Overwegingen en aanbevelingen
Marcel Thaens , 15 april 2005 (m.m.v. Evelien Korteland en Victor Bekkers) Centrum voor Publieke Innovatie
Inleiding en achtergrond
Vergunningverlening vindt in de regel vooral plaats bij lagere overheden. Het ministerie van VROM speelt hierbij een indirecte (sturende, faciliterende) rol. Vanuit haar rol heeft het ministerie het voortouw
genomen in het ontwikkelen van de zogenaamde ‘VROM vergunning’. Een innovatie, gericht op het zoveel mogelijk samenvoegen van de verschillende vergunningen (maar ook ontheffingen en andere toestemmingsvereisten) voor wonen, ruimte en milieu1.
In het kader van deze ontwikkeling kijkt het ministerie mee bij pilots die binnen de Nederlandse overheid rond vergunningverlening worden uitgevoerd, meestal bij gemeenten. Het ministerie wil hiermee inzicht krijgen in de kennis en ervaring die wordt opgedaan ten aanzien van verschillende aspecten van de modernisering van vergunningverlening (algemene pilots). Tevens wil men ook komen tot concrete producten die mogelijk in een later stadium gebruikt kunnen worden bij het verder vormgeven van de VROM vergunning (ICT-pilots). De opgedane kennis en ervaring en mogelijk ontwikkelde concrete
producten, worden door het ministerie gebruikt om een kennisinfrastructuur (inhoudelijke kennis en kennis van processen en ‘best practices’) op te bouwen in het beleidsveld van de VROM vergunning waarmee zowel de ontwikkeling als de implementatiefase van één VROM vergunning verder kan worden gestuurd en ondersteund.
Behoefte aan een kader voor de pilots
Zoals aangegeven gaat het ministerie gebruik maken van pilots. Op voorhand worden twee soorten pilots onderscheiden. In de eerste plaats gaat het ministerie een aantal pilots en projecten ondersteunen bij gemeenten en provincies die zijn gericht op de mogelijkheden om binnen de bestaande kaders
(onderdelen van) het vergunningenproces te versnellen. Gemeenten en provincies ondernemen al veel acties op dit gebied en de rol van het ministerie is hierbij om dergelijke initiatieven extra te stimuleren door op te roepen pilots te starten op dit gebied en het landelijk verspreiden van best practices onder het motto
‘van best practice naar common practice’. Naast bovenstaande pilots (aangeduid als pilots
vergunningenmanagement), worden ook pilots gevolgd die betrekking hebben op (delen van) de nieuwe werkwijze van de VROM vergunning. Het ministerie wil daarmee onderzoeken waar rekening mee moet worden gehouden op het gebied van organisatie, cultuur en werkwijze. Dit ter voorbereiding op de invoering van de VROM vergunning.
Per brief heeft Minister Dekker van VROM gemeenten en provincies opgeroepen om met het ministerie mee te denken en pilots op te starten2. Vanuit het ministerie kan inhoudelijke kennis, procesbegeleiding
1 Zie Kamerstukken II, 2004/05, 29383, nr. 18.
2 Brief Minister Dekker met als kenmerk 2004108344
en een bijdrage aan de ontwikkeling van instrumenten worden ingebracht. Beschikbare middelen worden verder vooral gebruikt om te komen tot de uitwisseling van kennis en ervaring.
In het traject om tot de VROM vergunning te komen in 2007 spelen pilots derhalve een belangrijke rol. Om het ministerie bij het omgaan met de pilots te ondersteunen is een kader opgesteld waarin
aandachtspunten, afwegingen en te maken keuzes ten aanzien van de pilots, de begeleiding ervan door het ministerie en de diffusie van de uiteindelijke resultaten worden beschreven. Dit kader biedt het ministerie een instrument waarmee ze vooraf de effectiviteit en de efficiëntie van de pilots in relatie tot het traject VROM vergunning zoveel mogelijk kan waarborgen.
Ook gaat het kader in op een belangrijke randvoorwaarde ten aanzien van de opbouw van een effectieve
‘externe’ kennisinfrastructuur, te weten de noodzaak van een goede interne kennisinfrastructuur binnen het ministerie.
Het kader bestaat uit verschillende aandachtsblokken:
1. Gebruik van het resultaat door VROM (randvoorwaarde) 2. Keuzecriteria
3. Bepalen resultaat per pilot
4. Benodigde inspanningen en borging van het resultaat 5. Taken van het Ministerie gedurende de uitvoering 6. Diffusie van de resultaten
Blok 1. Gebruik van het resultaat door VROM
Overwegingen
Aangegeven is dat het ministerie een kennisinfrastructuur wil ontwikkelen in het beleidsveld van de VROM vergunning die op termijn bijdraagt aan de verdere ontwikkeling en implementatie van deze vergunning.
Dit doordat kennis, inzichten en ervaringen (en mogelijk ook concrete producten) beschikbaar komen die door het ministerie vanuit haar ondersteunende, stimulerende en sturende rol gebruikt kunnen worden bij de uitrol/implementatie van de VROM vergunning. Deze kennis, inzichten en ervaringen worden uit de pilots verzameld door VROM.
Om in staat te zijn deze informatie te ontvangen, met elkaar in verband brengen en zinvol te ontsluiten voor verdere toepassing dient het ministerie te beschikken over een goede interne kennisinfrastructuur.
Hierbij dient een duidelijk antwoord te worden geformuleerd op vragen als wie doet wat waarom binnen het ministerie? Met welke resultaten en hoe is een en ander geborgd? Met andere woorden: de interne organisatie van het ministerie op het gebied van de VROM vergunning dient goed op orde te zijn, zodat de medewerkers die zich met verschillende aspecten van dit traject bezighouden, elkaar goed weten te vinden.
Aanbeveling
Om in staat te zijn maximaal profijt te trekken uit de pilots, verdient het aanbeveling om ten aanzien van de resultaten ervan een interne VROM regisseur aan te stellen. Deze regisseur moet het totaal overzicht omtrent de pilots hebben en bewaken. Het gaat dan om inzicht in:
a. De verschillende individuele resultaten die de pilots opleveren;
b. De verhouding tussen deze resultaten onderling en c. De relatie tussen de resultaten en
- De doelstellingen die het ministerie nastreeft met de VROM vergunning;
- Het wetgevingsproces rond de VROM vergunning.
Blok 2. Keuzecriteria:
Zoals aangegeven wil het ministerie de pilots gebruiken om in een vroegtijdig stadium reeds kennis en ervaring op te doen met de VROM vergunning zodat het latere implementatietraject zo optimaal mogelijk kan worden ingericht. In dat kader is het belangrijk om de pilots zorgvuldig te kiezen zodat uiteenlopende aspecten die bij de implementatie een rol spelen, aandacht krijgen. Gekeken moet in ieder geval worden naar algemene en naar specifieke ICT-aspecten en naar bestaande dan wel vernieuwende
vergunningverleningprocessen, naar de verschillende elementen van het vergunningsproces en naar de verschillende mogelijke bestuurlijke omgevingen/contexten waarbinnen toekomstige
vergunningverleningprocessen zich afspelen. Onderstaand per aspect enkele nadere overwegingen en aanbevelingen.
2a Spreiding over soorten pilots
Overwegingen
Binnen het traject VROM vergunning wordt vaak gesproken over ‘de pilots’ als een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling richting een goed implementatieplan. Het is echter van belang om in het oog te houden dat er in feite verschillende soorten pilots worden bedoeld.
Een eerste onderscheid is naar het doel van de pilot. Gekeken kan worden naar mogelijkheden om binnen de bestaande kaders (onderdelen van) het vergunningenproces te versnellen of gekeken kan worden naar mogelijkheden om te komen tot een geheel nieuwe werkwijze van werken in het kader van de VROM vergunning. Dit laatste om te kijken waarin de latere implementatie rekening mee moet worden gehouden.
Ook qua invalshoek of focus van waaruit naar de verschillende pilots wordt gekeken, kan een tweedeling worden vastgesteld. Gekeken wordt naar algemene aspecten die in de pilots van belang zijn wanneer het gaat om aanpassing (vergunningenmanagement) of vernieuwing (pilots VROM vergunning) van het vergunningverlening- en handhavingproces. Hierbij gaat het dan om de betekenis van de aanpassing of vernieuwing voor zaken als organisatie, cultuur en werkwijze van de overheidsorganisatie in kwestie.
Naast dergelijke algemene zaken, kan de blik ook specifiek worden gericht op de inzet en betekenis van ICT. Het gaat er dan om dat de pilots zoveel mogelijk concrete producten en/of aanpakken opleveren die in de implementatiefase door andere organisaties kunnen worden gebruikt of aangewend. Dit zowel voor de versnelling van huidige processen als voor het vormgeven en ontwikkelen van nieuwe processen.
Aanbeveling
Het doel van het huidige traject rond de VROM vergunning is primair te komen tot een vermindering van administratieve lasten. Waar innovatie met ICT aan de orde is, zo stelt het ministerie, wordt het
meegenomen in het verlengde van de AL-vermindering, maar het traject is niet primair gericht op het komen tot een verandering van werkprocessen (zie verder).
Dit specifieke doel van de VROM vergunning leidt ertoe dat de pilots zich derhalve vooral richten op het verkennen van de mogelijkheden om binnen bestaande kaders het vergunningenproces te versnellen. De blik wordt hierbij dan gericht op zowel algemene aspecten als een mogelijke ICT inzet.
Hoewel de verandering van werkwijzen dus geen prioriteit heeft, verdient het echter wel aanbeveling om in de pilots toch ook oog te hebben voor de innovatiekracht van ICT. Het opdoen van ervaringen met vernieuwing van (delen van) het vergunningenproces als gevolg van ICT als enabler van vernieuwingen zou immers ook bruikbare inzichten of richting kunnen opleveren voor eventuele verbeteringen ten
aanzien van bestaande processen. Als voorbeeld kan hierbij worden gedacht aan het mogelijk maken van het aanleveren van digitale bouwtekeningen. Als blijkt dat dit in de toekomst mogelijk gaat worden, dan kun je als organisatie hier reeds op dit moment in de bestaande processen en werkwijzen rekening mee houden, bijvoorbeeld door na te denken over de wijze van verwerking, de opslag en de archivering die samenhangen met digitale bouwtekeningen.
Gezien het eerder omschreven doel van het traject VROM vergunning hoeft het opdoen van kennis en ervaring met algemene aspecten van nieuwe werkwijzen hierbij minder aandacht te krijgen.
2b Spreiding over elementen VROM vergunning
Overwegingen
In de eerder aangehaalde brief van Minister Dekker aan de provincies en gemeenten (kenmerk
2004108344) worden zeven elementen onderscheiden ten aanzien van de VROM vergunning. Het gaat om:
Fase Element Informatieaanvraag en indiening
Behandeling
Vergunningverlening Handhaving
1. Een loket
2. Sectorwijzer en checklist 3. Een indieningformulier
4. Digitale behandeling
5. Samenwerking binnen en tussen overheidsinstanties 6. Openbaarmaking
7.Gecoördineerde handhaving
Idealiter dienen de pilots deze zeven elementen af te dekken, zodat met ieder element ervaring wordt opgedaan en kennis over de ontwikkeling ervan beschikbaar komt. Het meest overzichtelijk zou zijn als ieder element centraal staat in een aparte pilot. In de praktijk zal het echter moeilijk zijn om de
verschillende elementen, goed van elkaar te onderscheiden. Waar dat niet goed lukt, kan worden overwogen om de pilots niet direct aan een bepaald element uit de VROM vergunning te koppelen maar te beschouwen als pilots die in de breedte betrekking hebben op een van de onderscheiden fasen van het vergunningverleningproces. In dit geval zijn er dus meerdere pilots die wellicht een vergelijkbare fase van het proces ‘afdekken’. Om toch recht te doen aan de behoefte aan gerichte informatie over elementen uit het proces, is het werken met voortrekkers een mogelijkheid. De verschillende pilotorganisaties worden dan ieder voortrekker voor een bepaald element uit het proces. Dit houdt in dat de pilotorganisaties een bijzondere rol krijgen in het rapporteren, opleveren en overdragen van producten die horen bij het element waar men voor als voortrekker is benoemd. Ze krijgen dus niet het alleenrecht voor de ontwikkeling op het toegewezen element, maar zijn hierbij wel ‘in de lead’. Indien andere pilotorganisaties meer willen weten over een bepaald element dan moeten zij contact opnemen met de aangewezen voortrekker. Omgekeerd dient de voortrekker als regisseur ook actief de samenwerking met de andere pilots die met min of meer hetzelfde bezig zijn te zoeken om uiteindelijk richting het ministerie een overall inzicht ten aanzien van het element te kunnen aanreiken.
Voor sommige elementen geldt dat de richting van de in de pilots te ontwikkelen hulpmiddelen of instrumenten redelijk eenduidig van karakter is. Bijvoorbeeld wanneer het gaat om de te ontwikkelen wetswijzer (element 2: sectorwijzer en checklist). Het is immers de bedoeling dat er uiteindelijk één
wetswijzer tot stand komt die in de implementatie van de VROM vergunning wordt ingevoerd. Voor andere elementen is de richting van de met het oog op de implementatie van de VROM vergunning te
ontwikkelen instrumenten en/of hulpmiddelen niet op voorhand eenduidig. Dit is bijvoorbeeld het geval ten aanzien van de digitale behandeling (element 4). Wellicht leiden meerdere wegen in dit geval naar Rome.
In deze gevallen zou gekozen kunnen worden voor redundantie. In verschillende pilots wordt tegelijkertijd maar wel ieder op zijn eigen wijze, gewerkt aan de oplossing van min of meer hetzelfde probleem. Op deze manier kan ervaring worden opgedaan over welke oplossingen wel en niet werken en welke specifieke condities hier bijhoren.
Aanbevelingen
Zoals aangegeven zou per element in principe een pilot moeten worden uitgevoerd en voor sommige elementen zelfs meerdere pilots. Indien dit niet haalbaar is qua inzet van middelen of vanwege andersoortige beperkingen dan zouden onderstaande keuzes kunnen worden gemaakt. Onderstaand enkele redeneringen die het keuzeproces wellicht kunnen ondersteunen.
Bureaustudie in plaats van pilots
Ten aanzien van een aantal onderwerpen is het de vraag of pilots veel toevoegen aan de kennis en inzichten die momenteel reeds beschikbaar zijn. Dit omdat er reeds veel kennis over een element beschikbaar is of omdat er in het verleden reeds vele pilots zich met de thematiek van een element hebben beziggehouden. In plaats van een pilot lijkt een bureaustudie of het houden van enkele gerichte interviews met personen die zich eerder met de materie hebben beziggehouden, efficiënter. Op voorhand kan hierbij worden gedacht aan:
- Element 1 (één-loket) en
- Het deel van element 7 (handhaving) wat zich richt op het in kaart brengen van de informatiebehoefte van vergunningverleners en het zicht krijgen op de informatie-uitwisseling tussen hen.
- Element 5 (samenwerking binnen en tussen organisaties). Er is inmiddels al veel bekend over samenwerking binnen en tussen overheidsorganisaties. Daarom lijkt het erop dat bureaustudie een geschikter middel is dan pilots. Bovendien is een aparte pilot rond dit aandachtspunt niet noodzakelijk.
Bij willekeurig iedere pilot die door het ministerie wordt gevolgd komen aspecten van samenwerking aan de orde en kunnen dus inzichten hierin verkregen worden.
Stimuleren efficiency: benoemen voortrekkers
Voor sommige onderwerpen geldt dat het gaat om het ontwikkelen en testen van een bepaald instrument waarvan de contouren op het moment van het draaien van de pilot redelijk vaststaan. Het uittesten van de uitwerking van het nieuwe instrument in een praktijksituatie is hierbij belangrijker dan het in de praktijk opdoen van inzichten om tot eventuele alternatieven voor het ontwikkelde instrument te komen. In het kader van het voorkomen van overlap kan daarom worden overwogen om bepaalde pilotorganisaties aan te wijzen als voortrekker (zie onder overwegingen). Met name lijkt dit relevant voor:
- Element 2 (sectorwijzer en checklist); het testen en verder ontwikkelen van de nieuw te ontwikkelen wetswijzer;
- Element 3 (indieningformulier); het testen en verder ontwikkelen van een nieuw te ontwikkelen indieningformulier en een digitale indieningmodule.
Stimuleren effectiviteit van ontwikkeling: redundantie toestaan
Voor een drietal elementen uit het vergunningverleningproces is de ontwikkelingsrichting niet goed van tevoren te bepalen. Voor deze elementen is het zinvol om parallel naast elkaar twee of meer pilots uit te voeren (zie onder overwegingen). Het gaat hierbij om:
- Element 4 (digitale behandeling); het ontwikkelen van instrumenten om de digitale indiening te kunnen ontvangen, beheren en beschikbaar te laten zijn voor bewerking door onderdelen van gemeentelijke en provinciale overheden, verlenen van vergunning en archivering. Het doel van de pilots in deze is om ICT instrumenten en verschillende scenario’s te ontwikkelen en te testen;
- Element 6 (openbaarmaking); de pilots moeten inzicht opleveren omtrent te ontwikkelen standaards voor het publiceren van vergunningen en besluiten;
- Element 7 (handhaving); voor het deel dat betrekking heeft op de verdere digitalisering van het veldwerk.
2c Spreiding pilots over soorten organisaties
Overwegingen:
De VROM vergunning moet uiteindelijk landelijk worden ingevoerd. Hierbij zullen uiteindelijk vele organisaties en instellingen betrokken zijn. Indien mogelijk dienen in de pilots ervaringen van zoveel mogelijk partijen aan bod te komen. Dit naar weging van hun uiteindelijke rol bij de implementatie en uitvoering van de VROM vergunning.
Verder moet opgepast worden met het te snel generaliseren van bepaalde groepen organisaties. Zo is bijvoorbeeld de ene gemeente de andere niet en kunnen op basis van een pilot bij een kleine gemeente niet zonder meer conclusies omtrent de implementatie van de VROM vergunning bij een grote gemeenten worden getrokken. Er zijn in Nederland bijna vijfhonderd gemeenten die allemaal in meer of mindere mate uniek zijn. Het is onmogelijk om in de pilots recht te doen aan alle mogelijke verschillen die bestaan tussen gemeenten en waar de implementatie van de VROM vergunning mee te maken krijgt. Wel kan worden getracht om de pilots, indien mogelijk, te spreiden over gemeenten met verschillende
karakteristieken die op voorhand van invloed mogen worden geacht op het proces van de VROM vergunning.
Aanbevelingen
Zwaartepunt bij gemeenten en provincies
Zoals in de overwegingen gesteld zijn er vele soorten organisaties uiteindelijk betrokken bij de implementatie en uitvoering van de VROM vergunning. Omdat het zwaartepunt van de
vergunningverlening echter toch bij provincies en gemeenten ligt is het zaak om in de pilots ook zoveel mogelijk ervaringen uit deze beide soorten organisaties te verzamelen.
Spreiding van gemeenten
Door pilots op uiteenlopende extremen van de karakteristieken te kiezen wordt het vergaren van zo breed mogelijke ervaringen gewaarborgd (zie overwegingen). Op voorhand lijkt een spreiding van pilots over de volgende karakteristieken van belang voor het proces rond het verlenen van de VROM vergunning:
- Het onderscheid tussen stad en platteland; als indicatoren kan worden gekeken naar de intensiteit van het ruimtegebruik en de mate van stedelijke ontwikkeling;
- De organisatiestructuur van de pilotgemeente; als indicator kan hierbij worden gekeken of een gemeente is ingericht op basis van vraag- dan wel aanbodgerichtheid richting burgers;
- De mate van centralisatie dan wel decentralisatie van de ambtelijke organisatie: is er sprake van een krachtige centrale sturing in de desbetreffende gemeente of is de macht van de vakdiensten erg groot?
- De stand van zaken met betrekking tot de ontwikkeling elektronische dienstverlening en integrale vergunningverlening, hierbij kan bijvoorbeeld een onderscheid worden gehanteerd naar ‘early adopters’, achterblijvers en gemeenten die zich in een middengroep bevinden.
- Het aantal en het soort van verstrekte vergunningen door een gemeente. Gestreefd kan worden naar een gemeente met een beperkt aantal en beperkte soort en een gemeente waarin vele soorten vergunningen in grote aantallen per jaar worden verstrekt.
Blok 3. Bepalen resultaat per pilot
Overwegingen Procesresultaat
De pilots vormen een onderdeel van het traject VROM vergunning binnen het ministerie. Het hoofddoel van de pilots in het kader van dit traject voor het ministerie is het verkrijgen van kennis en inzicht ten aanzien van verschillende aspecten van de modernisering van de vergunningverlening. Deze kennis wordt gebruikt om de ontwikkeling en de latere implementatie van de VROM vergunning te ondersteunen en te sturen.
Om dit doel te bereiken is het zaak dat goed wordt gedefinieerd welk resultaat van de pilots afzonderlijk wordt verwacht. Het eerder naar voren gebracht onderscheid tussen algemene en ICT pilots (zie onder 2a) is hierbij van belang. In de algemene pilots gaat het er vooral om een inzicht te krijgen in de betekenis van de modernisering van de vergunningverlening voor de werkwijze, de cultuur en de processen van de betrokken organisatie(s). Het resultaat hiervan kan worden gedefinieerd in termen van beschrijvingen van gevolgen en wellicht aanpakken die gevolgd kunnen worden. Omdat de pilots zich vaak ieder zullen richten op een bepaalde fase van het proces of zelf een specifiek element uit deze fasen (zie eerder), kan de bijdrage van een pilot voor het proces redelijk specifiek worden aangegeven. In de pilots die vooral zijn gericht op de inzet van ICT is het streven om te komen tot concrete producten of instrumenten die in een later stadium gebruikt kunnen worden bij het verder vormgeven van de VROM vergunning. Vraag hierbij is welke bestaande oplossingen er zijn als het gaat om de inzet van ICT in het proces van
vergunningverlening. De pilots moeten derhalve informatie opleveren over werkende oplossingen bij overheden zodat andere overheden deze later ook kunnen gebruiken.
Inhoudelijk resultaat
Naast aandacht voor de resultaten van de pilots voor het ministerie is het ook zaak aandacht te hebben voor de mogelijke resultaten van de pilots in het kader van het dichterbij brengen van de uiteindelijke doelstellingen van de VROM vergunning. Als primaire doelen van de VROM vergunning in algemene zin gelden hierbij:
- Verhoging van de efficiency van de vergunningaanvraag en –verlening in de keten;
- Een vermindering van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven
- Een betere dienstverlening zoals wordt beoogd door het programma Andere Overheid (klantgericht).
ICT is hierbij een doel in afgeleide zin. ICT moet worden ingezet om te werken aan de innovatie van processen. Waar dit aan de orde is zal dit worden meegenomen in het verlengde van de reductie van de administratieve lasten. Het project is er echter niet primair op gericht om te komen tot een verandering van het proces van vergunningverlening3. Per pilot, ongeacht of het algemene dan wel ICT-pilots betreft, moet worden aangegeven wat wordt bijgedragen in het licht van de beschreven primaire doelen.
Aanbevelingen
Voorafgaand aan de uitvoering van een pilot dient beschreven te worden wat de pilot concreet bijdraagt in termen van zowel proces- als inhoudelijk resultaat. Dit betekent dat voor iedere pilot, ongeacht of het een algemene dan wel een ICT pilot betreft, vooraf moet worden bedacht en vastgelegd:
- Waar de pilot zich specifiek op richt (welke fase of welk element uit de fasen van het vergunningenproces);
- Welke resultaten in dit kader voor het ministerie in het licht van het totale proces van de VROM vergunning worden opgeleverd (dus een bepaling van de aspecten waarover men specifiek meer kennis en inzicht wil vergaren. Dit kan inhouden een keuze tussen aspecten als bijvoorbeeld
3 Winst met ICT in de uitvoering, Deelproject ICT van de ‘VROM-vergunning’, Marc de Rooij, VAED/ICT, 1 juli 2004.
werkwijze, cultuur of processen of ICT of wellicht een breed inzicht in de samenhang tussen al deze aspecten);
- Op welke manier deze resultaten worden opgeleverd (bijvoorbeeld in de vorm van op te leveren aanpakken, beschrijvingen, producten, systemen of instrumenten, etc);
- Wat de ontwikkeling die centraal staat in de pilot bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen van de VROM vergunning. Meer specifiek gaat het hierbij dan om het beredeneren van de bijdrage van de pilot in termen van:
o Een verandering in de zin van
Vermindering van administratieve lasten,
Verhoging van efficiëntie en
Verbetering van dienstverlening
o Aanbevelingen voor de toekomst die zowel zijn gericht op de vergunningverlening zelf (frontoffice) als op de organisatie erachter (backoffice)
o Mogelijke wijzen waarop de gebruikte oplossingen opschaalbaar zijn (implementatieaspecten).
Blok 4. Benodigde inspanningen en borging van het resultaat
Overwegingen
Voorafgaand aan de uitvoering van de pilot dient niet alleen aandacht te worden besteed aan het definiëren van het op te leveren resultaat, maar moeten ook afspraken worden gemaakt over de inspanningen die door de verschillende partijen moeten worden gepleegd om het resultaat te bereiken.
Een onderscheid moet hierbij worden gemaakt tussen de pilotorganisaties en het ministerie. Omdat het niet primair om financiering vanuit het ministerie richting de pilotorganisaties gaat en de relatie niet zonder meer eenduidig van karakter is, is het extra van belang om de verwachtingen en verplichtingen tussen beide partijen zo concreet mogelijk te expliciteren. Duidelijk moet zijn wie welke rol heeft ten aanzien van de pilot en wat dat dan vervolgens betekent voor de inspanningen die moeten worden geleverd. Om scheve gezichten aan het einde van de rit te voorkomen, moet bij de start van een pilot worden gezorgd dat de verdeling van inspanningen over de pilotorganisatie en het ministerie in een redelijke balans is en dat partijen over en weer van elkaar weten wat men gaat doen.
Om voor de uiteindelijke implementatie van de VROM vergunning lessen te kunnen trekken uit de pilots is het vervolgens noodzakelijk dat de – als gevolg van de inspanningen – bereikte resultaten a) worden gemeten of anderszins worden aangetoond en 2) worden vastgelegd en gedocumenteerd. Onder dit laatste valt niet alleen het vastleggen dat er resultaat is geboekt, maar ook bijbehorende redeneringen en argumentaties. Om de overdracht en de uitnutting van de resultaten te waarborgen dienen beide
activiteiten, dus zowel het aantonen van de resultaten als de vorm van vastlegging ervan vooraf te worden afgesproken tussen pilotorganisatie en het ministerie.
Aanbevelingen
Leg voor aanvang van de pilot zo concreet mogelijk de rollen vast die door de betrokken partijen worden gespeeld gedurende de pilot.
Vertaal, indien mogelijk, deze rollen naar verwachtingen in termen van het beslag dat dit gaat betekenen voor zowel middelen (tijd en geld) als benodigde ondersteuning die nodig is.
Leg vast wanneer in de pilot, door wie en op welke manier de resultaten van de pilot worden vastgesteld en hoe de documentatie van deze resultaten zal plaatsvinden. Maak hierbij onderscheid naar
kwantitatieve en kwalitatieve resultaten en metingen. Bij de eerste dienen de methodieken van berekening
in de documentatie te worden opgenomen. In het geval van kwalitatieve resultaten, dient de documentatie zich ook uit te strekken tot achterliggende redeneringen en argumentaties.
In documentatie alvast rekening houden met randvoorwaarden voor diffusie (zie verder).
Blok 5. Taken van het ministerie gedurende de uitvoering
Het doel dat het ministerie met de pilots heeft is om kennis en ervaring op te doen die de verdere ontwikkeling en implementatie van de VROM vergunning kunnen ondersteunen. Dit door reeds lopende initiatieven bij provincies en gemeenten te volgen en het stimuleren van eventueel nieuwe initiatieven. In plaats van middelen stelt het ministerie aan de pilotorganisaties inhoudelijke kennis, procesbegeleiding en ondersteuning van de ontwikkeling van instrumenten ter beschikking. De rol van het ministerie in deze is vooral ondersteunend en faciliterend ten opzichte van de pilotorganisaties. Tegelijkertijd dient het ministerie te waarborgen dat het uiteindelijke doel met de pilots wordt behaald. In dit kader is het van belang dat vooraf gemaakte afspraken worden bewaakt en dat de opgedane inzichten en eventuele producten die in de pilots worden ontwikkeld, worden geïnventariseerd. Tenslotte is het zaak voor het ministerie om de opgedane resultaten te analyseren naar hun betekenis voor de verdere ontwikkeling en implementatie van de VROM vergunning en ze vervolgens te ontsluiten en te communiceren naar andere betrokken organisaties. Het ministerie zet hierbij middelen in die kunnen worden gebruikt om te komen tot uitwisseling van kennis en ervaring (zie de eerder aangehaalde brief van minister Dekker). Samengevat gaat het voor het ministerie dus om drie verschillende taken:
- Het faciliteren van de pilots, - Sturen op resultaat (monitoring) en - Verspreiding van resultaten4.
Het faciliteren van de pilotorganisaties dient bekeken te worden per pilot. Hierbij dienen scherp de rolverdeling en de specifieke doelstelling van de pilot in kwestie (zie blok 3) in de gaten te worden gehouden.
Omdat de pilots betrekking hebben op het opdoen van kennis over nieuwe ontwikkelingen en
toepassingen en de precieze resultaten derhalve niet altijd van tevoren kunnen worden geconcretiseerd, is het zaak om de sturing/monitoring door het ministerie op een intelligente en flexibele wijze in te richten.
Als basis om het uiteindelijke doel, het ondersteunen van de implementatie van de VROM vergunning te waarborgen, kan worden gekozen voor een sturing op basis van enkele uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de VROM vergunning. Het gaat hierbij volgens het document ‘Winst met ICT in uitvoering’ om:
- ICT, werkproces en regelgeving beschouwen als drie-eenheid; de inzet van ICT is niet effectief wanneer er niet onderzocht wordt of deze moet samengaan met de verandering van
werkprocessen en regelgeving;
- Denk en werk in ketens; de inzet van ICT is niet effectief wanneer het beschouwingniveau niet de keten is. De eigen bedrijfsvoering van een organisatie moet op orde zijn, maar tevens moet aandacht worden geschonken aan de vraag wat nodig is zodat partners in de keten er gebruik van kunnen maken;
- Leer- en maak gebruik van reeds bestaande (rijks)overheidsinitiatieven; een slimme aansluiting op wat reeds is ontwikkeld kan veel tijd en geld besparen;
- Praktisch innoveren met ICT; de ervaring leert dat de meest slimme weg is om klein te beginnen in plaats van een grootschalige inzet van ICT en al werkende weg na te denken over ICT- innovatie;
De pilots richten zich ieder op een deel van het vergunningverleningproces. Als het echter goed is, dan dekken ze met elkaar dekken min of meer het gehele proces af. Daardoor zou de sturing kunnen worden aangevuld met een aanpak waarin de pilotorganisaties zelf zoveel mogelijk leren van de pilot. Ook heeft
4 De verspreiding van resultaten staat centraal in het zesde en laatste blok.
het ministerie een rol in het voorkomen van overlap tussen pilots en eventueel het sturen van
voorkomende redundantie. In blok 2 is de overweging weergegeven om te gaan werken met voortrekkers die leidend zijn voor een bepaald element uit het vergunningenproces. Dit om recht te doen aan de behoefte van gerichte informatie over elementen uit het proces als meerdere pilots een vergelijkbare fase van het totale vergunningenproces ‘afdekken’. De sturing vanuit het ministerie dient in dit geval gericht te zijn op het voorkomen van al te veel overlap tussen de pilots. Het ministerie dient dan te zorgen dat de voortrekkers ook daadwerkelijk in de ‘lead’ zijn en de andere organisaties ook weten wat er op dit punt gebeurt zodat dubbelingen in inspanningen worden voorkomen. Voor sommige elementen uit het proces is gesteld dat het aan te bevelen is als meerdere pilotorganisaties gelijktijdig werken aan min of meer hetzelfde probleem. Dit omdat redundantie de creativiteit van oplossingen kan stimuleren. In dit geval dient het ministerie haar sturing te richten op vergelijkbaar maken van geboekte resultaten. Het
benchmarken in de zin van een gestructureerde vergelijking van de best practices uit de pilots, is dan een mogelijkheid.
Aanbeveling:
Faciliteren:
Het ministerie heeft beperkte middelen om de pilots te faciliteren en ondersteunen. Daarom moeten gericht keuzes worden gemaakt in de besteding van deze middelen. Een mogelijkheid hierbij is het streven naar een zo groot mogelijk effect van de in te zetten middelen. Hiertoe dienen de pilots zoveel mogelijk in samenhang te worden bekeken. In het kader van het streven naar efficiëntie en effectiviteit moeten de middelen en de ondersteuning vanuit het ministerie in principe vooral worden aangewend voor vraagstukken en het wegwerken van knelpunten die spelen bij meerdere pilotorganisaties tegelijkertijd.
Indien het zinnig lijkt om toch een specifieke kwestie of vraagstuk van een pilotorganisatie te ondersteunen, dient gewaakt te worden voor overlap.
Sturen/monitoring
- Om te waarborgen dat het uiteindelijke doel van de pilots gewaarborgd wordt, worden de uitgangspunten van de VROM vergunning gehanteerd als aangrijpingspunten voor de sturing vanuit het ministerie. Dit betekent dat specifieke aandacht wordt geschonken aan:
o De samenhang tussen ICT, werkprocessen en regelgeving;
o De positie en samenwerking van een pilotorganisatie in een bredere keten;
o Het gebruik van bestaande en reeds ontwikkelde oplossingen; en
o Het gehanteerde perspectief op ICT-innovatie (realistisch? Klein begonnen en niet te hoge ambities?).
- Om de pilotorganisaties zoveel mogelijk in staat te stellen van elkaar te leren zou het ministerie moeten voorzien in mogelijkheden hiertoe. Bijvoorbeeld door het organiseren van periodieke inhoudelijke thema bijeenkomsten voor en door de pilotorganisaties. Op deze manier worden de pilotorganisaties gedwongen om na te denken over het eigen resultaat en dit in het licht van het grotere geheel van de VROM vergunning te plaatsen. Het ministerie heeft tijdens deze
bijeenkomsten dan de rol om te inventariseren waar de betrokken organisaties in de uitvoering tegenaan lopen (algemene inzichten).
- Indien gewerkt wordt met voortrekkers (zie blok 2), moet overlap zoveel worden vermeden - Indien redundantie wordt toegestaan (zie blok 2), moet het ministerie voorzien in het op een
gestructureerde manier, vergelijkbaar maken van de resultaten van de verschillende pilots.
Blok 6. Diffusie van resultaten
Overwegingen
Pilots hebben alleen zin als de opgedane ervaringen op een gestructureerde wijze worden ontsloten (verspreiding van resultaten). Hierbij gaat het om het relateren van de individuele pilotresultaten aan het uiteindelijke doel van het traject rond de VROM vergunning. Met andere woorden: de betekenis van individuele resultaten moet worden verduidelijkt in licht van de verdere ontwikkeling en implementatie van de VROM vergunning. Daarnaast moeten de resultaten worden verspreid onder hen die uiteindelijk te maken krijgen met de VROM vergunning. De communicatie dient daarom plaats te vinden in termen die herkenbaar zijn voor de uiteindelijke doelgroep, de organisaties die moeten gaan werken met de VROM vergunning.
Er is weinig onderzoek gedaan naar de diffusie van innovaties binnen specifiek de publieke sector. Een uitzondering vormt een recent grootschalig literatuuronderzoek naar de innovaties in de
gezondheidszorg5. Uit onderzoek binnen de private sector komen enkele factoren naar voren die een rol spelen bij het adoptiegedrag van organisaties wanneer het gaat om innovaties6. Samengevat gaat het karakteristieke van de adopterende organisatie, kenmerken van de innovatie in kwestie en het
communicatieproces.
Van groot belang zijn de karakteristieken van de organisatie die met de innovatie aan de slag moet gaan.
De kans op falen is groter bij organisaties met een formele cultuur en een grote mate van centralisatie.
Daarentegen is de kans dat een organisatie een innovatie overneemt, groter bij organisaties die:
- Een grote omvang kennen;
- Een hoog niveau van complexiteit in hun functioneren kennen;
- In verregaande mate gespecialiseerd zijn;
- Een hoge informatieverwerkende capaciteit kennen;
- In een competitieve omgeving zijn gepositioneerd, en
- Werknemers heeft die intensief deelnemen aan informele netwerken.
Eveneens van belang zijn kenmerken van de innovatie in kwestie. Onderzoek naar de verspreiding van innovaties, laat zien dat de effectiviteit van deze verspreiding en dus de mate waarin vernieuwingen hun weg vinden bij andere organisaties, mede wordt bepaald door7:
- Het relatieve voordeel dat met de innovatie kan worden bereikt ten opzichte van de bestaande praktijken en alternatieven (heeft de innovatie een duidelijke en zichtbare toegevoegde waarde ten opzichte van de bestaande praktijk?). Dit voordeel kan vele gedaanten aannemen zoals bijvoorbeeld verhoogde winst of efficiëntie of verhoging van prestige en aanzien. Het soort
voordelen dat afnemers zien wordt grotendeels bepaald door het karakter van de innovatie zelf en in mindere mate door karakteristieken van de afnemer zelf.
- De comptabiliteit van de innovatie ten opzichte van bestaande waarden en normen, ervaringen uit het verleden en de behoeften van organisaties die met de vernieuwing worden geconfronteerd.
Omdat een naam voor mensen betekenis heeft, is het goed benoemen van de innovatie in kwestie belangrijk om het gevoel bij hen te verhogen dat de vernieuwing bij hen past. Ook is een goede positionering van de innovatie van belang. Hierbij dient de innovatie een duidelijke positie te worden gegeven ten opzichte van andere ontwikkelingen die spelen;
5 Greenhalgh, T., G. Robert, P. Bate, O. Kyriakidou, F. Macfarlane, R. Peacock, How to Spread Good Ideas. A systematic review of the literature on diffusion, dissemination and sustainability of innovations in health service delivery and organization, april 2004, London.
6 Frambach, R.T. (1993), De adoptie en diffusie van innovaties in de industriële markt: een empirisch onderzoek naar de verspreiding van electronic banking in Nederland, dissertatie UvT. Lemma: Utrecht.
7 Gebaseerd op onder andere: Rogers, E.M. (2003), Diffusion of Innovations, Free Press: New York [..], Fifth Edition.
- De perceptie van complexiteit, oftewel een inschatting van de mate waarin het moeilijk en lastig is om de innovatie in kwestie te begrijpen en te gebruiken en
- De zichtbaarheid van de toepassing.
- De mate waarin organisaties enige vrijheid krijgen om zelf te experimenteren met een vernieuwing of een toepassing. In de literatuur wordt dit aspect aangeduid als ‘re-invention’8. De adopterende organisatie past de vernieuwing aan de eigen behoeften aan door deze te verbeteren of
veranderen. Dit principe pleit voor een organische in plaats van een mechanische benadering van overdracht. Bij laatstgenoemde vindt de overdracht van kennis, ervaring en producten vooral plaats via het ‘plug-and-play’ principe. De over te dragen kennis en producten dienen dan zo uitgewerkt te zijn dat andere organisaties de oplossingen en inzichten zonder al te veel aanpassingen direct in hun eigen processen en organisaties kunnen gebruiken. In de te prefereren organische benadering zijn de resultaten die in een bepaalde pilotorganisatie zijn ontwikkeld bruikbaar voor andere organisaties, maar slechts door deze deel te maken van een breder leer- en veranderingsproces dat de organisatie zelf moet doormaken. Ook een recente evaluatie van de superpilots, pilots gericht op het stimuleren van de ontwikkeling van
elektronische dienstverlening bij gemeenten, leert dat de organische benadering effectiever is voor het overdragen van vernieuwingen dan een mechanische benadering9. Dit omdat het zelf opdoen van ervaring met elders ontwikkelde concepten en oplossingen van groot belang lijkt te zijn voor het werkend en succesvol krijgen ervan.
Het aspect van relatieve voordeel biedt mogelijkheden voor een organisatie om te trachten de kans op adoptie van een innovatie of het tempo van de diffusie van de innovatie te versnellen. Dit omdat het een subjectieve beoordeling betreft die kan worden beïnvloed door gebruik te maken van prikkels (incentives). Deze incentives dienen met name om het relatieve voordeel van de vernieuwende praktijken boven de bestaande praktijken te vergroten.Deze incentives kunnen betrekking hebben op achtereenvolgens10: - De organisatie die de innovatie moet adopteren of een partij die andere organisaties
tot adoptie moet overwegen,
- Individuele personen of de organisatie als geheel,
- Een beloning voor adoptie dan wel een straf bij niet adopteren, - Financiële en andersoortige middelen; en
- Directe versus uitgestelde prikkels.
Bovengenoemde karakteristieken geven noodzakelijke, maar niet voldoende voorwaarden voor een diffusie van een innovatie. Hiervoor moet ook worden gekeken naar aanvullende kenmerken die
betrekking hebben op het gebruik van de innovatie binnen een bepaald proces of een bepaalde context11. De literatuur leert dat de kans dat een innovatie ook daadwerkelijk wordt gebruikt groter is als:
- De innovatie relevant is voor de uitvoering van taken door de beoogde organisatie;
- De innovatie bijdraagt aan het verbeteren van de prestaties van een organisatie;
- De innovatie haalbaar en uitvoerbaar is;
- De innovatie relatief eenvoudig te implementeren is in de eigen processen van de adopterende organisatie;
- De innovatie uiteen kan worden gelegd in delen die goed beheersbaar zijn en stapje voor stapje kunnen worden ingevoerd; en
- De kennis over het gebruik en de implementatie van de innovatie vastgelegd is op een manier die niet gebonden is aan een bepaalde organisatie.
8 Zie Rogers (2003) en Greenhalgh et. al (2004).
9 Zouridis, S., M. Thaens en I. Vrijling, Vliegwiel voor de wil. Superpilots en elektronische dienstverlening in gemeenten, onderzoeksrapport in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, april 2005.
10 Rogers, 2003: 237,
11 Zie Greenhalgh et. al., 2004: 14 en 15.
Een andere factor die een rol speelt bij het adoptiegedrag van organisaties is de beschikbaarheid van informatie, of breder gesteld: de communicatie die plaatsvindt rond innovaties. Een organisatie is eerder bereid een innovatie te omarmen als er voldoende informatie over de innovatie beschikbaar is en als zowel de kwaliteit als de waarde van de informatie hoog is. In de communicatie moeten in ieder geval drie soorten kennis worden overgedragen. In de eerste plaats is dat ‘awareness’ kennis. Men moet weten dat de innovatie bestaat. Het weten van het bestaan leidt automatisch tot een volgende kennisvraag, namelijk de vraag hoe je een bepaalde innovatie op een juiste manier moet gebruiken (‘how-to knowledge’).
Daarna volgt dan tenslotte ‘principles knowledge’. Dit is de kennis die nodig is om de principes te begrijpen die ervoor zorgen dat de innovatie werkt.
Naast het bepalen van de communicatieboodschap is het tevens van belang voldoende aandacht te schenken aan de te gebruiken communicatiekanalen en intermediaire platforms en de mate waarin deze zijn toegesneden op bepaalde doelgroepen. Hieronder valt ook het maken van een keuze voor een actieve dan wel passieve strategie. Actief is bijvoorbeeld het organiseren van studiedagen of symposia over de resultaten. Passief is bijvoorbeeld het aanbieden van de resultaten voor download van een website. Tevens is het van belang goed na te denken over de wijze van communiceren. Deze is namelijk van invloed op de snelheid van het diffusieproces. Zo duurt communicatie die verloopt via
interpersoonlijke banden langer dan communicatie via massa media. Afhankelijk van de doelgroep kan een keuze hierin worden gemaakt.
Aanbeveling
Ontwikkel als ministerie binnen dit kader een expliciete diffusiestrategie gericht op het beïnvloeden van het (tempo van het) adoptieproces van de vernieuwingen die samenhangen met de VROM vergunning. In deze strategie moet aandacht worden gegeven aan 1) de vertaling van pilotresultaten naar algemeen bruikbare inzichten ten aanzien van de implementatie van de VROM vergunning en 2) de communicatie van de resultaten naar verschillende doelgroepen. Hou hierbij rekening met aspecten die bepalend zijn voor de effectiviteit van de diffusie. Bij 1) gaat het dan met name om karakteristieken van de innovatie zelf en bij 2) om zowel communicatieaspecten als om karakteristieken van de adopterende organisaties.
Voor de vertaling van de pilotresultaten naar algemeen bruikbare inzichten betekent dit dat de resultaten moeten worden gepresenteerd op een dusdanige manier dat de organisaties die betrokken zijn bij de implementatie van de vernieuwingen op een heldere wijze inzicht krijgen in:
- Hoe de vernieuwing eruit ziet (zo beeldend en tastbaar mogelijk). Het ministerie dient, indien mogelijk, tastbare voorbeelden van innovaties en werkende applicaties van toepassingen paraat te hebben om andere organisaties te overtuigen;
- Het relatieve voordeel van de innovatie boven bestaande praktijken (met name rond de in blok 3 genoemde aspecten als vermindering van administratieve lasten, verhoging efficiëntie en verbetering dienstverlening); het ministerie kan met prikkels trachten het relatieve voordeel voor de betrokken organisaties te vergroten. Op voorhand lijken de volgende van de mogelijke prikkels het meest haalbaar in het kader van de VROM vergunning:
o Belonen van organisaties die bepaalde innovaties in het kader van de VROM vergunning relatief snel toepassen in de eigen organisatie;
o Straffen van organisaties (bijvoorbeeld door kortingen op uitvoeringskosten of niet meer verstrekken van stuurinformatie);
o Het tijdelijk aanbieden van ondersteuning vanuit het ministerie bij het adopteren van bepaalde vernieuwingen. Maken organisaties hiervan geen gebruik gedurende de looptijd van het aanbod, dan vervalt deze mogelijkheid daarna en zijn de extra inspanningen voor de organisatie in kwestie.
- De wijze waarop de vernieuwing past bij bestaande waarden en normen, denkwijzen ten aanzien van vergunningverlening, eerdere ervaringen om tot vernieuwing van de vergunningverlening te komen en de behoeften van de betrokken organisaties op dit punt. Voor het ministerie is het hierbij van belang om:
o In te zoomen op specifieke aandachtspunten in de pilots VROM vergunning zoals bijvoorbeeld de betekenis van de innovatie(s) voor werkwijze, processen en cultuur;
o Een goede aansprekende en niet bedreigende naam voor het implementatietraject te kiezen
o Het implementatietraject goed te positioneren. Dit ten opzichte van andere
moderniseringstrajecten waar uitvoeringsorganisaties mee te maken hebben, maar ook ten opzichte van andere projecten uit bijvoorbeeld het programma Andere Overheid.
- Hanteer een organische benadering ten aanzien van de verspreiding van resultaten. Gekomen moet worden tot bruikbare resultaten, maar de diffusie dient vooral plaats te vinden via
leerprocessen bij de betrokken organisaties. De pilotorganisaties moeten dan de bereidheid hebben om minimaal aanspreekbaar te zijn voor andere organisaties die met ‘hun’ resultaten aan de slag willen.
- Een inschatting van de moeite die het hun zal kosten om de innovatie te adopteren (in termen van tijd, de besteding van middelen en eventuele risico’s). Hoe hoger de complexiteit van de
vernieuwing wordt ingeschat, des te moeizamer zal het adoptieproces verlopen. Het ministerie kan derhalve sturen op de perceptie die betrokken organisaties hebben van deze complexiteit. Dit bijvoorbeeld door de onzekerheid bij organisaties te reduceren door hen van het begin af aan goed te informeren over de vernieuwingen in het kader van de VROM vergunning.
Aandacht moet ook worden geschonken aan de kenmerken die betrekking hebben op het gebruik van de vernieuwingen in het kader van de VROM vergunning door betrokken organisaties. Het ministerie kan dit gebruik stimuleren door:
- De relevantie van de vernieuwingen voor de betrokken organisaties en de keten waar zij deel van uitmaken te laten zien (ontwikkelen korte en lange termijnvisie);
- Te laten zien dat de vernieuwingen bijdragen aan het verbeteren van de prestaties van de organisaties en hoe dit kan plaatsvinden;
- De condities te scheppen waardoor de vernieuwingen haalbaar, uitvoerbaar en relatief eenvoudig te implementeren zijn. Dit kan bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van financiële
ondersteuning van de implementaties bij betrokken organisaties, of door het bieden van kennis over of zelfs ondersteuning in fysieke zin bij het implementeren (bijvoorbeeld door het instellen van ondersteunende ‘implementatieteams’);
- Te zorgen voor regie op de ‘uitrol’ van de uiteindelijke vernieuwingen. Deze regie betekent dat gezorgd wordt voor een uitrol in delen en een heldere fasering van de implementatie van de vernieuwingen zodat deze beheersbaar blijven voor de adopterende organisaties. Ook dient het ministerie in deze te zorgen voor goed toegankelijke kennis. Niet alleen in de vorm van
beschrijvingen van best practices bij andere organisaties, maar vooral ook door het beschikbaar maken van stappenplannen en handleidingen die direct toegankelijk zijn voor organisaties.
Voor een effectieve communicatie van de resultaten lijkt een actieve communicatiestrategie het best te passen bij de doelstellingen van de pilots in relatie tot het traject VROM vergunning. Deze actieve strategie dient in ieder geval te voorzien in de heldere en effectieve overdracht van drie soorten kennis:
‘awareness knowledge’, ‘how-to knowledge’ en ‘principles knowledge’. Stil moet ook worden gestaan bij de vraag welke doelgroepen vanuit welke rollen uiteindelijk bereikt moeten worden met het oog op de implementatie (bijvoorbeeld provincies, gemeenten en andere uitvoeringsorganisaties) en vooral ook de vraag hoe deze verschillende doelgroepen het beste kunnen worden bereikt. Een variatie in communicatie (andere communicatie-instrumenten of benaderingen) naar verschillende soorten organisaties is hierbij denkbaar. Een onderscheid kan worden gemaakt door te kijken naar de eerder gegeven karakteristieken van organisaties die al dan niet bijdragen aan de adoptie van innovaties (omvang, mate van complexiteit en specialisatie, hoge informatieverwerkingscapaciteit, competitieve omgeving en vertegenwoordiging in netwerken). Ook moet bekeken worden of mogelijke intermediairs (bijvoorbeeld de VNG of het IPO) hierbij een rol kunnen spelen en zo ja welke rol.
