Eerste keer aan de slag met Online ledenadministratie

(1)

Eerste keer aan de slag met Online ledenadministratie

1 Info ... 2

2 Aanmelden ... 3

2.1 Eerste keer aanmelden ... 4

3 Gegevens afdelingssecretaresse ... 5

3.1 Functie afdelingssecretaresse controleren / aanpassen ... 6

3.1.1 Controleren ... 6

3.1.2 Stopzetten ... 7

3.1.3 Nieuwe afdelingssecretaresse ... 8

3.2 E-mailadres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen ... 9

4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm. ... 11

4.1 Functie afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen ... 12

4.1.1 Controleren ... 12

4.1.2 Stopzetten ... 12

4.1.3 Nieuwe afdelingsverantw. ledenadm. ... 13

4.2 E-mailadres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen ... 14

5 Annuleren ... 15

(2)

1 Info

Deze handleiding beschrijft welke stappen je moet ondernemen de eerste keer dat je aan de slag gaat met de online ledenadministratie.

Om aan te melden maak je gebruik van je persoonlijke gebruikersaccount.

Meestal is de afdelingssecretaresse (AFSC) verantwoordelijke voor het uitvoeren van de ledenadministratie. Bekijk in dat geval item ‘2 Aanmelden’ , item ‘3 Gegevens

afdelingssecretaresse’ en item ‘5 Annuleren’.

Item ‘4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm.’ is voor jou niet van toepassing.

Soms wordt er iemand anders aangesteld als afdelingsverantwoordelijke voor de ledenadministratie (AFLD).

Bekijk in dat geval alle items in deze handleiding (item ‘2 Aanmelden’ , item ‘3 Gegevens afdelingssecretaresse’, item ‘4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm.’ en item ‘5

Annuleren’).

In onderstaand schema krijg je een overzicht van de verschillende stappen.

De laatste versie van deze handleiding is terug te vinden op www.kvlv.be.

AFLD verantwoordelijk voor online ledeanadministratie

Huidige AFSC stopzetten

Functie AFSC toekennen aan juiste persoon

e-mailadres AFSC controleren / aanpassen

Huidige AFLD stopzetten

Functie AFLD toekennen aan juiste persoon

e-mailadres AFLD controleren / aanpassen

ja

nee

nee ja

ja

nee Is AFSC verantwoordelijk voor

online ledenadministratie?

Is functie AFSC toegekend aan de juiste persoon?

Is functie AFLD toegekend aan juiste persoon?

(3)

2 Aanmelden

 Surf naar www.kvlv.be

 Klik rechtsbovenaan op ‘Aanmelden’.

Volgend scherm wordt geopend:

 Vul de gebruikersnaam in.

 Vul het wachtwoord in.

Denk eraan dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is.

 Klik vervolgens op de knop ‘Aanmelden’.

(4)

2.1 Nieuwe gebruikersaccount aanmaken

Wanneer je nog geen gebruikersaccount hebt, maak dan een gebruikersaccount aan.

 Klik rechtsbovenaan op ‘Aanmelden’.

 Klik op ‘Nog geen account? Registreer je nu!’.

 Klik dan op de knop ‘Ik ben KVLV-lid’.

 Vul je klantennummer in. Dit vind je op je KVLV-lidkaart.

 Vul de postcode van je woonplaats in.

 Klik op ‘Valideer’.

(5)

 Je krijgt nu een scherm met je gegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoon, gsm, straat, huisnummer, busnummer, gemeente en land. Je kan zelf e-mailadres, telefoon en gsm aanpassen. Zijn je andere gegevens voornaam, naam, straat, huisnummer, busnummer, gemeente of land niet correct? Stuur dan een e-mail naar

ledenadministratie@ons.be en vermeld welke de juiste gegevens zijn.

 Vul alle velden met een * in.

 Vul je e-mailadres in en bevestig je e-mailadres. Heb je nog geen e-mailadres? Maar dan gratis een e-mailadres aan. Lees de handleiding op www.kvlv.be/digitaal

 Kies je gebruikersnaam. Standaard staat hier je e-mailadres, maar je kan dit zelf aanpassen en zelf een gebruikersnaam kiezen.

 Kies je wachtwoord en bevestig je wachtwoord. Je wachtwoord moet minimum zes tekens bevatten. Denk eraan dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is.

 Tip! Noteer je nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord goed zodat je deze bij de hand hebt als je de volgende keer wilt aanmelden.

 Klik op registreer.

 Je ontvangt een mail als bevestiging van je registratie met je nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord.

3 Gegevens afdelingssecretaresse

Wanneer de afdelingssecretaresse niet verantwoordelijk is voor de online ledenadministratie, is het alsnog belangrijk dat haar gegevensfiche correct is ingevuld.

 Klik in de menubalk onder ‘Bestuursleden’ op ‘Ledenadministratie’.

(6)

Het scherm met de bestuursleden wordt getoond.

Door te klikken op de paginanummers in de rechteronderhoek kan je doorheen de lijst met bestuursleden navigeren.

In de kolom ‘Functie’ worden de bijbehorende bestuursfuncties weergegeven.

3.1 Functie afdelingssecretaresse controleren / aanpassen

3.1.1 Controleren

Controleer eerst in de lijst van de bestuursleden of de functie van afdelingssecretaresse aan de juiste persoon is toegekend.

 Zoek in de lijst het bestuurslid waarbij in de kolom ‘Functie’ de waarde

‘Afdelingssecretaresse’ staat.

Als deze persoon inderdaad de afdelingssecretaresse is dan moet je alleen het e-mailadres nog controleren en indien nodig aanpassen. Zie item ‘3.2 E-mailadres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen’.

Als deze persoon niet langer de functie van afdelingssecretaresse uitoefent, moet je deze stopzetten en de functie van afdelingssecretaresse aan een andere persoon toekennen.

Je moet dus achtereenvolgens de stappen uitvoeren zoals die beschreven zijn in item ‘3.1.2 Stopzetten’ en item ‘3.1.3 Nieuwe afdelingssecretaresse‘.

Nadien moet je ook nog de stappen zoals beschreven in item ‘3.2 E-mailadres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen’ uitvoeren.

(7)

3.1.2 Stopzetten

 Navigeer naar de persoon met als functie ‘Afdelingssecretaresse’.

 Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat om zo de gegevensfiche te openen.

 Vul in het veld ‘Tot:’ de datum in waarop je de bestuursfunctie van afdelingssecretaresse wilt stopzetten voor deze persoon.

 Als je per e-mail een bevestiging wilt van deze stopzetting, vul dan jouw eigen e- mailadres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een e-mail van afzender eLEnA.

 Klik vervolgens rechtsonder op ‘Bijwerken’.

Merk op dat er een vinkje verschijnt op de regel die je hebt aangepast.

Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten.

Zolang de validatie niet gebeurd is, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog steeds mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item ‘5 Annuleren’.

(8)

3.1.3 Nieuwe afdelingssecretaresse

 Om de functie van afdelingssecretaresse toe te kennen aan een andere persoon, klik onderaan op ‘Nieuw bestuurslid’.

 Volgend scherm wordt geopend:

 Klik op de uitklaplijst naast het label ‘Lid’ en selecteer het gewenste lid.

Tip: Je kan snel zoeken door de beginletters van de familienaam in te typen.

 Klik naast het label ‘Functie’ op de uitklaplijst en selecteer de functie

‘Afdelingssecretaresse’.

 Vul in het veld ‘Vanaf’ de datum in vanaf wanneer de functie gestart is.

 Als je per e-mail een bevestiging wilt van de aangebrachte wijziging, vul dan jouw eigen e-mailadres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een e-mail van afzender eLEnA.

 Klik op ‘Bijwerken’ om de aanpassingen door te voeren.

Merk op dat er een plusteken verschijnt op de regel die je hebt toegevoegd.

(9)

Ook hier kan je, zolang de validatie in Wijgmaal niet is gebeurd, de wijzigingen annuleren.

Zie item ‘5 Annuleren’.

3.2 E-mailadres afdelingssecretaresse controleren / aanpassen

Wanneer jij als afdelingssecretaresse verantwoordelijk bent voor de online ledenadministratie, en je wenst bevestigingsberichten te ontvangen dan is het nodig om het e-mailadres in de gegevensfiche van de afdelingssecretaresse te controleren en eventueel aan te passen.

Als het e-mailadres van de afdelingssecretaresse niet is ingevuld in de gegevensfiche, dan worden er bij aanpassingen in de online ledenadministratie geen bevestigingsberichten per e- mail verstuurd.

Zodra dit e-mailadres is ingevuld, wordt er bij iedere wijziging die door de jou wordt aangebracht in de online ledenadministratie een bevestigingsbericht gestuurd naar dit e- mailadres met als afzender eLEnA.

Het is daarom belangrijk dat het e-mailadres van de afdelingssecretaresse correct is ingevuld.

Om het e-mailadres van de afdelingssecretaresse te controleren ga je als volgt te werk.

 Navigeer naar de persoon met als functie ‘Afdelingssecretaresse.

 Klik rechts onderaan op ‘Bijwerken lid-informatie’.

De lidfiche wordt geopend.

(10)

 Ga naar het veld ‘E-mail’ en vul hier het correcte e-mailadres in.

 Klik rechts onderaan op ‘Bijwerken’.

Ook hier kan je, zolang de validatie in Wijgmaal niet is uitgevoerd, de wijzigingen annuleren.

Als de validatie in Wijgmaal is gebeurd, staat er voortaan onderaan in het veld ‘Bevestiging van de registratie…’ het e-mailadres van de afdelingssecretaresse ingevuld.

(11)

4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm.

Wanneer er iemand anders dan de afdelingssecretaresse verantwoordelijk is voor de online ledenadministratie, moet je controleren of voor deze persoon bij de bestuursleden de functie

‘Afdelingsverantw. ledenadministratie’ is toegevoegd.

Ook al is de afdelingssecretaresse niet verantwoordelijk voor de online ledenadministratie, dan is het alsnog belangrijk dat de gegevens van de afdelingssecretaresse correct zijn.

Zie hiervoor item ‘3 Gegevens afdelingssecretaresse’.

Om aan de slag te gaan voor de afdelingsverantwoordelijke ledenadministratie:

 Klik in de menubalk onder ‘Bestuursleden’ op ‘Ledenadministratie’.

Het scherm met de bestuursleden wordt getoond.

(12)

met bestuursleden navigeren.

In de kolom ‘Functie’ worden de bijbehorende bestuursfuncties weergegeven.

4.1 Functie afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen

4.1.1 Controleren

Controleer in de lijst van de bestuursleden of de functie ‘Afdelingsverantwoordelijke Ledenadministratie’ is toegekend aan de juiste persoon.

 Zoek in de lijst of er een bestuurslid is waarbij in de kolom ‘Functie’ de waarde

‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’ staat.

Als deze functie nog aan geen enkel bestuurslid is toegekend, dan moet je deze functie aan de gewenste persoon toekennen. Je moet dan de stappen uitvoeren zoals beschreven in item

‘4.1.3 Nieuwe afdelingsverantw. ledenadm.’en het e-mailadres controleren/aanpassen zoals beschreven in item ‘4.2 E-mailadres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen’.

Als de functie ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’ reeds is toegekend aan de juiste persoon, dan moet je alleen het e-mailadres nog controleren en indien nodig aanpassen. Zie item ‘4.2 E-mailadres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen’.

Als de functie ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’ al is toegekend maar deze persoon oefent niet langer deze functie uit, voer dan achtereenvolgens de stappen uit zoals die beschreven zijn in item ‘4.1.2 Stopzetten’ en item ‘4.1.3 Nieuwe afdelingsverantw.

ledenadm.’.

Nadien moet je ook nog de stappen uitvoeren zoals beschreven in item ‘4.2 E-mailadres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen’.

4.1.2 Stopzetten

 Navigeer naar de persoon met als functie ‘Afdelingsverantw. ledenadministratie’.

 Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat om de gegevensfiche te openen.

 Vul in het veld ‘Tot:’ de datum in waarop je de functie van

‘Afdelingsverantwoordelijke ledenadministratie’ wilt stopzetten voor deze persoon.

 Als je per e-mail een bevestiging wilt van deze stopzetting, vul dan jouw eigen e- mailadres in het veld onderaan in. Je ontvangt dan een e-mail van afzender eLEnA.

 Klik vervolgens rechts onder op ‘Bijwerken’.

Merk op dat er een vinkje verschijnt op de regel die je hebt aangepast.

Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten.

Zolang de validatie niet is gebeurd, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item ‘5 Annuleren’.

(13)

4.1.3 Nieuwe afdelingsverantw. ledenadm.

 Om de functie van ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’ toe te kennen aan een andere persoon, klik onderaan op ‘Nieuw bestuurslid’.

 Er wordt een nieuw scherm geopend.

 Klik op de uitklaplijst naast het label ‘Lid’ en selecteer het gewenste lid.

Tip: je kan snel zoeken door de beginletters van de familienaam in te typen.

 Klik naast het label ‘Functie’ op de uitklaplijst en selecteer de functie

‘Afdelingsverantw. ledenadministratie’.

 Vul in het veld ‘Vanaf’ de datum in vanaf wanneer de functie gestart is.

 Klik vervolgens op ‘Bijwerken’ om de aanpassingen door te voeren.

Merk op dat er een plusteken verschijnt op de regel die je hebt toegevoegd.

(14)

4.2 E-mailadres afdelingsverantw. ledenadm. controleren / aanpassen

Wanneer je de functie ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’ hebt toegekend aan een bestuurslid en het e-mailadres van deze persoon is niet ingevuld in de gegevensfiche, dan worden bij aanpassingen in de online ledenadministratie de bevestigingsberichten gestuurd naar het e-mailadres van de afdelingssecretaresse.

Als ook het e-mailadres van de secretaresse niet is ingevuld, dan worden er geen bevestigingsberichten verstuurd.

Het is dus belangrijk om het juiste e-mailadres in te vullen in de gegevensfiche van het bestuurslid met de functie ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’. Zodra dit e-mailadres wel is ingevuld (en gevalideerd is in Wijgmaal) dan wordt bij iedere wijziging die ingevoerd is in de online ledenadministratie een bevestigingsbericht gestuurd naar dit e-mailadres.

Om het e-mailadres van de ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’ te controleren ga je als volgt te werk:

 Navigeer naar de persoon met als functie ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’.

 Klik rechts onderaan op ‘Bijwerken lid-informatie’.

De lidfiche wordt geopend.

 Ga naar het veld ‘E-mail’ en vul hier het correcte e-mailadres is.

(15)

 Klik links onderaan op ‘Bijwerken’.

Als de validatie in Wijgmaal is gebeurd, staat er voortaan onderaan in het veld ‘Bevestiging van de registratie….’ het e-mailadres van de ‘Afdelingsverantw. Ledenadministratie’

ingevuld.

5 Annuleren

Zoals reeds vermeld zijn de wijzigingen die door jou zijn aangebracht niet onmiddellijk geldig. Op de ledenadministratie in Wijgmaal moeten deze aanpassingen eerst gevalideerd worden. Zolang deze validatie niet is gebeurd, is het voor jou nog mogelijk om wijzigingen te annuleren.

In de bestuurslijsten en ledenlijsten herken je de aanpassingen aan het vinkje of aan het plusteken dat achteraan in de rij staat.

Je kan een verkorte lijst van (bestuurs)leden oproepen waarin enkel die personen staan waarvoor er wijzigingen zijn gebeurd.

 Vink links onderaan de optie ‘Enkel gewijzigde bestuursleden‘ aan.

(16)

Om weer terug te keren naar de uitgebreide lijst:

 Vink links onderaan de optie Enkel gewijzigde bestuursleden‘ uit.

Om een wijziging te annuleren:

 Navigeer naar de persoon waarvan je de wijziging wilt annuleren.

 Klik vervolgens links onderaan op ‘Annuleer wijziging ‘.