Kwaliteit op Tijd
Hoe VTT & ketenpartners snel goed adviseren en meldingen behandelen
MT VTT/Michel Stijlen/Hans Steenpoorte April 2020
Over ons
Michel Stijlen
Eigenaars van TOC Resultants en Critical Task Manager (CTM).
Ca. 55 jaar ervaring in industrie, ICT- en zakelijke dienstverlening, projectmanagement, groothandel en consultancy
Hans Steenpoorte
Doen implementaties op basis van de Theory of Constraints (TOC) en conform De Dienstenfabriek en De Projectenfabriek bij
• Ziekenhuizen, revalidatie, laboratoria
• Jeugdzorg en -reclassering
• Zakelijke dienstverleners
• ICT-dienstverleners
• Gemeentelijke dienstverlening
Binnengekomen vragen ter beantwoording 13 mei
Onderwerp en wie Vraag Antwoord
Financieel
(2 vragen van Enschede, Twenterand)
Zijn bestuurders bereid om financiële middelen ter beschikking te stellen conform aanbevelingen?
Is er al een verdeling per gemeente voor deze financiële middelen?
Overdracht naar lokaal
(4 vragen van Twenterand, Haaksbergen, Hof van Twente, Wierden)
Eerder/sneller overdragen? Hoe werkt dat?
Onder welke voorwaarden dragen we over?
Wat is het effect van eerder/sneller overdragen voor gemeenten?
Kan iedere gemeente dit (al) aan? En wat is dan nodig?
Aanmelding
(1 vraag van Haaksbergen, Wierden)
Hoe kunnen we incomplete/foutieve meldingen voorkomen?
Binnengekomen vragen ter beantwoording 13 mei
Onderwerp en wie Vraag Antwoord
Ziekteverzuim
(1 vraag van Haaksbergen, Hof van Twente, Wierden)
Aanpak ziekteverzuim/gericht per medewerker lijkt te ontbreken?
Formatie behoefte Is het incidenteel of structureel?
(7 vragen van
Almelo, Borne, Hof van Twente, Wierden)
Heeft de formatie uitbreiding nog consequenties voor de samenwerking?
Hoeveel formatie kan bespaard worden ontbreekt in de analyse?
Is rekening gehouden met eerdere overdracht naar gemeenten bij bepaling formatie behoefte?
Is de formatie berekening incl. of excl. regionale taken?
Als ziekteverzuim op orde is, heeft dat dan consequenties voor formatie behoefte?
Is de huidige toegezegde/aangeboden formatie al volledig effectief?
Binnengekomen vragen ter beantwoording 13 mei
Onderwerp en wie Vraag Antwoord
Diverse vragen Is vergelijking gemaakt met start VTT en nu?
(10 vragen van Almelo, Hof
van Twente, Wierden) Is vergelijking gemaakt met benchmark andere VTTs?
Hoe zit het met de MT sturing?
Wat is de medewerker tevredenheid? Verloop?
Is onderzocht of het schrappen van regionale taken formatie-uitbreiding voorkomt?
Gaat tijdigheid/juistheid ten koste van kwaliteit?
Is screening en triage door junior medewerkers mogelijk?
Is het mogelijk om monitoring uit te besteden aan lokaal?
Is er een seizoenspatroon bij adviezen rond de zomer?
Is het mogelijk om in eerste instantie sneller te rapporteren dan 3 maanden?
Agenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
Aanleiding/vraag
• I.o.v. 14 Twentse gemeenten levert Veilig Thuis Twente (hierna; VTT):
– Meldingen – Adviezen, en
– Onderling afgesproken maatwerktaken op het gebied van Huiselijk Geweld en kindermishandeling.
• (Mede) a.g.v. de nieuwe meldcode is het # meldingen sterk gestegen (+30% in Q1-3, 2019) met een wachtlijst van 600 meldingen als
gevolg
• Per 1 jan 2020 heeft VTT haar werkwijze veranderd (o.a. splitsing Front en Back Office), maar dat zal wachtlijst niet (volledig) oplossen Interventies:
1. Heel 2020: Uitbreiding personele capaciteit met (max.) 5 FTE
2. Feb-mei 2020: Onderzoek naar VTT en Keten inz. oplossen wachtlijst 3. Apr 2020-dec 2020: Implementatie voorgestelde oplossing
4. 2021: Toekomstbestendige organisatie/keten die binnen gestelde termijnen de wettelijke en (boven-)regionale taken uitvoert.
Onderzoeksvra(a)g(en) BC
1. Op welke wijze kunnen werkprocessen bij VTT –in samenhang met de keten- geoptimaliseerd worden om te voldoen aan de wettelijke taken en termijnen
alsmede de regionale maatwerktaken;
2. Welke formatie is hiervoor per 1 januari 2021 binnen VTT noodzakelijk en wat betekent dit voor de begroting van VTT vanaf 1 januari 2021 en volgende jaren;
3. Aan welke voorwaarden moet de lokale toegang hiervoor voldoen;
4. Hoe zijn ziekteverzuim en medewerker tevredenheid van invloed op de problematiek en hoe kunnen ze
verbeterd worden;
5. Hoe ziet de implementatieplanning er uit.
Agenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
(Hoger) doel VTT
• In de regio Twente (625.000 inwoners) werken VTT en ketenpartners samen Missie VTT: “Stoppen van alle vormen van huiselijk geweld tegen volwassenen en kinderen. Opheffen van acute onveiligheid en het creëren en borgen van duurzame
veiligheid binnen huiselijke situaties staan centraal. Iedereen die te maken heeft met – of een vermoeden heeft van – geweld binnen afhankelijkheidssituaties kan
terecht bij Veilig Thuis Twente.”
Op weg naar dat doel verricht VTT de volgende wettelijke taken:
• Advies geven
• Meldingen in ontvangst nemen
• Onderzoek doen of er daadwerkelijk sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling
• Zo nodig vervolgstappen in gang zetten in de vorm van overdragen naar
vrijwillige hulp, de Raad voor de Kinderbescherming informeren, en/of melding doen bij politie
• Terugkoppelen aan de melder
Flow (Half)producten/diensten
Meldingen/
adviesvragen (Politie,
school, professionals,
burgers)
Advies (soms ook incl. MDO)
Crisis interventie Veiligheids
beoordeling
Gesloten dossier Voorwaarden
& Vervolg
Onderzoek
Monitoring
Directe Overdracht
Overdracht na vervolg
‘Productie’ 2019
Periode: Q1 ‘19 Q2 ‘19 Q3 ‘19 Q4 ‘19 Totaal ’19
Adviezen plus
ondersteuningstrajecten
608 753 530 619 2510
Meldingen:
- Unieke meldingen:
711 569
825 652
811 670
836 3183
Vervolgtrajecten totaal - Vervolgtraject directe
overdracht lokaal
- Vervolgtraject VTT (V&V)
630 263 359
657 306
42
554 201 340
582 164 408
2423 934 1449
- Onderzoek 2 8 6 18 34
- Crisis N.b. N.b. N.b. N.b. N.b.
- THV (Tijdelijk Huisverbod)
14 8 13 10 45
- Geen/einde bemoeienis VTT (geen KM of HG)
68 46 23 26 163
Agenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
Hoe kwantitatief te analyseren
• Definities:
• Definities voor Melding:
– In = Aantal meldingen met Ontvangstdatum in afgelopen week – Uit = Aantal meldingen met Triage
– OHW = Aantal meldingen wat nog geen Veiligheidsbeoordeling heeft gehad
– DLT = Verschil tussen Triagedatum en Ontvangstdatum melding
– NormDLT = plan, afspraak, wettelijke termijn hoe lang we erover mogen doen – 7 dagen
– DLT Little = OHW / Uit
Melding
Ontvangstdatum melding
In Uit
OHW
DLT Triagedatum
Melding t/m veiligheidsbeoordeling
• Oplopend en te hoog aantal openstaande meldingen (nog niet getrieerd) → (Groene-OHW)
• Structureel meer nieuwe meldingen (blauw-In) dan getrieerd (Oranje-Uit)
• Er ligt een groeiende wachtstapel van ca. 9 weken (=450/50)
• Referentie: Bruto formatie (stippellijn) en bruto -/- ziekteverzuim (zwarte lijn)
Adviezen
• Redelijk stabiel en laag aantal openstaande adviezen (Groene- OHW)
➢ Instroom en Uitstroom op adviezen is gelijk
• Adviezen worden binnen 2-3 dagen afgesloten (=25/50)
• Referentie: Bruto formatie (stippellijn) en bruto -/- ziekteverzuim (zwarte lijn)
Vervolgdiensten (V&V en Onderzoek)
• Oplopend en te hoog aantal openstaande vervolgdiensten (Groene- OHW)
• Structureel meer nieuwe meldingen (blauw-In) dan afgerond (Oranje-Uit)
• Er ligt een groeiende wachtstapel van ca. 18 weken (=150/8)
• Referentie: Bruto formatie (stippellijn) en bruto -/- ziekteverzuim (zwarte lijn)
Overdracht (direct en na vervolgdienst)
• Recentelijk (Q4) stabiel, maar te hoog aantal openstaande overdrachten → (Groene-OHW)
• Structureel iets minder overgedragen (Oranje-Uit) dan opgestart (blauw-In)
• Er ligt een wachtstapel van ca. 8 weken (=170/20)
• Referentie: Bruto formatie (stippellijn) en bruto -/- ziekteverzuim (zwarte lijn)
Toename OHW bij melding en V&V
• In organisaties met voldoende capaciteit/productiviteit, zien je stabiel OHW (immers; uit = in)
• Een structurele toename van OHW per week in 2019 duidt op een tekort aan capaciteit/productiviteit:
– Meldingen en Vervolgdiensten: hoog en stijgend OHW – Overdracht: stabiel en hoog
– Adviezen: stabiel en laag
• Wat is de omvang van dit capaciteits-/ productiviteits- tekort?
– Meldingen: 5,5 gem. per week toename van OHW – Vervolgdiensten: 3 gem. per week toename van OHW
Formatieconsequenties van het capaciteits- /productiviteitstekort (referentie: 2019)
• Meldingen tot en met triage hebben een Normbewerkingstijd van 6 uur (bron landelijke benchmark gemiddelde Qconsult)
• Vervolgdiensten hebben een Normbewerkingstijd van:
– Voorwaarden & vervolg/Onderzoek – Overdracht
– Monitoring
– Totaal: 40 uur
• Formatie:
– Meldingen: 5,5 x 6u = 33 uur
– Vervolgdiensten: 3 x 40 uur = 120 uur
➢ 33 + 120 = 153 uur tekort per week
– Primair proces FTE = 25u / wk (zie volgende sheet) – Extra capaciteit structureel nodig = 153 / 25 ≈ 6 FTE
Toelichting Bruto-Netto VTT
• Niet alle uren van medewerkers (‘bruto’) zijn beschikbaar voor het primair proces (‘netto’)
• Het verschil betreft (o.a.) verlof, ziekteverzuim, opleidingen etc
• Bij VTT is de berekening van bruto-formatie naar netto- formatie als volgt:
– Bruto per jaar 1.872 uur (52*36)
– Minus verlof en ziekte blijft over 1.525
– Minus opleiding, overleg, e.d blijft over 1.312 per jaar voor primair proces
→ Netto formatie per FTE voor primair proces is
25 uur per weekAgenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
Wat gaat er goed?
VTT:
• Crisisinterventies
• Eerste inschatting binnen 24 uur
• Splitsen in FO en BO (?)
• (Meer) transparantie over productie/cijfers
• Bij crisis zijn wijkcoaches/
RvdK goed/snel beschikbaar
• Collegialiteit/ betrokkenheid
Ketenpartners:
• Crisisinterventies
• ‘De pilot’
• Beschikbaarheid/
bereikbaarheid FO
• 6-wks extern
afstemmingsoverleg
• Samenwerking met wachtlijstteam
• Inzet/advies GW-ers
• VTT genereert respect/
gewicht bij cliënten
Wat gaat regelmatig niet goed (intern)?
1. Werk komt in golven (pieken en dalen)
2. Lokale teams zijn soms niet (goed) bereikbaar voor informatie, verrijking, overdracht
3. De wachtlijst (FO) en werkvoorraad (BO) zijn hoog/stijgend 4. We ronden meldingen/diensten regelmatig (veel) te laat af 5. Bewaken/(her)prioriteren wachtlijst/werkvoorraad kost veel
tijd
6. De ‘(half)producten’ die we aan elkaar en ketenpartners leveren zijn niet uniform
7. We sluiten ‘sluitbare’ meldingen niet altijd direct af
8. We registreren, rapporteren en sturen (nog) niet goed op doorstroom van zaken (in, door, uit)
9. Sommige meldingen zijn nog niet (volledig/correct) verrijkt ten tijde van de triage
10. Ziekteverzuim is hoog
Wat gaat regelmatig niet goed
(interactie tussen VTT- ketenpartners)?
Voorkant:
11. VTT ontvangt regelmatig incomplete meldingen
12. Politie en scholen passeren soms VTT (omdat VTT niet altijd snel genoeg zijn?)
13. We krijgen relatief veel meldingen die geen HG of KM betreffen Achterkant:
14. Aan sommige lokale teams kunnen we afgeronde meldingen niet direct overdragen
15. Rol-/taakverdeling VTT-lokaal onduidelijk
16. VTT informeert/betrekt burgers/hulpverleners soms (veel) te laat over een melding/zaak
17. VTT contacteert soms gezinnen zonder contact met betrokken hulpverlener
18. VTT draagt de melding soms over naar lokaal zonder overleg
19. Wijkteams maken niet altijd tijdig het –bij de voorwaarden horende- veiligheidsplan e/o delen het niet met VTT
Agenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
Vicieuze cirkel
1. Werk komt in golven 2. Lokaal Niet
altijd goed bereikbaar voor
verrijking
17, 18. Vaak miscommunicati
e tussen VTT en lokaal 3. Wachtlijst en
werkvoorraad zijn te hoog
5. We werken niet efficient
(wachtlijst beheer, te veel)
6b, 15. Rol- /taakverdeling
VTT-lokaal onduidelijk 4. We ronden
meldingen/diensten vaak te laat af
2, 14, 19. Lokaal neemt niet altijd
direct over 16. VTT
informeert betrokkenen
soms te laat
10. Hoog ziekte verzuim
12. Politie/
scholen passeren soms VTT
Capaciteit lekt weg/is onvoldoende voor
primair proces 6a, 9, 11, 13 Het is niet uniform/
duidelijk wat we minimaal moeten leveren aan elkaar (o.a.
incompleet/irrelevant/niet verrijkt)
Mdw ervaren hoge werkdruk
Verloop
We hebben te weinig formatie/niet volledig gevuld
Vicieuze cirkel
1. Werk komt in golven 2. Lokaal Niet
altijd goed bereikbaar voor
verrijking
17, 18. Vaak miscommunicati
e tussen VTT en lokaal 3. Wachtlijst en
werkvoorraad zijn te hoog
5. We werken niet efficient
(wachtlijst beheer, te veel)
6b, 15. Rol- /taakverdeling
VTT-lokaal onduidelijk 4. We ronden
meldingen/diensten vaak te laat af
2, 14, 19. Lokaal neemt niet altijd
direct over 16. VTT
informeert betrokkenen
soms te laat
10. Hoog ziekte verzuim
12. Politie/
scholen passeren soms VTT
Capaciteit lekt weg/is onvoldoende voor
primair proces 6a, 9, 11, 13 Het is niet uniform
duidelijk wat we minimaal moeten leveren aan elkaar (o.a.
incompleet/irrelevant/niet verrijkt)
Mdw ervaren hoge werkdruk
Verloop
We hebben te weinig formatie/niet volledig gevuld
Agenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
Oplossingsrichting Samengevat
1. Mindset: We werken zonder wachtlijst:
a) Tijdige opstart en afronding van meldingen en diensten heeft onze hoogste prioriteit
b) We rapporteren/sturen gezamenlijk op transparante rapportages over in-, door- en uitstroom, leversnelheid en –betrouwbaarheid
c) Tussensprint: Door slimmer/anders werken ronden we versneld alle
meldingen/diensten af en laten nooit meer een wachtlijst/werkvoorraad ontstaan
2. Efficiënte bedrijfsvoering t.b.v. ons doel:
a) Producten- en Dienstencatalogus (PDC): In- en outputcriteria van onze (half-) producten zijn helder en worden door iedereen gehanteerd
b) Triage: Urgente meldingen worden real-time uitgefilterd (o.b.v. heldere criteria) en direct doorgezet naar Crisisteam. Niet urgente meldingen worden na
verrijking 1 X per etmaal getrieerd (liefst i.o.m. -via web meeting- politie en lokale ketenpartners)
c) Mix van meldingen verschuiven naar minder ‘arbeidsintensieve’ meldingen a) Waar waardevol, wordt crisisinterventie direct gevolgd door ‘V&V Crisis’
b) Meer/sneller/eerder naar directe overdracht
3. Ziekteverzuim wordt actief gemanaged/gereduceerd door MT
4. Bemensing is aangepast/herverdeeld/ingevuld cf. begroting o.b.v.
kwantitatieve analyse
3. Ziekteverzuim reduceren
• Ziekteverzuim kost schaarse capaciteit en moet/gaat dus omlaag door duidelijkheid/structuur te bieden cf.
oplossingselementen 1-2
Hoe om te gaan met ‘resterend’ ziekteverzuim?
• Managers zijn in lead/verantwoordelijk, Arboarts adviseert
• HR Regio Twente ondersteunt/structureert/rapporteert Hoe?
• Operationeel:
1. Medewerkers melden zich ziek bij manager (‘ziekteverlof aanvragen’)
2. MT bespreekt/stuurt wekelijks op ziekteverzuim (vast agendapunt)
3. Langdurig ziekteverzuim: Arboarts bepaalt ‘zorgpad’ met re- integratiepad en –tijdlijn. Bij naderen eindmoment …
• Re-integratie met medewerker inplannen/zetten
• Diagnose (en dus zorgpad) aanpassen, of
4. Bemensing aanpassen
• Conform de kwantitatieve analyse heeft VTT behoefte aan 6 FTE extra t.o.v. 2019
Vraag: Hoe zijn ziekteverzuim en de te realiseren efficiëntieverbetering hierin verdisconteerd?
1. VTT heeft >5% langdurig verzuim, waarvan nog niet duidelijk is of/hoe zal worden gere-integreerd
– VTT is risicodragend en kan hen dus budgettair niet vervangen – In de FTE-berekening is uitgegaan van een lager norm-
ziekteverzuim → dit moeten we compenseren binnen de 6 FTE
2. VTT gaat werken zonder wachtlijst
– Werk komt in golven. Om nieuwe wachtlijsten te voorkomen is enige ‘beschermingscapaciteit’ nodig (vergelijkbaar met
brandweer)
– Ook deze beschermingscapaciteit zoeken we binnen de 6 FTE
Oorzaken vicieuze cirkel opgelost?
1. Werk komt in golven
3.
Wachtlijst is te hoog
6a, 9, 11, 13. We werken niet uniform
5. We werken niet efficiënt
10.
Hoog ziektever zuim
We hebben te weinig effectieve capaciteit
2, 4, 6, 14, 15, 19. We ronden te laat
af/dragen te laat over 1a Afronden om snel te
starten X X
1b Rapportagen en
bijsturen in teams/MT X X
1c Tussensprint X
2a Producten en
dienstencatalogus X X X X
2b Triage proces X
2c Eerder overdragen X
3 Ziekteverzuim X
4 Formatie uitbreiding
X
Onderzoeksvragen beantwoord?
1.
Werkprocessen in samenhang keten
optimaliseren
2. Welke formatie is nodig per 1-1-2021
3. Welke voorwaarden voor lokale toegang
4. Effect van ziekteverzui m / mdw tevredenheid
5.
Implementati eplanning
1a,b,c. OHW en output verbeteren door Sturen op kwaliteit en tijdigheid
X X
2a Producten en
dienstencatalogus X X X
2b Triage verbeteren X
3 Ziekteverzuim X
4 Formatie uitbreiding X
Onderzoeksopdracht – Kwalitatieve analyse Vicieuze cirkel
X Onderzoeksopdracht –
Implementatieplanning
X (volgende sheets)
Agenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
Hoe te organiseren?
• De implementatie van de oplossing is een project, met de hoogste prioriteit
• Het project is begonnen op 8 april j.l. en is uiterlijk 31 december 2020 klaar
– Oplossingselementen geïmplementeerd/geborgd
– Doelen behaald (kwaliteit, toegangstijd, doorlooptijd en leverbetrouwbaarheid gehaald)
• Het project wordt uitgevoerd door een projectteam, bestaande uit het MT +vertegenwoordiging medewerkers
• Het project wordt geleid door Marjolein (Intern Projectleider) en Hans/Michel (Extern Projectleider)
• Projectleiding rapporteert aan Opdrachtgever(s):
– Begeleidingscommissie; maandelijks – Bestuurscommissie OZJT; per kwartaal
• Bestuurlijk Opdrachtgever (Claudio); maandelijks
Implementatieplanning
Tijd: Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
1. Er is consensus/draagvlak voor de problemen, de oplossing, het (project- en organisatie)doel en de implementatie bij alle betrokkenen
2. Er zijn rapportages en werklijsten
beschikbaar t.b.v. medewerkers, teams en management
3. De PDC is gevuld met (half)productkaarten en vastgesteld met alle betrokkenen
4. Teams en management komen wekelijks (kort) samen en sturen (o.a.) op de logistieke parameters
5. Het achterstallig onderhanden werk wordt in een Tussensprint -tezamen met ketenpartners- weggewerkt en laag gehouden
6. Het triageproces is herontworpen met ketenpartners en geïmplementeerd
7. De inzet van ‘arbeidsintensieve diensten’
wordt effectief beheerst
8. Lang- en kortdurend ziekteverzuim is gereduceerd onder wekelijks MT-supervisie 9. Noodzakelijke bemensing is vastgesteld, geaccordeerd en geworven
10. De implementatie wordt gemanaged met het management/projectteam en de
opdrachtgever
Nu
Binnengekomen vragen ter beantwoording 13 mei
Onderwerp en wie Vraag Antwoord
Financieel
(2 vragen van Enschede, Twenterand)
Zijn bestuurders bereid om financiële middelen ter beschikking te stellen conform aanbevelingen?
Geen
Is er al een verdeling per gemeente voor deze financiële middelen?
Geen
Overdracht naar lokaal
(4 vragen van Twenterand, Haaksbergen, Hof van Twente, Wierden)
Eerder/sneller overdragen? Hoe werkt dat? Tussensprint
Onder welke voorwaarden dragen we over? PDC Wat is het effect van eerder/sneller overdragen voor
gemeenten?
Tussensprint Kan iedere gemeente dit (al) aan? En wat is dan
nodig?
Gaan we volgen in AOJ
Aanmelding
(1 vraag van Haaksbergen, Wierden)
Hoe kunnen we incomplete/foutieve meldingen voorkomen?
PDC: inputcriteria
Binnengekomen vragen ter beantwoording 13 mei
Onderwerp en wie Vraag Antwoord
Ziekteverzuim
(1 vraag van Haaksbergen, Hof van Twente, Wierden)
Aanpak ziekteverzuim/gericht per medewerker lijkt te ontbreken?
Ziekte verzuim aanpak
Formatie behoefte Is het incidenteel of structureel? Structureel (7 vragen van
Almelo, Borne, Hof van Twente, Wierden)
Heeft de formatie uitbreiding nog consequenties voor de samenwerking?
Tussen- sprint?
Hoeveel formatie kan bespaard worden ontbreekt in de analyse?
Nvt Is rekening gehouden met eerdere overdracht naar gemeenten
bij bepaling formatie behoefte?
Heeft geen invloed Is de formatie berekening incl. of excl. regionale taken? Incl.
Als ziekteverzuim op orde is, heeft dat dan consequenties voor formatie behoefte?
Geen goede oplossings- richting Is de huidige toegezegde/aangeboden formatie al volledig
effectief?
Nee
Binnengekomen vragen ter beantwoording 13 mei
Onderwerp en wie Vraag Antwoord
Diverse vragen deel 1 Is vergelijking gemaakt met start VTT en nu? Nee geen onderdeel opdracht (10 vragen van Almelo, Hof
van Twente, Wierden) Is vergelijking gemaakt met benchmark andere VTTs? Nee geen onderdeel opdracht Hoe zit het met de MT sturing?
Wat is de medewerker tevredenheid? Verloop? Vicieuze cirkel Is onderzocht of het schrappen van regionale taken
formatie-uitbreiding voorkomt?
Nee geen onderdeel opdracht
Binnengekomen vragen ter beantwoording 13 mei
Onderwerp en wie Vraag Antwoord
Diverse vragen vervolg
Is onderzocht of het schrappen van regionale taken formatie-uitbreiding voorkomt?
Nee geen onderdeel opdracht (10 vragen van Almelo, Hof
van Twente, Wierden) Gaat tijdigheid/juistheid ten koste van kwaliteit? Kwaliteit op Tijd Is screening en triage door junior medewerkers
mogelijk?
Onderdeel PDC Is het mogelijk om monitoring uit te besteden aan
lokaal?
Nee, wettelijke taak
Is er een seizoenspatroon bij adviezen rond de zomer? Ja Is het mogelijk om in eerste instantie sneller te
rapporteren dan 3 maanden?
Ja, via Claudio is maandelijks
Aanvullende vraag tijdens
Bestuurscommissie d.d. 13 mei 2020
• Wat is de invloed van de plustaken op de vraag voor formatie uitbreiding?
• Wij hebben deze vraag in drie deelvragen gesplitst:
– Wat zijn de plustaken precies?
– Hoeveel formatie is hiermee gemoeid?
– Is het mogelijk (een deel) van de plustaken niet meer af te
nemen en formatie-uitbreiding daarmee (deels) te verminderen?
Wat zijn de plustaken precies?
• In de samenwerkingsafspraken zijn de plustaken
nauwkeurig omschreven in artikel 3.2 (zie bijlage voor dit artikel)
• Samengevat:
– Inzet gedragswetenschappers bij gemeenten voor casuïstiek – Activiteiten m.b.t. preventie, deskundigheidsbevordering,
ondersteuning, overleg, advies en consultatie (lokale hulpverleners en gemeenten)
– 24 uurs bereikbaarheid (niet uitsluitend voor Huiselijk Geweld/Kindermishandeling)
– Uitvoering Wet Tijdelijk Huisverbod
Hoeveel formatie is hiermee gemoeid?
• Het is niet mogelijk om op alle onderdelen onderscheid te maken tussen de wettelijke- en niet wettelijke taken.
• Ten behoeve van de benchmark 2019 heeft Q-consult een berekening gemaakt op alle plustaken. Zij hebben gekeken naar taak versus tijd en komen tot
onderstaande indicatie:
– 2,14 fte Maatschappelijk werker – 0,63 fte Vertrouwensarts
– 2,23 fte Gedragswetenschapper
• Totaal 5,0 FTE
Invloed op formatie-uitbreiding?
• Is het mogelijk (een deel) van de plustaken niet meer af te nemen en formatie-uitbreiding daarmee (deels) te
verminderen?
• Onze aanbeveling is om dit niet te doen.
• Redenen waarom niet (wordt nader uitgewerkt):
1. Het schrappen van plustaken vermindert de kwaliteit van de keten
2. Dezelfde taken bij de gemeenten beleggen kost meer
3. Een aantal taken zijn in hun aard noodzakelijk voor centrale organisatie
4. Deelafspraken per gemeente zijn minder efficiënt
5. De functies/formatie van de plustaken is niet 1 op 1 gelijk aan de benodigde formatie voor VTT
Redenen waarom niet:
• Ad 1. Indien BC-OZJT besluit om de plustaken te schrappen zal de kwaliteit van de keten m.b.t. huiselijk geweld en
kindermishandeling afnemen en risico’s voor bestuurders toenemen
• Ad 2. Alternatief zou kunnen zijn dat de 14 gemeenten ieder voor zich de plustaken uitvoeren. Als gevolg van
desaggregratie (van 1 naar 14 uitvoeringslocaties) zullen de pieken en dalen een factor >3 toenemen (Square Root Law) waardoor de gemeenten aanzienlijk meer menscapaciteit nodig hebben dan VTT om de taken binnen hun
normdoorlooptijd te leveren.
• Ad 3. Bovenstaande wetmatigheid is o.a. evident in het geval van 24 uurs bereikbaarheid: Als iedere gemeente dat zelf gaat organiseren is een veelvoud van FTE’s nodig (minimaal 1
persoon per gemeente tussen 17:00 en 8:30)
Redenen waarom niet:
• Ad 4. Deelafspraken per gemeente zijn inefficiënt voor VTT. Binnen VTT willen we juist uniforme afspraken teneinde efficiënter te werken (geen behoefte aan contractmanagers binnen VTT)
• Ad 5. Bij het schrappen of lokaal invullen van de
plustaken zal VTT een aantal FTE moeten schrappen omdat de functie/formatie die vrijvalt niet gelijk is aan de functie/formatie die nodig is. De frictiekosten (ontslaan van een aantal medewerkers zijn eenmalig, maar in
potentie aanzienlijk (VTT is zelf verantwoordelijk voor het
WW-risico)
Samengevat
• Wat is de invloed van de plustaken op de vraag voor formatie uitbreiding?
• Wat zijn de plustaken precies?
– Inzet gedragswetenschappers bij gemeenten voor casuïstiek
– Activiteiten m.b.t. preventie, deskundigheidsbevordering, ondersteuning, overleg, advies en consultatie (lokale hulpverleners en gemeenten)
– 24 uurs bereikbaarheid
– Uitvoering Wet Tijdelijk Huisverbod buiten kantoortijden – Inzet bij instemmingsverklaringen in vrijwillig kader
• Hoeveel formatie is hiermee gemoeid? – 5 FTE
• Is het mogelijk (een deel) van de plustaken niet meer af te nemen en formatie-uitbreiding daarmee (deels) te verminderen?
– Niet zonder aanzienlijk meer formatiebehoefte op gemeenteniveau, efficiencyproblemen bij VTT en frictieproblemen tussen VTT en de gemeenten
Bijlage plustaken 1/3
• Artikel 3.2 uit samenwerkingsafspraken
• Veilig Thuis Twente:
a. Bespreekt meldingen met de politie, conform de landelijke afspraken uit het handelingsprotocol;
b. Organiseert preventie- en
deskundigheidsbevorderingsactiviteiten;
c. Levert deskundigheid in de omgang met huiselijk geweld en kindermishandeling, in het bijzonder bij huisverbod en
ernstige huiselijk geweld zaken met een acute gevaar dreiging;
d. Sluit standaard aan bij de drie vaste afstemmingsoverleg
tijdelijk huisverbod in respectievelijk Almelo, Enschede en
Hengelo, zoals vastgelegd in het document ‘Werkproces
Tijdelijk Huisverbod Twente’, over gezinnen met kinderen,
vanuit het kind belang;
Bijlage plustaken 2/3
• Veilig Thuis Twente:
e. Functioneert als crisisdienst voor huiselijk geweld en vermoedens van kindermishandeling. Daarnaast neemt de crisisdienst van VTT andere spoedeisende situaties in behandeling. Het gaat om de volgende taken en het uitvoeren van:
e. de crisisdienst, die (telefonisch en zo nodig eerste bezoek), 24 uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar en inzetbaar is, bij meldingen van huiselijk geweld, vermoedens van
kindermishandeling en andere spoedeisende situaties. Aansluitend kan de crisisdienst van VTT zo nodig direct verwijzen naar en voorzien in warme overdracht naar crisishulpverlening of gemeente;
f. de bereikbaarheid buiten kantooruren voor gerelateerde organisaties. Dit betreft de volledige bereikbaarheid buiten kantooruren van de Maatschappelijk Werk instellingen (Madi’s) binnen de regio Twente;
g. de eerste acties rondom de Wet Tijdelijk Huisverbod buiten kantooruren, waarna VTT deze zaken de eerstvolgende werkdag overdraagt aan het lokale veld.
f. Adviseert gemeenten desgevraagd op het gebied van:
1. Juridische zaken, gericht op jeugdzorg, bijvoorbeeld omtrent gezag status, grensproblematiek, uitleg met betrekking tot de Jeugdwet, et cetera;
2. Gedragswetenschap, bedoeld om binnen de toegang tot de jeugdzorg een afweging te maken over opvoedingsproblematiek en het uitvoeren van psychodiagnostisch onderzoek voor het
gezinssysteem. VTT vult deze functie niet in per individuele gemeente, maar vanuit een gezamenlijke pool beschikbaar gesteld aan gemeenten;
3. Preventie, gericht op het afstemmen vanuit Veilig Thuis met het veld, denk hierbij aan huisartsen, kinderartsen, GGD. Deze expertise wordt ook ingezet voor advies bij de implementatie van de meldcode bij verschillende doelgroepen, waaronder onderwijs;
4. Expertise bijzondere vormen van huiselijk geweld en kindermishandeling: denk hierbij aan bijvoorbeeld eer gerelateerd geweld en ouderenmishandeling. Deze expertise maakt VTT beschikbaar in elk van de sub regionale teams.
Bijlage plustaken 3/3
g. Veilig Thuis Twente stelt haar deskundigen beschikbaar en inzetbaar voor:
1. VTT intern, bij het uitvoeren van de wettelijke en regionaal maatwerk-taken,
2. Consultatie in het lokale veld van de maatschappelijke zorg, in het bijzonder de jeugdhulp. Consultatie van experts is niet
hetzelfde als het gebruikmaken van VTT in de wettelijke rol van advies en melding. De verdeling van de in te zetten uren bij
gemeenten zijn gebaseerd op inwonertal, met een ondergrens van 4,5% van het totaal aantal beschikbare uren;
3. De gemeenten voor maximaal 15 uren per gemeente per jaar voor tests en onderzoeken, als onderdeel van de uren
gemeenten hebben voor de inzet van gedragswetenschappers;
4. Preventie- en deskundigheid bevorderende activiteiten (aan professionals in het lokale sociale domein).
Vragen/opmerkingen? Bel/mail!
Michel Stijlen M: 06-16222735
E: m.stijlen@toc-resultants.com Hans Steenpoorte
M: 06-51705912
E: h.steenpoorte@toc-resultants.com
Agenda
1. Achtergrond/aanleiding 2. VTT en de keten
3. Kwantitatieve analyse 4. Wat gaat wel/niet goed
5. Wat veroorzaakt structurele problemen 6. Oplossing
7. Implementatie(plan)
8. Vragen aan Bestuurscommissie
Vragen aan bestuurscommissie
• In de BC van 1 juli 2020 een besluit nemen over:
– Structurele ophoging van de begroting VTT van 6 FTE vanaf 2021
– VTT en de 14 gemeenten committeren zich aan de (gezamenlijk vast te stellen) definities en afspraken m.b.t. de diensten van VTT, ter overdracht naar lokaal
