Meten om te managen.
Afstudeeronderzoek naar de dekkingverschillen op de vloeibare melkgrondstoffen bij Friesland Foods Supply Point Leeuwarden.
Dennis Hoekema.
Friesland Foods
Supply Point Leeuwarden Begeleider: dhr. L. Montsma Technische Bedrijfswetenschappen Afstudeerrichting: Informatietechnologie Rijksuniversiteit Groningen
1e begeleider: dr. D.P. van Donk 2e begeleider: drs. R. Akkerman
Mei 2006
De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag; het auteursrecht van het
Voorwoord
In juni 2005 begon ik vol goede moed aan een stage van iets meer dan 6 maanden bij de koninklijke Friesland Foods in Leeuwarden. Voor u ligt dan ook het verslag dat het resultaat is van mijn afstudeeropdracht.
Gedurende deze stage heb ik veel mensen gesproken uit verschillende disciplines in de organisatie.
Wat mij hierbij opviel was dat iedereen mij met veel enthousiasme kon vertellen hun werk en mij graag wou voorzien van informatie en het helpen bij het verzamelen ervan. Met name wil ik de heren Doeke Brouwer, Sytse Becherer, Harm Homminga, Jan Betten en alle anderen bedanken voor de vele tijd en energie die ze in mij hebben gestoken.
Mijn begeleider bij Friesland Foods, Lieuwe Montsma, wil ik graag bedanken voor de grote vrijheid die ik heb gekregen voor het uitvoeren van mijn opdracht. Tijdens onze gesprekken heb ik een hoop geleerd over conceptueel denken. In sommige gesprekken met Lieuwe kreeg ik een stortvloed van informatie over me heen waardoor ik vaak meer vragen had dan antwoorden. Echter wist Lieuwe mij wel altijd enthousiast te maken en te prikkelen om steeds dieper het onderzoek in te duiken.
Met het afronden van deze scriptie is eveneens een einde gekomen aan mijn studie en studententijd.
De studententijd in Groningen is absoluut een mooie tijd geweest in mijn leven die ik absoluut zal gaan missen. Maar ik ben tevens blij dat ik mijn studie heb afgerond.
Als laatste wil ik dan nog mijn ouders en mijn vriendin bedanken, die zich misschien nog meer verheugden over dit feit dan ik. Zij hebben mij gedurende mijn studietijd altijd gesteund.
Leeuwarden, Mei 2006.
Dennis Hoekema.
En nee, ik drink geen melk in mijn koffie………
Management samenvatting
In dit onderzoek is ingegaan op de vraag op welke manier de huidige wijze van rapporteren verandert moet worden om het management inzicht te geven in het ontstaan van verliezen.
Op basis van de inhoud in de huidige rapportages heeft het managent geen goed idee hoe het structureel negatieve dekkingsverschil op de vloeibare melkgrondstoffen ontstaat. Dit structurele negatieve dekkingsverschil is dan ook de directe aanleiding geweest om een onderzoek te starten naar het ontstaan ervan. Om het ontstaan van dit verschil te onderzoeken zijn een tweetal trajecten bewandeld:
• De analyse van huidige wijze van rapporteren.
• Het ontwikkelen en toepassen van een massa/materiaal balans model voor de afdeling ProPack Processing.
In deze management samenvatting zal op een beknopte wijze de bevindingen en resultaten worden beschreven.
In de management rapportage van de SPL wordt onder andere het resultaat op vloeibare melkgrondstoffen gecommuniceerd. Hierbij worden de gemaakte kosten tegenover de ontvangen dekking met elkaar vergeleken. Het resultaat hierbij is het verschil tussen de gemaakte kosten en de ontvangen dekking.
Het proces dat vooraf gaat aan de oplevering van de resultaten in de managementrapportages is er één welke een combinatie is van menselijke activiteit en een geautomatiseerd ERP proces. De menselijke activiteit in dit proces stelt de totale productie gerelateerde kosten vast. Het geautomatiseerde proces bepaald de productiegerelateerde ontvangen dekking (opbrengst) van de verkochte concentraten aan de verpakkende afdeling. Tijdens de analyse van het traject van gegenereerde kosten en opbrengsten is gebleken dat het resultaat in de managementrapportages wordt gecommuniceerd als gevaarlijk (niet bruikbaar en wel relevant) kan worden gezien, dit is (onder andere) gebaseerd op de volgende punten:
1. In de gemaakte kosten wordt voor een gedeelte gewerkt met schattingen, omdat informatie nog niet beschikbaar is, wat betreft de hoeveelheid en samenstelling van de vloeibare melkgrondstoffen. Het resultaat tussen de schatting en het werkelijke resultaat wordt in de vorm van een correctie de eerst volgende maand meegenomen.
2. Voorraden worden niet correct gewaardeerd.
3. De vastgestelde hoeveelheid ontvangen vetvrije melkdrogestof in RMO melk is onjuist.
4. Het is onduidelijk of de analyseresultaten van de samenstelling, gemaakt door de ontvanger, met betrekking tot de uitgaande hoeveelheid room betrouwbaar zijn.
5. De dekking verkregen middels de productiemodellen geeft vaak een vertekent/onbetrouwbaar beeld wat betreft de ontvangen dekking op de afzonderlijke samenstellingcomponenten.
In de bovenstaande punten heeft voor de kostenkant met name de onjuiste waardering van de ontvangen hoeveelheid vetvrije melkdrogestof invloed op de resultaten in de rapportages. Voor de ontvangen dekking worden geproduceerde hoeveelheden concentraat aan productiemodellen gerelateerd om zo het verbruik vast te stellen op de afzonderlijke componenten (melkvet,
roomserum melkvet, vetvrije melkdrogestof, en roomserum vetvrije melkdrogestof) in de samenstelling. De productiemodellen veronderstellen dus dat de aangevoerde melkgrondstoffen altijd de zelfde samenstelling hebben. Dit is echter niet zo. Het doorbelasten van kosten op basis van dergelijke productiemodellen geeft voor de afzonderlijke componenten vaak een onjuist beeld en kan bijdragen aan het totale (negatieve) resultaat op de vloeibare melkgrondstoffen.
Het tweede gedeelte van deze scriptie heeft de theorie en toepassing van massa/materiaal balansen behandeld. Een massa/materiaal balans is een verantwoording voor materiaal/ grondstoffen die een systeem binnen gaan en verlaten. De belangrijkste bevindingen die door toepassing van de balans gevonden waren zijn:
1. De uitgaande hoeveelheid melkvet, roomserum melkvet, vetvrije melkdrogestof en roomserum vetvrije melkdrogestof op basis van de analyses van de gereed gemelde concentraten is niet vast te stellen.
2. Op basis van voorstandaardisatie gegevens zijn uitgaande hoeveelheden wel te redeneren.
3. ‘Echte’ verliezen kunnen alleen in de vorm van VE’s (vervuiling eenheden die ontstaan door lozing in het riool) en afvoer van niet meer te gebruiken grondstoffen/concentraten ontstaan.
4. Als het gemiddelde vet en eiwit percentage van de alle gereed gemelde RMO productie tanken wordt genomen, rekening houdend met omgevingsinvloeden, resulteert dit in lagere gemiddeld percentages als die van het MCS (Totaal ontvangen vet/eiwit gedeeld door de totale ontvangen hoeveelheid RMO melk).
Het negatieve dekkingresultaat in de rapportages lijkt zijn ontstaan te ontlenen aan:
• Het onjuist vast stellen van ontvangen hoeveelheden vetvrije drogestof in RMO melk .
• Verschillen in meetanalyses tussen de SPL en het MCS en de SPL en de ontvanger van afgeleverde room.
• Verliezen in de vorm van VE’s en niet meer te gebruiken concentraten.
• Het gebruik van statische productiemodellen voor de interne doorbelasting aan de verpakkende afdelingen.
Om op maandbasis nu de resultaten en oorzaken van ontstane verliezen weer te geven is een database systeem ontwikkeld dat een overzicht geeft van:
• Ingaande en uitgaande hoeveelheden vet (melkvet + roomserum melkvet) op basis van de analyseresultaten van de SPL.
• Een overzicht van gemaakte ‘echte’ product/concentraat verliezen en verliezen/opbrengsten die ontstaan door verschillen in meetanalyses tussen de verschillende partijen.
• Prijsverschillen op de vetvrije drogestof worden eveneens gecommuniceerd (in de oude situatie werden deze niet gecommuniceerd) .
1.1 INLEIDING...9
1.2 DE HUIDIGE ORGANISATIE...9
1.3 FRIESLAND FOODS SUPPLY POINT LEEUWARDEN...11
1.4 HET PRIMAIRE PROCES VAN DE AFDELING PROCESSING...14
1.4.1 HET TRANSFORMATIEPROCES...14
1.4.2 HET TRANSACTIEPROCES...16
2 AANLEIDING ONDERZOEK EN PROBLEEMSTELLING... 18
2.1 AANLEIDING VAN HET ONDERZOEK...18
2.2 PROBLEEMSTELLING...19
2.3 AANPAK VAN HET ONDERZOEK...21
3 METHODOLOGIE... 22
3.1 DE DATA/INFORMATIE VERZAMELING...22
3.2 DE BRUIKBAARHEID VAN GEBRUIKTE INFORMATIE...24
3.3 TER AFSLUITING...25
4 DE HUIDIGE WIJZE VAN RAPPORTEREN ... 26
4.1 DE GEMAAKTE KOSTEN...26
4.1.1 HET FINANCIËLE OVERZICHT IN HET COMPUTERPROGRAMMA STROOMLIJNEN...27
4.1.2 ONTVANGEN MELKVET EN ROOMSERUM MELKVET...28
4.1.3 ONTVANGEN VETVRIJE DROGESTOF EN ROOMSERUM VETVRIJE DROGESTOF...29
4.1.4 DE AFGELEVERDE HOEVEELHEID ROOM...29
4.1.5 ONTVANGEN SPOELING VAN DE VERPAKKENDE AFDELINGEN...30
4.1.6 BEGIN- EN EINDVOORRADEN...31
4.1.7 SCHATTING ONTBREKENDE INFORMATIE EN CORRECTIE OP VORIGE MAAND...33
4.1.8 KOSTPRIJZEN VET EN VETVRIJE DROGESTOF...33
4.2 DE ONTVANGEN DEKKING...37
4.2.1 DE HOEVEELHEID GEREED GEMELDE CONCENTRAAT IN ‘GABE’...37
4.2.2 DE PRODUCTIEMODELLEN IN ‘PRISM' ...39
4.3 CONCLUSIE...42
4.3.1 DEUGDELIJKHEID GEMAAKTE KOSTEN...42
4.3.2 DEUGDELIJKHEID ONTVANGEN DEKKING...57
4.3.3 RELEVANTIE VAN DE RESULTATEN IN DE RAPPORTAGES...60
4.3.4 TER AFSLUITING...61
5 DE THEORIE VAN MASSA/MATERIAAL BALANSEN ... 64
5.1 INLEIDING...64
5.2 DE MASSA/MATERIAAL BALANS...64
5.3 VOOR- EN NADELEN MASSA/MATERIAAL BALANSEN...65
6 DE INTEGRALE MASSA/MATERIAAL BALANS VAN PROPACK PROCESSING ... 67
6.1 DE SCHETS VAN DE SITUATIE...67
6.2 DE GROOTHEID WAAROVER DE BALANS MOET WORDEN OPGESTELD...67
6.3 HET VOLUME WAAROVER DE BALANS WORDT OPGESTELD...68
6.4 DE VORM EN UITWERKING VAN DE BALANS...68
6.4.1 DE INGAANDE STROMEN...68
6.4.2 DE UITGAANDE STROMEN...69
6.4.3 DE ACCUMULATIE...71
6.4.4 CONCLUSIE INTEGRALE MASSA/MATERIAAL BALANS...71
7 DE DIFFERENTIËLE MASSA/MATERIAAL BALANS VAN PROPACK PROCESSING... 72
7.1 DE AANGEPASTE SITUATIE SCHETS...72
7.2 DE UITWERKING VAN DE BALANS...72
7.2.1 DE INGAANDE STROMEN...73
7.2.2 DE UITGAANDE STROMEN...75
7.3 DE ACCUMULATIE...78
7.4 CONCLUSIE DIFFERENTIËLE MASSA/MATERIAAL BALANS...79
7.5 DE BEPALING VAN DE UITGAANDE HOEVEELHEID VLOEIBARE MELKGRONDSTOFFEN...80
8 BRUIKBAARHEID MASSA/MATERIAAL BALANS EN ONTSTANE VERLIEZEN ... 83
8.1 DEUGDELIJKHEID...83
8.2 RELEVANTIE...83
8.3 DE ONTSTANE VERLIEZEN...84
9 EEN ANDERE INVULLING VAN DE MANAGEMENT RAPPORTAGE ... 87
9.1 DE ONTWIKKELDE DATABASE...87
10 CONCLUSIE ... 93
11 LITERATUURLIJST... 99 12 BIJLAGE ...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
12.1 BIJLAGE 1:DE RECEPTUREN...ERROR!BOOKMARK NOT DEFINED. 12.2 BIJALGE 2:DE GEMIDDELDE SAMENSTELLING VAN MELK...ERROR!BOOKMARK NOT DEFINED. 12.3 BIJLAGE 3:DE GEBRUIKERSHANDLEIDING VAN DE DATABASE.ERROR!BOOKMARK NOT DEFINED.
Inleiding
Managementinformatie en rapportages zijn van vitaal belang juiste beleidsbepaling en sturing van een organisatie. Goede managementinformatie en rapportage informeert de manager over de lopende gang van zaken en signaleert op handen zijnde veranderingen in de in- en externe omgeving.
Maar wat nu als er op de periodieke management rapportages structurele negatieve dekkingsverschillen worden gepresenteerd die oplopen tot enkele tonnen euro’s per jaar en het management geen zicht heeft op het ontstaan van deze dekkingsverschillen?
Het antwoord hierop is als volgt: U vraagt een academische afstudeerder het probleem te analyseren, eventuele verliezen in kaart te brengen en de inhoud van de managementrapportages te herontwerpen.
In de huidige situatie, m.b.t. de manier van rapporteren, bleek het management dus geen inzicht te krijgen in de ontstane verliezen. In deze scriptie is getracht deze verliezen in kaart te brengen. Dit is gedaan door:
• De huidige wijze van rapporteren te analyseren en te beoordelen op de bruikbaarheid ervan.
• Het ontwikkelen van een massabalans model om onder andere verliezen mee te kunnen identificeren.
In dit proces is naar voren gekomen dat er hoop verschillende plaatsen in het proces wordt gemeten en aannames worden gemaakt. De metingen en aannames hebben allen een zekere invloed op het resultaat. Het naar voren brengen van deze meetpunten/aannames en de betrouwbaarheden hiervan heeft niet als doel ‘meten om te weten’ , maar ‘meten om te managen’. Het gaat er juist om wat het management gaat doen met de uitkomsten die binnen deze scriptie worden gepresenteerd.
1 Beschrijving van de organisatie 1.1 Inleiding
Friesland Foods is een multinationale organisatie die zich richt op het winstgevend ontwikkelen, produceren en verkopen van een breed assortiment zuivelproducten en vruchtendranken onder merk voor consumenten, professionele gebruikers en industriële afnemers. Producten van Friesland Foods worden wereldwijd geconsumeerd en toegepast. Smaak, gebruiksgemak en betrouwbaarheid staan centraal.
In dit hoofdstuk zal de huidige organisatie worden beschreven en zal worden ingezoomd op de afdeling processing waarvoor deze opdracht is uitgevoerd.
1.2 De huidige organisatie
Binnen deze paragraaf zal een overzicht worden gegeven van de organisatie als geheel, en daarna zal worden ingezoomd op dat gedeelte van de organisatie waarvoor deze stageopdracht is uitgevoerd.
Hare Majesteit Koningin Beatrix heeft op 7 juni 2004 ter gelegenheid van het 125-jarig bestaan het predikaat Koninklijk aan Friesland Foods verleend. Met het verkrijgen van het predikaat Koninklijk is ook de naamgeving van de organisatie aangepast. De naam Friesland Coberco Dairy Foods N.V. is vanaf 7 juni 2004 veranderd in Koninklijke Friesland Foods N.V. Friesland Foods heeft de ambitie zich nadrukkelijker te profileren. Er zal een meer zichtbare relatie worden gecreëerd tussen de coöperatie, de onderneming, de merken en producten. De nieuwe naam zal in de eerste helft van 2005 geleidelijk worden doorgevoerd in de verschillende organisatorische eenheden van de onderneming.
Profiel
Friesland Foods is een multinationale onderneming die zich richt op het winstgevend ontwikkelen, produceren en verkopen van een breed assortiment zuivelproducten en vruchtendranken onder merk voor consumenten, professionele gebruikers en industriële afnemers. Friesland Foods is met haar merkproducten sterk vertegenwoordigd op zuivelmarkten in met name West- en Centraal- Europa, het Midden-Oosten, West-Afrika en Zuidoost-Azië. In 90 vestigingen werken in totaal 17.500 medewerkers, van wie 12.000 buiten Nederland. De activiteiten vinden plaats vanuit vier productgroepen: verse en lang houdbare consumentenproducten, kaas, ingrediënten en foodservice producten.
Friesland Foods Asia Pacific
Friesland Foods Cheese
Friesland Foods Frisian Flag Indonesia
Friesland Foods Romania Friesland Foods
Central Europe
Friesland Foods WAMCO Nigeria
Friesland Foods Western Europe
Foodservice producten Ingrediënten
Verse en langhoudbare Kaas consumentenproducten
Concernstafdiensten Concerndirectie
Friesland Foods Butter Friesland Foods Kievit
Friesland Foods Professional Friesland Foods
Ingredients
Friesland Foods Export, Middle East,West Africa,
Colombia
Figuur 1.1: organogram Friesland Foods
Friesland Foods heeft een coöperatieve achtergrond; melkveehouders die lid zijn van de coöperatie zijn zowel de eigenaren van de onderneming als de leveranciers van de melk. Zij staan daarmee aan de basis van de kwaliteit van de producten.
Structuur
De aandelen van Koninklijke Friesland Foods N.V. zijn in handen van Zuivelcoöperatie Friesland Foods U.A.. Een deel van deze aandelen is gecertificeerd aan leden en bedrijfsbeëindigers van de coöperatie. De vennootschap is houder van alle aandelen het kapitaal van Friesland Foods B.V. en Friesland International B.V. In Friesland Foods B.V. zijn alle activiteiten in Nederland ondergebracht. Friesland International B.V. omvat alle buitenlandse activiteiten. Friesland Foods neemt per jaar zo’n 5,2 miljard kilogram melk af van 10.700 melkveebedrijven die lid zijn van Zuivelcoöperatie Friesland Foods U.A.
Zuivelcoöperatie Friesland Foods U.A.
Koningklijke Friesland Foods N.V.
Firesland Foods B.V. Friesland International B.V.
De melk moet voldoen aan de eisen die volgen uit het Friesland Foods kwaliteitsborgingbeleid. Hiermee kan Friesland Foods waarborgen dat wordt voldaan aan de eisen van de afnemers en consumenten voor wat betreft de kwaliteit van de melk en de wijze waarop de melk op de boerderij wordt geproduceerd.
Figuur 1.2: de structuur van Friesland Foods
Een lid ontvangt voor de geleverde melk een prijs die is gebaseerd op de melkprijs van vijf concurrerende West-Europese zuivelondernemingen. Indien Zuivelcoöperatie Friesland Foods U.A. besluit het dividend op aandelen A uit te keren, wordt dit over de leden verdeeld naar rato van de waarde van de in dat jaar geleverde melk. Leden die hebben belegd in certificaten van aandeel B ontvangen dividend naar rato van het door hen ingebrachte aandelenkapitaal.
Strategie
De activiteiten van Friesland Foods zijn gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de omzet en de winstgevendheid van de activiteiten.
De strategische uitgangspunten hierbij zijn:
• Het verder ontwikkelen van sterke merkposities in segmenten met een hoge toegevoegde waarde;
• Het ontwikkelen van nummer één of twee posities in geselecteerde markten en productcategorieën, waar mogelijk gericht op marktleiderschap;
• Het aanbieden van kwaliteitsmerken en diensten waar afnemers en consumenten de voorkeur aangeven;
• Sterker worden door innovaties;
• In consumentenmarkten disproportioneel investeren in de Friesland Foods hoofdmerken;
• Het optimaliseren voor de lange termijn van de aanwending van de ledenmelk en de investeringen in middelen en mensen;
• Het actief streven naar overnames die een positieve bijdrage leveren aan het behalen de doelstellingen van Friesland Foods.
Het beleid in West-Europa is erop gericht om uitsluitend melk van de leden van Friesland Foods te verwerken en deze zoveel mogelijk in te zetten voor productsegmenten met een hoge toegevoegde waarde. Wanneer dit niet mogelijk is, worden standaardzuivelproducten zoals melkpoeders en boter geproduceerd. Deze producten kenmerken zich door relatief lage en volatiele opbrengstprijzen. Om op deze markten toch te kunnen concurreren staat scherpe beheersing van kosten centraal. Het is één van de doelstellingen steeds minder afhankelijk te worden van standaardzuivelproducten door en groter deel van de omzet te realiseren met melkproducten.
1.3 Friesland Foods Supply Point Leeuwarden
De opdrachtgever van deze stageopdracht is Friesland Foods Supply Point Leeuwarden (SPL).
SPL is een Business Unit dat onderdeel is van de werkmaatschappij Friesland Foods Export, Greece, Middle East, West Africa, Colombia. Deze werkmaatschappij maakt op zijn beurt weer deel uit van de productgroep Verse en lang houdbare consumentenproducten.
Friesland Foods SPL is een leverancier die op grote schaal lang houdbare gecondenseerde zuivelproducten levert aan Friesland Foods bedrijfseenheden die een speciale focus hebben op export markten en BeNeDu (België, Nederland en Duitsland) klanten. De overkoepelende doelstelling en missie van SPL is dan ook om een efficiënte, en geprefereerde leverancier te zijn en
Om dit te bereiken zijn een aantal indicatoren bepaald voor SPL die een drijvende factor zullen zijn voor succes:
De structuur van SPL zoals die op dit moment is, kan worden weer gegeven in het volgende organisatieschema:
D irecteur SPL
H uman resource
L ocatiebeheer
F & A
Secretariaat
Q uality A ssurance
ProPack
Blik(M elk) L ogistiek
Figuur 1.3: organogram Supply Point Leeuwarden.
Zoals in bovenstaand organogram is te zien is SPL opgebouwd uit een tweetal productie eenheden, namelijk ProPack en Blik(melk), en uit een logistieke tak.
Markt Een betrouwbare partner zijn partner
Operaties Efficiënte performance
Organisatie Continue verbetering
Financieel Het toevoegen van
waarde
ProPack
De productie eenheid ProPack bestaat uit weer drie onderdelen, namelijk ProPack Noord Processing, ProPack Noord Verpakking en ProPack Zuid. Binnen ProPack Noord Processing wordt de binnenkomende grondstoffen zoals melk verwerkt tot drie verschillende groepen van producten:
1. Geëvaporeerde melk.
2. Gesuikerde gecondenseerde melk.
3. Speciaal producten.
Deze verschillende producten vormen de input voor de verschillende verwerkende afdelingen, zoals ProPack Noord Verpakking, ProPack Zuid en Blikmelk Zuid. Op basis van deze bovenstaande drie groepen van producten kan een groot aantal verschillende eindproducten worden gefabriceerd.
Elk eindproduct wordt volgens een bepaald receptuur gemaakt, waarop de specificaties van het product staan beschreven. Op de verpakkende afdeling van ProPack Noord wordt hoofdzakelijk gesuikerde gecondenseerde melk verpakt. Deze gesuikerde gecondenseerde melk wordt afgetapt in blikjes, waarna ze vervolgens wordt verpakt.
ProPack Zuid bestaat uit twee verwerkende afdelingen, de afdeling Fles & Blik en de afdeling Steriel & Expeditie. Op de afdeling Fles & Blik worden een tweetal verschillende hoofdproducten gemaakt. Dit zijn geëvaporeerde gesteriliseerde melk in fles en bepaalde speciaal producten zoals koffiedranken in blik. Op de tweede afdeling, Steriel & Expeditie wordt geëvaporeerde (gesteriliseerde) melk afgevuld en verwerkt in kartonnen verpakkingen en cupverpakkingen. Op deze afdelingen wordt tevens een aantal speciaal producten verwerkt en verpakt, zoals Fristi, in plastic bekers. De afdeling expeditie zorgt voor de logistieke afhandeling van de verpakte eindproducten.
Blik(Melk)
De productie eenheid Blik(Melk) bestaat uit een voorbereidende/ ondersteunende afdeling, verwerkende afdeling en expeditie afdeling. De Bussen Fabriek kan gekenmerkt worden als een voorbereidende/ ondersteunende afdeling. Deze afdeling levert de deksels en de bussen die nodig zijn om het eindproduct in af te vullen en af te sluiten. Binnen de Bussen Fabriek wordt ook capaciteit uit besteed aan derden, zoals Impress Metal Packaging. De verwerkende afdeling Blik(Melk) Zuid is verdeeld in een proces en een verpakkende afdeling. Binnen de proces afdeling wordt de geëvaporeerde melk en/ of speciaal product afgevuld in bussen en afgesloten met een deksel, waarna deze bus wordt gesteriliseerd. De verpakkende afdeling zorgt er vervolgens voor dat er een etiket om de bus komt en dat het verpakt wordt in dozen, trays e.d.
Logistiek
De Logistieke tak van SPL is een afdeling waarbinnen zorg wordt gedragen voor de levering, conform de wensen, aan de klant en de daartoe gemaakte afspraken. Binnen deze afdeling worden voorraden eindproduct beheerd, binnen het Centraal Productie Magazijn, en worden afspraken gemaakt met externe logistieke dienstverleners. Tevens wordt er voor zorggedragen dat er genoeg externe opslag en expeditie capaciteit is tegen concurrerende voorwaarden. Een andere belangrijke
1.4 Het primaire proces van de afdeling Processing
Het primaire proces1 is het doelgericht systeem van activiteiten dat het kenmerkende transformatie- en transactieproces waaraan die organisatie haar bestaan en bestaansreden ontleent, legitimeert en realiseert, ongeacht het optreden van verstoringen en afgezien van al wat nodig is om het geheel in stand te houden (De Leeuw 2000: 351).
1.4.1 Het transformatieproces
De transformatie component vormt het hart van de organisatie, hier worden de grondstoffen verwerkt tot de verschillende af te leveren concentraten.
Binnen de SPL worden een drietal hoofdproducten gemaakt:
1. Geëvaporeerde melk.
2. Gesuikerde gecondenseerde melk.
3. Speciaal producten.
Elk van deze groep producten heeft een aantal gemeenschappelijke en specifieke verwerkingsstappen. Het totale transformatieproces van de SPL overkoepelt een tweetal productie- eenheden, ProPack en Blik(melk). In totaal is er dus voor elke hoofdgroep een apart verwerkingsproces. Hier zal alleen het verwerkingsproces van de afdeling ProPack Processing in beschouwing worden genomen.
Het totale transformatie proces van de SPL, en met name die van ProPack Processing, is als het volgt schematisch weer te geven:
Ontromen en pasteuriseren
Koelen Homogeniseren Steriliseren en indampen
Na-satandaardiseren en stabiliseren
Afvullende en verpakkende afdelingen (ProPack Noord, ProPack Zuid en Blik(melk) Aanlevering melk en andere
grondstoffen
ProPack Processing
Voorstandaardiseren
Koude kook Homogeniseren Steriliseren en indampen
Homogeniseren Pasteuriseren
Koelen
Opslag CPM
Geëvaporeerde melk Gesuikerde condens Speciaal producten
Voorraden Melkontvangst
Voorraden Dunne melk
Voorraden concentraat Voorraden concentraat
(ingedikt)
Figuur 1.4: Het transformatieproces van de afdeling Processing
Zoals in figuur 1.4 is te zien zijn voor de productie van de verschillende concentraten een aantal vloeibare melkgrondstoffen nodig1. Dit kunnen de volgende grondstoffen: RMO melk, magere melk, room en roomserum.
Om deze vloeibare melkgrondstoffen te verwerken tot hoeveelheden concentraat zullen een aantal bewerkingsstappen moeten worden ondergaan. In het restant van deze paragraaf zullen de belangrijkste stappen worden beschreven: Voorstandaardisatie, Indampen en Nastandaardisatie.
Voorstandaardisatie
Tijdens het voorstandaardisatie traject wordt er een samenstelling van vloeibare melkgrondstoffen gekozen, op basis van huidige analyses van die melkgrondstoffen, die nodig zijn voor een hoeveelheid te produceren concentraat.
Indampen
In dit proces wordt een hoeveelheid water uit de vloeibare melkgrondstoffen gehaald. Dit zorgt ervoor dat het totale vet en drogestof gehalte in de melk gaat stijgen. Er ontstaat nu een ingedikte hoeveelheid melk.
Nastandaardisatie
Omdat het proces van indampen moeilijk beheersbaar is en het mogelijk is dat het concentraat na dit proces nog niet op de gestelde specificaties volgens receptuur2 is, wordt in dit proces een hoeveelheid standtap3 en/of water toegevoegd om het concentraat op specificaties te brengen.
1.4.2 Het transactieproces
De SPL is te kenmerken als een kostencentrum, het mag geen winst maken en is verantwoordelijk voor het minimaliseren van de kosten. En daarmee zijn de verwerkende en verpakkende afdeling eveneens aan te merken als kostencentra.
Verpakkende afdelingen ProPack Processing
Aanlevering vloeibare melkgrondstoffen
Betaling concentraten Betaling vloeibare melkgrondstoffen Aanlevering Concentraten
Reflux stroom
Betaling reflux stroom Systeem grens
Figuur 1.5: Het transactieproces van de afdeling Processing .
In figuur 1.5 is te zien dat vloeibare melkgrondstoffen, RMO melk, roomserum en eventueel magere melk, extern worden ingekocht. De hoogte van de betaling van de ingekochte grondstoffen
2Zie bijlage 1.
3Geconcentreerde magere melk, met een laag vet percentage en hoog drogestofgehalte.
is afhankelijk van de samenstelling4, de hoeveelheid vet en eiwit in aangeleverde hoeveelheid grondstoffen. De kostprijs van vet en eiwit die is gebaseerd op de melkprijs van vijf concurrerende West-Europese zuivelondernemingen.
Op het moment dat een hoeveelheid concentraat wordt verkocht aan de verpakkende afdelingen wordt hiervoor een prijs betaald, door de verpakkende afdelingen, die gebaseerd is op een hoeveelheid vet en vetvrije drogestof in de afgeleverde concentraten.
Het kan tevens wel eens voorkomen dat een hoeveelheid concentraat gekocht door de verpakkende afdelingen weer terug wordt verkocht aan de afdeling Processing, die het vervolgens weer hergebruikt. Hiervoor wordt een prijs betaald die gebaseerd is op een hoeveelheid vet en vetvrije drogestof in de reflux stroom.
Zoals in bovenstaande is te lezen worden er geen eenduidige cost drivers gebruikt voor de externe betaling van de grondstoffen en de interne doorbelasting van de concentraten. Later zal hier dieper op in worden gegaan.
2 Aanleiding onderzoek en probleemstelling
In dit hoofdstuk zal de aanleiding van het onderzoek worden uiteengezet. De aanleiding voor het onderzoek aangegeven door de opdrachtgever zal worden beschreven in paragraaf 2.1. Daarna wordt in paragraaf 2.2 de probleemstelling met daarin probleem en vraagstelling gepresenteerd. Als laatste zal in paragraaf 2.3 het model van aanpak aan de orde komen, waarin de relaties tussen de verschillende concepten en gebruikte theorie inzichtelijk wordt gemaakt.
2.1 Aanleiding van het onderzoek
De opdrachtgever van het onderzoek is dhr Lieuwe Montsma, hij is plantmanager van ProPack. De hoofdreden van het SPL, dhr Montsma in het bijzonder, om over te gaan tot dit onderzoek is de volgende:
De afgelopen jaren zijn op de managementrapportages grote verliezen gepresenteerd op kostenplaatsen van de vloeibare melkgrondstoffen voor de afdeling ProPack processing. In het eerste gedeelte van het jaar 2005, tot en met juli, is er ook weer een dekkingsverlies ontstaan van ongeveer €250.000 op de vloeibare melkgrondstof componenten. Het betreft hier de componenten melkvet, roomserum melkvet, melkvetvrije drogestof en roomserum vetvrije melkdrogestof. Deze dekkingsverschillen zijn het resultaat dat ontstaat tussen een hoeveelheid ingekochte grondstoffen en een hoeveelheid verkochte concentraten aan de verpakkende afdelingen van de SPL. De opdrachtgever heeft geen goed inzicht in hoe dit dekkingsverschil is ontstaan.
De opdrachtgever gaf wel enige mogelijke oorzaken voor dit verschil, hij noemde de volgende:
• Het niet volgens de norm, zoals beschreven in de receptuur, afleveren van de concentraten aan de verpakkende afdelingen met betrekking tot het vet en vetvrije drogestof gehalte.
In de recepturen wordt beschreven wat het minimale gehalte vet en vetvrije drogestof moet zijn in de verschillende af te leveren concentraten.
• Er worden grote hoeveelheden grondstoffen geloosd in de rioleringsafvoer.
Tijdens het reinigingen van productie installaties wordt een hoeveelheid spoelwater geloosd op de rioleringsafvoer. In deze hoeveelheid spoelwater bevindt zich ook een hoeveelheid melk.
• De normsamenstelling (de samenstelling van de te gebruiken melkgrondstoffen) van de te produceren concentraten zoals beschreven in de productiemodellen komt niet overeen met de werkelijke samenstelling van de producten.
Om hoeveelheden concentraten te kunnen verkopen aan de verpakkende afdelingen relateert de SPL geproduceerde hoeveelheden grondstoffen aan productiemodellen. Deze productie modellen geven een normsamenstelling van het te produceren concentraat.
Over dit ontstane dekkingsverschil op de melkgrondstoffen heeft de opdrachtgever dus wel een uitgesproken vermoeden maar geen feitelijk inzicht of deze vermoedens inderdaad leiden tot dit verlies. Tevens had de opdrachtgever geen goed zicht op de totstandkoming en betrouwbaarheid van de resultaten in de management rapportages.
Om tot een inzicht te komen in dit geheel stelde de opdrachtgever voor een massa/materiaal balans te maken die van toepassing is op de afdeling processing. Het doel van een dergelijke balans is om een model te ontwikkelen die een mapping geeft van de ingaande vloeibare grondstoffen die leiden tot de uitgaande concentraten. Voordat een dergelijk model ontwikkeld zal worden zal allereerst beschreven worden hoe de managementrapportage in de huidige situatie tot stand komen.
2.2 Probleemstelling
De probleemstelling van een onderzoek bestaat volgens De Leeuw (2000: 290) uit een drietal elementen die scherp geformuleerd moeten worden. Deze drie elementen zijn: de doelstelling, de vraagstelling en de randvoorwaarden.
Doelstelling van het onderzoek:
Het doel van het onderzoek is de oorzaken in kaart te brengen, d.m.v. een massa/materiaal balans, die leiden tot de negatieve resultaten op de vloeibare melkgrondstoffen in de managementrapportages.
Vraagstelling van het onderzoek:
Wat moet er aan de huidige wijze van rapporteren verandert worden om het management inzicht te geven in het ontstaan van resultaten op perioderapportages?
Voor het beantwoorden van de gestelde probleemstelling zijn een aantal deelvragen opgesteld die afgeleid zijn van de probleemstelling.
Deelvragen:
1. Op welke manier komen de resultaten met betrekking tot de vloeibare melkgrondstof componenten tot stand in de huidige management rapportage?2
2. Wat is de correctheid en bruikbaarheid van deze resultaten in de management rapportages?
3. Wat zijn massa/materiaal balansen en welke soorten zijn er?
4. Wat zijn de voor en nadelen van dergelijke balansen?
5. Wat is de betrouwbaarheid van de resultaten die door toepassing van het massa/materiaal
Randvoorwaarden:
De randvoorwaarden geven de beperkingen aan waaraan onderzoeksresultaten en methoden onderhevig zijn. Het betreft product randvoorwaarden en proces randvoorwaarden. Product randvoorwaarden geven de begrenzing aan waar het ‘resultaat’ van het onderzoek aan moet voldoen. Proces randvoorwaarden geven de begrenzingen van het onderzoeksproces aan.
Product randvoorwaarden:
• Het onderzoek vindt plaats binnen de afdeling ProPack Processing. Het onderzoek is afgebakend om deze afdeling.
• Het inzichtelijker maken van de resultaten in de management rapportages zal het management handvatten aanreiken waarop gestuurd kan worden.
• Ontvangen hoeveelheden RMO melk zoals opgegeven door het MCS zijn betrouwbaar.
Proces randvoorwaarden:
• Het onderzoek dient wetenschappelijk te worden uitgevoerd.
• De eventuele implementatie van de uitkomsten en aanbevelingen van het onderzoek zal gedaan worden door de SPL zelf.
• Tijdens het onderzoeksproces zal regelmatig verslag worden uitgebracht aan de stagebegeleider L. Montsma en de afstudeerbegeleider D.P. van Donk.
De bovenstaande deelvragen zullen in de komende hoofdstukken behandeld en beantwoordt gaan worden. De eerste twee deelvragen zullen beantwoordt worden in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 zal worden gekeken worden hoe er in de theorie wordt gedacht over massa/materiaal balansen en de toepassing ervan. In hoofdstuk 6 en 7 zal het in de theoretische model worden toegepast en in hoofdstuk 8 zal stil worden gestaan bij deelvraag 5. De laatste deelvraag en daarmee ook de vraagstelling van dit onderzoek zal beantwoordt gaan worden in hoofdstuk 9. Uiteindelijk zal met de antwoorden op de verschillende deelvragen in hoofdstuk 10, het conclusie en aanbevelingen hoofdstuk, de probleemstelling worden beantwoordt.
2.3 Aanpak van het onderzoek
Om een globale kijk op het onderzoek te geven is een schematisch model opgesteld, dat de relaties tussen de verschillende concepten en de gebruikte theorie in kaart brengt. In figuur 2.1 is model van aanpak weergegeven.
Massabalans model Voor- en nadelen
Bruikbaarheid
Het in kaart brengen van ontstane verliezen Huidige
managementrapportages
Correctheid
Advies in verandering managementrapportage
Betrouwbaarheid
Figuur 2.1: Model van aanpak
Om te begrijpen hoe zal dekkingsresultaten tot stand komen zal gekeken moeten worden naar de huidige wijze van rapporteren. Hierbij zal vooral worden gekeken wat de bruikbaarheid en correctheid van de resultaten is in de bepaling van de gemaakte kosten en ontvangen dekking voor de verschillende vloeibare melk componenten. De gedachte hierachter is dat de correctheid en betrouwbaarheid rapporteren een rol spelen in het ontstaan van verliezen. Om eventuele verdere verliezen bloot te kunnen leggen zal een massabalans model van de afdeling Processing worden gemaakt, in dit model zullen meetpunten en meet betrouwbaarheden behandeld worden.
Het in kaart brengen van ontstane verliezen zal zich dus enerzijds richten op de betrouwbaarheid en correctheid van de huidige wijze van rapporteren en anderzijds op de resultaten van het ontwikkelde massabalans model. Als de verliezen in kaart zijn gebracht zal tevens een advies worden gegeven welke veranderingen er in de administratie van de rapportages moeten worden doorgevoerd.
3 Methodologie
Methodologie is in elke wetenschap de studie van de wetenschappelijke methoden, de procedures en werkwijzen, die moeten worden gebruikt om de wetenschap vooruit te helpen. De benaming van Methodologie komt van het Griekse woord meta hodos wat langs welke weg betekent. Het geeft dus aan langs welke weg je het onderzoek gaat volgen. Volgens Baarda en de Goede zijn er drie typen onderzoek te onderscheiden: beschrijvend, explorerend en toetsend. Het is afhankelijk van de probleemstelling welk onderzoekstype er gekozen wordt. Binnen dit onderzoek zal zowel gebruik worden gemaakt van een beschrijvend onderzoek als van een explorerend onderzoek. Binnen het beschrijvende onderzoek zal de huidige wijze van rapporteren worden beschreven en beoordeeld. In het explorerende onderzoek zal gekeken worden waar verliezen ontstaan en onderzocht worden hoe het massabalans model toegepast kan worden binnen de afdelingen Processing.
Dit hoofdstuk behandeld als eerste in paragraaf 3.1 de verschillende manieren waarop informatie is verkregen. In de tweede paragraaf zal kort in worden gegaan op de kwaliteit van de verkregen informatie in het onderzoek. Dit zal gebeuren aan de hand van het methodologische aspect bruikbaarheid.
3.1 De data/informatie verzameling
In het basisboek methoden en technieken van Baarda en de Goede (1999: 134) wordt aangegeven dat er een drietal manieren zijn om aan gegevens te komen:
1. Gebruik maken van bestaande informatie.
2. Verkrijgen van gegevens via observatie.
3. Verkrijgen van gegevens via schriftelijk of mondeling interview.
Gebruik maken van bestaande informatie
Tijdens de oriëntatie en uitwerkende fase van het onderzoek zijn vooral informatiebronnen geraadpleegd zoals:
• Het intranet frieslandnet en interne documentatie zoals jaarverslagen, perioderapportages, bereiding van melkproducten en operationele plannen.
• Het ERP computersysteem PRISM.
• Het productie gerichte computersysteem GABE.
Het gebruik maken van bovenstaande informatiebronnen geeft de onderzoeker onder andere inzicht in de werking van het primaire proces van de afdeling Processing, registratie van analyseresultaten van grondstoffen en concentraten, en het vaststellen van ontvangen hoeveelheden dekking op vloeibare grondstoffen in de perioderapportages (die door PRISM in combinatie met GABE worden gegenereerd).
Voor hoofdstuk 5, het hoofdstuk over de theoretische beschouwing van massabalansen is de literatuur geraadpleegd.
Verkrijgen van gegevens via (participerende) observatie
De benaming van de methode participerende observatie refereert hier vooral naar het doen van veldonderzoek. De onderzoeker participeert hier actief in gedane observaties. In het kader van dit onderzoek zijn de volgende observaties gedaan:
• Het monitoren van de hoeveelheid water die toegevoegd wordt aan de melk op de melkontvangst.
• Het monitoren van de ‘werkelijke’ afgeleverde hoeveelheid concentraat aan de verpakkende afdelingen.
• Een kleinschalig onderzoek naar meetbetrouwbaarheid van het bedrijfslaboratorium van de SPL.
• Een kleinschalig onderzoek naar de watertoevoeging aan de melk op de melkontvangst die (mogelijk) kan ontstaan door het uitvoeren van reinigingen.
• Het uitvoeren van een aantal steekproeven op gemaakte analyses van de SPL en de ontvangers van de afgeleverde room, om eventuele verschillen te onderzoeken.
Het gedane veldonderzoek dient als input voor de verschillen analyses die gedaan zijn om verschillen aan te tonen tussen geobserveerde hoeveelheden en gerapporteerde hoeveelheden. In de hoofdstukken 4 en 7 zal hier dieper op in worden gegaan.
Verkrijgen van gegevens via schriftelijk of mondeling interview.
In de beginfase van dit onderzoek zijn met name ongestructureerde interview gesprekken gevoerd met de opdrachtgever Lieuwe Montsma, procestechnologen Rob Horsthuis en Henk Nijdam, project medewerker Wim Oosting en QC Manager Jan Betten.
Deze gesprekken hadden met name een informatief en discussiërend karakter. In deze gesprekken werden met name de onderzoeksproblematiek en onderzoeksgebieden besproken.
Naast deze ongestructureerde interviews met de opdrachtgever zijn ook een aantal gestructureerde interviews uitgevoerd. De volgende mensen zijn gestructureerd geïnterviewd:
1. Administratieve medewerker Doeke Brouwer.
Î Een interview met als strekking de opbouw van de gemaakte kosten zoals die naar voren komen op de perioderapportages.
2. Cost calculator Sytse Becherer.
Î Een interview met als strekking de opbouw van de kostprijs van de verschillende producten.
3. Productie manager Martin Ansing
Î Een interview met als strekking inzicht te krijgen in het ontstaan van vervuilingeenheden en verliezen in de vorm van afvoer van niet meer te gebruiken grondstoffen/concentraten.
Î Een interview met als strekking inzicht te krijgen in de gebruikte productiemodellen die gebruikt worden in het ERP systeem PRISM.
5. Meet en regel technicus Wietse Kooistra en Senior Project Engineer Riekele Heida.
Î Een interview met als strekking inzicht te krijgen in:
• Het aantal verschillende tanken in het tanken park van de afdeling Processing en de melkontvangst.
• De meetmethodes van de verschillende tanken om de inhoud van de tanken vast te stellen.
• De betrouwbaarheid van de meetapparatuur in de verschillende tanken.
De resultaten van deze interviews zijn verwerkt in de uitwerking van deze scriptie.
3.2 De bruikbaarheid van gebruikte informatie
Binnen de methodologie, en daarbuiten natuurlijk ook, geldt dat onderzoeksresultaten bruikbaar zijn als:
• Ze verbonden zijn met de concrete problematiek van de klant.
• Erop vertrouwd kan worden.
Deze twee aspecten kunnen worden aangeduid met: relevantie en deugdelijkheid. Relevantie en deugdelijkheid zijn beide vereist. De onderstaande figuur geeft aan hoe de data getypeerd moet worden als relatie tussen relevantie en deugdelijkheid:
N iet relevant N iet bruikbaar Kan geen kwaad Deugdelijk Ondeugdelijk
Relevant Bruikbaar Gevaarlijk
Figuur 3.1: Bruikbaarheid: relevantie en deugdelijkheid
Ter verduidelijking worden de begrippen relevantie en deugdelijk beschreven om zo een eenduidig beeld te vormen van de eisen aan onderzoeksresultaten:
Relevantie
Algemeen gesproken houdt de relevantie-eis in dat moet kunnen worden aangegeven op welk punt en hoe de geproduceerde kennis inderdaad aansluit bij een kennisbehoefte. Relevantie omvat:
• Tijdige beschikbaarheid.
• Begrijpelijkheid voor hen die ermee moeten werken.
• Aansluiting bij de besturingsproblematiek.
Deugdelijkheid
Deugdelijkheid omvat al die aspecten van wetenschappelijkheid die het mogelijk maken dat op de resultaten werkelijk vertrouwd kan worden. Dat heeft te maken met punten als:
Betrouwbaarheid
Een meetprocedure is betrouwbaar indien herhaalde meting dezelfde uitkomst oplevert terwijl er overigens niets verandert, de meting moet dus zo min mogelijk afhangen van het toeval. Kortom de resultaten moeten stabiel zijn als ze opnieuw worden uitgevoerd.
Validiteit
Een meetinstrument is valide als het inderdaad datgene meet wat is beoogd. Als je betrouwbare gegevens hebt, wil dat nog niet zeggen dat je ook geldige gegevens hebt.
Verifieerbaarheid
Wetenschappelijke uitspraken zijn die uitspraken die (in beginsel en wellicht pas in de toekomst) waargemaakt kunnen worden. Verificatie stoelt op de drietrapsraket:
• Empirische (onbetwistbare) feiten.
• Logische (wiskundige) redenering.
• Toetsing.
In dit onderzoek spelen een drietal zaken een rol, namelijk:
• De huidige informatie die leid tot de resultaten in de perioderapportages.
• De informatie die door toepassing van het massabalans model tot stand komt.
• Een andere invulling van informatie binnen de perioderapportages.
Elk van deze deelgebieden is beoordeeld op de bruikbaarheid van de informatie. In paragraaf 4.3 zal in worden gegaan op de bruikbaarheid van de huidige informatie die leid tot de resultaten in de perioderapportages. In hoofdstuk 8 zal de bruikbaarheid van de toepassing van de massabalans behandeld worden. Het resultaat van de bruikbaarheids analyses op bovenstaande twee gebieden heeft geleid tot het ontstaan/ontwikkeling van een andere invulling van informatie binnen de perioderapportages waarin onder andere ontstane verliezen duidelijk naar voren komen.
3.3 Ter afsluiting
Methodologie gaat dus over de inrichting van de onderzoeksprocessen, kortom de aanpak van het onderzoek. Methodologie helpt bij het ontwerpen van een effectieve vakmatig verdedigbare en efficiënte aanpak van het onderzoek. Aan de hand van de probleemstelling en het model van aanpak zal er structureel naar een oplossing van de probleemsituatie worden gezocht. Hiertoe zullen de deelvragen die zijn opgesteld in de probleemstelling beantwoordt. worden Per deelvraag of ander verkregen kennis zal aan worden gegeven hoe informatie is verkregen, en wat de bruikbaarheid ervan is.
4 De huidige wijze van rapporteren
Managementrapportages vormen binnen de SPL een overzicht waarop de resultaten, op maandbasis, aan het management worden gecommuniceerd. De administratieve afdeling binnen de SPL is verantwoordelijk voor het opstellen van deze rapportages.
Op dit periodeoverzicht is een kostenplaats met vier kostenposten ingericht voor de vloeibare melkgrondstoffen. Van deze grondstofcomponenten zijn de gemaakte kosten uitgezet tegenover de ontvangen dekking samen met het verschil tussen beiden. Tevens wordt aangegeven wat het cumulatief resultaat op kosten, dekking en verschil tussen beiden is. De resultaten worden als volgt weergegeven:
Kpl Resource Description Aantal Kosten Aantal Dekking Verschil
005 126694 Melkvet ……. €……. ……. €……. €…….
126700 Vetvrije
melkdrogestof ……. €……. ……. €……. €…….
360500 Roomserum melkvet ……. €……. ……. €……. €…….
360517 Roomserum vetvrije
melkdrogestof ……. €……. ……. €……. €…….
Figuur 4.1: Presentatie resultaten in managementrapportage.
Binnen dit hoofdstuk zal uiteen worden gezet hoe en met behulp van welke middelen deze afdeling het resultaat, voor de afdeling Processing, presenteert op de vloeibare melkgrondstof componenten.
Tevens zal stil worden gestaan bij de bruikbaarheid van deze resultaten.
4.1 De gemaakte kosten
Zoals in figuur 4.1 is te zien worden resultaten voor de vloeibare melkgrondstoffen bepaald op een viertal cost drivers. Om het totale productiegerelateerde verbruik te bepalen hanteert de administratieve afdeling de volgende twee formules:
• Verbruikte hoeveelheid melkvet/vetvrije melkdrogestof = Aangevoerde hoeveelheid melkvet/vetvrije melkdrogestof – afgeleverde hoeveelheid melkvet/vetvrije melkdrogestof in room + ontvangen melkvet/vetvrije melkdrogestof in spoeling (van verpakkende afdelingen) + melkvet/vetvrije melkdrogestof in beginvoorraad – melkvet/vetvrije melkdrogestof in eindvoorraad + schatting ontbrekende informatie ± correctie op vorige maand.
• Verbruikte hoeveelheid roomserum melkvet/vetvrije melkdrogestof = Aangevoerde hoeveelheid roomserum melkvet/vetvrije melkdrogestof + ontvangen roomserum melkvet/vetvrije melkdrogestof in spoeling (van verpakkende afdelingen) + roomserum melkvet/vetvrije melkdrogestof in beginvoorraad – melkvet/vetvrije melkdrogestof in eindvoorraad + schatting ontbrekende informatie ± correctie op vorige maand.
Om tot de productiegerelateerde kosten te komen worden bovenstaande hoeveelheden vermenigvuldigd met de kostprijzen voor melkvet en vetvrije melkdrogestof. In deze paragraaf zal gekeken worden naar de herkomst en bruikbaarheid van de bovenstaande grootheden in de formules die de administratieve afdeling hanteert om het productiegerelateerde verbruik en kosten te bepalen.
4.1.1 Het financiële overzicht in het computerprogramma Stroomlijnen
Van elke ontvangen en afgeleverde hoeveelheid grondstof in kilogrammen, is in het computerprogramma Stroomlijnen beschikbaar wat de kosten/opbrengsten zijn. Het computerprogramma Stroomlijnen is dan ook de primaire bron die de administratieve afdeling gebruikt om de totale aangevoerde en afgevoerde hoeveelheid grondstoffen te bepalen.
In deze melknota wordt een prijs betaald/ontvangen die gebaseerd is op de hoeveelheid vet en eiwit in de hoeveelheid aan-/afgeleverde grondstoffen. De kostprijzen van een hoeveelheid vet en eiwit is gebaseerd op de melkprijs van vijf concurrerende West-Europese zuivelondernemingen.
Product Kg
product Kg Vet Kg
Eiwit Kg
DS Bedrag
Vet Bedrag Eiwit Bedrag Totaal
RMO melk. …. …. …. X €…. €…. €….
Magere melk. …. …. …. …. €…. €…. €….
Room (8) …. …. …. X -€…. -€…. -€….
Room (11) …. …. …. X -€…. -€…. -€….
Roomserum …. …. …. …. €…. €…. €….
Figuur 4.2: Financiële overzicht computerprogramma Stroomlijnen.
In bovenstaande figuur vallen een aantal zaken op:
• De kostprijs van grondstoffen is opgebouwd uit de cost drivers melkvet en eiwit.
• De hoeveelheid melk en roomserum drogestof, en dus indirect de hoeveelheid melk- en roomserum vetvrije drogestof, wordt bij aantal grondstoffen niet opgegeven.
• Er is geen algemene kostprijs voor vetvrije melkdrogestof.
Per grondstofproduct zal gekeken worden hoe, rekening houdend met bovenstaande punten, tot de gemaakte kosten op melkvet, vetvrije melkdrogestof, roomserum melkvet en roomserum vetvrije melkdrogestof wordt gekomen.
4.1.2 Ontvangen melkvet en roomserum melkvet
In figuur 4.2 komt naar voren dat er een drietal ‘producten’ op de locatie van de S.P.L. aankomen.
Elk van deze producten heeft een samenstelling die een bepaalde hoeveelheid vet, eiwit en drogestof5 bevat. De drie producten die melkvet / roomserum melkvet bevatten zijn:
• RMO melk.
• Magere melk.
• Roomserum.
Van elk van deze grondstoffen zal beschreven worden hoe de hoeveelheid grondstof en de hoeveelheid vet bepaald wordt.
Ontvangen hoeveelheid melkvet in RMO melk
De grootste aangevoerde stroom is de RMO melk, deze melk is rechtstreeks afkomstig van de boer. Per boer wordt bepaald wat de geleverde hoeveelheid6 is en wat het vet en eiwitgehalte in de geleverde melk is. Deze bepaling van vet en eiwit gehaltes worden gedaan door het melkcontrole station (MCS) in Zutphen. Dit melkcontrole station is een laboratorium dat voor de Nederlandse melkveehouderij en zuivel melkmonsters onderzoekt ten behoeve van de melkveehouders en voor de melkproductieregistratie.
Dus van elke levering, door een veehouder, wordt geregistreerd wat de geleverde hoeveelheid is en wat de hoeveelheid vet en eiwit in de geleverde hoeveelheid is. Het cumulatief resultaat van alle veehouders hierop wordt weggeschreven in het overzicht van Stroomlijnen.
Ontvangen hoeveelheid melkvet en roomserum melkvet in respectievelijk magere melk en roomserum
Anders dan de RMO melk die rechtstreeks afkomstig is van de boer worden de grondstoffen magere melk en roomserum aangeleverd van andere fabrieken in Nederland. Van deze hoeveelheden7 grondstoffen zijn geen analyses met betrekking tot de hoeveelheid vet en eiwit in het product meegeleverd. Van elke levering magere melk en roomserum wordt een homogeen monster genomen die door het bedrijfslaboratorium van de SPL wordt geanalyseerd op vet, eiwit en drogestof gehalte. Op basis van deze analyses (de hoeveelheid vet en eiwit in het product) wordt de leverancier vervolgens betaald. De cumulatieve resultaten hierop worden weer weggeschreven in het overzicht van Stroomlijnen.
5 De drogestof van een grondstof betreft de gehele samenstelling van het product minus de hoeveelheid water in het product.
6 Dit wordt bepaald middels gekalibreerde druk en volume meters in de RMO auto’s, aangenomen wordt dat deze hoeveelheden correct zijn.
7 Zie voetnoot 6.
4.1.3 Ontvangen vetvrije drogestof en roomserum vetvrije drogestof
In paragraaf 4.1.2 is al naar voren gekomen dat er een tweetal grondstoffen van andere fabrieken in Nederland worden aangeleverd. Van deze aangeleverde magere melk en roomserum maakt de SPL per afgeleverde hoeveelheid analyses wat betreft vet, eiwit en drogestof. Om nu de totale vetvrije melkdroge stof en roomserum vetvrije melkdroge stof te krijgen hanteert de SPL de volgende simpele formule:
• ∑ (Hoeveelheid grondstof *(drogestof % - vet%))
Anders dan magere melk en roomserum is RMO melk direct afkomstig van de boer. Eveneens is in 4.1.2 al naar voren gekomen dat door het MCS geen analyses worden gemaakt van het drogestof gehalte in de RMO melk. Om nu te bepalen hoeveel vetvrije drogestof deze RMO melk bevat maakt de SPL van de ontvangen hoeveelheid zelf analyses wat betreft het drogestof gehalte in de RMO melk. Dit proces neemt niet geheel dezelfde vorm aan als dat van de magere melk en roomserum.
Als RMO melk op melkontvangst van de SPL wordt gelost, wordt op het moment dat een ontvangst tank vol is (300 m3) een homogeen analyse monster genomen wat geanalyseerd wordt op vet, eiwit en drogestof gehalte. Om nu de totale ontvangen hoeveelheid vetvrije melkdrogestof te bepalen in de RMO melk hanteert de SPL de volgende formule:
• Aangeleverde hoeveelheid RMO melk (MCS) * (( drogestof %)-( vet %)).
In bovenstaande komt naar voren dat de totale vetvrije drogestof in magere melk en roomserum een cumulatief resultaat is van aangeleverde hoeveelheden grondstoffen gerelateerd aan een analysemonster van die aangeleverde grondstoffen. Voor de RMO melk wordt de totale ontvangen hoeveelheid ontvangen melk gerelateerd aan het verschil tussen het gemiddelde drogestof gehalte en vet gehalte in de melk om de totale hoeveelheid vetvrije drogestof te bepalen.
Een gedeelte van de binnenkomende RMO melk op de locatie van de SPL wordt door middel van een ontromer gescheiden in een hoeveelheid magere melk en room. Niet alle ontstane room in dit scheidingsproces wordt gebruikt in de eigen productie. Een gedeelte van deze room wordt verkocht aan andere fabrieken in Nederland.
Voor deze afgeleverde hoeveelheid8 room krijgt de SPL een prijs vergoed die gebaseerd op een hoeveelheid vet en eiwit in de hoeveelheid room. Deze analyse op vet en eiwit gehaltes in de room worden gemaakt door de ontvangende fabrieken. Over het algemeen, in circa 90% van de gevallen, leveren deze fabrieken tevens een analyses wat betreft het drogestof gehalte in de roomleveringen.
Om nu te bepalen hoeveel bepalen hoeveel melkvet en vetvrije melkdrogestof de afgeleverde hoeveelheden bevatten, worden de volgende formules gebruikt:
• Melkvet Î ∑ (Afgeleverde room * vet%).
• Vetvrije melkdrogestof Î Totaal afgeleverde room * (( drogestof %)-(
vet %)).
In bovenstaande formules komt weer naar voren dat voor de hoeveelheid melkvet in room een directe relatie heeft met een afgeleverde hoeveelheid room. De hoeveelheid vetvrije melkdrogestof in room wordt bepaald door de totale hoeveelheid room te vermenigvuldigen met het verschil tussen het gemiddelde melkdrogestof gehalte en het gemiddelde melkvet gehalte van alle leveringen.
4.1.5 Ontvangen spoeling van de verpakkende afdelingen
Retourstromen naar de afdeling Processing kunnen in principe in een tweetal vormen voorkomen:
• In de vorm van spoeling.
• In de vorm van herverwerking gereed product.
Als een verkochte hoeveelheid concentraat van de afdeling Processing aan de verpakkende afdelingen niet geheel verbruikt wordt, door de verpakkende afdelingen, kan het terug worden verkocht aan de afdeling Processing in de vorm van spoeling. De afdeling Processing moet hiervoor een prijs betalen die gebaseerd is op hoeveelheid spoeling gerelateerd aan een normsamenstelling.
Hiertoe hanteert de SPL twee normsamenstellingen die vaststellen hoeveel melkvet en vetvrije melkdrogestof de spoeling bevat.
8 Zie voetnoot 6.
De normsamenstellingen voor de ontvangen spoelingsoorten zijn als volgt:
• EVAP spoeling: Vet = 5,60 % Vetvrije drogestof = 15,40 % Drogestof9 = 21,00 %
• Gesuikerde spoeling: Vet = 7,60 %
Vetvrije drogestof = 17,28 %
De tweede retourstroom die kan ontstaan is wanneer besloten wordt een hoeveelheid gereed product te herverwerken10. Om nu te bepalen hoeveel melkvet en vetvrije melkdrogestof deze hoeveelheid product bevat wordt de volgende formule gebruikt:
• Aantal dozen * aantal bussen per doos * gewicht per bus * Normsamenstelling productie model
In het productie model staat de normsamenstelling die het product minimaal moet bevatten. Meer over productie modellen in paragraaf 4.2.2.
4.1.6 Begin- en eindvoorraden
Management rapportages worden periodiek per maand opgesteld en gecommuniceerd aan het management. Omdat hierin alleen de productiegerelateerde kosten en opbrengsten een rol spelen zullen begin- en eindvoorraden vastgesteld worden wat betreft melkvet, roomserum melkvet, vetvrije melk drogestof en roomserum melkvet.
De SPL stelt voorraden vast op een drietal plaatsen in het proces, namelijk:
• Op de melkontvangst.
• Op de afdeling Processing.
• Tussen de melkontvangst en de afdeling Processing.
Begin- en eindvoorraden dienen op 0:00 uur van respectievelijk het begin en einde te worden opgenomen door de verantwoordelijke proces operators.
Voorraden op de melkontvangst.
De procesoperators van de melkontvangst lezen van de bedieningsschermen af wat de inhoud is van de tanken op de melkontvangst. Deze hoeveelheid wordt weergegeven in liters. Op het moment van periodeafsluiting worden deze hoeveelheden worden genoteerd en gecommuniceerd in gehele m3. Tevens wordt aangegeven om welke grondstof het gaat.
9Bij de opgave van de EVAP spoeling wordt door de verpakkende afdeling wordt een drogestofgehalte meegegeven,
Voorraden op de afdeling Processing.
Er zijn twee plaatsen op de afdeling Processing waar voorraden worden gecommuniceerd. Dit zijn de volgende twee plaatsen:
• Het dunne melk tanken lokaal; Hier moet de melk nog worden verwerkt tot de te produceren concentraten.
• Het dikke melk tanken lokaal; Hier staat de melk die reeds is ingedampt of klaar staat voor verpakkende afdelingen.
Voorraden in het dunne melk tanken lokaal worden gecommuniceerd in kilogrammen11 product/
grondstof . In het dikke melk tanken lokaal worden tankstanden in liters en geproduceerde recepturen gecommuniceerd.
Voorraden tussen de melkontvangst en de afdeling Processing.
Op het moment van vaststelling van voorraden kan het voorkomen dat zich nog een hoeveelheid grondstoffen bevindt in de circuitleidingen tussen de melkontvangst en de afdeling Processing. De proces operators van het dunne melk tanken lokaal stellen, op basis van ervaring, vast wat de hoeveelheid in kilogrammen grondstof is wat zich in de leidingen bevindt.
Om nu de totale hoeveelheid melkvet, roomserum melkvet, vetvrije melkdrogestof en roomserum vetvrije melkdrogestof in voorraden vast te stellen gebruikt de administratieve afdeling de volgende veronderstellingen:
• Alle voorraden worden gehanteerd als kilogrammen.
• Voorraden magere melk hebben een normsamenstelling van 0,06% vet en 9,09% vetvrije drogestof.
• Voorraden RMO melk, room en roomserum hebben een samenstelling die overeenkomt met de gemiddelde samenstelling van die componenten gedurende de desbetreffende maand.
• Voorraden dunne12 en dikke melk hebben een samenstelling die overeenkomt met de normsamenstelling van het te produceren receptuur.
11 Tankstanden worden hier weergegeven in kilogrammen omdat in deze tanken gebruikt wordt gemaakt van druksensoren.
12Deze melk voorraden worden niet meer ingedampt.
4.1.7 Schatting ontbrekende informatie en correctie op vorige maand
Tijdens het opstellen van de management rapportages, door de administratieve afdeling, is nog niet alle informatie beschikbaar wat betreft de analyses (vet en eiwit) op de aangevoerde RMO melk. Het enige waar de administratieve afdeling over kan beschikken zijn ongevalideerde hoeveelheden13 afgeleverde RMO melk. Voor de ontvangen hoeveelheid vet en vetvrije drogestof maakt de administratieve afdeling een schatting wat betreft die gehaltes in de melk. Deze schatting wordt dan ook verwerkt in de managementrapportage.
De definitieve informatie van de aangeleverde RMO melk met de analyses van het MCS, wat betreft melkvet, en de melkontvangst, wat betreft de vetvrije melkdrogestof, is circa drie dagen na de deadline van de oplevering van de management rapportage beschikbaar. Het verschil wat ontstaat tussen de gemaakte schatting en het resultaat van wat berekend kan worden als alle beschikbare informatie beschikbaar is, wordt geboekt in de volgende maand. Dit kan zowel een negatief als positief resultaat zijn.
4.1.8 Kostprijzen vet en vetvrije drogestof
In bovenstaande subparagrafen is op duidelijke wijze beschreven waar en hoe productie gerelateerde kilogrammen melkvet, vetvrije melkdrogestof, roomserum melkvet en roomserum tot stand komen.
Om aan deze hoeveelheden een kostenplaatje te hangen zullen kostprijzen beschikbaar moeten zijn.
In het voorgaande is al naar voren gekomen dat de kostprijs van vet en eiwit is gebaseerd op de melkprijs van vijf concurrerende West-Europese zuivelondernemingen. De kostprijs voor melkvet in RMO, magere melk, room en roomserum melkvet zijn gelijk14 aan elkaar en gebaseerd op bovenstaande beschreven melkprijs.
Omdat er geen externe prijs beschikbaar is voor de cost driver vetvrije drogestof wordt deze zelf door de SPL vastgesteld. Hoe deze kostprijs tot stand komt zal hieronder worden beschreven.
Een voorbeeld:
Er wordt 1.000.000 kilogram RMO melk ingekocht waar gemiddeld 4,4% melkvet en 3,5% eiwit in zit. De geldende prijzen voor melkvet en eiwit zijn respectievelijk €3,22 en €4,92 per kilo. De totale kostprijs voor deze hoeveelheid RMO is gelijk aan 1.000.000 * 0,044 * €3,22 (= € 141.680) + .1000.000 * 0.035 * € 4,92 (= € 172.200) = € 313.880. Voor de interne verrekening van melkvet wordt de externe prijs gehanteerd. Voor de bepaling van de vetvrije drogestof prijs speelt deze dus geen rol. De totale eiwitkosten spelen bij de bepaling van de vetvrije drogestof wel een rol, deze kosten moeten gelijk zijn aan de totale vetvrije drogestof kosten.
