1/4
Advies 107-2018 van 17 oktober 2018
Betreft: Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende koelinstallaties (CO-A-2018- 092)
De Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna "de Autoriteit");
Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit, inzonderheid op artikel 23 en 26;
Gelet op de adviesaanvraag van mevrouw Céline Fremault, Brussels Minister van Huisvesting, Levenskwaliteit en Energie, van de Regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, ontvangen op 27 augustus 2018;
Gelet op het verslag van de heer Serge Mertens de Wilmars;
Brengt op 17 oktober 2018 het volgend advies uit:
Advies 107-2018 - 2/4
I. Onderwerp
1. De Regering van het Brussels Hoofdstedelijke Gewest (hierna "de aanvrager") vraagt het advies van de Autoriteit over haar ontwerp van besluit betreffende koelinstallaties.
2. Dit besluit bepaalt de de voorwaarden tot exploitatie van de koelinstallaties beoogd door rubriek 132 van de lijst van de ingedeelde inrichtingen die voorkomen in de bijlage van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 4 maart 1999 tot vaststelling van de ingedeelde inrichtingen van klasse IB, IC, ID, II en III met toepassing van artikel 4 van de ordonnantie van 5 juni 1997 betreffende de milieuvergunningen.
II. Onderzoek
3. Artikel 7 van het ontwerpbesluit stelt dat:
« De exploitanten van koelinstallaties dienen een register bij te houden. Dat register moet worden ingevuld door de koeltechnicus die belast is met het onderhoud van de koelinstallatie en moet de volgende gegevens in detail vermelden:
1° de naam, het postadres en het telefoonnummer van de exploitant;
(…)
8° de naam van de koeltechnicus die aan de installatie gewerkt heeft en, voor installaties die HFK's bevatten, het certificaatnummer van de bevoegde koeltechnicus alsook de naam en het registratienummer van de geregistreerde onderneming waartoe hij behoort;
(…)
Deze registers en documenten worden op aanvraag ter beschikking gesteld van de bevoegde overheid. Wanneer de Europese regelgeving specifieke rapporteermodaliteiten oplegt, kan de bevoegde overheid de exploitanten verplichten om de gevraagde gegevens te verstrekken in de opgelegde vorm, ook langs elektronische weg. »
4. De aanvrager verduidelijkt dat dit laatste lid moet worden begrepen in die zin dat het register, naar keuze van de exploitant al dan niet elektronisch, ter beschikking moet gehouden worden
Advies 107-2018 - 3/4
van de ambtenaren van de milieu-overheid in het raam van de controle (ter plaatse) van de installatie.
5. Hij voegt hieraan toe dat wat de rapportering betreft (met andere woorden de informatie die via de bevoegde autoriteit moet verstrekt worden aan de Europese Commissie), het besluit preciseert dat de bevoegde overheid in voorkomend geval de exploitanten kan verplichten om de gegevens te verstrekken in de door de Europese Commissie, zijnde de bestemmeling van de informatie, opgelegde vorm.
6. Ten slotte verduidelijkt hij dat de gegevens betreffende de exploitant overwegend gegevens zijn met betrekking tot rechtspersonen.
7. Wat betreft de vermelding in het register van de naam van de koeltechnicus die gewerkt heeft aan het betrokken toestel, herinnert de Autoriteit er aan dat deze gegevensverwerking moet voldoen aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna "AVG").
8. Zonder exhaustief te zijn herinnert de Autoriteit de aanvrager eraan dat de verwerkingsverantwoordelijke in navolging van de artikelen 13 en 14 van de AVG, de betrokkenen op duidelijke, loyale en transparante wijze moet informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens, over de beoogde doeleinden, de verwerkte gegevens, de bestemming van de gegevens en de rechten die hen door de artikelen 15 tot en met 22 van de AVG worden verleend. Hij moet erover waken dat de gegevens op een beveiligde wijze worden bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het beoogde doeleinde.
9. In dit opzicht verzoekt de Autoriteit de aanvrager de bewaartermijn te preciseren gedurende dewelke de persoonsgegevens in het register zullen worden bewaard.
10. Bovendien, wat betreft de rapportering van de « gevraagde gegevens » in de aan de bevoegde overheid opgelegde vorm, beveelt de Autoriteit aan dat zou worden gepreciseerd dat de bedoelde gegevens wel degelijk beperkt zijn tot hetgeen vereist is door artikel 7, 1°.
Indien in voorkomend geval, bijkomende gegevens kunnen worden meegedeeld, dienen deze te worden voorzien en aangeduid.
Advies 107-2018 - 4/4
Om deze redenen,
de Gegevensbeschermingsautoriteit,
Brengt een gunstig advies uit over het Ontwerpbesluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende koelinstallaties, voor zover de Brusselse Hoofdstedelijke Regering rekening houdt met de opmerkingen die geformuleerd werden in de punten 7 tot 10 van onderhavig advies.
De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,
(get.) An Machtens (get.) Willem Debeuckelaere
