toch zijn er enkele overkoepelende zaken om de kans op succes te vergroten. Daarvoor heb je wel een grote kennis nodig van je publiek.
Want wanneer je jouw publiek beter kent, kan je jouw gastenlijst gericht vullen met kwalitatieve gasten die zullen bijdragen aan je vooropgestelde doelen.
Om een kwalitatief publiek te identificeren voor je event, kijk je naar data over het gedrag van je genodigden in het verleden. Dit biedt een goudmijn aan inzichten. We overlopen de metrics waaruit jij de sterkste conclusies kunt trekken:
Conversie van inschrijvingen
Historisch gezien: hoeveel volk moest je uitnodigen om aan een volle zaal te geraken? Deze data helpt je bij het inschatten van het aantal uitnodigingen je moet uitsturen. Hierdoor kan je tactische quota’s zetten op je verschillende salesafdelingen. Bv. de afdeling van Brussel moet minimum 100 mensen uitnodigen, zodat er 20 op het event komen. Die van Amsterdam 60, om 10 gasten te genereren.
Inschrijvingspatronen bij gasten
Hoe vaak heeft een bepaalde gast al afgezegd? Is het dan nog de moeite om hem of haar in de toekomst uit te nodigen? Of zit er een patroon in de reacties? Accepteert hij of zij steevast op productlanceringen, maar nooit op webinars… Stuur deze persoon dan strategisch wel of geen uitnodiging.
No-shows
No-shows zijn gasten die zich inschrijven, en uiteindelijk niet opdagen.
Er kunnen grote lessen uit no-shows getrokken worden. Volg dus zeker op wat voor hen de reden was dat ze niet kwamen opdagen. Misschien ligt het wel aan jouw communicatie? Soms vergeten mensen over het bestaan van je event doordat je geen deftige opvolgmails verstuurt na inschrijving.
Interesses van gasten
Stuurde je ooit een enquête uit naar gasten waarin je vraagt achter hun interesses? Hou daar dan ook rekening mee. Zo kan het zijn dat iemand graag naar productvoorstellingen komt, maar niet naar webinars. Stuur hen dan enkel een uitnodiging voor de productvoorstellingen!
Inschrijvingen per sales department
Breng de gasten van je verschillende salesafdelingen in kaart. Het kan blijken dat de salesafdeling van filiaal A meer volk op je event krijgt, maar de gasten van de sales uit filiaal B nadien meer deals sluiten…
Ga dan op zoek naar de oorzaak, en pak het aan! Of je kan jouw toegangskaarten ook strategisch verdelen tussen de twee afdelingen.
Zo werk je gericht naar je objectieven toe.
De grootste uitdaging: data overzichtelijk bijhouden en vlot raadplegen
Het probleem bij het gebruik van data is niet zozeer de hoeveelheid van aanwezige data. Veel bedrijven hebben meer data dan ze zelf beseffen. De grootste moeilijkheid zit hem in deze zee aan data overzichtelijk te houden.
InviteDesk creëerde een handige tool waarmee je event-data gecentraliseerd en geautomatiseerd terugvindt. Zo moet jij niet langer zoeken in al die verschillende excellijsten. En je hoeft ook nooit meer alle data handmatig te updaten nadat je een event organiseert. Bovendien beschikt de tool over een connector om al je event data ook in je CRM of marketing automation tool te krijgen.
Wil jij al je event data geautomatiseerd en overzichtelijk raadplegen?
Vraag de InviteDesk demo aan
TOON ME
DE DEMO
Weten wie je ideale gast is, is één.
Hen op je event krijgen, is de volgende.
Doordat jij event data inzet wanneer je jouw gastenlijst opstelt, weet jij precies wie je ideale gasten zijn. En die gasten identificeren? Dat is een cruciale eerste stap.
Maar door enkel te weten wie je wilt uitnodigen, komt deze persoon nog niet per se naar je event.
Daarom kijken we in het volgende hoofdstuk naar de communicatie rond je event.
Hoe zorgt deze ervoor dat meer genodigden effectief naar je event komen?
20
Komaf maken met lege zitjes en irrelevante gasten? Start met een totaal communicatieplan
Heb je voor je event je ideale doelpubliek geïdentificeerd? Top, want de juiste gasten zorgen ervoor dat je jouw event-doelstellingen vlot haalt. Al stopt het niet daar, want de juiste gast identificeren, betekent nog niet dat hij/zij ook effectief zal opdagen...
Wil je dat meer gasten opdagen op je event? Dan start alles met een compleet communicatieplan. In deze blog ontdek je hoe je jouw eventcommunicatie naar het volgende niveau tilt, zodat er een maximum aan gasten opdaagt.
Til je event-communicatie naar het volgende niveau
Stel, je organiseert een event tot in de nopjes. Alles erop en eraan! Maar doordat je zo gefocust was op hoe je event er op de dag zelf zal uitzien, liep de communicatie wat stroef: gasten kregen meermaals dezelfde mail, kregen foute informatie, etc.
Dan mag je event zelf perfect geregeld zijn, de totaalbeleving bij de gast is aangetast.
Besteed dus genoeg aandacht naar alle communicatie die je uitstuurt naar je gasten.
We delen vier grote aandachtspunten met je:
Contactmomenten
Iemand zichzelf laten inschrijven en nadien… radio silence. Je mag er zeker van zijn dat er dan heel wat no-shows zullen zijn op je event.
Je communicatie zet je dus tactisch in, om een maximale opkomst te generen. Om jou te helpen delen we vier momenten waarop contact met je gasten een grote impact creëert.
22
1. Bevestiging na inschrijven:
Laat je gast weten dat hij zich succesvol heeft ingeschreven voor je event. Zo neem je alle twijfels bij hem weg.
Als kers op de taart voeg je een linkje toe in de mail, zodat hij het event, mét de locatie automatisch in de digitale agenda kan zetten.
De kans dat hij je event nu nog over het hoofd ziet is nu veel kleiner.
2. De aanloop voor het event
Stuur je gasten praktische informatie over je event: Waar moeten ze zich parkeren? Vanaf welk tijdstip zijn ze welkom? Wanneer start het evenement? Zal er eten voorzien zijn?... Zo neem je de laatste vragen weg. Bovendien kan je dit moment gebruiken om je gasten extra enthousiast te maken voor je event.
3. Opvolgmail na het event
Laat de ervaring van je event wat langer duren door na afloop iedereen die aanwezig was te contacteren. Tijdens dat contact bedank je hen voor hun komst, en volg je de zaken op die je tijdens het event beloofde. Zo voeg je bijvoorbeeld je presentatie toe, enkele foto’s, of wie weet: een prachtige aftermovie.
4. Feedback vragen
Als organisator leer je het meest bij wanneer je luistert naar wie op je event aanwezig was. Met een kleine enquête pols je naar hun beleving. Daar bovenop geef je hen het gevoel dat je hun mening belangrijk vindt: dat draagt dan weer bij aan hun beeld over jou.
Neem je op deze verschillende momenten contact op met je gasten?
Dan is de kans al beduidend hoger dat gasten zullen opdagen op je event. Daarnaast heb je communicatie na afloop van je event.
Deze zorgt er dan weer voor dat gasten in de toekomst meer geneigd zijn om naar je event te komen. Deze inspanningen creëren langetermijneffecten op je opkomstpercentage.
Branding
Het gevoel dat gasten hebben bij je event start al bij de allereerste email. Laat daarom de huisstijl van je event of bedrijf doortrekken in alle communicatie. Staat alles in dezelfde stijl? Dan gaan gasten een positief, consistent beeld hebben over je event.
Daarnaast is elke communicatie over je event een kans op bewustmaking rond je merk. Met InviteDesk zet je al jouw uitnodigingen en emails within the snap of a finger in dezelfde
huisstijl. Zo heb je branded content tijdens ieder contactmoment: van bevestiging tot een laatste opvolgmail.
Targeting
Bereik de juiste klanten & prospects, en benader hen met content die aansluit op hun interesses. Een match tussen je doelpubliek en het aanbod zorgt voor een hogere opkomst. Bovendien trekt een goede targeting het type gasten aan die bijdragen aan je objectieven.
Zoals in de intro aangehaald, is personalisering een best practice.
Spreek je doelpubliek persoonlijk aan: dan zal de rest van de boodschap beter resoneren. Vanuit een marketing aspect is dit niet altijd een simpele opdracht. Daarom speelt je salesafdeling hier ook een grote rol…
Sales involvement
De salesafdeling kent je klanten en prospecten het best. Zij kunnen perfect aangeven wie er goed aansluit bij je volgende event. Daarom is het best dat je de salesafdeling al zo vroeg mogelijk betrekt bij je business event.
Want als sales zich betrokken voelt en goed begrijpt wat de inhoud, objectieven en de doelgroep van het event is? Dan is het voor hen ook een piece of cake om de juiste gasten te identificeren en hen zo persoonlijke mogelijk uit te nodigen.
24
Blijf on-top-of-things met al je communicatie
Het overzicht bewaren over wie je wat, wanneer hebt gestuurd is geen eitje. Als je veel mensen hebt uitgenodigd komt het wel eens voor dat je:
Een genodigde twee keer een uitnodigings hebt verstuurd,
dat je een reminder stuurt naar iemand die nog maar een uur geleden werd uitgenodigd,
of dat je iemand over het hoofd ziet.
Dit komt als organisator erg amateuristisch over en kan ervoor zorgen dat minder mensen opdagen.
Een tool die je communicatie automatiseert & monitort, helpt je al een heel eind verder. Het is enorm belangrijk om een transparant overzicht te houden van alle uitgaande communicatie. Want zo kan je:
Real-time opvolgen wie, wat, wanneer heeft ontvangen.
De controle behouden over heel het uitnodigingsproces.
Tijdig ingrijpen wanneer er zich problemen voordoen, bijvoorbeeld bij een tekort aan inschrijvingen.
InviteDesk is een volledig geautomatiseerd platform. Jij stelt er alle communicatie over je event op in jouw eigen huisstijl en stuurt deze volledig geautomatiseerd uit naar jouw doelpubliek. Bovendien biedt het platform live inzichten over al je contacten, zodat jij meteen kan inspringen wanneer nodig.
Breng jouw event tot het volgende niveau.
TOON ME
DE DEMO
Contact
Plan een meeting in:
www.invitedesk.com
Stuur een email:
info@invitedesk.com
call:
+32 479 38 42 14 Spring binnen voor een
warme kop koffie:
InviteDesk HQ Rivium Business Park Antwerpsesteenweg 45
B-2830 Willebroek
