aan Organisatie opsteller Griffie
datum 28 november 2019
onderwerp Geheimhouding, hoe zit het?
Inleiding
Het komt voor dat het college informatie met de raad deelt die om een of andere reden niet openbaar is: geheime informatie. Deze notitie gaat (uitsluitend) in op de achtergronden voor het college om stukken onder geheimhouding naar de gemeenteraad te sturen en wat hiervoor de te volgen procedure is.
N.B. Andere situaties waarin op basis van de Gemeentewet geheimhouding wordt opgelegd worden in deze notitie niet verder uitgewerkt.
De relevante wetsartikelen die in deze notitie worden genoemd zijn aan het einde opgenomen als bijlage 1.
Het format van een ontwerp-raadsbesluit inzake de bekrachtiging van geheimhouding is als bijlage 2 toegevoegd.
Waarom en wanneer geheimhouding?
Het leggen van geheimhouding op stukken is geen kleinigheid. Geheimhouding kan dan ook uitsluitend op basis van een belang als genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) worden opgelegd. Daarbij moet bovendien nadrukkelijk worden nagedacht of dit belang zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid.
Het college kan dus bijvoorbeeld geen geheimhouding op stukken leggen, omdat het meent dat het openbaar maken van deze informatie schadelijk is voor het imago van de gemeente en dus politiek gezien niet zo handig is. Het uitgangspunt is duidelijk: ‘informatie is openbaar, tenzij’.
Twee voorbeelden van situaties waarbij het belang van geheimhouding op informatie groter gewicht toekomt dan het belang van openbaarheid:
Voorbeeld 1.
Het college wil de raad deelgenoot maken van een netelige personele kwestie die binnenkort breed in de pers zal worden uitgemeten. Daarbij komt de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (van de betreffende ambtenaren) dermate in het geding, dat deze kwestie slechts onder geheimhouding met de raad kan worden gedeeld. Juridisch in dit geval: ‘op grond van een belang als genoemd in artikel van de Wet openbaarheid van bestuur, tweede lid sub e.’
Voorbeeld 2.
Het college wil gegevens over de grondexploitatie delen met de raad, maar het is van groot belang voor de onderhandelingspositie van de gemeente dat de grondprijs van een in ontwikkeling zijnde bestemmingsplan niet bekend wordt gemaakt. Juridisch: ‘op grond van een belang als genoemd in artikel van de Wet openbaarheid van bestuur, tweede lid sub b.’
Gemeentewet: belangrijke procedurele aspecten
Hieronder worden de belangrijkste bepalingen in de Gemeentewet besproken voor wat betreft de situatie waarin het college stukken met een verplichting tot geheimhouding aan de gemeenteraad overlegt. In de meeste gevallen zal het daarbij gaan om een geheime bijlage bij een raadsvoorstel of een geheime (bijlage van een) raadsinformatiebrief.
Deze procedurele aspecten zijn niet alleen relevant voor het opstellen van een raadsvoorstel en van een ontwerp-raadsbesluit, maar ook om te begrijpen dat deze
geheimhoudingsprocedure nauw luistert: het niet naleven van bepalingen in de
Gemeentewet omtrent geheimhouding kan er onbedoeld toe leiden dat geheimhouding van rechtswege vervalt.
Het opleggen van geheimhouding door het college
Het opleggen van deze geheimhouding door het college gebeurt op grond van artikel 25, tweede lid van de Gemeentewet:
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
Hieruit kan worden geconcludeerd dat:
1. het moet gaan om schriftelijke informatie;
2. op het betreffende document het woord ‘GEHEIM’ hoort te staan;
3. door de afzender van het document (het college dus) een verplichting tot geheimhouding wordt opgelegd.
N.B. Deze verplichting tot geheimhouding blijkt uit een collegebesluit op basis van artikel 55 van de Gemeentewet.
Het bekrachtigen van de geheimhouding door de raad
Uit artikel 25, derde lid van de Gemeentewet wordt duidelijk dat deze door het college aan de raad opgelegde geheimhouding slechts een voorlopige geheimhouding is, want:
De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn
eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
Op basis hiervan kan worden geconcludeerd dat:
1. De door het college opgelegde geheimhouding slechts een voorlopige verplichting tot geheimhouding betreft, omdat de raad deze verplichting tot geheimhouding eerst moet bekrachtigen. De raad zal bij zijn afweging tot bekrachtiging van de opgelegde geheimhouding nadrukkelijk toetsen aan de door het college meegegeven grond in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur;
2. Er een streng wettelijk regime heerst: er is geen vrijheid in het bepalen van het moment waarop de raad over bekrachtiging van de opgelegde geheimhouding een besluit dient te nemen, want dit moment staat vast: in zijn eerstvolgende vergadering na het moment waarop het college heeft besloten een stuk met een verplichting tot
Valkuilen met grote gevolgen
Het is goed om aan de hand van een aantal voorbeelden deze notie van een ‘streng wettelijk regime’ bij het bekrachtigen van de geheimhouding uiteen te zetten aan de hand van een tweetal situaties:
Situatie 1
Op dinsdag wordt door het college besloten om een rapport over een onderzoek inzake het vermoeden van integriteitsschending door een lid van de directie onder geheimhouding aan de raad te overleggen. Omdat in diezelfde week toch al een aantal hoofdpijndossiers op de agenda van de raadsvergadering staat, denkt het college er goed aan te doen om het rapport pas begin volgende week aan de raad aan te bieden.
Conclusie: verkeerde beslissing, want na afloop van de raadsvergadering is de verplichting tot geheimhouding op dit gevoelige rapport krachtens art 25, derde lid Gemw komen te vervallen! Het rapport is met andere worden van rechtswege openbaar geworden.
De datum van het collegebesluit om een stuk met een verplichting tot geheimhouding naar de raad te sturen is dus allesbepalend voor de vaststelling van de datum van de
‘eerstvolgende vergadering’ van de gemeenteraad.
Situatie 2
Het college wil voor een toekomstig project een stuk grond en een bedrijfspand aankopen en zal de raad voorstellen om hiervoor voor krediet te voteren. Het taxatierapport en de
koopakte worden als geheime bijlagen bij het raadsvoorstel onder geheimhouding naar de raad gestuurd.
In diezelfde week vindt echter de eerstvolgende raadsvergadering plaats. Het college begrijpt dat de raad voor het beschikbaar stellen van het gevraagde krediet niet diezelfde week een besluit zal kunnen nemen, maar toch eerst tijdens een Politieke Avond met het college in gesprek wil en waarschijnlijk de nodige vragen zal willen stellen. Het college is echter ook op zijn qui-vive voor het strenge gemeentewettelijke regime m.b.t. de
bekrachtiging van geheimhouding en begrijpt dat bekrachtiging van de geheimhouding op die bijlagen geen uitstel duldt.
Oplossing: het college legt direct een (afzonderlijk) raadsvoorstel met ontwerpbesluit inzake de bekrachtiging van de geheimhouding aan de raad voor, waarna de behandeling van het raadsvoorstel inzake votering van het krediet gewoon volgens het reguliere vergaderschema van de raad kan worden vervolgd.
Opheffen van de geheimhouding
De geheimhouding op stukken hoeft niet eeuwig te duren. Wanneer het college stukken onder geheimhouding aan de raad heeft gestuurd (en de raad deze heeft bekrachtigd), kan de geheimhouding alleen door de raad worden opgeheven (conform artikel 25, vierde lid Gemw). Vaak zal dit op voorstel van het college gebeuren. Opheffen van de geheimhouding dient uiteraard wel goed te worden gemotiveerd (staat ook open voor bezwaar en beroep).
Bespreking van een voorstel tot opheffing zal meestal in een besloten raadsvergadering plaatsvinden.
Het is hoe dan ook goed om stil te staan bij het opheffen van geheimhouding, want dit kan snel uit het oog worden verloren. Het opstellen van een register van stukken waarop geheimhouding rust en een protocol voor opheffing van geheimhouding is nodig.
En dan nog dit…
Het schenden van de geheimhouding
Op het lekken van geheime informatie staat straf. Relevant is het bepaalde in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht: Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met
gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie.
De genoemde geldboete komt neer op ongeveer €20.000.
Geheim vs Vertrouwelijk
De wet kent alleen de term ‘geheim’. Gebruik dus alleen deze term!
Wanneer de term ‘vertrouwelijk’ wordt gebruikt, wordt dus geen geheimhouding in acht genomen en kan ongestraft worden gelekt.
Vragen?
Voor vragen over het gestelde in deze notitie of over overige zaken m.b.t. geheimhouding:
meld je bij de griffie.
BIJLAGE 1 Relevante wetsartikelen
A. Gemeentewet (Gemw)
Artikel 25
1.De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering
behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft.
2.Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
3.De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met
betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
4.De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.
Artikel 55
1.Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.
Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft.
2.Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.
3.Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.
B. Wet openbaarheid van Bestuur (Wob)
Artikel 10 van de Wet openbaarheid van Bestuur
1.Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:
a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.
2.Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;
b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen;
c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie;
g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de
aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
3.Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking.
4.Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aanhef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieuinformatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in
afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang.
5.Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieuinformatie.
voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter.
6.Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie.
7.Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens
achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
a. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;
b. de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage.
8.Voorzover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het
toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie betrekking heeft op emissies in het milieu.
C. Wetboek van Strafrecht
BIJLAGE 2 Format ontwerp-raadsbesluit bekrachtiging geheimhouding
RAADSBESLUIT
2 0 R . 0 0
Agendapunt:
Onderwerp: ……….
D e r a a d v a n d e g e m e e n t e W o e r d e n ;
gelezen het voorstel d.d. Vul hier de datum van het collegebesluit in van:
- burgemeester en wethouders
gelet op het bepaalde in artikel 25, lid 3 Gemeentewet;
b e s l u i t:
de door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad opgelegde verplichting tot geheimhouding ingevolge artikel 25, lid 2 van de Gemeentewet juncto artikel 10, … lid, aanhef en sub … van de Wet openbaarheid van bestuur, met betrekking tot ……. te bekrachtigen’
Aldus besloten door de raad van de gemeente Woerden in zijn openbare vergadering, gehouden op [wordt door griffie ingevuld]
De griffier,
drs. M.J.W. Tobeas
De voorzitter,
V.J.H. Molkenboer
