Nota kostprijsberekening en - doorbelasting
Hollands Kroon 2018
1. Inleiding
Op 21 juni 2018 heeft de gemeenteraad de Financiële verordening gemeente Hollands Kroon 2018 vastgesteld.
Deze nota is de uitwerking van artikel 13 van de genoemde verordening. Deze luidt:
Artikel 13 Kostprijsberekening en doorbelasting
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs, worden de kaders zoals vermeld in de nota kostprijsbere- kening en -doorbelasting in acht genomen.
Met het vastleggen van een kostprijsberekening, wordt duidelijkheid gegeven in de toerekening van de kosten aan de diverse producten.
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat directe lasten moeten worden toegerekend aan het taakveld waar het betrekking op heeft. Overhead mag aan het taakveld worden toegerekend. Hiervoor is geen wettelijke grondslag maar het is wel zeer gewenst om inzicht te hebben in de werkelijke kosten van investeringen, grondexploitaties en projecten. Dit, om de bij besluitvorming een beter inzicht te geven in de echte kosten.
Voor het inzicht in de werkelijke kosten, waar deze betrekking op hebben en in een aantal gevallen vanwege fiscale redenen gaan wij ook overhead toerekenen aan investeringen, grondexploitaties en projecten.
Investeringen : omdat de investeringen die we nu doen ook van nut zijn in de toekomst is het logisch om ook een deel van de overhead die met deze investeringen gemoeid is te
activeren. De lasten (directe en indirecte) worden dan verdeeld over de jaren dat we gebruiksnut van de investering hebben.
Grondexploitaties : om fiscale redenen is het sterk aan te bevelen om overhead door te belasten aan grondexploitaties. Door alle lasten die met de grondexploitaties te maken hebben ook daadwerkelijk aan de grondexploitaties toe te rekenen maken we lagere winsten op de grondexploitaties en hoeven we minder vennootschapsbelasting te betalen als we winst maken.
Projecten : Om alle aspecten van projecten goed te kunnen monitoren is het ook goed om de financiële lasten die aan het project verbonden zijn duidelijk in beeld te hebben. Het
doorbelasten van overhead hoort daar dan ook bij.
Voor bovengenoemde zaken geldt dat we hiermee ruimte vrijmaken in de exploitatie. Dit komt tegemoet aan hetgeen we in de kaderbrief 2019-2022 hebben opgenomen en waarin we financiële ruimte
(€ 400.000 structureel) hebben vrijgemaakt.
1.1 Doel
Doel van deze nota is dat duidelijk wordt vastgelegd op welke wijze overheadkosten worden toegerekend aan activiteiten en investeringen. In deze nota worden ook de spelregels voor het bepalen van
het vastleggen van een uniforme methode van kostentoerekening;
het bepalen van kaders voor het laten vaststellen van jaarlijkse kostprijzen en doorbelastingen;
het vastleggen welk kosten er aan welke producten worden toegerekend.
1.2 Uitgangspunten
Uitgangspunten voor een eenvoudige, maar ook doelmatige en doeltreffende kostentoerekening. Hieraan kunnen de volgende eisen worden gesteld:
directe toerekening van kosten aan producten en activiteiten waar mogelijk,
eenvoudig,
rechtvaardig: Hiermee wordt bedoeld dat, ook de ondersteunende kosten, zo zuiver mogelijk verdeeld en toegerekend worden. Het gevolg is dat er een eerlijke toerekening kan plaatsvinden aan producten,
bestendige uitkomst: De toerekening moet plaatsvinden volgens een bestendige gedragslijn en onafhankelijk van een vermoedelijk effect op producten.
2. Heffen van rechten
Op grond van de Gemeentewet (GW) is een gemeente bevoegd tot het invoeren van rechten. In het verleden werden rechten ook wel aangeduid als retributies. Rechten zijn heffingen, die bij algemene regel door de overheid worden geheven voor een individuele dienst; er is dus een rechtstreeks verband tussen de dienst en de heffing.
De belangrijkste rechten in de gemeente Hollands Kroon zijn:
Afvalstoffenheffing
Rioolheffing
Leges
Havengeld
Lijkbezorgingsrechten
2.1 Wettelijk kader
Het vast te stellen tarief voor een recht wordt berekend door toerekening van alle voor die dienst te maken kosten. Een beperking hierbij is dat de tarieven zo moeten worden vastgesteld, dat geen winst wordt gemaakt: de geraamde baten van de rechten mogen niet uitgaan boven de geraamde lasten ervan.
Dat hierbij wordt uitgegaan van ramingen is onvermijdelijk omdat de werkelijke opbrengst pas achteraf bekend is. Conform het wettelijk kader wordt daar waar noodzakelijk ook rekening gehouden met de effecten van compensabele BTW, de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid en de effecten van invorderingskosten.
3. Wijze van kostentoerekening
Uitgangspunt is het wettelijk kader en het zoveel als mogelijk (direct) doorberekenen van kosten aan producten/taakvelden. Voor de meeste (directe) kosten is dit mogelijk en gebeurd dit ook op deze wijze.
Uitzondering zijn een personele en overheadkosten.
Binnen de gemeente is het uitgangspunt dat alle medewerkers in algemene dienst zijn aangesteld en dus niet direct toegerekend (kunnen) worden aan een product. Alle personele kosten worden via de
kostenplaatsen doorbelast naar het taakveld overhead. Met ingang van het boekjaar 2018 worden overheadkosten doorbelast naar projecten, grondexploitaties en investeringen.
Voor de projecten, grondexploitaties (dit wordt ook meegenomen in het MPG) en investeringen wordt een daadwerkelijke (intra comptabele) overboeking van het berekende aandeel in de overheadkosten gemaakt. Voor de rechten en heffingen, zoals hierboven in hoofdstuk 2 benoemd betreft het een extracomptabele berekening.
4. Uitwerking kostendoorberekening
Voor de kostendoorberekening worden de verschillende werkwijzen naar producten hier weergegeven.
4.1 Rente
Het percentage van de omslagrente, met een nauwkeurigheid van 3 cijfers achter de komma naar boven afgerond (= 1,013 %), voor de toerekening van rente in verband met de financiering van de in gebruik zijnde activa wordt (jaarlijks) bij de begroting vastgesteld.
4.2 Belastingen, rechten en heffingen
Voor het bepalen van:
de (geraamde) kostprijs van belastingen
rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht
goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt een extracomptabele kostentoerekening voor het berekende aandeel in de overheadkosten gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de toerekenbare
personeelskosten, de overheadkosten (conform de werkwijze zoals benoemd in hoofdstuk 3) en de rente van (vreemd) vermogen voor de financiering van de hiervoor in gebruik zijnde activa betrokken
doorberekend. Voor deze belastingen, rechten en heffingen worden ook de compensabele BTW , de kosten en gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid en effecten van invordering, extracomptabel, in de kosten meegerekend. De tarieven worden uiterlijk in oktober vastgesteld. Een eventueel effect op de begroting wordt in de eerste bestuursrapportage meegenomen.
4.3 Grondexploitaties
Voor het bepalen van de (geraamde) kostprijs van grondexploitaties wordt vanaf 2019 een intra- comptabele kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, inclusief de toerekenbare personeelskosten, de overheadkosten op basis van FTE doorbelast. Dit is een
wordt aangeboden aan de Raad) zal deze wijziging worden opgenomen. De rente van vreemd vermogen voor de financiering van de desbetreffende grondexploitatie wordt conform de wettelijke regels die in de BBV Notitie Grondexploitaties staan opgenomen. Bij de bepaling van de te hanteren kostprijs per m2 wordt ook rekening gehouden met eventueel te betalen vennootschapsbelasting.
4.3 Investeringen
De kostentoerekening betreft naast de directe kosten, de toerekenbare personeelskosten en de
overheadkosten. Voor het bepalen van de te activeren kosten van investeringen worden de toerekenbare personeelskosten en de overhead intracomptabel verwerkt. Voor het toerekenen van personeelskosten en overhead wordt gewerkt met een percentage van het investeringsbedrag volgens onderstaande tabel.
Investeringen tot € 500.000 15%
Investeringen tussen € 500.000 en € 1.000.000 12%
Investeringen boven de € 1.000.000 10%
4.4 (subsidie)projecten
De kostentoerekening betreft naast de directe kosten, inclusief de toerekenbare personeelskosten, ook de overheadkosten en de eventuele rente van (vreemd) vermogen voor de financiering. De
overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten die geheel of gedeeltelijk worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie worden in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding extracomptabel toegerekend aan die activiteiten. Deze overheadkosten worden op basis van bestede uren doorbelast. Dat betekent dat alleen als er sprake is van subsidies er tijd moet worden geschreven. Mochten de subsidievoorwaarden een tijdschrijfsysteem voorschrijven dan wordt per subsidie bepaald of we daaraan kunnen voldoen.
5. Hardheidsclausule
In niet voorziene situaties, of bij substantiële investeringen kan afgeweken worden van de richtlijnen in deze nota. Een voorstel tot afwijking wordt, voorzien van argumenten, aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd.
