1
HR2day Employee Interaction Center (EIC) Instructie voor jou als nieuwe collega van OOZ
Welkom!
Binnenkort start je in je nieuwe baan bij Stichting OOZ. We heten je van harte welkom! Al tijdens of direct na je arbeidsvoorwaardengesprek is een aantal eerste gegevens van jou vastgelegd in ons personeelsinformatiesysteem HR2day. Denk hierbij aan de invoer van je naam(opmaak), op welke afdeling je komt te werken, in welke functie, tegen welk salaris en van wanneer tot wanneer.
Om jouw arbeidsovereenkomst met OOZ compleet te maken, vragen we je in jouw EIC van HR2day een aantal gegevens in en aan te vullen. De inloggegevens heb je onlangs ontvangen van een collega van HR-beheer. In dit document vertellen we je hoe je jouw dossier
compleet maakt voor indiensttreding. Heb je jouw gegevens in- en aangevuld, maakt de afdeling HR-beheer jouw arbeidsovereenkomst in orde. De arbeidsovereenkomst krijg je online aangeboden voor ondertekening en is door jou terug te vinden in het EIC.
Vragen? Je kunt de afdeling HR bereiken via 038 – 45 55 940 of per email via hr@ooz.nl. Ook kun je contact opnemen met de HR-adviseur van jouw school.
We wensen je een mooie tijd bij OOZ!
2
Jouw EIC van HR2day
Bij OOZ heb je veel zelf in de hand, eigenlijk alles. Zo ook de processen rondom jouw
arbeidsovereenkomst en inzet. Het personeelsinformatiesysteem HR2day geeft jouw grip op de registratie van de zaken die jou direct aangaan. Je contract- en NAW-gegevens, je verlof en ingediende declaraties. Veranderingen en wijzigingen doe je eenvoudig zelf.
Inloggen in je EIC
Inloggen in je EIC van HR2day kan op twee verschillende manieren:
1. Met je OOZ-account op www.mijnooz.nl 2. Via de HR2day-app
Inloggen met je OOZ-account op www.mijnooz.nl
• Log in met je OOZ-account op www.mijnooz.nl.
• Klik links bovenin op het vierkantje met de 9 stippen.
Zie je deze niet? Dan komt dat waarschijnlijk doordat je na het inloggen in mijnooz.nl automatisch op de startpagina van je school komt. Klik in dat geval op het icoon van je Email (of andere appfunctionaliteit in mijnooz.nl) om het vierkantje met de negen stippen alsnog te kunnen zien en klik hier op.
• Klik in de menubalk op ALLE en vervolgens met de rechtermuisknop op de tegel ‘’HR2day by Merces’’.
• Klik op ‘’vastmaken aan startpagina’’ zodat je de volgende keer snel en gemakkelijk in de applicatie van HR2day kunt komen.
• Klik nu op ‘HR2day by Merces’ om de selfserviceomgeving te openen.
We werken met Single Sign On (SSO). Je hoeft dus geen gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken.
Inloggen via de HR2day-app
1. Zoek in de Google Play Store of in de App Store de app ‘HR2day’ op.
2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je ook op mijnOOZ inlogt.
Het kan zijn dat je een email ontvangt met daarin een verificatiecode. We vragen je de code in te voeren in de app.
3. Geef een persoonlijke pincode op waarmee je in het vervolg in kunt loggen op de app.
3
Het dasboard van het EIC
Het EIC van HR2day kent meerdere panelen. Hieronder wordt per paneel een korte toelichting gegeven op de functionaliteiten.
Paneel Toelichting
Medewerker paneel • Bekijk je digitaal dossier (vanaf 01-01-2016) via Mijn documenten.
• Bekijk je HR-gegevens via Mijn gegevens.
• Bekijk je berichten via Mijn berichten.
• Wijzig de taalinstellingen of stel je notificaties in voor je berichten-inbox.
Lopende processen • Je vindt hier de acties die je nog moet doen en de voor jou lopende zaken.
Wanneer je bijvoorbeeld een declaratie hebt ingediend, zie je hier de status terug.
• Je kunt je processen filteren op een specifiek onderwerp.
• Je kunt de afgehandelde items tonen.
Acties • Het actiepaneel bevat een aantal snelkoppelingen voor de opstart van een proces, bijvoorbeeld het doorgeven van een wijziging of het indienen van een verrekening of declaratie.
Declaraties • Declaraties voor dienstreizen en diverse gemaakte onkosten kunnen via het paneel declaraties worden ingediend.
• De openstaande en nog niet door jou ingediende declaraties worden weergegeven, zo ook de in behandeling genomen declaraties.
Mededelingen • Via het paneel mededelingen word je, net als via de HR editie, op de hoogte gehouden van diverse HR-thema’s en -zaken uitgezonderd de actuele vacatures.
Salarisspecificaties • Het salaris paneel start altijd geblurd, zodat jouw salarisinformatie niet meteen zichtbaar is.
• Klik op de knop Tonen of Verbergen om je laatste salarisuitbetaling in te zien of te verbergen.
Afwezigheid • Heb je verzuimverlof gekregen van je leidinggevende? Leg de gemaakte afspraak voor je afwezigheid vast in het paneel afwezigheid.
Verlof • Vanuit de cao kun je meerdere vormen van verlof sparen, zoals duurzame inzetbaarheid (cao PO), persoonlijk budget (cao VO), spaarverlof en gespaarde BAPO. Je actuele saldo gespaard verlofsaldo (> 12 maanden) wordt hier weergegeven.
• Klik op Verlofoverzicht voor het uitgebreide overzicht van je gespaarde verlofsaldo.
• Je kunt met een druk op de knip de laatste vijf verlofaanvragen weergeven.
• Start snel een nieuwe verlofaanvraag op.
Persoonlijke relaties • Leg hier je persoonlijke relaties vast, waaronder de gegevens van je ICE (noodcontact).
Links • Hier worden links weergegeven naar relevante websites waarop informatie terug is te vinden over actuele HR-thema’s die o.a. betrekking hebben op jouw
arbeidsvoorwaarden.
4
Klik op het om een virtuele rondleiding door het EIC te krijgen.
Maak je eigen inrichting van het EIC door de panelen te verslepen.
Maximaliseer of minimaliseer de weergave van een paneel door op te klikken.
5
Je dossier compleet maken voor indiensttreding bij OOZ
We vragen je jouw HR- en contractgegevens online aan te vullen. Klik hiervoor in het paneel Acties op Wijziging doorgeven.
• Ieder proces start je met het invoeren van de ingangsdatum van de wijziging. Geef hier de datum van de indiensttreding op. Klik vervolgens op Gegevens ophalen.
• Voer de gevraagde gegevens in (* is verplicht) en klik op Indienen.
De op te starten processen zijn gerubriceerd per thema, ook wel sectie genoemd. Hieronder worden de door jou op te starten processen per sectie weergegeven.
Sectie Op te starten proces Toelichting
Nieuwe medewerker Sectie
Aanvullen HR-gegevens
Voer bij de ingangsdatum de datum indiensttreding (OOZ) in.
Aanvullen gegevens arbeidsrelatie • Bereken het aantal kilometers woon-werk enkele reis o.b.v. Google maps kortste reisafstand.
• Geef aan of je wilt deelnemen aan de uitruilmogelijkheid eindejaarsuitkering en (aanvullende) reiskosten (Reiskosten saldering). Meer informatie over de regeling lees je terug in het document Werken bij OOZ. Deelname is niet mogelijk wanneer je een arbeidsovereenkomst hebt als korttijdelijke binnen het PO of VO of wanneer je een contract hebt in de functie van stagiaire.
• Geef aan of je de loonheffingskorting wel of niet toe wilt laten passen.
6 Op te starten proces Toelichting
Toevoegen ABP overzicht werkgevers en instanties (indien van toepassing)
Wanneer je in het verleden pensioen hebt opgebouwd bij ABP, vragen we je -t.b.v. het vaststellen van de jubilea data- een overzicht van werkgevers en instanties aan te vragen via de website van het ABP.
Log met je DigiD in op mijn.abp.nl en ga naar:
1. Uw gegevens.
2. Klik onder Uw werkgever op Diensttijdoverzicht ABP.
3. Klik vervolgens op Overzicht aanvragen.
4. Het overzicht van werkgevers en instanties wordt weergegeven en is op te slaan op je computer.
Toevoegen actuele VOG • Geef in het veld Afgiftedatum VOG de datum op waarop de VOG is afgegeven.
• De VOG mag niet ouder zijn dan zes maanden, uitgaande van de datum van indiensttreding bij OOZ.
• De declaratie van de VOG kan per datum indiensttreding van het paneel Declaraties worden ingediend.
Toevoegen actueel CV en sollicitatiebrief
Persoonlijk budget en sparen van verlof
Persoonlijk budget (cao PO en cao VO)
• Geef bij Ingangsdatum 1 augustus van het betreffende kalenderjaar op óf wanneer de indiensttreding later ligt, de datum van de indiensttreding.
• De regeling wordt toegelicht.
• Geef bij Wijziging je keuze v.w.b. de besteding van je persoonlijk budget op.
Sparen van verlof (cao PO en VO) • Geef bij Ingangsdatum 1 augustus van het betreffende kalenderjaar op óf wanneer de indiensttreding later ligt, de datum van de indiensttreding.
• De regeling wordt toegelicht.
• Geef bij Wijziging je keuze v.w.b. de afwijkende verlofregeling op.
7 Personal benefits Deelname
Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
• Je kunt een AOV via Loyalis afsluiten voor inkomenszekerheid bij
arbeidsongeschiktheid. Mocht je hier gebruik van willen maken, vragen we je het aanmeldformulier van Loyalis in te vullen en te versturen naar Loyalis.
• Omdat de premie voor de verzekering in rekening gebracht wordt op het salaris, vragen we je jouw keuze voor de AOV vast te leggen in je EIC.
Opleidingen Registreren (nieuwe) opleiding • Leg je relevante genoten opleidingen vast.
• De ingevoerde opleiding wordt in behandeling genomen. De afdeling HR doet een controle op de registratie van de opleiding i.r.t. het diploma of certificaat.
Na het opstarten van een proces, lees je meer informatie terug over het proces en/of, indien van toepassing, de regeling.
De aan het proces gerelateerde wijzigingen worden rechts in je scherm weergegeven.
Na het indienen van de wijziging wordt het proces weergegeven in het paneel
Lopende processen.
8
Declaraties indienen
In je EIC van HR2day kun je via het paneel Declaraties een declaraties indienen die
betrekking hebben op gemaakte Onkosten en/of dienstreizen (Kilometers). De declaratie wordt, na controle en goedkeuring, in drie stappen verwerkt in je dossier.
Declaratie onkosten
Onkosten Toelichting
Aanschaf lesmaterialen Alleen beschikbaar voor medewerkers vallend onder de cao PO van OOZ.
Aanschaf niet-lesmaterialen Gemaakte kosten voor de aanschaf van niet-lesmaterialen.
Aanschaf onderhoudsmaterialen Voorgeschoten kosten voor de aanschaf van materialen voor klein onderhoud binnen de locatie.
Abonnementen en
beroeps(registratie) Je lidmaatschap voor een vereniging of een abonnement op een vakblad t.b.v. je werk.
! Het gaat hierbij niet om de jaarlijkse verrekening van je vakbondscontributie.
Attenties Voorgeschoten kosten voor attenties zoals bijvoorbeeld bloemen voor een collega.
Openbaar vervoer Gemaakte onkosten voor reizen met het openbaar vervoer naar bijvoorbeeld een bijeenkomst of congres.
! Parkeerkosten kunnen niet gedeclareerd worden, dit is verrekend in de kilometervergoeding dienstreizen.
Scholing (niet-WKR) Gemaakte scholingskosten die (deels) vergoed worden door OOZ.
Vergoeding verklaring omtrent
gedrag (VOG) Gemaakte kosten voor de aanvraag van een VOG t.b.v. het werken bij OOZ.
Verhuiskosten Als je vanuit de cao VO recht hebt op een tegemoetkoming in de verhuiskosten kun je de gemaakte kosten tot het voor jou geldende maximumbedrag declareren.
invoer medewerker goedkeuring leidinggevende goedkeuring HR beheer verwerking
9
